Figen Solmaz Opsar

DOKÜMANTASYONDA
YALIN YAKLAŞIM

Figen SOLMAZ OPSAR
Kalite ve Akreditasyon Yöneticisi

9.6.2014

Dokümantasyon

Bilgiyi kaydetme fiili

Belgelerin (kayıtların)
toplanması ve
düzenlenmesi

Dokümantasyon

KAYIT
Elde edilen sonuçları belirten veya

gerçekleştirilen faaliyetlerin delillerini
sağlayan doküman

TIBBİ KAYIT
Kime, niçin, nerede, ne zaman,nasıl bir hasta

bakım ve tedavi hizmeti verildiğini gösteren
önemli belgelerdir.

Neden Kayıt Tutarız

Epidemiyolojik veri sağlar
İstatistiklere veri sağlar
Yönetimine destek olur
Risk yönetimi sağlar
Resmi kurumlara veri

paylaşımı sağlar
Kalite iyileştirme aracıdır

Neden Kayıt Tutarız

Bakımın sürekliliğinde
iletişim aracıdır

Tıbbi karar vermeye ve
sağlık sorumluluğunu
paylaşmya yardım eder

Yasal çatışmalarda hastayı
ve hekimi korur.

Ekonomik yararları vardır.
Yasal bir zorunluluktur.

Dokümantasyon Şartları

Yasal Düzenlemeler
Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları

(SHKS)
ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi

(KYS)
Joint Comission International

(JCI)
Ulusal-Uluslararası Kılavuzlar

Dokümantasyon Süreci

Bilginin Kayıtların uygun Kayıtların daha
kaydedilmesi, ortamlarda kolay erişilebilir
saklanması
zaten hazır kılmak üzere
bilginin düzenlenmesi

toplanması

Bilgi DOKÜMANTASYON Kayıtların bilgiye
ihtiyacının ve ihtiyacı olanların
elde edilme
yönteminin kullanımına
sunulması
tespiti

Dokümantasyon Yapısı

Standartları baz alan
Uygulanabilir
Yönetilebilir
Etkin ve
Yeterli olmalı

Dokümantasyonun oluşturulması
kendi içerisinde başlı başlına bir amaç değil,
DEĞER de katan bir faaliyet olmalıdır.

Yalın Düşünce

Yalın Düşünce
Az ile çoğu üretmenin yoludur. Müşterinin istediği ürünleri / hizmetleri

mükemmel kalitede, tam zamanında ve kar elde ederek ulaştırmak
israflardan arındırılmış iş yapış teknikleri ve kültürüyle mümkündür.

Yalın Üretimde Değer

Değer Katan Faaliyet Değer Güçlendir
katan•

1. Müşterinin para Değer Azalt
ödemeye istekli olduğu
FAALİYET katm•ayan
2. Ürün veya hizmeti bir ama gerekli
şekilde dönüştüren
Değer Yok et
3. İlk seferde doğru olarak katmayan
yapılan faaliyetler
ve•
kaçınılabilir

Yalın Yaklaşımla Hedefimiz 1

Bütün işlem basamaklarında,
JCI, KYS, SHKS ve yasalar çerçevesinde
sahadaki uygulamaları yalınlaştırarak ve
dokümantasyon uyumunu sağlayarak

hizmet sunum sürecine değer katmak

ve sürekli kılmak

Dokümantasyon Odakları

Standartlaştırılmış Akış
İş Süreçleri Şeması

Hatasızlaştırma Prosedür
Değer
Talimat

Form

Standartlaştırılmış İş

Bir faaliyeti doğru sonuç ve en yüksek kaliteyle,
güvenli şekilde tamamlamanın mevcut en iyi
yolu olduğunu belgeleyen bir yalın tekniği
 Belgeler işi yapanlar tarafından yazılır
İşlerin yapılma şeklinin yeniden yazılması

zorunludur

Hatasızlaştırma

Hataların meydana gelmesini önlemek
ya da zorlaştırmak için ,
sistemler, süreçler , donanımlar
tasarlama ya da mevcut olanları
değiştirme uygulaması

Nasıl Bir Doküman Yapısı

Hatasızlaş Değer
tırma yaratan

Standart
laştırılmış İş

Değer Zorunlu
yaratmayan
ancak zorunlu

Dokümantasyon

Beyin Fırtınası Çalışması-1

İş akış sürecimizde israfa
sebep olan uygulamalar nelerdir ?

Zaman kaybına neden olanlar
Sürecin aksamasına ve kesintiye
neden olanlar
Mali kayba neden olanlar

Beyin Fırtınası Çalışması-2

• Form doldurmak
• Dosya hazırlığı
• Dosya işi fazlalığı nedeniyle hasta ve

yakınına ilgi azlığı
• Dosyalarda ciddi kağıt israfı
• Kayıtlarda kağıt israfı

Takip Çalışmaları 1

Alanlar ekip üyeleri ile ziyaret edilerek
ilgili çalışanlarla birlikte (Gemba)
dokümantasyon ilişkili israf etkenleri
kayıt altına alındı .

Takip Çalışmaları 2

İlişkili kayıtlarda tekrar eden bilgi
Gereksiz bilgi
Bankolardaki ilgisiz formlar
Kayıtlardaki gereksiz saklama
Cihaz kaynaklı uygunsuz fotokopi
Stok miktarının fazla olması
Matbu stok miktarının fazla olması
Gereksiz çıktı alınması (tetkik)
Hasta dosyası akışında iş gücü israfı
Resmi gelen evrak dağıtımında iş gücü

ve kağıt israfı

Dokümanlarda Düzenleme

Dokümanlarda Gerçekleştirilen Değişiklikler

sayfa sayısı azaltma boyut düzenlemesi
9,1%
4,5% defter

9,1%

iptal hbys kaydı
36,4% 22,7%

intranet çıktısı
18,2%

Dokümanlarda Düzenleme

• Örnek Dokümanlarda, Yıllık Getiri

YATAN HASTA DOSYASI

ANASMÜNERZ VEE Cİ 92

DEĞERLENDİRME…

YENİDEN 88
DEĞERLENDİRME…

MULTİDİSİPLİNER 80
BAKIM PLANI

HEMŞİRELİK SÜRECİ 78
HASTA DEĞ..FORMU

GENEL ONAM 650
TAAHHÜTNAME

ACİL SERVİS HASTA 100
DEĞERLENDİRME…

Hasta Dosyası Süreci 1

• DYoAsTyAaNlaHrıAnSsTtAanDdOarStYAiçSeIrikte
hSaÜzRırElaCnİması

İlgisiz formların alandan
alınması

Seperatör tanımlamasının
yapılması

Yatış öncesi tek elden
hazırlanması

Taburculuk sonrası arşiv
dosyasına aktarılması

Hasta Dosyası Süreci 2

Kullanım Öncesi Taburculuk Sonrası
Dosya ve İçeriğinin Hazırlığı Düzenleme

Yenidoğan Dosyaları Yenidoğan Dosyaları

Günübirlik Hasta Dosyaları Günübirlik Hasta Dosyaları
Dahili/Cerrahi/ Yoğun Dahili/Cerrahi/ Yoğun
Bakım Hasta Dosyaları Bakım Hasta Dosyaları
Hasta
Hizmetleri
Yatış Görevlisi
Kat Sekreteri
Arşiv Görevlisi

Arşiv ve Tıbbi Kayıt Yönetimi Prosedürü
( PR-BİY-04)

Hasta Dosyası Süreci 3

* 2 013 YILI DOSYALAMDA ÖNLENEN MALİYET 6935 TL
* ARŞİV ALANI

Hasta Dosyası Süreci 4

Amaç
İhtiyaç duyulan

şeylere, ihtiyaç
duyulduğu anda,
hızla ulaşabilmek
Arama çabasını
minimize etmek

Düzeltici-Önleyici
Faaliyet İsteği (DÖFİ)

Toplam Kalite Yönetimi’nin en önemli
unsurlarından biri “sürekli iyileştirme” dir.

Sürekli iyileştirmenin ve katılımcılığın esası ise
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet istekleridir.

DÖFİ Döngüsü

1. AŞAMA

İsteğin
Bildirimi

4.AŞAMA DÖFİ 2. AŞAMA

Kontrol ve Yönlendirme
Kapatma

3. AŞAMA
Planlama ve
Gerçekleştirme

HBYS DÖFİ Kaydı

Yıllara Göre DÖFİ Sayısı

DÖFİ Sayısı 350 Düzeltici Önleyici Faaliyet Sayıları

300 274
250 326

200 2012 2013 154

150 118 2014

100
50

0

2011

yıl

DÖFİ Kazanımı

• DÖFİ kaydının elektronik ortamda
yapılması ile 3488 gereksiz hareket ve
iş gücü kaybı önlenmiş

• Asgari 872 adet A4 kağıdı korunmuş
• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı

kazanılmıştır

Gelen Evrak Dağıtımı 1

Gelen Resmi Evrak Sayısı ve Dağıtımı Yapılan Kişi Sayısı

600 582

Sayfa Sayısı 500 473

400 419
369
300
200 190 279 301 257 281 250 234
229
99
160 93 121 142 158 114 106 101 126 159 72
100

0

Sayfa Sayısı Kişi Sayısı

Gelen Evrak Dağıtımı 2

Resmi Evrak Sayıları Haz.13 Tem.13
Dağıtımı ve Çoğaltımı May.14 Ağu.13
600
Eyl.13
500
Eki.13
Nis.14 400 Kas.13
300

200

Mar.14 100
0

gelen evrak Şub.14
Kişi Sayısı

Sayfa Sayısı Oca.14

Ara.13

Gelen Evrak Dağıtımı 3

• KAZANIM
• Gelen Evrak dağıtımının taranması

sonrası elektronik ortamda
yönlendirilmesi ile 1451 gereksiz
hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş

• 3864 adet A4 kağıdı korunmuş

• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı
kazanılmıştır

İyi Organize Edilmiş Bir Çalışma
Alanının Özellikleri

 Karışıklık, kargaşa yoktur.
 Tertemiz ve tertiplidir herhangi bir düzensizlik

hemen göze çarpar.
 Gerekli iş kalemlerine ya da bilgilere ulaşmak 30

saniyeden fazla almaz.
 Herhangi bir iş kalemini ya da bilgiyi depolamak 30

saniyeden fazla almaz.
 Uygulamada açık, net ve standart prosedürler söz

konusudur

İyi Organize Edilmiş Bir
Çalışma Alanının Özellikleri

1. Gerekli olan ve olmayan 2. Gerekli olanları kullanım
dokümanları ayrıştır sıklıklarına göre düzenle

3. Çalışma ortamını her 4. Her işi standart
zaman temiz tut prosedürlere göre yap

5. İlk 4 şıkkı zaman içinde
de devam ettir

TEŞEKKÜR EDERİM