การนำเสนอข้อมูล

หน่วยที่๓

การนำเสนอข้อมลู

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอขอ้ มูลหมายถงึ การสอื่ สารเพอื่ นเสนอขอ้ มลู ความรู้ความคดิ เห็นหรอื
ความตอ้ งการไปสู่ ผ้รู บั สารโดยใชเ้ ทคนคิ หรือวธิ ีการต่างๆอนั จะทำให้บรรลผุ ลสำเร็จตาม
จุดมุง่ หมายของการนำเสนอ

ความสำคญั ของการนำเสนอ

ในปัจจุบนั นี้การนำเสนอเข้ามามบี ทบาทสำคัญในองค์กรทางธรุ กจิ ทางการเมอื ง
ทางการศกึ ษาหรือ แมแ้ ต่หน่วยงานของรัฐทกุ แหง่ ก็ตอ้ งอาศยั วธิ กี ารนำเสนอเพ่ือส่ือสาร
ข้อมลู เสนอความเหน็ เสนอขออนมุ ัติ หรือเสนอขอ้ มลู สรุปผลการดำเนนิ งานต่างๆผมู้ ี
หนา้ ทเ่ี กยี่ วกับการประชาสัมพนั ธก์ ารแนะนำเพ่ือการเยี่ยมชม การฝกึ อบรมการประชมุ
หรือผู้ทเี่ ป็นหวั หนา้ งานทุกระดับจะต้องรวู้ ธิ กี ารนำเสนอเพอื่ นำไปใชใ้ หเ้ หมาะสม กบั งาน
ตา่ งๆและเพอื่ ผลสำเร็จของการพฒั นางานของตนหรือขององค์กรและหนว่ ยงานต่างๆ
กลา่ วโดยสรปุ การนำเสนอมคี วามสำคญั ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภทเพราะช่วยในการ
ตดั สนิ ใจในการดำเนนิ งานใชใ้ นการ พัฒนางานตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงาน
ต่อผ้บู งั คบั บัญชาและบคุ คลทสี่ นใจ

จุดมงุ่ หมายในการนำเสนอ

๑.เพอ่ื ให้ผู้รับสารรบั ทราบความคิดเห็นหรอื ความตอ้ งการ เช่นในการประชุม
คณะกรรมการตา่ งๆประธานในท่ปี ระชุม จะตอ้ งช้แี จงวาระการประชมุ รบั ทราบท่มี กั
เรยี กกันวา่ เรอื่ งที่ประธานจะแจง้ ใหท้ ราบ

๒.เพอื่ ให้ผ้รู ับสารพิจารณาเรอ่ื งใดเร่อื งหน่งึ เช่นในการประชุมคณะกรรมการ
แตล่ ะครัง้ คณะกรรมการฝ่ายตา่ งๆ จะต้องชแ้ี จงข้อมลู หรอื แสดงความคดิ เหน็ ให้ท่ีประชมุ
รับให้ทราบเพื่อประกอบการพิจารณาวนิ จิ ฉัยหรอื ลงมตทิ ี่ประชมุ

๓.เพือ่ ใหผ้ ้รู ับสารได้รับความรจู้ ากการนำเสนอ เช่นในการฝึกอบรมหรอื การ
สัมมนาวิทยากรหรอื ผเู้ ช่ยี วชาญ จะตอ้ งเสนอขอ้ มลู ที่เป็นข้อความรูแ้ ละขอ้ เทจ็ จริงตา่ งๆ
ให้แกผ่ เู้ ข้าฝกึ อบรมหรอื ใชก้ ารบรรยายสรปุ ผลการ ดำเนินการต่างๆเพอ่ื ใหผ้ ้มู าเยี่ยมชม
กิจการหรือผ้บู ังคบั บญั ชาทเี่ ดนิ ทางมาตรวจเยย่ี มให้รบั ทราบ

๔.เพอ่ื ใหผ้ ู้รับสารเกดิ ความเข้าใจท่ถี ูกต้อง เชน่ การชี้แจงระเบยี บหรอื วธิ ีการ
ปฏบิ ตั ติ ่างๆใหแ้ ก่ผู้เกย่ี วข้อง เขา้ ใจโดยเฉพาะเมอื่ มีการออกระเบียบใหมห่ รือเปลยี่ น
แนวทางในการปฏบิ ตั ิก็จำเป็นต้องชีแ้ จงเพอื่ ใหเ้ กิด ความเข้าใจท่ีตรงกนั และปฏบิ ัตไิ ด้
อยา่ งถกู ตอ้ ง

ประเภทของการนำเสนอ

ในระบบการทำงานปจั จุบนั นีก้ ารนำเสนอด้วยวาจามีความจำเป็นที่ยอมรับกัน
อย่างแพรห่ ลายเพราะมสี ว่ นชว่ ย ใหก้ ารปฏิบัติงานบรรลุจดุ มุ่งหมายและพฒั นางานได้
อยา่ งรวดเรว็ ข้นึ การนำไปใช้ก็ขน้ึ อยู่กับลกั ษณะของงานท่ี นำไปใชแ้ ละมคี วามเกย่ี วขอ้ ง
กบั ตำแหนง่ และหนา้ ทีก่ ารงานทร่ี ับผดิ ชอบของผนู้ ำไปใช้ประเภทของการนำเสนอ แบ่ง
อย่างกวา้ งๆมี๒รูปแบบดงั นี้

๑.การนำเสนอเฉพาะกลุ่มเป็นการนำเสนอขอ้ มลู ต่างๆตอ่ ผทู้ ่มี ีหนา้ ทเี่ ก่ียวขอ้ ง
หรือผู้ทไ่ี ดร้ ับเชญิ ให้เขา้ รว่ มรบั ทราบข้อมลู ในการนำเสนอเชน่ การนำเสนอต่อท่ีประชมุ
การนำเสนอผลงานหรอื การสรุปงาน การแนะนำการช้แี จงเรื่องตา่ งๆเปน็ ต้น

๒.การนำเสนอทัว่ ไปในท่ีสาธารณะเป็นการนำเสนอข้อมลู ต่างๆทเ่ี ปดิ โอกาสให้
บคุ คลทวั่ ไปเขา้ รว่ ม ฟงั การนำเสนอได้ มกี ารเปดิ โอกาสให้ผฟู้ งั ได้ซกั ถามเพิม่ เตม็ หรือ
แสดงความคิดเหน็ ไดอ้ กี ดว้ ยเช่น การนำเสนอในการประชมุ เชิงปฏิบตั ิการการ
ประชุมสัมมนาการประชุมใหญก่ ารอภปิ รายการแถลงขา่ ว หรอื เหตุการณ์การจัดงานหรอื
พิธีการทสี่ ำคัญเปน็ ต้น

ลกั ษณะของข้อมลู ท่นี ำเสนอ

ในการนำเสนอแตล่ ะครง้ั น้ันสามารถนำขอ้ มลู ทมี่ ีลักษณะแตกตา่ งกันมาร่วม
นำเสนอด้วยกัน ได้ขึน้ อยู่กับจดุ ประสงค์ของผู้นำเสนอขอ้ มลู ท่ีจะนำเสนอแบง่ ออกตาม
ลักษณะของขอ้ มลู ได้แก่

1.ข้อเทจ็ จรงิ หมายถึง ขอ้ ความท่เี ก่ียวขอ้ งกับเหตกุ ารณ์เรอ่ื งราวท่ีเปน็ มาหรอื
เปน็ อยตู่ ามความจรงิ

2.ขอ้ คิดเห็น เป็นความเห็นอนั เกิดจากประเดน็ หรือเรอื่ งราวท่ีชวนให้คดิ
ข้อคิดเหน็ มลี กั ษณะต่างๆกันคอมพิวเตอรไ์ ดเ้ ขา้ มามบี ทบาทสำคัญต่อชวี ิตประจำวนั
พฒั นาการคอมพวิ เตอรท์ ำให้คอมพวิ เตอรม์ ขี นาดเลก็ ลง มีขีดความสามารถสูงข้ึน
คำนวณไดเ้ รว็ และยังแสดงผลในแบบรปู ภาพไดด้ ดี ้วยเหตนุ ีจ้ ึงมีการพัฒนาโปรแกรม
คอมพิวเตอร์สำหรบั การใชง้ านในระดบั ส่วนตวั มากมาย เชน่ การสรา้ งเอกสาร สามารถ
จัดพมิ พ์เอกสารท่ีมคี วามสวยงาม พมิ พเ์ อกสารที่เป็นตาราง รูปภาพ หรือการจัดรปู แบบ
เอกสาร เพอื่ นำเสนอไดด้ ี ยังมีในรูปแบบตารางคำนวณท่ีเรยี กวา่ สเปรดชตี หรือ
อเิ ล็กทรอนิกสส์ เปรดชตี ตารางคำนวณมีขีดความสามารถเชงิ คำนวณได้สงู คำนวณตาม
ฟงั ก์ชนั ต่างๆ ผูใ้ ช้ใชง้ านไดง้ า่ ยโดยไม่ตอ้ งเขยี นโปรแกรม สามารถสรา้ งรูปกราฟแบบ
ตา่ งๆ และนำเสนอผลจากตวั เลขในรปู แบบทเี่ ป็นรูปกราฟเพอื่ ความเขา้ ใจท่ดี ีได้

การเตรียมการนำเสนอ

การนำเสนอเรอื่ งในลักษณะใดกต็ ามถา้ ไม่มกี ารเตรียมพรอ้ มอาจก่อให้เกดิ ความ
ผดิ พลาดได้งา่ ย หรือไม่เป็นไปดังท่ตี ั้งจดุ มงุ่ หมายไวฉ้ ะนนั้ ถา้ ตอ้ งการให้การนำเสนอ
ข้อมลู เปน็ ไปด้วยความราบรื่นและ บรรลจุ ดุ ม่งุ หมายตามท่ตี ้องการผ้นู ำเสนอทกุ ครั้งการ
เตรียมการเพอ่ื นำเสนอขอ้ มลู มขี น้ั ตอนดังน้ี

๑.ศึกษาขอ้ มลู
๒.วางแผนการนำเสนอ
๓.จดั เตรียมวสั ดอุ ุปกรณ์
๔.เตรยี มความพรอ้ มของสถานท่ี

๑.การศกึ ษาข้อมูลการท่ตี อ้ งศึกษาขอ้ มลู กเ็ พื่อจะไดว้ างโครงของเรอ่ื งท่จี ะ
นำเสนอให้ถูกต้องก่อนทจี่ ะวาง เค้าโครงเรือ่ งผทู้ จ่ี ะนำเสนอจะตอ้ งศกึ ษาข้อมลู ดา้ น
ตา่ งๆดงั น้ี

๑.๑ศกึ ษาเรอื่ งท่จี ะนำเสนอเพ่ือรวบรวมและจดั หมวดหมู่ข้อมูลทจ่ี ะ
นำเสนอใหถ้ ูกตอ้ งสมบรู ณท์ สี่ ดุ

๑.๒ศึกษาวิเคราะหผ์ รู้ บั การนำเสนอหรอื ผฟู้ ังเพอ่ื ทจี่ ะไดว้ างแผนการใช้
เทคนคิ และวิธกี ารนำเสนอ ตลอดจนการใชถ้ ้อยคำภาษาทเี่ หมาะสม

๑.๓ศึกษาวเิ คราะหจ์ ดุ มงุ่ หมายที่จะนำเสนอเพอ่ื ให้สอดคลอ้ งสมั พนั ธ์กบั
ผูร้ บั การนำเสนอและวิธกี าร ในการนำเสนอ

๑.๔ศกึ ษาโอกาสเวลาและสถานทีท่ ่ีจะนำเสนอเพือ่ จะไดก้ ำหนดเคา้ โครง
และเนอ้ื หาพร้อมท้งั จดั เตรยี มวสั ดุอุปกรณ์ ทใี่ ชป้ ระกอบการนำเสนอใหเ้ หมาะสม
กบั สถานทีแ่ ละเวลาทีใ่ ช้นำเสนอ

การเตรยี มการนำเสนอ

๒.การวางแผนการนำเสนอจะช่วยใหก้ ารนำเสนอเปน็ ไปตามลำดบั ขอ้ มลู ไมส่ บั สน
ครบถว้ ยบรบิ รู ณ์ เหมาะสมกบั เวลาการนำเสนอทีบ่ รรลจุ ดุ มงุ่ หมายที่ตงั้ ไวค้ วรมีการ
วางแผนท่จี ะนำเสนอ ดงั น้ี

๒.๑วางรูปแบบวิธนี ำเสนอโดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีนำเสนอคือวาง
รปู แบบใหเ้ หมาะสมกบั เวลา สถานการณ์และบคุ คล รูปแบบในการนำเสนอแบ่ง
กวา้ งๆ ได้เป็น 2 รปู แบบ คือการนำเสนอแบบท่เี ปน็ ทางการและการนำเสนอ
แบบทไี่ ม่เปน็ ทางการ

๒.๒วางแนวทางในการแก้ปญั หาและอปุ สรรคปัญหาและอุปสรรคในการ
นำเสนออาจจะเกิดขึน้ ได้ในหลาย ๆกรณีถ้าเราคาดเดาปญั หาและอุปสรรคไวก้ ่อน
ลว่ งหน้าโดยการศกึ ษาขอ้ มลู ก่อนท่จี ะนำเสนอให้ถ่องแทก้ ็จะ สามารถช่วยใหม้ อง
แนวทางในการแก้ไขปญั หาและอปุ สรรคตา่ งๆ ทจี่ ะเกิดข้ึนได้

๒.๓วางเคา้ โครงการนำเสนอทำไดโ้ ดยการนำหวั ขอ้ ท่ีจะนำเสนอมาแบ่ง
หมวดหมูเ่ รยี งตามลำดับ แลว้ เขยี นเปน็ ลำดับขนั้ ตอนของแผนการนำเสนอ

๒.๔วางแนวทางในการนำเสนอเปน็ การกำหนดแนวทางทีจ่ ะใชใ้ นการ
นำเสนอจัดทำหลังจากท่ไี ด้วางเค้าโครงงาน และแบ่งการนำเสนอออกเปน็ หัวข้อ
ย่อยๆแลว้ การวางแนวทางในการนำเสนอจะชว่ ยใหผ้ ้นู ำเสนอเกิดความ พรอ้ ม
และความม่นั ใจในการนำเสนอมากย่ิงขน้ึ

๒.๕วางกำหนดขัน้ ตอนการนำเสนอเมอ่ื ไดว้ างแนวทางการนำเสนอขั้น
ต่างๆมาแล้วขน้ึ สุดท้ายก็จะตอ้ งกำหนด ข้ันตอนการนำเสนอใหส้ ัมพนั ธ์กบั วิธกี าร
และอุปกรณป์ ระกอบการนำเสนอพรอ้ มท้ังกำหนดการควบคมุ ใน เรอ่ื งเวลาที่จะ
ใช้ในการนำเสนอของแตล่ ะขน้ั ตอนกำกับไว้ด้วย

การเตรียมการนำเสนอ

๓.การจดั เตรียมวัสดอุ ปุ กรณ์ การจัดเตรียมวสั ดุอุปกรณก์ ารบรรยายเพียง
อยา่ งเดยี วไมอ่ าจดึงดูดความสนใจ ของผฟู้ ังไดต้ ลอดเวลาวัสดอุ ปุ กรณท์ ่นี ำมาใช้
ประกอบการนำเสนอนนั้ มปี ระสทิ ธิภาพและสมั ฤทธผ์ิ ลตาม ความมุง่ หมาย มีดงั น้ี

๓.๑ อุปกรณ์ท่ใี ชป้ ระกอบการบรรยาย
-เคร่อื งฉายแผน่ ใส หรอื เคร่อื งฉายภาพขา้ มศีรษะ
-วดี ทิ ศั น์ ภาพยนตร์ ภาพน่ิง
-แผนที่ แบบจำลอง
-แผนภาพ แผนภมู ิ แผนท่ี

๓.๒ อุปกรณ์ที่ใช้เสรมิ การบรรยาย
-แผ่นพับ
-หนังสือ
-รูปภาพ
-เอกสารประกอบ

๔.การจัดเตรยี มความพรอ้ มของสถานทใี่ นการนำเสนอ นอกจากจะตอ้ ง
ตระเตรียมวสั ดอุ ปุ กรณ์เพ่ือนำมา ประกอบการนำเสนอแล้วการเตรียมความพรอ้ ม
ของสถานท่กี ็มีสว่ นสำคญั ทีจ่ ะทำให้การนำเสนอเปน็ ไปดว้ ยดี และมปี ระสทิ ธภิ าพ
บรรลจุ ดุ มุ่งหมายท่ีวางไว้ได้ การจัดเตรียมความพรอ้ มของสถานทก่ี ระทำได้ ดังน้ี

๔.๑ การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ
๔.๒ การจัดทนี่ ่งั และแทน่ สำหรบั การนำเสนอ
๔.๓ ระบบระบายอากาศ
๔.๔ ระบบเสยี ง
๔.๕ ระบบแสงสว่างภายในห้อง
๔.๖ การประดบั ตกแต่งสถานท่ี

การเตรยี มการนำเสนอ

ปัจจัยที่ทำใหก้ ารนำเสนอมีประสิทธิภาพการนำเสนอจะมีประสิทธภิ าพมากน้อย
เพยี งใดขึ้นอยกู่ ับวิธกี ารจัดดำเนนิ การในการนำเสนอโดยมีปจั จัย ทท่ี ำใหก้ ารนำเสนอมี
ประสิทธภิ าพ ดังนี้

๑.เน้ือหาข้อมลู
๑.๑ จดั ขอ้ มูลอยา่ งเป็นระบบและเป็นลำดับข้นั ตอน
๑.๒ จัดทำเคา้ โครงการนำเสนอทดุ คร้ังที่มีการนำเสนอ
๑.๓ ขอ้ มลู ตอ้ งมคี วามสมบรู ณถ์ กู ตอ้ ง

๒.ผู้นำเสนอ
๒.๑ มคี วามรู้ในเรอ่ื งทจ่ี ะนำเสนอเปน็ อยา่ งดี
๒.๒ ศึกษาวเิ คราะหผ์ ฟู้ งั โอกาสและสถานการณ์กอ่ นการนำเสนอทุกครั้ง

๒.๓มีบคุ ลกิ ภาพและการวางตัวท่เี หมาะสม
๒.๔ มมี นุษยส์ ัมพนั ธท์ ่ีดกี ับผรู้ ับการนำเสนอหรอื ผู้ฟงั ๒.๕รู้จกั วิธีการสรา้ ง

บรรยากาศที่เป็นกนั เองและสร้างความประทับใจใหก้ ับผู้ฟงั ๒.๖มกี ารฝกึ ซอ้ ม
การนำเสนออย่างถกู วธิ ี และการทำสมำ่ เสมอ๒.๗มีไหวพรบิ ปฎิภาณในการ
แก้ปัญหาเฉพาะหนา้ ในการดำเนินการนำเสนอได้

๓.การดำเนนิ การนำเสนอ

ปจั จัยทค่ี วรคำนึงถงึ ในการดำเนินการนำเสนอ คอื
๓.๑เทคนคิ และวธิ กี ารนำเสนอ การนำเสนอขอ้ มลู ใหม้ ีประสทิ ธิภาพน้ัน

จะตอ้ งใช้เทคนคิ และวธิ กี ารบางประการ

๓.๒ ศิลปะในการนำเสนอศลิ ปะ การนำเสนอทจ่ี ะกล่าวถึงตอ่ ไปนเ้ี ปน็ การ
นำเสนอดว้ ยวาจาฉะนน้ั การทจี่ ะนำเสนอได้อยา่ งมีศิลปะ -ผู้นำเสนอจะตอ้ งคำนึงถึงเร่ือง
ตอ่ ไปนี้

-มีการแสดงมารยาททางสังคม
-มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม
-มีการแสดงออกที่เหมาะสม
-มีวธิ กี ารสอื่ สารทดี่ ี
-มกี ารจัดหาอปุ กรณ์ทเ่ี หมาะสม