2023 "Cara Mudah Buat Polisi Syarikat"
Panduan membuat polisi ini dapat digunakan kepada sesiapa sahaja yang baru ingin menubuhkan syarikat atau mereka yang ingin menambahbaik pengurusan dalam syarikat
Polisi perlu berapa muka surat? Siapa yang sediakan polisi? Bila polisi patut diberi? Macam mana polisi diberi?
Polisi boleh disediakan oleh HR / majikan / individu yang diupah oleh syarikat Polisi diberi semasa program kemasukan / selepas kontrak diserahkan kepada pekerja Polisi boleh diberi secara hardcopy / softcopy yang perlu ditandatangani oleh pekerja Jumlah muka surat bergantung kepada syarikat dan tidak tetap (jangan sampai beratus muka surat)
Kenapa polisi ini penting?
Merupakan satu undangundang utama dalam syarikat. Menyeragamkan sesuatu proses dan tindakan dalam syarikat. Dijadikan sebagai panduan dalam melaksanakan tindakan kerja Untuk menggelakkan berlaku masalah dalam sistem pengurusan.
Waktu Bekerja 01 Pengenalan kepada Syarikat. Pengenalan 02 Terma dan Syarat Pekerjaan Seksyen 1 03 Seksyen 2 04 Gaji Seksyen 3 05 Pengurusan Cuti Seksyen 4 KANDUNGAN
Tanggungjawab Pekerja 06 Faedah Yang Disediakan Oleh Syarikat 07 Seksyen 6 08 Seksyen 7 09 Keselamatan Seksyen 8 Disiplin dan Amaran Seksyen 5
PENGENALAN
Apa Perlu Ada? Nama syarikat dan tahun ditubuhkan Visi, misi dan moto syarikat Kenapa polisi ini penting
Contoh: Nama Syarikat: Cakna Sdn. Bhd. Visi: Membantu kefahaman masyarakat dalam memuat polisi syarikat Misi: Panduan kepada pekerja dan majikan
Contoh: Kenapa polisi ini penting? Polisi adalah satu panduan dalam sesebuah syarikat untuk memastikan setiap individu faham akan keseluruhan maklumat berkaitan syarikat merangkumi peraturan dan faedah yang disediakan dalam sesebuah syarikat.
SEKSYEN 1 (TERMA DAN SYARAT PEKERJAAN)
Apa Perlu Ada dalam Terma dan Syarat? Tempoh Percubaan Program Kemasukan Pelantikan Penamatan Pekerja
Tempoh Percubaan Berapa lama selalunya syarikat melaksanakan tempoh percubaan? Tempoh percubaan bergantung kepada prestasi staf, jawatan, kemahiran, posisi atau jabatan mengikut syarikat. Tempoh ditetapkan mengikut syarikat Contoh: Tempoh percubaan adalah selama 3 bulan dan tempoh percubaan boleh dilanjutkan mengikut kepada prestasi yang ditunjukkan.
Kenapa tempoh percubaan ini diperlukan? Memberi peluang kepada staf baru untuk mendalami bidang kerja yang dipilih atau ditetapkan. Memberi masa kepada staf baru untuk menyesuaikan diri dalam suasana kerja yang baru
Mengambil borang-borang penting staf yang diperlukan seperti salinan kad pengenalan, borang maklumat pekerja dan sebagainya. Memberikan taklimat ringkas mengenai syarikat. Contoh: Pekerja diberikan taklimat mengenai tujuan, objektif dan falsafah syarikat oleh Ketua Jabatan Sumber Manusia. Program Kemasukan/ On Boarding Apa perkara penting perlu ada semasa on boarding?
On Boarding Surat Tawaran Surat Kontrak Surat Pembukaan Akauan Bank (jika ada) Beri Peraturan dan Polisi Syarikat Isi Borang Maklumat Pekerja
Pelantikan Perubahan staf kontrak menjadi pekerja tetap. Setiap surat tawaran perlu dilengkapi dengan terma, syarat, cuti, gaji dan sebagainya. Contoh : Setiap staf baru yang layak dilantik sebagai staf tetap akan diberikan surat lantikan daripada pihak yang diberi kuasa dan surat tersebut akan dikeluarkan sebelum staf melapor diri.
Tempoh Bekerja Tempoh Notis Kontrak 4 minggu Staf Tetap 12 minggu Lebih 5 tahun 12 minggu Penamatan Pekerjaan Menetapkan tempoh notis berhenti mengikut kesesuaian syarikat. Contoh : Staf perlu menyerahkan surat berhenti dalam tempoh yang telah ditetapkan oleh syarikat mengikut tempoh bekerja.
SEKSYEN 2 (WAKTU BEKERJA)
Apa Perlu Ada dalam Waktu Bekerja? Masa Bekerja Rekod Kehadiran Kerja Lebih Masa
Bagaiamana hendak menetapkan masa bekerja? Manyatakan waktu bekerja kepada semua bermula daripada masa masuk kerja, masa rehat, masa habis kerja pada setiap hari bekerja. Isnin - Jumaat : 8.30 pagi- 5.30 petang Waktu rehat : 1.00 petang - 2.00 petang Waktu rehat Jumaat : 12.30 tengahari - 2.30 petang. Penetapan waktu bekerja mengikut posisi jawatan, contoh: Masa Bekerja
Bagaimana kehadiran staf direkod? Rekod Kehadiran Merekod kehadiran staf pada setiap hari menggunakan kaedah tertentu seperti puchcard, cap jari, face ID dan sebagainya. Contoh: Staf diwajibkan mengimbas muka bagi tujuan kehadiran setiap kali masuk dan keluar pejabat dan sekiranya staf gagal berbuat demikian, staf dianggap tidak hadir.
Apa yang perlu dititikberatkan dalam mengira kerja lebih masa (OT)? Kerja Lebih Masa Menetapkan kadar dan tempoh kerja lebih masa serta prosedur permohonannya. Contoh: Kiraan dibuat mengikut syarikat dan perlu diperjelaskan dalam polisi sebagai panduan kepada pekerja sekiranya terdapat kerja lebih masa hari bekerja, hari rehat dan pada hari cuti umum. Menyatakan atau menyediakan sebarang borang yang perlu dilengkapkan oleh pekerja sekiranya ingin menuntut bayaran 'overtime'. (sekiranya ada).
SEKSYEN 3 (GAJI)
Mengkaji laporan penilaian prestasi staf Kenaikan gaji Caruman
Macam mana penilaian prestasi direkod / diukur? Merekod penilaian perestasi atau KPI staf dan perlu dikaji pada setiap tahun. KPI boleh direkod menggunakan sistem yang digunakan oleh syarikat (bergantung kepada syarikat). Contoh: Setiap penilaian prestasi staf bagi bulanan dan tahunan akan dicatat dalam sistem InfoTech oleh Ketua Jabatan Sumber Manusia dan setiap staf boleh mengakses sistem tersebut.
Kenaikan gaji bergantung kepada posisi, prestasi dan tempoh bekerja. Contoh: Gaji staf akan dikaji semula pada setiap tahun berdasarkan laporan prestasi, pencapian, keputusan syarikat, ekonomi dan keadaan yang tertentu. Apa syarat kenaikan gaji?
Apa perlu ada dalam caruman? PERKESO KWSP SIP
Menerangkan setiap caruman yang diambil oleh syarikat supaya staf tahu setiap tolakan daripada gaji mereka. Contoh: Caruman kepada KWSP mesti dibuat pada kadar berkanun oleh staf dan syarikat juga akan membuat sumbangannya pada kadar yang telah ditentukan. Caruman akan ditolak daripada gaji staf.
SEKSYEN 4 (PENGURUSAN CUTI)
Cuti Tahunan Cuti Umum Cuti Kecemasan Cuti Bersalin Cuti Sakit Cuti Tanpa Gaji Cuti Ihsan Ada berapa jenis cuti?
Syarikat harus menetapkan cuti tahunan untuk staf mengikut tempoh perkhidmatan. Syarikat harus menetapkan cuti umum berdasarkan akta iaitu 11 hari setahun. Selain itu, cuti-cuti lain haruslah dimasukkan seperti cuti kecemasan, bersalin, sakit, ihsan, cuti tanpa gaji dan prosedur memohon cuti. Kurang dari 2 tahun : 12 hari 2 tahun - 5 tahun : 14 hari Lebih dari 5 tahun : 16 hari Contoh: Cuti tahunan ditetapkan mengikut tempoh perkhidmatan :
SEKSYEN 5 (FAEDAH YANG SYARIKAT SEDIAKAN)
Faedah Syarikat Sediakan. Manfaat Perubatan Takaful Claim: Tol, minyak, bill, parking Makanan / Asrama Tempat Asuhan Uniform dan alatan pejabat
Menyatakan faedah yang disediakan oleh syarikat untuk setiap staf. Setiap faedah yang disediakn bergantung kepada syarikat Contoh: Staf yang layak menerima insurans akan mendapat pelindungan perubatan mengikut jenis-jenis faedah insurans yang ditetapkan oleh syarikat iaitu sebanyak RM xxx.xx
SEKSYEN 6 (TANGGUNGJAWAB PEKERJA)
Apa tanggungjawab pekerja? Menjaga alat dan harta syarikat Kerahsiaan syarikat Kebersihan dan keselamatan
01. 02. Kerahsiaan syarikat seperti sistem, pangkalan data, sosial media, kewangan dan hal ehawal lain. 03. Setiap staf perlu menjaga kebersihan dan keselamatan di dalam premis syarikat secara bersama. Contoh: Menjaga alat dan harta syarikat seperti bahan-bahan pejabat, peralatan teknologi, dan kenderaan syarikat
SEKSYEN 7 (KESELAMATAN)
Apa Yang Perlu Ada? Membuat prosedur keselamatan (pencegahan, tindakan : sebelum, semasa dan selepas) Kebakaran Banjir Gempa bumi Kemalangan dalam syarikat sama ada kecil atau besar Bencana :
Contoh: Syarikat mempunyai prosedur keselamatan untuk staf dan setiap staf perlu mematuhi setiap arahan yang terdapat dalam prosedur keselamatan Syarikat menetapkan prosedur pencegahan dan keselamatan kebakaran yang mungkin akan berlaku dalam syarikat.
SEKSYEN 8 (DISIPLIN DAN AMARAN)
Menetapkan peraturan disiplin mengikut kesesuaian syarikat. Klasifikasi kesalahan: Kelas i - Kesalahan Kecil Kelas ii - Kesalahan Besar Amaran harus diberikan kepada staf yang melanggar disiplin. Menetapkan prosedur rayuan untuk staf bagi kesalahan yang dilakukan.
Kenapa disiplin dan amaran perlu dititikberatkan? Setiap syarikat perlu peraturan dan prosedur supaya objektif syarikat tercapai dan tiada gangguan dalam kelancaran operasi syarikat. Setiap kesalahan perlu diberi amaran atau tindakan oleh pihak syarikat bersesuaian dengan kesalahan yang dibuat.
Diharapkan panduan ini dapat membantu golongan majikan dan pekerja dalam menambahbaik sistem pengurusan syarikat dan dapat menghasilkan polisi yang terbaik untuk kedua-dua belah pihak.
"Cara Mudah Buat Polisi Syarikat" Jika anda ingin bantuan untuk terus buat polisi? Tiada masa hendak buat polisi dari permulaan? Boleh hubungi pasukan kami untuk bantu syarikat anda. Hantarkan email anda segera ! Email : [email protected]