Semakan Semula Dasar Penubuhan Pembubaran Dan Penstrukturan Semula PTj UPSI 2 Mac 2018_edit

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

0

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

DASAR

PENUBUHAN, PEMBUBARAN DAN PENSTRUKTURAN
SEMULA PUSAT TANGGUNGJAWAB UPSI

1

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

KANDUNGAN
TUJUAN
DEFINISI
KATEGORI PUSAT TANGGUNGJAWAB
PEMBAHAGIAN TAHAP PUSAT TANGGUNGJAWAB
PROSES PENUBUHAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
PROSES PEMBUBARAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
PROSES PENSTRUKTURAN SEMULA PUSAT TANGGUNGJAWAB

2

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

JIDASAR PENUBUHAN, PEMBUBARAN DAN PENSTRUKTURAN SEMULA
PUSAT TANGGUNGJAWAB

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
1.0 Tujuan

Dasar ini diwujudkan sebagai panduan kepada Universiti untuk membuat perancangan teliti sebelum
memutuskan untuk menubuh, membubar atau menstrukturkan semula mana-mana Pusat
Tanggungjawab (PTj) di Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI).
2.0 Definisi
2.1 Pusat Tanggungjawab bermaksud entiti yang terdiri daripada fakulti, jabatan/bahagian,

kolej kediaman, pejabat dan pusat yang diberikan kuasa untuk menguruskan pentadbiran
dan sumber kewangan.
2.2 Penubuhan bermaksud pembentukan sesuatu PTj yang ditubuhkan dengan tujuan yang
khusus, mempunyai hierarki yang jelas dan berstruktur, diberikan peruntukan kewangan
yang khusus untuk menjalankan operasinya dan mempunyai punca kuasa untuk
melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang telah ditentukan.
2.3 Pembubaran bermaksud PTj yang telah menerima arahan secara rasmi dari pihak
pengurusan universiti untuk ditamatkan operasinya atau ditutup atas sebab telah diperhalusi
kewajaran penamatan dan penutupan operasinya.
2.4 Penstrukturan bermaksud PTj yang diarahkan untuk:

2.4.1 Bergabung dengan PTj yang lain.
DAN/ATAU

2.4.2 Menukar nama PTj .
DAN/ATAU

2.4.3 Menstrukturkan semula hierarki PTj yang melibatkan implikasi perjawatan dan
kewangan.
DAN/ATAU

2.4.4 Menstrukturkan semula fungsi dan peranan PTj berkenaan yang melibatkan
implikasi perjawatan dan kewangan.

3

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

3.0 Kategori Pusat Tanggungjawab

3.1 Sesebuah PTj itu hendaklah ditentukan berasaskan kepada empat (4) kategori utama iaitu:

3.1.1 Akademik
3.1.2 Penyelidikan dan Pembangunan
3.1.3 Perkhidmatan
3.1.4 Khidmat Masyarakat

3.2 Pengelasan setiap kategori adalah seperti berikut :

3.2.1 Kategori Akademik yang menjalankan pengajaran bagi program-program sijil,
diploma, ijazah atau apa-apa kelayakan akademik lain sebagaimana yang

ditetapkan oleh Senat untuk melahirkan graduan dalam apa-apa program pengajian
serta menjalankan penyelidikan, perundingan dan perkhidmatan untuk
kecemerlangan keilmuan dan profesionalisme dan ianya bukanlah sebahagian
daripada pusat kecemerlangan (Center of Excellence – COE).

3.2.2 Kategori Penyelidikan & Pembangunan iaitu merangkumi penyelidikan,
perundingan dan pengkomersilan dan dikenali sebagai pusat kecemerlangan
(Center of Excellence – COE).

3.2.3 Kategori Perkhidmatan yang ditubuhkan oleh Universiti untuk menjalankan fungsi
perkhidmatan sebagai mana yang ditentukan oleh pengurusan Universiti dan
hendaklah tidak menjadi sebahagian daripada Fakulti, Pusat atau Institut.

3.3.4 Kategori Khidmat Masyarakat yang merangkumi PTj yang ditubuhkan oleh
universiti untuk meningkatkan hubungan universiti dengan masyarakat.

4.0 Pembahagian Tahap Pusat Tanggungjawab

4.1 Kategori Akademik

TAHAP 1 TAHAP TAHAP 3
FAKULTI ATAU SEKOLAH TAHAP 2 LABORATORI,

JABATAN, UNIT
PEJABAT DEKAN

“Fakulti atau Sekolah” ertinya “Jabatan” ertinya entiti “Laboratori” ertinya entiti
entiti akademik utama dan akademik yang penyelidikan di bawah
Akademi atau Institut dan
merupakan Pihak Berkuasa ditubuhkan di bawah hendaklah mempunyai
fungsi sebagaimana
Universiti yang ditubuhkan di Fakulti, Sekolah, Pusat, yang ditentukan oleh
sesuatu Akademi atau
bawah seksyen 24 Akademi atau Institut dan Institut;
Perlembagaan yang hendaklah mempunyai

menjalankan pengajaran bagi fungsi sepertimana yang

program-program sijil, ditentukan oleh Fakulti,

4

TAHAP 1 TAHAP KOD DASAR:BG/TU/01/2018
FAKULTI ATAU SEKOLAH TAHAP 2
TAHAP 3
JABATAN, LABORATORI,
PEJABAT DEKAN
UNIT

diploma, ijazah atau apa-apa Sekolah, Akademi atau

kelayakan akademik lain Institut. “Pejabat Dekan”

sebagaimana yang ditetapkan ertinya sub entiti dalam

oleh Senat untuk melahirkan Fakultti atau Sekolah “Unit” ertinya suatu sub
graduan dalam apa apa atau Akademi atau Pusat entiti yang ditubuhkan di
bawah sesuatu pusat
program pengajian serta Tanggungjawab yang perkhidmatan, pusat

menjalankan penyelidikan, ditubuhkan di Universiti kecemerlangan, jabatan
atau seksyen dan
perundingan dan dan hendaklah hendaklah mempunyai
perkhidmatan untuk mempunyai fungsi fungsi sebagaimana
yang ditentukan oleh
kecemerlangan keilmuan dan sepertimana yang pusat perkhidmatan,
pusat kecemerlangan,
profesionalisme. ditentukan oleh Fakultti jabatan atau seksyen itu.
atau Sekolah atau

Akademi atau Pusat

Pusat Tanggungjawab.

4.2 Kategori Penyelidikan dan Pembangunan

TAHAP 1 TAHAP TAHAP 3
TAHAP 2 LABORATORI
PUSAT, AKADEMI ATAU JABATAN
INSTITUT UNIT

“Pusat", "Akademi” atau “Jabatan” ertinya entiti “Unit” ertinya suatu sub
entiti yang ditubuhkan di
“Institut” ertinya entiti akademik yang bawah sesuatu pusat
perkhidmatan, pusat
akademik utama dan ditubuhkan di bawah kecemerlangan, jabatan

merupakan Pihak Berkuasa Fakulti, Sekolah, Pusat, atau seksyen dan
Universiti yang ditubuhkan Akademi atau Institut dan hendaklah mempunyai
fungsi sebagaimana
mengikut seksyen 24 hendaklah mempunyai yang ditentukan oleh
pusat perkhidmatan,
Perlembagaan dan hendaklah fungsi sepertimana yang pusat kecemerlangan,
menjalankan penyelidikan, ditentukan oleh Fakulti, jabatan atau seksyen itu.

perundingan dan Sekolah, Akademi atau

perkhidmatan untuk Institut.

kecemerlangan keilmuan
dalam satu atau pelbagai

bidang ilmu sebagaimana

yang ditentukan oleh Senat

dan boleh melahirkan graduan

5

TAHAP 1 TAHAP KOD DASAR:BG/TU/01/2018
TAHAP 2
PUSAT, AKADEMI ATAU JABATAN TAHAP 3
INSTITUT LABORATORI

dalam apa-apa program UNIT
pengajian.

4.3 Pusat Perkhidmatan

TAHAP 1 TAHAP TAHAP 3
PUSAT
TAHAP 2 SEKSYEN,
BAHAGIAN,
PEJABAT UNIT
PENTADBIRAN
“Pusat Perkhidmatan” ertinya “Seksyen” ertinya suatu
“Bahagian” ertinya sub
entiti perkhidmatan dengan entiti pentadbiran dalam sub entiti di bawah
apa jua nama disebut, yang Pejabat yang ditubuhkan sesuatu Bahagian yang
di Universiti dan
ditubuhkan oleh Universiti dan hendaklah mempunyai ditubuhkan di Universiti
fungsi sepertimana yang
hendaklah menjalankan ditentukan oleh Pejabat. dan hendaklah

fungsi-fungsi perkhidmatan mempunyai fungsi
sebagaimana yang ditentukan sebagaimana yang

oleh Naib Canselor dan ditentukan oleh Pejabat

hendaklah tidak menjadi “Pejabat Pentadbiran” yang berkenaan.

sebahagian daripada Fakulti, ertinya sub entiti
Sekolah, Pusat, Akademi atau pentadbiran Pusat “Unit” ertinya suatu sub
entiti yang ditubuhkan di
Institut. Tanggungjawab yang bawah sesuatu pusat
perkhidmatan, pusat
ditubuhkan di Universiti kecemerlangan, jabatan
atau seksyen dan
dan hendaklah
mempunyai fungsi hendaklah mempunyai
fungsi sebagaimana
sepertimana yang yang ditentukan oleh
pusat perkhidmatan,
ditentukan oleh Pusat pusat kecemerlangan,
jabatan atau seksyen itu.
Tanggungjawab.

6

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

5.0 Proses Penubuhan Pusat Tanggungjawab

5.1 Cadangan Penubuhan

5.1.1 Pihak-pihak yang mencadangkan penubuhan PTj hendaklah terlebih dahulu
mengenalpasti kelas atau entiti PTj yang hendak ditubuhkan.

5.1.2 Kertas cadangan penubuhan hendaklah disediakan dengan mengambil kira perkara-
perkara berikut:
i. Tujuan Kertas
ii. Nama PTj yang dipohon
iii. Latar Belakang
iv. Objektif Penubuhan
v. Justifikasi Penubuhan
vi. Struktur Organisasi PTj
vii. Perbandingan dengan Universiti tempatan
viii. Strategi Pelaksanaan (Aktiviti Mengikut Fasa - Nyatakan bagi tempoh lima (5)
tahun)
ix. Implikasi Perjawatan, Fizikal dan Kewangan

(i) Implikasi Perjawatan:

 Jumlah kakitangan sedia ada yang perlu dipindahkan ke PTj
baharu.

 Unjuran tambahan perjawatan yang diperlukan bagi tempoh lima (5)
tahun

 Penyediaan analisis jumlah kakitangan.

(ii) Implikasi Fizikal

 Kemudahan-kemudahan fizikal – pejabat dan prasarana sokongan
lain seperti bilik-bilik mesyuarat, bilik fail, makmal dan sebagainya.

 Perkakasan & perlatan pejabat merangkumi meja, kerusi, meja
mesyuarat, kaunter dan sebagainya.

 Kemudahan peralatan kerja sokongan yang merangkumi peralatan
fizikal seperti kemudahan pejabat, peralatan elektrik dan elektronik
seperti komputer, mesin faks, mesin fotostat, scanner dsb.

7

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

Kesemua senarai keperluan di atas perlu dianalisis dan disediakan
keperluan segera dan unjuran keperluan selaras dengan fungsi dan
peranan PTj bagi tempoh lima (5 tahun).

(iii) Implikasi Kewangan

 Keperluan peruntukan pembangunan (nyatakan perancangan
berdasarkan Rancangan Malaysia Lima Tahun).

 Keperluan peruntukan mengurus (termasuk emolumen kakitangan)
bagi tempoh lima (5) tahun.

 Keperluan peruntukan one-off bagi projek khas PTj bagi tempoh
lima (5) tahun.

x. Kesimpulan/Syor

4.1.3 Bagi penubuhan PTj bersifat akademik, selain daripada keperluan di perkara 4.1.2,
ia juga tertakluk kepada garis panduan yang ditetapkan oleh KPT.

5.2 Kelulusan Penubuhan
5.2.1 Pengesahan, perakuan dan kelulusan penubuhan PTj adalah tertakluk kepada pihak
berkuasa yang berkenaan:
(a) Kategori Akademik –

i. Jawatankuasa Perancangan Akademik (JKPA)
ii. Senat
iii. Lembaga Pengarah Universiti
iv. KPT
(b) Kategori Penyelidikan dan Pembangunan
i. Jawatankuasa Inovasi dan Penyelidikan Universiti
ii. Senat
iii. Lembaga Pengarah Universiti
iv. KPT (tertakluk jika melibatkan penawaran program akademik)
(c ) Kategori Perkhidmatan

i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)
ii. Lembaga Pengarah Universiti

8

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

(d) Kategori Khidmat Masyarakat

i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)

ii. Lembaga Pengarah Universiti

4.2.1 Tarikh penubuhan PTj

4.2.1.1 Bagi entiti akademik dan entiti penyelidikan dan pembangunan, tarikh
penubuhan adalah berdasarkan tarikh kelulusan LPU dan KPT (yang mana
berkaitan);

4.2.1.2 Bagi entiti perkhidmatan berdasarkan kelulusan Lembaga Pengarah
Universiti.

4.2.2 PTj baru hendaklah mula beroperasi tidak lebih enam (6) bulan daripada tarikh
kelulusan.
ATAU

4.2.3 Kelulusan penubuhan PTj baru tersebut akan terbatal dengan sendirinya.

6.0 Proses Pembubaran PTj
6.1 Cadangan Pembubaran
6.1.1 Pihak-pihak yang mencadangkan pembubaran PTj hendaklah terlebih dahulu
mengenal pasti tujuan dan justifikasi pembubaran.
6.1.2 Kertas kerja cadangan pembubaran hendaklah disediakan dengan mengambil kira
perkara-perkara berikut:

6.1.2.1 Implikasi Perjawatan:

a. Proses penyerapan, agihan ATAU penempatan semula perjawatan
sedia ada.

b. Proses penamatan jawatan kakitangan kontrak dan sambilan.
c. Penyerahan tugas setiap kakitangan.

d. Pengagihan dan penyerahan dokumen dan rekod.

9

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

6.1.2.2 Implikasi Fizikal

a. Proses penyerahan dan agihan kemudahan-kemudahan
fizikal/makmal/peralatan.

b. Pengurusan penyerahan dan pemindahan aset, inventori dan bekalan
pejabat.

c. Proses pelupusan asset dan inventori yang telah mencapai usia
pelupusan atau diistiharkan rosak dan tidak boleh digunakan.

6.1.2.3 Implikasi Kewangan

a. Proses penutupan akaun pusat kos dan pemindahan akaun kepada
pusat kos yang baru.

b. Proses penutupan akaun amanah PTj

6.1.2.4 Implikasi Pengurusan Fail & Rekod

a. Proses penutupan fail-fail dan rekod.
b. Proses penyimpanan fail-fail dan rekod
c. Penyediaan untuk proses pelupusan fail-fail dan rekod.

6.1.3 Kelulusan Pembubaran

6.1.3.1 Pengesahan, perakuan dan kelulusan pembubaran adalah tertakluk kepada
pihak berkuasa yang berkenaan:

6.1.3.1.1 Kategori Akademik

a. Jawatankuasa Perancangan Akademik (JKPA)

b. Senat
c. Lembaga Pengarah Universiti

6.1.3.1.2 Kategori Penyelidikan dan Pembangunan

a. Jawatankuasa Inovasi dan Penyelidikan Universiti
b. Senat
c. Lembaga Pengarah Universiti

6.1.3.1.3 Kategori Perkhidmatan

10

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

a. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)
b. Lembaga Pengarah Universiti
6.1.3.2 Kategori Khidmat Masyarakat
d. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)
e. Lembaga Pengarah Universiti

6.1.4 Tarikh Pembubaran PTj
6.1.4.1 Bagi Kategori Akademik dan Kategori Penyelidikan dan Pembangunan
berdasarkan tarikh perakuan Lembaga Pengarah Universiti;
6.1.4.2 Bagi Kategori Perkhidmatan dan Kategori Khidmat Masyarakat
berdasarkan kelulusan Lembaga Pengarah Universiti.

6.1.5 PTj hendaklah mula dibubarkan tidak lebih dua (2) bulan daripada tarikh kelulusan.

7.0 Proses Penstrukturan Semula PTj
7.1 Cadangan Penstrukturan Semula PTj
7.1.1 Pihak-pihak yang mencadangkan penstrukturan semula PTj hendaklah terlebih
dahulu mengenalpasti tujuan dan justifikasi penstrukturan semula.
7.1.2 Kertas kerja cadangan penstrukturan semula hendaklah disediakan dengan
mengambil kira perkara-perkara berikut:

7.1.2.1 Implikasi Perjawatan:

a. Proses penyerapan ATAU penempatan semula perjawatan sedia
ada.

b. Proses penamatan ATAU pelanjutan jawatan kakitangan kontrak
dan sambilan dengan justifikasi pelanjutan yang baru.

c. Penstrukturan semula tugas setiap kakitangan.

7.1.2.2 Implikasi Fizikal

a. Proses penyerahan, penyusunan semula dan agihan kemudahan-
kemudahan fizikal/makmal/peralatan.

11

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

b. Pengurusan penyerahan, penyusunan semula dan pemindahan
aset, inventori dan bekalan pejabat.

c. Proses pelupusan aset dan inventori yang telah mencapai usia
pelupusan atau diistiharkan rosak dan tidak boleh digunakan.

7.1.2.3 Implikasi Kewangan (Bagi Pusat Tanggungjawab Yang Menjalani Proses
Penggabungan)

a. Proses penutupan akaun pusat kos dan pemindahan akaun kepada
pusat kos yang baru.

b. Proses pembukaan semula akaun pusat kos yang baru.

c. Proses penutupan akaun dan pembukaan semula akaun amanah di
Pusat Tanggungjawab yang baru.

7.1.2.4 Implikasi Pengurusan Fail & Rekod
a. Proses penutupan fail-fail dan rekod.
b. Proses penyimpanan fail-fail dan rekod
c. Proses pengkatalogan semula fail-fail dan rekod.
d. Penyediaan untuk proses pelupusan fail-fail dan rekod.

7.2 Kelulusan Penstrukturan Semula
7.2.1 Pengesahan,perakuan dan kelulusan penstrukturan semula adalah tertakluk kepada
pihak berkuasa yang berkenaan:
7.2.1.1 Kategori Akademik
a. Jawatankuasa Perancangan Akademik (JKPA)
b. Senat
c. Lembaga Pengarah Universiti
d. KPT

12

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

7.2.1.2 Kategori Penyelidikan dan Pembangunan
a. Jawatankuasa Inovasi dan Penyelidikan Universiti
b. Senat
c. Lembaga Pengarah Universiti

7.2.1.3 Kategori Perkhidmatan
a. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)
b. Lembaga Pengarah Universiti

7.2.1.4 Kategori Khidmat Masyarakat

a. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)
b. Lembaga Pengarah Universiti

7.2.2 Tarikh Penstrukturan PTj

7.2.2.1 Bagi Kategori Akademik dan Kategori Penyelidikan dan Pembangunan
berdasarkan tarikh perakuan Lembaga Pengarah Universiti;

7.2.2.2 Bagi Kategori Perkhidmatan dan Kategori Khidmat Masyarakat
berdasarkan kelulusan Lembaga Pengarah Universiti.

8. 7.2.3 PTj baru hendaklah mula beroperasi tidak lebih enam (6) bulan daripada tarikh
kelulusan.
13
ATAU

7.2.4 Kelulusan penubuhan PTj baru tersebut akan terbatal dengan sendirinya selepas
pemakluman rasmi ke JKPU.

Am

8.1 Bagi PTj yang ditubuhkan atas keperluan mendesak atau atas dasar negara, ketua
PTj yang telah dilantik bagi PTj tersebut perlu menyediakan kertas penubuhan PTj
berkenaan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan bagi tujuan rekod.

8.2 Format Kertas Cadangan Penubuhan, Kertas Cadangan Pembubaran Pusat
Tanggungjawab dan Kertas Cadangan Penstrukturan Semula adalah seperti di
Lampiran I, Lampiran II dan Lampiran III.

8.3 Contoh PTj yang telah disenaraikan mengikut entiti utama Universiti seperti di
Lampiran IV.

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

Lampiran I

FORMAT KERTAS
CADANGAN PENUBUHAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

1. Tujuan Kertas

2. Nama Pusat Tanggungjawab yang dipohon

3. Latar Belakang

4. Objektif Penubuhan

5. Justifikasi Penubuhan

6. Struktur Organisasi Pusat Tanggungjawab

7. Perbandingan dengan Universiti tempatan

8. Strategi Pelaksanaan (Aktiviti Mengikut Fasa)

a. Nyatakan bagi tempoh dua hingga lima (5) tahun.

9. Implikasi Perjawatan, Fizikal dan Kewangan

a. Implikasi Perjawatan:
i. Jumlah kakitangan sedia ada yang perlu dipindahkan ke Pusat Tanggungjawab
baru.
ii. Unjuran tambahan perjawatan yang diperlukan bagi tempoh lima (5) tahun
iii. Penyediaan analisis jumlah kakitangan.

b. Implikasi Fizikal
i. Kemudahan-kemudahan fizikal – pejabat dan prasarana sokongan lain seperti bilik-
bilik mesyuarat, bilik fail, makmal dan sebagainya.

ii. Perkakasan & perlatan pejabat merangkumi meja, kerusi, meja mesyuarat, kaunter
dan sebagainya.

iii. Kemudahan peralatan kerja sokongan yang merangkumi peralatan fizikal seperti
kemudahan pejabat, peralatan elektrik dan elektronik seperti komputer, mesin faks,
mesin fotostat, scanner dsb.

14

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

Kesemua senarai keperluan di atas perlu dianalisis dan disediakan keperluan segera dan
unjuran keperluan selaras dengan fungsi dan peranan Pusat Tanggungjawab bagi tempoh
lima (5 tahun).
c. Implikasi Kewangan
i. Keperluan peruntukan pembangunan (nyatakan perancangan berdasarkan

Rancangan Malaysia Lima Tahun).
ii. Keperluan peruntukan mengurus (termasuk emolumen kakitangan) bagi tempoh

lima (5) tahun.
iii. Keperluan peruntukan one-off bagi projek khas Pusat Tanggungjawab bagi tempoh

lima (5) tahun.
10. Kesimpulan/Syor

15

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

Lampiran II

FORMAT KERTAS
CADANGAN PEMBUBARAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

1. Tujuan Kertas Cadangan Pembubaran

2. Latar Belakang Pusat Tanggungjawab

3. Justifikasi Pembubaran Pusat Tanggungjawab

4. Implikasi Perjawatan, Kewangan dan Prasarana, Pengurusan Fail dan Rekod

i. Implikasi Perjawatan

e. Proses penyerapan, agihan ATAU penempatan semula perjawatan sedia ada.
f. Proses penamatan jawatan kakitangan kontrak dan sambilan.
g. Penyerahan tugas setiap kakitangan.
h. Pengagihan dan penyerahan dokumen dan rekod.

ii. Implikasi Fizikal

a. Proses penyerahan dan agihan kemudahan-kemudahan fizikal/makmal/peralatan.

b. Pengurusan penyerahan dan pemindahan aset, inventori dan bekalan pejabat.

c. Proses pelupusan asset dan inventori yang telah mencapai usia pelupusan atau diistiharkan
rosak dan tidak boleh digunakan.

iii. Implikasi Kewangan

v. Proses penutupan akaun pusat kos dan pemindahan akaun kepada pusat kos yang baru.

vi. Proses penutupan akaun amanah Pusat Tanggungjawab.

iv. Implikasi Pengurusan Fail & Rekod

a. Proses penutupan fail-fail dan rekod.
b. Proses penyimpan fail-fail dan rekod
c. Penyediaan untuk proses pelupusan fail-fail dan rekod.

5. Kesimpulan/Syor

16

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

Lampiran III

FORMAT KERTAS
CADANGAN PENSTRUKTURAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
1. Tujuan Kertas Cadangan Penstrukturan Semula
2. Latar Belakang Pusat Tanggungjawab
3. Justifikasi Penstrukturan Semula
4. Implikasi Perjawatan, Kewangan dan Prasarana

i. Implikasi Perjawatan
a. Proses penyerapan ATAU penempatan semula perjawatan sedia ada.
b. Proses penamatan ATAU pelanjutan jawatan kakitangan kontrak dan sambilan dengan
justifikasi pelanjutan yang baru.
c. Penstrukturan semula tugas setiap kakitangan.
d. Penyusunan semula dan proses pengkatalogan dokumen, fail dan rekod.

ii. Implikasi Fizikal
a. Proses penyerahan, penyusunan semula dan agihan kemudahan-kemudahan
fizikal/makmal/peralatan.
b. Pengurusan penyerahan, penyusunan semula dan pemindahan aset, inventori dan bekalan
pejabat.
c. Proses pelupusan asset dan inventori yang telah mencapai usia pelupusan atau diistiharkan
rosak dan tidak boleh digunakan.

iii. Implikasi Kewangan
a. Proses penutupan akaun pusat kos dan pemindahan akaun kepada pusat kos yang baru.
b. Proses pembukaan semula akaun pusat kos yang baru.
c. Proses penutupan akaun dan pembukaan semula amanah di Pusat Tanggungjawab yang
baru.

17

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

iv. Implikasi Pengurusan Fail & Rekod
a. Proses penutupan fail-fail dan rekod.
b. Proses penyimpan fail-fail dan rekod
c. Penyediaan untuk proses pelupusan fail-fail dan rekod.

6. Kesimpulan/Syor

18

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

CARTA ALIR PROSES PENUBUHAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
Mula

Mengenalpasti Kategori PTj yang hendak ditubuhkan

Menyediakan Kertas Cadangan Penubuhan PTj berdasarkan format
penyediaan kertas cadangan yang telah ditetapkan

Hantar ke Jawatankuasa yang berkenaan untuk pengesahan

Bagi Kategori Akademik dan Kategori Bagi Kategori Perkhidmatan & Kategori
Penyelidikan dan Pembangunan kertas Khidmat Masyarakat kertas cadangan yang

cadangan yang telah disahkan akan telah disahkan akan dipanjangkan ke
dipanjangkan ke Mesyuarat Senat untuk Mesyuarat JKPU untuk perakuan

perakuan Kertas cadangan yang telah diperakukan
Mesyuarat Pengurusan Eksekutif akan
Kertas cadangan yang telah diluluskan Senat dikemukakan ke Mesyuarat Lembaga
akan dikemukakan ke Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan

Pengarah Universiti untuk kelulusan

Bahagian Govenan akan memaklumkan kelulusan/perakuan atau sebarang
pindaan yang perlu dibuat kepada pihak yang berkenaan

PTj baru hendaklah mula beroperasi tidak lebih enam (6) bulan daripada tarikh kelulusan

Tamat

19

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

CARTA ALIR PROSES PEMBUBARAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

Mula

Mengenalpasti Kategori PTj yang hendak dibubarkan

Menyediakan Kertas Cadangan Pembubaran PTj berdasarkan format
penyediaan kertas cadangan yang telah ditetapkan

Hantar ke Jawatankuasa yang berkenaan untuk pengesahan

Bagi Kategori Akademik dan Kategori Bagi Kategori Perkhidmatan & Kategori
Penyelidikan dan Pembangunan kertas Khidmat Masyarakat kertas cadangan yang

cadangan yang telah disahkan akan telah disahkan akan dipanjangkan ke
dipanjangkan ke Mesyuarat Senat untuk Mesyuarat JKPU untuk perakuan

perakuan Kertas cadangan yang telah diperakukan
Mesyuarat Pengurusan Eksekutif akan
Kertas cadangan yang telah diluluskan Senat dikemukakan ke Mesyuarat Lembaga
akan dikemukakan ke Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti untuk kelulusan

Pengarah Universiti untuk kelulusan

Bahagian Govenan akan memaklumkan kelulusan/perakuan atau sebarang
pindaan yang perlu dibuat kepada pihak yang berkenaan

PTj baru hendaklah mula dibubarkan tidak lebih dua (2) bulan daripada tarikh kelulusan

Tamat

20

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

CARTA ALIR PROSES PENSTRUKTURAN SEMULA PUSAT TANGGUNGJAWAB

Mula

Mengenalpasti Kategori PTj yang hendak distrukturkan

Menyediakan Kertas Cadangan Penstrukturan Semula PTj berdasarkan format
penyediaan kertas cadangan yang telah ditetapkan

Hantar ke Jawatankuasa yang berkenaan untuk pengesahan

Bagi Kategori Akademik dan Kategori Bagi Kategori Perkhidmatan dan Kategori
Penyelidikan & Pembangunan kertas Khidmat Masyarakat kertas cadangan yang
cadangan yang telah disahkan akan
dipanjangkan ke Mesyuarat Senat untuk telah disahkan akan dipanjangkan ke
Mesyuarat JKPU untuk perakuan
perakuan
Kertas cadangan yang telah diperakukan
Kertas cadangan yang telah diluluskan Senat Mesyuarat Pengurusan Eksekutif akan
akan dikemukakan ke Mesyuarat Lembaga dikemukakan ke Mesyuarat Lembaga
Pengarah Universiti untuk kelulusan
Pengarah Universiti untuk kelulusan

Bahagian Govenan akan memaklumkan kelulusan/perakuan atau sebarang
pindaan yang perlu dibuat kepada pihak yang berkenaan

PTj baru hendaklah mula beroperasi tidak lebih enam (6) bulan daripada tarikh kelulusan

Tamat

21

AKADEMIK PENYEL
Pusat Pengurusan Penyelidik
Fakulti (9) Makmal Penyelidikan Pendidi
Institut Peradaban Melayu (IP
Institut Pengajian Siswazah National Child Development R
Kursi Za’ba
Pusat Program Luar Kursi Tun Ghafar Baba

Akademi Pendidikan (Sekolah Makmal)

Pusat kokurikulum

Pusat Latihan Mengajar & Industri (PULAMI)

22

KOD DASAR:BG/TU/01/2018

Lampiran IV

LIDIKAN PERKHIDMATAN
kan & Inovasi
ikan UPSI (MPPU) Bendahari
PM)
Research Centre (NCDRC) Jabatan Pengurusan Pembangunan & Harta Benda

Perpustakaan Tuanku Bainun

Bahagian Hal Ehwal Antarabangsa

Bahagian Pembangunan Akademik & Kualiti

Bahagian Sumber Manusia

Bahagian Govenan

Bahagian Audit Dalam

Bahagian Perancangan Korporat

Pusat ICT

Muzium Pendidikan Nasional

Pusat Islam

Pusat Pembangunan Keusahawanan & Kepenggunaan

Bahagian Hal Ehwal Akademik

Bahagian Komunikasi Korporat

Bahagian Pengangkutan

Bahagian Keselamatan

Unit Kesihatan & Keselamatan Pekerjaan

Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Pusat Perhubungan Alumni

AKADEMIK PENYEL

23

LIDIKAN KOD DASAR:BG/TU/01/2018

PERKHIDMATAN
Pusat kebudayaan
Pusat Kesihatan
Pusat Sukan
Pusat Transformasi Pelajar & Alumni
Kolej Kediaman