(KEMAS/MP/TBKTSK/03) PINDAAN TAHUN 2024 MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS
MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 TUJUAN SKOP UTAMA • Untuk memberi panduan kepada Pegawai-Pegawai Jabatan, Pemaju Masyarakat (PM) dan Pembantu Pemaju Masyarakat (PPM) bagi pengurusan dokumentasi dan fail TABIKA/TASKA KEMAS. • Garis Panduan serta Tatacara yang sesuai dengan sistem sedia ada di TABIKA/TASKA • Manual ini disediakan untuk diguna pakai oleh semua peringkat pengurusan dokumentasi bermula di TABIKA dan TASKA KEMAS diikuti oleh pengurusan KEMAS Daerah KEMAS Negeri dan Ibu Pejabat KEMAS. • Dibaca bersekali dengan manual pengurusan lain yang berkaitan
DEFINISI DOKUMEN DOKUMENTASI • Merupakan satu artifak kertas yang mengandungi maklumat atas borang yang ditandatangani atau disahkan. • Diwujudkan sama ada dalam bentuk fizikal atau elektronik yang boleh dipinda atau diubah. (merujuk kepada Kamus Dewan) • Proses menyediakan maklumat dan bukti; atau pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan informasi ataumenfailkan maklumat untuk pengetahuan dan rujukan. • Merupakan langkah yang sistematik bagi memastikan segala aktiviti yang dijalankan di TABIKA/TASKA KEMAS telah direkodkan sebagai bahan sumber. MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
• Menyelaraskan rekod kerja 03 04 05 • Mewujudkan pengurusan sistem fail dan dokumentasi yang sistematik 01 02 • Mengumpulkan maklumat dan data sebagai sumber rujukan dan bahan bukti kerja OBJEKTIF • Menguruskan sistem fail dan penyimpanan dokumentasi yang sama • Memudahkan pemantauan dan penyelarasan pertukaran tugas Pendidik Masyarakat atau Pembantu Pendidik Masyarakat MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
• Mengumpul dan menghimpunkan data-data, maklumat atau informasi dari sumber terlebih dahulu bagi tujuan penyimpanan sebagai bahan bukti. • Bahan-bahan yang ada direkodkan mengikut klasifikasi kepada beberapa kelompok yang disimpan di dalam fail atau buku dan diasingkan mengikut warna: a) Pentadbiran (merah) b) Kewangan (kuning) c) Aset Alih (merahjambu) d) Hal Ehwal Kanak-kanak (biru) • Bahan-bahan hendaklah dikemaskini dari semasa kesemasa. • Maklumat yang dikumpul perlu disusun dan disimpan dengan format yang betul bagi memudahkan pelawat/pegawai pemantau memahami kandungan apabila memeriksa atau membaca dokumen yang disediakan oleh Pendidik Masyarakat / Pembantu Pendidik Masyarakat. • Semua dokumentasi di TABIKA/TASKA perlu disimpan mengikut tatacara yang betul: a) Menggunakan fail seragam b) Mengikut klasifikasi yang betul c) Disimpan ditempat yang selamat dan mudah dicapai d) Dokumen berbentuk softcopy perlu dicetak sesalinan dan disimpan di dalam fail mengikut klasifikasi masing-masing MENGUMPUL MEREKOD MENGEMASKINI PENYIMPANAN • Dokumen-dokumen berkaitan pengurusan TABIKA/TASKA boleh dilupuskan selepas tempoh 3 tahun secara musnah atau jualan sisa. • Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan dengan cara: a) Ditanam b) Dibakar c) Dibuang PELUPUSAN KAEDAH PENDOKUMENTASIAN MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
INGAT ! KAEDAH MENGKELASKAN FAIL 1. Fail merupakan satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang tertentu supaya kandungan di dalamnya mudah dikesan. 2. Gunakan fail folder jenis berkulit keras dan boleh menghimpunkan dokumen bersaiz A4. 3. Bagi fail A1 dan A7, kertas minit diwujudkan di helaian muka surat pertama fail dengan mencatat tajuk surat, tarikh terima surat dan maklumat pemberi surat. 4. Fail selain A1 perlu disusun daripada dokumen yang terkini hingga dokumen yang terdahulu mengikut format masing-masing. 5. Sekiranya fail tidak dapat menampung jumlah dokumen yang ada, maka boleh diwujudkan fail yang kedua tetapi masih menggunakan nombor rujukan yang sama. 6. Dokumen yang dimasukkan ke dalam fail adalah dokumen mengikut tahun semasa. Dokumen bagi tahun-tahun terdahulu boleh dikeluarkan dari fail dan disimpan mengikut tempoh penyimpanan. MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
INGAT ! KAEDAH PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN 1. Semua dokumentasi berkaitan pengoperasian TABIKA/TASKA (Fail A dan Fail D) perlu disimpan selama 3 tahun manakala dokumentasi berkaitan rekod kewangan (Fail B) perlu disimpan selama 7 tahun. 2. Institusi yang mempunyai lebih daripada 1 kelas atau kelas dua sesi boleh mengabungkan dokumen kecuali dokumentasi Kewangan (Fail B. Kewangan) dan Hal Ehwal Kanak-kanak (Fail D. Hal Enwal Kanak-kanak). 3. Langkah-langkah pelupusan secara musnah a) Membuat permohonan bertulis berkaitan dokumen yang ingin dilupuskan. (Borang DOC1TBK/TSK) b) Mendapatkan kelulusan Pegawai KEMAS Bahagian/Daerah dalam tempoh 14 hari sebelum proses pelupusan. c) Bukti bergambar dan Borang DOC1TBK/TSK yang telah mendapat kelulusan disimpan di dalam fail A6. MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
INGAT ! KAEDAH PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN 4. Dokumen-dokumen berkaitan kewangan TABIKA/TASKA boleh dilupuskan selepas tempoh 7 tahun dengan merujuk kepada tatacara pemusnahan rekod kewangan mengikut akta Jabatan Arkib Negara 2003. Pemusnahan rekod kewangan perlu diselaraskan oleh Pegawai Kewangan Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing di peringkat negeri. 5. Langkah-langkah pelupusan kewangan TABIKA/TASKA : a) Membuat permohonan bertulis berkaitan dokumenkewangan yang ingin dilupuskan. (Borang DOC1TBK/TSK) b) Selepas kelulusan diperolehi daripada Pegawai KEMASBahagian/Daerah, dokumen yang ingin dilupuskan perludihantar ke KEMAS Negeri untuk tindakan selanjutnya. c) Perakuan pelupusan yang telah selesai dibuat tindakan olehKEMAS Negeri perlu disalinkan kepada TABIKA/TASKAuntuk disimpan di dalam fail A6. MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
INGAT ! KAEDAH PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN 6. Dokumen berkaitan Aset (C. Aset) tidak boleh dilupuskan sama sekali disemua peringkat TABIKA/TASKA. 7. Dokumen yang hilang akibat bencana alam, kerosakan dan sebagainya perlu diwujudkan semula mengikut tahun semasa dan klasifikasi fail masing-masing. MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
JENIS DOKUMENTASI A B C D PENTADBIRAN (WARNA MERAH) KEWANGAN (WARNA KUNING) ASET ALIH (WARNA MERAH JAMBU) HAL EHWAL KANAK-KANAK (WARNA BIRU) BILANGAN BILANGAN BILANGAN BILANGAN 7 FAIL 3 FAIL 1-3 FAIL (mengikut kesuaian) 4 FAIL 4 BUKU 1 BUKU 2 BUKU 2/3 BUKU JUMLAH DOKUMENTASI FAIL BUKU 4 15-17 10 MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 NO. RUJUKAN • Fail: A1-A7 • Buku : AB1-AB4 NO. RUJUKAN • Fail: B1-B3 • Buku : BB1-BB2 NO. RUJUKAN • Fail: C1 • Buku : CB1-CB2 NO. RUJUKAN • Fail: D1-D3 • Buku : DB1-DB3
MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 • A1 - Arahan Pentadbiran / Manual Pengurusan / GarisPanduan Pengurusan Prasekolah / Surat Pekeliling /Pekeliling Perkhidmatan • A2 - My Portfolio • A3 - Minit Mesyuarat • A4 - Profil Pendidik Masyarakat (PM) • A4(1) - Profil Pembantu Pendidik Masyarakat (PPM) /Pembantu Pendidik Masyarakat Sukarela (PPMS) • A5 - Profil TABIKA/TASKA • A6 - Rekod Pelaporan • A7 - Surat / Aduan / Cadangan TABIKA/TASKA • AB1- Rekod Pelawat - Diisi oleh pelawat dari Kementerian /Jabatan / Agensi lain / NGO • AB2 - Rekod Pemantauan — Diisi oleh pegawai daripada Jabatan KEMAS sahaja untuk tujuan pemantauan • AB3 - Buku Jadual Kehadiran/Kedatangan Kanak-kanak /Pendidik Masyarakat (PM)/ Pembantu Pendidik Masyarakat(PPM) / Pembantu Pendidik Masyarakat Sukarela (PPMS) • AB4 — Buku Rancangan Pelajaran Harian TABIKA (RPH) /Buku Rancangan Pelaksanaan TASKA (RPA) DOKUMENTASI PENTADBIRAN
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 1 ▪ Arahan Pentadbiran ▪ Manual ▪ Garis Panduan dan Manual Pengurusan Prasekolah ▪ Surat Pekeliling ▪ Pekeliling Perkhidmatan A1 A. Arahan KEMAS Ibu Pejabat / KEMAS Negeri ▪ Arahan Pentadbiran ▪ Manual / GP Panduan Pengurusan Prasekolah ▪ Surat Pekeliling ▪ Pekeliling Perkhidmatan B. Arahan KEMAS Daerah / Parlimen ▪ Surat ▪ Memo C. NGO/ Jabatan / Agensi ▪ Sekiranya terdapat pindaan pada surat arahahan Pekeliling / Pentadbiran / Garis Panduan / Manual, maka dokumen yang lama perlu dikeluarkan dan diganti dengan surat terkini ▪ Program yang melibatkan TABIKA/TASKA PENTADBIRAN (MERAH) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 2 ▪ My Portfolio A2 A. Senarai tugas ▪ Pendidik Masyarakat ▪ Pembantu Pendidik Masyarakat ▪ Template disediakan mengikut jawatan dan perlu dikemaskini setiap tahun 3 ▪ Minit mesyuarat TABIKA/TASKA A3 A. Minit mesyuarat TABIKA/TASKA ▪ Mesyuarat Agung ▪ Mesyuarat Ahli Jawatan kuasa ▪ Mesyuarat bersama Agensi / NGO ▪ Mesyuarat Lantikan Pembekal /Pekedai / dll ▪ Bilangan mesyuarat : i. Mesyuarat Agung sekali ii.Mesyuarat J/kuasa sekurang kurangnya 4 kali setahun iii.Mesyuarat Khas (Mengikut keperluan) disertakan dengan senarai kehadiran PENTADBIRAN (MERAH) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 4 ▪ Profil Pendidik Masyarakat A4 A. Biodata PM ▪ Maklumat Diri (salinan surat beranak, kad pengenalan, akaun bank, sijil nikah dll) ▪ Maklumat Pasangan (Salinan kad pengenalan) ▪ Maklumat Tanggungan (salinan kad pengenalan, mykid dll) ▪ Salinan Sijil-sijil akademik ▪ Surat tawaran kerja di KEMAS ▪ Surat sambung kontrak ▪ Salinan sijil-sijil kursus/ bengkel/seminar ▪ Surat/ memo kursus /bengkel diatas nama PM B. Rekod Kesihatan ▪ Salinan time slip / sijil cuti sakit / surat pengesahan doktor / buku Kesihatan ▪ Salinan sijil / surat suntikan Typhoid ▪ Maklumat tanggungan terdiri daripada ibu bapa dan anak yang ditanggung oleh Kakitangan ▪ Sijil akademik bermula daripada Sijil Persekolahan Menengah (SPM) ▪ Sijil Kursus/ Bengkel/ Seminar semasa dalam perkhidmatan KEMAS ▪ Sijil Kursus keselamatan dan kad suntikan typhoid dipamerkan (jika ada) PENTADBIRAN (MERAH) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 5 ▪ Profil Pembantu Pendidik Masyarakat / Pembantu Pendidik Masyarakat Sukarela A4 (1) A. Biodata PPM/PPMS ▪ Maklumat Diri ▪ Salinan Sijil-sijil akademik ▪ Salinan sijil-sijil kursus/ bengkel/seminar ▪ Surat tawaran kerja di KEMAS ▪ Surat sambung kontrak ▪ Senarai tugas B. Rekod Kesihatan ▪ Salinan time slip / sijil cuti sakit / surat pengesahan doktor / buku Kesihatan ▪ Salinan sijil / surat suntikan Typhoid ▪ Sijil Kursus/ Bengkel/ Seminar semasa dalam perkhidmatan KEMAS ▪ Salinan Sijil Kursus keselamatan dan kad suntikan typhoid dipamerkan 6 ▪ Profil TABIKA/TASKA A5 A. Profil TABIKA/TASKA ▪ Format profil daripada Bahagian Pendidikan Awal Kanak-kanak KEMAS Ibu Pejabat ▪ Perlu dikemaskini setiap tahun PENTADBIRAN (MERAH) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 7 ▪ Rekod Pelaporan A6 A. Data ▪ Data Asas TABIKA/TASKA ▪ Data Enrolmen TABIKA/TASKA ▪ Geran Perkapita/ Geran Perkapita Khas ▪ Data vaksinasi kanak-kanak (mengikut arahan semasa) ▪ Sistem Maklumat Prasekolah Kebangsaan (SMPK) B. Pentaksiran ▪ Rumusan Instrumen Pentaksiran Penilaian Kanak-Kanak (IPPK) ▪ Modul Saringan, Pengayaan & Pengukuhan (MSPP) ▪ Rumusan Instrumen Kesediaan Murid Tahun Satu (IKMTS-6 Tahun) ▪ National Childhood Developmen Centre (NCDC) ▪ Standard Kualiti Pengasuhan Awal Kanak-Kanak (SKPAK) ▪ Science Technology Religion Engineering Arts Mathematic (STREAM) ▪ Semua data-data ini diisi dan dikemaskini oleh PM/PPM ▪ Perlu di hantar ke PPPAK secara berkala TABIKA&TASKA (DLL) TABIKA sahaja (SMPK) TABIKA sahaja (IPPK,MSPP&IKMTS) TASKA sahaja (NCDC&SKPAK) TABIKA&TASKA (STREAM) PENTADBIRAN (MERAH) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 7 ▪ Rekod Pelaporan A6 C. Laporan ▪ Hari Terbuka ▪ Status Pemakanan Kanak-kanak TABIKA /TASKA ▪ Bengkel Kemahiran Keibubapaan ▪ Aktiviti pemakanan dan keselamatan ▪ Pelaksanaan Minggu Kesedaran Sivik ▪ Sambutan Bulan Kebangsaan ▪ Jom Baca (Let's Read Together) ▪ Borang Pemantauan Pengurusan PAK ▪ Borang Pemantauan Pengajaran dan Pemudahcaraan (PdPc) ▪ Borang Pemantauan Awal Penggal ▪ Borang Pemantauan Akhir Penggal ▪ Borang Penilaian Kendiri SKPAK ▪ Borang Penilaian Standard Kualiti Prasekolah Kebangsaan (SKPK) 2.0 ▪ Borang Kelulusan Pelupusan (DOC1TBK/TSK) ▪ Dipamerkan bagi tahun semasa Sahaja ▪ Lain-lain laporan yang perlu dilaporkan mengikut ketetapan Ibu Pejabat PENTADBIRAN (MERAH) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
PENTADBIRAN (MERAH) AB MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 • B1- Format Perekodan Kewangan dan Laporan Penyata • B2 - Program Bantuan Makanan Tambahan (PBMT) • B3 - Sumbangan dan Geran Per Kapita (GPK) • BB1 — Buku Akaun Bank (Simpanan) / Penyata Akaun Bank DOKUMENTASI KEWANGAN
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 1 ▪ Format Perekodan Kewangan dan Laporan Penyata B1 A. Manual Pengurusan Akaun (MPA) B. Format Perekodan Kewangan ▪ Rekod perbelanjaan Harian: A. Makanan BMT B. Alat PdPc C. Kemudahan & lain-lain ▪ Penyata Bulanan A, B,C ▪ Penyata Tahunan ▪ Jika manual belum dibukukan 2 ▪ Program Bantuan Makanan Tambahan (PBMT) B2 A. Surat Permohonan Pengeluaran Wang/Borang mengikut kadar kelulusan B. Perancangan Kewangan (kertas kerja) berdasarkan aktiviti C. PBMT Resit/Bil/Invois Pembekal / Pekedai D. Laporan prestasi perbelanjaan (MBMT6/ MBMT7) ▪ No. rujukan surat: TSK/PARLIMEN/KOD SMPK/kew/100 (NOMBOR) TSK/PARLIMEN/kew/100 (NOMBOR) ▪ Berdasarkan kepada peringkat kelulusan: a) Pengerusi TABIKA/TASKA b) PKD/PKB/MT c) PKMN KEWANGAN (KUNING) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 3 ▪ Sumbangan dan Geran Per Kapita (GPK) B3 A. Surat Permohonan Pengeluaran Wang / Borang mengikut kadar kelulusan B. Geran Per Kapita & Geran Per Kapita Khas ▪ Geran Per Kapita & Geran Per Kapita Khas ▪ Perancangan Kewangan (kertas kerja) berdasarkan aktiviti ▪ Resit / Bil / Baucer berkaitan ▪ Rekod Perbelanjaan GPK Khas ▪ GPK1,GPK2,GPK3,GPK4 (yang telah diisi) C. Sumbangan ▪ Perancangan Pengeluaran / Penggunaan Wang ▪ Resit / Bil / Invois/ Pembekal/ Pekedai ▪ Bil Utiliti dan Lain-lain ▪ Buku Resit / Buku cek (jika ada) ▪ No. rujukan surat: TSK/PARLIMEN/KOD SMPK/kew/100 (NOMBOR) TSK/PARLIMEN/kew/100 (NOMBOR) ▪ Berdasarkan kepada peringkat kelulusan: a) Pengerusi TABIKA/TASKA b) PKD/PKB/MT c) PKMN ▪ Boleh diguna untuk perbelanjaan PdPc sekiranya peruntukan GPK tidak mencukupi ▪ Disimpan dalam peti besi/laci berkunci/ berpalang KEWANGAN (KUNING) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BB KEWANGAN (KUNING) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 • C1 - Aset Alih (Aset bernilai rendah / Harta Modal) dan Stok • CB1 — Buku Pergerakan Aset Alih / KEW.PA-9 • CB2 — Buku / Rekod Daftar Stok / KEW.PS-3 DOKUMENTASI ASET ALIH
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 1 ▪ Aset Alih (Aset bernilai rendah / Harta Modal) dan Stok C1 A. Penerimaan ▪ KEW.PA-1 (Terima aset) ▪ KEW.PA-2 (Jika perlu) ▪ Lampiran E (Borang Permohonan Kelulusan penerimaan hadiah) B. Pendaftaran ▪ KEW.PA-3(Harta Modal) ▪ KEW.PA-4 (Aset Bernilai Rendah) ▪ KEW.PA-5 (Senarai Harta Modal) ▪ KEW.PA-6 (Senarai Aset Bernilai Rendah) ▪ KEW.PA-7 (Senarai aset di lokasi) ▪ Perlu lantikan Pegawai Penerima ▪ Sekiranya aset diterima melalui kaedah sumbangan (Lampiran E) ▪ Pendaftar (Lokasi Penempatan yang menerima aset) ▪ End User cetak KEW.PA untuk rekod fail (rujuk Pegawai Aset di negeri) ▪ Cetak dan pamer di lokasi (KEW.PA-7) ▪ Cetak/tulis/ mengecat timbul siri pendaftaran dan tampal pada aset ASET ALIH (MERAH JAMBU) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 1 ▪ Aset Alih (Aset bernilai rendah / Harta Modal) dan Stok C1 C. Pemeriksaan ▪ KEW.PA-11 (Borang pemeriksaan aset) D. Penyelenggaraan/Pelupusan ▪ KEW.PA-10 (Borang Aduan Kerosakan) E. Keselamatan dan kehilangan ▪ SOP Keselamatan premis dan aset alih ▪ SOP pemegang kunci ▪ KEW.PA-33 (Laporan Awal Kehilangan Aset Alih, jika berkaitan) ▪ Salinan laporan polis (jika berkaitan) ▪ Pegawai Pemeriksa Aset dilantik dan melaksanakan pemeriksaan fizikal aset di lokasi ▪ TABIKA/ TASKA hantar laporan kerosakan untuk penyelarasan, penyelenggaraan dan pelupusan di peringkat daerah ▪ Jika berlaku kehilangan, maklum pada Ketua Jabatan (serta merta) dan buat Laporan Polis (24 jam) ASET ALIH (MERAH JAMBU) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
CB ASET ALIH (MERAH JAMBU) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 • D1 — Profil Kanak-kanak • D2 — Laporan Program / Aktiviti TABIKA/TASKA • D3 - Fail Terkumpul Hasil Kerja Kanak-kanak • D4 — Rekod Pemakanan • DB1 — Rekod Pergerakan Kanak-kanak (hantar & ambil) • DB2 — Buku Log Harian TABIKA / TASKA • DB3 — Kad Kolaborasi TASKA (kegunaan TASKA sahaja) DOKUMENTASI HAL EHWAL KANAK-KANAK
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 1 ▪ Profil Kanakkanak D1 Bahagian A ▪ Borang pendaftaran kanak-kanak ▪ Surat tawaran Kemasukan ▪ Salinan Sijil Kelahiran ▪ Salinan slip gaji ibubapa/ penjaga ▪ Salinan Rekod Imunisasi ▪ Surat sijil sakit/cuti sakit Bahagian B ▪ Senarai Insurans Kanak-Kanak ▪ Salinan Polisi Insurans Kelompok ▪ Semua salinan adalah perlu diakui sah ▪ Hanya satu salinan polisi insuran yang mewakili kanak-kanak 2 ▪ Laporan Program / Aktiviti TABIKA/TASKA D2 A. Laporan ringkas beserta gambar setiap progam/aktiviti B. Borang maklum balas ibu bapa/ masyarakat C. Laporan susulan ke rumah kanakkanak: ▪ Berkala ▪ Serta-merta ▪ Khas HAL EHWAL KANAK-KANAK (BIRU) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
BIL NAMA FAIL / DOKUMEN NO RUJUKAN FAIL/DOKUMEN PENGISIAN CATATAN 3 ▪ Fail Terkumpul Hasil Kerja Kanakkanak D3 ▪ Cabutan 2 hasil kerja kanak-kanak setiap aktiviti sebagai bahan bukti untuk penilaian Standard Kualiti Prasekolah Kebangsaan (SKPK) bagi TABIKA dan Standard Kualiti Pengasuhan Awal Kanak-Kanak (SKPAK) bagi TASKA ▪ Hasil kerja kanakkanak mengikut kesesuaian aktiviti 4 ▪ Rekod Pemakanan D4 Bahagian A ▪ Prosedur Pemakanan i. Jadual Tugas Menghidang ii. Jadual Tugas Kebersihan Bahagian B ▪ Menu i. Menu Tahunan ii. Menu Mingguan iii. Menu Harian ▪ Simpan di dalam fail dan sesalinan dipamerkan HAL EHWAL KANAK-KANAK (BIRU) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
DB HAL EHWAL KANAK-KANAK (BIRU) MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024
MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS PINDAAN TAHUN 2024 • Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat (Versi 2.0 — 2022): Bahagian VII - Pengurusan Fail • Pekeliling Perbendaharaan: A.M 1.1 — Pengurusan Aset Kerajaan • Pekeliling Perbendaharaan: A.M 6.3 — Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan • Akta Jabatan Arkib Negara 2003 • Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 - Garis Panduan Pemberiandan Penerimaan Hadiah di dalam Perkhidmatan Awam • Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan (KSPK semakan 2017) • Kurikulum Asuhan Pendidikan Awal Kanak-Kanak • Manual Pengurusan lain yang berkaitan SUMBER RUJUKAN
SEKIAN, TERIMA KASIH. MANUAL PENGURUSAN DOKUMENTASI TABIKA & TASKA KEMAS