SPECIFICATIONS - deerfieldparks.org

SPECIFICATIONS 
FOR 2016 & 2017 
 LANDSCAPE MAINTENANCE 
AND MOWING SERVICES 

DEERFIELD PARK DISTRICT 
836 Jewett Park Drive 
Deerfield, IL 60015 
Contact: Jay Zahn 
(847) 572‐2670 

JANUARY 28, 2016 

BID NOTICE 

January 28, 2016 

Dear Bidder: 
Enclosed you will find the Plans, Specifications and bidding materials for the 2016 & 2017 
Landscape Maintenance and Mowing Services at the Deerfield Park District. 
All pertinent information is included in the Plans and Specifications.  Bidders are required to 
visit all of the sites to examine conditions.  A voluntary Pre‐Bid Meeting will be held at Jewett 
Park Community Center, 836 Jewett Park Drive, Deerfield, IL 60015 on Thursday, February 4, 
2016, 10:30 a.m.  Please confirm your interest and attendance at this meeting by contacting 
me at (847) 572‐2670 or email at [email protected].   We look forward to receiving your 
Bid Proposal and working together with you on this project. 
If you have further questions or need to schedule an appointment to visit the sites, please 
contact me call me Monday through Friday, 7:00 a.m. to 3:30 p.m. 
Sincerely, 

Jay Zahn 

Jay Zahn 
Director of Park Services 

Deerfield Park District 

INVITATION TO BID 

January 28, 2016 

Sealed bids for the provision of the 2016 & 2017 Landscape Maintenance and Mowing Services 
will be received by the Deerfield Park District at our office, 836 Jewett Park Drive, Deerfield, 
Illinois 60015.  Bids will be received until exactly 10:30 a.m. on Wednesday, February 10 and 
then publicly opened and read.  Bids submitted after the closing time will be returned 
unopened.  No oral or telephone proposals or modifications will be considered. 

Proposals shall be submitted on the attached Form of Proposal and returned.  All bids must 
include a ten percent (10%) Bid Surety and a duly executed and notarized Bid Certification 
under Section 33E‐11 of the criminal code of 1961, as amended, on the form provided by the 
Deerfield Park District.  Failure to provide Bid Certification within 48 hours of the bid opening 
shall be cause for rejecting the bid.  No bidder may withdraw their proposal after the hour set 
for the opening thereof, or before award of contract, unless said award is delayed for a period 
exceeding thirty (30) calendar days. 

The Deerfield Park District may reject any or all of the bids on any basis and without disclosure 
of a reason.  The failure to make such a disclosure shall not result in accrual of any right, claim, 
or cause of action by any unsuccessful Bidder against the Deerfield Park District. 

Sincerely, 

Jay Zahn

Jay Zahn 
Director of Park Services 

Deerfield Park District

SECTION I 

INSTRUCTIONS TO BIDDERS 

1. IDENTIFICATION OF PROJECT.  The official name and location of the project shall
henceforth be known as:  

2016 & 2017 Landscape Maintenance and Mowing Services 

The official name and address of the project owner shall henceforth be known as: 

Deerfield Park District 
836 Jewett Park Drive 

Deerfield, IL  60015 

Board Approval:             Thursday, February 18, 2016 

Contract Award:               Friday, February 19, 2016 

          Commencement of Work:         April 1, 2016    

Completion:                  November 30, 2017            

2. CONTRACT DOCUMENTS   The Invitation to Bid, the Instructions to Bidders, General
Requirements,  Specifications,  Site  Maps,  Form  of  Proposal,  and  the  accepted  Bid
Sheet comprise the Contract Documents.

Copies of these documents can be obtained in person from the office of the Deerfield
Park District, 836 Jewett Park Drive, Deerfield, Illinois 60015, free of charge.

3. EXPLANATION  TO  BIDDERS          Any  explanation  desired  by  a  bidder  regarding  the
meaning or interpretation of the Invitation to Bid, Drawings, Specifications, etc., must
be  requested  in  writing  and  with  sufficient  time  allowed  for  a  reply  to  reach  bidders
before the submission of their bids.

Any interpretation made will be in the form of an addendum of the Invitation to Bid,
Drawings,  Specifications,  etc.,  and  will  be  furnished  to  all  prospective  bidders.    Its
receipt by the bidder must be acknowledged in the space provided on the Bid Form or

by  letter  or  telegram  received  before  the  time  set  for  opening  of  bids.    Oral 
explanations  or  instructions  given  before  the  award  of  the  contractor  will  not  be 
binding. 

4. CONDITIONS AFFECTING THE WORK    Bidders are required to visit the site and take
such steps as may be reasonably necessary to ascertain the nature and location of the
work,  and  the  general  and  local  conditions  which  can  affect  the  work  or  the  cost
thereof.    Failure  to  do  so  will  relieve  Bidders  from  responsibility  for  estimating
properly the difficulty or cost of successfully performing the work.

5. BID GUARANTEE     Where a Bid Guarantee is required by the Invitation to Bid, failure
to  furnish  a  Bid  Guarantee  in  the  proper  form  and  amount,  by  the  time  set  for  the
opening  of  bids,  may  cause  for  rejection  of  the  bid,  in  the  absolute  discretion  of  the
Owner.

A  Bid  Guarantee  shall  be  in  the  form  of  a  bid  bond,  postal  money  order,  certified
check,  or  cashier’s  check  made  payable  to  the  Owner.    Bid  Guarantees,  other  than
those stated, will be returned (a) to unsuccessful Bidders as soon as practicable after
the  award  of  job,  and  (b)  to  the  successful  Bidder  upon  execution  of  such  further
contractual documents and bonds as may be required by the bid as accepted.

The successful Bidder, upon being given a written “Notice of Award”, will have the (10)
calendar days to provide the required Insurance Policies or Certificates for same, and
commence  with  the  work.    Failure  to  comply  with  the  conditions  set  forth  in  the
Contract Documents shall result in the termination of the contract for default.  In such
event, the Contractor may be liable for any costs of performing the work which exceed
the  amount  of  their  bid,  and  the  Bid  Guarantee  shall  be  available  toward  offsetting
such difference, if not previously returned to the Contractor.

6. PREPARATION  AND  SUBMISSION  OF  BID        Before  submitting  proposal,  each  Bidder
shall examine carefully all documents pertaining to the work and visit the site to verify
conditions under which work will be performed.

Submission of bid will be considered presumptive evidence that the Bidder has visited
the site and is conversant with local facilities and difficulties, the requirements of the
bid  documents  and  of  pertinent  State  or  Local  Codes,  State  of  Labor  and  Material
Markets, and has made due allowance in their bid for all contingencies.  Include in bid
all  costs  of  labor,  material,  equipment,  allowance,  fees,  permits,  guarantees,
applicable taxes, insurance and contingencies, with overhead and profit necessary to
produce a complete project, or to complete those portions of the work covered by the
specifications on which proposal is made, including all trades, without further cost to

Owner.    Obtain  all  permits  and  arrange  for  all  inspections.    Pay  all  fees  and  costs 
incurred. 

No  compensation  will  be  allowed  for  any  reason,  if  any  difficulties  arise  which  the 
Bidder could have discovered or reasonably known prior to bidding. 

All  proposals  must  be  made  upon  the  Form  of  Proposal  furnished  by  the  Owner 
attached hereto and should give the amounts bid for the work, in numbers, and must 
be signed and acknowledged by the Contractor.  In order to insure consideration, the 
Proposal  and  Specification  Booklet  should  be  enclosed  in  an  envelope  marked  “Bid 
Proposal for the 2016 & 2017 Landscape Maintenance and Mowing Services” to be 
received  by  10:30  a.m.  on  February  10,  2016,  showing  the  return  address  of  the 
sender  and  addressed  to  the  Deerfield  Park  District,  836  Jewett  Park  Drive, 
Deerfield, Illinois 60015. 

Bids must be sealed, marked and addressed as directed above.  Failure to do so may 
result in a premature opening of, or failure to open, such bid. 

The  proposal  submitted  must  not  contain  erasures,  interlineations,  or  other 
corrections  unless  each  correction  is  suitably  authenticated  by  affixing  in  the  margin 
immediately  opposite  the  correction  the  surnames  of  the  person  or  persons  signing 
the bid. 

Modifications  of  bids  already  submitted  will  be  considered  if  received  at  the  office 
designated in the Invitation to Bid by the time set for the opening of bids.  Telegraphic 
modifications will be considered, but should not reveal the amount of the original or 
reverse bid.  Unless called for, alternate bids will not be considered. 

7. PRICES        The  prices  are  to  include  the  furnishing  of  all  materials,  equipment,  tools,
insurance, bonds, warranties, and all other facilities, and the performance of all labor
and  services  necessary  for  the  proper  completion  of  the  work  except  as  may  be
otherwise expressly provided in the Contract Documents.

8. LATE BIDS AND MODIFICATIONS     Late bids and modifications thereof received at the
office  designated  in  the  Invitation  to  Bid  after  the  exact  time  set  for  opening  of  bids
will not be considered.

9. WITHDRAWAL  OF  BIDS        Bids  may  be  withdrawn  by  written  or  telegraphic  request
received from bidders prior to the time set for opening of bids.

10. PUBLIC OPENING OF BIDS    Bids will be publicly opened at the time set for the opening
in  the  Invitation  to  Bid.    Their  content  will  be  made  public  for  the  information  of
bidders  and  others  interested,  who  may  be  present  either  in  person  or  by
representative.

11. AWARD OF CONTRACT

A.    Award of contract will be made to the lowest responsible bidder, or as outlined in
           the specifications, and as determined by the Board of Commissioners of the 
               Deerfield Park District, whose bid conforms to the bid documents, drawings, and  
           specifications.  

B.    The Board of Park Commissioners may reject any or all of the bids on any basis  
               and without disclosure of a reason.  The failure to make such a disclosure shall not 
               result in accrual of any right, claim, or cause of action by any unsuccessful bidder 
           against the Deerfield Park District. 

12. CONTRACT AND INSURANCE    The accepted Bidder shall enter into a written contract,
provide  the  Owner  with  copies  of  Workman’s  Compensation  and  Public  Liability
Insurance Policies or Certificates thereof, within ten (10) calendar days of the written
“Notice to Proceed” and prior to the commencement of work.

13. POSTPONEMENT OF DATE FOR OPENING PROPOSALS    The Owner reserves the right
to  postpone  the  date  of  presentation  and  opening  of  proposals  and  will  give
telegraphic notice of any such postponement to each interested party.

SECTION II 

GENERAL REQUIREMENTS 

In addition to performing the requirements of said contract, contractors must meet the following 
requirements: 

1. SUPERVISION
Contractor shall maintain a supervisory foreman (preferably English speaking) on the job
site at all times.  The Contractor shall enforce strict discipline and good order among his
employees  at all times work is in progress.  The Contractor shall not employ any unfit,
untrained or not skilled in the work assigned to him.

2. EQUIPMENT
Contractor shall supply all equipment required to perform the services under the contract.
It is the Contractor’s responsibility to keep equipment in proper working order and to run
periodic checks on equipment.  The Contractor shall be solely responsible for the safe
condition and adequacy of all equipment.

3. NOTIFICATION REQUIREMENT
Landscape Contractor is required to notify the Park Operations Supervisor as to the
location or locations that crews are scheduled to work that day.  Contact with locations
scheduled for the day must be via email or voice mail prior to 7:30 a.m. of that day.
Failure to notify Park Operations Supervisor may result in nonpayment for any work
that may have been completed that day.

4. SCHEDULING
           A.           PARKS – All work shall be scheduled with the approval of the Park Director, or 
Landscape Operations Supervisor prior to the start of each month.  Notification 
              of scheduled working day(s) shall be a minimum of 3 days before the start of  
              work.  The initial Spring Clean‐up shall commence no later than the 3rd week of 
              April, unless weather conditions exist that may prolong the initial clean‐up.   
              The remaining visits shall be no earlier than 3 weeks from the prior visit to  
              a scheduled site.  Approved days for completion, shall be consecutive 
              (ie. Monday, Tuesday or Thursday, Friday) unless weather conditions dictate  
              otherwise.  Scheduled work may not commence before 7:30 am per village 
              ordinance. 

B.  RESIDENTIAL PROPERTIES – All mowing and periodic maintenance for  
residential properties shall be preapproved before the start of the season by 
the Park Director.  The approved scheduled times shall be consecutive days and 

will remain consistent throughout the length of the contract with the 
exceptions of weather conditions that may arise.   The initial Spring Clean‐up  
shall commence no later than the 3rd week of April, unless weather conditions 
           exist that may prolong the work.  Mowing days will be scheduled for Thursday 
               or Friday with exception to holidays, in which case, mowing shall take place one  
               day prior to the holiday.  Scheduled work may not commence before 7:30 am 
per village ordinance. 

C.  POOLS – All mowing and periodic maintenance for Pools shall be preapproved 
               before the start of the season by the Park Director.  The approved scheduled  

times shall be consecutive days and will remain consistent throughout the  
length of the contract with the exception of weather conditions that may arise. 
The initial Spring Clean‐up shall commence no later than the 3rd week of April, 
unless weather conditions exist that may prolong the work.  All visits are to be 
scheduled between 7:30 am and 9:00 am.  No work shall be permitted after  
10:30 am.  

5. INSURANCE
   A.  The Contractor is hereby notified that he is not to commence work until he has 

obtained  satisfactory  insurance  coverage.    During  the  life  of  the  contract,  the 
Contractor shall carry the following minimum insurance, which shall name the 
Deerfield Park District as a primary, non‐contributory additional insured: 

1. Workman's Compensation & Occupational Disease ‐ Statutory Limit

2. Comprehensive Public Liability Insurance

a. Bodily Injury  ‐ $1,000,000 per person 

$1,000,000 per accident 

b. Property Damage  ‐ $1,000,000 per accident 

3. Comprehensive Automobile Public Liability Insurance

a. Bodily Injury  ‐ $1,000,000 per person 

$1,000,000 per accident 

b. Property Damage  ‐ $1,000,000 per accident 

The  Contractor  shall  furnish  proof  of  proper  insurance  coverage  by  furnishing 
the  Owner  with  an  insurance  certificate  and  any  required  endorsements 
indicating that he has insurance in force.  All policies of insurance shall provide 
for at least 10 days prior written notice of cancellation to the Owner. 

    B.  INDEMNIFICATION.      The  Contractor  shall  indemnify  and  hold  harmless  the 
Owner  and  it's  agents  and  employees  from  and  against  all  claims,  damages, 
losses  and  expenses  (including  attorney's  and  consultants’  fees)  arising  out  of 
or resulting from (i) a breach of any obligation which is described herein or on 
any  other  contract  or  bid  document,  by  contractor,  any  subcontractor  or 
anyone for whose acts any of them may be liable, regardless of whether or not 
it is caused in part by a party indemnified hereunder: or (ii) 
personal injury, death, property damage or destruction relating in any manner 
whatsoever  to  the  Contractor’s  performance  of  the  work  under  this  Contract.  
Nothing  herein  shall  be  construed  to  limit  the  Contractor’s  scope  of 
indemnification  to  the  limits  of  insurance  herein  described,  those  limits 
representing  only  minimum  requirements  sufficient  to  commence  work.    Not 
in  limitation  of  the  forgoing  duty  of  indemnification,  the  Contractor  shall  also 
fully  indemnify  the  Owner  for  all  claims,  damages,  losses  and  expenses 
(including attorneys’ and consultants’ fees) arising out of or resulting from any 
physical  injury  or  death  suffered  by  Contractor’s  employees  in  the  course  of 
performing the work under this contract. 

    C.  PROTECTION OF PROPERTY.  The Contractor shall be responsible for protecting 
and  safeguarding  property  and  the  work  throughout  the  construction  period, 
and shall bear the cost of repairing damages that are a result of his negligence. 

6. ILLINOIS  HUMAN  RIGHTS  ACT.      Contractors  must  comply  with  the  provisions  of  the
Illinois Human Rights Act dealing with equal employment opportunities (Section 2‐105,
775 ILCS 5/2‐105) including equality of employment opportunity and the regulations of
the  Department  of  Human  Rights  of  the  State  of  Illinois  and  also  must  provide  for  the
adoption and implementation of written Sexual Harassment Policies.  The contract with
the successful bidder will provide for this requirement.  The statutory provisions setting
forth  what  such  policies  shall  include  as  a  minimum  under  the  Act  are  on  file  with  the
District and available to the bidder upon request.

7.  ASSIGNMENTS  AND  SUBCONTRACTS.    Nothing  contained  in  the  contract  documents
shall create any contractual relation between any subcontractor and the Owner.  Before
commencing,  the  Contractor  shall  submit  to  the  Owner  a  certified  list  of  his
subcontractors.    The  bidder  will  be  required  to  establish  to  the  satisfaction  of  the
Owner, the reliability and responsibility of the proposed subcontractors.

 8.  CHANGES  IN  THE  WORK.    No  extra  work  shall  be  allowed  or  paid  unless  a  written
proposal is made and accepted by the Owner in writing.

 9.  PAYMENT.        The  Deerfield  Park  District  should  receive  invoice  for  services  from  the
previous month no later than the 5th of the month.  Payments will be approved by the

Board  of  Park  Commissioners  in  accordance  with  the  local  Government  Prompt 
Payment Act.   

10. DISCHARGE OF EMPLOYEES.  If any person employed by the Contractor on the work
shall appear to the Owner to be incompetent or conducts himself in a disorderly or
improper manner, such person shall be removed from the work immediately on the
request of the Owner.

11. FINANCIAL STATEMENTS

Prior  to  an  award  of  contract,  contractors  may  be  required  to  submit  financial
statements of their present and past conditions, and such other business information 
as may be requested. 

12. PUBLIC CONTACT
On occasion, the contractor’s employees may be contacted in some manner by
residents or park users.  The employees shall be instructed to politely inform the

          citizens to direct their comments and/or questions to the Deerfield Park District Office 
at 836 Jewett Park Drive, or call (847) 945‐0650.

13. FAILURE TO PERFORM
         It shall be understood that if, in the opinion of the Deerfield Park District, the 
         contractor is not meeting the requirements of these specifications, written notice will 
         be given to the contractor and if issues are not resolved in the allocated amount of 
         time, the Park District reserves the right to reduce the monthly fee paid to the 
         contractor or terminate the agreement within thirty (30) days of written notice. 

14. LENGTH OF CONTRACT
This contract shall cover the period of time from April 1, 2016 through November 30,

      2017. 

SECTION III 
SPECIFICATIONS  

SCOPE OF SERVICES 

The successful contractor shall furnish all materials, labor, equipment to provide weekly 
and monthly landscape maintenance services for properties owned and maintained by 
the Deerfield Park District. Landscape, mowing and maintenance services are to begin in 
April, and run through November, 2016 & 2017. 

RESIDENTIAL AND PUBLIC PARK PROPERTIES INCLUDED IN THIS PROPOSAL: 

RESIDENCE ‐ 853 Hazel Avenue (Entire yard and plant beds) 
RESIDENCES ‐ 953 & 955 Park Avenue (Entire yards and planting beds) 
RESIDENCES ‐ 911 & 921 Wilmot Road (Entire yards and planting beds) 
MITCHELL POOL ‐ 951 Wilmot Road   (Inside pool area) 
JEWETT PARK COMMUNITY CENTER ‐ 836 Jewett Park Drive (Around building)  
DEERSPRING POOL ‐ 200 Deerfield Road (Inside pool area) 
SARAH CHANNICK PARK ‐ 390 Cumnor Court (Entire .24 acre park) 
BLUMBERG PARK ‐ 845 North Avenue (Entire .16 acre park and frontage) 

Work at above properties to include: 

1. One time spring clean‐up of grounds. (April)
♦ Rake out (by hand or mechanical) all grass, flower and shrub beds
♦ Edge and cultivate all beds for a neat and clean appearance
 Edge all walks, drives, and patios
♦ Remove all damaged or dead branches or shrubs that can be
reached from ground level

2. Weekly Maintenance (28 X’s April – November)
♦ Inside pools ‐ Mow Grass and remove grass clippings weekly
♦ Mow Grass, remove or mulch grass clippings and leaves as needed
♦ String Trim around shrubs, trees, amenities, and along fence lines

3. Periodic Maintenance during Season (4 X’s May – October)
♦ Edge, weed, and cultivate shrub beds as needed (4 X per Season)
♦ Trim shrubs as needed (4 X per Season)

4. Fall Clean‐up (November)
♦ Rake or mulch fallen leaves on grass areas
♦ Rake out and remove debris and weeds from shrub beds
♦ Cut down perennials and remove dead annuals as needed
♦ Leaves and debris removed off‐site and disposed of in a landfill
certified to accept yard waste

End of Residential and Public Park Property Specification 

PUBLIC PARK AREAS INCLUDED IN THIS PROPOSAL: 

JAYCEE PARK, 1026 Wilmot Road   
(See attached drawings for area of responsibility) 

MITCHELL PARK PERENNIAL GARDENS AND BATHHOUSE ENTRANCE, 951 Wilmot Road   
(See attached drawings for area of responsibility) 

MAPLEWOOD PARK, 933 Clay Court  
(See attached drawings for area of responsibility) 

JEWETT PARK SKATE PARK, 836 Jewett Park Drive
(See attached drawings for area of responsibility) 

PATTI STRYKER PARK, 400 Pine Street    
(Entire .93 acre park at the Northwest Corner of Pine Street and Hackberry Road) 

WOODLAND PARK, 1321 Wilmot Road 
(See attached drawings for area of responsibility) 

Work to include landscape maintenance services for the above mentioned public park 
areas. Mowing will not be included in this portion of the specification. Deerfield Park 
District Staff will complete mowing in these areas. 

1. One time spring clean up of designated shrub beds. (April)
♦ Rake out (by hand or mechanical) flower and shrub beds
♦ Edge and cultivate all beds for a neat and clean appearance
♦ Edge all walks and drives
♦ Remove all damaged or dead branches or shrubs
♦ Leaves and debris removed off‐site and disposed of in a landfill
certified to accept yard waste

2. Periodic Maintenance during Season (May – October)
♦ Edge, weed, and cultivate shrub beds as needed (9 X per Season)
♦ Trim shrubs and ornamentals as needed (4 X per Season)
♦ Leaves and debris removed off‐site and disposed of in a landfill
certified to accept yard waste

3. Fall Clean‐up (November)
    Rake or mulch fallen leaves on grass areas 
    Rake out and remove debris and weeds from shrub beds 
    Cut down perennials and remove dead annuals as needed 
    Leaves and debris removed off‐site and disposed of in a landfill 
certified to accept yard waste  

End of Public Park Property Specification 

SCHOOL PROPERTY MAINTENANCE INCLUDED IN THIS PROPOSAL: 

WILMOT ELEMENTARY SCHOOL (795 Wilmot Road) See attached aerial drawings for 
area of responsibility 

Work to include landscape maintenance services for the above mentioned school 
facilities. Mowing will not be included in this portion of the specification. Deerfield Park 
District Staff will complete mowing in these areas. 

1. One time spring clean up of designated shrub beds. (April)
♦ Rake out (by hand or mechanical) flower and shrub beds
♦ Edge and cultivate all beds for a neat and clean appearance
♦ Edge all walks and drives
♦ Remove all damaged or dead branches or shrubs
♦ Dispose of all biodegradable debris off‐site in a landfill that accepts yard
waste

2. Periodic Maintenance during Season (May – October)
♦ Edge, weed, and cultivate shrub beds as needed (9 X per Season)
♦ Trim shrubs and ornamentals as needed (4 X per Season)
♦ Leaves and debris removed off‐site and disposed of in a landfill certified
to accept yard waste

3. Fall Clean‐up (November)
    Rake or mulch fallen leaves on grass areas 
    Rake out and remove debris and weeds from shrub beds 
    Cut down perennials and remove dead annuals as needed 
    Leaves and debris removed off‐site and disposed of in a landfill 
certified to accept yard waste  

 End of School Property Specification 

Deerfield Park District

Landscape Maintenance Services Worksheet 2016 & 2017

Description of Work Sites Visits Per Season Cost Per Visit Extended Costs

Residential & Public Park Properties: $
$
853 Hazel Ave. $
$
Spring Clean-up (April) 1X
$
Weekly Maintenance and Mowing 28 X $ $
$ $
Periodic Maintenance 4X $
$
Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X $ $
$
953/955 Park Ave. $ $
$ $
Spring Clean-up (April) 1X
$ $
Weekly Maintenance and Mowing 28 X $ $
$
Periodic Maintenance 4X $ $
$
Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X $
$ $
911/921 Wilmot Road $ $
$
Spring Clean-up (April) 1X $
$ $
Weekly Maintenance and Mowing 28 X $
$ $
Periodic Maintenance 4X $ $

Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X $
$
Mitchell Pool 951 Wilmot Rd. $
$
Spring Clean-up (April) 1X
$
Weekly Maintenance and Mowing 28 X $
$
Periodic Maintenance 4X $

Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X

Jewett Park C.C. 836 Jewett Park Dr.

Spring Clean-up (April) 1X

Weekly Maintenance and Mowing 28 X

Periodic Maintenance 4X

Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X

Deerspring Pool 200 Deerfield Rd.

Spring Clean-up (April) 1X

Weekly Maintenance and Mowing 28 X

Periodic Maintenance 4X

Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X

Sarah Channick Park 390 Cumnor Ct.

Spring Clean-up (April) 1X

Weekly Maintenance and Mowing 28 X

Periodic Maintenance 4X

Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X

Blumberg Park 845 North Ave.

Spring Clean-up (April) 1X

Weekly Maintenance and Mowing 28 X

Periodic Maintenance 4X

Fall Clean up (Mowing and Leaf Clean up) 1X

Description of Work Sites Visits Per Season Cost Per Visit Extended Costs

Public Park Areas:

Jaycee Park 1X $
9X $ $
Spring Clean up (April) $
Periodic Maintenance
$
Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X $
$
Mitchell Park Perennial Garden
$
Spring Clean up (April) 1X $
$
Periodic Maintenance 9X $
$
Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X $
$
Maplewood Park
$
Spring Clean up (April) 1X $
$
Periodic Maintenance 9X $
$
Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X $
$
Jewett Park Skate Park
$
Spring Clean up (April) 1X $
$
Periodic Maintenance 9X $

Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X

Patti Stryker Park (formerly Pine St.)

Spring Clean up (April) 1X

Periodic Maintenance 9X $

Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X

Woodland Park

Spring Clean up (April) 1X

Periodic Maintenance 9X $

Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X

Mitchell Park Bathhouse Entrance Playground Beds and Courts

Spring Clean up (April) 1X

Periodic Maintenance 9X $

Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up 1X

School Property Areas:

Wilmot School 1X $
9X $ $
Spring Clean up (April) 1X $
Periodic Maintenance
Fall Clean-up (Mowing and Leaf Clean-up

Total Cost for Season (Sum Total of all 56 lines of extended costs) $

Respectfully Submitted,

Company Address City State Zip

___________________________________________________________________________________

Signature Title Phone

___________________________________________________________________________________

FORM OF PROPOSAL 

LANDSCAPE MAINTENANCE AND MOWING 
SERVICES FOR 2016 & 2017 

Date  , 2016 

Board of Commissioners 
Deerfield Park District 
836 Jewett Park Drive 
Deerfield, IL  60015 

Dear Commissioners: 

I/we propose to furnish all materials, labor, equipment and service to perform landscape maintenance services 
as per your specifications. 

Note:  Please submit “Landscape Maintenance Service Worksheet 2016 & 2017 Season” with this Proposal.  

FAILURE TO DO SO MAY SUBJECT THE BIDDER TO DISQUALIFICATION 

RESIDENTIAL AND PUBLIC PARK PROPERTIES: 

RESIDENCE (853 Hazel Avenue) 
RESIDENCES (953 & 955 Park Avenue) 
RESIDENCES (911 & 921 Wilmot Road) 
MITCHELL POOL (951 Wilmot Road) 
JEWETT PARK COMMUNITY CENTER (836 Jewett Park Drive) 
DEERSPRING POOL (200 Deerfield Road) 
SARAH CHANNICK PARK (390 Cumnor Court) 
BLUMBERG PARK (845 North Avenue) 

1     One time spring clean‐up of grounds (April) 
2. Weekly Mowing and Maintenance (28 X’s April – November)
3. Periodic Maintenance During Season (4 X’s May – October)
4. Fall Clean‐up (November)

PUBLIC PARK AREAS: 

JAYCEE PARK (1026 Wilmot Road) 
MITCHELL PARK PERENNIAL GARDEN (951 Wilmot Road) 
MAPLEWOOD PARK (933 Clay Court)  
JEWETT PARK SKATE PARK AREA (836 Jewett Park Drive) 
PATTI STRYKER PARK (400 Pine Street)  
WOODLAND PARK (1321 Wilmot Road)  
WILMOT ELEMENTARY SCHOOL (795 Wilmot Road)  

1. One time spring clean‐up of designated shrub beds (April)
2. Periodic Maintenance during Season (9 X’s May through October)
3. Fall Clean‐up (November)

Total Cost Per Season    $__________________ 

(Sum Total of 56 Lines of Extended Costs found on Landscape Maintenance Service Worksheet) 

Respectfully Submitted,  Address   City    State    Zip 
Company 
Signature  Title  Phone