Majalah Aktualisasi Latsar

PELATIHAN DASAR CPNS TAHUN 2021
KABUPATEN MADIUN
ANGKATAN XXXV

OPTIMALISASI INVENTARISASI BAHAN
PUSTAKA MELALUI SISTEM BERBASIS WEB

PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN KABUPATEN MADIUN

Oleh Mentor

Amin Nurul Hayati Endah Yuliastuti Dwi R, S.IP, MM

Coach

Ir. Biasworo Adisuyanto AKA, MM

CATATAN Oleh sebab itu pada kesempatan ini
PENULIS penulis ingin mengucapkan terima kasih
kepada:
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat
Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan 1.Bapak Ir. Biasworo Adisuyanto AKA,
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan MM selaku coach yang telah
laporan aktualisasi dengan judul membimbing dan memberikan saran
“Optimalisasi Inventarisasi Bahan Pustaka dalam mempersiapkan aktualisasi ini.
Melalui Sistem Berbasis Web Pada Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten 2.Ibu Endah Yuliastuti Dwi R, S.IP, MM
Madiun” ini dengan baik. Penyusunan selaku mentor yang telah membimbing
laporan aktualisasi ini dilakukan setelah dan memberikan saran dalam
melakukan kegiatan aktualisasi yang menyusun laporan aktualisasi ini.
diwujudkan dalam beberapa rangkaian
kegiatan untuk menyelesaikan isu yang 3.Bapak Ir. Eko Yunianto, M.Si sebagai
ada di instansi penulis. Kepala Dinas Perpustakaan dan
Dalam menyusun laporan aktualisasi ini Kearsipan Kabupaten Madiun yang
penulis menyadari terdapat banyak telah memberikan dukungan.
hambatan dan kesulitan, namun berkat
adanya bimbingan, kerjasama dan motivasi 4.Keluarga penulis yang selalu
dari berbagai pihak akhirnya penulis dapat memberikan doa terbaik dan motivasi.
menyelesaikan laporan ini tepat waktu.
5.Keluarga Besar Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Madiun
yang telah banyak membantu dalam
penyusunan laporan aktualisasi.

6.Teman-teman peserta dan panitia
Latsar CPNS golongan II angkatan
XXXV khususnya kelompok 4 atas
kebersamaan, kekompakkan dan
semangatnya dalam menjalani
kegiatan pelatihan dasar ini.

Penulis menyadari sepenuhnya masih
banyak kekurangan-kekurangan yang
perlu diperbaiki dalam laporan aktualisasi
ini sehingga saran dan kritik yang bersifat
membangun sangat penulis harapkan dari
semua pihak agar laporan aktualisasi ini
bisa menjadi lebih baik lagi. Serta penulis
berharap hasil yang diperoleh melalui
aktualisasi ini nantinya dapat bermanfaat
bagi instansi penulis maupun bagi
masyarakat.

| PAGE 1

DAFTAR ISI

pg. 3 pg. 7

PROFIL PENULIS RANCANGAN AKTUALISASI

pg. 5 pg. 10

UNIT KERJA GAGASAN PEMECAHAN ISU

| PAGE 2

PROFIL
PENULIS

NAMA
Amin Nurul Hayati
NIP. 199708222020122006

JABATAN
Pengelola Barang
Milik Negara
UNIT KERJA
Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan

| PAGE 3

TUGAS Pengelola Barang Milik Negara
JABATAN

Uraian tugas Pengelola Barang Milik 8.Menyusun laporan barang semesteran | PAGE 4
Daerah atau yang disebut juga sebagai dan tahunan.
Pengurus Barang Pengguna 9.Menyiapkan Surat Permintaan Barang
berdasarkan Permendagri Nomor 19 berdasarkan nota permintaan barang.
Tahun 2016 adalah sebagai berikut. 10.Mengajukan Surat Permintaan Barang
1.Membantu menyiapkan dokumen kepada Pejabat Penatausahaan Barang
rencana kebutuhan dan penganggaran Pengguna.
barang milik daerah. 11.Menyerahkan barang berdasarkan Surat
2.Menyiapkan usulan permohonan Perintah Penyaluran Barang yang
penetapan status penggunaan barang dituangkan dalam berita acara
milik daerah yang diperoleh dari beban penyerahan barang.
APBD dan perolehan lainnya yang sah. 12.Membuat Kartu Inventaris Ruangan
3.Melaksanakan pencatatan dan (KIR) semesteran dan tahunan.
inventarisasi barang milik daerah. 13.Memberi label barang milik daerah.
4.Membantu mengamankan barang 14.Mengajukan permohonan persetujuan
milik daerah yang berada pada kepada Pejabat Penatausahaan Pengguna
Pengguna Barang. Barang atas perubahan kondisi fisik
5.Menyiapkan dokumen pengajuan barang milik daerah berdasarkan
usulan pemanfaatan dan pengecekan fisik barang.
pemindahtanganan barang milik 15.Melakukan stock opname barang
daerah berupa tanah dan/atau persediaan.
bangunan yang tidak memerlukan 16.Menyimpan dokumen antara lain:
persetujuan DPRD dan barang milik fotokopi/salinan dokumen kepemilikan
daerah selain tanah dan/atau barang milik daerah dan menyimpan
bangunan. asli/fotokopi/Salinan dokumen
6.Menyiapkan dokumen penyerahan penatausahaan.
barang milik daerah berupa tanah 17.Melakukan rekonsiliasi dalam rangka
dan/atau bangunan yang tidak penyusunan laporan barang Pengguna
digunakan untuk kepentingan Barang dan laporan barang milik daerah
penyelenggaraan tugas dan fungsi 18.Membuat laporan mutasi barang setiap
Pengguna Barang dan sedang tidak bulan yang disampaikan kepada
dimanfaatkan pihak lain. Pengelola Barang melalui Pengguna
7.Menyiapkan dokumen pengajuan Barang setelah diteliti oleh Pejabat
usulan pemusnahan dan penghapusan Penatausahaan Pengguna Barang.
barang milik daerah.

UNIT
KERJA

DINAS PERPUSTAKAAN
KABUPATEN

Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan merupakan salah satu

organisasi perangkat daerah di

lingkup pemerintahan

Kabupaten Madiun. Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan

berkedudukan di Jalan Bali No.

3 Kelurahan Krajan Kecamatan

Mejayan Kota Caruban. Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan

merupakan dinas yang

melaksanakan kewenangan di

bidang perpustakaan dan

bidang kearsipan.

| PAGE 5

N DAN KEARSIPAN
MADIUN

Kedudukan Tugas dan Fungsi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas membantu Bupati
melaksanakan urusan pemerintah yang menjadi kewenangan daerah di
bidang perpustakaan dan bidang kearsipan (Peraturan Bupati Madiun
Nomor 49 Tahun 2016). Dalam melaksanakan tugasnya Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut.

1.Perumusan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan.
2.Pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan.
3.Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan daerah di bidang perpustakaan

dan kearsipan.
4.Pelaksanaan administrasi dinas daerah di bidang perpustakaan dan

kearsipan.
5.Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan

tugas dan fungsinya.

| PAGE 6

RANCANGAN
AKTUALISASI

MENENTUKAN ISU

Daftar Isu Berdasarkan Jabatan

1.Penyimpanan barang masih belum terorganisir dengan baik
2.Ada beberapa barang yang tidak ada atau sudah rusak label

kode barangnya
3.Belum melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian

barang
4.Masih Rendahnya inventarisasi aset buku bahan pustaka
5.Belum maksimalnya pencatatan barang ke dalam Kartu

Inventaris Ruangan
6.Pencatatan spesifikasi barang pada Buku Inventaris kurang

lengkap

Berdasarkan isu-isu di atas kemudian dilakukan analisis untuk mendapatkan satu buah
isu prioritas yang akan diselesaikan pada saat aktualisasi. Analisis isu yang pertama
dilakukan dengan menggunakan teknik analisis AKPL.

Identifikasi Isu A K P L Keterangan

Keterangan Penyimpanan barang masih + - -+ TMS
(+) : Memenuhi kriteria belum terorganisir dengan + +++ MS
(-) : Tidak memenuhi kriteria baik + - -+ TMS
+ +++ MS
TMS : Tidak Memenuhi Syarat Ada beberapa barang yang + +++ MS
tidak ada atau sudah rusak + - ++ TMS
MS : Memenuhi Syarat label kode barangnya

| PAGE 7 Belum melakukan pencatatan
peminjaman dan
pengembalian barang

Masih rendahnya inventarisasi
aset buku bahan pustaka

Belum maksimalnya
pencatatan barang ke dalam
Kartu Inventaris Ruangan

Pencatatan spesifikasi barang
pada Buku Inventaris kurang
lengkap

Setelah melakukan analisis menggunakan teknik AKPL sehingga diperoleh 3 isu yang

memenuhi kriteria, maka selanjutnya dilakukan analisis yang berikutnya yaitu
menggunakan teknik USG.

Identifikasi Isu U SG Jumlah Peringkat

Ada beberapa barang

yang tidak ada atau 434 11 3
sudah rusak label 13 1
12 2
kode barangnya

Masih rendahnya 454
inventarisasi aset
buku bahan pustaka

Belum maksimalnya

pencatatan barang ke 4 4 4
dalam Kartu

Inventaris Ruangan

Skala pengukuran
1 : Sangat kurang mendesak/serius/buruk
2 : Kurang mendesak/serius/ buruk
3 : Cukup mendesak/serius/ buruk
4 : Mendesak/serius/ buruk
5 : Sangat mendesak/serius/ buruk

| PAGE 8

ISU TERPILIH

"Masih rendahnya inventarisasi
aset buku bahan pustaka"

Data yang ada menunjukkan
inventarisasi buku pada Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan
masih belum melakukan

pendataan terhadap kondisi
buku. Sehingga tidak diketahui

buku mana saja yang dalam
kondisi rusak ataupun hilang.

Hal tersebut sangat berpengaruh terutama bagi instansi yang menjalankan pelayanan
publik di bidang perpustakaan. Dengan tersedianya data inventarisasi mengenai kondisi
buku maka dapat memberi informasi pada masyarakat yang ingin berkunjung ke
perpustakaan agar bisa membaca buku yang tersedia dengan kondisi baik.

| PAGE 9

GAGASAN
PEMECAHAN
ISU

Gagasan pemecahan isu dilakukan dengan
melalui 8 kegiatan sebagai berikut.

Kegiatan 1 Kegiatan 2

Melakukan konsultasi dengan Melakukan koordinasi dengan
Mentor Pimpinan/Bidang Pelayanan
Perpustakaan
Kegiatan 3
Kegiatan 4
Membuat website
Mengumpulkan data dari Bidang
Kegiatan 5 Pelayanan Perpustakaan

Melakukan pengolahan data Kegiatan 6

Kegiatan 7 Menginput data pada website

Melakukan finalisasi inputan data Kegiatan 8

Menyusun laporan pelaksanaan
aktualisasi

| PAGE 10

Kegiatan 1

MELAKUKAN KONSULTASI DENGAN MENTOR

Tahapan Kegiatan
1.Konsultasi dengan Mentor
untuk menentukan data-data
yang diperlukan.
2.Membuat rancangan
berdasarkan arahan dari
Mentor.
3.Mempelajari cara membuat
website.

Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan Output
Akuntabilitas (Berorientasi pada hasil) Draft data-data yang perlu
Etika Publik (Sopan, berintegritas dikumpulkan

tinggi) Tanggal Pelaksanaan
Komitmen Mutu (Mau belajar hal baru) 8 September 2021

| PAGE 11

Kegiatan 2

MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN PIMPINAN/BIDANG
PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Tahapan Kegiatan
1.Membuat janji temu dengan
Pimpinan/Kepala Bidang
atau yang berwenang.
2.Berkonsultasi dengan Bidang
Pelayanan Perpustakaan
untuk menentukan waktu
pengumpulan data.
3.Mempersiapkan peralatan-
perlengkapan yang
dibutuhkan.

Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan
Akuntabilitas (Tanggung jawab)
Nasionalisme (Menghormati dan
menghargai)
Etika Publik (Sopan, disiplin)

Output
Draft jadwal waktu
pengumpulan data

Tanggal Pelaksanaan
9 September 2021

| PAGE 12

Kegiatan 3

MEMBUAT WEBSITE

Tahapan Kegiatan
1.Menyusun database
berdasarkan
kebutuhan.
2.Membuat table dan
field sesuai yang
dibutuhkan.
3.Mengatur pengelolaan
database untuk
website seperti input,
edit dan delete.
4.Mengatur tampilan
website.

Output
Rancangan website

Tanggal Pelaksanaan
13 September – 01 Oktober
2021

Nilai-Nilai Dasar ASN
yang diterapkan
Akuntabilitas (Kerja keras,
berorientasi pada hasil)
Etika Publik (Cermat)
Komitmen Mutu (Inovasi,
berorientasi mutu)

| PAGE 13

| PAGE 14

Kegiatan 4

MENGUMPULKAN DATA DARI BIDANG PELAYANAN
PERPUSTAKAAN

Tahapan Kegiatan Tanggal Pelaksanaan
1.Melakukan pengumpulan 13 - 17 September 2021
data koleksi buku.
2.Melakukan pengecekan Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan
kondisi buku. Akuntabilitas (Kerja keras, berorientasi
pada hasil)
Output Etika Publik (Cermat, disiplin)
Data koleksi buku per kategori Anti Korupsi (Akurat)
dan kondisi buku

| PAGE 15

| PAGE 16

Kegiatan 5

MELAKUKAN PENGOLAHAN DATA

Tahapan Kegiatan
1.Melaporkan data yang telah
diperoleh kepada mentor.
2.Mendapat arahan untuk
mengolah data.
3.Mengolah data yang
diperoleh dalam bentuk
kolom dan tabel.

| PAGE 17

Output
Data inventaris berupa Excel

Tanggal Pelaksanaan
20 - 24 September 2021

Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan
Akuntabilitas (Bertanggung jawab)
Nasionalisme (Menghormati dan
menghargai)
Etika Publik (Cermat, disiplin)

| PAGE 18

Kegiatan 6

MENGINPUT DATA PADA WEBSITE

Tahapan Kegiatan
1.Mempersiapkan data-data
yang akan diinput pada
website.
2.Memasukkan data yang telah
diolah pada website.

Output
Website 80% sudah jadi

Tanggal Pelaksanaan
20 - 24 September 2021

Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan
Akuntabilitas (Berorientasi hasil,
transparan)
Komitmen Mutu (Inovasi, Berorientasi
mutu)

| PAGE 19

| PAGE 20

Kegiatan 7

MELAKUKAN FINALISASI INPUTAN DATA

Tahapan Kegiatan Tanggal Pelaksanaan
1.Memastikan data telah 27 September – 01 Oktober
terinput semua. 2021
2.Membuat akun untuk
pengguna. Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan
3.Memasang web pada website Akuntabilitas (Berorientasi hasil, kerja
dinas. keras)
Etika Publik (Cermat)
Komitmen Mutu (Berorientasi mutu)

| PAGE 21

Output
Website 100% selesai

| PAGE 22

Kegiatan 8

MENYUSUN LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

Tahapan Kegiatan Tanggal Pelaksanaan
1.Mengevaluasi pelaksanaan 04 Oktober – 08 Oktober
aktualisasi. 2021
2.Mencatat hal-hal penting
terkait pelaksanaan Nilai-Nilai Dasar ASN yang diterapkan
aktualisasi. Akuntabilitas (Berorientasi hasil, kerja
3.Mengumpulkan data-data keras)
yang diperlukan dalam Nasionalisme (Menghormati dan
membuat laporan. menghargai)
4.Menyusun laporan aktualisasi. Etika Publik (Sopan, disiplin)
5.Berkonsultasi dengan Komitmen Mutu (Berorientasi mutu)
mentor. Anti Korupsi (Akurat)
6.Menyelesaikan laporan
aktualisasi.

| PAGE 23

Output
Laporan Aktualisasi

| PAGE 24

OPTIMALISASI
INVENTARISASI
BAHAN PUSTAKA
MELALUI SISTEM
BERBASIS WEB

PADA DINAS
PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN

KABUPATEN
MADIUN

AMIN NURUL HAYATI