Garis Panduan EKSA KMSw (Kemasikini 2023)

GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN
EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTRO AWAM

(EKSA)
KOLEJ MATRIKULASI

SARAWAK

Tarikh Kemaskini / kuatkuasa:
26 Februari 2020

ISI KANDUNGAN

KANDUNGAN ii
PERUTUSAN PENGARAH 1
MENGENALI AMALAN EKSA
2
 Tujuan 2
 Pengenalan Eksa 3
 Faedah Pelaksanaan Eksa
HALATUJU AMALAN EKSA 6
 Dasar, Visi & Misi 7
 Objektif & Slogan 8
LOGO EKSA DAN JUSTIFIKASI
CARTA ORGANISASI 9
 Induk 10
 Zon 11
 Jawatankuasa Dan Peranan 13
NAMA ZON DAN JUSTIFIKASI 14
PELAN LOKASI ZON
PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA 15
DI KMSw 18
 Komponen A : Keperluan Utama 24
 Komponen B : Ruang Tempat Kerja / Pejabat 28
 Komponen C :Tempat Umum
 Komponen D : Keselamatan Persekitaran 29
 Komponen E2 : (Agensi Mempunyai Bangunan Dan 30
31
Berkongsi Kawasan) 32
 Komponen F : Tempat Khusus 33
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN EKSA KMSw
PENUTUP
KRITERIA PENGAUDITAN

ii

PERUTUSAN PENGARAH

Salam KMSw dihatiku.

Bersyukur kita ke hadrat Allah SWT kerana dengan
limpah kurnia-Nya, Manual Pelaksanaan Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) khas untuk Kolej
Matrikulasi Sarawak (KMSw) telah berjaya
diterbitkan.

Manual ini merupakan rujukan bagi melaksanakan
aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja
yang kemas, bersih dan tersusun khususnya di
KMSw. Dengan adanya Manual EKSA ini,
diharapkan akan meningkatkan lagi tahap

pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif
di samping menggalakkan warga KMSw lebih
inovatif seterusnya menyumbang kepada

peningkatan produktiviti dan kualiti penyampaian
perkhidmatan kita.

Manual Pelaksanaan EKSA ini adalah selari dengan hasrat kerajaan untuk
‘merakyatkan perkhidmatan’ secara total melalui pengurusan persekitaran
pejabat yang mengambil kira kehendak dan ekspektasi pelanggan. Ianya
juga dapat membantu warga KMSw merancang dan melaksanakan usaha-

usaha meningkatkan imej korporat secara positif, menggalakkan
pembudayaan amalan hijau, menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi,

menghasilkan persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi
keperluan warga kolej yang pelbagai.

Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa
EKSA KMSw atas penerbitan Manual Pelaksanaan EKSA ini. Semoga
pelaksanaan EKSA dapat memberi impak positif terhadap kualiti
penyampaian perkhidmatan kita.

Sekian, terima kasih.

Tuan Haji Mohamad Yazid Bin Esmail
2 Februari 2020

1

MENGENALI AMALAN EKSA
KOLEJ MATRIKULASI SARAWAK

TUJUAN

Buku panduan ini dihasilkan untuk membantu seluruh warga Kolej Matrikulasi
Sarawak (KMSw) dalam menyokong usaha pelaksanaan EKSA untuk mewujudkan
persekitaran kerja kondusif yang berimej korporat, kreatif dan berinovasi dengan
penerapan amalan hijau dapat dilaksanakan sebagaimana hasrat YBhg. Tan Sri Ketua
Setiausaha Negara. Panduan ini memperjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu
yang diperkenalkan, tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan,
kaedah pengauditan yang diguna pakai, kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi
untuk mendapatkan pensijilan.

PENGENALAN EKSA

Pelbagai usaha telah dilakukan bagi mempertingkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan kerajaan termasuklah Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan
Kreatif dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan
awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja kearah meningkatkan imej
dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan.

EKSA yang telah diperkenalkan mulai Januari 2014 adalah penjenamaan semula
Amalan 5S Sektor Awam merupakan salah satu inisiatif ke arah peningkatan kualiti
penyampaian perkhidmatan kerajaan. Langkah penjenamaan semula ini sesuai dan
seiring dengan perubahan dan kehendak semasa yang sentiasa menekankan
peningkatan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya
kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

2

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA adalah berteraskan Amalan 5S
(Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) dan ditambah baik dengan
penambahan beberapa elemen-elemen baharu iaitu:

 Imej Korporat;
 Kreativiti dan Inovasi;
 Amalan Hijau;
 Persekitaran Kondusif; dan
 Kepelbagaian Agensi

FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

Antara faedah pelaksanaan EKSA adalah seperti berikut:
Peningkatan Produktiviti

Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan produktiviti di mana dokumen/bahan dapat
dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk mengesan dokumen/bahan dapat
dikurangkan, bilangan dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya
lebih banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.

Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan
Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin perlu diselenggara dengan baik,
diletakkan di tempat yang ditetapkan dan sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk
dan kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan.
Peralatan/mesin yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan
tahap keselamatan pekerja.

3

Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja dapat dilaksanakan dengan lebih
terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan akan merasa puas hati apabila diberi
layanan yang mesra dan cepat bagi menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan
yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan dapat
disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan.

Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang
bersih, kemas, ceria dan selamat. EKSA mengharuskan organisasi menyusun dokumen
dan peralatan dengan kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat
digunakan secara optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan
imej organisasi di mata pelanggan.

Penjimatan Kos

Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah penyusunan barangan mengikut kriteria
tertentu. Bagi barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah
“Masuk Dahulu, Keluar Dahulu” (First In, First Out- FIFO). Kaedah ini akan memudahkan
pekerja mengenalpasti dan menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput yang
lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.

Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di pejabat akan menggalakkan
kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara penyusunan yang kemas, teratur dan
mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir
secara kreatif bagi menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.

4

Peningkatan Tahap Keselamatan
Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap keselamatan persekitaran pejabat dan
keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/ bahan ditempatnya dengan teratur
dan berlabel dapat mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.

Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan
Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat kerjasama berpasukan dalam kalangan
pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan semua warga
organisasi dalam melaksanakan setiap aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan
satu budaya kerja berpasukan yang mantap dalam organisasi.

5

HALATUJU AMALAN EKSA
KOLEJ MATRIKULASI SARAWAK

DASAR EKSA KMSw

Kolej Matrikulasi Sarawak komited dalam
melaksanakan EKSA secara berterusan melalui
budaya kerja berpasukan dan berdisiplin dengan
mengutamakan persekitaran kerja yang bersih,
selesa dan teratur dengan penerapan amalan hijau.

VISI EKSA KMSw

Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui
persekitaran kerja yang kondusif.

MISI EKSA KMSw

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria untuk
keselesaan warga dan pelanggan.
Meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan
berterusan di kalangan warga Kolej Matrikulasi Sarawak.

6

OBJE KTIF AMALAN EKSA KMSw

Meningkatkan imej korporat.
Menyemarakkan aktiviti kerohanian kreativiti dan inovasi.

Menggalakkan aktiviti pembudayaan Amalan Hijau.
Mewujudkan persekitaran yang kondusif.
Meningkatkan motivasi dan disiplin.
Memupuk semangat berpasukan.
Memupuk sikap bertanggungjawab.
Amalan penambahbaikan berterusan.

SLOGAN EKSA KMSw

“PERSEKITARAN KONDUSIF
PEMACU KECEMERLANGAN”

7

LOGO EKSA
KOLEJ MATRIKULASI SARAWAK

Justifikasi

A. Penggunaan warna
Warna Kuning, Biru, Hitam, Putih dan Merah mewakili warna logo
KMSw manakala warna Hijau mewakili kempen kitar semula.

B. Warna dan bentuk

1. Bentuk Bulat Berwarna Biru dan Hitam
 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu

selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa;
 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan

di kalangan warga Kolej Matrikulasi Sarawak

2. Bentuk Segiempat Tepat Berwarna Kuning dan Putih terhadap
 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif;
 Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan

perkhidmatan yang ditawarkan;

3. Perkataan EKSA dan Daun Berwarna Hijau
 Meningkatkan kesedaran di kalangan warga kerja terhadap

kepentingan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

8

CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

KOLEJ MATRIKULASI SARAWAK

PENGERUSI

PENGARAH

TIMBALAN
PENGERUSI

PENYELARAS
EKSA

SETIAUSAHA

JAWATANKUASA FASILITATOR
AUDIT KETUA ZON

JAWATANKUASA AHLI
LATIHAN

JAWATANKUASA
PROMOSI

9

CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PERINGKAT ZON
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) KOLEJ

MATRIKULASI SARAWAK

FASILITATOR
KETUA ZON

SETIAUSAHA

AHLI AHLI AHLI

10

JAWATANKUASA EKSA DAN PERANAN

Penaung/Pengerusi
 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;
 Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;
 Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;
 Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan
 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik

Penyelaras
 Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;
 Menyelaras program EKSA;
 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

Fasilitator
 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;
 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang
disediakan;
 Menentukan pembahagian zon;
 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak
pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan
 Menyelaras dan memantau aktiviti.

Setiausaha
 Melaporkan dan mengurus dokumentasi rekod utama dan minit berkaitan dengan
pelaksanaan EKSA;
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan
keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA
 Membantu menyelaras dalam menentukan pembahagian zon.

Jawatankuasa Latihan
 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA
kepada semua warga kerja dalam organisasi;
 Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi
mengukuhkan aktiviti EKSA; dan
 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA
secukupnya.

11

Jawatankuasa Promosi
 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
 Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan
untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;
 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan dan
 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan
warga jabatan/agensi.

Jawatankuasa Audit
 Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA;
 Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan
 Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut
keperluan

Ketua Zon
 Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli ahli kumpulan;
 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;
 Merancang aktiviti kumpulan;
 Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada
fasilitator; dan
 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli ahli kumpulan

Ahli-Ahli Zon
 Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;
 Menghadiri mesyuarat yang diadakan dan mengadakan catatan ringkas
 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif
 Bekerjasama dalam kumpulan
 Bertanggungjawab untuk memperbaik tempat kerja sepanjang masa
 Mewujudkan suasana harmoni dalam kalangan ahli

12

NAMA ZON DAN JUSTIFIKASI

BOUGAINVILLEA DAISY

ORCHID LAVENDER

Bunga digunakan sebagai nama bagi setiap Zon EKSA atas justifikasi-justifikasi berikut:

1. Bunga melambangkan ceria, cantik, menarik, harum dan berwarna-warni. Maka ia
melambangkan suasana persekitaran kerja yang kondusif dan sentiasa segar bagi
memotivasikan warga Kolej Matrikulasi Sarawak ke arah peningkatan produktiviti
melalui kecekapan proses kerja yang sistematik, berkualiti dan berinovasi.

2. Himpunan bunga yang pelbagai di setiap Zon EKSA melengkapkan lanskap Kolej
Matrikulasi Sarawak sebagai kampus dalam taman (secara maya dan fizikal).

3. Penggunaan nama bunga yang pelbagai adalah simbolik kepada pencarian ilmu
dan selari dengan fungsi Kolej Matrikulasi Sarawak sebagai institusi pendidikan
guru yang melahirkan modal insan yang berilmu dan cintakan alam sekitar.

13

PELAN LOKAS
KOLEJ MATRIKUL

ZON LAVENDAR

ZO

SI ZON EKSA ZON DAISY
LASI SARAWAK

ON ORCHID

ZON BOUGAINVILLEA

14

PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI
KOLEJ MATRIKULASI SARAWAK

KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA

A.1 Sudut EKSA
a) Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Nama Zon (catatan: peringkat zon sahaja)
ii. Polisi, Dasar, Visi, Misi & Objektif EKSA
iii. Carta Perbatuan
iv. Pelan Lantai
v. Carta Organisasi Zon (catatan: peringkat zon sahaja)
vi. Rekod aktiviti (catatan: Gambar sebelum dan selepas).
vii. Logo EKSA KMSw
viii. Slogan EKSA KMSw
ix. Pelan Kecemasan Zon (catatan: peringkat zon sahaja)
x. Informasi berkaitan EKSA (catatan: untuk tujuan promosi. Informasi yang

dipamer melibatkan makluman/gambar bagi aktiviti seperti gotong-royong,
anugerah/penghargaan dan slot Buletin EKSA).
b) Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan menggunakan ruang
pejabat (seperti dinding/papan kenyataan) atau secara maya.
c) Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh ketua zon, perlu
dipamerkan. Contoh Sudut EKSA (yang dipamerkan pada dinding/papan kenyataan)
adalah seperti berikut:

15

A.2 Fail Ketua Zon EKSA
a) Maklumat dan bahan yang disimpan adalah terkini dan dalam keadaan baik.
b) Dokumen dan rekod mestilah disusun mengikut urutan tarikh dan aktiviti yang terkini.
c) Menggunakan folder seragam untuk semua Zon yang WAJIB mengandungi perkara-

perkara berikut:
i. Maklumat Asas EKSA
ii. Nama Zon & Justifikasi
iii. Carta Organisasi Zon
iv. Pelan Lokasi Zon
v. Carta Perbatuan Zon
vi. Laporan Aktiviti
vii. Surat/Memo
viii. Minit Mesyuarat Zon
ix. Gambar sebelum dan selepas
x. Lampiran

A.3 Penilaian Kendiri
a) Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan hendaklah dijalankan samaada oleh

jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua kali setahun.
b) Hasil/laporan Audit Dalam hendaklah dimaklumkan kepada warga agensi untuk

tindakan susulan.
c) Laporan Penilaian Kendiri hendaklah diserahkan kepada MAMPU selepas setahun

menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula.

A.4 Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
a) Setiap zon hendaklah melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan

produktiviti dan kualiti kerja warga seperti contoh yang berikut:
i. Kreativiti mengguna barangan terpakai
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/kegunaan EKSA

16

A.5 Amalan Go Green
a) Program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh bagi menyokong amalan go

green seperti contoh berikut:
i. Notis/arahan penjimatan tenaga
ii. Penggunaan lampu/peralatanjimattenaga (save energy)
iii. Penetapan suhu optimum
iv. Penjimatan kertas
v. Penjimatan air
vi. Kempen hijau

b) Program kitar semula hendaklah dilaksanakan dipada peringkat agensi.
c) Analisis penjimatan seperti berikut hendaklah dilaksanakan bagi melihat impak

pelaksanaan program:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang

A.6 Program Pengiktirafan
a) Program pengiktirafan EKSA di peringkat agensi hendaklah dilaksanakan. Contoh

program pengiktirafan seperti berikut :
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Ruang Kerja Terbaik
iv. Tandas Terbaik
v. Hasil kreativiti terbaik
vi. Anugerah Go Green terbaik

b) Program pengiktirafan hendaklah disebarkan dan dipamerkan kepada semua
warga agensi.

17

KOMPONEN B : RUANG KERJA KHUSUS

B.1 Ruang Tempat Kerja / Pejabat

a) Peralatan Pejabat
i. Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja/tray dalam laci.
ii. Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat.
iii. Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci bertanda atau
berlabel.
iv. Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan mudah
difahami.
v. Arahan/Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan dipamerkan di
tempat bersesuaian.

b) Susun Atur Peralatan Pejabat
i. Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
ii. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat
mewujudkan suasana yang lebih selesa, ceria dan berimej korporat.
iii. Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu
kerja.

c) Hiasan Dalaman
i. Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk
diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja.
ii. Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak
keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: Carta
Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya).
iii. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.
iv. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak
digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak
habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet serta kuantiti hiasan yang
digunakan tidak keterlaluan.
v. Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa
berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.
vi. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan
tidak mengancam keselamatan pekerja.

18

d) Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan / Pelabelan
i. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko
seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS
DIGUNAKAN pada plug lampu yang berkenaan.
ii. Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap partition dan
bilik pegawai.
iii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
iv. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan
seksyen/unit.

e) Ruang Kerja Terperingkat / Bilik Server
i. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja
Larangan.
ii. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu,
selesa dan selamat.
iii. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam
peraturan keselamatan).
iv. Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlu dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi
hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

f) Ruang Kaunter
i. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun
supaya kelihatan kemas.
ii. Kaunter utama mempunyai sistem maklumbalas pelanggan, direktori
pelanggan, borang/brosur berkaitan dan bahan bacaan untuk pelanggan.
iii. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
iv. Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
v. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti
dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan,
pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan).
vi. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan,
ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.
vii. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan.
viii. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan konsep mesra pelanggan.

19

g) Lantai Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut :
i. - Selamat dan tidak licin,
- Tiada kekotoran atau sampah-sarap
ii. - Tidak berlubang/pecah atau rosak dan
iii. - Tong sampah disediakan.
Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi.
Inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan
direncanakan dengan segera, jika ada.

h) Dinding / Partition Pegawai / Bilik Pegawai
i. Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
ii. Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej
korporat.
iii. Tanda nama dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-
masing termasuk bilik pegawai.
iv. Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.
v. Satu sudut mini di partition atau bilik pegawai dibenarkan untuk hiasan
peribadi.
vi. Ruangan pantri di partition atau bilik pegawai tidak dibenarkan.
vii. Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan di
partition atau bilik pegawai.
viii. Senarai aset alih kerajaan (Kew-PA 7) dipaparkan di partition atau bilik
pegawai.

i) Siling Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik.
i. Label dan penunjuk arah yang bersesuaian disediakan.
ii. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan
iii. segera perlu diambil.

j) Lampu dan soket
i. Pelan lampu/suis dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami.
ii. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik.
iii. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik.
iv. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif/tindakan proaktif untuk pembaikan
segera perlu diambil.

k) Meja Memastikan meja kerja keams dan peralatan disusun dengan baik.
i. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

ii.

20

l) Laci (Meja / Almari)
i. Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas.
ii. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci, penggunaan ruang
laci boleh seperti berikut:
 Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya
kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
 Laci tengah dilabelkan DOKUMEN dan diguna bagi menempatkan
dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.
 Laci bawah dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan
alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan
lain-lain.
iii. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci, penggunaan ruang
laci boleh seperti berikut:
 Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan penggunaannya
kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.
 Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi menempatkan
alatan/barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan
lain-lain.
iv. Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut: Bilangan
laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3, maka keutamaan penyimpanan ialah
kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel sebagai
ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen rasmi (dilabel sebagai
DOKUMEN).
v. Meja gunasama di bilik tertentu seperti bilik pemandu, atas faktor
keselamatan dibenarkan untuk menggunakan laci bagi menyimpan barang
peribadi dan semua laci yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan
sebagai PERIBADI.
vi. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam
laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang bersesuaian dan disusun
kemas.
vii. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang
berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.
viii. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan
kemas, tersusun dan bersih.

m) Kerusi Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
i. digunakan.
Kot/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari
ii. tidak disediakan).
Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang,
iii. selesa dan bersih.

21

n) Peti Sejuk
i. Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan yang baik.
ii. Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada dalam
keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk.

o) Komputer dan Pencetak
i. Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak
berhabuk dan sedia untuk diguna.
ii. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri
keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau
membelakangkan pintu masuk.
iii. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).
iv. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.

B.2 Stor Peralatan Pejabat dan Stor RNR

a) Lantai selamat dan tidak licin, tidak pecah, berlubang atau rosak.
b) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
c) Dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
d) Hiasan yang bersesuaian, tidak keterlaluan dan selaras dengan imej jabatan.
e) Tanda nama pegawai / kakitangan bertugas disediakan dan seragam mengikut unit

dan bahagian.
f) Sistem rekod inventori yang jelas dan teratur.
g) Pelan lampu dan pelan lantai bilik / ruang kerja disediakan dengan jelas dan mudah

dilihat.
h) Wayar diikat kemas dan selamat.
i) Lampu dan soket elektrik bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
j) Susunan peralatan pejabat dalam laci kemas, teratur dan mudah diambil.
k) Semua peralatan kerja dan perabot berada dalam keadaan bersih, kemas, selamat

dan tersusun.
l) Menggunakan label / tanda peralatan dan ruang yang bersesuaian.
m) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).
n) Mematuhi peraturan pengurusan stor dan aset yang berkuatkuasa.
o) Menyedia dan memaparkan etika / tatacara penggunaan dan peraturan pengambilan

barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.
p) Menyediakan senarai induk stok dan peralatan yang disimpan.
q) Menyediakan kad inventori stok dengan makluman yang sentiasa dikemaskini.
r) Menyediakan penanda aras minima paras stok/ barang dalam stor.
s) Mengamalkan system pengurusan barang / stok secara ‘First In, First Out’ FIFO atau

‘First Expired, First Out’ FEFO di mana bersesuaian.
t) Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan disimpan dalam stor.

22

B.3 Bilik Terperingkat (Bilik Keselamatan dan Bilik Server)
a) Lantai selamat dan tidak licin, tidak pecah, berlubang atau rosak.
b) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
c) Dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
d) Hiasan yang bersesuaian, tidak keterlaluan dan selaras dengan imej jabatan.
e) Tanda nama pegawai / kakitangan bertugas disediakan dan seragam mengikut unit

dan bahagian.
f) Mematuhi peraturan keselamatan yang ditetapkan.
g) Pelan lampu dan pelan lantai bilik / ruang kerja disediakan dengan jelas dan mudah

dilihat.
h) Lampu dan soket elektrik bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
i) Susunan peralatan pejabat dalam laci kemas, teratur dan mudah diambil. Wayar diikat

kemas dan selamat.
j) Semua peralatan kerja dan perabot berada dalam keadaan bersih, kemas, selamat

dan tersusun.
k) Menggunakan label / tanda peralatan dan ruang yang bersesuaian.
l) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).
m) Mematuhi peraturan Keselamatan yang berkuatkuasa.
n) Menyedia dan memaparkan etika / tatacara penggunaan bilik terperingkat yang jelas.

23

KOMPONEN C : RUANG KERJA UMUM

C.1 Kaunter Utama

a) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
b) Dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
c) Hiasan yang bersesuaian, tidak keterlaluan dan selaras dengan imej jabatan.
d) Tanda nama pegawai / kakitangan bertugas di kaunter disediakan.
e) Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:

i. Sistem/borang maklumbalas pelanggan
ii. Direktori Pegawai
iii. Borang-borang/brosur berkaitan
iv. Bahan bacaan untuk pelanggan
g) Melaksanakan pengurusan sistem maklum balas pelanggan yang cekap dan
menyediakan perkhidmatan yang mesra.
h) Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang berkaitan yang terkini.
i) Pelan lampu yang bersesuaian disediakan dengan jelas dan lampu dan soket elektrik
bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
j) Susunan peralatan pejabat dalam laci kemas, teratur dan mudah diambil. Wayar diikat
kemas dan selamat.
k) Semua peralatan kerja dan perabot berada dalam keadaan bersih, kemas, selamat
dan tersusun.
l) Menggunakan label / tanda peralatan dan ruang yang bersesuaian.
m) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).

C.2 Ruang Menunggu (Holding Room)

a) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
b) Dinding berkaca dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
c) Hiasan yang bersesuaian, tidak keterlaluan dan selaras dengan imej jabatan.
d) Menyedia dan memastikan sofa / tempat duduk dan bahan bacaan pelanggan dalam

keadaan baik, selamat dan selesa untuk digunakan.
e) Mempamerkan maklumat korporat Kolej Matrikulasi Sarawak yang terkini seperti Visi,

Misi, Maklumat Pengurusan Atasan dan Piagam Pelanggan.
f) Menyediakan perkhidmatan yang mesra.
g) Pelan lampu yang bersesuaian disediakan dengan jelas.
h) Lampu dan soket elektrik bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
i) Susunan peralatan pejabat dalam laci kemas, teratur dan mudah diambil. Wayar diikat

kemas dan selamat.
j) Semua peralatan kerja dan perabot berada dalam keadaan bersih, kemas, selamat

dan tersusun.
k) Menggunakan label / tanda peralatan dan ruang yang bersesuaian.
l) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).

24

m) Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:
i. Buku Kedatangan Pelawat
ii. Direktori pegawai
iii. Sudut Informasi untuk pelanggan
iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

C.3 Laluan Utama/Koridor/Tangga

a) Lantai selamat dan tidak licin, tidak pecah, berlubang atau rosak.
b) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
c) Memastikan susunan peralatan dan hiasan yang bersesuaian kemas sepanjang

laluan.
d) Tiada halangan di semua laluan/pintu kecemasan.
e) Pencahayaan/lampu mencukupi dan dalam keadaan baik.

C.4 Bilik Mesyuarat

a) Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik.
b) Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak

digunakan.
c) Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.
d) Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat.

Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board).
e) Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan memerlukan

penyelenggaraan secara berkala (contoh: gambar, maklumat pencapaian Kolej
Matrikulasi Sarawak, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kolej
Matrikulasi Sarawak dan lain-lain).
f) Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.
g) Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply
ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat
h) Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
i) Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang
bersesuaian.
j) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)
k) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).

C.5 Perpustakaan

a) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
b) Dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
c) Hiasan yang bersesuaian, tidak keterlaluan dan selaras dengan imej jabatan.
d) Pelan lampu dan pelan lantai yang bersesuaian disediakan.

25

e) Lampu dan soket elektrik bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
f) Susunan peralatan pejabat dalam laci kemas, teratur dan mudah diambil.
g) Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan

pelanggan.
h) Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

C.6 Surau/Bilik Solat

a) Memastikan ruang solat bersih, teratur kemas, selesa dan tidak berbau.
b) Memastikan barang-barang / peralatan seperti telekung, sejadah dalam keadaan baik,

boleh digunakan dan dalam keadaan bersih.
c) Menyediakan kemudahan seperti tanda arah kiblat, rak menyimpan Al-Quran dan

bahan bacaan, tempat letak/rak kasut dan selipar.
d) Memastikan Al-Quran /bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.
e) Memastikan tempat wudhu’ bersih (jika ada).

C.7 Pantri

a) Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang
serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.

b) Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak
menyenangkan.

c) Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.
d) Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah

digunakan.
e) Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.
f) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan

kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)
g) Semua peralatan dan perabot berada dalam keadaan bersih, kemas, selamat dan

tersusun

C.8 Tandas

a) Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.
b) Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas: Bekas

sampah Sanitary bin (untuk bilik air wanita) Pewangi Cecair pencuci Kertas tisu
c) Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama.
d) Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang.
e) Semua lampu berfungsi dengan baik.
f) Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, dan bersih.
g) Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat.
h) Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi

dengan sempurna.

26

i) Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna.
j) Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering
k) Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun
l) Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan
m) Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang menyenangkan
n) Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik
o) Jika tempat mengambil wuduk turut disediakan, pastikan ianya sentiasa bersih dan

semua paip air berfungsi dengan baik
p) Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan yang bersih, baik dan

berfungsi sepenuhnya (jika ada).
q) Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu bilik

air.
r) Tandatangan pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan kerja

pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.
s) Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan

kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi)
t) Menyediakan dan memaparkan etika / tatacara penggunaan peralatan dan bilik

gunasama yang jelas.

27

KOMPONEN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN

D.1 Pelan Tindakan Kecemasan Jabatan

a) Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi perkara berikut hendaklah
disediakan:
i. Arahan Keselamatan
ii. Latihan Pengosongan Bangunan (fire-drill)
iii. Tanda amaran di lokasi merbahaya
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
v. Tanda arah laluan kecemasan

b) Lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan di
semua lokasi yang bersesuaian.

c) Tempat berkumpul (assembly point) disediakan dan ditanda.

D.2 Pendawaian/Kabel

a) Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/ peralatan dalam keadaan kemas,
teratur dan selamat.

b) Wayar dan plag hendaklah dilabel mengikut kesesuaian penggunaan peralatan
elektrik.

D.3 Peralatan Pencegahan Kebakaran

a) Alat pemadam api hendaklah diselenggara secara berkala, mempunyai tatacara
penggunaan, berkeadaan bersih dan selamat serta diletakkan di tempat yang sesuai
dan mudah dicapai.

b) Gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.
c) Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

D.4 Laluan/Tangga Kecemasan

a) Pintu rintangan api hendaklah sentiasa ditutup.
b) Tanda arah KELUAR hendaklah dipaparkan dengan jelas.
c) Sila pastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.

D.5 Kunci

a) Anak kunci hendaklah dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.
b) Anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.
c) Pegawai bertanggungjawab hendaklah memastikan anak kunci disimpan dengan

selamat.
d) Buku log peminjaman kunci hendaklah disediakan dan dikemaskini.

28

KOMPONEN E2 : KAWASAN PERSEKITARAN

Kawasan Persekitaran Jabatan
a) Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU hendaklah

disediakan.
b) Tanda garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan.
c) Tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.
d) Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
e) Lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
f) Jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.
g) Tanaman/pokok hendaklah dijaga dengan rapi dan tiada pokok rosak/mati di sekitar

kawasan.
h) Kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.
i) Tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan
j) Kawasan/tong pengumpulan sampah dalam keadaan bersih, tidak berbau dan

diuruskan dengan baik.
k) Laluan ke pintu masuk tidak terhalang.
l) Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat.

29

KOMPONEN F : KHUSUS

F.1 Dewan Kuliah/Bilik Tutorial/Bilik Perbincangan/Bilik Bacaan

a) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
b) Dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
c) Hiasan yang bersesuaian, tidak keterlaluan dan selaras dengan imej jabatan.
d) Pelan lampu dan pelan lantai yang bersesuaian disediakan.
e) Lampu dan soket elektrik bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
f) Memastikan papan putih bersih dan selamat digunakan.
g) Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan

berada dalam keadaan baik.
h) Memastikan semua cermin tingkap bersih serta selamat digunakan.
i) Memastikan info (jika ada) yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.
j) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).
k) Menyedia dan memaparkan etika / tatacara penggunaan peralatan dan dewan/bilik

yang jelas.

F.2 Bilik Gunasama (Makmal Sains/Makmal Komputer)

a) Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
b) Tong sampah disediakan mengikut keperluan.
c) Pelan lampu dan pelan lantai yang bersesuaian disediakan.
l) Lampu dan soket elektrik bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.
m) Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan

berada dalam keadaan baik.
n) Memastikan info (jika ada) yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.
d) Mematuhi garis panduan keselamatan penggunaan makmal dan peralatan makmal

yang berkuatkuasa (jika ada).
e) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap disediakan (jika berkaitan).
f) Menyedia dan memaparkan etika / tatacara penggunaan peralatan dan bilik

gunasama yang jelas.

F.3 Asrama

a) Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat.
b) Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan

berada dalam keadaan baik.
c) Memastikan susunan perabot kemas.
d) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) yang lengkap dipaparkan.

30

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN EKSA
KOLEJ MATRIKULASI SARAWAK

TATACARA AUDIT DALAM EKSA

Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit
 Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik

juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi.
 Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan

menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.
Langkah 2: Latihan Audit EKSA

Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit
dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.
Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA
Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh
Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit
 Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan
audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
 Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/ agensi.

KRITERIA PENGAUDITAN

Mengikut panduan yang dikeluarkan oleh juruaudit EKSA MAMPU (rujuk Lampiran 1).

31

PENUTUP

Warga Kolej Matrikulasi Sarawak haruslah menjadikan EKSA sebagai usaha untuk
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat yang dapat
meningkatkan produktiviti kerja. EKSA hendaklah diterapkan agar menjadi sebahagian
daripada budaya kerja cemerlang dan terus menyumbang kepada peningkatan kualiti

penyampaian perkhidmatan dan peningkatan imej Kolej Matrikulasi Sarawak.

32

KRITERIA PENGAUDITAN

33

Komponen Generik KOMPO

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1
A1) Dasar EKSA
Garis panduan
Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA tidak disediakan
1 agensi.

2 Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta Dasar dan Garis
memastikan semua warga kerja memahaminya. Panduan EKSA
tidak disebarkan

3 Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh semua EKSA tidak
warga agensi. diamalkan dan
dipatuhi oleh
warga agensi

Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA

disusun dengan teratur dan sentiasa dikemas kini termasuk

perkara yang berikut: Dokumentasi tidak

4 i. Minit mesyuarat teratur dan tidak

ii. Surat lantikan Jawatankuasa dikemas kini

iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti Tiada
5 ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh keseragaman

agensi.

Lampiran 1

ONEN A

234 5 MARKAH

Garis panduan Garis panduan
disediakan disediakan kepada
kepada
sebahagian semua warga
agensi
warga agensi
Dasar dan Dasar dan Garis
Panduan EKSA
Garis Panduan
EKSA disebar disebar dan
dan difahami difahami oleh
semua warga
oleh
sebahagian EKSA diamalkan
dan dipatuhi oleh
warga
semua warga
EKSA agensi
diamalkan dan
dipatuhi oleh

sebahagian
warga agensi

Sebahagian Semua
dokumentasi dokumentasi
teratur dan teratur dan
dikemas kini dikemas kini

Keseragaman Keseragaman
pada pada keseluruhan

sebahagian agensi
agensi

34

a) Menyediakan dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat

yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi

perkara seperti yang berikut:

i. Dasar EKSA agensi

ii. Carta organisasi Sudut EKSA tidak
iii. Gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS disediakan
iv. Pelan lantai

v. Carta Perbatuan semasa

6 vi. Informasi/hebahan

vii. Tarikh kemas kini sudut EKSA

b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan Tidak terkini dan
sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik. tidak berada

dalam keadaan
baik

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA

yang terdiri sekurang-kurangnya tiga Jawatankuasa seperti Jawatankuasa

yang berikut: Pelaksana tidak

i. Jawatankuasa Latihan dibentuk dan tidak

ii. Jawatankuasa Promosi dilantik

7 iii. Jawatankuasa Audit

b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk
pelaksanaan EKSA.

Fasilitator tidak
dilantik

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara Program/aktiviti
berkala seperti yang berikut: EKSA tidak
8 i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit dirancang dan
iii. Melaksana program pengayaan ilmu dilaksanakan

Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA Sudut EKSA
disediakan disediakan mengandungi mengandungi
tetapi hanya tetapi hanya semua perkara semua perkara
mengandungi mengandungi seperti dicadang
dua perkara tiga hingga seperti serta dipaparkan
empat perkara dicadangkan secara kreatif dan
seperti
dicadangkan seperti inovatif
dicadangkan

Sebahagian Terkini dan berada
sahaja yang dalam keadaan
terkini dan baik
dalam keadaan

baik

Jawatankuasa Jawatankuasa
Pelaksana Pelaksana

dibentuk dan dibentuk dan
dilantik tetapi dilantik serta
mempunyai semua
hanya jawatankuasa
mempunyai yang disyorkan
satu hingga
Fasilitator telah
dua dilantik dan terlatih
jawatankuasa
yang disyorkan Program/aktiviti
EKSA dirancang
Fasilitator dan dilaksanakan
dilantik tapi
tidak terlatih

Program/aktiviti
EKSA

dirancang
tetapi tidak
dilaksanakan

35

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

Pengurusan

9 Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat atasan bukan
EKSA. penaung/penasiha

t EKSA

10 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti Program tidak
program kesedaran/pendedahan dan lawatan. dilaksanakan

11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA Aktiviti EKSA tidak
dalam mesyuarat pengurusan. dibentang dan

dilaporkan dalam
mesyuarat
pengurusan

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

12 Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan Audit Dalam tidak
sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain dilaksanakan
sekurang-kurangnya dua kali setahun.

13 Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman Hasil/laporan Audit
dan tindakan susulan warga agensi. Dalam tidak
disebarkan

Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU Laporan Penilaian
14 selepas setahun menerima pensijilan Kendiri tidak
dikemukakan
(hanya untuk pensijilan semula)
kepada MAMPU

A5) Pengiktirafan

Mempunyai Mempunyai Mempunyai Pengurusan
program program program atasan sebagai
penaung/penasiha
kesedaran/ kesedaran/ kesedaran/
pendedahan pendedahan pendedahan t EKSA
yang kurang
yang aktif yang aktif Mempunyai
aktif tanpa dengan program
sebahagiannya
penglibatan melibatkan kesedaran/
pengurusan pengurusan pendedahan yang
atasan
atasan aktif dengan
penglibatan
Sebahagian pengurusan
aktiviti EKSA
dibentang dan atasan
sepenuhnya
dilaporkan
dalam Semua aktiviti
EKSA dibentang
mesyuarat dan dilaporkan
pengurusan dalam mesyuarat

pengurusan

Audit Dalam Audit Dalam
dilaksanakan dilaksanakan
sekali dalam mengikut jadual

satu tahun Hasil/laporan Audit
Dalam disebarkan
Hasil/laporan
Audit Dalam kepada semua
disebarkan warga

kepada
sebahagian

warga

Laporan Penilaian Audit Pensijilan
Kendiri Semula

dikemukakan
kepada MAMPU

36

Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat Program
agensi seperti contoh anugerah seperti yang berikut : pengiktirafan tidak
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik dilaksanakan
15 iii. Bahagian Terbaik
iv. Ruang Kerja Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil kreativiti terbaik
vii. Anugerah Go Green terbaik

16 Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada di Tiada
peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain. pengiktirafan
diterima/tidak
ditanda aras oleh
agensi lain

17 Menyebarkan dan mempamerkan maklumat mengenai Program
program pengiktirafan kepada semua warga agensi. pengiktirafan tidak

disebarkan

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18 Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh Program inovasi/
meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga. Best Practice tidak

dilaksanakan

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh Program kreativiti
yang berikut: dan inovasi tidak
i. Kreativiti mengguna barangan terpakai
19 ii. Barang terpakai untuk hiasan dilaksanakan
iii. Hiasan/kegunaan EKSA

A7) Tindakan Penjimatan/Go Green

Satu hingga Sekurang- Empat program Lima atau lebih
dua program kurangnya tiga pengiktirafan program
pengiktirafan dilaksanakan
dilaksanakan program pengiktirafan
pengiktirafan dilaksanakan
dilaksanakan

Menerima Menerima
pengiktirafan pengiktirafan dan
tetapi tidak ditanda aras oleh
ditanda aras
oleh agensi lain agensi lain

Program Program
pengiktirafan pengiktirafan
disebarkan dan disebarkan dan
dipamerkan dipamerkan
kepada semua
kepada
sebahagian warga

warga

Program inovasi/
Best Practice
dilaksanakan

Program kreativiti
dan inovasi
dilaksanakan

37

a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara

menyeluruh seperti contoh berikut:

i. Notis/arahan penjimatan tenaga Tidak

ii. Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga (save energy) melaksanakan

iii. Penetapan suhu optimum program

iv. Penjimatan kertas penjimatan tenaga

v. Penjimatan air

vi. Kempen hijau

Tiada

b) Melaksanakan program kitar semula pada peringkat program/usaha

20 agensi. kitar semula
dilaksanakan.

c) Menyediakan analisis penjimatan, contohnya: Tiada analisis
i. Kos penjimatan
ii. Masa disediakan
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang

JUMLAH SKOR (KOMPON

Jumlah Markah : /120X 100% = %
(Jumlah Markah Diperoleh Dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh bagi Semua Kriteria yang B

Melaksana Melaksana
sekurang- sekurang-
kurangnya dua kurangnya tiga
program program
penjimatan penjimatan tenaga

tenaga Program/usaha
kitar semula
dilaksanakan

Analisis
penjimatan
disediakan

NEN A) Salah Satu
Berkaitan X 100%)

JKP
Kedua-Dua
Zon

38

RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT KOMPO

FIZIKAL 1

B1) Lantai Tidak bersih
Tiada program
Memastikan lantai memenuhi kriteria yang berikut: pemantauan
i. Selamat dan tidak licin
1 ii. Tiada kekotoran/sampah di lantai
iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan

2 Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual
pembersihan dipatuhi.

B2) Dinding dan Siling

3 Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan Dinding kotor dan

dalam keadaan baik. rosak

4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan Hiasan
imej korporat. keterlaluan dan
tidak bersesuaian

B3) Lampu dan Soket

5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam Ada lampu yang
keadaan baik. rosak

6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik. Soket elektrik
tidak berfungsi

ONEN B

2 3 4 5 MARKAH

Bersih dan Bersih dan Bersih dan Bersih dan
memenuhi satu memenuhi dua memenuhi tiga memenuhi
semua kriteria
kriteria kriteria kriteria
Menyediakan
Menyediakan program
program
pemantauan
pemantauan dan dipatuhi
tetapi tidak

dipatuhi

Dinding dalam Dinding dalam
keadaan baik keadaan baik

tetapi tidak dan bersih
bersih
Hiasan Hiasan
bersesuaian
sederhana dan selaras
tetapi tidak dengan imej
selaras dengan
imej korporat korporat

Semua lampu Semua lampu
berfungsi bersih,

Sebahagian berfungsi dan
soket elektrik dalam keadaan
berfungsi dan
dalam keadaan baik

baik Semua soket
elektrik

berfungsi dan
dalam keadaan

baik

39

KEPERLUAN UMUM

B4) Susun Atur Peralatan

7 Menyeragamkan susunan laci meja/kekaki boleh gerak Susunan laci
(mobile pedestal). meja/ kekaki
boleh gerak
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam (mobile pedestal)
keadaan teratur dan kemas: tidak seragam
i. Komputer
8 ii. Dulang (Tray)Keluar/Masuk Semua peralatan
iii. Fail tidak teratur dan
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci tidak kemas

B5) Keadaan Peralatan

Alat tulis tidak

9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ disusun dengan
dulang (tray)/dalam laci. kemas dan

teratur

Semua peralatan

10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh tidak dalam
digunakan. keadaan baik dan

tidak boleh

digunakan

11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang Tiada tanda/label
disimpan dalam ruang tertentu/laci. bagi barang yang

disimpan

12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih Semua peralatan
dan kemas. berdebu, tidak
bersih dan tidak
kemas

Sebahagian Semua susunan
susunan laci laci meja/
meja/ kekaki
boleh gerak kekaki boleh
gerak (mobile
(mobile
pedestal) pedestal)
seragam seragam

Sebahagian Semua
peralatan peralatan
teratur dan teratur dan
kemas
kemas
Sebahagian alat
tulis disusun Semua alat tulis
disusun dengan
dengan kemas
dan teratur kemas dan
Sebahagian teratur
Semua
peralatan dalam
keadaan baik peralatan dalam
dan boleh keadaan baik
digunakan dan boleh
Sebahagian digunakan
barang yang
disimpan Semua barang
bertanda/ yang disimpan
berlabel bertanda/berlab
Sebahagian
peralatan el
berdebu, tidak
Semua
bersih dan tidak peralatan tidak
kemas berdebu, bersih

dan kemas

40