เทคโนโลยีสำนักงาน 15 (2)_organized

รายงานเลม่ นีจ้ ดั ทาขนึ ้ เพื่อเป็นสว่ นหนงึ่ ของรายวิชา เทคโนโลยีเพื่อการจดั การอาชีพ เพ่ือให้ได้ศกึ ษาหา
ความรู้ใน เรื่อง มรรยาทในการทางานสานกั งาน และได้ศกึ ษาอยา่ งเข้าใจเพ่ือเป็นประโยชน์กบั การเรียน

ผ้จู ดั หวงั หว่า รายงานเลม่ นีจ้ ะเป็นประโยชน์กบั ผ้อู า่ น หรือนกั เรียน นกั ศกึ ษา ที่กาลงั หาข้อมลู เร่ืองนี ้
อยู่ หากมีข้อผดิ พลาดประการใด ผ้จู ดั ทาขอน้อมรับไว้และขออภยั ณ ไว้ที่นีด้ ้วย

ผ้จู ดั ทา

นางสาวไฮฟัตร มะดีเยาะ
ชนั้ ปวส. 1/2 เลขที่ 19

เร่ือง หน้า
ความหมายของเทคโนโลยีสานกั งาน 1
วตั ถปุ ระสงค์ของเทคโนโลยีสานกั งาน 1-2
ประเภทของสานกั งาน 2-4
บทบาทของสานกั งาน 4-6
ตาแหนง่ ของผ้บู ริหารงาน 6-7
หน้าทบ่ี ริหารของผ้จู ดั การ 7-8
กิจกรรมในสานกั งาน 8

เทคโนโลยีสำนกั งำน

ควำมหมำยของ

การปฏิบัติงานในสานกั งานนับวา่ เป็นงานท่มี ีความสาคัญที่องค์การธรุ กิจ ประเภทต่าง ๆ ไมส่ ามารถหลกี เล่ยี ง
ได้ ไม่วา่ จะเป็นธรุ กิจประเภทผลติ สนิ คา้ ขายสนิ ค้า หรอื ธรุ กจิ ใหบ้ รกิ าร งานสานักงานมักเขา้ มาเกี่ยวข้องอยู่
ด้วยในทกุ ๆ หนา้ ที่ เพอื่ ชว่ ยส่งเสริมสนบั สนนุ การทางานให้เกิดความคลอ่ งตัวมากย่งิ ขึ้น งานสานกั งานเป็นงานที่
เปน็ ศนู ยร์ วมของการให้บริการอานวยความสะดวก เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดาเนินไปไดด้ ว้ ยดี
เปรียบเสมอื นงานแม่บ้านทจ่ี ะต้องดแุ ลความเรียบรอ้ ยในเรอื่ งตา่ ง ๆ และงานใหบ้ ริการอานวยความสะดวกแก่
บคุ คลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ

สานักงาน คือ สถานทที่ ใ่ี ช้สาหรบั ปฏิบตั ิงานในด้านเอกสาร หนังสือหรือข้อมลู ขา่ วสาร สานักงานถอื เป็น
เสมือนหัวใจและมนั สมองของการบรหิ ารงานทว่ั ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ สานกั งานเปน็ ศูนย์
รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ เชน่ งานสารบรรณ งานบญั ชี บทบาทหน้าทหี่ ลกั ของงานสานกั งานคอื การ
ใหบ้ รกิ าร แก่หนว่ ยงานอื่น ทกุ องค์การมคี วามจาเป็นที่จะต้องมสี านักงานเพ่อื อานวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ
แกบ่ คุ คลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ

วตั ถปุ ระสงค์ของสานักงาน คือ การให้บริการทร่ี วดเรว็ และเช่อื ถือได้ให้แกส่ ่วนงานตา่ ง ๆ ส่วนวตั ถุประสงค์
รอง ๆ ลงไปก็มีการลดคา่ ใชจ้ ่ายสานักงาน คุณภาพของงานสานกั งาน และปริมาณของงานสานักงาน โดยรวมแลว้
วัตถุประสงค์ของสานักงานมีดังน้ี

1.เพ่ือปรับปรุงระบบงานให้ทนั สมัย เพราะระบบของการทางานจะตอ้ งมกี ารปรบั ปรุงและพฒั นาอย่เู สมอ
2.บริการได้รวดเรว็ สะดวกแก่ผู้ที่มาใช้บริการ จะได้เป็นทีป่ ระทบั ใจ เช่น การบริการเสร็จ ณ จดุ เดยี ว
3.ให้มคี วามเชื่อถอื ขององค์กร เม่ือองคก์ รใดสามารถสรา้ งความเชอ่ื ถือให้แก่องค์กร ท้งั บคุ ลากรภายในและ
ภายนอกกจ็ ะมีความสขุ

4.เพือ่ ประหยัดงบประมาณ ประเดน็ นเี้ ป็นประเดน็ ที่สาคัญทสี่ ุดข้อหนึ่งของวตั ถปุ ระสงคข์ องสานักงาน
เพราะการประหยัดงบประมาณ จะทาให้มสี ่วนท่จี ะนามาพัฒนาองค์กรหรือเป็นขวัญและกาลังใจ

5.เพอื่ คุณภาพขององค์กร ในทุกส่วนของการบรหิ ารจัดการสานักงาน จะต้องกาหนดเปา้ หมายเพื่อพัฒนา
คุณภาพขององค์กรเป็นหลกั

1. งานระเบยี น (Recording) เปน็ งานทเ่ี กี่ยวขอ้ งกับการผลติ เอกสารต่าง ๆ ซ่งึ เป็นหลักฐานในการทางาน
และปฏบิ ัติงานรวมทง้ั เปน็ บันทึกหรือรายงานท่ีไดจ้ ดั ทาขึน้ งานระเบียนเป็นงานสว่ นใหญ่ของสานักงานซ่ึงทากัน
โดยทว่ั ไป ไดแ้ ก่ เอกสารท่เี กี่ยวกบั บญั ชี การซื้อ การขาย รายชื่อลูกคา้ พนักงาน เปน็ ต้น

2. งานคานวณ (Calculating) เปน็ งานที่สาคญั อกี ชนิดหนงึ่ ของสานักงานมีมากมายหลายอย่างหลาย
ประเภทด้วยกนั ไดแ้ ก่งานทางดา้ นสถติ งานการวเิ คราะหต์ ัวเลขต่าง ๆ การเปรยี บเทยี บข้อมลู ต่าง ๆ การคิดเงนิ
เดอื น ค่าจ้าง เป็นต้น

3. งานจัดเก็บเอกสาร (Filling) เป็นงานท่ีนาเอาเอกสารตา่ ง ๆ ทจี่ ัดทาขึ้นในสว่ นของงานระเบียนและงานอน่ื
ๆ ที่เปน็ ลักษณะของเอกสารที่เก็บรักษาเอาไว้เพื่อนาไปใช้ประโยชนอ์ นื่ ๆ ตอ่ ไปในอนาคต

4. งานติดต่อ (Communication) เปน็ งานที่เกี่ยวข้องกบั การแลกเปลยี่ นความรู้และความคดิ เหน็ ต่าง ๆ
ระหว่างบคุ คลในสานักงานองคก์ รต่าง ๆ เพ่อื ให้เกิดประโยชน์ในการดาเนินการ

ประสานงาน แบ่งออกเป็น 2 ชนดิ ดว้ ยกนั คือ
งานติดตอ่ ภาย ในคอื การแลกเปล่ียนความรคู้ วามคดิ เห็นระหวา่ งกันภายในสานักงานไดแ้ ก่ การประชุม การ

ออกคาสั่งการบันทึก

งานตดิ ต่อภายนอก คือการแลกเปล่ยี นความรู้ความคิดเห็นระหวา่ งสมาชกิ ของสานักงาน
บุคคลภายนอก ได้แก่ การออกใบสั่งซ้ือสนิ คา้ การเสนอราคาสินคา้ การตอบโต้จดหมายต่าง ๆ เป็นต้น

หน้าที่ของและบทบาทของสานักงานในแต่ละแหง่ มีความแตกตา่ งกนั ตามแตป่ ระเภทของงาน แตส่ ่วนใหญ่แล้ว
หนว่ ยงานภายในองค์การดาเนนิ การเกย่ี วกบั งานสารสนเทศขององคก์ ร เก่ยี วข้องกบั งานการวางแผน การควบคุม
ดาเนนิ การ ใหบ้ ริการเกย่ี วกับสารสนเทศทกุ ชนดิ ขององค์กร และบรกิ ารสิง่ อานวยความสะดวกในการปฏบิ ัตงิ านให้
ส่วนงานทัง้ หมดขององค์กร เพ่อื ให้ดาเนนิ งานอย่างมีประสิทธิภาพ จงึ ได้แบ่งบทบาทของสานักงานได้
เป็น 2 ระดับ คอื ระดับพน้ื ฐาน และระดับสูง

1.การใหบ้ รกิ ารแกห่ นว่ ยงานต่าง ๆ ซ่ึงเป็นบทบาทหลักของสานักงาน มหี น้าที่เกย่ี วกับ
- การสรา้ งขอ้ มลู ซง่ึ เกดิ ข้นึ ได้ท้งั จากภายในและภายนอกองคก์ ร

- การรวบรวมหรอื การรบั ข้อมูล เปน็ การนาขอ้ มูลทีส่ รา้ งขนึ้ มา มารวมกนั เพ่ือดาเนินการในขั้นตอนต่อไป
- การอา่ นและการแปลความหมายของข้อมลู ซึง่ จะทาการตรวจรายละเอียดเก่ียวกบั ตัวอกั ษร คาพูด

- การเขียน เปน็ การทาเครื่องหมายหรือสัญลกั ษณ์ไว้บนเอกสารที่อ่านแลว้

- การบนั ทึก ภายหลงั จากทาเครอ่ื งหมายหรือสัญลักษณ์จะตอ้ งมีการบนั ทึกทุกคร้ัง
- การคานวณ สาหรบั กลมุ่ ข้อมูลบางประเภทจาเปน็ ตอ้ งใช้ความรูแ้ ละทักษะทางด้านการคานวณ
- การเปรยี บเทยี บ เปน็ การตรวจสอบความถกู ต้องของข้อมูลใหม้ ีความสมบรู ณ์มากที่สุด

- การสง่ ขอ้ มลู เป็นการให้หรือส่งข้อมูลออกไปยังหน่วยงานอน่ื ๆ
- การเกบ็ รักษาข้อมลู เปน็ การเก็บรกั ษาขอ้ มูลเหลา่ นั้นไวใ้ ชต้ ่อไปในอนาคต
- การนาเอกสารกลบั มาใช้ ข้อมูลบางสว่ นทีเ่ กบ็ รักษาไว้ เมื่อถงึ เวลาที่กจิ การต้องการนามาใช้จะต้องได้รบั ความ
สะดวก
- การทาลาย เมือ่ ผา่ นไปในระยะหนึง่ เอกสารบางสว่ นทไี่ ม่มปี ระโยชนจ์ ะต้องมีการทาลาย

2.เปน็ ศูนยก์ ลางกจิ กรรมทกุ อย่างขององค์กร
3.ไมใ่ ชห่ นว่ ยงานในการแสวงหากาไรขององค์กร เน่ืองจากเปน็ หน่วยงานประสานงานและอานวยความสะดวก
ในการบรหิ ารจดั การของฝ่ายตา่ ง ๆ

สานักงานเป็นหน่วยงานทสี่ าคญั หนว่ ยงานหนึ่งขององค์กรและสานกั งานทุกแห่งจะมีบุคลากรท่ีปฎิบัตหิ น้าท่ีและ
รับผิดชอบงานต่าง ๆ
1.ผู้จัดการสานกั งาน
2.ผู้บริหารงานสานกั งาน
3.ผจู้ ดั การบริการในสานักงาน
4.รองผ้จู ดั การ
5.ผู้จดั การทว่ั ไป
6.ผู้อานวยการบญั ชี
7.ผจู้ ดั การงานบคุ คล
คุณสมบตั ิของผู้บรหิ ารงานสานักงาน

งานในสานกั งานมคี วามหลากหลาย การแก้ไขปัญหากจ็ ะแตกตา่ งกนั ออกไป ผู้ที่จะมาบริหารงานสานกั งานจงึ
จาเปน็ ต้องมีความร้ใู นงานหลักของทกุ แผนกในองคก์ ร ผ้บู ริหารงานสานกั งานจงึ ควรมคี ณุ สมบัติดังน้ี
1.ความเป็นผูน้ า
2.มีไหวพริบ

3.ความมั่นคง
4.นักการทตู
5.ความสามารถในการมอบหมายงานให้ผ้อู ่ืนทา
6.เป็นผูม้ องเห็นการณ์ไกล
7.มคี วามเขา้ ใจด้านการจัดองค์กรเป็นอยา่ งดี
8.มีความสามารถในทางการปฎบิ ัติ
9.การศึกษา
10.อารมณ์ขนั
11.มีความสามารถในการวเิ คราะห์
12.มคี วามสามารถทางการบริหาร
13.มคี วามสามารถในการขายความคดิ
14.คณุ สมบตั ิอ่ืน ๆ การเป็นผู้บรหิ ารงานสานักงานไม่ได้หมายความว่าจะต้องเปน็ ผบู้ ริหารเท่าน้นั แต่จาเปน็ ต้อง
ทราบในสานกั งานได้ทุกเร่ือง

สานกั งาน

บทบาทและหน้าทข่ี องผู้บริหารสานกั งานขนึ้ อยกู่ บั ขนาดขององค์กรและตาแหน่งหน้าท่ีความรบั ผิดชอบทไี่ ด้รับ
มอบหมาย ในองค์กรขนาดเล็กท่ีมีพนกั งานจานวนน้อย สาหรับหนา้ ท่พี ืน้ ฐานของผูจ้ ดั การสานกั งานควร
ประกอบด้วย
1.การวางแผน

1.1 การวางแผนระยะส้นั ซงึ่ มีกาหนดระยะเวลาไม่เกนิ 1 ปี
1.2 การวางแผนระยะยาว ซึ่งมีกาหนดระยะเวลา 5 ปี
2.การจัดองค์กร หมายถึง การกาหนดวา่ จะทาอะไรและแบ่งแยกงานออกเปน็ หมวดหมู่

3.การจดั หาบุคคลเขา้ ทางาน หมายถงึ การกาหนดวธิ ีการสรรหา
4.การอานวยการ หมายถงึ การเป็นผู้นาพนักงานซง่ึ อยู่ภายใตก้ ารบงั คับบญั ชาของผจู้ ดั การสานักงาน
5.การควบคุม หมายถงึ การติดตามวดั ประสิทธิภาพผลงานของกิจกรรม
บคุ ลากรในสานักงาน

นอกจากผบู้ รหิ ารสานักงานแล้ว จะตอ้ งมีบุคลากรในสานักงาน ซง่ึ สว่ นใหญแ่ ล้วจะเป็นพนกั งานเก่ยี วกับการ
จดั เก็บเอกสารการจดั ทาบัญชีการคานวณรวมทั้งการโต้ตอบเอกสารการตัดต่อประสานงาน

งานในสานักงานมีขอบเขตทกี่ วา้ งขวาง พอสรุปไดว้ ่ามงี านหลัก 7 ประการ คือ
1.จดั รปู แบบสานกั งานให้มปี ระสทิ ธิภาพ
2.จดั ให้มสี ่ิงอานวยความสะดวกทางกายภาพในสานักงานให้พอเพียง
3.กาหนดรายละเอยี ดประกอบการจดั หาเคร่ืองมือเคร่ืองใช้และวัสดุสานกั งาน
4.จดั ใหม้ เี ครอื่ งมือติดต่อส่ือสารและการใหบ้ รกิ ารอย่างเพยี งพอ
5.รักษาสัมพันธภาพอันดีระหวา่ งนายจา้ งและลกู จ้าง
6.วเิ คราะห์และปรบั ปรุงวธิ ีปฎิบัติงานในสานกั งาน
7.การควบคุมงานในสานักงาน