KOMUNIKASI PERKANTORAN P r a k t i k A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n KELOMPOK 2
Andi Fiqih Alfatira 2002016054 Riska Paramitha 2002016055 Fajar Didi Athaullah 2002016058 Alfiatin Regina 2002016062 Lidea Adelina 2002016076 Rahmatya 2002016087 Muhammad Yusuf 2002016097 Nur Fadillah 2002016100 Jubaidah 2002016103 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Kata Pengantar BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang BAB 2 Pembahasan 2.1 Pengertian Komunikasi Perkantoran 2.2 Etika Komunikasi Perkantoran 2.3 Proses Komunikasi Kantor 2.4 Bentuk Komunikasi Kantor 2.5 Ruang Lingkup Media Komunikasi Kantor 2.6 Media Komunikasi Eksternal 2.7 Media Komunikasi Internal 2.8 Efektifitas Komunikasi Kantor BAB 3 3.1 Kesimpulan Daftar Pustaka l Daftar Isi
Puji syukur kepada Allah SWT, karena atas rahmat-Nya, kelompok kami dapat menyelesaikan E-book dengan judul “Komunikasi Perkantoran’ dengan lancar. E-book ini ditulis untuk membantu mahasiswa dan seluruh masyarakat yang membutuhkan materi dan juga pengayaan tentang komunikasi perkantoran. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada ibu Dini Zulfiani, S.Sos, M.Si selaku dosen pembimbing mata kuliah Praktik Administrasi Perkantoran. Kami menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan E-book ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik membangun untuk perbaikan. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca. Samarinda, 28 Februari 2023
PENDAHULUAN Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan tergantung kepada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain. Komunikasi adalah suatu proses atau tindakan komunikasi berupa suatu pengiriman pesan yang berorientasikan tujuan melalui suatu medium atau media, dari seseorang kepada orang lain yang menerima pesan tersebut Sehingga komunikasi menjadi suatu bidang yang sangat penting dalam aspek setiap kehidupan. Komunikasi Perkantoran sangat penting dalam kegiatan kantor menilai dari hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Dalam setiap kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi atau keterangan yang mengandung arti dan kegunaan bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah suatu penyampaian berita atau keterangan-keterangan yang mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor. 1
Pengirim warta (communicator) Warta, keterangan, buah pikiran Alat atau sarana untuk menyampaikan warta Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau saran yang bersangkutan Menerima warta (communicate) Dalam garis besarnya komunikasi memiliki unsur-unsur sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. APA ITU KOMUNIKASI Dalam proses komunikasi terdapat gagasan-gagasan yang cermat dari seseorang kepada orang lain sehingga tercapai tindakan yang diharapkan. Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan, komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik. Ialah penyampaian opini kepada yang mengandung berbagai macam keterangan dari seseorang lain kepada orang lain. KOMUNIKASI PERKANTORAN 2
Komunikasi perkantoran merupakan proses pengiriman atau pembicaraan antara seseorang dengan orang lain didalam kelompok baik formal maupun informal. Dalam proses komunkasi terdapat dua bentuk komunikasi diantaranya yaitu: KOMUNIKASI DALAM PERKANTORAN/ORGANISASI 1.Komunikasi internal. Bentuk pertukaran ide ataupun informasi didalam kantor sebagai pegawai. 2.Komunikasi eksternal Dilakukan untuk membawa informasi masuk maupun keluar dari organisasi demi mencapai tujuan 3
Tidak hanya jenis komunikasi internal dan eksternal dalam perkantoran, namun juga terdapat pembagian komunikasi lain dalam perkantoran, yakni : TTAAHHUUKKAAHH KAMU ? Komunikasi Formal. Komunikasi ini dibangun oleh struktur organisasi. Dalam hal ini terdapat dua proses komunikasi yaitu komunikasi dari atas ke bawah , komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi horizontal. (1) Komunikasi dari atas ke bawah adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan dengan tujuan mendiskripsikan intruksi tugas yang bersifat spesifik yang seharusnya dilakukan oleh orang yang menduduki jabatan tersebut dengan waktu yang telah ditentukan. Melalui komunikasi dari atas ke bawah seorang pemimpin dapat melakukan koordinasi terhadap bagian -bagian organisasi yang ada di bawah tanggung jawabnya. (2) Komunikasi dari bawah ke atas adalah komunikasi yang terjadi antara bawahan dengan atasan, hal ini untuk memperoleh umpan balik dari para bawahan. 4
Keuntungan dari proses komunikasi ini adalah terciptanya saluran yang menyebabkan manajemen dapat mengukur iklim organisasi dan mengenali bidang yang menjadi peerhatian para bawahan. Seperti iklim organisasi yang tidak kohesif atau produktivitas yang rendah dalam organisasi. (3) Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi diantara orang – orang yang menduduki posisi yang secara hirarkis pada tingat yang sama. Komunikasi ini memiliki fungsi dalam organisasi yang bersifat integrative dan koordinatif. Dalam konteks posisi tingkat tinggi dalam organisasi bisnis, para direktur dalam bidang pemasaran, keuangan dan produksi dengan komunikasi ini dapat melakukan koordinasi dalam upaya membangun rencana integratif perusahaan pada lima tahun ke depan. Koordinasi pada individu yang memiliki jabatan yang sama sangat membantu tercapainya tujuan perusahaan atau tujuan organisasi pada umumnya. Komunikasi informal Komunikasi ini terjadi dengan adanya individu – individu yang saling berhubungan secara spontan atau ilmiah. Komunikasi ini bisa dijadikan pelengkap komunikasi formal dalam suatu organisasi. Komunikasi informal dapat terjadi karena beberapa sebab: (1) apabila informasi yang diterima dirasakan belum atau sulit untuk diperoleh maka orang – orang tertentu berupaya untuk mendapatkan melalui komunikasi informal. (2) apabila timbul ketidak nyamanan, maka untuk menghindarai terjadinya rasa tidak nyaman, mereka butuh melakukan komunikasi informal. (3) apabila orang tidak menyukai orang lain, maka mereka mendapatkan keuntungan dengan menyebar rumor negative tentang orang tersebut melalui komunikasi informal. (4) apabila seseorang memperoleh informasi baru, dan dia menginginkan agar orang lain juga bisa tahu, maka melalui komunikaso informal bisa tersalurkan. 5
KOMUNIKASI PERKANTORAN Etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat. Etika dan komunikasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimanapun dan dengan siapapun orang berkomunikasi, pertimbangan etis harus selalu diperhatikan agar lawan bicara dapat menerima dengan baik. Etika dalam suatu pembicaraan harus digunakan untuk menghargai dan menghormati lawan bicara. Etika komunikasi perkantoran merupakan istilah yang mempunyai pengertian sendiri, yakni norma, nilai atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran. Pada dasarnya komunikasi perkantoran dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka) maupun dengan menggunakan media telepon. Sedangkan secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat. Baik komunikasi langsung maupun tidak langsung. 6
Dalam suatu organisasi penerapan etika komunikasi dibutuhkan untuk semua bentuk kegiatan kerja. Etika komunikasi yaitu etika komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor (office communication) dengan terciptanya komunikasi timbal balik yang baik antara pimpinan dan pegawai, akan menimbulkan produktifitas kerja yang baik. Dengan kata lain tanpa adanya komunikasi, maka pekerjaan kantor akan menjadi tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan sehingga tujuan-tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi di perkantoran adalah semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini : 1. Tata krama pergaulan yang baik 2. Norma kesusilaan dan berbudi pekerti 3. Norma sopan santun dalam segala tindakan 7
1) Etika Terhadap Tamu Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerima tamu. Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut : A) Sebelum tamu datang, hendaknya ruangan untuk menerima tamu sudah diperiksa terlebih dahulu penataannya, khususnya yang berkaitan dengan kenyamanan, kebersihan, dan kerapihan. Lengkapi juga ruangan tersebut dengan beberapa perlengkapan, seperti majalah, Koran, brosur, atau katalog perusahaan. B) Mendadak ada tugas di luar kantor, sekretaris harus memberitahukan dan meminta maaf atas keterlambatan kepada tamu (prioritas perlu dipertimbangkan) C) Penerima tamu adalah wajah perusahaan. Oleh karena itu, ketika tamu datang sambutlah dengan segera dan sikap yang ramah. Jangan sekedar menengok ke samping atau bersikap tidak peduli seolah sedang sibuk pekerjaan lain. d)Jika tamu datang, hendaknya Anda berdiri, tersenyum, dan bersalaman. D) Tunjukkanlah sikap bersahabat untuk selalu siap menerima atau memberikan bantuan. E) Membukakan pintu untuk tamu. Jika daun pintu bergerak ke arah dalam, Anda masuk dulu, dorong (buka) pintunya, lalu persilahkan tamu untuk masuk. Jika daun pintu bergerak keluar, buka pintu lebar-lebar, lalu persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu. F) Ketika menghantar tamu, tunjukkan ke arah yang dituju dan dengan telapak tangan ke arah atas dan jari rapat, sebab menunjuk arah dengan telunjuk adalah sikap yang tidak sopan. Etika Komunikasi Perkantoran terbagi menjadi beberapa yaitu: 8
2) Etika Berkomunikasi Melalui Telepon Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui telepon. Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut: A) Selalu siapkan alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan pesan-pesan yang kita terima dan catatlah pesan tersebut B) Pegang gagang pesawat telepon dengan tangan kiri, dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara kita jelas terdengar dan dapat menerima suara dengan jelas. C) Usahakan suara napas kita teratur dengan baik sehingga pada saat berbicara tidak terdengar suara mendengus di telepon. D) Hindari menggunakan kata “Halo” saat membuka percakapan, kata halo terkesan santai dan kurang formal, sehingga kurang tepat digunakan saat berkomunikasi via telepon di lingkungan kantor. Kata “Halo” bias diganti dengan memberi salam kepada penelepon. Contohnya “Selamat pagi, PT Danareksa di sini” atau “Selamat siang, saya Kinanti dari PT Danareksa”. Jika telepon berasal dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut “Dengan Vania, dari bagian pemasaran di sini”. E) Simaklah pembicaraan penelepon dengan baik, fokus pada hal-hal yang dibicarakan, jangan bersikap kurang setuju pada pembicaraan, dan hindari meminta penelepon mengulangi pembicaraan. Contohnya “Maaf Pak, kurang jelas, bisa diulang?”. Hal ini terkesan kurang sopan, apalagi kita tidak tahu pasti siapa penelepon tersebut, apakah orang penting, relasi pimpinan Anda, atau pejabat pemerintah. 9
PROSES KOMUNIKASI KANTOR Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi, dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasikan lingkungannya dan orang lain. Di dalam suatu instansi atau organisasi tentunya sangat membutuhkan komunikasi untuk berinteraksi antara satu dengan yang lainnya. Komunikasi kantor adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui media tertentu dengan menggunakan bahasa tertentu, yang terjadi pada suatu kantor. 10
KANTOR Manfaat yang terjadi dalam kantor apabila proses komunikasi berjalan dengan baik : P R O S E S K O M U N I K A S I Peningkatan Produktivitas Peningkatan Semangat Kerja Pegawai Kepuasan Kerja yang Lebih Tinggi Mengurangi Tingkat Perputaran Karyawan (Turn over) Meningkatkan Kepercayaan Pegawai Kepada Manajemen Kerja Sama Tim yang Lebih Kuat Peningkatan Pengetahuan Penguatan Partisipasi Pegawai Pengembangan Budaya Organisasi yang Lebih Kuat 11
Aktivitas komunikasi perkantoran terbagi menjadi tiga yaitu komunikasi formal-non-formal, komunikasi primer-sekunder dan komunikasi intern-ekstern. P R O S E S K O M U N I K A S I K A N T O R Komunikasi Formal dan Non-Formal Komunikasi formal adalah proses penyampaian pesan dengan memanfaatkan saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi perkantoran. Komunikasi non-formal adalah proses penyampaian pesan dan penerimaan pesan yang berlangsung secara tidak resmi dan tidak terikat saluran birokrasi formal yang tersedia didalam organisasi perkantoran. 12
KOMUNIKASI PRIMER DAN SEKUNDER proses komunikasi kantor KKoommuunniikkaassii pprriimmeerr aaddaallaahh pprroosseess kkoommuunniikkaassii ddiimmaannaa sseeoorraanngg kkoommuunniikkaattoorr mmeennyyaammppaaiikkaann ppeessaann sseeccaarraa llaannggssuunngg kkeeppaaddaa kkoommuunniikkaann ttaannppaa mmeenngggguunnaakkaann mmeeddiiaa.. Komunikasi sekunder adalah semua proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media, Faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi primer : • Persepsi atau penilaian • Pengalaman • Daya tarik fisik • familiarity 13
Merupakan forum strategis bagi manajemen untuk menyampaikan kebijakan organisasi Karyawan mendapatkan kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen Komunikasi intern merupakan langkah awal membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar Sebagai sarana pendorong motivasi dan semangat kerja karyawan Menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dan manajemen Komunikasi intern adalah proses komunikasi yang terjadi di suatu kantor dan hanya melibatkan orangorang yang menjadi bagian internal suatu organisasi internal. Arti penting komunikasi intern bagi organisasi : proses komunikasi kantor KOMUNIKASI INTERN DAN EKSTERN Komunikasi ekstern adalah proses komunikasi antara sebuah organisasi dengan pihak-pihak diluar organisasi. Komunikasi antara kantor dengan customer Komunikasi antara kantor dengan pemegang saham Komunikasi antara kantor dengan masyarakat umum Bentuk pola komunikasi ekstern : 14
RUANG LINGKUP MEDIA KOMUNIKASI KANTOR Komunikasi merupakan salah satu kegiatan rutin dari suatu kantor. Berdasarkan hasil dari suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja kita, kita pergunakan untuk komunikasi: 5% dipergunakan untuk menulis, 10% dipergunakan untuk membaca, 35% dipergunakan untuk berbicara, dan 50% dipergunakan untuk mendengarkan. Oleh karena itu komunikasi kantor harus efektif, yaitu pesan yang disampaikan harus diterima dengan baik oleh komunikan. Agar komunikasi efektif, komunikator harus merencanakan komunikasi dengan baik, yaitu merumuskan pesan dengan jelas, menggunakan cara yang dapat dimengerti oleh penerima pesan, menyampaikan pesan secara lengkap, dilakukan dalam waktuyang tepat serta menggunakan media yang benar. 15
Ada empat ruang lingkup komunikasi kantor, yakni : 1. Konsep Dasar Komunikasi Sebelum melakukan proses komunikasi kantor, hendaknya seluruh pihak di dalam kantor dapat menguasai konsep dasar komunikasi. Misalnya sumber informasi, pengirim informasi, berita atau pesan yang akan disampaikan, tujuan komunikasi , dan lain sebagainya. 2. Asas Komunikasi Perkantoran Dalam hal ini, pegawai kantor harus memahami beberapa asas penting dalam komunikasi kantor. Asas tersebut ialah wajib meminta penjelasan jika informasinya kurang jelas, harus berbicara sejelas mungkin agar informasi mudah dipahami, berlangsung antara pikiran orang yang satu dengan lainnya, dan membuat orang lain paham soal informasi yang disampaikan. 3. Permasalahan Proses Komunikasi Terkadang dalam melakukan proses komunikasi kantor, ditemui beberapa kesalahan yang dapat mengakibatkan kesalahpahaman. Bagaimanapun, permasalahan ini harus diatasi supaya tidak berlanjut atau menyebabkan permasalahan yang lebih serius. 4. Media komunikasi Penting untuk menentukan media komunikasi apa saja yang akan digunakan dalam penyampaian informasi kantor. Misalnya dengan menggunakan telepon, surat, email, ataupun pertemuan tatap muka. Tentukan medianya sesuai dengan tujuan dan pihak yang akan diajak berkomunikasi. Perhatikan pula etika ketika berkomunikasi. Contohnya selau berbicara sopan kepada orang lain dan memastikan jika orang tersebut benar-benar paham terhadap apa yang sedang dibicarakan. RUANG LINGKUP MEDIA KOMUNIKASI KANTOR 16
Credibility (kepercayaan). Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. Context (perhubungan pertalian). Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil. Content (kepuasan). Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator. Clarity (kejelasan). Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambanglambang. 7 faktor agar komunikasi menjadi efektif, yakni : 1. 2. 3. 4. RUANG LINGKUP MEDIA KOMUNIKASI KANTOR 5. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi). Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu. 6. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita). Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita. 7. Channels of distribution (saluran pengiriman berita). Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluransaluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui radio, televisi dan telepon. 17
1. Komunikasi Internal Komunikasi internal adalah proses penyampaian pesan antara anggotaanggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, dan antara sesama bawahan. Proses komunikasi internal ini bisa berupa komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media massa). Komunikasi internal ini dibedakan menjadi dua, yaitu: a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan kepada pimpinan. b. Komunikasi horizontal, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. BENTUK KOMUNIKASI KANTOR 18
2. Komunikasi Eksternal. Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Komunikasi eksternal terdiri dari : a. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti; majalah organisasi, press release, artikel surat kabar atau majalah, pidato radio, film documenter, brosur, leaflet, poster, konferensi pers. b. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi ini merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. 3. Komunikasi Formal Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif, berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing - masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas. 4. Komunikasi Nonformal Komunikasi non formal adalah proses komunikasi yang berada diantara resmi dengan tidak resmi. Komunikasi jenis ini biasanya berupa berhubungan dengan hubungan pribadi. Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan. 19
Komunikasi eksternal adalah upaya organisasi untuk berkomunikasi dengan orang-orang dan organisasi eksternal lainnya tentang bisnis mereka, produk, dan/atau layanannya. Komunikasi eksternal difokuskan pada penyebaran berita secara efektif kepada audiens target, termasuk pelanggan, pemasok, penyedia layanan, dan pemangku kepentingan lain yang terlibat dalam bisnis. Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk meningkatkan pendapatan di satu sisi dan meminimalkan biaya di sisi lain. Contoh umum dari komunikasi eksternal termasuk kegiatan periklanan dan publisitas, siaran pers, publikasi, buletin, kampanye digital, situs web, dan banyak lagi. MEDIA KOMUNIKASI EKSTERNAL 20
Kesadaran masyarakat merupakan faktor yang sangat penting dalam bisnis. Ini sama pentingnya dengan pendapatan. Komunikasi bisnis yang efektif sangat penting dalam membentuk citra organisasi kepada masyarakat secara keseluruhan (kesan sosial yang penting bagi perusahaan dalam jangka panjang) dan bagi pelanggan yang ada dan yang akan datang, calon investor, dan pemangku kepentingan lainnya. Semua upaya komunikasi eksternal membantu perusahaan mempublikasikan produk, layanan, lokasi, dan informasi penting lainnya. Mungkin fungsi terpenting dari komunikasi bisnis eksternal adalah menemukan pelanggan baru. Tujuan utama dari komunikasi eksternal adalah untuk mencari pelanggan, menjual produk dan jasa, menghasilkan uang, dan meningkatkan keuntungan untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan bisnis Anda. MEDIA KOMUNIKASI EKSTERNAL 21
MEDIA KOMUNIKASI EKSTERNAL Salah satu faktor terpenting yang harus dipertimbangkan secara serius adalah potensi reaksi publik saat menggunakan teknologi interaktif seperti media sosial. Satu komentar negatif dapat memicu reaksi berantai yang merusak citra jaringan superior sempurna. Kerusakan gambar seperti itu tidak dapat diubah dalam waktu singkat. Namun, manfaat teknologi baru yang memungkinkan organisasi untuk berkomunikasi dengan khalayak luas di wilayah yang luas lebih besar daripada risikonya. Praktik komunikasi modern memaksa bisnis untuk menggunakan media digital sebanyak mungkin untuk menjangkau pelanggan mereka. Komunikasi bisnis dengan dunia luar adalah kunci untuk terbuka untuk umum, tetapi ada tantangan jika Anda tidak berkomunikasi dengan sangat hati-hati. 22
MEDIA KOMUNIKASI INTERNAL Media internal biasanya ditujukan untuk khalayak internal lembaga, mulai pemilik saham, komisaris, direksi, manajer, hingga karyawan paling bawah. Rosady Ruslan dalam Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations (2008) mendefinisikan media Internal sebagai media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan nonkomersial serta lazim digunakan dalam aktivitas Public Relations (PR). Media internal biasanya dikelola oleh bagian Humas sebagai salah satu pelaksanaan fungsi komunikasi internal lembaga.Media publikasi ini merupakan jembatan komunikasi antara manajemen dengan karyawan dan antar-karyawan. Media internal juga memiliki peran sebagai alat untuk pembentuk citra (image building) suatu lembaga karena fungsi media internal juga dapat dijadikan sebagai media promosi.Media Internal adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan berbagai informasi kegiatan suatu lembaga. Baik penerima maupun pengirim informasi media internal ialah orang dalam atau publik iternal, terdiri atas pimpinan, anggota, pegawai, maupun unit kerja di dalam perusahaan tersebut 23
JENIS-JENIS MEDIA KOMUNIKASI INTERNAL 1. The Sales Bulletin Buletin Penjualan adalah media komunikasi reguler antara seorang sales manajer dengan salesman di lapangan. 2. The Newsletter Newsletter atau nawala adalah lembaran cetakan berupa pamflet atau surat kabar yang diterbitkan pada waktu-waktu tertentu yang berisi tentang perkembangan perusahaan.Nawala merupakan alat komunikasi yang digunakan seorang/sekelompok humas dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk yang dihasilkan, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu publiknya dalam berhubungan dengan urusan bisnisnya. Pengiriman nawala dilakukan secara teratur memungkinkan pihak yang terkait untuk mengetahui perkembangan informasi dan keadaan dalam perusahaan. 3. The Magazine Majalah atau In-house Magazine berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan. 4. The Tabloid Newspaper Media internal bertentuk tabloid. Mirip surat kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek dan ilustrasi; 5. The Wall Newspaper Bentuk media komunikasi staf atau karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia dikenal dengan majalah dinding (mading) atau papan pengumuan/papan informasi. Bentuk Media Internal menurut Linggar Anggoro: a. Newsletter b. Koran atau Tabloid c. Majalah Dinding d. Majalah e. Cetakan Khusus 24
Efektivitas komunikasi kantor sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi dengan baik dan efisien. Komunikasi yang efektif di kantor memungkinkan informasi dan ide-ide untuk disampaikan dengan jelas dan tepat waktu, mengurangi kesalahan dan kebingungan, meningkatkan kerjasama antar tim,dan membantu meningkatkan produktivitas. 25 EFEKTIVITAS KOMUNIKASI KANTOR
tips untuk meningkatkan efektivitas komunikasi kantor: 1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami 4. Tetap Terbuka untuk Masukan Terima masukan dan kritik dengan baik 2. Gunakan Media Komunikasi yang Tepat Setiap jenis pesan membutuhkan media komunikasi yang berbeda-beda. 3. Dengarkan dengan Aktif Jangan hanya fokus pada apa yang ingin Anda sampaikan. Luangkan waktu untuk mendengarkan dengan aktif dan memahami sudut pandang orang lain 5. Berikan Feedback dengan Konstruktif Jika Anda memberikan feedback 6. Jangan Mengabaikan Komunikasi yang Tidak Langsung Komunikasi tidak selalu bersifat langsung, seperti email atau memo 26
KESIMPULAN Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi dalam sebuah perkantoran itu berperan sangat penting disetiap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di sebuah perkantoran. Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. komunikasi di dalam kantor ialah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain yang berlangsung atau yang teradi dalam suatu kantor antara pimpinan ke bawahan maupun sebaliknya ataupun juga dari pegawai ke sesama pegawai. komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. komunikasi yang baik adalah bagaimana gaya komunikasi dan gaya kerja atau cara bekerjasama dengan orang lain yang konsisten. dengan begitu dapat tercipta situasi kerja yangmenyenangkan dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan 27
Dimyati, A. (2017). ETIKA KOMUNIKASI KEPEGAWAIAN. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, (2). RR. CHUSNU SYARIFA DK, M. (n.d.). KOMUNIKASI PERKANTORAN. PENDIIDKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN, 44. Suriani. J, F. N. (2021). PELAKSANAAN KOMUNIKASI ORGANISASI DI KANTOR UPTP. Volume 2, Nomor 2, April 2021, 16. Hardjana, A. (2014). Audit komunikasi internal. Jurnal InterAct, 3(2), 1-17. Hadiani, U. A., & Ritonga, M. J. (2010). PENERAPAN KOMUNIKASI SATU ARAH DI MEDIA KOMUNIKASI INTERNAL “HALLO ONLINE” PT TELKOM DIVRE II JAKARTA. KOMUNIKOLOGI: Jurnal Ilmiah Ilmu Komunikasi, 7(1). Ariana, R. (2016). MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI. 1-23 DAFTAR PUSTAKA
THANK YOU