PK - PPAPP BPPM.UPP. - 02 PENGURUSAN SIRKULASI

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
2/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
3/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019






SENARAI REKOD PINDAAN



Bahagian
Keluaran/Edisi Muka Surat Butiran Pindaan Tarikh Pindaan
Terlibat



01/00 Mukasurat Membuat pindaan kepada ayat- 8 Oktober 2018
10, 11, 14, ayat yang terdapat pada
15 kandungan PK . Rujuk Borang
Cadangan Pindaan


01/01 Mukasurat Membuat pindaan menggugurkan 01 Ogos 2019
6, 15 keseluruhan dan perkataan ayat
dalam PK. Rujuk Borang
Cadangan Pindaan

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
4/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019





1. OBJEKTIF

1. Memastikan kaunter utama telah bersedia untuk memberikan perkhidmatan yang

cekap, sempurna dan berkesan serta bersistematik kepada pengguna serta
memastikan kakitangan maklum bahan perpustakaan terkini dan koleksi
perpustakaan sentiasa dikemaskini.



2. Mengenalpasti bahan-bahan yang berada di atas rak disusun dengan kemas dan
teratur mengikut Sistem Pengkelasan Dewey supaya pengguna dapat

mengakses bahan dengan cepat dan mudah.



3. Memastikan proses sirkulasi dapat dijalaankan mengikut masa yang telah
ditetapkan serta dapat memenuhi permintaan dan kepuasan pengguna.



2. SKOP


Prosedur ini dugunapakai untuk memberi perkhidmatan bahan-bahan media dan Jurnal
Elektronik kepada pengguna.


3. RUJUKAN

3.1 MK – PPAPP – 01 – Manual Kualiti
 MS ISO 9001 : Klausa 6.1 Tindakan Untuk Menangani Risiko Dan Peluang
 MS ISO 9001 : Klausa 6.2 Objektif Kualiti Dan Perancangan Untuk Mencapainya.
 MS ISO 9001 : Klausa 7.1.4 Persekitaran Untuk Operasi Proses-Proses
 MS ISO 9001 : Klausa 7.1.6 Pengetahuan Organisasi
 MS ISO 9001 : Klausa 7.4 Komunikasi
 MS ISO 9001 : Klausa 8.1 Perancangan Operasi Dan Kawalan
 MS ISO 9001 : Klausa 8.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan
 MS ISO 9001 : Klausa 8.5.1 Kawalan Dan Pengeluaran Dan Penyediaan
Perkhidmatan

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
5/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019



4. SINGKATAN

4.1 KOHA - Integrated Library System
4.2 OPAC - Online Public Access Catalogue (Katalog Atas Talian)

4.3 DDC - Sistem Pengkelasan Dewey (Dewey Decimal Classification)
4.4 BM - Bahan Media
4.5 PP - Penolong Pustakawan

4.6 PEM - Pembantu Pustakawan
4.7 PO - Pembantu Operasi




5. DEFINISI

Pengurusan Sirkulasi bermaksud tugas-tugas persediaan di kaunter utama pada 45
minit sebelum memulakan perkhidmatan agar segalanya berjalan dengan lancar.

Kakitangan juga perlu peka dengan koleksi yang terdapat di dalam perpustakaan yang
terdiri daripada buku, majalah, bahan media, gajet dan permainan disediakan kepada
pengguna dalam keadaan baik serta disusun dengan kemas dan teratur.

Prosessirkulasi meliputi tugas-tugas persediaan perkhidmatan, pinjaman, pemulangan,
pembaharuan, pengutipan di peti buku, baikpulih, pilih buang, pengurusan kehilangan
bahan, bahan lokasi lain dan tempahan bahan-bahan perpustakaan.

SALINAN TERKAWAL


PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRK MUKA SURAT
PK – PPAPP BPPM.UPP 6/34
ULASI
. - 02
KELUARAN/ EDISI TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


Bahan Perpustakaan Yang Baru Diterima



PEM/PO 6.1 Terima bahan-bahan Perpustakaan seperti berikut :


PEM/PO 6.1.1 Buku, Bahan Media dan Permainan beserta satu salinan

Borang Penyerahan Bahan dari Bahagian Pengurusan Dan
Pembangunan Koleksi.



PEM/PO 6.1.2 Majalah beserta Borang Penyerahan Majalah (Perpustakaan
Pusat dan Cawangan sahaja). Bagi Perpustakaan Cawangan

dan Desa / Komuniti Siber Ilmu, majalah akan diterima terus
daripada pembekal, manakala buku, bahan media dan
permainan akan diterima melalui Perpustakaan Bergerak.

Majalah baru yang diterima daripada pembekal perlu
direkodkan di dalam Borang Penerimaan Majalah.



PEM/PO 6.2 Semak bilangan bahan berpandukan Borang Penyerahan Bahan,
majalah berpandukan Borang Penyerahan Majalah. Sekiranya jumlah

tidak mencukupi seperti yang dinyatakan, rujuk kembali ke Bahagian
berkenaan dan pastikan pembetulan dibuat.



PEM/PO 6.3 Tulis nama, Bahagian/Perpustakaan dan tandatangan di Borang
Penyerahan Bahan dan di Borang Penyerahan Majalah sekiranya
bilangan bahan dan majalah mencukupi.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
7/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - TARIKH
01/02 02 01 Ogos 2019




TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


PEM/PO 6.4 Bagi buku, Bahan Media dan Permainan, lakukan penukaran status

dan semak data bahan di sistem KOHA bagi menukar “Final
Processing” kepada “Available” di dalam sistem.



PEM/PO 6.5 Susun sementara bahan baru yang diterima tersebut di atas rak di
tempat bersesuaian yang dilabel “Bahan Baru Untuk Pemeriksaan
Terakhir”.



PEM/PO 6.6 Sekiranya bahan tidak lengkap atau bermasalah, rekodkan di dalam

Borang Rekod Bahan Bermasalah. Serahkan bahan bermasalah dan
borang tersebut ke Unit Pendokumentasian Dan Teknikal untuk

pembetulan.


PEM/PO 6.7 Lekatkan Slip Tarikh Pulang dengan menggunakan gam dan lekatkan

label warna bagi buku kanak-kanak.


PEM/PO 6.8 Lakukan pemeriksaan ke atas majalah. Cop tanda hak milik

perpustakaan dan cop “UNTUK PINJAMAN” serta lekatkan (Stapler)
Slip Tarikh Pulang di muka surat sebelah barkod atau di atas barkod

(ikut kesesuaian).


PEM/PO 6.9 Asingkan majalah dan buku mengikut Bahasa Melayu / Cina / Tamil

dan Bahasa Inggeris serta asingkan pula mengikut fiksyen (untuk
buku sahaja).

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
8/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


PEM/PO 6.10 Susun buku di rak pameran atau di rak yang sedia ada sekiranya rak

pameran tidak mencukupi berpandukan kepada Panduan Menyusun
Bahan-Bahan Perpustakaan.



Bahan Bacaan Yang Telah Dipulangkan



PEM/PO 6.11 Tolak troli yang telah dilabelkan “Bahan Untuk Disusun Di Atas Rak”
ke ruang rak pinjaman. Asingkan buku dan majalah mengikut kategori
dan susun buku di rak yang telah ditetapkan berpandukan Panduan

Menyusun Bahan-Bahan Perpustakaan dan majalah di rak yang telah
dilabelkan “Majalah” mengikut tajuk dan keluaran.



Bahan Bacaan Yang Dikutip Di Ruang Bacaan



PEM/PO 6.12 Kutip kembali bahan-bahan yang dibiarkan oleh pengguna di ruangan
bacaan dan susun bahan-bahan tersebut ke rak-rak yang telah
ditetapkan berpandukan kepada Panduan Menyusun Bahan- Bahan

Perpustakaan.



Peti Buku


PEM/PO 6.13 Peti buku hanya terdapat di Perpustakaan Pusat, Cawangan, Pekan

dan Pusat Beli Belah sahaja. Bahan-bahan pemulangan yang
dimasukkan ke dalam Peti Buku hendaklah dikutip pada setiap hari
waktu perkhidmatan.

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
9/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


PEM/PO 6.14 Bahan-bahan pemulangan tersebut akan diinput data ke dalam
sistem. Sekiranya terdapat denda, masukkan di dalam 'add message'

jumlah denda tersebut serta tarikh input data bahan.


PEM/PO 6.15 Susun semula bahan-bahan pemulangan berpandukan kepada

Panduan Menyusun Bahan-Bahan Perpustakaan.



Pinjaman


PEM/PO 6.16 Minta kad keahlian/MyKad/MyKid atau salinannya dan bahan- bahan

bacaan / bahan media / permainan / netbook / untuk diimbas (scan).
Sekiranya ahli belum berdaftar dan ingin mendaftar, lakukan

pendaftaran keahlian berpandukan kepada PK – PPAPP BPPM.UPP.
- 01 Pengurusan Keahlian. Sekiranya berlaku bekalan elektrik
terputus, rekodkan pinjaman ke dalam sistem KOHA Offline

Circulation. Slip Pinjaman Offline akan digunakan sekiranya sistem di
pusat perkhidmatan tidak stabil melebihi seminggu. (Seperti di
Lampiran 1).



PEM/PO 6.17 Semak sah laku keahlian sama ada : -



I. Keahlian tamat tempoh dan keahlian yang tidak mempunyai
data di dalam sistem. Buat pembaharuan kad keahlian di

kaunter pendaftaran dan rujuk kepada K-PPAPP BPPM.UPP.-
01 Pengurusan Keahlian. Sekiranya nama ahli tiada di dalam
sistem, masukkan kembali data ahli tersebut.

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
10/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


TANGGUNGJAWAB TINDAKAN





II. Keahlian yang telah ada pinjaman - Semak data dalam
sistem Koha dan maklumkan kepada ahli bahawa terdapat

pinjaman serta maklumkan tarikh pemulangan bahan.



III. Keahlian yang dikenakan denda lewat – Semak data dalam
sistem Koha dan minta ahli membuat pembayaran.
.



6.18 Semak bahan-bahan bacaan / bahan media/permainan yang
hendak dipinjam, sama ada bahan tersebut dari bahan rujukan atau

PEM/PO bahan yang telah rosak. Sekiranya ya, kakitangan bertugas boleh
mencadangkan kepada ahli untuk memilih bahan yang lain.

Perpustakaan Pusat / Cawangan / Pekan / Pusat Beli Belah, caj
pinjaman bahan media dikenakan sebanyak RM2.00

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI
MUKA SURAT
11/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


PEM/PO 6.19 Simpan sementara bahan bacaan rosak di rak atau tempat yang
bersesuaian yang telah dilabelkan “Bahan Rosak”. Buat baik pulih ke

atas bahan jika boleh dilakukan sendiri. Jika tidak boleh, tukar status
bahan tersebut kepada “Bindery". Lengkapkan maklumat bahan di

dalam Borang Penyerahan Bahan Untuk Penjilidan (seperti di
Lampiran 2). Serahkan bahan beserta borang ke Unit Perolehan
Koleksi.



PEM/PO 6.20 Sekiranya bahan rosak teruk dan tidak boleh dibuat baik pulih lagi,
bahan tersebut akan dibuat pilih buang. Tukar status bahan kepada

“Discard” dan lengkapkan maklumat pilih buang di dalam Sistem
KOHA. Laporan pilihbuang bahan akan diambil menerusi sistem
KOHA dan dipaparkan dalam format Borang Koleksi Pilih Buang

(seperti di Lampiran 3).
PEM/PO

6.21 Imbas (scan) barkod bahan-bahan bacaan / bahan media / netbook
yang hendak dipinjam.
PEM/PO

6.22 Cop tarikh pemulangan di Slip Tarikh Pulang / cetak resit pemulangan
bahan-bahan bacaan / bahan media / mengikut tempoh yang

ditetapkan dan serahkan kepada ahli.
PEM/PO

6.23 Sekiranya ahli menggunakan mesin pinjaman automasi, ahli perlulah
merujuk di kaunter jika ada masalah.

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
12/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN



Bahan Pinjaman Bermasalah
6.24 Sekiranya masih terdapat bahan-bahan bermasalah seperti berikut :

PEM/PO i. Bahan rujukan (kesilapan memasukkan data bahan)
ii. Bahan tiada dalam rekod (kesilapan memasukkan data bahan)
iii. Bahan yang tidak boleh dipinjam (kesilapan memasukkan data
bahan)



6.25 Simpan bahan tersebut di atas rak atau tempat yang bersesuaian

PEM/PO yang berlabel “Bahan Bermasalah”. Kakitangan yang bertugas boleh
mencadangkan kepada ahli untuk memilih bahan yang lain.


6.26 Tukar status bahan kepada ‘bindery’ dan rekodkan di dalam Borang

PEM/PO Rekod Bahan Bermasalah (seperti di Lampiran 4). Serahkan bahan
dan borang tersebut ke Unit Pendokumentasian Dan Teknikal untuk

pembetulan.


6.27 Apabila masalah berkaitan telah diperbetulkan dalam tempoh 1 bulan

PEM/PO oleh kakitangan Bahagian berkenaan, bahan tersebut akan
diserahkan kembali ke pusat perkhidmatan. Borang berkenaan akan

disimpan oleh Unit Pendokumentasian Dan Teknikal.


Pemulangan Bahan



6.28 Ahli menyerahkan bahan-bahan yang hendak dipulangkan di kaunter.
PEM/PO

6.29 Imbas (scan) barkod bahan-bahan tersebut.
PEM/PO

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
13/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


PEM/PO 6.30 Sekiranya bahan yang dipulangkan telah melebihi tarikh yang diberi,

denda lewat akan dikenakan berdasarkan jumlah hari yang lewat dan
resit pembayaran akan dikeluarkan (di Perpustakaan Pusat,

Cawangan dan Pekan / Beli Belah sahaja).


PEM/PO 6.31 Susun bahan-bahan permulangan di atas troli atau tempat yang

bersesuaian yang dilabelkan “Bahan Untuk Disusun Di Atas Rak”.


Kehilangan Bahan



PEM/PO 6.32 Sekiranya ahli menghilangkan bahan pinjaman, tindakan berikut akan

dilakukan:-
i. Semak harga bahan tersebut dalam sistem.

ii. Beri tempoh selama 2 minggu untuk ahli mencari bahan
(buat pembaharuan bahan dahulu jika bahan tersebut belum
pernah diperbaharui).

iii. Sekiranya ahli tidak ingin mencari bahan tersebut, ahli perlu
membayar gantirugi iaitu harga bahan (setelah dicampur
dengan harga proses).

iv. Keluarkan resit di atas kehilangan bahan.
v. Tukar status bahan kepada “Lost”.
vi. Rekod kehilangan bahan di dalam Borang Rekod Bahan-Bahan

Yang Hilang (seperti Lampiran 5).
vii. Serahkan borang tersebut ke Unit Pendokumentasian Dan

Teknikal

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
14/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


Bahan Lokasi Lain



6.33 Sekiranya bahan tersebut adalah bahan dari lokasi lain (bahan dari
Perpustakaan Pusat, Cawangan, Pekan/Beli Belah, Desa dan

Bergerak)
i. Simpan sementara bahan tersebut di atas rak atau tempat
yang bersesuaian yang telah dilabelkan “Bahan Lokasi Lain”.

ii. Serahkan bahan tersebut ke bahagian-bahagian yang
berkenaan.



Bahan Tempahan



PEM/PO 6.34 Bahan pemulangan yang ditempah disimpan di rak yang telah
dilabelkan “Bahan Tempahan”. Tempahan bahan dilakukan dengan
merujuk kepada Manual Penggunaan Sistem KOHA secara atas

talian.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
15/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




TANGGUNGJAWAB TINDAKAN


Pemulangan Lewat (Bahan Yang Belum DiPulangkan)



PEM/PO 6.35 Peringatan bagi pemulangan lewat akan dihantar melalui sms
(khidmat pesanan ringkas) pada setiap hari selepas waktu

perkhidmatan melalui Aplikasi mysms.


Pembaharuan Bahan




PEM/PO 6.36 Pembaharuan dibenarkan sekali sahaja untuk tempoh 2 minggu dari
tarikh pembaharuan dilakukan. (Bergantung kepada keadaan dan
budi bicara Pegawai)





Statistik Pinjaman Dan Pemulangan



PEM/PO 6.37 Statistik pinjaman dan pemulangan boleh disemak dengan merujuk

Manual Penggunaan Sistem KOHA secara atas talian.


PEM/PO 6.38 Buat jadual dan statistik pinjaman dan pemulangan pada bulan

tersebut dan kumulatif pinjaman dan pemulangan.


PEM/PO 6.39 Serah statistik bulanan kepada Penolong Pustakawan.

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
16/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7 KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang
Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:


Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)

PERSEDIAAN
BAHAN
PERPUSTAKAAN

Terima bahan Bahan 2 3 6 Rujuk Unit Pastikan bahan Bahan yang dihantar
Perpustakaan perpustakaan ( Sedang ) Pendokumenta disemak dengan dalam keadaan baik,
dan semak dihantar tidak sian teliti sewaktu tepat dan selamat
bilangan bahan. mencukupi / Dan Teknikal / penerimaan sampai ke destinasi.
salah lokasi / Unit Perolehan berdasarkan
borang tidak Koleksi / Borang
disertakan Pembekal Penyerahan
Bahan.


Lakukan Status bahan 3 3 9 Lakukan Unit Data bahan di dalam
penukaran telah ( Sedang ) semakan data Pendokumentasian sistem KOHA
status dari “Available” bahan. Dan Teknikal / Unit adalah tepat.
“Final Processing” Perolehan Koleksi /
ke “Available” perlu membuat
dan semak data semakan sebelum
bahan. melakukan proses
penghantaran
bahan.
Sistem 3 3 9 Lakukan Bahan disemak Bahan yang diterima
“down” ( Sedang ) semakan bahan dengan teliti secara adalah betul dan tepat.
secara fizikal. fizikal.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
17/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7 KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:



Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
Lakukan Data bahan tiada 3 3 9 Rujuk Unit Dapatkan Data bahan di dalam
penukaran dalam sistem. ( Sedang ) Pendokument maklumbalas sistem KOHA
status dari asian daripada Unit adalah tepat.
“Final Pendokumentasian
Processing” ke Dan Teknikal / Dan Teknikal.
“Available” Unit Perolehan
dan semak data Koleksi.
bahan.

Lakukan Kesilapan 3 3 9 Rujuk Unit Unit Data bahan di dalam
penukaran ejaan, lokasi ( Sedang ) Pendokument Pendokumentasian sistem KOHA adalah
status dari dan nombor asian Dan Teknikal / Unit tepat.
“Final Perolehan Koleksi /
Processing” ke panggilan. Dan Teknikal / perlu membuat
“Available” Unit Perolehan semakan sebelum
dan semak data Koleksi. melakukan proses
bahan. penghantaran
bahan.
Lekatkan Slip Slip Tarikh 2 2 4 Dapatkan Slip Pastikan Slip Tugas seharian
Tarikh Pulang Pulang/Label ( Sedang ) Tarikh Tarikh dapat dijalankan
dan label warna tidak Pulang/Label Pulang/Label dengan lancar dan
warna bagi mencukupi. warna di Unit warna mencukupi berkesan.
buku kanak- Stor Bahagian di setiap pusat
kanak. Pentadbiran. perkhidmatan.
Lakukan
pemeriksaan
bekalan pejabat
setiap bulan agar
bekalan pejabat
sentiasa
mencukupi dan
tidak
mengganggu
tugasan.

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
18/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:

Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
Susun Rak/tempat 2 2 4 Mempamerkan Memastikan Bahan baru yang
sementara tidak ( Sedang ) bahan baru di bahan baru siap diproses
bahan baru mencukupi. tempat yang dalam keadaan lengkap dapat
yang diterima bersesuaian yang baik dan memenuhi
di atas rak dengan lebih diproses secepat kepuasan
atau di teratur dan mungkin untuk pengguna.
tempat kemas. tatapan
bersesuaian. pengguna.


Kemaskini Kesilapan 2 2 4 Pastikan Staf perlu Pinjaman bahan
senarai bahan nombor turutan ( Sedang ) kakitangan memastikan media dan
media dan bahan media peka dengan bahan media dan permainan dapat
permainan dan permainan kekinian permainan dilakukan dengan
melabelnya nombor sentiasa lancar.
dengan turutan bahan dikemaskini
teratur. melalui menerusi senarai Kemudahkesanan
penyelenggara bahan media dan bahan senang
an bahan yang permainan. diperolehi.
dilakukan.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
19/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019



7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:


Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) &
Alir) Pengukuran
PINJAMAN
BUKU DAN
MAJALAH
Terima bahan - Tidak 3 3 9 Memaklumkan Memaklumkan Menambah keahlian
bahan beserta membawa (Sedang) untuk tentang syarat Terima bayaran yuran
mykid/mykad/kad mykid/mykad/ membawa pinjaman serta - tahunan
sementara kad sementara salinan atau merta
menggunakan Guna mykad,mykid
mykad/mykid ,kad sementara,
ahli keluarga notis makluman
Semak sah laku Tamat Tempoh 2 3 6 Perbaharui Renew data Pemurnian data
(Sedang) keahlian Membuat kutipan yuran
ahli serta - merta tahunan
menggunakan
sistem KOHA
Blacklist 3 3 9 Tidak Teguran secara Dapat mengenalpasti
( Sedang ) membenarkan lisan supaya bahan yang tidak
pinjaman memulangkan dipulangkan.
bahan dalam masa Komunikasi berterusan
2 minggu. diberika kepada
n
pengguna.

Telah ada 2 3 9 Minta Pulangkan bahan Statistik pemulangan
pinjaman ( Sedang ) dipulangkan segera untuk bertambah.
bahan pinjaman Statistik pinjaman
seterusnya atau bertambah.
membenarkan
pinjaman
berdasarkan kuota
pinjaman yang
masih berbaki.
dalam sistem
KOHA .

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
20/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019





7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:
Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
Denda 2 3 6 Jelaskan Bayar denda Menambah
(Sedang) denda serta - merta pendapatan
Resit dikeluarkan
melalui sistem



Deactived 2 3 6 Jelaskan Terima bayaran Aktifkan data ahli
(Sedang) yuran tahunan serta -merta Menambah
Resit dikeluarkan pendapatan
melalui sistem.
Semak bahan Rujukan 3 3 9 Serah kembali Buku dihantar Buku boleh
pinjaman (Sedang) ke bahagian serta - merta difotokopi, rujuk
Berdasarkan label sementara.
pada bahan dan Bahan dapat
semakan melalui dikekalkan dalam
sistem KOHA. keadaan yang baik
di Bahagian
Rujukan
Rosak 3 2 6 Dibaikpulih/pe Kerosakan kecil Bahan sentiasa
(Sedang) njilidan akan dibaikpulih dalam keadaan
segera baik.
Bahan boleh
dipinjam semula.


Masalah 3 2 6 Pembetulan Data buku dibuat Bahan dapat
Teknikal (Sedang) dan pembetulan dan dipinjam semula.
pemurnian pemurnian data Pemurnian data
data bahan di serta merta melalui
dalam sistem sistem KOHA.
KOHA.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
21/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:





Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaa Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) n & Pengukuran
Alir)
Imbas bahan Alat pengimbas 2 1 2 Perlu dilaporkan Dilaporkan Alat pengimbas
pinjaman rosak (Rendah) kepada Bahagian serta merta yang baru diterima
Teknologi Maklumat ketika rosak. Perkhidmatan
dan meminta Menggunakan bertambah baik.
penggantian alat sistem Aduan
pengimbas semula
ICT
Barkod tidak 3 2 6 Menginput Laporan serta Tambahan statistik
boleh diimbas (Sedang ) nombor barkod merta kepada pinjaman
secara manual Unit Perkhidmatan
Melaporkan Pendokumenta bertambah baik.
masalah ke Unit sian melalui
Pendokumentasian Borang Bahan
untuk cetakan Bermasalah
semula barkod




Serahkan Resit 3 3 9 Mengecop tarikh Laporan Makluman kepada
Bahan pinjaman (Sedang ) pemulangan di Slip kerosakan pengguna melalui
Pinjaman lambat Tarikh Pemulangan dibuat serta cop tarikh yang
dikeluarkan di buku merta untuk tertera pada Slip
kerana Bahagian BTM Tarikh Pemulangan.
masalah melalui sistem
sistem Aduan ICT.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
22/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG


Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:


Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
Tersilap cop 1 1 1 Menelefon Persediaan Komunikasi
tarikh pinjaman (Sangat pengguna kaunter perlu berterusan kepada
pada bahan Jarang) semula untuk diikuti dan pengguna
(cawangan/ memaklumkan dibuat semakan
desa/ tarikh sebenar setiap hari
bergerak)
sebelum
memulakan
perkhidmatan
melalui senarai
semak kaunter.



Teguran kepada
staf untuk
meningkatkan
kompetensi dan
kesedaran
melalui latihan
semula.


Kekurangan 1 1 1 Memastikan Memohon Siap sedia resit
kertas resit (Sangat bekalan resit kertas resit manual
Jarang) mencukupi apabila tinggal 2
gulung sahaja.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
23/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:

Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
PINJAMAN
BAHAN
PERMAINAN/
BAHAN MEDIA
& NETBOOK
Terima mykid / Tidak 3 3 9 Memaklumkan Memastikan Dapat
mykad /slip membawa ( Sedang ) untuk pengguna menambah
sementara mykad/mykid/ membawa diberitahu Keahlian
slip sementara salinan atau tentang syarat
menggunakan pinjaman bahan Menerima
mykad/mykid serta - merta
ahli keluarga bayaran yuran
yang lain
tahunan
Beri katalog Katalog tidak 2 2 4 Memastikan Katalog disemak Mengenalpasti
untuk dipilih dikemaskini ( Sedang ) katalog yang dari semasa ke keadaan permainan
disediakan semasa dan cd yang sesuai
dikemaskini untuk pengguna
dengan baik

Semak bahan Bahan tidak 2 2 4 Akan ditukar Permainan : Bahan dapat
lengkap ( Sedang ) status ke Pemeriksaan dikenalpasti untuk
Bahan rosak weeded bahan dilakukan dibuat pembelian baru
setiap kali mengikut keperluan
pinjaman dan pengguna
pulangan
dilakukan.

Sumber media :
penyelenggaraan
setiap hari
bekerja

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
24/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang
Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:



Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
Imbas kad dan Elektrik terputus 4 3 12 Masukkan data Memastikan data Rekod
bahan Talian internet ( Tinggi) dalam rekod yang dicatat dapat
dikemaski
ni
tidak stabil offline offlinedimasukkan
semula ke dalam
sistem secara
manual apabila
sistem kembali
pulih


Serah bahan Jatuh 1 2 2 Pinjaman tidak Memastikan Meningkatkan
pada pengguna (Rendah) dapat bahan berada statistik pinjaman
Pecah dilaksanakan, dalam keadaan bahan media dan
semakan dan yang baikdan permainan
Calar susunan selamat dipegang
semula
dilakukan

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
25/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang
Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:





Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
PEMULANGAN
BUKU DAN
MAJALAH
Terima bahan - Hilang 3 3 9 Memaklumkan Mengeluarkan resit Menambah hasil.
bahan (sedang) untuk serta merta Terima bayaran
pemulangan. membayar Menukar status denda bahan hilang.
denda bahan bahan dengan Pemurnian data.
hilang menggunakan Statistik
sistem KOHA
Pemulangan
bertambah.
Rosak teruk 2 3 4 Memaklumka Mengeluarkan resit Menambah hasil.
(sedang) n untuk serta merta Terima bayaran
membayar Menukar status denda bahan rosak
denda bahan bahan dengan teruk.
rosak. menggunakan Pemurnian data
sistem KOHA Statistik
Pemulangan
bertambah.
Lewat pulang 3 3 4 Memaklumkan Mengeluarkan resit Menambah hasil
(sedang) untuk Komunikasi berterusan
membayar diberikan kepada
denda lewat pengguna.
pulang Statistik pemulangan
bertambah.

Lokasi Lain 2 3 6 Simpan Semakan sistem Statistik
(sedang) sementara KOHA. pemulangan
bertambah.
atas rak. Melekatkan label
Serah ke Lokasi Lain di
lokasi lain. bahan serta merta.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
26/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - TARIKH
01/02 02 01 Ogos 2019



7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG


Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:


Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaa Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) n &
Alir) Pengukuran
Tempahan 2 3 6 Simpan Buat pinjaman Statistik pemulangan
(sedang) sementara atas kepada pengguna bertambah.
rak serta merta. yang membuat Statistik pinjaman
Memaklumkan tempahan. bertambah.
kepada Serah bahan
pengguna yang kepada pengguna.
membuat Keluarkan resit
tempahan pinjaman.
Imbas barkod Alat pengimbas 2 1 2 Perlu Dilaporkan serta Alat pengimbas yang
dilaporkan
bahan rosak (rendah) kepada merta ketika rosak. baru diterima
pemulangan Sistem Offline Bahagian Menggunakan Perkhidmatan
Teknologi sistem Aduan ICT bertambah baik.
Maklumat dan
meminta
penggantian
alat pengimbas
semula
Barkod tidak 3 2 6 Menginput Laporan serta Tambahan statistik
boleh diimbas (sedang) nombor barkod merta kepada Unit pemulangan
secara manual Pendokumentasian Perkhidmatan
Melaporkan melalui Borang bertambah baik.
masalah ke Bahan Bermasalah
Unit
Pendokumenta
s
ian untuk
cetakan semula
barkod
Resit denda 3 3 9 Mengeluarkan Laporan kerosakan Perkhidmatan
lambat (sedang) resit manual dibuat serta merta bertambah baik
dikeluarkan untuk Bahagian
kerana masalah BTM melalui
sistem sistem Aduan ICT.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
27/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:

Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
PEMULANGAN
BAHAN MEDIA






Terima bahan Hilang 3 3 9 Memaklumkan Memaklumkan Menambah hasil.
(sedang) untuk membayar tentang syarat Terima bayaran
denda bahan pemulangan denda bahan hilang.
hilang serta - merta Pemurnian data.
Mengeluarkan Statistik Pemulangan
resit serta merta bertambah.
Menukar status
bahan dengan
menggunakan
sistem KOHA

Rosak teruk 3 3 9 Memaklumkan Mengeluarkan Menambah hasil.
(sedang) untuk membayar resit serta merta Terima bayaran
denda bahan Menukar status denda bahan rosak
rosak. bahan dengan teruk.
menggunakan Pemurnian data
sistem KOHA Statistik Pemulangan
bertambah.
Lewat pulang 1 1 1 Memaklumkan Mengeluarkan Menambah hasil
(sangat untuk membayar resit Komunikasi
jarang) denda lewat berterusan diberikan
pulang kepada pengguna.
Statistik pemulangan
bertambah.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
28/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:

Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
Imbas barkod Alat pengimbas 2 1 2 Perlu dilaporkan Dilaporkan serta Alat pengimbas yang
bahan rosak (rendah) kepada merta ketika baru diterima
pemulangan Bahagian rosak. Perkhidmatan
Teknologi Menggunakan bertambah baik.
Maklumat dan sistem Aduan
meminta ICT
penggantian alat
pengimbas
semula
Barkod tidak 3 2 6 Menginput Laporan serta Tambahan statistik
boleh diimbas (sedang) nombor barkod merta kepada pemulangan
secara manual Unit Perkhidmatan
Melaporkan Pendokumentasi bertambah baik.
masalah ke Unit an melalui
Pendokumentasi Borang Bahan
an untuk cetakan Bermasalah
semula barkod
Resit denda 3 3 9 Mengeluarkan Laporan Perkhidmatan
lambat (sedang) resit manual kerosakan dibuat bertambah baik
dikeluarkan serta merta untuk
kerana masalah Bahagian BTM
sistem melalui sistem
Aduan ICT.

Kekurangan 1 1 1 Memastikan Memohon kertas Siap sedia resit
kertas resit (sangat bekalan resit resit apabila manual.
jarang) mencukupi tinggal 2 gulung
sahaja.

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
29/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


7. KAJIAN PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

Kajian Penilaian Risiko & Peluang
Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh:
Tarikh: Tarikh:


Aktiviti Risiko bakal Nilai Keutamaan Tindakan Pemantauan Penambahbaikan
(Proses/Carta dihadapi (S x L) & Pengukuran
Alir)
PEMULANGAN
BAHAN
PERMAINAN
DAN NETBOOK
Terima bahan Rosak teruk 2 3 4 Memaklumkan Mengeluarkan Menambah hasil.
(Permainan) (sedang) untuk resit serta merta Terima bayaran
membayar Menukar status denda bahan rosak
denda bahan bahan dengan teruk.
rosak. menggunakan Pemurnian data
sistem KOHA Statistik Pemulangan
bertambah.
Imbas barkod Alat pengimbas 2 2 2 Perlu Dilaporkan serta Alat pengimbas yang
bahan rosak (rendah) dilaporkan merta ketika baru diterima
pemulangan Sistem Off line kepada rosak. Perkhidmatan
Bahagian Menggunakan bertambah baik.
Teknologi sistem Aduan ICT
Maklumat dan
meminta
penggantian
alat pengimbas
semula

Semak bahan Bahan tidak 2 2 4 Memaklumkan Permainan : Bahan dapat
lengkap(permai ( Sedang ) ke Bahagian Pemeriksaan dikenalpasti untuk
nan) Perolehan bahan dilakukan dibuat pembelian
Bahan rosak setiap kali baru mengikut
(permainan) pulangan keperluan pengguna
dilakukan

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
30/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


8. REKOD KUALITI





JENIS REKOD TEMPOH LOKASI LAMPIRAN
SIMPANAN



8.1 Slip Pinjaman Offline 3 Tahun Unit Perkhidmatan Lampiran 1
Perpustakaan & Bahagian
Rangkaian Perpustakaan

8.2 Borang Penyerahan 1 Tahun Unit Perolehan Koleksi Lampiran 2
Bahan Untuk
Penjilidan

8.3 Borang Koleksi Pilih 1 Tahun Unit Perolehan Koleksi Lampiran 3
Buang

8.4 Borang Rekod Bahan 1 Tahun Unit Pendokumentasian & Lampiran 4
Bermasalah Teknikal


8.5 Borang Rekod Bahan- 1 Tahun Unit Pendokumentasian & Lampiran 5
Bahan Yang Hilang Teknikal















9. LAMPIRAN

- Rujuk Kepada Rekod Kualiti

SALINAN TERKAWAL



PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PULAU PINANG PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
31/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




10. CARTA ALIRAN KERJA

Carta Alir Persediaaan Bahan Perpustakaan


Mula





Terima bahan-bahan
perpustakaan dan semak
bilangan bahan


Tidak lengkap







Lengkap

Isikan Borang Penyerahan
Rujuk Unit Bahan, lakukan penukaran
Pendokumentasian dan status dari “ Final Processing “
Teknikal / Unit Perolehan ke “Available” serta
Koleksi / Pembekal menyemak data bahan.






Tidak lengkap

Lengkap




1

SALINAN TERKAWAL





PERBADANAN PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
AWAM PULAU PINANG 32/34


KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019




10. CARTA ALIRAN KERJA

Carta Alir Persediaaan Bahan Perpustakaan












Susun sementara bahan baru
yang diterima tersebut di atas
rak atau di tempat bersesuaian
yang dilabel “Bahan Baru Untuk
“Pemeriksaan Terakhir”





Lekatkan Slip Tarikh Pulang dan
lekatkan label warna bagi buku
kanak-kanak. Untuk bahan media
dan permainan, kemaskini senarai
bahan dan melabelnya dengan
teratur.



Susun bahan ke atas rak
/ tempat pameran

SALINAN TERKAWAL





PERBADANAN PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
AWAM PULAU PINANG 33/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


10. CARTA ALIRAN KERJA

Carta Aliran Prosedur Pinjaman Bahan Bacaan

PINJAMAN BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN
Mula


Terima bahan-bahan perpustakaan
beserta kad keahlian / MyKad / MyKid
Semak sah laku keahlian




Keahlian
Keahlian Keahlian yang Denda berstatus
Tamat telah ada deactivated
tempoh disekat
aktiviti pinjaman
(Black Keluar Keluar
Pembaharuan resit
Pembaharuan bahan resit
keahlian Semak data
ahli
Semak bahan pinjaman



Rujukan Masalah Teknikal
Rosak


Serah kembali ke
bahagian Rujukan Rosak teruk Simpan sementara atas rak
(penjilidan / pilih
Rosak ringan buang) Tukar status
(baik pulih)
Simpan atas
rak Catat dalam
borang
Tukar status
bahan
Serah ke Unit
Naik semula ke Catat dalam Pendokumentasian
rak borang dan Teknikal


Serah ke Unit
Perolehan Koleksi

SALINAN TERKAWAL




PERBADANAN PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SIRKULASI MUKA SURAT
AWAM PULAU PINANG 34/34

KELUARAN/ EDISI PK – PPAPP BPPM.UPP. - 02 TARIKH
01/02 01 Ogos 2019


10. CARTA ALIRAN KERJA

Carta Aliran Prosedur Pemulangan Bahan Bacaan

PEMULANGAN BAHAN-BAHAN PERPUSTAKAAN



























Tempahan






Simpan
ementara
tas rak







erah bahan
pada
engguna

SALINAN TERKAWAL

CONTOH Lampiran 1







SLIP PINJAMAN
(OFF-LINE)
M
u Terima
bahan-
l Imbas (scan)
Tamat R 1 T a Sem
barkod
bahan
ak
bahan
pemulanga
Hi U P N Sa R Le L
bah
n pemulangan
J E O Em
Sim
Se
la Se o w o s
an
m Kel
n M N U M a ma sa at k pa
K E B A t Tukar
uar
g k k p ak as S
n
Sus
Rekod
G O R status ul i Ser k a
te
d resi
se
har
ah
bahan
S A R A kan di un la e
ru T
ali :
Nombor Ah
me
ga
e t bah
ke
E N I dalam a n n an in
k
nta
N G S E Boran m g d ata lok
Kel
………………………..
ra
A A D g at a s asi p
uar
ata
R D L A Buku asa
resi
Nombor Barkod
s
A O I R yang trol l rak
t
i /
I K N A hilang
Bahan :
rak
P U A N ………………………
N D E M …………………
M E O
E N T K ………………………
G E U …………………
A R M
N K E ………………………
G A N ………………..
W K
D A U
O L A ………………………
K LI
U T ………………..
I M
E Majalah
N
………………………
……… Tarikh
Pulang :
……………….........
Catatan :

SALINAN TERKAWAL
CONTOH



Lampiran 2

PPAPP BKP.UPSM.BRG 05/5
SEMAKAN : 01
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU
PINANG



BORANG PENYERAHAN BAHAN UNTUK PENJILIDAN





Tukar Status


Tarikh No. Aksesan Pengarang Tajuk Penerbit Dan Tarikh Jenis Kerosakan Bindery Discard
(No. Barkod) Penerbitan


































Unit Pendokumentasian Dan Teknikal
Dibuat oleh : Unit Perolehan Koleksi

Ditukar status oleh :
Nama : Nama :












Tandatangan : Tandatangan : Nama :







Tarikh :





Cop Perpustakaan : Tandatangan :

Tarikh :


JUMLAH NASKHAH : JUMLAH HARGA : (RM)

SALINAN TERKAWAL
CONTOH



Lampiran 2

PPAPP BKP.UPSM.BRG 05/5
SEMAKAN : 01
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU
PINANG



BORANG PENYERAHAN BAHAN UNTUK PENJILIDAN





Tukar Status


Tarikh No. Aksesan Pengarang Tajuk Penerbit Dan Tarikh Jenis Kerosakan Bindery Discard
(No. Barkod) Penerbitan


































Unit Pendokumentasian Dan Teknikal
Dibuat oleh : Unit Perolehan Koleksi

Ditukar status oleh :
Nama : Nama :












Tandatangan : Tandatangan : Nama :







Tarikh :





Cop Perpustakaan : Tandatangan :

Tarikh :


JUMLAH NASKHAH : JUMLAH HARGA : (RM)

SALINAN TERKAWAL

CONTOH


Lampiran 3

PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PPAPP BKP.UPSM.BRG 05/8
PINANG SEMAKAN : 01



BORANG KOLEKSI PILIH BUANG




NAMA KAKITANGAN :


PUSAT PERKHIDMATAN :



Bil Tarikh No. Aksesan Judul Harga Keadaan Bahan Kaedah Pelupusan
(No. Barkod)
(RM)

SALINAN TERKAWAL

CONTOH


Lampiran 3

PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PPAPP BKP.UPSM.BRG 05/8
PINANG SEMAKAN : 01



BORANG KOLEKSI PILIH BUANG




NAMA KAKITANGAN :


PUSAT PERKHIDMATAN :



Bil Tarikh No. Aksesan Judul Harga Keadaan Bahan Kaedah Pelupusan
(No. Barkod)
(RM)

SALINAN TERKAWAL
CONTOH Lampiran 4




PPAPP BPPK. BRG 01/10
SEMAKAN : 02
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU
PINANG


BORANG REKOD BAHAN BERMASALAH





Tarikh Judul Nombor Aksesan Masalah Catatan/Tindakan
(No. Barkod)



































Diperiksa oleh :

Diterima oleh Perpustakaan Cawangan Unit Pendokumentasian Dan Teknikal




Nama :

(Sebelum diserah ke Unit Pendokumentasian Dan Diterima/Disemak oleh :




Tandatangan : Teknikal)




Nama :







Cop Perpustakaan : Nama :

Tandatangan :







Tandatangan :



Tarikh :


Tarikh :


(Ruangan “Catatan/Tindakan” akan dilengkapkan oleh Unit
Pendokumentasian Dan Teknikal)

SALINAN TERKAWAL
CONTOH Lampiran 4




PPAPP BPPK. BRG 01/10
SEMAKAN : 02
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU
PINANG


BORANG REKOD BAHAN BERMASALAH





Tarikh Judul Nombor Aksesan Masalah Catatan/Tindakan
(No. Barkod)



































Diperiksa oleh :

Diterima oleh Perpustakaan Cawangan Unit Pendokumentasian Dan Teknikal




Nama :

(Sebelum diserah ke Unit Pendokumentasian Dan Diterima/Disemak oleh :




Tandatangan : Teknikal)




Nama :







Cop Perpustakaan : Nama :

Tandatangan :







Tandatangan :



Tarikh :


Tarikh :


(Ruangan “Catatan/Tindakan” akan dilengkapkan oleh Unit
Pendokumentasian Dan Teknikal)

SALINAN TERKAWAL



CONTOH Lampiran 5


PPAPP BPPK. BRG 01/3
SEMAKAN : 02




PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PINANG


BORANG REKOD BAHAN-BAHAN YANG HILANG









Tarikh Pengarang Judul Nombor Jumlah Nombor Tandatangan Catatan Tukar
Perolehan / Dibayar Resit Status
Barkod



































Dibuat oleh : Unit Pendokumentasian Dan Teknikal



Diterima oleh Perpustakaan Cawangan


Nama :

(Sebelum diserah ke Unit Pendokumentasian Dan Teknikal) Diterima / Disemak oleh :

Tandatangan :







Nama : Nama :



Cop Perpustakaan :







Tandatangan : Tandatangan :



Tarikh : Tarikh :




(Bagi Perpustakaan Desa / Bergerak status bahan akan
dilengkapkan oleh Unit Pendokumentasian
Dan Teknikal)

SALINAN TERKAWAL



CONTOH Lampiran 5


PPAPP BPPK. BRG 01/3
SEMAKAN : 02




PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PINANG


BORANG REKOD BAHAN-BAHAN YANG HILANG









Tarikh Pengarang Judul Nombor Jumlah Nombor Tandatangan Catatan Tukar
Perolehan / Dibayar Resit Status
Barkod



































Dibuat oleh : Unit Pendokumentasian Dan Teknikal



Diterima oleh Perpustakaan Cawangan
Nama :



(Sebelum diserah ke Unit Pendokumentasian Dan Teknikal) Diterima / Disemak oleh :



Tandatangan :






Nama : Nama :



Cop Perpustakaan :







Tandatangan : Tandatangan :



Tarikh : Tarikh :




(Bagi Perpustakaan Desa / Bergerak status bahan akan
dilengkapkan oleh Unit Pendokumentasian
Dan Teknikal)