Sesi 3: Susunan Keutamaan Negeri & Persediaan Perjalanan Majlis Rasmi

SUSUNAN KEUTAMAAN
NEGERI DAN
PERSEDIAAN

PERJALANAN MAJLIS
RASMI

Pengurusan Majlis

 Majlis Rasmi dan Formal
 Kesilapan Protokol

- Mencacatkan majlis
- Tidak Dapat Diperbaiki
 Majlis Peringkat Persekutuan
 Majlis Peringkat Negeri
 Protokol – menjamin kelicinan majlis

ELEMEN PENTING
PENGURUSAN MAJLIS

 Susunan Keutamaan Persekutuan Dan Negeri
 Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat
 Panggilan Hormat Bagi Orang-orang Kenamaan
 Menyediakan Senarai Jemputan
 Penyediaan Kad Jemputan dan Penulisannya
 Susunan Tempat Duduk
 Penyambut Tetamu

LANGKAH-LANGKAH
PENGENDALIAN MAJLIS

1. Mengetahui jenis majlis yang ingin
dikendali.

2. Penubuhan J/Kuasa-J/kuasa Pelaksana.
3. Menyediakan kad jemputan.
4. Edarkan kad jemputan

LANGKAH-LANGKAH
PENGENDALIAN MAJLIS

5. Sediakan senarai jawapan kehadiran
6. Sediakan susunatur majlis.
7. Lantik penyambut tetamu
8. Persediaan Sambutan
9. Menyambut Ketibaan

1. MENGETAHUI JENIS MAJLIS
YANG INGIN DIKENDALI.

Objektif / Jenis Majlis
- Rasmi
- Formal

 Tarikh Dan Masa
 Tempat
 Format & Persembahan
 Tetamu Kehormat
 Kewangan
 Kaedah Pelaksanaan / Aturcara

….MENGETAHUI JENIS MAJLIS
YANG INGIN DIKENDALI.

Berapa ramai tetamu hendak dijemput.

Mengetahui saiz dewan.

Siapa tetamu kehormat / VIP

Jemputan seorang / bersama isteri/suami

2. PENUBUHAN J/KUASA-
J/KUASA PELAKSANA.

 Jawatankuasa Kecil Jemputan
 Jawatankuasa Kecil Sambutan & Protokol
 Jawatankuasa Kecil Perasmian & Penutup
 Jawatankuasa Kecil Penginapan & Pengangkutan
 Jawatankuasa Kecil Kewangan
 Jawatankuasa Kecil Keselamatan
 Jawatankuasa Persiapan Tempat , dll

3.Menyediakan kad jemputan.

 Menyediakan Kad Jemputan
- Nama Majlis
- Tarikh dan Masa
- Tempat
- Perasmi / Tetamu Kehormat
- Keberangkatan Tuanku macamana ?
- Pakaian
- RSVP / Due Date
- Aturcara Majlis ( Belakang )

…Menyediakan kad jemputan.

 Menaip atau menulis Kad Jemputan
- Seorang atau Bersama Isteri/suami
- Sampul Surat
- Kad Jawapan
- Pelekat Kereta

…Menyediakan kad jemputan.

 Sediakan Senarai Jemputan.
1. Ringkasan Senarai atau senarai ringkas.
- Jenis , Kategori, Bilangan, status.
2. Senarai Nama
- Mengikut Kategori.
- nama penuh, darjah kebesaran,
- nama Isteri , Jawatan, Alamat Pejabat,
- No. Tel., Alamat rumah,
- nama Setiausaha Sulit & No. Tel.
- Butir – butir lain.

…Menyediakan kad jemputan.

3. Senarai Keutamaan.
- Berdasarkan susunan keutamaan
Persekutuan / Negeri.
- Nama & jawatan mengikut keutamaan.

4. Senarai jawapan .
- mengunakan senarai ke 3 dgn ditambah
ruang sebelah kanan.

5. Senarai Kehadiran

4. Edarkan kad jemputan

 Penghantaran Kad Jemputan
- Masa secukupnya
- Cara Penghantaran
- Kad Jawapan
- Pelekat Kereta

5. Penyediaan Senarai Jawapan
Kehadiran

 Penerimaan Jawapan
 Senaraikan kehadiran
 Follow up dif jemputan yang tidak

respon

6. SUSUNATUR MAJLIS

 Susunatur kedudukan didalam sesuatu majlis
adalah penting kerana ia boleh mencacatkan
sesuatu majlis.

 Susunatur kedudukan tempat dif-dif di dalam
suatu majlis diambil kira dengan melihat
kekananan dif-dif yang hadir didalam sesuatu
majlis.

8. Persediaan Sambutan

 Hiasan
 Backdrop
 Susunan kerusi meja
 Rostrum & P.A Sistem
 Kedudukan Pentas Khas

…..Persediaan Sambutan

 Permaidani kuning/ merah
 Holding Room
 Raptai
 Tagging Tempat duduk / meja
 Meja Pendaftaran ( jika perlu )

….Persediaan Sambutan

 Pamerkan Senarai Susunatur Dif
 Penyediaan Buku Cenderamata

- Gambar dan Perutusan
- Aturcara
- Cover khas
 Lantik MC

9. Sambutan Ketibaan Jemputan

 Tetamu-tetamu kehormat dan Jemputan.
 Mesra
 Membawa tetamu ke tempat duduk.
 Penyambut tetamu mengingat tempat duduk

Jemputan
 Pengedaran Buku Cenderamata.

BUKU PROGRAM

Buku Pemberita / Program /
Aturcara Majlis

 Aturcara majlis sebelum dijadikan buku pemberita atau
buku program hendaklah dihantar ke Bahagian
Pengurusan Majlis & Protokol , Pej SUK untuk
disemak sebelum dihantar ke istana untuk perkenan
KDYMM Sultan.

 Buku pemberita atau buku aturcara majlis atau buku
program untuk KDYMM Sultan dan KDYMM
Sultanah Terengganu hendaklah dibuat berkulit baldu
berwarna kuning sebanyak 4 naskah ( 2 naskah dihantar
awal ke Istana, 2 naskah dipersembahkan dalam majlis).

 Bagi YAB. Menteri Besar dan isteri dibuat berkulit
baldu berwarna biru.

Buku Pemberita / Program /
Aturcara Majlis

 Buku pemberita atau buku program untuk
dipersembahkan kepada KDYMM Sultan dan
KDYMM Sultanah Terengganu hendaklah
diletakkan di atas dulang beralas kain kuning.

PERSEMBAHAN
CENDERAMATA

Persembahan Cenderamata

 Jika ada persembahan cenderamata untuk
KDYMM Sultan dan KDYMM Sultanah
Terengganu hendaklah diberitahu terlebih
dahulu kepada Bahagian Pengurusan Majlis Dan
Protokol, Pejabat SUK untuk tindakan.

 Persembahan cenderamata untuk KDYMM
Sultan dan KDYMM Sultanah Terengganu
hendaklah dibuat di dalam Bilik Rehat atau di
dalam Bilik Santapan mengikut kesesuaian.

Persembahan Cenderamata

 Pemberian cenderamata kepada YAB. Menteri
Besar sebaik-baiknya diberi dalam bentuk bahan
bacaan.

Persembahan Bunga

 Persembahan bunga untuk KDYMM Sultanah
Terengganu bagi sesuatu majlis hendaklah dibuat
selepas DYMM Sultanah Terengganu
bersemayam di Bilik DiRaja.

Buku Pelawat

 Buku pelawat yang perlu ditandatangani oleh
KDYMM Sultan dan KDYMM Sultanah
Terengganu disempurnakan di Bilik DiRaja.

 Buku pelawat yang perlu ditandatangani oleh
YAB. Menteri Besar boleh disempurnakan
ditempat yang bersesuaian.

Santapan

 Jika ada santapan ringan atau majlis jamuan
ringan yang melibatkan KDYMM Sultan dan
KDYMM Sultanah Terengganu hendaklah
dimaklumkan terlebih dahulu kepada Bahagian
Istiadat untuk sebarang tindakan yang perlu.

 Perlu perkenan KDYMM Sultan.
 Menu Santapan KDYMM Sultan dan KDYMM

Sultanah Terengganu perlu diangkat ke Bahagian
Istiadat untuk tindakan seterusnya.

10. MASALAH PENGENDALIAN MAJLIS

 Jawab Datang Seorang Tapi Datang Berdua
 Datang Membawa Extra
 Tetamu Tidak Ada Dalam Senarai
 Pakaian Tidak Mengikut Yang Di Tetapkan
 Datang Terlalu Awal
 Datang Lewat

….MASALAH PENGENDALIAN

MAJLIS

 Tetamu Tidak Puas Hati Dengan Tempat Duduk
Yang Disediakan

 Mengubah Tempat Duduk
 Tetamu Menghantar Wakil
 Tetamu Mengubah Tempat Duduk
 Tidak Mengikut Peraturan Majlis Atau Tidak

Menghormati Majlis – contohnya berbual semasa
majlis dengan suara yang kuat atau tidak tutup
handset.

TIP KEJAYAAN
PENGENDALIAN MAJLIS

 Kerja Dalam Satu Pasukan
 Menetapkan Tugas dan Pembahagian Tugas Dengan

Jelas
 Selalu Bersedia Dengan Kontigensi Plan/ Plan

Alternatif
 Attend To Detail dan Turun Padang
 Patuhi Peraturan Protokol
 Menerima Tugas Dengan Hati Terbuka
 Love Your Job / Comitment

PENUTUP

Dengan pembentangan yang ringkas ini
diharapkan semua hadrin pada hari ini akan
mendapat penjelasan secara umum tentang

LANGKAH-LANGKAH

PENGENDALIAN MAJLIS.