JAWATANKUASA PELAKSANA OLAHRAGA MSSD HULU SELANGOR 2020

Rujukan Kami : PPDHS 800-1/3/1 Jld.3 (73)

Tarikh : 7 Februari 2020

Pengetua
Sekolah-sekolah Menengah Daerah Hulu Selangor

Guru Besar
Sekolah-sekolah Rendah Daerah Hulu Selangor

Pusat Kegiatan Guru Kalumpang

Pusat Kegiatan Guru Kg Soeharto

Tuan,

MESYUARAT JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHANAN OLAHRAGA MSSD HULU SELANGOR
BILANGAN 1 TAHUN 2020

Dengan segala hormatnya, perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor akan mengadakan mesyuarat
seperti di atas pada ketetapan yang berikut :

2.1 Tarikh : 14 Februari 2020 (Jumaat)
2.2 Masa : 2.45 petang
2.3 Tempat : Bilik Mesyuarat Utama, PPD Hulu Selangor
2.4 Agenda : - Perutusan Pengerusi

- Pembentangan bidang tugas jawatakuasa pelaksana
- Hal-hal lain
- Penutup

3. Sehubungan dengan itu, PPD Hulu Selangor memohon pelepasan bertugas kepada Jawatankuasa
Pelaksana (seperti dilampiran) dari sekolah / jabatan tuan untuk menghadiri mesyuarat tersebut.

4. Sebarang pertanyaan sila hubungi Penolong PPD Pembangunan Bakat Murid, Encik Azrul Hisham Bin
Hamzah di talian 03-60651064, Pengerusi Teknik Olahraga (Menengah), Tn Hj Osman Bin Bahari di talian 011-
35414096 atau Pengerusi Teknik Olahraga (Rendah), Encik Sharul Bin Adnan di talian 014-5302001. Kerjasama
serta sokongan tuan amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

........................................
(ROSLI BIN SULAIMAN)
Timbalan Pegawai Pendidikan Daerah
Sektor Pembangunan Murid
b/p Pegawai Pendidikan Daerah
Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor

s.k : Fail Sukan

Lampiran

PERKARA : MESYUARAT JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHANAN OLAHRAGA MSSD HULU
SELANGOR BILANGAN 1 TAHUN 2020

TEMPAT : BILIK MESYUARAT UTAMA, PPD HULU SELANGOR
TARIKH : 14 FEBRUARI 2020 (JUMAAT)
MASA : 2.45 PETANG

SENARAI JAWATANKUASA

Pengerusi : Puan Rozlina binti Abdul Ghani
Pegawai Pendidikan Daerah
Pejabat Pendidikan Daerah Hulu Selangor

Timbalan Pengerusi : Encik Rosli bin Sulaiman
Timbalan PPD Hulu Selangor, Sektor Pembangunan Murid, PPDHS

Naib Pengerusi 1 : Tuan Haji Abdul Karim bin Ihwan
Pengetua SMK Serendah

Naib Pengerusi 2 : Tuan Haji Shaadan bin Manap
Setiausaha Guru Besar SK Kalumpang

: Encik Azrul Hisham bin Hamzah
Penolong PPD Pembangunan Bakat Murid, PPDHS

Naib Setiausaha 1 : Encik Rosli bin Jamaludin
PK Kokurikulum SMK Serendah

Naib Setiausaha 2 : Pn Suhaili Fitrillah binti Zakaria
PK Kokurikulum SK Kalumpang

Penolong Setiausa 1 : Pn Norizan bt Ismail
Setiausaha Kokurikulum SMK Serendah

Penolong Setiausaha 2 : En Mohammad Saiful Nahar bin Mokhtar
SK Kalumpang

Bendahari : Penolong Akauntan
PPDHS

Penolong Bendahari : Pn Farah Darwisa
PT Kewangan SMK Serendah

Pengerusi Teknik (M) : Tuan Haji Osman bin Bahari
Pengerusi Teknik Olahraga (M) MSSD Hulu Selangor
SMK Serendah

Pengerusi Teknik (R) : Encik Sharul bin Adnan
Pengerusi Teknik Olahraga (R) MSSD Hulu Selangor
SK Kalumpang

Pengerusi Teknik PPKI : Pn Nurul Huda Bt Zulkifli
SMK Kg Soeharto

Jawatankuasa Pelaksana :

Pertandingan (Menengah) Tn Hj Abd Karim bin Ihwan
Pengetua SMK Serendah
Pertandingan (Rendah ) Tn Hj Shaadan bin Manap
Guru Besar SK Kalumpang
Urusetia Pengetua SMK Serendah
Guru Besar SK Kalumpang
Jemputan dan sambutan Pengetua SMK Ampang Pecah
Teknikal / Alatan Pengetua SMK Kuala Kubu Bharu
Pengetua SAMT Kuala Kubu Bharu
Hadiah dan Cenderahati Guru Besar SK Sungai Selisek
Sijil Guru Besar SK Ampang Pecah
Keselamatan dan Lalulintas Pengetua SMK Gedangsa
Statistik Guru Besar SK Serendah
Jamuan Makan & Minuman Guru Besar SK Hulu Bernam
Buku Program Pengetua SMK Kg Soeharto
Dokumentasi Pengetua SAM Selisek
Majlis Perasmian & Penutupan Guru Besar SK Kerling
Kebersihan Guru Besar SK Gedangsa
Pembantu Murid Guru Besar SK Gesir Tengah
PA Sistem SMK Kalumpang
SK Kg Soeharto
PKG Kalumpang & PKG Kg Soeharto

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

URUS SETIA
Tanggungjawab urus setiaialah:

a) Mengurus surat pelantikan anggota jawatankuasa pengelola kejohanan.
b) Mengurus surat-menyurat kepada pihak-pihak tertentu.
c) Mengurus dan memanggil mesyuarat jawatankuasa pengelola.
d) Mengedarkan segala maklumat mengenai kejohanan kepada semua yang berkenaan.
e) Mengurus serta mengendalikan mesyuarat pengurus-pengurus pasukan.
f) Memohon tempahan kegunaan stadium/venue untuk kejohanan.
g) Mengurus pesanan hadiah dan cenderamata.
h) Menyediakan peralatan am selain peralatan teknikal.
i) Mengurus dan menyediakan anggaran perbelanjaan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Pengelola.
j) Memanggil mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
k) Mengurus dan melaksanakan segala ketetapan jawatankuasa pengelola.
l) Menyelaraskan tugas-tugas JKK yang lain.

------------------------------------------------------------------------------------

JK Jemputan dan Sambutan
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil jemputan dan sambutan.
(b) Mengurus jemputan kejohanan kepada semua sekolah dan agensi luar yang terlibat (jika ada).
(c) Menyambut tetamu khas serta jemputan-jemputan lain.
(d) Bertanggungjawab membantu urus setia menyusun atur cara sambutan VVIP semasa
perasmian, penutupan dan jamuan rasmi.
(e) Protokol majlis:
- menyediakan, mengatur dan melabelkan tempat duduk VIP dan para jemputan
semasa majis perasmian dan penutup kejohanan.
(f) Bekerjasama dengan jawatankuasa kecil perasmian/penutupan (contoh juruacara) dan
jawatankuasa kecil jamuan dan minuman.
(g) Mendapatkan nasihat daripada bahagian/unit perhubungan/protokol jika diperlukan.
(h) Menyusun tempat duduk para penerima anugerah semasa perasmian dan penutupan.
(i) Mendapatkan pembekal untuk menyediakan jamuan untuk VIP selepas majlis pembukaan dan
penutupan rasmi.
(j) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(k) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(l) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

1 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

JK Teknik dan Peralatan

(a) Sebelum Kejohanan

(i) Peralatan:
• menyemak, menentukan ukuran, berat dan alat di stor di stadium berada dalam keadaan baik,
selamat digunakan dan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan (Berurusan bersama
Pengerusi Teknik)
• menyenaraikan dan mendapatkan peralatan sekiranya berlaku kekurangan/ kerosakan
• menyusun, menempatkan, menyenaraikan peralatan yang akan digunakan mengikut susunan
acara tiga hari sebelum pertandingan dijalankan
• mengesahkan alatan persendirian peserta (sekiranya ada) seperti blok permulaan dan lombol
bergalah mengikut piawaian pertandingan (atas permintaan)

(ii) Menyediakan pelan trek/staggers, gelanggang yang akan digunakan dan penerangan diberikan
semasa taklimat pengurus pasukan.( Berurusan dengan Pengerusi Teknik)

(iii) Menyediakan dan melatih murid (mengikut keperluan kejohanan) sebagai quarter master bagi
membantu jawatankuasa ini mengikut giliran yang telah ditetapkan.

(iv) Mendapatkan, menyemak dan memastikan bahawa borang-borang teknikal yang diperlukan
cukup.

(b) Semasa kejohanan

(i) Peralatan:
• mengeluarkan, menyediakan peralatan dan gelanggang yang akan digunakan
mengikut susunan acara dan menyimpan peralatan semula. Wujudkan sistem
keluar/masuk alatan
• mengadakan score board untuk semua acara padang

(ii) Menyediakan atau membuat semakan tempat bagi acara balapan dan padang serta
menandakan kedudukan rekod-rekod kejohanan sekolah/negeri/kebangsaan/ ASEAN dan
sebagainya.

(iii) Berhubung rapat dengan jawatankuasa pertandingan, pengurus kejohanan, pengurus teknik,
referi-referi balapan, padang dan luar stadium bagi menentukan semua arena pertandingan
disediakan dengan baik serta diterima sebagai satu kejohanan yang dijalankan mengikut
peraturan-peraturan pertandingan.

(iv) Tugas-tugas lain yang berkaitan dan bertanggungjawab terhadap hal-hal teknik yang lain.

(c) Selepas Kejohanan

(i) Memastikan bahawa semua alatan yang digunakan sama ada dipinjam atau peralatan stadium
telah diurus pemulangannya.

(ii) Perkara-perkara lain yang difikirkan perlu.
(iii) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(iv) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.

2 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

JKK Hadiah dan Cenderamata
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil hadiah dan cenderamata.
(b) Menerima, menyemak dan memastikan bahawa bilangan hadiah yang diterima menepati senarai acara

kejohanan daripada pembekal sebelum kejohanan.
(c) Menentukan murid/guru bertugas pada tiap-tiap sesi kejohanan untuk penyampaian hadiah.
(d) Menyediakan selingan muzik semasa upacara penyampaian hadiah.
(e) Bekerjasama dengan pengurus kejohanan untuk menentukan masa dan waktu penyampaian hadiah.
(f) Mengadakan satu sistem yang membolehkan pemenang-pemenang untuk berkumpul bagi

menerima hadiah mereka.
(g) Menyediakan cenderamata untuk penyampai hadiah (jika perlu).
(h) Menyediakan cenderamata untuk diberikan kepada ketua kontinjen semasa upacara perasmian.
(i) Mengurus penyampaian cenderamata kepada VVIP semasa perasmian dan penutupan.
(j) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(k) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(l) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

JKK Sijil
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil Sijil
(b) Mencetak semua sijil yang diterima.
(c) Bekerjasama dengan AJK Statistik dan urus setia untuk mendapatkan senarai keseluruhan penerima

sijil untuk :
• Pencapaian Murid dalam setiap acara (Sijil disediakan oleh pihak PPD)
• Penyertaan dan penglibatan guru (Sijil disediakan oleh pihak sekolah) jika perlu
• Penyertaan murid dalam pertandingan (Sijil disediakan pihak sekolah) jika perlu

(d) Mencetak sijil pencapaian murid setiap acara untuk diberikan semasa majlis penyampaian hadiah.
(e) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(f) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.

3 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

JK Kawalan, Keselamatan dan Lalulintas
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil kawalan, keselamatan dan lalu lintas.

(i) Kawalan dan Keselamatan:
• menasihati guru pasukan tentang keselamatan barang-barang milik atlet-atlet di
kawasan khemah peserta.
• mengawasi pintu-pintu masuk ke pentas utama, tempat peserta dan tempat
hadiah.
• memastikan bahawa hanya orang tertentu sahaja yang dibenarkan ke dalam arena
pertandingan.
• mendapatkan kerjasama daripada pihak polis berhubung dengan lalu lintas dan
keselamatan sepanjang kejohanan khasnya di tempat duduk penonton.
• mengawal keselamatan semasa rehat antara sesi pagi dengan petang.

(ii) Lalu Lintas:
• Mengawal tempat letak kereta terutama sekali semasa pembukaan dan penutupan.
Tentukan tempat letak keretaVVIP/VIP/jemputan/kontinjen.
• Menyediakan pelekat letak kereta untuk diedarkan kepada mereka yang terlibat.
• Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
• Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
• Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

JK STATISTIK
a) Menubuhkan jawatankuasa kecil Statistik
b) Mengumpul keputusan bagi setiap acara dan mencatatnya ke dalam borang yang disediakan.
c) Kemaskini keputusan markah pertandingan
d) Memastikan segala keputusan rasmi kejohanan tidak disebarkan sebelum disahkan dan

dibenarkan oleh panel yang dilantik.
e) Menyampaikan keputusan/maklumat kepada juruacara dan menulis nama pemenang ke dalam

buku keputusan rasmi yang disediakan.
f) Membuat semakan dan pengesahan daripada panel yang dipilih untuk setiap keputusan yang akan

diumumkan

4 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

JK Jamuan Makanan dan Mininuman

a) Menubuhkan jawatankuasa kecil makanan dan minuman
b) Menyediakan anggaran perbelanjaan makan dan minum untuk VIP
c) Menentukan cara penyediaan jamuan khas untuk VIP
d) Menyediakan tempat dan ruang makan VVIP
e) Menyediakan anggaran perbelanjaan minum petugas
f) Mengedarkan minuman kepada petugas
g) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepaskejohanan.
h) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem
i) .Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

JK Buku Cenderamata
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil buku cenderamata.
(b) .Menentukan tarikh bagi mendapatkan semua bahan kandungan buku cenderamata daripada

semua jawatankuasa kecil dan seterusnya berurusan.
(c) Berhubung dengan urus setia untuk mendapatkan iklan yang akan dimasukkan dalam

buku tersebut.
(d) Memastikan bahawa buku cenderamata siap dicetak dan diedarkan sebelum kejohanan.
(e) Mengedarkan buku-buku cenderamata dan buku program di tempat yang akan digunakan.
(f) Bekerjasama dengan JKK lain yang berkaitan dengan buku cenderamata.
(g) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepaskejohanan.
(h) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem
(i) .Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

JKK Dokumentasi, rakaman,
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil dokumentasi dan rakaman,.
(b) Membuat rakaman kejohanan, perasmian pembukaan dan penutupan dalam bentuk

video dan gambar untuk didokumentasikan.
(c) Menyediakan sistem siar raya.
(d) Memaklumkan pihak penerangan untuk hebahan atau menggunakan

sepanduk/surat siaran untuk menyiarkan kejohanan kepada orang ramai (perlu
mendapatkan kebenaran majlis tempatan).
(e) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(f) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(g) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

5 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

JKK Perasmian dan Penutup
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil perasmian dan penutupan.
(b) Merancang dan menyusun atur cara perasmian pembukaan dan penutupan termasuk

bacaan ikrar.
(c) Mengurus pasukan pancaragam sekolah atau persembahan padang untuk perasmian

pembukaan dan penutupan.
(d) Menyediakan atur cara pentadbiran bagi majlis perasmian pembukaan dan penutupan

untuk makluman serta pengetahuan pegawai-pegawai yang terlibat dan pasukan-pasukan
yang menyertai kejohanan.
(e) Bertanggungjawab terhadap susunan pasukan rumah/kontinjen dan segala kemudahan
peralatan berkaitan dengan upacara perasmian pembukaan dan penutupan.
(f) Menyediakan juruacara (2 orang) untuk kedua-dua majlis.
(g) Mengadakan raptai pembukaan dan penutupan.
(h) Memberikan taklimat kepada semua pengurus pasukan tentang perasmian pembukaan dan
penutupan semasa mesyuarat pengurus pasukan.
(i) Mengurus kontinjen-kontinjen dari tempat penginapan ke tempat upacara perasmian
pembukaan dan penutupan.
(j) Mengadakan mesyuarat post mortem selepas kejohanan.
(k) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(l) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

JK Hiasan dan Kebersihan
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil hiasan dan kebersihan.
(b) Mengenal pasti murid/pekerja untuk membantu membersihkan tempat pertandingan

termasuk gelanggang/tempat duduk peserta, tandas dan tempat-tempat lain setiap hari/ sesi.
(c) Melabel khemah-khemah kontinjen, juri, tempat hadiah, urus setia, bilik panggilan, tempat

pegawai teknikal, tempat keputusan dan tempat-tempat lain yang difikirkan perlu.
(d) Bekerjasama dengan JKK Protokol/JKK Jemputan dan Sambutan untuk melabel tempat

duduk/meja VVIP/VIP/kontinjen-kontinjen.
(e) Berhubung dengan pihak-pihak tertentu untuk mendapatkan permaidani merah/pokok-

pokok bunga/bahan-bahan lain untuk menghias tempat duduk VIP semasa kejohanan/
perasmian/penutup/jamuan mesyuarat.
(f) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepaskejohanan.
(g) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(h) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

6 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA KEJOHAHAN OLAHRAGA
MSSD HULU SELANGOR TAHUN 2020

JK Pembantu Murid
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil pembantu murid
(b) Menyediakan 20 hingga 30 orang murid untuk bertugas pada hari kejadian.
(c) Bekerjasama dengan AJK peralatan dan Pengerusi Teknik untuk membantu dalam

jadual tugas yang ditetapkan.
(d) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepaskejohanan.
(e) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(f) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan jawatankuasa pengelola.

JK Siar raya dan Publisiti
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil siar raya dan publisiti.
(b) pembukaan dan penutupan dalam bentuk video dan gambar untuk didokumentasikan.
(c) Menyediakan sistem siaraya.
(d) Memastikan sistem siaraya di majlis pembukaan dan penutupan berfungsi dengan baik
(e) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(f) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(g) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

JK Kecemasan
(a) Menubuhkan jawatankuasa kecil kecemasan
(b) Menyediakan ahli PBSM yang mencukupi sepanjang kejohanan.
(c) Menyediakan peti kecemasan yang lengkap dan alat rawatan kecemasan yang perlu
(d) Menghubungi pihak Anggota Pertahanan Awam Malaysia (APM) untuk membantu selama 4

hari di kejohanan.
(e) Membuat makluman kepada pihak polis yang berhampiran mengenai kejohanan olahraga
(f) Membuat makluman kepada klinik kesihatan berhampiran berhubung bantuan kecemasan

semasa kejohahan
(g) Menyediakan Senarai Pegawai Bertugas beserta nombor telefon yang mudah dihubungi.
(h) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.
(i) Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.
(j) Mengurus dan melaksanakan segala keputusan Jawatankuasa Pengelola.

.

7 | Mesyuarat Pelaksana Kejohanan Olahraga MSSD Hulu Selangor