BAB 3 - TERIMAAN TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Terima kutipan dari murid / pembayar. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersamasama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Terima Kutipan Mula Sedia Resit Rasmi Murid (RM01) Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Rekod Dalam Buku Kedatangan Murid Tamat 4. Wang Kutipan 5. Buku Resit Murid 6. Borang (Lampiran 5-5) Serah Ke Pejabat Resit Rasmi Murid (RM01) Murid / Pembayar Kutipan terus ke bank? Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank Ya Tidak Dapatkan Resit Pejabat No Resit Pejabat
BAB 3 - TERIMAAN TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT). Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan melalui pos. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama. PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama & Pengurus Sekolah PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama PT / Penyelia Asrama Terima Kutipan Mula Rekod Daftar Mel Sedia Resit Pejabat (RP01) Serah Kutipan Tamat Resit Pejabat (RP01) Melalui Pos Pembayar Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan) Sediakan Slip Bayar Masuk Bank Bank Tunai/ Cek/ EFT
Bab 5 PEMBAYARAN 44 5.1 PENDAHULUAN Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah. Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di sekolah. 5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa: (a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat. (b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna. (c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen sokongan. (d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah. (e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan. AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta61) AP 92b
Bab 5 PEMBAYARAN 45 5.3 DAFTAR BIL 5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi memastikan:- (a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh terima. (b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum Bayar. 5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna. Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan dan cek bayaran dikeluarkan. 5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan beserta tarikh. 5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan, hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat pembayaran. AP 103(a) AP 103(b)
Bab 5 PEMBAYARAN 46 5.4 BAUCAR BAYARAN 5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan sesuatu pembayaran dibuat. 5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:- (a) Baucar Bayaran ( DKS 006 ) (b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) 5.4.3 Baucar Bayaran (a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa. (b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2. (c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A. 5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar Wang Runcit). 5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN 5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang lengkap diterima. 5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
Bab 5 PEMBAYARAN 47 5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa. (a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) - penyemak dan pengesah. (b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus 5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa. (a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) - penyemak dan pengesah (b) perakuan II (Penolong Kanan) (c) perakuan III (Pengurus Sekolah) 5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci. 5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak tersebut. 5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain. 5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah seperti berikut : AP 99(a) AP 99(b)
Bab 5 PEMBAYARAN 48 “Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”. 5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi dibuat dengan menyemak Daftar Bil. 5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di dalam Buku Tunai. 5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi mengelakkan berlaku pembayaran dua kali. 5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang. 5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN 5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil: (a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan (b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada butiran peruntukan berkenaan.
Bab 5 PEMBAYARAN 49 5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/ PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN 5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima wang tersebut. 5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan Pengurus Sekolah. 5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama Baucar Bayaran. 5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama Baucar Bayaran. 5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK 5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima. 5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad pengenalan penerima. AP 96(a) AP 96(b) AP 97(b)
Bab 5 PEMBAYARAN 50 5.9 PENGELUARAN CEK 5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di para 5.7.2 sahaja. 5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan “Pengetua Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”. Nama dan nombor kad pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (borang AK 52). Contoh: ”Saya dengan ini membenarkan ………….(nama)...................... No. Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai RM....................... ini.” Tandatangan: …………………….. 5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah dibuat atas nama penerima. 5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat seperti yang terdapat di cek. 5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan. 5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan. AP 117
Bab 5 PEMBAYARAN 51 5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post Dated Cheque). 5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan sempurna. 5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek ‘TUNAI’ adalah dilarang. 5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut. 5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK 5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui Kuasa Tetap (Borang AK 52). 5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana seorang daripada pegawai berikut:- (a) Penolong Kanan (Pentadbiran) (b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) (c) Penolong Kanan (Kokurikulum) 5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana dua orang daripada pegawai berikut:- (a) Penolong Kanan (Pentadbiran) (b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) (c) Penolong Kanan (Kokurikulum) SPK Bil 3/1999
Bab 5 PEMBAYARAN 52 5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ. 5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK 5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :- (a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada resit “Untuk Pembatalan Cek Nombor …………………………………… bertarikh ……………………..serta No Baucar Asal………..”. (b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3A. (c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur peruntukan yang asal dalam Buku Tunai. (d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan. (e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal. (f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar. (g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian Tidak Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.
Bab 5 PEMBAYARAN 53 5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek Batal. 5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG 5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:- (a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek daripada penerima. (b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak bank secara bertulis. (c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang diterangkan dalam para 5.11.1. (d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan sehingga tarikh arahan menahan pembayaran. 5.13 STOK BUKU CEK 5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada pihak bank.
Bab 5 PEMBAYARAN 54 5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan catatan seperti berikut : “Diperakui cek bernombor………hingga………adalah betul.” Tandatangan : Nama : Tarikh : 5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Cek. 5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di premis sekolah. 5.14 CAJ BANK 5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah. 5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing. 5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran seperti berikut: AP 115 AP 116
Bab 5 PEMBAYARAN 55 Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran i. Kerajaan LPBT ii. Asrama LPBT iii. SUWA • Pelbagai (Kantin) atau • Sumbangan 5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.
TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR DAFTAR BIL Lampiran 5-1 PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN (DKS 008) JENIS KUMPULAN WANG : BIL NO. PESANAN SEKOLAH / KONTRAK PERUNTUKAN AMAUN (RM) NAMA PEMBEKAL / KONTRAKTOR TARIKH BIL/INVOIS DITERIMA CATATAN CEK BIL/INVOIS BAUCAR No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)
TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR NAMA PEMBEKAL / KONTRAKTOR TARIKH BIL/INVOIS DITERIMA CATATAN CEK BIL/INVOIS BAUCAR DAFTAR BIL Lampiran 5-1A PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN (DKS 008) JENIS KUMPULAN WANG : BIL NO. PESANAN SEKOLAH / KONTRAK PERUNTUKAN AMAUN (RM) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 1 Panduan mengisi : 1. Jenis Kumpulan Wang 2. Bilangan bil 3. Tarikh bil/invois diterima 4. Nama Pembekal/kontraktor 5. Tarikh bil/invois dikeluarkan oleh pembekal 6. No. rujukan bil/invois 7. Amaun yang tercatat di bil/invois 8. Peruntukan yang akan dikenakan 9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrak No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24) 10. Tarikh baucar bayaran disediakan 11. No. rujukan baucar bayaran 12. Tarikh cek disediakan 13. Nombor cek 14. Sebarang catatan berkaitan bil/baucar/cek
Lampiran 5-2 ( DKS 006 ) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Tahun Kewangan ................... BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar Nama Sekolah : Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : Alamat/Nama Bank : Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal Tarikh No. Rujukan Amaun Tarikh No. Rujukan Amaun RM Sen RM Sen Jumlah Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun Tarikh Nombor RM Sen Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : Tandatangan dan Tarikh Perakuan I : Tandatangan, Nama dan Jawatan Cop Sekolah : Perakuan II : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III: Tandatangan, Nama dan Jawatan No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
Lampiran 5-2A ( DKS 006 ) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Tahun Kewangan ................... BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar Nama Sekolah : Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : Alamat/Nama Bank : Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal Tarikh No. Rujukan Amaun Tarikh No. Rujukan Amaun RM Sen RM Sen Jumlah Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun Tarikh Nombor RM Sen Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : Tandatangan dan Tarikh Perakuan I : Tandatangan, Nama dan Jawatan Cop Sekolah : Perakuan II : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III: Tandatangan, Nama dan Jawatan No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 12 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 25
Panduan Pengisian: 1. Tahun kewangan semasa 2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang 3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan 4. Nama Sekolah 5. Nama penerima bayaran/pembekal 6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu) 7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat 8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan 9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal 10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal 11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal. 12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal. 14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal. 15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal. 16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 17. Tarikh cek disediakan. 18. Nombor siri cek. 19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat. 20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada). 21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan. 22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek. 23. Amaun bayaran dalam perkataan. 24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia 25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
DAFTAR CEK BATAL Catatan Lampiran 5-3 Bil. Nombor Tarikh Nombor Penerima Cek Amaun (RM) Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat Tarikh Nombor Sebab-sebab Cek Dibatalkan T.T. Pengurus Sekolah Cek Gantian Tarikh No. Baucar
DAFTAR CEK BATAL 1. 251622 3.05.2011 AC234781 23.05.2011 Sykt. Seri Melur 300.00 Kesilapan ejaan nama penerima AC234790 24.05.2011 K53/11 Tarikh Nombor Sebab-sebab Cek Dibatalkan T.T. Pengurus Sekolah Cek Gantian Tarikh No. Baucar Catatan Lampiran 5-3A Bil. Nombor Tarikh Nombor Penerima Cek Amaun (RM) Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat
Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan) Tarikh Lampiran 5-4 DAFTAR STOK BUKU CEK TERIMAAN Jenis Kumpulan Wang Jumlah Naskah Baki Naskah Catatan T.T Penerima KELUARAN
Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan) 5.2.2010 1 KWK 265101 265200 En. Yazid b Dollah (GB) Yazid 1 265101 265200 En. Yazid b Dollah (GB) Yazid 0 Tarikh Lampiran 5-4A DAFTAR STOK BUKU CEK TERIMAAN Jenis Kumpulan Wang Jumlah Naskah Baki Naskah Catatan T.T Penerima KELUARAN
BAB 5 - PEMBAYARAN TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran 1. 2. 3. 4. 5. 6. Terima bil / invois / tuntutan dan dokumen yang tidak lengkap hendaklah dikembalikan kepada Pembekal / Penerima. Cop tarikh terima pada bil / invois / tuntutan yang lengkap dan rekod dalam Daftar Bil. Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun <RM 10,000 dan 3 tandatangan peraku bagi amaun >RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masingmasing. Sediakan Cek serta rekod dalam Buku Tunai dan Daftar Bil Cop ’Sudah Bayar’ pada baucar serta semua dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah. Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan baucar Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan cek Pembantu Tadbir Tamat Mula Terima Bil / Invois/ Tuntutan Lengkap? Ya Tidak Pembekal / Penerima Cop tarikh terima Rekod Dalam Daftar Bil Sedia Baucar Bayaran dan dapatkan tandatangan Rekod dalam Buku Tunai (Bayaran) Sedia Cek & Rekod dalam Buku Tunai Cop ’Sudah Bayar ’
Bab 6 BUKU TUNAI 65 6.1 PENDAHULUAN Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.2 JENIS BUKU TUNAI 6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:- (a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2. (b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) – DKS 010 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3 dan Lampiran 6-4. (c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) – DKS 011 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5 dan Lampiran 6-6. 6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 6- 2A. SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004
Bab 6 BUKU TUNAI 66 6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI 6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan. 6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan. 6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan tandatangan di Buku Tunai. 6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul. Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam, tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah. 6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada muka surat yang berikutnya. AP 147 AP 144
Bab 6 BUKU TUNAI 67 6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya. 6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau Bahagian Bayaran Buku Tunai. 6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah). 4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat. 6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI 6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK: Bil Lajur Maksud/Fungsi 1 Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Mengakaunkan semua bantuan PCG Mata Pelajaran. 2 Bantuan Perkapita - Bukan Mata Pelajaran Mengakaunkan semua bantuan PCG Bukan Mata Pelajaran. 3 Pra Sekolah Mengakaunkan semua bantuan berkaitan Pra Sekolah. 4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan berkaitan Pendidikan Khas Integrasi. 5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan Biasiswa kepada pelajar/murid. 6 Bantuan Persekolahan Lain Mengakaunkan semua bantuan yang diterima oleh semua sekolah secara berterusan.
Bab 6 BUKU TUNAI 68 Bil Lajur Maksud/Fungsi 7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang diterima oleh sekolah tertentu dan terimaan lain. 6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS: Bil Lajur Maksud/Fungsi 1 Ko-Kurikulum Mengakaunkan kutipan bayaran tambahan yang diluluskan. 2 Kertas Ujian 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Caj/Sewaan Mengakaunkan kutipan sewaan dan caj kemudahan sekolah. 7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan untuk sekolah. 8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain. 6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA: Bil Lajur Maksud/Fungsi 1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuan asrama 2 Bantuan Makanan Asrama yang terlibat. 3 Makanan Mengakaunkan kutipan yang berkaitan. 4 Pendaftaran 5 Dobi 6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.
Bab 6 BUKU TUNAI 69 6.5 AKAUN SUBSIDIARI 6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut . 6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun yang sedang berkuat kuasa. 6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A. 6.6 AKAUN BANK 6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan yang terbaik. 6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2. Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan adalah tidak dibenarkan. 6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima (5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8 dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank yang berkenaan perlu dilengkapkan. 6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar. SPK Bil 3/1999
Bab 6 BUKU TUNAI 70 6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK 6.7.1 Penyata Bank (a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya. (b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut kumpulan wang masing-masing. 6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank (a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata Bank. (b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1) Penyata Penyesuaian Bank. (c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh Penyata Bank diterima. 6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah seperti berikut:
Bab 6 BUKU TUNAI 71 (i) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke akaun sekolah yang berkaitan. (ii) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku Tunai. (iii) Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di Penyata Bank. (iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke dalam akaun bank sekolah. (v) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan. (vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku. (vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang belum diambilkira dalam Buku Tunai. (viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai. (ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai. (b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:- (i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama: • Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh faedah bank. • Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank. (ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama: • Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan. • Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.
Bab 6 BUKU TUNAI 72 (c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya pembetulan dapat dibuat. (d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat. Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan (AP). (e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan hendaklah dibuat dengan segera antaranya: (i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai. (ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5 para 5.11. (f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah. Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9. 6.7.4 Faedah Bank Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku Tunai kumpulan wang yang berkaitan.
Bab 6 BUKU TUNAI 73 6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT OPERASI Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan: (a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan. (b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran yang dikeluarkan telah ditunaikan. (c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari. (d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan. (e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM. Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut: (i) Kunci Kira-Kira; (ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan; (iii) Penyata Penerimaan dan Pembayaran; (iv) Nota Kepada Akaun; dan (v) Penyata lain yang berkaitan (jika ada). (f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun Sekolah, Bahagian Akaun, KPM. (g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 – Peraturan Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup. SPKA Bil. 5/1979 dan SPK Bil. 3/1999
Bab 6 BUKU TUNAI 74 (h) Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan rasmi dan cek-cek yang belum digunakan. (i) Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(26) Lampiran 6-1 TERIMAAN (DKS 009) BUKU TUNAI Kumpulan Wang Kerajaan Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. Tarikh Perihal No. Resit Pejabat PERUNTUKAN Jumlah Terimaan Masuk Bank T.T Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Bantuan Perkapita - Bukan Mata Pelajaran Pra Sekolah Pendidikan Khas Integrasi Biasiswa Bantuan Persekolahan Lain Pelbagai Jumlah Tarikh Masuk Teras Wajib Tambahan/ Bahasa Asing Elektif I Elektif II Elektif III LPBT Bimbingan Kaunseling Pusat Sumber Sekolah RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM
Teras Wajib Tambahan/ T.Bahasa Asing Elektif Elektif Elektif LPBT Bimbingan Kaunseling Pusat Sumber Sekolah PERUNTUKAN Bayaran No. Cek Bantuan Perkapita - Bukan Mata Pelajaran Pra Sekolah Perihal Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Jumlah Bayaran Pendidikan Khas Integrasi Biasiswa Pelbagai No. Baucar Peperiksaan Kerajaan Lampiran 6-2 DKS 009 T.T BUKU TUNAI Kumpulan Wang Kerajaan Bagi Bulan ………………………………… Tahun ………….. Tarikh
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(27) (DKS 010) Masuk Bank Lampiran 6-3 TERIMAAN BUKU TUNAI Kumpulan Wang SUWA Bagi Bulan ……………………………… Tahun …………….. Tarikh Perihal Kantin Kertas Ujian Skim Perlindungan Diri MSSM Sumbangan Sukan Tahunan Sekolah Lain-lain Ko-kurikulum No. Resit Pejabat RM Caj/Sewaan RM RM RM RM RM RM Tarikh T.T RM RM RM RM Pelbagai Jumlah Terimaan Jumlah PERUNTUKAN
Bagi Bulan ……………………………… Tahun …………….. Tarikh Perihal Lampiran 6-4 (DKS 010) BAYARAN BUKU TUNAI Kumpulan Wang SUWA Jumlah Bayaran T.T Sukan Tahunan Sekolah Pelbagai Ko-kurikulum Kertas Ujian Skim Perlindungan Diri MSSM RM RM RM Nombor Baucar PERUNTUKAN RM RM Nombor Cek Kantin Lain-lain RM RM RM RM RM Caj/Sewaan Sumbangan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(28) Masuk Bank Dobi Pelbagai Tarikh Jumlah Terimaan TERIMAAN BUKU TUNAI Kumpulan Wang Asrama No. Resit Pejabat PERUNTUKAN RM RM RM RM LPBT/LPK Jumlah Makanan Pendaftaran RM RM Bantuan Makanan Perihal Lampiran 6-5 (DKS 011) Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. RM T.T RM Tarikh
Lampiran 6-6 BUKU TUNAI Kumpulan Wang Asrama Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. (DKS 011) BAYARAN Dobi Pelbagai RM RM RM Tarikh Perihal No. Baucar PERUNTUKAN No. Cek Jumlah Bayaran RM RM RM RM T.T LPBT/LPK Bantuan Makanan Makanan Pendaftaran
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(26) RM RM RM RM RM RM RM RM Bimbingan Kaunseling Pusat Sumber Sekolah RM RM RM RM RM RM RM RM Biasiswa Bantuan Persekolahan Lain Tarikh Masuk Teras Wajib Tambahan/ Bahasa Asing Elektif I Elektif II Elektif III LPBT Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. Tarikh Perihal No. Resit Pejabat PERUNTUKAN Jumlah Terimaan Masuk Bank T.T Pra Sekolah Pendidikan Khas Integrasi Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Bantuan Perkapita - Bukan Mata Pelajaran Lampiran 6-1A TERIMAAN (DKS 009) BUKU TUNAI Kumpulan Wang Kerajaan Pelbagai Jumlah 3 4 5 6 1 2 7 8 9 10 Panduan mengisi : 1. Bulan kewangan 2. Tahun kewangan 3. Tarikh urusniaga 4. Nama Pembayar 5. No. Resit Pejabat 6. Peruntukan yang dikenakan 7. Jumlah terimaan (rujuk resit) 8. Amaun yang dimasukkan ke bank (berdasarkan slip masuk bank) 9. Tarikh masuk bank 10. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah
Teras Wajib Tambahan/ T.Bahasa Asing Elektif Elektif Elektif LPBT Bimbingan Kaunseling Pusat Sumber Sekolah PERUNTUKAN Bayaran No. Cek Bantuan Perkapita - Bukan Mata Pelajaran Pra Sekolah Perihal Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Jumlah Bayaran Pendidikan Khas Integrasi Biasiswa Pelbagai No. Baucar Peperiksaan Kerajaan DKS 009 Lampiran 6-2A T.T BUKU TUNAI Kumpulan Wang Kerajaan Bagi Bulan ………………………………… Tahun ………….. Tarikh 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Panduan mengisi : 1. Bulan kewangan 2. Tahun kewangan 3. Tarikh baucar 4. Nama Pembekal/penerima cek 5. No. Baucar 6. No. cek 7. Peruntukan yang dikenakan 8. Jumlah bayaran (rujuk baucar) 9. Tandatangan Pengurus Sekolah
JENIS KUMPULAN WANG : …………………………………………. PERUNTUKAN : ……………………………………………………….. SUBSIDIARI: ………………………………………………………………. No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(25) (DKS007) Jumlah Bayaran Sehingga Tarikh Baki Jumlah Terimaan Sehingga Tarikh RM AKAUN SUBSIDIARI RM RM Lampiran 6-7 Tarikh Perihal No. Br / No. Resit Terimaan T.T BAGI TAHUN ………………………. RM RM Bayaran
JENIS KUMPULAN WANG : …………………………………………. PERUNTUKAN : ……………………………………………………….. SUBSIDIARI: ………………………………………………………………. Lampiran 6-7A Tarikh Perihal No. Br / No. Resit Terimaan T.T BAGI TAHUN ………………………. RM RM Bayaran RM AKAUN SUBSIDIARI RM RM (DKS007) Jumlah Bayaran Sehingga Tarikh Baki Jumlah Terimaan Sehingga Tarikh 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12 13 No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(25) Panduan mengisi : 1. Tahun kewangan 2. Jenis Kumpulan Wang 3. Peruntukan yang dikenakan (rujuk Buku Tunai) 4. Akaun Subsidiari yang dikenakan 5. Tarikh urusniaga 6. Nama pembayar/penerima cek 7. No. Resit Rasmi Pejabat/ No. Baucar 8. Amaun yang diterima(berdasarkan Resit Rasmi Pejabat) 9. Jumlah terimaan terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir 10. Amaun yang dibayar (berdasarkan Baucar Bayaran) 11. Jumlah bayaran terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir 12. Baki Akaun Subsidiari 13. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah.
Rujukan : Bertarikh : ( AK 52) KUASA TETAP Kepada Bank : ............................................................................ Tarikh : .......................................... Alamat Bank : ......................................................................... ......................................................................... (1) Nama Akaun Bank : ....................................................................................... (2) Jenis Kumpulan Wang : ………………………………………………………… (Kerajaan, SUWA dan Asrama) (3) Nombor Akaun : ....................................................................................... (4) Kebenaran diberi kepada :- Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan (a) (b) (c) (d) Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :- i) Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek. ii) Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas iii) Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas iv) Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa. (5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah : Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan (a) (b) Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai. (6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran pada atau selepas tarikh ini. (Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki) Pegawai Yang Mengesahkan : …………………………… Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab Tandatangan : ………………………………………………… Disokong : ........................................................... Nama Pengurus Sekolah :........................................................... Jawatan: ………………………………………… Cop Rasmi Sekolah : ........................................................... Pegawai Yang Meluluskan : ………………………….. Tandatangan : ……………………………………… Nama : (……………………………………..) Jawatan Rasmi: (…………………...............…..) Tarikh : (………………….....) Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja 2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun Lampiran 6-8 iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b) iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)
1. Nama Bank : ………………………………………………………… 2. No. Akaun : ………………………………………………………… 3. Jenis Kumpulan Wang : ………………………………………………………… RM RM Baki seperti di Penyata Bank pada : ………………………………………… XXX CAMPUR : 1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank a) Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank : Tarikh No. Resit Amaun XXX XXX 2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai a) Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi belum direkodkan di Buku Tunai Tarikh No. Cek Amaun XXX XXX b) Caj perkhidmatan, caj bank XXX XXX XXX TOLAK : 1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank a) Cek-cek yang belum ditunaikan Tarikh Nama No. Cek Peruntukan Amaun Penerima XXX XXX 2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai : a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi belum direkodkan di Buku Tunai Tarikh No. Rujukan Amaun XXX XXX b) Faedah bank XXX XXX Baki seperti di Buku Tunai pada ..... ...... ..... ...... ....... ....... ...... XXX Tandatangan Penyedia Tandatangan Pengesah (Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi) Lampiran 6-9 Disediakan oleh ....................................................... .......................................... Penyata Penyesuaian Bank Pada …………………... Sekolah :…………………………………………… Tarikh……….. Disahkan Oleh Tarikh………..
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT 87 7.1 PENDAHULUAN 7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada butiran peruntukan. 7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai. Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK. 7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan wang yang diselenggarakan oleh sekolah. 7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT 7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1. 7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan mengikut kumpulan wang yang diluluskan. 7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh Ketua PTJ adalah seperti berikut:- (a) Sekolah Menengah - RM 700.00; dan (b) Sekolah Rendah - RM 500.00. AP 3(e) SPK Bil 2/03
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT 88 7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT 7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan kelulusan PWR terdahulu. 7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan mengikut kumpulan wang yang diluluskan. 7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A. 7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:- (a) Tarikh cek ditunaikan. (b) Permulaan PWR/Rekupmen PWR (c) Nombor baucar (d) Nombor cek (e) Amaun
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT 89 7.4.3 Pembayaran PWR (a) Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat dibuat. (b) Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah. (c) Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh Pengurus Sekolah. Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3. Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3A. (d) Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku Tunai PWR seperti berikut:- Bil Perkara Penjelasan i. Tarikh Tarikh bayaran dibuat ii. Perihal Nama pegawai yang menuntut iii. No. Baucar Kecil Nombor siri baucar kecil iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan v Jumlah Jumlah Baucar Kecil vi Amaun Rekupmen Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan Kerajaan/SUWA/Asrama vii Jumlah Besar Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan jumlah kelulusan permulaan PWR)
Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT 90 Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh pengisian di Lampiran 7-4A. 7.4.4 Rekupmen (a) Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah dibelanjakan. (b) Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan. Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan. (c) Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi setiap kumpulan wang. (d) Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan. (e) Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai PWR direkod seperti di para 7.4.2. 7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PADA AKHIR TAHUN 7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam