Modul Pengelolaan MICE

PENGELOLAAN MICE

KELAS
XII

Bahan Ajar

SRI WAHYUNI SST.PAR

PENGELOLAAN MICE

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan penyertaan dan
tuntunannya maka saya dapat menyelesaikan modul ini.

Kurikulum 2013 dirancang untuk memperkuat kompetensi siswa dari sisi sikap, pengetahuan dan
keterampilan secara utuh. Keutuhan tersebut menjadi dasar dalam perumusan kompetensi
dasar tiap mata pelajaran yang mencakup kompetensi dasar kelompok sikap, pengetahuan,
dan keterampilan. Semua mata pelajaran dirancang mengikuti rumusan tersebut. Pembelajaran
kelas XI pada Sekolah Menengah Kejuruan untuk Program Keahlian kepariwisataan dan Paket
Keahlian Usaha Perjalanan Wisata yang disajikan dalam buku ini juga tunduk pada ketentuan
tersebut. Buku siswa ini diberisi materi pembelajaran yang membekali peserta didik dengan
pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit
dan abstrak, serta sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yang
dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab. Buku ini
menjabarkan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapai kompetensi yang
diharuskan. Sesuai dengan pendekatan yang digunakan dalam kurikulum 2013, siswa
diberanikan untuk mencari dari sumber belajar lain yang tersedia dan terbentang luas di
sekitarnya. Peran guru sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa
dengan ketersediaan kegiatan buku ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam
bentuk kegiatan-kegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial
dan alam.

Buku ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan. Untuk itu, kami
mengundang para pembaca memberikan kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan
penyempurnaan. Atas kontribusi tersebut, kami ucapkan terima kasih. Mudah-mudahan kita
dapat memberikan yang terbaik bagi kemajuan dunia pendidikan dalam rangka
mempersiapkan generasi seratus tahun Indonesia Merdeka (2045).

Payakumbuh, September 2020

SRI WAHYUNI SST.PAR

PENGELOLAAN MICE

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………..... i
Ii
DAFTAR ISI …………………………………..... iii
iv
DAFTAR GAMBAR ………………………………….....
1
DAFTAR LEMBAR KERJA …………………………………..... 2
3
PENDAHULUAN 4
5
A. Deskripsi ………………………………….....
6
B. Petunjuk Penggunaan …………………………………..... 8
9
C. Tujuan Pembelajaran …………………………………..... 23

D. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar ………………………………….....

Peta Konsep ………………………………….....

Materi Pembelajaran

A. Pengertian Lokasi ………………………………….....

B. Macam macam venue ………………………………….....

C. Langkah -langkah memilih lokasi pameran ………………………………….....

D. Peralatan Dan Pelayanan Untuk ………………………………….....
Mendukung Instalansi

Cakrawala …………………………………..... 24
Jelajah Internet …………………………………..... 24
Rangkuman …………………………………..... 25
Tuhas Mandiri …………………………………..... 27
Uji Kompetensi …………………………………..... 27
Soal Essay …………………………………..... 30
Soal Essay Berstruktur …………………………………..... 30
Daftar Pustaka …………………………………..... 32
Glosarium …………………………………..... 33
Biodata Penulis …………………………………..... 37

PENGELOLAAN MICE

iii

DAFTAR GAMBAR

1.1 Pameran Indoor
1.2 Venue yang ada di outdoor
1.3 Redential Venue
1.4 Ruang Meeting Paripurna
1.5 Special Venue
1.6 Meeting Planner Tools
1.7 Theater Style
1.8 U Shape Style
1.9 Calssroom Style
2.0 Boardroom Style
2.1 Hollow Design
2.2 Banquet Round Design
2.3 Half (1/2)Rounds
2.4 Reception and Cocktail

PENGELOLAAN MICE

iv

DAFTAR LEMBAR KERJA

No Pertanyaan Sudah Belum

1 Saya sudah mampu memahami lokasi pameran

2 Saya sudah mampu memahami jenis venue

3 Saya sudah mampu menganalisis ruang lingkup
lokasi pameran

4 Saya sudah mampu menentukan langkah-langkah
menetukan lokasi venue

Keterangan :
Jika daftar Cek Kemampuan anda jawabannya SUDAH semua, maka Anda
dapat melanjutkan pada modul berikutnya. Jika daftar Cek Kemampuan anda
salah satu jawabannya BELUM, maka Anda belum dapat melanjutkan pada
modul berikutnya, dan berkonsultasilah dengan Guru untuk mendapatkan
materi tambahan

PENGELOLAAN MICE

1

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI

Industri event dan MICE berkembang secara pesat. Pertumbuhan kota
besar dan meningkatnya kesejahteraan masyarakat indonesia. Event bisa terdiri
dari berbagai bentuk, kegiatan, tujuan dan maksudnya, dari mulai pesta ulang
tahun sampai pelantikan presiden, Bupati Cup sampai Piala Dunia semuanya
adalah bentuk dari event . Patut dipahami besar kecilnya suatu event pasti
membutuhkan perencanaan dan implementasi pada setiap detil langkahnya,
mulai dari konsep sampai dengan kegiatan membersihkan setelah event .
Tanpa kita sadari, berkembangnya Industri event ini membuka dampak baru,
baik dampak positif maupun dampak negative yang dapat terjadi jika tidak
dicegah. Salah satu dampak positif dari Industri MICE adalah terbuka luasnya
lowongan pekerjaan baru dengan yang bidang baru pula. Pekerjaan diindustri
MICE sangatlah luas karena termasuk para supplier atau jasa layanan
pendukungnya. Dari mulai level paling bawah sampai ke managerial,
diberbagai area pekerjaan. Luasnya lapangan pekerjaan diindustri MICE
membuat orang berlomba – lomba untuk mengisi pekerjaan tersebut. Untuk
dapat berhasil dibutuhkan kerja keras dan motivasi yang tinggi serta komitment
yang terus menerus. Akan tetapi semangat dan kerja keras tidak akan berjalan
dengan lancar dan komitmen tidak akan tetap kuat jika tidak dibarengi dengan
perecanaan karir yang tepat. Perencanaan karir adalah salah satu cara untuk
meningkatkan kesempatan kita dalam mencapai tujuan. Selain itu, dengan
perencanaan karir kita juga dapat mengetahui kelemahan yang akan
ditingkatkan sehingga dapat menambah daya jual untuk mendapatkan posisi
yang lebih baik lagi. Salah satu keterampilan yang harus terus ditingkatkan
adalah kemampuan beradaptasi dengan perkembangan dan perubahan
yang terjadi. Dewasa ini Isu dan trend mengenai teknologi, green event dan
penjaminan qualitas event marak dibicarakan. Kemampuan untuk beradaptasi

PENGELOLAAN MICE

2

dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat sangatlah dituntut.
Bagaimanapun juga tidak bisa menutup mata akan hal ini, semakin
berkembangnya provider dan sosesial media membuat dunia menjadi tanpa
batas. Dan event konfrensi maupun rapatpun menjadi tidak terbatas di satu
ruangan saja. Web conference tele conference di fasilitasi dengan
perkembangan tekologi audio visual dan wireless connection semakin
mempermudah diadakannya event tersebut. Dalam segi pendaftaran atau
registrasipun maupun pembayaran biaya registrasi sudah dijamah oleh
teknologi internet dan online.sehingga mengurangi beberapa biaya. Salah
satunya adalah biaya untuk kertas dan penggunaan media cetak lainnya.

Jika dilihat dari segi pembiayaan penggantian barang – barang cetakan, dan
kertas tentu sangatlah menguntungkan, bukan hanya dari segi materi akan
tetapi dari segi green event atau sustainable event pun sangatlah bermanfaat.
Issue mengenai green event atau sustainable event mulai berkembang dan
diimplementasikan. Manfaat dari sustainable event jika dilihat dapat
mengurangi biaya pengeluaran dari segi apapun dan tentunya bermanfaat
bagu masa depan. Salah satu cara untuk menggurangi dampak negative dari
suatu event adalah dengan pelaksanaan Quality assurance, dimana semua
proses yang dilakukan melalu pengawasan kualitas sehingga bisa dicegah
terjadinya kesalahan, dan bisa dijadikan jaminan untuk pelaksanaan event
berikutnya bahwa event yang direnjanakan adalah even yang baik.
Berdasarkan pemaparan tersebut, maka industri MICE madalah industry yang
menyenangkan dan mempunyai banyak karir yang bisa ditempuh dan sangat
menjanjikan. Oleh karena itu ketersediaan sumber daya manusia terdidik di
bidang ini sangat diperlukan. Peserta didik di SMK yang mengambil bidang
paket keahlian Usaha Perjalanan Wisata diberikan pengetahuan, keterampilan
dan sikap mengenai industry ini sehingga memungkinkan mereka untuk
mengambil peran yang lebih banyak lagi dalam perkembangan industry ini.

PENGELOLAAN MICE

3

Buku ini diharapkan dapat menjadi salah satu alternative sumber belajar untuk

mengasah kompetensi yang dimiliki.

B, PETUNJUK PENGGUNAAN

Bagi Guru
• Berikan modul ini sebelum proses pembelajaran dimulai
• Informasikanlah tentang cara pemakaian modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, bahan, waktu dan alat yang
dibutuhkan
• Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapat kesulitan dalam
mempelajari modul ini
• Persiapkan semua fasilitas yang diperlukan saat proses
pembelajaran modul ini agar menncapai kompetensi yang
diharapkan
• Berikanlah kesempatan tanya jawab kepada Peserta Didik
• Manfaatkan media dan sumber belajar yang mendukung
• Monitor dan catat kemajuan peserta didik serta lakukan evaluasi

Bagi Peserta Didik

•Bacalah modul ini sebelum proses pembelajaran berlangsung dengan
cermat, teliti, dan benar.
•Diskusikan dengan sesama peserta didik jika anda kurang paham dalam
proses pembelajaran. Bila masih ragu, maka tanyakan kepada Guru
sampai paham
•Kerjakan tugas -tugas yang diberikan secara individu dengan teliti , jujur,
serta bertanggung jawab.
•Apabila anda telah menguasai materi maka mintalah kepada guru untuk
menguji anda
•Jika peserta didik belum dapat menguasai modul ini maka peserta didik
tidak dapat melanjutkan ke modul berikutnya

C. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat:

 merinci lokasi pameran

 menganalisa lokasi pameran

 memeriksa lokasi dan kebutuhan pameran

PENGELOLAAN MICE

4

 mengecek lay out pameran dengan penuh tanggung jawab

D. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

KOMPETENSI INTI 3 KOMPETENSI INTI 4

( PENGETAHUAN ) ( KETERAMPILAN )

3. Memahami, menerapkan dan 4. Mengolah, menalar, dan menyaji

menganalisis pengetahuan factual, dalam ranah konkret dan ranah

konseptual, dan procedural abstrak terkait dengan

berdasarkan rasa ingin tahunya pengembangan dari yang

tentang ilmu pengetahuan,

teknologi, seni, budaya, dan dipelajarinya di sekolah secara

humaniora dalam wawasan mandiri, bertinda ksecara efektif dan

kemanusiaan, kebangsaan, kreatif, dan mampu melaksanakan

kenegaraan, dan peradaban terkait tugas spesifik di bawah pengawasan

penyebab phenomena dan langsung

kejadian dalam bidang kerja yang

spesifik untuk memecahkan

masalah4.

KOMPETENSI DASAR KOMPETENSI DASAR

3.11 Menganalisis lokasi pameran 4.11. Melakukan pemeriksaan lokasi
Pameran

PENGELOLAAN MICE

5

PETA KONSEP

Lokasi Pameran Penentuan Venue Lokasi pameran
Kegiatan
Destinasi (kawasan
Peralatan dan tujuan)diselenggar
Pelayanan untuk
akan kegiatan
mendukung pameran
instalansi
Venue Pameran
KOnstruksi sesuai
dengan Hotel konvensi
sebagai venue
persyaratan
kegiatan
konvensi

Pemilihan Venue
Pameran

Pemilihan Venue
Konvensi

Power main and
electrical (daya
utama dan listrik)

Pemilihan
telephone,faximile,ca
bling,data and broad

band internet

Tinggi tower

Stand standar

PENGELOLAAN MICE

MATERI PEMBELAJARAN 6

A. PENGERTIAN LOKASI

Lokasi Pameran atau di namakan juga dengan Venue adalah tempat atau lokasi
diselenggarakannya sebuah event (Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Republik Indonesia nomor 348 tahun 2014). Venue dengan kata lain
bisa diartikan dengan tempat/lokasi di selenggarakannya suatu kegiatan MICE
(pameran, konvensi, seminar, launching, hiburan, kompetisi olahraga, dsb).

Gbr 1.1 Pameran Indoor
Sumber Highlight.id

Gbr 1.2 Venue yang ada di outdoor
Sumber Anjani Art Galery.Blogspot

PENGELOLAAN MICE

Penentuan Lokasi 7

Lokasi penyelenggaraan hendaknya mudah dicapai dari dan kebandar udara,
berdekatan dengan hotel – hotel tempat peserta atau delegasi menginap,
terletak dipusat kota, dekat dengan kantor / pemerintah, tidak jauh dari pusat
perbelanjaan (shopping center), bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi
penyelenggaraan untuk memenuhi kebutuhan para peserta areal pusat ini
sebisanya dilengkapi dengan teater, auditorium, arena pekan raya, stadion,
gedung pameran dan arena untuk berbagai kegiatan (event), seperti sepak
bola, tenis, pacuan kuda, balap motor (sirkuit), demi menunjang segala macam
kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan, baik yang berupa peristiwa
(event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupun pameran, kontes, peragaan (show)
dan sebagainya disuatu areal yang komprehensif dan kompak. Sebaiknya venue
dapat membantu peserta , hotel – hotel, restoran – restoran, pusat – pusat
perbelanjaan, tempat hiburan dan atraksi untuk lokasi berdekatan atau tidak
jauh dari venue Dalam perencanaan lokasi, perancang penyelenggara perlu
mengetahui persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi
maupun tempat diselenggarakan. Hal tersebut sesungguhnya meliputi ruang
lingkup yang sangat luas, antara lain wujud fisik bangunan pusat konvensi, balai
sidang atau hotel besar yang komprehensif. Juga meliputi perangkat keras
berupa perlengkapan kesekretariatan, peralatan persidangan, perangkat
dekorasi, ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengkapan prestasi
pembicara, proyektor dan layar, audio visual dan sebagainya yang dibutuhkan
penyelenggara suatu konvensi modern.

Selain perangkat keras juga sangat penting adanya perangkat lunak, yaitu :
sumber daya manusia, para pelayanan yang profesional dalam bidang masing
– masing. Sangat penting bagi para perancang dalam penentuan lokasi yaitu
mengetahui keinginan yang punya gawe (yang hendak menyelenggarakan
acara). Dalam penentuan lokasi ada kemungkinan penyelenggara
berkeinginan untuk diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar
(cruise-ship), atau diadakan disebuah hotel, bila dihotel dapat dipilih yaitu : -
Hotel pusat kota (inner-city hotel), - Hotel bandara (airport hotel), - Hotel di
pegunungan (resort hotel), - Hotel di pinggiran pantai (beach hotel), - Hotel di
pinggiran kota (suburban hotel).

PENGELOLAAN MICE

B. Macam macam venue 8

Tempat penyelenggara ini dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :

1. Residential venue

Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting.
Contohnya : city centre hotel, resort dan hotel pinggiran kota, hotel bintang 4
dan 5, hotel desa yang kecil, resort – resort dan motel – motel.

Gbr 1.3 Redential venue, hotel di city center
2. Non residential venue
Venue yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk
gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion. Gedung konvensi
yang dibangun dan pusat pameran ini di desain untuk dapat mengakomodir
orang dalam jumlah yang besar. Biasanya venue ini menyediakan ruang – ruang
yang besar yang di desain untuk sidang paripurna, ruang yang cocok untuk
pameran – pameran adalah trade show, meeting rooms yang bermacam –
macam, tempat istirahat, fasilitas banquet, pusat – pusat bisnis, ruang kantor dan
administrasi.

Gbr 1.4 ruang meeting paripurna
Sumber Republika

PENGELOLAAN MICE

3. Special venue 9

Venue yang di dalamnya terdapat tempat – tempat atraksi seperti gedung –
gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran
(landmark dan icon) suatu daerah/kota, tempat – tempat olahraga. Contoh
landmark dan icon kota Sydney adalah Opera House Sydney, ini juga diakui
sebagai ikon nasional dan sebagai pusat pertunjukan seni terkemuka. Tempat
ini juga menawarkan ruang – ruang penyelenggaraan (fuction room) dengan
kapasitas tempat duduk total 5000 orang, ada pula berbagai restoran yang
menggambarkan Australia Modern, juga menawarkan makanan seafood dan
internasional, fasilitas teknik yang modern, reservasi untuk tour keliling kawasan,
makan malam yang eksklusif dan paket – paket tonton/pertunjukan.

Gbr 1.5 Special Venue
Sumber Lime Venue Portofolio

C. Langkah -langkah memilih lokasi pameran
Memilih lokasi pameran merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan,
karena akan sangat memengaruhi kelancaran kegiatan pameran yang akan
dilaksanakan. Langkahlangkah yang harus dilakukan dalam memilih lokasi demi
suksesnya suatu pameran adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan dengan
cara

a. Mengidentifikasi konteks dan jenis kegiatan (Meeting, Incentive Travel,
Conference,Exhibition, Impressariat, Special Event dll) serta kebutuhan
terkait sifat dan jenis kegiatan (berkaitan dengan jumlah ruangan
kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue , teknologi,
peralatan k3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special
entrance, loading dock , parkir, daya dukung listrik, toilet, dll) untuk
memperoleh spesifikasi yang akurat.

PENGELOLAAN MICE

10

b. Melakukan analisis spesifikasi venue berkaitan dengan jumlah ruangan
kapasitas ruangan, fasilitas yang terdapat didalam venue , teknologi,
peralatan k3 (kesehatan,keselamatan, dan keamanan), special
entrance,loading dock , parkir, daya dukung listrik, toilet, dll

c. Menetapkan syarat spesifikasi venue dan lokasi kegiatan (kerangka
acuan kerja, RPF (request for proposal ), dll) untuk dijadikan sebagai
pedoman

Penelitian mengenai lokasi yang sesuai
Bisa jadi merupakan perbandingan antara 2 atau lebih venue. Kunci dalam
perbandingan ini adalah memahami tujuan atau tema dari event tersebut dan
juga aktivitas apa saja yang akan dilakukan selama event berlangsung.
Selain itu ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh suatu venue
persyaratan tersebut biasanya mengacu kepada kebutuhan dari tema. Akan
tetapi ada beberapa persyaratan yang penting dan harus sesuai standar yang
berlaku.
Yang dimaksud persyaratan spesifikasi venue dan lokasi kegiatan meliputi berikut
ini namun tidak terbatas pada:
a. Kerangka Acuan Kerja
b. RFP (Request For Proposal
c. Prosedur Keselamatan dan keamanan kerja
Contoh lembar observasi yang disiapkan untuk analisis kebutuhan event. Event
yang akan diadakan adalah Workshop mengenai Pembelajaran MICE di MGMP
yang akan mengundang orang Guru Peserta dan 3 narasumber maka yang
harus diperhatikan adalah:
Event Requirements Weighting Sheet

2. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan:
a. Mencari informasi yang dibutuhkan terkait venue dan lokasi kegiatan
yang sesuai spesifikasi dari berbagai sumber. Informasi yang dibutuhkan
terkait venue meliputi: Aksesibilitas, Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan,
Fasilitas yang terdapat di dalam venue, Teknologi, Peralatan,K3
(Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan),Special entrance, Loading
dock , Parkir, Daya dukung listrik, Toilet,Kitchen, Banquet Facilities,F&B
(Food and Beverage), dll

PENGELOLAAN MICE

11
b. Menetapkan alternatif venue dan lokasi kegiatan (indoor/

outdoor)sesuai dengan pedoman dan spesifikasi yang dimiliki.
c. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (Website, Directory/ Meeting

Planner, Brosur, Majalah, Convention Bureau, Tourism Board, Asosiasi di
bidang Industri Pariwisata, National Tourism Organization (NTO), KBRI, dll)
terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai dengan spesifikasi.
d.Menjalin komunikasi dengan cara menghubungi sumber-sumber
informasi terkait venue dan lokasi kegiatan.

Gbr 1.6 Meeting Planner Tools
Sumber meeting planner/slidesharenet
Setelah Anda memiliki kesempatan untuk mengunjungi venue potensial,
kuncinya adalah dengan berbicara dengan kordinator acara, saatnya untuk
mengumpulkan informasi dan membandingkan venue yang satu dengan venue
yang lainnya, dan menentukan lokasi yang tepat sesuai dengan konsep acara
yang direncanakan. Mengingat bahwa ada banyak spesifikasi yang harus
dipenuhi ketika memilih venue, maka akan sulit sekali untuk mencari tahu venue
mana yang paling cocok untuk dipilih. Perencana harus mencari informasi
menangani hal hal yang dibutuhkan oleh kegiatan yang sudah dikonsepkan.
Yang harus anda perhatikan adalah bagaimana cara anda mencari informasi
mengani semua kebutuhan dalam event yang anda renacanakan. Sumber
informasi untuk suatu event bisa dari berbagai macam cara, ide kreatif lah yang
penting.
Lokasi atau Veneu yang potensial untuk dilaksanakan suatu event. Sebeneranya
penentuan lokasi untuk event ini sangatlah tidak terbatas, tergantung ide kreatif
sang perencana, tema, tujuan, dan konsep yang kan digarap.

PENGELOLAAN MICE

12

3. Melakukan site inspection

a. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting dalam melakukan site inspection,
meliputi : Aksesibilitas,Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas yang
terdapat di dalam venue, Teknologi,Peralatan, K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan
Keamanan),Special entrance, Loading dock Parkir, Daya dukung listrik,
Toilet,Kitchen,Banquet Facilities, F&B (Food and Beverage), dll

b. Menyiapkan checklist dan alat lain yang dibutuhkan dalam site inspection,
diantaranya: daftar spesifikaasi kebutuhan event di venue, kamera, alat ukur

c. Menyusun checklist dan alat lain yang termasuk dalam site inspection sesuai
dengan spesifikasi kegiatan yang akan dilaksanakan

d. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya:
pengelola venue, teknisi venue, petugas keamanan, F&B (food andbeverage),
chef untuk menu, room division ,referensi, dll.

e. Menghubungi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection untuk dapat
dilakukan dengan komunikasi terkait waktu pelaksanaan kegiatan site inspection

f. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan checklist
yang telah disiapkan.

Setelah merencanakan dan meninjau serta mengumpulakn informasi mengenai
beberapa alternatif tempat yang akan dijadikan venue pilihan maka harus
dilakukan site inspection atau survey lokasi. Ada beberapa faktor penting yang
harus dilakukan ketika melakukan site inspection, beberapa faktor penting yang
harus diperhatikan meliputi berikut ini namun tidak terbatas pada:

 Aksesibilitas

 Jumlah ruangan

 Kapasitas ruangan

 Special entrance

 Loading dock

 Parkir

 Fasilitas yang terdapat di dalam venue

PENGELOLAAN MICE

 Teknologi 13

 Peralatan

 K3

 Daya dukung listrik

 Toilet

 Kitchen

 Banquet Facilities

 F&B (Food and Beverage)

Ketika melakukan site inpections anda harus mempergunakan alat yang
tepat. Alat yang membantu inspeksi anda yang laing utama adalah daftar
periksa (check list) atau lembar observasi, atau alat pendukung daftar periksa.
Yang dimaksud check list dan alat lain dalam site inspection meliputi berikut ini
namun tidak terbatas pada:

 Daftar Spesifikasi Kebutuhan Event di venue

 Camera

 Alat ukur

Spesifikasi dari kegiatan dalam site inspection meliputi berikut ini namun
tidak terbatas pada:

 Jenis dan ukuran

 Jumlah

 Kualitas

 Bentuk

 Warna

 Tahun pembuatan

 Merek

PENGELOLAAN MICE

14

Pihak-pihak yang terkait dalam site inspection meliputi berikut ini namun
tidak terbatas pada:

 Pengelola venue
 Teknisi venue
 Petugas keamanan
 F&B (Food and Beverage)
 Chef untuk menu
 Room division
 Referensi

4. Menetapkan venue dan lokasi kegiatan
a. Informasi yang dibutuhkan terkait alternatif venue dan lokasi kegiatan
diperoleh melalui berbagai sumber dan pelaksanaan site inspection.
b. Menganalisis kelebihan dan kelemahan masing-masing lokasi
c. Venue dan kegiatan di pilih dari lokasi yang ada melalui proses pertimbangan
dan diskusi dalam Tim
d. Venue dan lokasi kegiatan di tetapkan
Salah satu cara yang paling efektif untuk menentukan venue yang tepat adalah
dengan mengidentifikasi daftar kebutuhan utama yang harus dipenuhi untuk
menjamin sukses menjalankan suatu event dan menerapkan sistem pembobotan
untuk masing-masing persyaratan tersebut. Dimana menidentifikasi kebutuhan
sudah anda lakukan pada pembelajaran sebelumnya. Kemudian
membandingkan antara venue yang satu dengan venue yang lainnya dengan
menggunakan daftar periksa yang sesuai kebutuhan.

PENGELOLAAN MICE

Compulsory requirements 15

 Persyaratan wajib

Contoh kasus apakah tempat tersebut bisa digunakan atau dijadikan alternatif
dalam meneteapkan venue. Jika suatu event membutuhkan tempat duduk
untuk 150 orang, sedangkan venue yang ada hanya bisa menampung 120 orang
maka tempat secara otomatis venue ini tidak dapat dijadikan alternatif venue.
Akan tetapi jika suatu venua mampu menampung 150, 170 dan 200 maka ketiga
venue ini bisa menjadi alternatif venua yang akan dibandingkan.

 Key requirements

Setelah persyaratan wajib telah diidentifikasi saatnya untuk membuat daftar
semua persyaratan kunci yang Anda anggap penting untuk acara Anda. Tentu
setiap orang akan memiliki kebutuhan yang berbeda sesuai dengan acara
khusus mereka dan bobot ditugaskan untuk setiap

Seperti sudah kita pahami sebelumnya dalam menentukan venue. Anda
harus memperhatikan kembali daftar periksa dan observasi yang sudah dibuat.
Tentukan dalam daftar periksa tersebut bahwa venue yang tersedia sesuai
dengan kebutuhan dari event. Alternatvr venue tentunya didapatkan dari
sumber informasi yang telah dikumpulakn dan dari hasil site inspection. Kelebihan
dan kekurangan masing masing venue di analisa dan diskusikan dalam tim
sebelum ditetapkan sesuai data dan diskusi.

Confirm booking

Setelah venue atau lokasi event ditentukan maka bookingan harus segera
di konfirmasi.

Fasilitas dari suatu venue

Sekarang ini perkembangan venue event berkembang pesat, dari venue event
yang terbatas dimiliki oleh hotel tertentu, sekarang bahkan menjadi venue event
khusus yang bersekala besar dan berdiri sendiri. Biasanya ada beberapa fasilitas
baik secara langsung maupun tidak langsung menjadi pendukung suatu event,
termasuk, tapi tidak terbatas pada:

 Meeting/conference room
 Area Stand up conference
 Banquet room
 Exhibition bays and space

PENGELOLAAN MICE

16

 Business centres
 Auditoriums
 Press rooms
 Storage bays

 Storage cupboards.
 Cloak rooms
 Baggage areas
 Area Parkir

 Ruang ganti

 Area Display.
 Designated and discreet sections of restaurants and/or bars
 Food and beverage service
 Accommodation
 Sound and lighting
 Communication technologies and equipment
 Sound and music facilities,
 Gardens

Size and type of room

Salah satu aspek yang paling penting dari sebuah acara adalah dimana acara
tersebut berlangsung dan berapa banyak ruangan yang dibutuhkan.

Pertanyaan yang mungkin bisa di tanyakan kepada pihak pelanggan bisa
termasuk:

 Apa persyaratan kamar yang mereka butuhkan?

 Apakah mereka memiliki preferensi untuk ballroom Anda, ruang makan, foyer,
daerah luar, ruang konferensi kecil atau theatrette?

 Apakah ada kebutuhan untuk ruangan break-out?

Jumlah Peserta/pengunjung yang hadir

Ini adalah persyaratan penting lainnya, karena semua tempat memiliki batasan
jumlah orang yang dapat mereka tampung. Sekali lagi, faktor ini juga
bersinggungan dengan potensi ketersediaan kamar.Beberapa tempat juga
akan berusaha untuk mengidentifikasi rasio laki-laki dan perempuan yang

PENGELOLAAN MICE

17

menghadiri acara tersebut, begitupun jumlah anak – anak. Dalam situasi
konferensi bisa juga ada yang mendampingi delegasi tetapi tidak menghadiri
konferensi (personal assistant, ajudan.)

Catering

Pada tahap ini diskusi mengenai katering hanya perlu untuk mengatasi
persyaratan umum. Katering mengacu pada penyediaan makanan dan
minuman untuk acara atau event tersebut. Anda harus mencoba untuk
menentukan apa yang harus dilakukan ketika terjadi hal berikut:

 Jika permintaan untuk sebuah function:

 Jika permintaan untuk sebuah event:

 Jika itu adalah Sit-Down Meal, berapa banyak Course yang dibutuhkan ?

 Jika itu Stand Up finger food, apa jenis makanan yang dibutuhkan?

Technical equipment

Persyaratan teknis untuk Even akan sangat bervariasi tergantung pada jenis dan
gaya dari Even yang dipesan. Beberapa klien, terutama perusahaan tertentu,
akan menggunakan staff dan peralatan audio visual mereka sendiri. penting
untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang diperlukan,
dalam hal ini penting karena berhubungan dengan pengaturan biaya yang
anda perlukan. Apakah perlu untuk memasukkan biaya peralatan yang harus
disewa atau dibeli-in untuk Even tersebut.

Access

Hal ini penting untuk meningkatkan akses ke Venue sebagai bagian dari diskusi
awal untuk mengidentifikasi apa kebutuhan klien cenderung sebelum acara.
Banyak klien memerlukan akses ke tempat atau venue / kawasan untuk
mengirimkan bahan, barang, dan menampilkan dan memungkinkan personil
mereka untuk membantu dengan menyiapkan display, pengaturan suara dan
pencahayaan tingkat, peralatan pengujian, menempatkan bunga di meja dll.

PENGELOLAAN MICE

Bump-in and bump-out 18

Istilah bump-in dan bump-out biasanya sering digunakan ketika event itu
mengacarakan grup musik. akan tetapi bisa juga dimanfaatkan untuk acara
lainnya.

Hal ini mengacu pada waktu dan tanggal yang klien harus memindahkan item
mereka ke tempat (bump-in) dan memindahkan setelah acara selesai (bump-
out). Hal ini kebutuhan klien penting dalam hal ini adalah faktor di saat
menentukan ketersediaan tempat.

Tema dan Dekorasi

Sudah sangat umum sekali bahwa suatu event membutuhkan dekorasi yang
sesuai dengan temanya. Untuk menambahkan suasana yang sesua dengan
tema biasanya dekorasi dibutuhkan. Jika memungkinkan, berhubungan dengan
dekorasi dan tema, barang kali klien anda sudah mempersiapkan tema tertentu
dan dekorasi tertentu pada event sebelumnya sehingga memiliki referensi baik
berupa foto maupun video. Pertanyaan yang mungkin ditanyakan meliputi:

 Apakah ada tema atau dekorasi yang diperlukan?

 Apakah klien akan menyediakan dekorasivdan menempatkannya?

 Apakah klien ingin Venue/penyelenggara yang menyediakannya?

 Seperti apa dekorasi yang diinginkan dan seberapa luas?

Security/Keamanan

Staff keamanan, tergantung kepada kegiatan yang diselengarakan, diharuskan
untuk:

 Melakukan skrining kepada orang yang memasuki event tersebut

 Memberikan pengendalian massa umum

 Pengamanan area parkir

 Patroli daerah 'out-of-hours' - ini adalah yang paling umum di mana display,
tenda dll, yang didirikan di daerah eksternal

Media

Sangatlah berharga mengangkat isu perhatian media di setiap Event dan
mengidentifikasi bagaimana klien ingin media diperlakukan. Klien sering lupa

PENGELOLAAN MICE

19

tentang media yang hadir Dalam banyak kasus klien dapat meminta mereka
untuk menerima menu katering khusus, akses khusus dan bahkan perhatian
khusus.akan tetapi dengan hadirnya Media bisa menguntukngkanklien dalam
segi promosi.

Use of external suppliers

Ada berbagai macam pemasok eksternal yang dapat digunakan untuk
membantu menyediakan kebutuhan event atau membantu dalam
menjalankan dan koordinasi dari suatu Event. Contoh yang paling mudah
berbicara tentang security/keamanan, sekarang ini sudah banyak penyedia jasa
layanan pengamanan event. Kesehatan, pemadam kebakaran, katering dekor,
bisa jadi mereka adalah external supplier yang dapat membantu anda dalam
melaksanakn suau event.

Style and format

Suatu event bisa bisa saja formal maupun informal tentunya disesuaikan dengan
sifat dari event tersebut

Room layout

Layout ruangan tergantung kepada kebutuhan klien, dan style dari layout
disesuaikan untuk memnuhi kebutuhan tersebut.

Stand-up function

This style of function is generally used for cocktail parties, general parties or
lunches that are part of a conference. Sit down function This style of function is
generally used for weddings or formal dinners, banquets and presentations. Most
dinners for conferences are also sit-down.

Boardroom meeting

1) Teater Style

Kursi yang di susun bersaft atau berjajar menghadap area panggung, meja
utama, atau menghadap ke pembicara. Kursi ini disusun tanpa menggunakan
meja, hanya kursi saja .Bentuk layout theater style ini sangat efisien untuk
digunakan ketika peserta yang hadir dikondisikan sebagai penonton saja. Bentuk
layout inipun tidak direkomendasikan untuk event yang membutuhkan tempat
untuk makan atau pun untuk menulis/mencatat.

PENGELOLAAN MICE

20

Gbr 1.7 Theater Style
2) U-Shape
Bentuk meja konfrensi yang di siapkan dan disusun dalam bentuk huruf U,
kemudian kursi disusun dibagian luar meja mengelilinginya.

Gbr 1.8 U shape Style
3) Classroom Style
Barisan meja konfrensi dengan kursinya
menghadap bagian depan dari ruangan
bisanya pembicara atau focal point lainnya,
dan menyediakan tempat menulis dan
mengambil catatan bagi setiap peserta

Gbr 1.9 Classroom Style

PENGELOLAAN MICE

21

4) Boardroom Conference

Layout Boardroom style adalah salah satu cara
menyusun meja rapat baik berbentuk persegi
panjang maupun berbentuk oval dengan kursi
diseluruh bagian luar termasuk dibagian ujung.

Gbr 2.0 Boardroom Conference

5) Hollow Design

Hollow design adalah seting meja meeting seperti
hallnya board room layout, bisa berbentuk bujur
sangkar, persegi panjang bahkan persegi delapan,
kusi dibagian luar dari meja dan bedanya dari
boardroom style adalah bagian tengah dari layout
meja meeting ini dibiarkan kosong. Hollow design
conference layout Hollow design layout table baik
digunakan jika peserta meeting antara 12 sampai
30 orang dan tidak lebih dari 30 karena interaksi
antara peserta meeting sangatlah ppenting

Gbr 2.1 Hollow Design

terutama ketika tidak dipilihnya pemimin rapat atau tidak adanya pembicara

Bagian tengah yang kosong bisa dimanfaatkan untulk dekorasi atau
penempatan audio system. Hollow design juga mempunyai kelebihan
menyediakan ruang kerja bagi setiap peserta dan mengakomodir komunikasi
yang optimal antar sesame peserta rapat.

6) Banquet Round Design

Banquet rounds design adalah gabungan dari beberapa round table atau meja
bundar yang bisaanya terdiri dari 6-10 kursi disetiap mejanya. Design layout ini
bisaanya sering digunakan agar bisa menyajikan makanan. Selain berbentuk
bulat bisanaya berbentuk bujursangkar maupun persegi delapan

PENGELOLAAN MICE

22

Gbr 2.2 Banquet Round Design
7) half (1/2) Rounds
Banquet round design in baik digunakan untuk semua jenis meal plean, sebagai
tambhana ini juga bisa digunakan intuk small busines meeting dan breakout
group yang memungkin kelompok untuk berinteraksi den mencatat. Sedangkan
untuk half round design baik digunkanan untuk event yang menghadap ke suatu
tempat, baik itu MC, panggung dan lainnya akan tetapi membutuhkan meal
plan dan interkasi.

Gbr 2.3 Half (i/2) rounds
8) Reception or Cocktail
Meja cocktail atau reception biasanya berukuran 38-76 cm dengan beberaa
kursi.Meja tinggi diposisikan secara seragam untuk memungkinkan cakupan
yang lebih banyak suatu ruang perjamuan dan Standing room only

PENGELOLAAN MICE

23

Gbr 2.4 Reception and cocktail style

D. PERALATAN DAN PELAYANAN UNTUK MENDUKUNG INSTALANSI

Instalasi listrik adalah suatu bagian penting yang terdapat dalam sebuah
bangunan gedung , yang berfungsi sebagai penunjang kenyamanan
penghuninya .
Di Indonesia dalam dunia teknik listrik aturan yang ada antar lain
PUIL (Persyaratan Umum Instalasi Listrik). Dalam suatu perancangan, produk yang
dihasilkan adalah gambar dan analisa .
Gambar adalah bahasa teknik yang diwujudkan dalam kesepakatan
simbol.Gambar ini dapat berupa gambar sket, gambar perspektif, gambar
proyeksi, gambar denah serta gambar situasi.
Gambar denah ruangan atau bangunan rumah (gedung) yang kan dipasang
instalasi digambar dengan menggunakan lambang-lambang (simbol-simbol)
yang berlaku untuk instalasi listrik.
Ada beberapa jenis gambar yang harus dikerjakan dalam tahap perancangan
suatu proyek pemasangan instalasi listrik penerangan dan tenaga yang baku
menurut PUIL 2000.
Selain gambar-gambar diatas, dalam merancang atau menggambar instalasi
listrik penerangan dan tenaga, juga dilengkapi dengan analisa data
perhitungan teknis mengenai susut tegangan, beban terpasang dan kebutuhan
beban maksimum, arus hubung singkat dan daya hubung singkat.
Disamping itu masih juga dilengkapi juga dengan daftar kebutuhan bahan
instalasi, dan uraian teknis sebagai pelengkap yang meliputi penjelasan tentang
cara pemasangan peralatan/bahan, cara pengujian serta rencana waktu
pelaksanaan, rencana anggaran biaya dan lama waktu pengerjaan .
Bangunan gedung baik untuk rumah tinggal, kantor, sekolahan yang dilengkapi
sarana pendukung listrik dalam membangun agar dapat berfungsi dan dihuni
dengan baik, nyaman serta memenuhi keselamatan memerlukan perencanaan

PENGELOLAAN MICE

24

gambar instalasi listrik yang cermat dengan mengacu pada aturan-aturan yang
ditetapkan dalam dunia teknik listrik.
Di samping Persyaratan Umum Instalasi Listrik dalam pameran dan peraturan
mengenai kelistrikan yang berlaku, harus diperhatikan pula syarat-syarat dalam
pemasangan instalasi listrik, antara lain :
a) Syarat ekonomis

Instalasi listik harus dibuat sedemikian rupa sehingga harga keseluruhan dari
instalasi itu mulai dari perencanaan, pemasangan dan pemeliharaannya
semurah mungkin, kerugian daya listrik harus sekecil mungkin.

b) Syarat keamanan

Instalasi listrik harus dibuat sedemikian rupa, sehingga kemungkinan timbul
kecelakaan sangat kecil. Aman dalam hal ini berarti tidak membahayakan jiwa
manusia dan terjaminnya peralatan dan benda benda disekitarnya dari
kerusakan akibat dari adanya gangguan seperti:
gangguan hubung singkat, tegangan lebih, beban lebih dan sebagainya.

c) Syarat keandalan (kelangsungan kerja)

Kelangsungan pengaliran arus listrik kepada konsumen harus terjamin secara
baik. Jadi instalasi listrik harus direncana sedemikian rupa sehingga kemungkinan
terputusnya atau terhentinya aliran listrik adalah sangat kecil.

CAKRAWALA

http://evioproductions.com/5-tips-memilih-venue-yang-tepat-untuk-event-
anda/

JELAJAH INTERNET

https://www.baliconventioncenter.com/
Salah satu venue konvensi yang sering dijadikan tempat kegiatan MICE berskala international .

PENGELOLAAN MICE

25

RANGKUMAN
1. PENGERTIAN LOKASI PAMERAN
Venue dengan kata lain bisa diartikan dengan tempat/lokasi
diselenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi, seminar,
launching, hiburan, kompetisi olahraga, dsb).
2. Macam macam Venue:
a. Redensial Venue’
b. Non-redensial venue
c. Spesial venue
3. MEMILIH LOKASI PAMERAN
a. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan.
b. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan
c. Melakukan site inspection
d. Menetapkan venue dan lokasi kegiatan

Konteks dan jenis kegiatan serta kebutuhan terkait sifat dan jenis
kegiatan diidentifikasi untuk dapat diperoleh spesifikasi yang akurat
 Spesifikasi venue dan lokasi kegiatan, dianalisis
 Spesifikasi venue dan lokasi kegiatan ditetapkan persyaratannya untuk dapat
dijadikan pedoman

PENGELOLAAN MICE

26
Informasi yang dibutuhkan terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai
spesifikasidiperoleh dari berbagai sumber
 Alternatif venue dan lokasi kegiatan ditetapkan sesuai dengan pedoman dan
spesifikasi yang dimiliki
 Sumber-sumber informasi terkait venue dan lokasi kegiatan yang sesuai
spesifikasi diidentifikasi
 Sumber-sumber informasi terkait venue dan lokasi kegiatan, dihubungi untuk
dapat dijalin komunikasi

Faktor-faktor yang penting dalam melakukan site inspection
diidentifikasi
 Checklist dan alat lain yang dibutuhkan dalam site inspection disiapkan
 Checklist dan alat lain yang dibutuhkan dalam site inspection, disusun sesuai
dengan spesifikasi dari kegiatan yang akan diselenggarakan

Pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diidentifikasi
 Pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, dihubungi untuk dapat dilakukan
komunikasi terkait waktu pelaksanaan kegiatan site inspection

Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan
checklist yang telah disiapkan
Informasi yang dibutuhkan terkait alternatif venue dan lokasi kegiatan diperoleh
melalui berbagai sumber dan pelaksanaan site inspection
 Kelebihan dan kelemahan masing- masing lokasi, dianalisis
 Venue dan Lokasi kegiatan dipilih dari alternatif yang ada melalui proses
pertimbangan dan diskusi dalam tim
 Venue dan Lokasi kegiatan ditetapkan

PENGELOLAAN MICE

27

TUGAS MANDIRI

Bentuklah kelompok (4 orang)berdasarkan jarak gerdekat dari rumah. Setiap
kelompok memilih tempat lokasi pameran dan penyelenggaraan kegiatan
MICE. sebuah laporan hasil analisis meliputi Aksesbilitas, Ketersediaan tempat
parkir, Jenis-jenis ruangan, Ukuran ruangan, Kapasitas ruang, Pintu masuk dan
pintu keluar, dan Fasilitas. Buat Power Point dan Persentasikan melalui google
meet.

UJI KOMPETENSI

A. Soal Pilihan Ganda Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Apa yang di maksud dengan venue ?
a. Tempat kerja
b. Tempat bermain
c. Tempat Pameran
d. Tempat pertemuan
e. Tempat belajar
2. Ada berapa macam venue yang kalian tahu ?
a. 1
b. 2
c. 3
d. 4
e. 5
3. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pemilihan lokasi adalah :
a. Dekat bandara
b. Jauh dari pusat keramaian
c. Dekat dengan tempat olahraga
d. Hawanya sejuk dan pemandangannnya indah

PENGELOLAAN MICE

e. Lokasi di pegunungan 28

4. Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting, di
namakan :

a. Redensial venue

b. Non - redensial Venue

c. Spesial Venue

d. Hotel bintang 5

e. Penginapan

5. Venue yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk
gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion di namakan :

a. Redensial venue

b. Non - redensial Venue

c. Spesial Venue

d. Hotel bintang 5

e. Penginapan 27

6. Venue yang di dalamnya terdapat tempat – tempat atraksi seperti gedung –
gedung bersejarah, museum, kebun binatang, petunjuk dan gambaran
(landmark dan icon) suatu daerah/kota, tempat – tempat olahraga, adalah :

a. Redensial venue

b. Non - redensial Venue

c. Spesial Venue

d. Hotel bintang 5

e. Penginapan

7. Berikut adalah langkah langkah dalam memilih lokasi pameran, kecuali :

a. Menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang dibutuhkan.

b. Mengumpulkan informasi tentang venue dan lokasi kegiatan

c. Melakukan site inspection

PENGELOLAAN MICE

d. Menetapkan venue terlebih dahulu 29

e. Menghubungi konsumen pemakai

8. Berikut yang bukan cara menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan
yang dibutuhkan :

a. Mengidentifikasi konteks dan jenis kegiatan

b. Melakukan analisis spesifikasi venue

c. Mengumpulkan konsumen sebanyak mungkin

d. Menetapkan syarat spesifikasi venue dan lokasi kegiatan

e. Melakukan site inspection

9. Faktor faktor penting dalam site inspection, adalah :

a. Aksesibilitas dan jumlah kursi dalam ruangan

b. Jumlah tempat duduk dan Fasilitas yang terdapat di dalam venue,

c. Teknologi dan Peralatan dan K3 (Kesehatan, Keselamatan, danKeamanan)

d. Special entrance dan tukang Parkir

e. Alat transportasi

10. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya:
a. pengelola venue,

b. teknisi venue,

c. petugas keamanan

d. Penyanyi panggung.

e. petugas kebersihan

SOAL ESSAY PENGELOLAAN MICE

30

Jawablah dengan tepat dan benar.

1. Dalam upaya mensukseskan suatu pameran, hal yang terpenting untuk
dikelola adalah sebuah ...

2. Dalam melaksanakann suatu pameran informasi memegang peranan yang
sangat penting, maka informasi yang di peroleh haruslah ... dan ...

3. Faktor faktor yang penting dalam site inspection adalah ...

4. Venue sendiri di bagi menjadi ..., ..., dan ...

5. Sebuah Venue sebaiknya harus dekat dengan tempat transportasi, di
antaranya adalah ...

6. Venue yang menyediakan akomodasi plus fasilitas konvensi dan meeting, di
namakan ... 7

. Pihak- pihak yang terkait dalam site inspection, diantaranya adalah ..., ..., dan ...
8. Site inspection dilakukan secara menyeluruh dengan menggunakan ...

9. Ada beberapa elemen kompetensi yang dibutuhkan dalam menyeleksi venue
kegiatan, yaitu ...

10. Venue yang hanya menyediakan fasilitas konvensi dan meeting, termasuk
gedung pameran, gedung teater, arena – arena dan stadion di namakan ....

SOAL ESSAY URAIAN

Jawablah dengan ringkas dan benar.

1. Pemilihan Venue merupakan hal yang sangat penting demi suksesnya
pelaksanaan suatu pameran. Jelaskan pengertian dari venue tersebut!

2. Informasi mengenai lokasi pameran harus akurat dan lengkap. Uraikan
tahapan kegiatan pengumpulan informasi tentang venue dan lokasi!

3. Jelaskan alasannya mengapa penentuan Lokasi Lokasi penyelenggaraan
mudah dicapai dari dan kebandar udara, berdekatan dengan hotel – hotel
tempat peserta atau delegasi menginap, serta terletak dipusat kota ?

PENGELOLAAN MICE

31
4. Jelaskan langkah langkah dalam memilih lokasi pameran !
5. Bagaimana cara menganalisis spesifikasi venue dan lokasi kegiatan yang
Dibutuhkan?

DAFTAR,PUSTAKA PENGELOLAAN MICE

32

Permendikbud No.57 tahun 2012 tentang Uji Kompetensi Guru

Permendikbud No.068 tahun2014 tentang kewajiban dan peran guru TIK-KKPI

UU No.11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Integrating ICT into Education, UNESCO Asia and Pacific Regional Bureau for
Education

DfES (2003) TIK pada Level Kompetensi 3 Contoh Unit Pengajaran
www.standards.dfes.gov.uk/schemes2/secondary_ TIK/

DfES (2004) TIK pada Level Kompetensi 3 berhubungan dengan bidang
kurikulum online lainnya, www.standards.dfes.gov.uk/schemes2/ secondary_
TIK/

Professional standards for higher level teaching assistants, www.tda.gov.uk

Freedom of Information Act, 2000, Controller of Her Majesty’s Stationery Office
and Queen’s Printer of Acts of Parliament

ICT in School 2008, Ofted 2011

ASEAN State of Education Report 2013, Jakarta: ASEAN Secretariat, February
2014

Quantumbook.id

GLOSARIUM PENGELOLAAN MICE

33

accompaniying

Person pendamping peserta yang tidak memiliki hak dan kewajiban sebagai
peserta aktif dan bisaanya terdiri para isteri, anak, staf dari peserta aktif konvensi
agenda

daftar subject yang akan dibicarakan daam

association

sebuah organisasi dibuar oleh beberapa orang dengan tujuan yang sama atau
dalam bidang yang sama

attendee

Perorangan yang ikut berpartisipasi dalam sebuah seminar, conference, trade
show, atau meeting

alun-alun

(Arena/lapangan terbuka - Open space), Halaman/Lapangan Kantor
Kabupaten dan lain-lain

backdrop

Latar belakang panggung yang berisi informasi Judul/Tema Event , Venue, Waktu,
Penyelenggara, Sponsor. Misalnya: Backdrop untuk Opening Ceremony
Seminar/Pameran, Backdrop panggung seminar, Backdrop panggung hiburan,
dsb

baliho

Media promosi luar ruang sebagai perangkat Visprom (Visitor Promotion), terbuat
dari papan/panel/kain/kanvas yang diletakkan berdiri di tempat terbuka dan
dapat terlihat/terbaca jelas. Bertuliskan informasi utama, seperti:
Judul/Tema/Nama Event , Venue, Waktu, Penyelenggara, Sponsor.

PENGELOLAAN MICE

bid atau invitasi 34

adalah suatu usaha untuk mengajukan permohonan / penawaran mengundang
calon pemrakarsa konvensi agar menyelenggarakan kegiatan konvensinya di
negara / tempat pengundang.

bid Document

adalah dokumen yang berisi permohonan resmi untuk pengajuan suatu
penyelenggaraan konvensi yang disusun secara lengkap.

both Contractor

adalah badan usaha yang menyediakan, menyewakan dan menata peralatan
stand pameran dari partisi-partisi berikut dengan tata lampu, meja kursi, serta
perlengkapan lain yang dibutuhkan dalam suatu pameran secara profesional
breakout

session sekumpulan orang dalam sebuah meeting yang lebih besar dan untuk
mendiskusikan subjek tertentu

budget

Financial sheets that provide line items for each potential meeting expense

co-Delegate

(Delegasi Pembantu) adalah peserta urutan kedua dari peserta utama
(delegate) yang memiliki fungsi, tugas, hak dan kewajiban yang sama sebagai
peserta aktif dalam penyelenggaraan konvensi

convention Bureau

suatu wadah / asosiasi dari kumpulan para pengusaha penyedia tempat / venue
konvensi di suatu daerah atau negara dan secara resmi dapat menjadi anggota
dari International Convention Bureau

concurrent sessions

beberapa sesi yang dijadwalkan pada waktu yang sama, bisaanya mempunyai
topic yang berbeda

conference

pertemuan dari sekelompok orang dengan ketertarikan yang sama untuk
berkumpul dan bertukar informasi dan jejaring. conference centers asilitas yang

PENGELOLAAN MICE

35

disdesain khusus untuk menyediakan akomodasi dan ruangan rapat bisaanya
digunakan untuk perusahaan

convention

A large assembly of trade or organization members

corporate meetings

berbgaagai jenis rapat yang diperuntukan bagi karyawan pada suatu
perusahaan

certified meeting professional (CMP)

A professional designation given by the CLC (Convention Liaison CouncilBody of
Meeting Associations).

complete meeting package (CMP)

event pameran, di suatu tempat/hall, dalam jangka waktu tertentu fund-raisers
Event s held specifically for the purpose of raising funds or capital development

Gedung Serbaguna (Gd.

Serbaguna Senayan, Manggala Wana Bhakti, dsb. Gedung
Kesenian/Pertunjukan (Gd. Kesenian Jkt, Sasono Langen Budoyo TMII Jkt, Theatre
Tanah Airku TMII Jkt, Balai Sarbini, dsb).

Hanging Banner :

Media promosi dalam ruang, Exprom (Exhibitor Promotion). Digantung di langit-
langit bangunan/gedung. Dikenal sebagai Banner/bendera gantung atau
spanduk gantung.

RFP A request for proposal

venue

: Tempat/lokasi di selenggarakannya suatu kegiatan MICE (pameran, konvensi,
seminar, launching, hiburan, kompetisi O.R., dsb). Jenis Venue: Pusat
Konvensi/Pameran atau Balai Sidang (Balai Sidang Jakarta/JCC, Jogja Expo
Center/JEC, Bali International Convention Center/BICC, Sumatera Promotion
Centre/SPC-Batam), Balai Kota, Balai Pertemuan (Balai Kartini), Balai Rakyat.

PENGELOLAAN MICE

36
Gedung. Pusat Niaga (Pusat Niaga/Trade Mart – APRJ, Basement
WTCJakarta,WTC-Surabaya. Pekan Raya (Arena Pekan Raya Jakarta / Jakarta
International Expo. Kapal Pesiar (Star Cruise, Quick Silver Cruise, Super Star Leo
Cruise, Ombak Putih Cruise, dsb)
VVIP Very Very Importan Person
pejabat penting dari pemerintah, asosiasi yang mempunyai hak previlage /
kehormatan dalam penyelenggaraan konvensi VIP very important person

BIODATA PENULIS PENGELOLAAN MICE

37

SRI WAHYUNI SST.PAR , Lahir di Bukittinggi, pada
tangga 02 Juni 1986, tahun 2010 lulus dari DIV Usaha
Perjalanan Wisata di Sekolah Tinggi Pariwisata
Trisakti Jakarta.

Tahun 2011 sempat mengajar di SMK Negeri 1
Tanjung Baru Kabupaten Tanah Datar Sumatera
Barat sebagai Guru Honorer bidang Usaha
Perjalanan Wisata. Sejak tahun 2012 sampai
sekarang tercatat sebagai Guru Tetap di SMK
Negeri 3 Payakumbuh Sumatera Barat bidang
Usaha Perjalanan Wisata, tinggal di Jl Jeruk No 45
Payakumbuh,

alamat email : [email protected]. Selain
menjadi guru penulis juga menjadi anggota HPI
(Himpunan Pramuwisata Indonesia)