คำนำ คู่มือการปฏิบัติงานการใช้โปรแกรม SAP ในงาน Order and Billing จัดทำขึ้นโดย นางสาวปิยะพร อ่อนศรี เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของพนักงานทีม Order and Billing เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของพนักงานทีม Order and Billing และยกระดับมาตรฐานการ ปฏิบัติงานของทีม Order and Billing เนื้อหาในคู่มือการปฏิบัติงานเล่มนี้ประกอบไปด้วยเนื้อหา 1) ประวัติความเป็นมาของ บริษัท อายิโนะโมะโต๊ะ จำกัด 2) บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ 3) ขั้นตอน วิธีการ เอกสารที่เกี่ยวข้อง การปฏิบัติงาน ผู้เรียบเรียงหวังว่าคู่มือการปฏิบัติงานการใช้โปรแกรม SAP ในงาน Order and Billing จะมีประโยชน์ สำหรับผู้ปฏิบัติและผู้สนใจเป็นอย่างยิง หากมีสิ่งใดผิดพลาด ผู้เรียบเรียงต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ ปิยะพร อ่อนศรี
สารบัญ เรื่อง หน้า คำนำ ก สารบัญ ข ส่วนที่ 1 สภาพทั่วไป 1 ส่วนที่ 2 บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ 3 ส่วนที่ 3 ขั้นตอน วิธีการ เอกสารที่เกี่ยวข้องการปฏิบัติงาน 10 - เวรเช้า ขั้นตอนการปริ้นท์ Order Proof List 11 - การปลดบล็อค Delivery Block Collective Release (T-code: ZR41R20) 15 - ขั้นตอนการอัพโหลด Sales Order Urgent ขึ้นระบบ SAP 17 - วิธีการ Print Orders Proof List 21 - วิธีการ Run Credit Limit Warning List 28 - วิธีการคีย์ Borders 34 - วิธีการคีย์ EXPORT 41
-
2 ความเป็นมาและความสำคัญ จุดเริ่มต้นธุรกิจ “อายิโนะโมะโต๊ะ” เกิดจากการค้นพบรสชาติ “อูมามิ” โดย ศ.ดร.คิคุนาเอะ อิเคดะแห่ง มหาวิทยาลัยโตเกียว จากข้อสงสัยที่ว่าทำไมน้ำซุปที่ได้จากการต้มสาหร่ายทะเลคมบุจึงมีรสชาติอร่อยกลมกล่อม สู่การไขความลับว่า “กลูตาเมต” ซึ่งเป็นกรดอะมิโนชนิดหนึ่ง คือที่มาของรสชาตินี้ เกิดเป็นอุตสาหกรรมการ ผลิตเครื่องปรุงรสอูมามิแห่งแรก ณ ประเทศญี่ปุ่นในปี พ.ศ. 2452 ภายใต้ชื่อ “อายิโนะโมะโต๊ะ” โดย บริษัท อายิโนะโมะโต๊ะ โค., อินค์. ประเทศญี่ปุ่น ซึ่งก่อตั้งโดย มร.ซาบุโรสุเกะ ซูซูกิ ที่ 2 51 ปีต่อมาฐานการผลิตผงชูรสแห่งแรกนอกประเทศญี่ปุ่น ได้ถือกำเนิดขึ้นในประเทศไทย ณ อำเภอ พระประแดง จังหวัดสมุทรปราการ ภายใต้ชื่อ บริษัทอายิโนะโมะโต๊ะ (ประเทศไทย) จำกัด ซึ่งได้จดทะเบียน อย่างเป็นทางการ เมื่อวันที่ 29 เมษายน พ.ศ. 2503 ตลอดระยะเวลาเกือบศตวรรษ บริษัทฯ ได้ประกอบธุรกิจ เจริญก้าวหน้าและเติบโตเป็น “กลุ่มบริษัทอายิโนะโมะโต๊ะ ในประเทศไทยซึ่งประกอบด้วยพนักงานโดยรวม ประมาณ 7,000 คนเพื่อผลิตผลิตภัณฑ์ด้านอาหารและบริการต่าง ๆ มากมาย อาทิ เครื่องปรุงรส บะหมี่กึ่ง สำเร็จรูป อาหารสำเร็จรูป อาหารสำเร็จรูปแช่แข็ง เครื่องดื่ม เป็นต้น วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้เป็น แนวทางการทำงานและมีมาตรฐานวิธีการปฎิบัติงานเดียวกัน 2. เพื่ออธิบายรายละเอียดการทำงานและวิธีการปฎิบัติการทำงานในแต่ละขั้นตอนได้อย่างถูกต้อง 3. เพื่อเป็นประโยชน์ในการทวนสอบวิธีการปฎิบัติการทำงานของพนักงานฝ่ายบัญชีขาย เพื่อให้เกิดความ เข้าใจในการทำงานมากขึ้น 4. เพื่อลดความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อการทำงานที่ไม่ต่อเนื่องในกรณีที่มีการหมุนงานหรือลาออกของพนักงาน
4 ขอบเขตการทำงาน ระเบียบการปฎิบัติงานนี้ จัดอยู่ในขอบเขตการทำงานของทีม Order & Billing ในฝ่าย Sales Accounting Department ซึ่งมีหน้าที่ในการบันทึกและตรวจสอบคำสั่งซื้อ, ใบลดหนี้ , ใบเพิ่มหนี้ ของธุรกิจค้าส่ง (Wholesales), โมเดิร์นเทรด (MT), ธุรกิจบริการอาหาร (MFS), ธุรกิจส่งออก (Export / Border), ธุรกิจอาหาร สัตว์ (AND) และส่งข้อมูลคำสั่งซื้อที่ตรวจสอบถูกต้องแล้วไปยังแผนก LC ข้อมูลและเงื่อนไขที่ควรทราบก่อนเริ่มปฎิบัติงาน 1. การบันทึกคำสั่งซื้อเข้าระบบ SAP แยกออกเป็น 3 วิธีดังนี้ - ระบบ MANUAL หมายถึง พนักงานบัญชีขายบันทึกคำสั่งซื้อที่มีข้อมูลมาจาก Excel File เข้าระบบ SAP - ระบบ HANDY TERMINAL(ฝ่ายขาย) , SALES ORDER ENTRY (MFS) หมายถึง พนักงานบัญชีขายดึง ข้อมูล จาก Sales Force, E.D.I. เข้าระบบ SAP - ระบบ Electronic Data Interchange (E.D.I) หมายถึง พนักงานบัญชีขายดึงจาก E.D.I ข้อมูลเข้าระบบ SAP 2. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการขาย จะต้องตรวจสอบเงื่อนไขการขาย ราคา ส่วนลด รายการของ แถมต่าง ๆ ให้ถูกต้องตามวิธีการขาย และใบ APPLICATION AND REVIEW OF SALES PROMOTION ของ แต่ละเดือนซึ่งออกโดยฝ่ายขายว่าถูกต้องหรือไม่ หากพบข้อผิดพลาดของข้อมูล พนักงานฝ่ายบัญชีขายจะทำ การแจ้งให้พนักงานขายทราบและยกเลิกข้อมูลการขาย ก่อนส่งข้อมูลการขายทั้งหมดไปยังแผนก LC 3. การส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC จะต้องส่งภายในเวลาที่กำหนดซึ่งมี 2 ช่วงเวลาคือ รอบที่ 1 ภายในเวลา 09.30 น และรอบที่ 2 ภายในเวลา 14.00 น. โดยหลักการทำงานพนักงานฝ่ายบัญชีขายจะต้องส่งคำสั่งซื้อที่ถูกต้อง ให้แผนก LC ภายในเวลาที่กำหนด100 % โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อ และดัชนีชี้วัดผลเวลา การส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC คือ ใบบันทึกเวลาส่งข้อมูลคำสั่งซื้อ (F/SOP AST 31-005/04) - กรณีคำสั่งซื้อจากฝ่ายขายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเกินกว่าเวลาที่ฝ่ายบัญชีขายกำหนดไว้นั้น ตัวอย่าง เช่น ลูกค้า ต้องการสินค้าเร่งด่วน, ลูกค้าต้องการสินค้าเพิ่ม, พนักงานขายส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไม่ทันเวลา ฯลฯ ทางฝ่ายขาย สามารถส่งข้อมูลคำสั่งซื้อเพื่อให้พนักงานฝ่ายบัญชีขายดึงและบันทึกข้อมูลเข้าระบบ SAP ได้ โดยใช้แบบฟอร์ม Urgent Sales Order TT และได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายบัญชีขายก่อนเท่านั้น 4. การทำงานของพนักงานบัญชีขายจะต้องบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ในระบบ SAP ซึ่งระบบมีเวลาทำการในช่วง 06.00 น. – 21.30 น. ของทุกวันทำการ ส่วนปัญหาและอุปสรรคของการทำงานที่เกิดขึ้นจากระบบ SAP คือ ระบบงานช้า เนื่องจากมีปัจจัยหลายอย่างในตัวระบบ SAP เองซึ่งฝ่าย IS Dept. ยังไม่สามารถแก้ไขได้ จึงอาจเป็นสาเหตุที่ฝ่ายบัญชีขายไม่สามารถส่งข้อมูลคำสั่งซื้อภายในเวลาที่กำหนด ฉะนั้นปัญหาที่เกิดขึ้น ดังกล่าวจะต้องให้ฝ่าย IS Dept. ทำหนังสือชี้แจงและอธิบายถึงสาเหตุที่เกิดขึ้น
5 5. การทำใบกำกับภาษีต้องระบุวันที่ส่งสินค้าเป็นวันที่ปัจจุบัน หรือวันที่ล่วงหน้าก่อนส่งสินค้าเท่านั้น ไม่สามารถ ระบุวันที่ย้อนหลัง กรณีที่จำเป็นต้องระบุวันที่ย้อนหลังในใบกำกับภาษีที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้เช่น มีการร้อง ขอจากลูกค้า กรณีนี้ให้ทางฝ่ายขายทำหนังสือชี้แจงอธิบายถึงสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นและต้องได้รับการ อนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายบัญชีขายก่อนเท่านั้น 6. การถอยใบกำกับภาษี หมายถึง การยกเลิกใบกำกับภาษี (สามารถถอยใบกำกับภาษีได้กรณีที่เป็นวันที่ ปัจจุบันของการทำงานเท่านั้นไม่สามารถถอยใบกำกับภาษีย้อนหลังได้) กรณีที่จำเป็นต้องถอยใบกำกับภาษี ย้อนหลังที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้เช่น มีการร้องขอจากลูกค้า หรือฝ่ายขายให้ทางฝ่ายขายทำหนังสือชี้แจง อธิบายถึงสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นและต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายบัญชีขายก่อนเท่านั้น หน้าที่หลักและขอบเขตความรับผิดชอบต่องานทีม Order & Billing 1. บันทึกและดาวน์โหลดคำสั่งซื้อ, ใบลดหนี้, ใบเพิ่มหนี้ เข้าระบบ SAP - พนักงานฝ่ายบัญชีขาย ทีม Order & Billing จะทำการบันทึก / ดาวน์โหลดคำสั่งซื้อ , ใบลดหนี้และใบเพิ่ม หนี้ของลูกค้าต่อเมื่อได้รับข้อมูลจากพนักงานฝ่ายขาย ต่อจากนั้นจะบันทึก / ดาวน์โหลดข้อมูลระบบเข้า SAP 2. ตรวจสอบความถูกต้องและแก้ไขคำสั่งซื้อ, ใบลดหนี้, ใบเพิ่มหนี้ - หลังจากบันทึก / ดาวน์โหลดข้อมูลระบบ SAP เสร็จเรียบร้อยแล้วจะต้องเรียกรายงานเอกสาร เพื่อ ตรวจสอบและแก้ไขความถูกต้องของข้อมูล โดยตรวจสอบเงื่อนไขการขาย ราคา ส่วนลด รายการของ แถม ต่าง ๆ ให้ถูกต้องตามวิธีการขายในแต่ละเดือนว่าถูกต้องหรือไม่ หากพบข้อผิดพลาดของข้อมูลจะ ทำการแจ้งให้พนักงานขายทราบและทำการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง 3. ส่งข้อมูลที่ตรวจสอบความถูกต้องแล้วไปยังแผนก LC. - การส่งข้อมูลคำสั่งซื้อที่ถูกตรวจสอบแล้วไปยังแผนก LC. ต้องส่งภายในเวลาที่กำหนดมี 2 ช่วงเวลา คือ รอบที่ 1 ภายในเวลา 09.30 น. รอบที่ 2 ภายในเวลา 14.00 น. โดยหลักการของการทำงานคือ ต้องส่งข้อมูลคำ สั่งซื้อที่ถูกต้องไปยังแผนก LC ภายในเวลาที่กำหนด 100 % โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อ 4. อัพโหลดข้อมูลคำสั่งซื้อ Sales Order Urgent ขึ้นระบบ SAP - การอัพโหลดข้อมูลคำสั่งซื้อ Sales Order Urgent เป็นคำสั่งซื้อที่ลูกค้าต้องการสินค้าด่วนหรือมีเหตุจำเป็น ในการเปิดคำสั่งซื้อเท่านั้น โดยมีเงื่อนไขการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อเป็น 3 รอบต่อวัน คือ รอบที่ 1 ก่อนเวลา 08.30 น. รอบที่ 2 ก่อนเวลา 11.00 น. และรอบที่ 3 ก่อนเวลา 12.30 น. โดยทั้ง 3 รอบแบ่งการทำงานคือ รอบที่ 1 ส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC ภายในเวลา 09.30 น. รอบที่ 2 , รอบที่ 3 ส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC ภายในเวลา 14.00 น. โดยหลักของการทำงานทางฝ่ายบัญชีขายเป็นผู้ดำเนินการ Upload Sales Order ขึ้นระบบ SAP โดยใช้ เครื่องคอมพิวเตอร์ในการรับและส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC เพื่อทำการส่งสินค้าให้กับลูกค้าต่อไป
6 5. บันทึกเวลาของการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อ - ทุกครั้งที่ทำการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว พนักงานฝ่ายบัญชีขายจะทำการลงเวลาในใบบันทึก ข้อมูลการส่งคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC ทุกครั้ง เพื่อเป็นการยืนยันและเป็นการวัดผลของการทำงานว่าตรง ตามเป้าหมายของแผนกที่กำหนดไว้หรือไม่ 6. พิมพ์ใบกำกับภาษี / สำเนาใบส่งสินค้า (ในส่วนที่พนักงานขายเป็นผู้ส่งสินค้า), พิมพ์ใบกำกับสินค้า, พิมพ์ใบลดหนี้และพิมพ์ใบเพิ่มหนี้ พิมพ์ใบกำกับภาษี / สำเนาใบส่งสินค้า (ในส่วนที่พนักงานขายเป็นผู้ส่งสินค้า), พิมพ์ใบกำกับสินค้า, พิมพ์ใบลดหนี้ และพิมพ์ใบเพิ่มหนี้ของแต่ละวันที่ทำการบันทึกเข้าระบบ SAP
7 แผนผังสรุปขั้นตอนการทำงาน บันทึกเข้าระบบด้วยวิธี (MANUAL) คำชี้แจง : เป็นการทำงานโดยพนักงานฝ่ายบัญชีขายเป็นผู้บันทึกข้อมูลเข้าระบบ SAP ประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้ ใบกำกับภาษี , ใบกำกับสินค้า ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้
8 แผนผังสรุปขั้นตอนการทำงาน บันทึกคำสั่งซื้อเข้าระบบด้วยวิธี HANDY TERMINAL , SALES ORDER ENTRY (P.C.), E.D.I คำชี้แจง : เป็นการทำงานโดยพนักงานฝ่ายบัญชีขายเป็นผู้ดาวน์โหลดข้อมูลเข้าระบบ SAP ประกอบด้วยเอกสาร ดังต่อไปนี้ ใบกำกับภาษี , ใบลดหนี้
10 ขั้นตอนการทำงานในขอบเขตความรับผิดชอบของ Order & Billing Team ช่วงเช้าเวลา 07.00 น. 1.ขั้นตอนการปริ้นท์ Order Proof List Order Proof List ที่ปริ้นท์รอบเช้ามาจากคำสั่งซื้อที่พนักงานขาย (ยี่ปั๊ว) ทำการซิ้งค์ข้อมูลคำสั่งซื้อ ของลูกค้าหลังเวลา 12.30 น. ของเมื่อวาน จากนั้นระบบ Sales Force จะทำการ Run ข้อมูล Sales Orders และ Credit Limit Warning List โดยอัตโนมัติมาไว้ที่ระบบ SAP Logon และพนักงานบัญชีทีม Order & Billing จะทำการพิมพ์ Order Proof List ซึ่งประกอบไปด้วย Sales Orders ของฝ่ายขายต่างๆ เช่น TT / MT / MFS เพื่อแจกให้พนักงานบัญชีขายผู้รับผิดชอบแต่ละสาขาตรวจสอบ หากมีข้อผิดพลาดจะส่งกลับมาให้ทีม Order & Billing แก้ไขให้ถูกต้อง หลังจากนั้นส่งคำสั่งซื้อไปยังแผนก LC เพื่อทำการเตรียมสินค้าให้เพียงพอต่อ ความต้องการและดำเนินการส่งข้อมูลไปยัง Usen เพื่อทำการส่งสินค้าให้ลูกค้าโดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้ 1.1 เข้าที่ระบบ SAP Logon จากนั้นคลิกเลือกที่ THAILAND: S4 ERP PRD (PBKKT005A158) ตามข้อ ที่ 1.1.1 และใส่ User กับ Password ที่ได้ตั้งไว้ตามข้อที่ 1.1.2 1.2 ใช้คำสั่ง T-Code: SP01 กด Enter 1.2 1.1.1 1.1.2
11 1.3 ช่อง Created by ให้ลบออกเป็นช่องว่าง ตามข้อ 1.3.1 ช่อง Created On สังเกตุวันที่เอกสารต้อง เป็นวันที่ปัจจุบันเท่านั้น ยกเว้นกรณีถ้าออก Order Proof List ทุกวันจันทร์ให้เปลี่ยนเป็นวันที่ตรง Date Created เป็นวันที่ของวันเสาร์เท่านั้นตามข้อที่ 1.3.2 หลังจากนั้นกดปุ่ม Execute ตามข้อที่ 1.3.3 1.4 พิมพ์ Sales Order Proof List และ Credit Limit Warning List โดย ข้อมูลอยู่ใน Output Controller: List of Spool Request ทำการ sort ข้อมูล โดยคลิกที่ช่อง Time ตามข้อ 1.4.1 จากนั้นคลิกที่ เพื่อ เป็นการ Sort ข้อมูลเวลาจากน้อยไปมาก ซึ่งปกติ SFA จะส่งข้อมูลเข้าระบบ SAP ในเวลาไม่เกิน 00.15 น. ตามข้อ ที่ 1.4.2 - Print Sales Order Proof List คลิ๊ก หน้ารายการที่ต้องการ Print โดยสังเกตุในคอลัม Title จะ ระบุชื่อรายการ SMART FETH SAP_SYSTEM ตามข้อที่ 1.4.3 จากนั้นคลิกที่รูป Printer ตามข้อที่ 1.4.4 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4.1 1.4.2 1.4.4 1.4.3
12 พิมพ์เอกสาร Sales Order Proof List เพื่อมาตรวจสอบเบื้องต้นและทำการฉีกเอกสารแจกให้กับพนักงาน ฝ่ายบัญชีขายผู้รับผิดชอบแต่ละสาขาเพื่อทำการตรวจสอบคำสั่งซื้ออีกครั้ง โดยตรวจสอบรายละเอียด ดังต่อไปนี้ - วันที่ ( Order Date ) - ชื่อร้านค้า ( Customer Name ) - รหัสสินค้า ( Material Code ) - ชื่อสินค้า ( Product Code ) - เงื่อนไขการขาย ราคา ส่วนลด และรายการของแถมต่างๆ ( Condition , Price , Discount and Application And Review of Sales Promotion ) - Credit Limit Warning List ให้ใส่เครื่องหมาย หน้ารายการที่ต้องการ Print โดยสังเกตุในคอลัม Title จะระบุชื่อรายการ LISTIS FETH ZR11005R_TH1 ตามข้อที่ 1.4.5 จากนั้นคลิกที่รูป Printer ตามข้อที่ 1.4.6 โดยจะบันทึกเอกสารเป็น File PDF ในช่อง Frontend Printer ให้เลือก PDfill PDF & Image Writer ตามข้อ ที่ 1.4.7 และเลือกขนาด Format เป็น X_65_255 ตามข้อที่ 1.4.8 จากนั้นคลิกที่รูป Printer ตามข้อที่ 1.4.9 และทำการ Save file ไปที่ Drive Y: ajinomoto_sales\sales_account\100_Team\103_Order&Billing\02_CreditLimitWarningreport จากนั้นตรวจสอบ และส่งเอกสารไปยังผู้จัดการฝ่ายบัญชีขายเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของเอกสารอีกครั้ง และลงลายเซ็นในเอกสารรับทราบผลของ Report 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.4.8 1.4.9
13 2. การปลดบล็อค Delivery Block Collective Release (T-code: ZR41R20) การปลดบล็อค คือ การส่งข้อมูลคำสั่งซื้อที่พนักงานขายกด Sales Order มาทั้งหมดส่งให้แผนก LOGISTICS CONTROL (LC) เพื่อที่ทางแผนก LC จะได้ทำใบกำกับภาษีต่อได้ ขั้นตอนการปลดบล็อคมีดังนี้. 2.1 ใช้คำสั่ง T-code: ZR41R20 กด Enter. 2.2 หัวข้อ Line-Item Selection ให้กรอกข้อมูล Sales Organization : 4431 Order Date : วันที่จะขึ้นให้อัตโนมัติไม่ต้องทำการแก้ไข้ Shipping Point : 1201 “AST CD-Pathumthani” To 1228 “AST Direct Ship Birdy” แล้ว เลือก ตามข้อที่ 2.2.1 ช่อง Select Single Values ให้กรอก 1260 “AST Birdy factory” จ ากนั ้ นคลิก ตามข้อที่ 2.2.2 2.3 กดปุ่ม Program Configuration ตามข้อ2.3.1 แล้วกรอกข้อมูล Deliverly Block : Z1 (Order Confirmation) To Z2 (Credit Limit Check) จากนั้นกดปุ่ม Execute ตามข้อ 2.3.2 2.4 กดปุ่ม Select All ตามข้อที่ 2.4.1 สังเกตุจะเห็นข้อมูลทั้งหมดจะเป็นสีฟ้า หลังจากนั้นให้กดปุ่ม Release. ตามข้อที่ 2.4.2 เพื่อทำการปลด Block ข้อมูลคำสั่งซื้อที่ขึ้นมาทั้งหมดไปยังแผนก LC หลังจากนั้นกดปุ่ม ตามข้อที่ 2.4.3 เพื่อออกจากหน้าจอ 2.3.2 2.3.1 2.2.1 2.2.2 2.4.1 2.4.2 2.4.3
14 2.5 เมื่อทำการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลคำสั่งซื้อเป็นที่เรียบร้อยแล้ว พนักงานฝ่ายบัญชีขาย Order & Billing Team จะต้องโทรไปยังแผนก LC เพื่อแจ้งปลด Block คำสั่ง และบันทึกเวลาลงในใบ “บันทึกเวลาการ ส่งข้อมูลคำสั่งซื้อ” F/SOP AST 31-005/04 ซึ่งจะลงบันทึกเวลา จำนวน 2 รอบ คือ ก่อน เวลา 09.30 น. และ ก่อนเวลา 14.00 น. ช่วงเวลา 08.30 น. – 09.30 น. 3.ขั้นตอนการอัพโหลด Sales Order Urgent ขึ้นระบบ SAP ข้อมูล Sales Orders มาจากพนักงานขาย(ยี่ปั๊ว) ทำการซิงค์ข้อมูลคำสั่งซื้อตั้งแต่ช่วงเช้าถึงเวลา 08.30 น. และพนักงานบัญชีจะทำการ Up Load ข้อมูลจากระบบ Sales Force และระบบ Sales Force Automation เข้าระบบ SAP logon โดยมีขั้นตอนดังนี้ 3.1 อัพโหลดจากระบบ Sales Force 3.1.1 เข้าโปรแกรม Sales Force ใส่ รหัสผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password) จากนั้นกด Login
15 3.1.2 เลือกลูกหนี้การค้า และเลือก Generate Order 3.1.3 ในหน้า Generate Order เลือก pop up ตามข้อที่ 3.1.3.1 – 3.1.3.4 ดังนี้. อนุมัติ : ทั้งหมด ส่งออก : ไม่ สถานะ : ใช้งาน จากนั้นกดค้นหา 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.3.1 3.1.3.2 3.1.3.3 3.1.3.4
16 3.1.4 จากนั้นระบบจะแสดงข้อมูล Sales Orders ทั้งหมดขึ้นมา ให้คลิ๊กที่ช่องสี่เหลี่ยม ตาม ข้อที่ 3.1.4.1เพื่อเป็นการ เลือกข้อมูล Sales Orders ทั้งหมด 3.1.5 เลื่อนหน้าจอลงมาด้านล่างสุดเพื่อดูจำนวนผลรวมของ Sales Orders ตามข้อที่ 3.1.5.1 (โดย เราจะทำการจดไว้เพื่อทำการ Recheck จำนวน Order ทั้งหมดอีกครั้งตอนนำข้อมูลเข้าระบบ SAP) จากนั้นกด Generate Order ตามข้อที่ 3.1.5.2 3.1.4.1 3.1.5.1 3.1.5.2
17 3.1.6 เมื่อ Generate Order สำเร็จ หน้าจอจะแสดงผลดังภาพให้กด ok และออกจากหน้าจอได้เลย. 3.2 ขั้นตอนอัพโหลดไฟล์ Excel ขึ้นระบบ SAP logon เมื่อทำการ Generate Order จากระบบ Sales Force แล้วไฟล์ออเดอร์ทั้งหมดจะถูกส่งไปพัก ไฟล์ที่ Path: \\10.232.159.65\Sales Order_CSV\USO_PRD ที่ทาง IS สร้างไว้ให้ และไฟล์ที่ถูกส่งเข้ามา จะถูกแปลงเป็นไฟล์ Excel โดยทางทีมจะทำการอัพ ขึ้นระบบ SAP Logon โดยวิธีการอัพโหลดมีดังนี้ 3.2.1 ใช้คำสั่ง T-code: ZR41B08 กด Enter. 3.2.2 หัวข้อ Upload File เลือก Local PC File Upload ตามข้อที่ 3.2.2.1 เลือก ตรงช่อง File Name ตามข้อที่ 3.2.2.2 จากนั้นเข้าไปที่ Parh : \\10.232.159.65\Sales Order_CSV\USO_PRD และเลือกไฟล์ Excle ทีละไฟล์เพื่อทำการอัพโหลด 3.2.2 3.2.2 3.2.2
18 3.2.3 หัวข้อ Create Sales Order ให้คลิ๊ก ที่ด้านหลัง Test Run ตามข้อที่ 3.2.3.1 และ กด Execute เพื่อดูว่าไฟล์นั้นได้ถูก Upload ไปหรือไม่ ถ้าไฟล์ไม่มีการอัพโหลดจะปรากฎ No data found ที่มุมล่างซ้าย จากนั้นทำการปลด Test Run และกด Execute อีกครั้ง. 3.2.4จากนั้นทำการอัพโหลดไฟล์ที่เหลือ โดยทำตามข้อ 3.2.2ถึงข้อ 3.2.3 จนกว่าจะหมดและทำการ ปริ้นท์ Orders Proof List 4.วิธีการ Print Orders Proof List ทุกครั้งที่ทำการบันทึกและแก้ไขคำสั่งซื้อเข้าระบบ SAP ทางทีมจะต้องทำการปริ้นท์ Sales Order Proof List เพื่อทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยใช้ T-Code : ZR41R07 มีวิธีการทำดังต่อไปนี้ 4.1 ใช้คำสั่ง T-Code: ZR41R07 4.2 หัวข้อ Selection Criteria: กรอกรายละเอียดต่างๆดังนี้ 4.2.1 Order Type ใส่ประเภทของลูกค้า โดยแยกประเภทลูกค้าดังต่อไปนี้ ZCD2 คือ Wholesales 2 ZCRS คือ Credit Sales ZCMR คือ Credit Memo Request ZDMR คือ Debit Memo Request ZEDI คือ EDI Order ใส่เมื่อมีการปริ้นท์ EDI ZEXO คือ Export Order ZBOR คือ Border Sale ZREO คือ Returns ZSOR คือ Standard Order 4.2.2 ช่อง Sales Organization ใส่ 4431 4.2.3 ช่อง Sales Order Number ใส่เลขที Sap Order No: 8xxxxxxxx * ใส่ตอนที่มีการแก้ไข Sales Order * ใส่ 2 Type ในการอัพโหลด Sales Order Urgent 3.2.3.1
19 4.3 หัวข้อ Local Date / Time: กรอกรายละเอียด Created Date/Time from : 20/06/2023 : 08:30:00 (คือวันและเวลาเริ่มต้นของการอัพโหลด) Created Date/Time to: 20/06/2023 : 08:40:00 (คือวันและเวลาสิ้นสุดของการอัพโหลด) 4.4 Run Spool ลง Background. 4.4.1 คลิ๊กเลือก Program ➢ Execute in Background ➢ ➢ Immediate ➢ Save 4.4.2 เมื่อ Run เสร็จแล้วให้คลิ๊กเลือก System ➢ Own Spool Requests จะแสดงหน้าจอ Output Controller: List of Spool Requests ซึ่งจะแสดงข้อมูลของ Spool ทั้งหมดที่ Run Background ไว้ 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3 4.4.1.1 4.4.1.2 4.4.1.3 4.4.1.4 4.4.1.5
20 4.5 ตรวจสอบจำนวน Sale Order 4.5.1 คลิ๊ก หน้ารายการที่ต้องการ เลือก Spool Requests ➢ Forward ➢ Text with tabs จากนั้นทำการ Save files ไปที่ \\10.232.159.5\Sales Order_CSV\USO_PRD\OTHER แก้ไข Save as type เป็น Microsoft Excel Files จากนั้นกด Save 4.4.2.1 4.4.2.2 4.4.2.3 4.5.1.1 4.5.1.2 4.5.1.3 4.5.1.4 4.5.1.5
21 4.5.2 เปิดไฟล์ Excel ที่ได้ทำการ Save ไว้ กด Ctrl + A หรือกดเพื่อคลุมเนื้อหาทั้งหมด Data ➢ Filter ก ด ตรงFilter ➢ Text Filters ➢ Begins With ➢ Pop Up หัวข้อ Program: ZR41R007R เลือก Begins with = M* (คือตัวแรกของ Order ที่รอการชำระเงิน) Or Begins with = T* (คือตัวแรกของ Order ที่กดชำระเงินแล้ว)จากนั้น กด OK 4.5.3 จากนั้นดูยอดที่มุมขวาล่าง ว่าตรงกับ Orders ที่ Generate หรือไม่ เมื่อยอดตรงแล้วต่อไปทำ การ Print Order Proof List 4.5.2.1 4.5.2.2 4.5.2.3 4.5.2.4 4.5.2.5 4.5.2.6 4.5.2.7 4.5.3.1
22 4.6 การปริ้น Order proof List เข้า SAP เลือก System ➢ Own Spool Requests คลิ๊ก ข้างหน้ารายการที่ต้องการ Print โดยสังเกตุจากเวลาที่ช่อง Time จากนั้นกด เลือกเครื่องปริ้นที่ ต้ องการ ใ นช่ อง Frontend Printer แ ล ้ วกด เพื่อสั่ง Print Sales Order Proof List จากนั้นทำ การฉีกเอกสารแจกให้กับพนักงานฝ่ายบัญชีผู้รับผิดชอบแต่ละสาขาเพื่อทำการตรวจสอบคำสั่งซื้ออีกครั้ง 4.7 การ Save Order Proof list เป็นไฟล์ PDF เพื่อส่งให้พนักงานฝ่ายบัญชีขาย กรณี Work From Home ทำการตรวจสอบ Order Proof listจากหน้าจอ 4.7.1 คลิ๊ก ข้างหน้ารายการที่ต้องการ จากนั้นกด 4.6.2 4.6.1 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.7.1.1 4.7.1.2
23 4.7.2 จะแสดงหน้าจอ Print Preview ขึ้นมา ใส่คำว่า PDF! ในช่องตามข้อที่ 4.7.2.1 แล้วกด Enter 4.7.3 กด Save file ไว้ใน Drive V:\200_Monthly Operation\203_Order Proof List โดยตั้งชื่อไฟล์ตามวันที่ และรอบที่ดึง Order กด Save เมื่อเสร็จเรียบร้อยให้ทำการส่ง Mail ส่งให้ฝ่าย บัญชีขายผู้รับผิดชอบแต่ละเขตตรวจสอบต่อไป จากนั้นทำการการปลดบล็อค Delivery Block Collective Release (T-code: ZR41R20) ตามวิธีการข้อที่ 2. ก่อนเวลา 09.30 น. และโทรไปปลด Z ที่แผนก LC 4.7.2.1 4.7.3.1 4.7.3.2
24 4.8 การตั้งค่า Print Previews เลือก Goto ➢ Display request ➢ Settings… ➢ หัวข้อ Display area ติ๊ก The last ใส่ 999 แล้วกด จะมี Pop Up ขึ้นให้กด อีกครั้ง ช่วงเวลา 10.45 น. ทำการ Print EDI คือ การ Print Orders Proof List ที่มาจาก Orders ของทาง MT (Modren Trade) / MFS (Modren Food Service) โดยทาง MT/ MFS จะทำการซิ้งค์ข้อมูลจากระบบ EDI ก่อนเวลา 10.30 เพื่อให้ข้อมูลขึ้นในระบบ SAP Logon ได้ทันเวลา โดยวิธีการPrintจะทำเหมือนการPrint Orders Proof Listตามข้อ 4. โดยเปลี่ยนวิธีการทำข้อ 4.3 เป็น 4.3 หัวข้อ Local Date / Time: กรอกรายละเอียด Created Date/Time from 22/11/2017 07:00:00 Created Date/Time to22/11/2017 10:45:00 และกด เลือกเครื่อง Printer ในห้องใหญ่ จากนั้นนำ Orders Proof List มาแจกให้กับผู้รับผิดชอบว่า Sales Order ขึ้นครบหรือไม่ ช่วงเวลา 11.00 น. ทำการ Upload Sales Order Urgent ขึ้นระบบ SAP วิธีการทำตามข้อ 3 ถึงข้อ 4 แต่ยังไม่ต้องทำ การปลดบล็อค 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6
25 ช่วงเวลา 12.30 น. – 14.00 น. ทำการ Upload Sales Order Urgent ขึ้นระบบ SAP วิธีการทำตามข้อ 3 ถึงข้อ 4 และเพิ่มขั้นตอน การ Run Credit Limit Warning List 5.วิธีการ Run Credit Limit Warning List การ Run ข้อมูล Credit Limit Warning List เพื่อตรวจสอบข้อมูลของลูกค้าว่าคำสั่งซื้อเกินวงเงินเครดิต ที่ถูกกำหนดไว้หรือไม่ โดยจะทำการ Run ข้อมูล Credit Limit Warning List ทันทีหลังจากที่มีการ Upload Sales Order Urgent รอบ 12.30 น. เรียบร้อยแล้วโดยมีการ Run Credit Limit Warning List ดังนี้ 5.1 ใช้คำสั่ง T-Code: ZR11R05 แล้ว Enter. 5.2 หัวข้อ Selection Criteria โดย Company Code: 4431 5.3 หัวข้อ Blocking ให้เติมข้อมูลเป็นวันที่ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น. SO Created Date / Time from 16.05.2023 # 06:00:00 (คือวันและเวลาเริ่มต้นการรันข้อมูล) SO Created Date / Time from 16.05.2023 # 13:00:00 (คือวันและเวลาสิ้นสุดของการดึงข้อมูล Urgent) 5.2 5.3 5.1
26 5.4 การ Run Spool ลง Background. 5.4.1 เลือก Program ➢ Execute in Background ➢ Windows printer เลือกปริ้นท์ใหญ่ ➢กด ✓ ➢ Immediate ➢ Save 5.4.2 เลือก Windows printer เลือกปริ้น 1 5.4.3 กด ✓ 5.4.1 5.4.2 5.4.3
27 5.4.4 เลือก Immediate 5.4.5 กด Save. จากนั้นให้ผู้ที่ RUN ทำการตรวจสอบ Spool ว่างานที่ Run Complete หรือไม่ โดย 5.4.6 เลือก System 5.4.7 คลิก Own Jobs 5.4.8 ถ้าเสร็จจะขึ้น Finished ในช่อง Status ถือว่า Complete 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7
28 5.5 การ Print Spool ลง Background. 5.5.1 เลือก System 5.5.2 คลิก Own Spool Requests 5.5.3 เลือก Spool ที่ Run ไว้ล่าสุดโดยดูที่เวลา Time ➢กดเครื่องปริ้นท์ 5.4.8 5.5.1 5.5.2
29 5.5.3 ติกถูกหน้าที่ต้องการจะ Save แล้วกดปริ้น 5.5.4 เลือกSaveแบบ PDF 5.5.5 กด Print 5.5.4 5.5.5 5.5.3 5.5.3
30 5.5.6 กดSave ไปยังไดร์ฟ Y ➢ sales account ➢ 100_Team ➢ 103_Order & Billing ➢ 02_Credit Limit Warning report ➢ เลือก Folder เดือนนั้นๆ ที่ต้องการจะ Save หลังจากนั้นส่งผู้จัดการฝ่ายบัญชีขายเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูลของเอกสาร และเซ็นเอกสารรับทราบ ผลของ Report ต่อจากนั้น ทางพนักงานฝ่ายบัญชีขาย Order & Billing Team จะทำการ Release ข้อมูล คำสั่งซื้อไปยังแผนก LC ทันที และทำการ โทรปลด Z ก่อน เวลา 14.00 น. 6.วิธีการคีย์ Border - เมื่อได้รับใบเอกสาร PO Border จากทางบัญชีผู้รับผิดชอบ ทางทีม Order & Billing จะต้องทำการ คีย์เข้าระบบSAP โดยมีวิธีการทำงานดังนี้ 5.5.6 5.5.7
31 6.1 ใช้คำสั่ง VA01 กด Enter. 6.2 ข้อมูล Order Type ให้ใส่ ZBOR 6.3 Sales Organization ให้ใส่ 4431 6.4 Division ให้ใส่ 11 กด Enter. 6.1 6.2 6.3 6.4
32 6.5 Sold-To Party ใส่รหัสลูกค้า เช่น 110100xxxx 6.6 Po Number ใส่เลขที่ Cust Reference 6.7 Po Date ใส่วันที่ DD/MM/YY 6.8 Req.Deliv. date ใส่วันที่ ระบุวันที่ส่งสินค้า 6.9 Deliv. Plant ใส่รหัส DC 6.10 Material ใส่ รหัสสินค้า 6.11 Order Quantity ใส่ จำนวนสินค้า 6.12 Un ใส่ หน่วยสินค้า 6.13 Customer Material Numb ใส่ Cost Center เฉพาะรายการแถม 6.14 ItCa ใส่ ZTNN เฉพาะรายการแถม และกด Enter. 6.7 6.5 6.9 6.6 6.8 6.10-12 6.13-14
33 6.15 ทำการแก้ไขราคาของสินค้าแต่ละรายการ - โดยคลิกที่ Select All จะขึ้นแถบสีน้ำเงิน - คลิกที่ Item Conditions 6.16 จากนั้นทำการแก้ไขราคาขายและราคาส่วนลด - การแก้ไขราคาขาย คลิกที่ช่อง Amount ในบรรทัดของ ZPR0 แล้วทำการแก้ไขราคาขายตามข้อมูล ของใบสั่งซื้อ การแก้ไขส่วนลด ไปที่ช่อง CnTy คีย์ ZD03 และช่อง Amount ให้ใส่ส่วนลด วิธีการคีย์ติดลบด้วยการใส่ เครื่องหมายและตามด้วยจำนวนเงิน จากนั้นกด Enter เพื่อให้ระบบรับข้อมูล 6.15 6.15
34 6.17 จากนั้นทำการแก้ไข Item ต่อไปด้วยการคลิกที่ (Next Item) จนถึง Item สุดท้าย ถ้า Item ไหนที่ เป็นของแถม ไม่ต้องทำการแก้ไขให้กด ได้เลย เมื่อทำการแก้ไขราคาและส่วนลด จนครบเรียบร้อยแล้วให้ กด Back 6.18 คลิกที่ Display doc. Header details เพื่อแก้ไขรหัสพนักงานขาย 6.16 6.17 6.18
35 6.19 คลิกที่หัวข้อ Partners ใส่ข้อมูลรหัสพนักงานขายในช่อง Partner (11900xxxxx) 6.20 กด Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูล ระบบจะ Generate เลขที่ Sap Order No. ขึ้นโดยอัตโนมัติ ให้ พนักงานบัญชีจดเลขที่ Doc No. ที่ปรากฎขึ้นที่มุมด้านล่างซ้าย 6.19 6.19 6.20
36 6.21 ใช้คำสั่ง ZR41R07 - Order Proof List ปริ้นท์ Sales Order Proof List เพื่อทำการตรวจสอบ ข้อมูล 6.22 ข้อมูล Order Type ใส่ ZBOR 6.23 ข้อมูล Sales Organization ใส่ 4431 6.24 ข้อมูล Sales Order Number ใส่เลข Order Proof List 6.25 คลิก Execute. 6.23 6.22 6.24 6.25 6.21
37 6.26 นำ Order Proof List มาตรวจสอบ 7.วิธีการคีย์ EXPOR - เมื่อได้รับใบเอกสาร PO EXPOR จากทางบัญชีผู้รับผิดชอบ ทางทีม Order & Billing จะต้องทำการ คีย์เข้าระบบ SAP โดยมีวิธีการทำงานดังนี้
38 7.1 ใช้คำสั่ง VA01 กด Enter. 7.2 ข้อมูล Order Type ให้ใส่ ZEXO 7.3 Sales Organization ให้ใส่ 4431 7.4 Division ให้ใส่ 11 กด Enter. 7.1 7.2 7.3 7.4
39 7.5 Sold-To Party ใส่รหัสลูกค้า เช่น 110100xxxx 7.6 Po Number ใส่เลขที่ Cust Reference 7.7 Po Date ใส่วันที่ DD/MM/YY 7.8 Req.Deliv. date ใส่วันที่ ระบุวันที่ส่งสินค้า 7.9 Delivery Block กด Pop Up เลือกช่องว่าง 6.10 Material ใส่ รหัสสินค้า 6.11 Order Quantity ใส่ จำนวนสินค้า 6.12 Un ใส่ หน่วยสินค้า 6.13 Customer Material Numb ใส่ Cost Center เฉพาะรายการแถม 6.14 ItCa ใส่ ZTNN เฉพาะรายการแถม และกด Enter. 7.13-14 7.7 7.5 7.6 7.8 7.10-12 7.9
40 7.15 ทำการแก้ไขราคาของสินค้าแต่ละรายการ - โดยคลิกที่ Select All จะขึ้นแถบสีน้ำเงิน - คลิกที่ Item Conditions 7.16 จากนั้นทำการแก้ไขราคาขายและราคาส่วนลด - การแก้ไขราคาขาย คลิกที่ช่อง Amount ในบรรทัดของ ZPR0 แล้วทำการแก้ไขราคาขายตามข้อมูล ของใบสั่งซื้อ การแก้ไขส่วนลด ไปที่ช่อง CnTy คีย์ ZD03 และช่อง Amount ให้ใส่ส่วนลด วิธีการคีย์ติดลบด้วยการใส่ เครื่องหมายและตามด้วยจำนวนเงิน จากนั้นกด Enter เพื่อให้ระบบรับข้อมูล 7.15 7.15
41 7.17 จากนั้นทำการแก้ไข Item ต่อไปด้วยการคลิกที่ (Next Item) จนถึง Item สุดท้าย ถ้า Item ไหนที่ เป็นของแถม ไม่ต้องทำการแก้ไขให้กด ได้เลย เมื่อทำการแก้ไขราคาและส่วนลด จนครบเรียบร้อยแล้วให้ กด Back 7.18 คลิกที่ Display doc. Header details เพื่อแก้ไขรหัสพนักงาน 7.16 7.17 7.18
42 7.19 คลิกที่หัวข้อ Partners ใส่ข้อมูลรหัสพนักงานขายในช่อง Partner (11900xxxxx) 7.20 กรอกเลขที่ PO - คลิกที่หัวข้อ Order Data - ใส่เลขที่ PO ลูกค้าในช่อง Name และ กด Back 7.19 7.19 7.20 7.20
43 7.21 กด Save เพื่อทำการบันทึกข้อมูล ระบบจะ Generate เลขที่ Sap Order No. ขึ้นโดยอัตโนมัติ ให้ พนักงานบัญชีจดเลขที่ Doc No. ที่ปรากฎขึ้นที่มุมด้านล่างซ้าย 7.22 ใช้คำสั่ง ZR41R07 - Order Proof List ปริ้นท์ Sales Order Proof List เพื่อทำการตรวจสอบ ข้อมูล 7.23 ข้อมูล Order Type ใส่ ZQEXO 7.24 ข้อมูล Sales Organization ใส่ 4431 7.22 7.21
44 7.25 ข้อมูล Sales Order Number ใส่เลข Order Proof List 7.26 คลิก Execute. 7.27 นำ Order Proof List มาตรวจสอบ 7.24 7.23 7.25 7.26
45