คู่มืองานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ก อ ง ก า ร เ จ้ า ห น้ า ที่ เ ท ศ บ า ล น ค ร ห า ด ใ ห ญ่ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและอัตรากำ ลัง
คู่มืองานสารบรรณฉบับนี้ จัดทำ ขึ้นเพื่อเป็นประโยชน์ต่อพนักงานที่บรรจุใหม่ และนักศึกษาที่เข้ามาฝึกงาน โดยมีรายละเอียดของงานสารบรรณเกี่ยวกับการบริหาร งานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม การทำ ลาย ซึ่งเป็นการกำ หนดขั้นตอนขอบข่ายของงานสารบรรณในทางปฏิบัติเกี่ยวกับการบริหาร งานเอกสาร รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับชนิดของหนังสือราชการ ซึ่งจะสามารถทำ ให้ผู้ปฏิบัติ งานรู้ถึงรายละเอียดของการปฏิบัติงานของงานสารบรรณ และเพื่อให้พนักงานมีความ เข้าใจในกระบวนการทำ งาน อันก่อให้เกิดประโยชน์ต่อไป คำ นำ
สารบัญ เรื่อง บทนำ หน้า ๑ ๑.ความหมายของงานสารบรรณ ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ ๓.การรับหนังสือราชการ ๔.การส่งหนังสือราชการ ๘.ข้อควรระวังการปฏิบัติงาน ๕.การเก็บรักษาหนังสือราชการ ๓ ๔ ๑๐ ๑๒ ๑๔ ๖.การยืมหนังสือราชการ ๑๖ ๗.การทำ ลายหนังสือราชการ ๑๗ ๑๘
0 1 เทศบาลนครหาดใหญ่มีหน้าที่ในการบริหารงานตามพระราชบัญญัติเทศบาล พ.ศ.๒๔๙๖ (แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ ๑๔ พ.ศ. ๒๕๖๒) ตามอำ นาจหน้าที่ที่ต้องทำ และหน้าที่ที่อาจจะทำ กิจการใดๆ ในเขตหรือนอกเขตเทศบาล รวมถึงหน้าที่อื่นๆ ตามที่กฎหมายกำ หนด โดยมีนายกเทศมนตรีมีหน้าที่ควบคุมและรับผิดชอบในการ บริหารกิจการของเทศบาลและเป็นผู้บังคับบัญชาพนักงานเทศบาลและพนักงานจ้าง โดยมีปลัดเทศบาลเป็นผู้บังคับบัญชาพนักงานและพนักงานจ้างรองจากนายก เทศมนตรีและรับผิดชอบควบคุมดูแลข้าราชการประจำ ของเทศบาลให้เป็นไปตาม นโยบายและมีอำ นาจหน้าที่อื่นตามที่กฎหมายกำ หนดหรือตามที่นายกเทศมนตรีมอบ หมายและให้รองปลัดเทศบาลเป็นผู้ช่วยตามอำ นาจหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากปลัด เทศบาล งานสารบรรณ บทนำ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง เทศบาลนครหาดใหญ่เป็นหน่วยการปกครองส่วนท้องถิ่นรูปแบบหนึ่ง การ ปกครองรูปแบบเทศบาลนครเป็นการกระจายอำ นาจให้แก่ท้องถิ่นดำ เนินการปกครอง ตนเองตามระบอบประชาธิปไตยมีพระราชบัญญัติเทศบาล พ.ศ.๒๔๙๖ (แก้ไขเพิ่มเติมถึง ฉบับที่ ๑๔ พ.ศ.๒๕๖๒) เป็นกฎหมายแม่บท มีฐานะเป็นนิติบุคคล มีขอบเขตการปกครอง ที่แน่นอน มีรายได้หรืองบประมาณเป็นของตนเอง มีอิสระในการบริหารงานภายใต้ ขอบเขตของกฎหมายที่กำ หนด มีอำ นาจหน้าที่ตามพระราชบัญญัติเทศบาล พ.ศ. ๒๔๙๖ (แก้ไขเพิ่มเติมถึงฉบับที่ ๑๔ พ.ศ.๒๕๖๒) มาตรา ๕๖ และอาจจัดทำ กิจการอื่นๆ ตาม มาตรา ๕๔ ได้
0 2 โดยการกำ หนดส่วนราชการและอำ นาจหน้าที่ของส่วนราชการของ เทศบาลได้กำ หนดโครงสร้างส่วนราชการเพื่อรองรับภารกิจตามอำ นาจหน้าที่ ที่กำ หนดไว้ในกฎหมายว่าด้วยเทศบาล กฎหมายว่าด้วยการกำ หนดแผนและ ขั้นตอนการกระจายอำ นาจให้แก่องค์กรปกครองท้องถิ่นและกฎหมายอื่นๆ ที่ กำ หนดอำ นาจหน้าที่ให้แก่เทศบาลโดยคำ นึงถึงความต้องการและเหมาะสมของ เทศบาล ซึ่งแบ่งส่วนราชการออกเป็น ๕ สำ นัก ๓ กอง ๑ หน่วยงานตรวจสอบ ภายใน ดังนี้ ๑. สำ นักปลัดเทศบาล ๒. สำ นักคลัง ๓. สำ นักช่าง ๔. สำ นักการศึกษา ๕. สำ นักสาธารณสุขและสิ่งแวดล้อม ๖. กองยุทธศาสตร์และงบประมาณ ๗. กองสวัสดิการสังคม ๘. กองการเจ้าหน้าที่ ๙. หน่วยงานตรวจสอบภายใน งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง
0 3 “งานสารบรรณ” หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับการส่ง การเก็บรักษา การยืม การทำ ลาย ซึ่ง เป็นการกำ หนดขั้นตอนขอบข่ายของงานสารบรรณในทางปฏิบัติเกี่ยวกับ การบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จดจำ ทำ สำ เนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำ รหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและ ทำ ลาย ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากงานสารบรรณเป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงาน การดำ เนินงานต้อง ดำ เนินงานด้วยระบบเอกสาร ดังนั้นจึงต้องมีการกำ หนดและการควบคุม งานสารบรรณให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๑.ความหมายของงานสารบรรณ
0 4 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๒.๑.หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษ ตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ การปฏิบัติงานสารบรรณเป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับหนังสือราชการ ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก ๒. หนังสือภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๔. หนังสือสั่งการ ๕. หนังสือประชาสัมพันธ์ ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำ ขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตัวอย่าง หนังสือ ภายนอก
0 5 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๑.๒.หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้ กระดาษบันทึกข้อความ ตัวอย่าง หนังสือ ภายใน ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ
0 6 - การขอรายละเอียดเพิ่มเติม - การส่งสำ เนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร - การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำ คัญ หรือการเงิน - การแจ้งผลงานที่ได้ดำ เนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ - การเตือนเรื่องที่ค้าง - เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำ หนดโดยทำ เป็นคำ สั่ง ให้ใช้ หนังสือประทับตรา หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ ๑.๓.หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับการมอบหมายจาก หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำ กับตรา หนังสือประทับตราให้ ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะ กรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำ คัญ ได้แก่ งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ตัวอย่าง หนังสือ ประทับตรา ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ
0 7 ๑.๔.หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด ได้แก่ คำ สั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ คำ สั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วย กฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำ นาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำ นาจ ของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำ นาจหน้าที่กำ หนดให้ใช้ โดยอาศัยอำ นาจ ของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำ ได้ ใช้กระดาษตราครุฑ งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ตัวอย่าง หนังสือ คำ สั่ง ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ
0 8 ๑.๕.หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะ แนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำ ความเข้าใจใน กิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้ กระดาษตราครุฑ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ตัวอย่าง หนังสือ ประกาศ ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ
0 9 ๑.๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำ ขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทาง ราชการทำ ขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำ เพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๒.การจัดทำ หนังสือราชการ ตัวอย่าง หนังสือ รับรอง รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่ง การแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำ กว่าส่วนราชการ ระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ถ้ามีเอกสาร ประกอบก็ให้ระบุด้วย
0 1 0 หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้ดำ เนินการดังนี้ ๒.๑.เปิดซองหรือรับหนังสือจากภายนอก โดยตรวจสอบความเรียบร้อยของ เอกสาร คัดแยกลำ ดับความสำ คัญและตรวจสอบความเรียบร้อยและความเร่งด่วนของ เอกสาร เพื่อดำ เนินการตามลำ ดับ ก่อนหลัง และให้ตรวจเอกสารหากไม่ถูกต้องให้ ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดำ เนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐานแล้วจึงดำ เนินการเรื่องนั้นต่อไป โดยเฉพาะสิ่งที่ ส่งมาด้วย หากตรวจสอบแล้วเอกสารมาไม่ครบถ้วน ก็ให้สอบถามหน่วยงานเจ้าของ เรื่อง เพื่อแจ้งขอเอกสารเพิ่มเติมหรือแก้ไขให้ถูกต้อง ๒.๒.ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้ เลข ที่รับ วันที่ เวลา งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๓.การรับหนังสือ (ชื่อชื่ส่วส่นราชการ) เลขที่......................................... วันวัที่.......................................... เวลา.......................................... ตัวอย่าง ตรายางปั้ม ประทับตรา
0 1 1 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๓.การรับหนังสือ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเรียงลำ ดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน เลขทะเบียนหนังสือ รับจะต้องตรงกับเลขที่ตรารับหนังสือ ๒.๔.เสนอหัวหน้าหน่วยงาน และปลัดเทศบาล เพื่อบันทึกให้ความเห็น ๒.๕.เสนอผู้บริหารพิจารณาสั่งการตามลำ ดับ ๒.๖.จัดแยกหนังสือและดำ เนินการตามคำ วินิจฉัยสั่งการ โดยส่งเอกสารให้หน่วย งาน ที่เกี่ยวข้องดำ เนินการโดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่องการปฏิบัติ หรือปฏิบัติตามที่ผู้บังคับบัญชา สั่งการในหนังสือ ๒.๗.จัดเก็บหนังสือต้นฉบับเข้าแฟ้มเอกสารตามประเภท หัวข้อเรื่องโดยเรียงตาม ปีปฏิทิน ๒.๓.ลงทะเบียนรับหนังสือ โดยมีรายละเอียด ดังนี้ เลขทะเบียนหนังสือรับ ที่ ลงวันที่ จาก ถึง เรื่อง การปฏิบัติ หมายเหตุ ตัวอย่างทะเบียนหนังสือรับ
0 1 2 หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ซึ่งมีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้ ๓.๑.ให้เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือรวมทั้งสิ่งที่ส่งไปด้วยให้ครบถ้วน และส่งเรื่องที่ธุรการ ๓.๒.งานธุรการดำ เนินการตรวจความเรียบร้อยของหนังสืออีกครั้งหนึ่งว่าครบถ้วนหรือไม่ หรือข้อความที่พิมพ์มามีผิดตรงไหนบ้างก็จะส่งคืนให้แก้ไข ๓.๓.งานธุรการดำ เนินการเสนอผู้บังคับบัญชาลงนามและดำ เนินการส่งหนังสือให้ผู้เกี่ยวข้อง ๓.๔.ลงทะเบียนหนังสือส่ง โดยให้ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสำ เนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนหนังสือส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง และให้สำ เนา เอกสารเก็บไว้ที่งานสารบรรณกลาง ๑ ชุด และเก็บไว้ที่งานธุรการของหน่วยงาน ๑ ชุด เพื่อใช้ เป็นหลักฐานอ้างอิงต่อไป งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๔.การส่งหนังสือ - กรณีมีความเร่งด่วน เช่น ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ต้องประทับตราที่มุมบน ด้านซ้ายของ หนังสือด้วยหมึกสีแดง - กรณีหนังสือ ลับ ปกปิด ต้องประทับตราที่ตรงกึ่งกลางด้านบนของหนังสือ ด้วยหมึกสีแดง - ก่อนบรรจุซองให้ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ และสิ่งที่ส่งไปด้วยอีก ครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก ตลอดจนการจ่าหน้าซองต้องถูกต้องและชัดเจน กรณีส่งทาง ไปรษณีย์ให้ปฏิบัติตามระเบียบของการสื่อสารแห่งประเทศไทย ตัวอย่างทะเบียนหนังสือส่ง
0 1 3 ๑.เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมถึงสิ่งที่ส่งไปด้วยให้ ครบถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ธุรการเพื่อประทับตราชื่อและเสนอต่อผู้มีอำ นาจ ลงนาม ๒.หากหนังสือมีการสั่งการแก้ไขให้ส่งเรื่องคืนเจ้าของเรื่อง หากหนังสือไม่มีสั่ง การแก้ไขและผู้มีอำ นาจลงนาม ลงนามแล้ว เจ้าหน้าที่ธุรการลงทะเบียนหนังสือส่ง (ลับ) หรือทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน หนังสือส่ง ๓.เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำ ดับติดต่อกันไปตลอด ปีปฏิทิน ๔.จัดทำ ซองและจ่าหน้าซองถึงผู้รับ ก่อนบรรจุซอง ตรวจความเรียบร้อยของ หนังสือ/สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ครบถ้วน (อีกครั้ง) แล้วปิดผนึก ๕.ลงทะเบียนคุมหนังสือส่งออกแล้วให้หัวหน้าฝ่ายบริหารตรวจสอบอีกครั้งก่อน นำ ส่งไปรษณีย์ กรณีมีประชาชนหรือเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่มีหนังสือไปถึงมารับ หนังสือด้วยตนเอง เจ้าหน้าที่ธุรการให้ผู้มารับหนังสือลงชื่อรับในสำ เนาคู่ฉบับ เพื่อ ไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๔.การส่งหนังสือ หนังสือส่ง
0 1 4 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๕.การเก็บรักษาหนังสือราชการ การเก็บหนังสือราชการ แบ่งออกเป็นการเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จ แล้ว และการเก็บ ไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิด ชอบของเจ้าของเรื่อง โดยให้กำ หนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ประการสำ คัญจะต้องจัดแฟ้ม สำ หรับเก็บไว้ให้เพียงพอ อาจมีแฟ้มดังนี้ ๑.แฟ้มกำ ลังดำ เนินการ บรรจุเรื่องที่อยู่ระหว่างปฏิบัติ หรือยังจัดทำ ไม่เสร็จตาม ภาระหน้าที่ ๒.แฟ้มรอตอบ เรื่องในแฟ้มนี้ระบายมาจากแฟ้มกำ ลังจัดทำ เป็นเรื่องที่ปฏิบัติเสร็จ ในภาระหน้าที่ของ เจ้าหน้าที่ขั้นตอนหนึ่งแล้ว แต่เรื่องยังปฏิบัติไม่จบต้องรอการตอบจาก ส่วนราชการอื่นอยู่ ๓.แฟ้มรอเก็บ เรื่องในแฟ้มนี้เป็นเรื่องต่างๆ ที่เจ้าหน้าที่ปฏิบัติจัดทำ เสร็จแล้วเพื่อรอ ส่งเก็บตามระเบียบต่อไป ควรจัดหาแฟ้มรอเก็บไว้ให้มากพอกับจำ นวนหนังสือเรื่องต่างๆ และจัดทำ สารบาญเรื่องไว้ที่หน้าปกหน้าด้านในด้วย ๔.แฟ้มระเบียบปฏิบัติ เรื่องในแฟ้มนี้เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับระเบียบราชการต่างๆ หากจัด แบ่งเป็น ๒ ประเภท คือ ระเบียบทั่วไปและระเบียบเกี่ยวกับการเงิน โดยแยกแฟ้มเก็บแล้ว ทำ สารบาญเรื่องประจำ แฟ้มไว้ที่ปกหน้าด้านในด้วย จะสะดวกต่อการค้นหา การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มี อะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก โดยนำ เรื่องจากแฟ้มรอเก็บในระหว่างปฏิบัติไปดำ เนินการจัด เก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามระเบียบต่อไป ซึ่งต้องจัดทำ บัญชีหนังสือส่งเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บ เอง และบัญชีฝากหนังสือกำ กับด้วย
0 1 5 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๕.การเก็บรักษาหนังสือราชการ การเก็บหนังสือเพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จ เรียบร้อยแล้ว แต่จำ เป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไป เก็บยังหน่วยเก็บ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบ ก็ได้ เมื่อหมดความจำ เป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยัง หน่วยเก็บของราชการตามระเบียบต่อไป การเก็บหนังสือราชการ เจ้าหน้าที่ต้องระมัดระวังหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ ราชการได้ทุกโอกาส หากชำ รุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ให้ รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ ให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย ถ้าหนังสือที่สูญหาย เป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสำ คัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิให้ดำ เนิน การแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน ข้อสังเกต ตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณฉบับใหม่ได้กำ หนดเพิ่มเติมไว้ว่าทุกปี ปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี นับจากวันที่ได้จัดทำ ขึ้นพร้อมทั้งส่ง บัญชีมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ให้กองจดหมายแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือ ดังต่อไปนี้ ๑.หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษา ความปลอดภัยแห่งชาติ ๒.หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไป กำ หนดไว้เป็น อย่างอื่น ๓. หนังสือราชการที่มีความจำ เป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทำ บัญชีครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเองส่งมอบให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร **(หมายเหตุ เรื่อง การเก็บหนังสือ ตามระเบียบใหม่ยังไม่ได้กำ หนดวิธีการเก็บไว้อย่างชัด แจ้ง เข้าใจว่าจะออกแนวปฏิบัติเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติมอีกในโอกาสต่อไป)**
0 1 6 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๖.การยืมหนังสือราชการ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ๑.ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนําไปใช้ในราชการใด ๒.ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือ และให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวัน เดือน ปี ไว้เพื่อติดตามทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป ๓.การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ๔.การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วน ราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย บัตรยืมหนังสือ ให้จัดทําตามแบบที่ ๒๔ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑.รายการ ให้ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร้อมด้วยรหัสของหนังสือนั้น ๒.ผู้ยืม ให้ลงชื่อบุคคล ตําแหน่ง หรือส่วนราชการที่ยืมหนังสือนั้น ๓.ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล็บชื่อกํากับ พร้อมด้วยตําแหน่งใน บรรทัดถัดไป ๔.วันยืม ให้ลงวัน เดือน ปีที่ยืมหนังสือนั้น ๕.กําหนดส่งคืน ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือนั้นคืน ๖.ผู้ส่งคืน ให้ผู้ส่งคืนลงลายมือชื่อ ๗.วันส่งคืน ให้ลงวัน เดือน ปีที่ส่งหนังสือคืน **การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ให้ถือโดย อนุโลม การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได้เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้จะต้อง ได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน**
0 1 7 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ๗.การทำ ลายหนังสือราชการ ภายใน ๖๐ วันหลังสิ้นปีปฏิทินให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำ รวจ หนังสือที่ครบอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือฝากเก็บไว้ที่กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรแล้ว จัดทำ บัญชีหนังสือขอทำ ลายเสนอหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำ ลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอ ทำ ลายให้จัดทำ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำ เนาคู่ฉบับ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำ ลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธาน กรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติจะแต่งตั้งจากข้าราชการ ตั้งแต่ระดับ ๓ หรือเทียบเท่าขึ้นไป มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมากถ้ากรรมการ ผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทำ บันทึกความเห็นแย้งไว้ flow Chart แสดงขั้น ตอนการ ทำ ลาย หนังสือ
0 1 8 งานสารบรรณ ฝ่ายบรรจุแต่งตั้งและ อัตรากำ ลัง ข้อควรระวังสำ หรับการปฏิบัติงาน ด้านงานสารบรรณ มีดังนี้ ๔.๑.เขียนอักษรย่อของส่วนราชการผิดหรือเขียนชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไม่ชัดเจน ๔.๒.เลือกใช้ชนิดของหนังสือไม่ถูกต้อง เช่น ติดต่อภายในส่วนราชการเดียวกันจะต้องใช้ กระดาษ บันทึก ก็จะใช้ครุฑ ๔.๓.วางรูปแบบหนังสือสลับที่ เช่น เรื่อง กับ เรียน จะสลับที่กัน ๔.๔.เขียนคำ ว่าอ้างถึงกับสิ่งที่ส่งมาด้วย ทั้งที่ไม่มีความจำ เป็นที่จะใช้ เช่น ไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยก็ใส่ หรือไม่ต้องมีการอ้างถึงก็อ้าง ๔.๕.เขียนข้อความไม่ชัดเจนวกไปวนมาจนผู้รับไม่เข้าใจ และไม่สามารถที่จะปฏิบัติตามได้ ๔.๖.เขียนคำ ขึ้นต้น และคำ ลงท้ายไม่ถูกต้องตามฐานะของผู้รับ ๔.๗.ไม่เขียนชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ ทำ ให้ผู้เขียนไม่ทราบว่า เป็น หนังสือของใคร ๔.๘.ชื่อรายงานและผู้จด มีการใช้คำ ต่างๆ ไม่ตรงกัน ควรใช้ให้เป็นมาตรฐาน คือ รายงาน การประชุม และผู้จดรายงานการประชุม ๔.๙.วันที่และสถานที่ประชุม บางครั้งวันและวันที่ไม่ตรงกัน สถานที่ประชุมบางแห่งระบุ เฉพาะชื่อ ๔.๑๐.วันเวลาประชุม การใช้คำ ว่า “เปิดปิดประชุม” ที่ถูกควรใช้คำ ว่า “เริ่มประชุม และเลิก ประชุม” ส่วนคำ ว่า “เปิดปิด” ควรใช้ในกรณีของประธาน คือ ประธานกล่าวเปิดการประชุม ปิดการประชุม การเขียนตัวเลขเวลาต้องเขียน ๐๙.๐๐ น. ไม่ใช่ ๙.๐๐ น. และเขียนตามจริง ไม่ใช่ตามเวลาที่นัดหมาย เศษของนาที อนุโลมเป็นเลข ๐ หรือ ๕ นาที เช่น ๑๕.๔๕ น. ๔.๑๑.ผู้มาประชุม บางแห่งใช้ ผู้เข้าประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม ฯลฯ ควรใช้ให้เป็น มาตรฐาน คือ ผู้มาประชุมและผู้ไม่มาประชุม ส่วนผู้เกี่ยวข้องที่เข้าประชุมแต่ไม่ใช่กรรมการ หรือคณะบุคคลที่ได้รับ การแต่งตั้ง เรียกว่า ผู้เข้าร่วมประชุม ๘.ข้อควรระวังการปฏิบัติงาน ระเบียบสํานักนายกรัฐรัมนตรี.รี//(2564).//งานสารบรรณ พ.ศ.2526.//(ออนไลน์) 2 องค์การบริหริารส่วนตำ บลเกาะเกร็ดร็ .//(2566).//คู่มือการปฏิบัติงาน งานธุรการและงานสารบรรณ.//(ออนไลน์) 1
ม ห า วิ ท ย า ลั ย ส ง ข ล า น ค ริ น ท ร์ วิ ท ย า เ ข ต ปั ต ต า นี นางสาวบุษราภรณ์ บุญพรัด