NTERPRISE FINANCIAL SOFTWARE หรือ รื ระบบ ERP E-BOOK E
คู่มือ 5 ขั้น ขั้ ตอนในการใช้งาน ERP การใช้งานการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เป็นกระบวนการที่ซับ ซ้อน ซึ่งต้องมีการวางแผนและกลยุทธ์อย่างรอบคอบ การรวมระบบและ กระบวนการส่วนหน้าและส่วนหลังเข้ากับแพลตฟอร์มที่ใช้ร่วมกันอาจใช้ เวลาตั้งแต่หกเดือนถึงสองปีจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดขององค์กร ความซับซ้อนของการตั้งค่าปัจจุบัน จำ นวนผู้ใช้ และ การถ่ายโอนข้อมูลจากระบบเดิม ส่งผลต่อระยะเวลาและค่าใช้จ่ายของ กระบวนการ แม้ว่าจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงและการปรับเปลี่ยนไปด้วย แต่การจัด ทำ แผนโครงการ ERP ร่วมกันก่อนการปรับใช้งานของคุณเป็นส่วนสำ คัญ ในการเตรียมความพร้อมสำ หรับการใช้งานที่ประสบความสำ เร็จ ในคู่มือ 5 ขั้นตอนนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีทำ ความเข้าใจกระบวนการอย่างเป็นขั้น ตอนและได้รับคำ แนะนำ เพื่อทำ ให้กระบวนการดังกล่าวราบรื่นและ ประสบความสำ เร็จมากขึ้น
รวบรวมทีมพนักงานหน้างานและพนักงานบริหารจากทุกแผนกเพื่อ พัฒนาและดำ เนินการตามแผนโครงการ ERP ของคุณ ความเชี่ยวชาญที่ หลากหลายในทีมนี้จะทำ ให้คุณมีมุมมองที่สำ คัญเกี่ยวกับว่าการ เปลี่ยนแปลงระบบและกระบวนการจะส่งผลต่อการดำ เนินงานประจำ วัน อย่างไร ขั้นตอนแรกสำ หรับทีมโครงการใหม่นี้คือ การประเมินการดำ เนิน ธุรกิจปัจจุบันเพื่อระบุว่าระบบ ERP ใหม่สามารถปรับปรุงหรือดำ เนินการ โดยอัตโนมัติกับกระบวนการใด คัดแยกกระบวนการเหล่านี้ตามลำ ดับความ สำ คัญและใช้การประเมินผลนี้เพื่อช่วยคุณกำ หนดกลยุทธ์และพิจารณาเป้า หมายและขอบเขตของการดำ เนินการ ขั้น ขั้ ตอนที่หนึ่ง: การจัดเตรีย รี มและการวางแผน
ให้ทีมโครงการดำ เนินการตรวจสอบคุณลักษณะและความสามารถของ ซอฟต์แวร์ ERP ใหม่ทั้งหมด วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้ ได้แก่: เพื่อให้ทีมโครงการทำ ความคุ้นเคยกับทุกแง่มุมของโซลูชัน ERP ใหม่ และระบุความเชี่ยวชาญและช่องว่างทางทักษะก่อนที่จะเริ่มใช้งานกว้าง ขึ้น ประสบการณ์นี้จะเป็นแนวทางในการฝึกอบรม เพื่อให้ทีมโครงการ ทำ ความคุ้นเคยกับทุกแง่มุมของโซลูชัน ERP ใหม่ และระบุความเชี่ยวชาญ และช่องว่างทางทักษะก่อนที่จะเริ่มใช้งานกว้างขึ้น ประสบการณ์นี้จะเป็น แนวทางในการฝึกอบรม ขั้น ขั้ ตอนที่สอง: การทบทวนกระบวนงาน
ขั้น ขั้ ตอนที่สาม: การเตรีย รี มข้อมูล กำ หนดว่าข้อมูลที่คุณมีอยู่ใดบ้างจะต้องถูกแปลงไปยังระบบใหม่ จาก นั้นวิเคราะห์เพื่อเอาข้อมูลที่ไม่มีประโยชน์หรือล้าสมัยออก ถ้าเป็นไปได้ ให้ค้นหาเอกสารต้นทางเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของ ข้อมูล การบริหารจัดการข้อมูลในขั้นตอนนี้มีผลอย่างมากเพราะ ระบบ ERP จะมีประโยชน์ตราบเท่าที่เป็นข้อมูล หากข้อมูลของคุณเต็มไปด้วย ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จะส่งผลเสียต่อประโยชน์ที่จะได้รับจาก ERP ใหม่ของ คุณ หลังจากตรวจสอบและล้างข้อมูลแล้ว ให้สร้างสเปรดชีตเพื่อรวบรวม และแบ่งกลุ่มข้อมูลที่เป็นประโยชน์ลงในตารางเชิงตรรกะเพื่อให้การแปลง ไปยังระบบใหม่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เคล็ดลับ: กำ หนดความคาดหวังที่ เป็นจริงสำ หรับกระบวนการนี้กับทุกคน ตั้งแต่ผู้นำ ระดับผู้บริหารไปจนถึง พนักงานหน้างาน และสื่อสารอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับความคืบหน้า วิธีนี้จะ ช่วยลดความกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเครื่องมือและกระบวนการ และส่งเสริมการนำ ซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้หลังการเปิดตัว
ให้ทีมโครงการฝึกปฏิบัติกับฐานข้อมูลทดสอบที่มีข้อมูลธุรกรรมจริงหนึ่ง สัปดาห์เต็มเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ของระบบ ทดสอบความถูกต้องและตรวจ สอบให้แน่ใจว่าการรวมระบบและส่วนติดต่อทำ งานอย่างถูกต้อง นอกเหนือ จากการทดสอบระบบใหม่แล้ว คุณสามารถใช้การฝึกปฏิบัติจริงกับ ซอฟต์แวร์ใหม่นี้เพื่อช่วยทีมโครงการสร้างข้อมูลสรุปและคู่มือกระบวนการ สำ หรับการฝึกอบรมทั่วทั้งบริษัทได้ วิธีการฝึกอบรมที่เหมาะสมจะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับพนักงาน ปัจจัยต่างๆ เช่น ระยะเวลาที่พนักงานของคุณสามารถทุ่มเทให้กับการฝึก อบรม และสถานที่ที่พวกเขาอยู่จะเป็นแนวทางให้คุณทราบว่าการฝึกอบรม แบบตัวต่อตัว อีเลิร์นนิ่ง หรือทั้งสองแบบจะได้ผลดีที่สุด ไม่ว่าคุณจะเลือก วิธีการฝึกอบรมแบบใด ให้ใช้คำ แนะนำ เหล่านี้เพื่อทำ ให้กระบวนการดัง กล่าวมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำ หรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง: ขั้น ขั้ ตอนที่สี่: การทดสอบและการฝึก ฝึ อบรม
ฝึกอบรมพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีในฐานะผู้ใช้ซอฟต์แวร์ ERP ระดับสูง เพื่อให้พวกเขาสามารถช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาของผู้ใช้ทั่วไป และทำ ให้ฝ่ายไอทีของคุณมีเวลาแก้ไขปัญหาที่ใหญ่กว่าจัดทำ กระบวนการฝึก อบรมในลักษณะเป็นเกมเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมและส่งเสริมการแข่งขันที่เป็น มิตรระหว่างเพื่อนร่วมงานเสนอเครื่องจูงใจเพื่อให้การฝึกอบรมเสร็จสิ้นตาม เวลาที่กำ หนด การใช้ผลประโยชน์เล็กๆ น้อยๆ เช่น อาหารฟรีหรือชั่วโมง พิเศษสำ หรับมื้อกลางวันร่วมกับผลประโยชน์ชิ้นใหญ่ เช่น โบนัสเงินสดหรือ วันหยุดพิเศษ อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจูงใจพนักงานและทำ ให้ กระบวนการนี้เป็นเรื่องสนุก
ขั้น ขั้ ตอนที่สี่: การทดสอบและการฝึกอ ฝึ บรม รวบรวมรายการตรวจสอบในการใช้งานจริงเป็นเวลาหลายวันหรือหลาย สัปดาห์หลังการใช้งานเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งจำ เป็นต่อไปนี้พร้อมใช้งาน: - การทดสอบระบบหลังการใช้งานจริง -จัดกำ หนดการและงบประมาณสำ หรับการทำ งานล่วงเวลาของพนักงาน หรือพนักงานชั่วคราว -โปรโตคอลการสื่อสารสำ หรับการหยุดทำ งานของระบบ -การตรวจสอบความเร็วและความน่าเชื่อถือของเครือข่าย -กระบวนการสํารองข้อมูล วันที่เริ่มใช้งาน วางแผนสำ หรับคำ ถามจำ นวนมาก และเตรียมพร้อมสำ หรับ ปัญหาติดขัดบางอย่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมโครงการของคุณพร้อมที่จะดูแล ฝ่ายของตนเกี่ยวกับกระบวนการและทีมไอทีของคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง และปรับเปลี่ยนตามความจำ เป็น การใช้งาน ERP มีเป็นงานหนัก แต่ประโยชน์ ที่ได้รับจากการเพิ่มประสิทธิภาพและผลกำ ไรนั้นคุ้มค่า
หลังจากเริ่มใช้งานแล้ว ให้ประเมินผลลัพธ์ของโซลูชัน ERP เทียบกับเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่ทีมโครงการของคุณตั้งไว้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ระบบใหม่ของคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นหรือไม่ การปรับให้กระบวนการแบบ แมนนวลเป็นแบบอัตโนมัติสำ เร็จอย่างที่ควรจะเป็นหรือไม่ หากไม่ จำ เป็นต้องมี การปรับเปลี่ยนและปรับแต่งเพิ่มเติม
ปัญหาก่อนมีการนำ ระบบสารสนเทศมาใช้ หากไม่มีระบบที่เป็นศูนย์กลางมาเชื่อมต่อและประมวลข้อมูลต่างๆ อาจส่ง ผลกระทบต่อความรวดเร็วในการวางแผนและตัดสินใจขององค์กร ดังนั้นเพื่อ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งานและลดต้นทุน องค์กรจึงควรที่จะเลือกใช้ระบบ ERP มาเป็นตัวช่วยขับเคลื่อนในการทำ งาน ประโยชน์ที่จะได้รับจะแตกต่างไป ตามลักษณะขององค์กร ข้อมูลคลังสินค้าเกิดความผิดพลาดหรือไม่? ตรงกับที่ซื้อ/ขายออกไปหรือไม่? การทำ งานปัจจุบันของพนักงานในองค์กรไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ทำ งานไม่เป็นขั้นตอน เช่น การทำ งานของแผนกหนึ่งมากจนเกินไปในขณะที่ แผนกสองไม่มีงานเลย แต่มีความสัมพันธ์ในการทำ งานที่เกี่ยวข้องกันต้องใช้ ซอฟแวร์หรือระบบหลายๆตัวในการดำ เนินงานจึงจะสามารถสรุปข้อมูลออกมา ได้หรือสรุปออกมาแล้วข้อมูลไม่ตรงกัน
ความสำ คัญของระบบสารสนเทศที่ นำ มาใช้ในองค์กรและการศึกษา สำ หรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรม ระบบ ERP Software อีอาร์พีถือว่าเป็น ระบบสารสนเทศ ที่กำ ลังได้รับความนิยมเพราะ ERP Softwareเป็นระบบ คอมพิวเตอร์ที่เข้าไปควบคุมกระบวนการทำ งานในทุกๆ หน่วยงานขององค์กร และเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ERP ส่ง ผลให้ ข้อมูลดำ เนินงานสอดประสานอย่างคล้องจองเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้ง บริษัท ในปัจจุบัน ได้มีการขยายนิยาม ของคำ ว่า ERP อีอาร์พีไปเป็น Extended ERP อีอาร์พี หรือ ERP Plus อีอาร์พีพลัส ซึ่งหมายถึงกาครอบคลุมความสามารถ อื่น ๆ ในระบบ คือระบบ ซีอาร์เอ็ม CRM ซึ่งหมายถึงการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรที่เกี่ยวข้องทั้งก่อนขาย เช่น ระบบการขายเชิงรุก (Sales Force Automation) และหลังการขาย ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกลงทุนใน ซอฟต์แวร์อีอาร์พี (ERP Software) มีดังนี้
1. การใช้ซอฟต์แวร์สำ เร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง การใช้ ซอฟต์แวร์สำ เร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองต่างก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่าง กันไป แต่จากอดีตจนถึงปัจจุบันพบว่า การใช้ซอฟต์แวร์สำ เร็จรูปเป็นทางเลือกที่ดี กว่า ดังนั้นซอฟต์แวร์สำ เร็จรูปจึงเป็นทางเลือกที่เร็วกว่าในการประยุกต์ใช้ให้เข้า กับองค์กรได้อย่างเหมาะสมและรวดเร็ว จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำ หรัการนำ ระบบ ERP อีอาร์พีไปปฏิบัติ หลักฐานอย่างหนึ่งที่ชี้ให้เห็นก็คือ การเติบโตอย่าง รวดเร็วของอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ ERP อีอาร์พีสำ เร็จรูป และความนิยมที่เกิด ขึ้นอย่างกว้างขวางภายในเวลาอันรวดเร็ว 2. เทคโนโลยีและการออกแบบสถาปัตยกรรมของอีอาร์พี (ERP Software) ปัจจัยด้านเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์ คือ การพิจารณาถึงองค์ประกอบของ ซอฟต์แวร์อันหมายถึง ระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล ภาษาที่ใช้ในการพัฒนา เป็นต้นสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เราเรียกว่าเป็น สถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะเป็น ตัวกำ หนดสภาพแวดล้อมของการใช้งานของระบบ ERP อีอาร์พี ในการพิจารณา เลือกสถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ควรเลือกที่เป็นระบบเปิด (Open System) เนื่องจากแรงกดดันจากการค้าอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันรวมถึงอนาคตคุณ จะต้อง มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้าของคุณมากขึ้น
3. ฟังก์ชั่นของอีอาร์พี (ERP Software)จะต้องตอบสนองและสร้างความสำ เร็จ ให้กับธุรกิจขององค์กรระบบ ERP Software มักจะมีฟังก์ชั่นการใช้งานมากมาย การนำ ซอฟต์แวร์ ERP ไปปฏิบัติให้ประสบความสำ เร็จไม่ใช่การที่จะต้องนำ ฟัง ก์ชั่นต่าง ๆ เหล่านั้นมาใช้ทั้งหมดเพราะนอกจากจะเป็นการสร้างงานส่วนเพิ่มให้ กับพนักงานแล้ว ยังเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่าอีกด้วย ผู้บริหารควรมีนโยบาย โดย คำ นึงถึงเป้าหมายหลักของธุรกิจของตัวคุณเอง พิจารณาจากกระบวนการทาง ธุรกิจที่เกี่ยวข้อง เช่น ที่ปรึกษา คู่ค้า หรือคู่แข่ง ตลอดจนเทคนิคการบริหารผลิต ต่าง ๆ อันเป็นที่น่ายอมรับของคุณและคู่ 4. การแก้ไขซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง (Customization) ต้องยอมรับว่าไม่มีระบบ อีอาร์พี (ERP Software) สำ เร็จรูปที่มีอยู่จะมีกระบวนการทำ งานและสามารถ พิมพ์เอกสารทุกประเภทที่คุณใช้งานอยู่ออกมาได้ตรงกับคุณ 100 % เต็ม บริษัท ทุกบริษัทมีรูปแบบของเอกสารการดำ เนินงานต่างกัน เช่น เอกสารคำ สั่งซื้อ ใบ กำ กับภาษี รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ดังนั้นจึงมีความจำ เป็นที่จะต้องแก้ไขโปรแกรมให้ เข้ากับองค์กรไม่มากก็น้อยทุก ๆ บริษัท เป็นเหตุให้องค์กรต้องพิจารณาความ สามารถในการแก้ไขซอฟต์แวร์ ว่ามีความยากง่ายสำ หรับการแก้ไขมากเพียงใด ERP ที่ดี ควรจะสามารถทำ การแก้ไขได้ง่าย และยังคงปฏิบัติงานได้อย่างมี ประสิทธิภาพ
5. การบำ รุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software maintenance) การบำ รุงรักษา ซอฟต์แวร์คือ การแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP Software อีอาร์พีหลัง จากองค์กรวางระบบ ERP อีอาร์พีเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะติดตั้งระบบ ERP อีอาร์พี ผู้บริหารควรจะต้องคำ นึงถึงบุคลากรที่จะทำ หน้าที่รักษากระบวนการ ทำ งานของ ERP Software และฮาร์ดแวร์ให้คงประสิทธิภาพสม่ำ เสมอ ดังเช่นที่ กล่าวมาในหัวข้อที่ 2 ความง่ายของเทคโนโลยีของ ERP Software อีอาร์พีเป็นสิ่ง ที่ผู้บริหารควรคำ นึงเพราะหากคุณเลือกใช้เทคโนโลยีที่ง่าย และแพร่หลายก็จะหา บุคลากรได้ง่ายและสามารถที่จะพัฒนา ERP ได้ต่อไปในอนาคต 6. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP อีอาร์พี(Cost of Ownership) แน่นอน ว่าองค์กรใหญ่และเล็กจะมีการพิจารณาค่าใช้จ่ายในการลงทุนอีอาร์พี ERP Software ไม่เท่ากันผู้ประกอบการควรคำ นึงถึงความเหมาะสมในการเลือกอีอาร์ พี ERP Software ที่เหมาะกับตนเองจากปัจจัยทั้ง 5 ข้อด้านบนที่กล่าวมาในการ พิจารณาต้นทุนของ ERP Software อีอาร์พีจะต้องพิจารณาต้นทุนทั้งหมดของ องค์การที่ต้องลงทุน และต้องคำ นึงถึงต้นทุนทั้งในระยะสั้นและระยะยาวด้วย ต้นทุนในที่นี้ประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ต้นทุนการนำ ระบบ ERP Software อีอาร์พีไปปฏิบัติ (Implement) ต้นทุนการบำ รุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software Maintenance)
งบประมาณในการนำ ระบบสารสนเทศ เข้ามาใช้ในองค์กร ต้นทุนค่าใช้จ่ายของระบบ ERP (ERP System Cost) ผู้ประกอบการ ควรเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับตนเองจากปัจจัยทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมา แล้วข้างต้น สำ หรับการพิจารณาต้นทุนของระบบ ERP ต้องพิจารณาต้นทุน ทั้งหมดที่เกิดขึ้นขององค์กร ประกอบด้วย ต้นทุนของระบบ ERP ต้นทุนค่า ใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ ERP (ERP Implementation Cost) และต้นทุน การ บำ รุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software Maintenance Cost) หลังจากนั้น ต้องวิเคราะห์ถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการ อบรมและพัฒนาบุคลากร และ เมื่อนำ ปัจจัยทั้งหมดมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับผลที่จะได้รับจากการใช้งาน ระบบ ERP แล้ว จะทำ ให้สามารถกำ หนดต้นทุนค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เหมาะ สมในการติดตั้งระบบ ERP ซึ่งใน กรณีขององค์กร SMEs แต่เลือกใช้ระบบ ERP ที่มีฟังก์ชั่นมากมายเกินความจำ เป็น ก็จะทำ ให้มีต้นทุนค่าใช้จ่าย ของ ระบบ ERP สูงเกินไปไม่เหมาะสม
ปัญหาจากการนำ ระบบสารสนเทศ เข้าในบริห ริ ารจัดการ ปัญหาและอุปสรรคของ ERP ต่อการใช้ในองค์กร การจะนำ ระบบ ERP มาใช้ทดแทนรูปแบบการดำ เนินงานเดิมขององค์กร ย่อมมีปัญหาและอุปสรรคได้เช่นเดียวกับการดำ เนินงานในด้านอื่นๆ คือ - ขาดการกำ หนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จึงไม่สามารถ กำ หนดดัชนีวัดความสำ เร็จของการดำ เนินงานได้ - ระบบ ERP ที่จัดหาหรือพัฒนาขึ้นมา ไม่เหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจของ องค์กร - ผู้นำ ไม่สามารถปฏิรูปหรือเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร - ผู้ปฏิบัติงานขาดทักษะและความพยายามเปลี่ยนแปลงการดำ เนินงาน ด้วยระบบ ERP นอกจากนี้ ปัญหาและอุปสรรคสำ คัญของการนำ ระบบ ERP มาปรับใช้ ให้องค์กรมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น คือ การขาดความรู้ ความเข้าใจในระบบ ERP ของผู้ประกอบการหรือผู้บริหารองค์กร
1. ทำ ให้กระบวนการทำ งานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกัน ระหว่างระบบงานด้านต่าง ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับ บริษัทในเครือ บริษัทคู่ค้า 2. สามารถเชื่อมโยงข้อมูล ขององค์กร เข้ากับระบบเบิกจ่ายเงิน Electronic ของภาครัฐได้ (Government Financial Management Information System : GFMIS) 3. ช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำ งานและวัฒนธรรมองค์กร ให้ มีประสิทธิภาพมากขึ้น 4. ทำ ให้ผู้ใช้งานระบบ Unified ERP มีแนวการปฏิบัติงานและกระบวนการ คิดที่เป็นมาตรฐานสากล 5. เสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กร สร้างความโปร่งใสและความถูกต้อง ของสารสนเทศ ความสำ คัญของระบบเทคโนโลยี สารสนเทศต่อการจัดการศึกษาของไทย
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและการปฏิบัติงานให้กับกระบวนการ ทำ งาน (Business Process) 2. สร้างระบบงานและกระบวนการทำ งานให้ถูกต้อง รวดเร็วระบบเพียงครั้ง เดียว เชื่อมโยงกันได้ครบวงจร 3. ลดความซ้ำ ซ้อนของการเก็บข้อมูล เนื่องจากนำ ข้อมูลเข้าระบบเพียงครั้ง เดียว ทำ ให้ข้อมูลมีความเป็นมาตรฐาน และถูกต้องตรงกันทั่วทั้งองค์กร 4. มีศูนย์รวมระบบข้อมูลสารสนเทศที่ช่วยการตัดสินใจ 5. เป็นการนำ กระบวนการทำ งานที่ดีที่สุด (Best – Practice) มาใช้ใน องค์กร 6. มีความยึดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน หรือขยายระบบงาน ให้มีการำ งานตรง ตามกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ 7. มีระบบการควบคุมภายใน และการรักษาความปลอดภัยที่ดี 8. ทำ ให้เกิดรายงานและการวิเคราะห์ที่สามารถใช้สำ หรับการวางแผน 9. ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานระยะยาว ข้อดีข้อเสียของการนำ ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามาจัดการองค์กรข้อดีหรือ รืประโยชน์ของ ERP
1. แพง ไม่มีโปรแกรม ERP ราคา 5,000 – 6,000 บาทเลย 2. ต้องปรับตัวเข้าหาโปรแกรม การปรับเปลี่ยนโปรแกรมเพื่อให้เข้ากับโรงงาน เป็นเรื่องยาก แพง และโปรแกรมบางยี่ห้อไม่ยอมทำ เป็นอันว่าเราต้องปรับตัว เข้าหาโปรแกรม หมายถึงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำ งาน ซึ่งก็ไม่รู้ ว่าปรับไปแล้วจะดีหรือไม่ดี ตรงนี้เจ้าของบริษัทต้องมาตัดสินใจ 3. ERP จะต้องเกี่ยวข้องกับแทบทุกหน่วยงานในองค์กร และใช้เวลาในการ Implement นาน อาจใช้เวลา 1-2 ปี ดังนั้นต้องทำ ความเข้าใจกับพนักงาน ไม่ อย่างนั้นพนักงานอาจต่อต้านการใช้โปรแกรม ERP ได้ เพราะในช่วงการ Implement อาจต้องทำ แบบคู่ขนานคือ ต้องป้อนข้อมูลใส่โปรแกรม ERP และ ยังต้องทำ งานเหมือนเดิมอีก นั่นคือมีการทำ เพิ่มขึ้น (เงินเดือนเท่าเดิม) หรือ พนักงานบางคนอาจกลัวว่ามีโปรแกรมมาช่วยงานแล้ว ต่อไปอาจจะไล่พนักงาน ออก 4. โปรแกรม ERP ค่อนข้างซับซ้อน ถ้าพนักงานที่ป้อนข้อมูลไม่ค่อยเอาใจใส่ อาจป้อนข้อมูลผิดพลาด แล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็จะผิดต่อ ๆ กันไปเป็นลูกโซ่ เพราะ ERP จะไม่ป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ กัน เมื่อต้นทางป้อนผิด ระหว่างทางที่รับข้อมูลไปใช้ ก็ผิด ไปถึงปลายทางก็ผิดโปรแกรม ERP ก็ไม่มีประโยชน์ ข้อเสียของ ERP
5. ERP บางตัวใหญ่มากทำ มาเพื่อทุกกลุ่มอุตสาหกรรม อาจไม่เหมาะกับ โรงงานของเรา หรือบางตัวออกไปในแนวบัญชี ไม่เหมาะกับโรงงานที่เน้น อุตสาหกรรมการผลิตแบบโรงงานเรา ต้องเลือกดี ๆ ไม่งั้นเสียเงินฟรี ใช้ไม่คุ้ม หรืออาจใช้ไม่ได้เลยต้องโยนทิ้งไปก็มีเยอะ 6. บริษัทที่ขาย ERP บางบริษัท Implement ไปครึ่ง ๆ กลาง ๆ ก็ทิ้งงานหนี ไป
จัดทำ โดย นางสาวอาภาศิริ กันสาย เลขที่ 11 ทลค.21 เสนอ นายพัชณพงศกรณ์ สุดประเสริฐ ริ แผนกวิช วิ าคอมพิวเตอร์ธุรกิจ วิท วิ ยาลัยเทคนิคศรีส รี ะเกษ