คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 249 หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือให้ทำ หนังสือยืนยันตามไปทันที การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุ สื่อสารวิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน ข้อ ๓๐ หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง ๑ ฉบับ และให้มีสำเนา เก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลง ลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ ข้อ ๓๑ หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วยโดย ปกติให้ส่งสำเนาไปให้ทราบโดยทำเป็นหนังสือประทับตรา สำเนาหนังสือตามวรรคหนึ่งให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้ข้าราชการพลเรือนหรือ พนักงานส่วนท้องถิ่นประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชำนาญงาน ขึ้นไป หรือเจ้าหน้าที่ ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า หรือพนักงานราชการ ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนาหนังสือนั้น ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อม ทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปีที่รับรอง ไว้ที่ขอบล่างของหนังสือ[๘] ข้อ ๓๒ หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่ม รหัสตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด เมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องนั้นจะต้องให้หน่วยงาน หรือบุคคลในบังคับบัญชา ในระดับต่าง ๆ ได้รับทราบด้วย ก็ให้มีหน้าที่จัดทำสำเนา หรือจัดส่งให้หน่วยงาน หรือบุคคลเหล่านั้นโดยเร็ว ข้อ ๓๓ สรรพนามที่ใช้ในหนังสือ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของหนังสือ และผู้รับหนังสือตามภาคผนวก ๒ ข้อ ๓๔ หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ หนังสือที่เป็นภาษาอังกฤษ ให้ทำตามแบบที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๔ สำหรับหนังสือที่เป็นภาษาอื่นๆ ซึ่งมิใช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไปตามประเพณีนิยม หมวด ๒ การรับและส่งหนังสือ ส่วนที่ ๑ การรับหนังสือ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 250 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ข้อ ๓๕[๙] หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสาร บรรณกลางปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้ การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความ ปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ข้อ ๓๖ จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง และให้ผู้ เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อ ดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วจึงดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป ข้อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ ๑๒ ท้ายระเบียบ ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือโดย กรอกรายละเอียดดังนี้ ๓๗.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน ๓๗.๒ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่รับหนังสือ ๓๗.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ ข้อ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่ ๑๓ ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน ๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปี ปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ ๓๘.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา ๓๘.๔ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือที่รับเข้ามา ๓๘.๕ จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ตำแหน่ง ๓๘.๖ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ ไม่มีตำแหน่ง ๓๘.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๓๘.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๓๘.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ข้อ ๓๙ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการตามวรรคหนึ่งจะ ส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือตามข้อ ๔๘ หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานใน ทะเบียนรับหนังสือก็ได้
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 251 การดำเนินการตามขั้นตอนนี้ จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่ ให้เป็นไปตามที่หัวหน้า ส่วนราชการกำหนด ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดำเนินเรื่องในหน่วยงานนั้นเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้วให้ ลงทะเบียนว่าได้ส่งออกไปโดยหนังสือที่เท่าใด วัน เดือน ปีใด ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงานสาร บรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม ส่วนที่ ๒ การส่งหนังสือ ข้อ ๔๑[๑๐] หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้ การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความ ปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ข้อ ๔๒ ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก ข้อ ๔๓ เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ๔๓.๑ ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่ ๑๔ ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ลงทะเบียน ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปี ปฏิทิน ๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องในหนังสือที่ จะส่งออก ถ้าไม่มีที่ดังกล่าว ช่องนี้จะว่าง ๔๓.๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก ๔๓.๑.๕ จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ตำแหน่ง ๔๓.๑.๖ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ ไม่มีตำแหน่ง ๔๓.๑.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๔๓.๑.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๔๓.๒ ลงเลขที่ และวัน เดือน ปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับให้ตรง กับเลขทะเบียนส่ง และวัน เดือน ปีในทะเบียนหนังสือส่งตามข้อ ๔๓.๑.๒ และข้อ ๔๓.๑.๔
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 252 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ข้อ ๔๔ ก่อนบรรจุซอง ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของ หนังสือตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง แล้วปิดผนึก หนังสือที่ไม่มีความสำคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว เย็บด้วยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง ข้อ ๔๕ การจ่าหน้าซอง ให้ปฏิบัติตามแบบที่ ๑๕ ท้ายระเบียบ สำหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ให้ปฏิบัติตามข้อ ๒๘ ในกรณีไม่ใช้สมุดส่งหนังสือ ให้มีใบรับหนังสือตามข้อ ๔๙ แนบติดซองไปด้วย ข้อ ๔๖ การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการที่ การสื่อสารแห่งประเทศไทยกำหนด การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับ ลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ ข้อ ๔๗ หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่า หนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด วัน เดือน ปีใด ข้อ ๔๘ สมุดส่งหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๖ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๘.๑ เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง ๔๘.๒ จาก ให้ลงตำแหน่ง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่เป็นเจ้าของหนังสือ ๔๘.๓ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ ไม่มีตำแหน่ง ๔๘.๔ หน่วยรับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่รับหนังสือ ๔๘.๕ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้ ๔๘.๖ วันและเวลา ให้ผู้รับหนังสือลงวัน เดือน ปี และเวลาที่รับหนังสือ ๔๘.๗ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ข้อ ๔๙ ใบรับหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๗ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๙.๑ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น ๔๙.๒ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ ไม่มีตำแหน่ง ๔๙.๓ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๔๙.๔ รับวันที่ ให้ผู้รับหนังสือลงวัน เดือน ปีที่รับหนังสือ ๔๙.๕ เวลา ให้ผู้รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ ๔๙.๖ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 253 ส่วนที่ ๓ บทเบ็ดเตล็ด ข้อ ๕๐ เพื่อให้การรับและส่งหนังสือดำเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว ส่วนราชการ จะกำหนดหน้าที่ของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว้ด้วยก็ได้ ทั้งนี้ ให้มีการสำรวจทะเบียนหนังสือรับ เป็นประจำว่าหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใด และให้มีการติดตามเรื่องด้วยในการนี้ ส่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดให้มีบัตรตรวจค้นสำหรับหนังสือรับและหนังสือส่งเพื่อความสะดวกในการ ค้นหาก็ได้ตามความเหมาะสม ข้อ ๕๑ บัตรตรวจค้น ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๘ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๑.๑ เรื่อง รหัส ให้ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมู่ของหนังสือ ๕๑.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ ๕๑.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือ ๕๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปี ของหนังสือ ๕๑.๕ รายการ ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือเพื่อให้ทราบว่า หนังสือนั้นมาจากที่ใดเรื่องอะไร ๕๑.๖ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือนั้นเพื่อให้ทราบว่าส่งไปที่ใดเมื่อใด หมวด ๓ การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ ส่วนที่ ๑ การเก็บรักษา ข้อ ๕๒ การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความ รับผิดชอบของเจ้าของเรื่องโดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มี อะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้ ๕๔.๑ จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ สำเนาคู่ฉบับสำหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ เก็บไว้อย่างละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๔.๑.๑ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 254 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ๕๔.๑.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๔.๑.๔ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ตลอดไป ให้ลงคำว่า ห้ามทำลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บ ไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น ๆ กำหนด ข้อ ๕๕ เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บ หนังสือปฏิบัติดังนี้ ๕๕.๑ ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรก ของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา ๕๕.๑.๑ หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคำว่า ห้ามทำลายด้วยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลา ให้ประทับตราคำว่า เก็บถึงพ.ศ. .... ด้วยหมึก สีน้ำเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ ๒๐ ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๕๕.๒.๑ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ ๕๕.๒.๒ วันเก็บ ให้ลงวัน เดือน ปีที่นำหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๕.๒.๔ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๕.๒.๕ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๕๕.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๕๕.๒.๗ กำหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กำหนดในตรากำหนดเก็บ หนังสือตามข้อ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ข้อ ๕๖ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่ จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามข้อ ๕๔ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องใช้ใน การตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ ๕๔ และข้อ ๕๕ โดยอนุโลม ข้อ ๕๗[๑๑] อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ ๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความ ปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 255 ๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ หนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและ ระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น ๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด ๕๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี ๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินรวมถึงหนังสือหรือเอกสาร เกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่ง การก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินเพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถ นำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้วเมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้ว ไม่มีปัญหา และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕ ปี แล้วแต่กรณี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง ข้อ ๕๘[๑๒] ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี นับจากวันที่ได้จัดทำ ขึ้นที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติกรม ศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้ ๕๘.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความ ปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ ๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น ๕๘.๓ หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้นให้จัดทำบัญชีหนังสือ ครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ข้อ ๕๙[๑๓] บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง อย่าง น้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ ๕๙.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ จัดทำบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี ๕๙.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี ๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 256 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ๕๙.๑.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๕๙.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป เรื่องย่อ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้มอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัว บรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับมอบ ๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเองประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่จัดทำบัญชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี ๕๙.๒.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี ๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี ๕๙.๒.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง ๕๙.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๕๙.๒.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๕๙.๒.๙ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ข้อ ๖๐ หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญ และประสงค์จะฝากให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้ ๖๐.๑ จัดทำบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนา คู่ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี ๖๐.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี ๖๐.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี ๖๐.๑.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ ๖๐.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๖๐.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 257 ๖๐.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๖๐.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๖๐.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป เรื่องย่อ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี) ๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจง พร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้ฝาก ๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัว บรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับฝาก ๖๐.๒ ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้กองจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้วให้ลง นามในบัญชีฝากหนังสือ แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน หนังสือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วน ราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน ให้ทำได้โดยจัดทำหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง เมื่อถึงกำหนดการทำลายแล้ว ให้ส่วนราชการผู้ฝากดำเนินการตามข้อ ๖๖ ข้อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ ทุกโอกาส หากชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทนถ้าชำรุด เสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียน เก็บด้วย ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงเอกสาร สิทธิก็ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน ส่วนที่ ๒ การยืม ข้อ ๖๒ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้ ๖๒.๑ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด ๖๒.๒ ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืม หนังสือและให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลำดับวัน เดือน ปีไว้เพื่อติดตามทวงถาม ส่วนบัตรยืม หนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป ๖๒.๓ การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วน ราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า ส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 258 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ข้อ ๖๓ บัตรยืมหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๔ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๓.๑ รายการ ให้ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร้อมด้วยรหัสของหนังสือนั้น ๖๓.๒ ผู้ยืม ให้ลงชื่อบุคคล ตำแหน่ง หรือส่วนราชการที่ยืมหนังสือนั้น ๖๓.๓ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล็บชื่อกำกับพร้อมด้วยตำแหน่งในบรรทัดถัดไป ๖๓.๔ วันยืม ให้ลงวัน เดือน ปีที่ยืมหนังสือนั้น ๖๓.๕ กำหนดส่งคืน ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือนั้นคืน ๖๓.๖ ผู้ส่งคืน ให้ผู้ส่งคืนลงลายมือชื่อ ๖๓.๗ วันส่งคืน ให้ลงวัน เดือน ปีที่ส่งหนังสือคืน ข้อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้ถือ ปฏิบัติตามข้อ ๖๒ โดยอนุโลม ข้อ ๖๕ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน ส่วนที่ ๓ การทำลาย ข้อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณา แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทำลาย ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๕ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ สำเนาคู่ฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๖.๑ ชื่อบัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี ๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี ๖๖.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี ๖๖.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี ๖๖.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ ๖๖.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ ๖๖.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ ๖๖.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ ๖๖.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ ๖๖.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ ๖๖.๑๑ การพิจารณา ให้คณะกรรมการทำลายหนังสือเป็นผู้กรอก ๖๖.๑๒ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 259 ข้อ ๖๗ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการพลเรือนหรือพนักงาน ส่วนท้องถิ่น ประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชำนาญงาน ขึ้นไป หรือเจ้าหน้าที่ของ รัฐอื่นที่เทียบเท่า[๑๔] ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคน หนึ่งทำหน้าที่ประธาน มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทำบันทึกความเห็น แย้งไว้ ข้อ ๖๘ คณะกรรมการทำลายหนังสือ มีหน้าที่ดังนี้ ๖๘.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย ๖๘.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลาย และควรจะขยาย เวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง การพิจารณาตามข้อ ๖๖.๑๑ ของ บัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากำหนดเก็บหนังสือโดยให้ประธานกรรม การ ทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข ๖๘.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย ให้กรอก เครื่องหมายกากบาท (×) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทำลาย ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข้อ ๖๙ ๖๘.๕ ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว โดยการเผาหรือวิธีอื่น ใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และเมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้ทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจ อนุมัติทราบ ข้อ ๖๙ เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ ๖๘.๔ แล้ว ให้พิจารณาสั่ง การดังนี้ ๖๙.๑ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการ ทำลายงวดต่อไป ๖๙.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทำความตกลงกับกรม ศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา ข้อ ๗๐ ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอ ทำลายแล้วแจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือทำลายทราบดังนี้ ๗๐.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้น ดำเนินการทำลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใดภายใน กำหนดเวลา ๖๐ วัน นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ให้ถือว่า กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการทำลายหนังสือได้
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 260 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ๗๐.๒ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลาการ เก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ และให้ส่วนราชการนั้นๆ ทำการแก้ไข ตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตาม เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วม ตรวจสอบหนังสือของส่วนราชการนั้นก็ได้ หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง ข้อ ๗๑ ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ ให้ใช้ตามแบบที่ ๒๖ ท้ายระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ ๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ๗๑ ๒ ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ข้อ ๗๒ ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ตามแบบที่ ๒๗ ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสอง วงซ้อนกันเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ระหว่างวง นอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรมหรือ จังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้โดย ให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา ข้อ ๗๓ ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนด ระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึง พ.ศ. .... หรือคำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์ ๒๔ พอยท์ ข้อ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง ๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก ๖๐ กรัมต่อตารางเมตร มี ๓ ขนาด คือ ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร × ๒๙๗ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๔๘ มิลลิเมตร × ๒๑๐ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความว่า ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร × ๗๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก ๘๐ กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี ๔ ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก ๑๒๐ กรัมต่อตารางเมตร มี ๔ ขนาด คือ ๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร × ๓๒๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร × ๒๒๙ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความว่า ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร × ๑๖๒ มิลลิเมตร
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 261 ๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร × ๒๒๐ มิลลิเมตร ข้อ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุน ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบที่ ๒๘ ท้ายระเบียบ ข้อ ๗๖ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๒ ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ตามแบบที่ ๒๙ ท้ายระเบียบ ข้อ ๗๗ ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๒ ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง ๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ให้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิดธรรมดาและ ขยายข้าง ๗๗.๒ ขนาดซี ๕ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ซอง พิเศษสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม ข้อ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือตาม แบบที่ ๑๒ ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด ๒.๕ เซนติเมตร × ๕ เซนติเมตรมีชื่อส่วน ราชการอยู่ตอนบน ข้อ ๗๙ ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้รับเข้าเป็นประจำวัน โดย เรียงลำดับลงมาตามเวลาที่ได้รับหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็น แผ่นตามแบบที่ ๑๓ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๐ ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจำวัน โดย เรียงลำดับลงมาตามเวลาที่ได้ส่งหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็น แผ่นตามแบบที่ ๑๔ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๑ สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ ใช้สำหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการส่งหนังสือ โดยให้ผู้นำส่งถือกำกับไปกับหนังสือเพื่อให้ผู้รับเซ็นรับแล้วรับกลับคืนมา ๘๑.๑ สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสำหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ มีขนาดเอ ๕ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๑๖ ท้ายระเบียบ ๘๑.๒ ใบรับหนังสือ ใช้สำหรับกำกับไปกับหนังสือที่นำส่งโดยให้ผู้รับเซ็นชื่อรับแล้วรับกลับคืน มา มีขนาดเอ ๘ พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบที่ ๑๗ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๒ บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกำกับหนังสือแต่ละรายการเพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นๆ ได้มี การดำเนินการตามลำดับขั้นตอนอย่างใด จนกระทั่งเสร็จสิ้น บัตรนี้เก็บเรียงลำดับกันเป็นชุดในที่เก็บโดยมี
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 262 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 กระดาษติดเป็นบัตรดรรชนี ซึ่งแบ่งออกเป็นตอนๆ เพื่อสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาดเอ ๕ พิมพ์สองหน้า ตาม แบบที่ ๑๘ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๓ บัญชีหนังสือส่งเก็บ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่จะส่งเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์หน้า เดียวตามแบบที่ ๑๙ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๔ ทะเบียนหนังสือเก็บ เป็นทะเบียนที่ใช้ลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สอง หน้ามีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่ม และชนิดเป็นแผ่น ตามแบบที่ ๒๐ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๕ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี ส่งมอบเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้าตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๖ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเอง เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี ซึ่งส่วนราชการนั้นมีความประสงค์จะเก็บไว้เอง มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้าตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ส่วนราชการนำฝากไว้กับกอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใช้สำหรับเป็นหลักฐานแทนหนังสือที่ให้ยืมไป มีขนาดเอ ๔ พิมพ์ หน้าเดียว ตามแบบที่ ๒๔ ท้ายระเบียบ ข้อ ๘๙ บัญชีหนังสือขอทำลาย เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ครบกำหนดเวลาการเก็บมี ลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๒๕ ท้ายระเบียบ บทเฉพาะกาล ข้อ ๙๐ แบบพิมพ์ และซอง ซึ่งมีอยู่ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ ให้ใช้ได้ต่อไปจนกว่าจะหมด ประกาศ ณ วันที่ ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ติณสูลานนท์ นายกรัฐมนตรี
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 263 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑ มิถุนายน ๒๕๔๘[๑๕] ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐[๑๖] ข้อ ๒ ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป [๑] ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๒๒/ตอนพิเศษ ๙๙ ง/หน้า ๑/๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ [๑๕] ราชกิจจานุเบกษา เล่ม ๑๒๒/ตอนพิเศษ ๙๙ ง/หน้า ๓๒/๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ [๑๖] ราชกิจจานุเบกษาเล่ม ๑๓๔/ตอนพิเศษ ๓๒๕ ง/หน้า ๕/๒๙ ธันวาคม ๒๕๖๐
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 264 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 แนวข้อสอบ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม 1. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือข้อใด ก. งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ข. การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน ค. การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ ผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ง. หนังสือราชการ ตอบ ค. 2. ข้อใด ไม่ใช่ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ก. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ ข. เอกสารที่ทางเอกชนจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ค. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ง. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตอบ ข. 3. ข้อใดถูกต้องที่สุดเกี่ยวกับ หนังสือราชการ ก. เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ข. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ค. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ง. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตอบ ก. 4. หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี คือหนังสือใด ก. หนังสือภายนอก ข. หนังสือประทับตรา ค. หนังสือสั่งการ ง. หนังสือประชาสัมพันธ์ ตอบ ก. 5. หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้ตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการ มีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ เรียกว่า ก. หนังสือภายใน ข. หนังสือภายนอก ค. หนังสือสั่งการ ง. หนังสือประทับตรา ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 265 6. หนังสือที่ใช้ประทับตรา ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับใดขึ้นไป ก. กรม ข. กอง ค. แผนก ง. สำนัก ตอบ ก. 7. บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลัก ปฏิบัติงานเป็นการประจำ คือ ก. ประกาศ ข. ข้อบังคับ ค. คำสั่ง ง. ระเบียบ ตอบ ง. 8. ข้อใดต่อไปนี้เป็น หนังสือเวียน ก. มีใจความอย่างเดียวกัน ข. หนังสือที่มีผู้รับจำนวนมาก ค. มีพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง. 9. หนังสือภาษาต่างประเทศใช้กระดาษ ชนิดใด ก. กระดาษตราครุฑ ข. กระดาษบันทึกข้อความ ค. กระดาษพิมพ์เขียว ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ก. 10. หนังสือที่รับเข้ามาจากภายนอก คือ ก. หนังสือส่ง ข. หนังสือรับ ค. หนังสือภายนอก ง. หนังสือที่รับเข้ามา ตอบ ข. 11. หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก คือ ก. หนังสือส่ง ข. หนังสือรับ ค. หนังสือภายนอก ง. หนังสือที่รับเข้ามา ตอบ ก. 12. การเก็บหนังสือแบ่งได้กี่ประเภท ก. 1 ประเภท ข. 2 ประเภท ค. 3 ประเภท ง. 4 ประเภท ตอบ ค. 13. การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่อง ก. การเก็บระหว่างปฏิบัติ ข. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ค. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ง. การเก็บไว้เพื่อปฏิบัติอีกครั้ง ตอบ ก.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 266 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 14. การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ก. การเก็บระหว่างปฏิบัติ ข. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ค. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ง. การเก็บไว้เพื่อปฏิบัติอีกครั้ง ตอบ ข. 15. การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ก. การเก็บระหว่างปฏิบัติ ข. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ค. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ง. การเก็บไว้เพื่อปฏิบัติอีกครั้ง ตอบ ค. 16. หนังสือที่ต้องการเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคำว่า....ด้วยหมึกสี ก. ห้ามทิ้ง / แดง ข. ห้ามทิ้ง / น้ำเงิน ค. ห้ามทำลาย / แดง ง. เก็บตลอดไป / แดง ตอบ ค. 17. หนังสือที่ต้องการเก็บโดยมีกำหนดเวลา ให้ประทับตราคำว่า....ด้วยหมึกสี ก. เก็บตลอดไป / แดง ข. ห้ามทิ้ง / น้ำเงิน ค. ห้ามทำลาย / แดง ง. เก็บถึง พ.ศ. ......... / น้ำเงิน ตอบ ง. 18. ตราชื่อส่วนราชการมีลักษณะเป็นวงกลมเส้นผ่านศูนย์กลางวงนอกกี่เซนติเมตร และเส้นผ่านศูนย์กลาง วงในกี่เซนติเมตร ก. 5 ซม. และ 3 ซม. ข. 4.5 ซม. และ 3.5 ซม. ค. 4.5 ซม. และ 2.5 ซม. ง. 3.5 ซม. และ 2.5 ซม. ตอบ ข. 19. มาตรฐานกระดาษโดยปกติแบ่งได้กี่ขนาด ก. 2 ขนาด ข. 3 ขนาด ค. 4 ขนาด ง. 5 ขนาด ตอบ ข. 20. ข้อบังคับใช้กระดาษแบบใด ก. กระดาษตราครุฑ ข. กระดาษบันทึกข้อความ ค. กระดาษคำสั่ง ง. กระดาษขนาด A4 ตอบ ก. 21. บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ เรียกว่า ก. ประกาศ ข. แถลงการณ์ ค. ข่าว ง. คำสั่ง ตอบ ค.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 267 22. หนังสือรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับ การรับรอง ขนาดใด ก. 1 x 2 เซนติเมตร ข. 3 x 4 เซนติเมตร ค. 4 x 5 เซนติเมตร ง. 4 x 6 เซนติเมตร ตอบ ง. 23. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มีกี่ชนิด ก. 2 ชนิด ข. 3 ชนิด ค. 4 ชนิด ง. 5 ชนิด ตอบ ค. 24. รายงานการประชุม ให้ทำการบันทึกความคิดเห็นไว้เป็นหลักฐาน ยกเว้นข้อใด ก. ผู้มาประชุม ข. ผู้ไม่มาประชุม ค. ผู้เข้าร่วมประชุม ง. มติของที่ประชุม ตอบ ข. 25. ข้อใดคือหนังสือที่ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้ ก. ด่วนมาก ข. ด่วน ค. ด่วนที่สุด ง. ด่วนในทันที ตอบ ข. 26. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่ากี่ปี ก. 1 ปี ข. 5 ปี ค. 10 ปี ง. 25 ปี ตอบ ข. 27. อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่ากี่ปี ก. 1 ปี ข. 3 ปี ค. 5 ปี ง. 10 ปี ตอบ ง. 28. ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบกี่ปี นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น ให้กองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร ก. 10 ปี ข. 15 ปี ค. 20 ปี ง. 25 ปี ตอบ ค. 29. ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มีกี่ขนาด ก. 1 ขนาด ข. 2 ขนาด ค. 3 ขนาด ง. 4 ขนาด ตอบ ข. 30. มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนักกี่กรัมต่อ ตารางเมตร ก. 20 กรัม ข. 40 กรัม ค. 60 กรัม ง. 80 กรัม ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 268 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 31. มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนักกี่กรัมต่อ ตารางเมตร ก. 20 กรัม ข. 40 กรัม ค. 60 กรัม ง. 80 กรัม ตอบ ค. 32. ตราชื่อส่วนราชการ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกันล้อมครุฑ เส้นผ่าศูนย์กลางวงในกี่เซนติเมตร ก. 2.0 เซนติเมตร ข. 3.5 เซนติเมตร ค. 4.5 เซนติเมตร ง. 5.0 เซนติเมตร ตอบ ข. 33. ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยกี่คน ก. 1 คน ข. 2 คน ค. 3 คน ง. 4 คน ตอบ ข. 34. ใครเป็นผู้รักษาการ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ก. นายกรัฐมนตรี ข. ปลัดกระทรวงมหาดไทย ค. ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี ง. รัฐมนตรีว่าการกระทรวงมหาดไทย ตอบ ค. 35. หนังสือ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 มีกี่ชนิด ก. 4 ชนิด ข. 6 ชนิด ค. 8 ชนิด ง. 10 ชนิด ตอบ ข. 36. หนังสือภายใน หนังสือภายใน ครุฑสูงขนาดเท่าใด ก. 4.5 ซม. ข. 3.0 ซม. ค. 3.5 ซม. ง. 1.5 ซม. ตอบ ง. 37. หนังสือประทับตรา ผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา ต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับใดขึ้นไป ก. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ข. หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง ค. หัวหน้าส่วนราชการระดับสำนัก ง. หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนก ตอบ ข. 38. บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้เพื่อถือเป็นหลัก ปฏิบัติงานเป็นการประจำ คือ ก. คำสั่ง ข. ระเบียบ ค. ข้อบังคับ ง. หลักเกณฑ์ ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 269 39. หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ก. แถลงการณ์ ประกาศ และข่าว ข. ประกาศ ระเบียบ และข่าว ค. ข่าว คำสั่ง แถลงการณ์ ง. คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ตอบ ก. 40. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มีกี่ชนิด ก. 3 ชนิด ข. 4 ชนิด ค. 5 ชนิด ง. 6 ชนิด ตอบ ข. 41. หนังสือที่ ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ ชนิดใด ก. ด่วน ข. ด่วนโดยเร็ว ค. ด่วนมาก ง. ด่วนที่สุด ตอบ ค. 42. ชั้นความเร็วของหนังสือ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้งกี่พอยท์ ก. 16 พอยท์ ข. 18 พอยท์ ค. 24 พอยท์ ง. 32 พอยท์ ตอบ ง. 43. สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ ก. ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ ข. ข้างท้ายขอบล่างตรงกลางของหนังสือ ค. ข้างท้ายขอบล่างใต้ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือ ง. ข้างท้ายขอบล่างด้านซ้ายของหนังสือ ตอบ ก. 44. หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วย โดยปกติให้ส่งสำเนา ไปให้ทราบโดยทำเป็น ก. หนังสือประชาสัมพันธ์ ข. หนังสือประทับตรา ค. หนังสือภายนอก ง. หนังสือภายใน ตอบ ข. 45. ข้อใดไม่ถูกต้องเกี่ยวกับ หนังสือเวียน ก. มีใจความอย่างเดียวกัน ข. หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก ค. กำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ ง. เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะ ว ท้ายเลขทะเบียนหนังสือส่ง ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 270 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 46. ขั้นตอนในการรับหนังสือข้อใดถูกต้องที่สุด ก. จัดแยกหนังสือส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง-ประทับตรารับหนังสือ-ลงทะเบียนรับหนังสือ -จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน ข. ลงทะเบียนรับหนังสือ-ประทับตรารับหนังสือ-จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน -จัดแยกหนังสือส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง ค. ประทับตรารับหนังสือ-ลงทะเบียนรับหนังสือ-จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน -จัดแยกหนังสือส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง ง. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน-ประทับตรารับหนังสือ-ลงทะเบียนรับหนังสือ -จัดแยกหนังสือส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง ตอบ ง. 47. ข้อใด ไม่ใช่การเก็บหนังสือ ก. การเก็บระหว่างปฏิบัติ ข. การเก็บระหว่างการตรวจสอบ ค. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ง. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ตอบ ข. 48. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่ากี่ปี ก. 1 ปี ข. 2 ปี ค. 3 ปี ง. 5 ปี ตอบ ง. 49. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับใดขึ้นไป ก. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ข. หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง ค. หัวหน้าส่วนราชการระดับสำนัก ง. หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนก ตอบ ง. 50. ภายในกี่วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทินให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบกำหนด อายุการเก็บในปีนั้น เพื่อเสนอขอทำลาย ก. 30 วัน ข. 45 วัน ค. 60 วัน ง. 90 วัน ตอบ ค. 51. ตราชื่อส่วนราชการ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกันเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอกกี่เซนติเมตร ก. 2.0 เซนติเมตร ข. 3.5 เซนติเมตร ค. 4.5 เซนติเมตร ง. 5.0 เซนติเมตร ตอบ ค.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 271 52. มาตรฐานกระดาษขนาด 210 มิลลิเมตร × 297 มิลลิเมตร เป็นกระดาษแบบใด ก. ขนาดเอ 0 ข. ขนาดเอ 4 ค. ขนาดเอ 5 ง. ขนาดเอ 8 ตอบ ข. 53. ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ หนังสือมีกี่ชนิด ก. 2 ชนิด ข. 3 ชนิด ค. 6 ชนิด ง. 9 ชนิด ตอบ ค. 54. หนังสือ ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน คือหนังสือตามข้อใด ก. หนังสือสั่งการ ข. หนังสือภายใน ค. หนังสือภายนอก ง. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ตอบ ข. 55. การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้องได้รับ อนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับใดขึ้นไป ก. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม ข. หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง ค. หัวหน้าส่วนราชการระดับสำนัก ง. หัวหน้าส่วนราชการระดับแผนก ตอบ ข. 56. การประทับตรารับหนังสือ ข้อใดกล่วถูกต้อง ก. มุมบนด้านขวาของหนังสือ ข. มุมบนด้านซ้ายของหนังสือ ค. มุมล่างด้านขวาของหนังสือ ง. มุมล่างด้านซ้ายของหนังสือ ตอบ ก. 57. หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษชนิดใด ก. กระดาษตราครุฑ ข. กระดาษบันทึกข้อความ ค. กระดาษของกระทรวงการต่างประเทศ ง. กระดาษตามที่ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีกำหนด ตอบ ก. 58. ชั้นความเร็วของหนังสือที่ระบุว่า ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว คือข้อใด ก. ด่วนที่สุด ข. ด่วนมาก ค. ด่วนภายใน ง. ด่วน ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 272 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 59. รายงานการประชุมไม่ต้องบันทึกสิ่งใดไว้เป็นหลักฐาน ก. ผู้มาประชุม ข. มติของที่ประชุม ค. ผู้เข้าร่วมประชุม ง. ผู้ไม่มาประชุม ตอบ ง. 60. หนังสือรับรอง ให้ใช้กระดาษชนิดใด ก. กระดาษตราครุฑ ข. กระดาษบันทึกข้อความ ค. กระดาษรับรองโดยเฉพาะ ง. กระดาษที่จัดทำตามแบบ ตอบ ก. 61. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มีกี่ชนิด ก. 3 ชนิด ข. 4 ชนิด ค. 5 ชนิด ง. 6 ชนิด ตอบ ข. 62. หนังสือประชาสัมพันธ์มีกี่ชนิด ก. 3 ชนิด ข. 4 ชนิด ค. 5 ชนิด ง. 6 ชนิด ตอบ ก. 63. บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ที่บัญญัติให้กระทำได้เรียกว่า ก. คำสั่ง ข. ระเบียบ ค. ข้อบังคับ ง. กฎหมาย ตอบ ค. 64. ข้อใดไม่สมควรใช้หนังสือประทับตรา ก. การเตือนเรื่องที่ค้าง ข. การตอบรับทราบเกี่ยวกับการเงิน ค. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ง. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ ตอบ ข. 65. ซองขนาดใดใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3 ก. ขนาดซี 4 ข. ขนาดซี 5 ค. ขนาดซี 6 ง. ขนาด DL ตอบ ง. 66. ตรารับหนังสือ มีขนาดตามข้อใด ก. ขนาด 2.0 เซนติเมตร × 4 ข. ขนาด 2.5 เซนติเมตร × 4 ค. ขนาด 2.0 เซนติเมตร × 5 ง. ขนาด 2.5 เซนติเมตร × 5 ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 273 67. กระดาษ A4 ที่ใช้กันทั่วไปในปัจจุบันมีขนาดตามข้อใด ก. ขนาด 210 มม. × 297 มม. ข. ขนาด 210 มม. × 290 มม. ค. ขนาด 200 มม. × 290 มม. ง. ขนาด 200 มม. × 295 มม. ตอบ ก. 68. ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มีกี่ขนาด ก. 1 ขนาด ข. 2 ขนาด ค. 3 ขนาด ง. 4 ขนาด ตอบ ข. 69. คณะกรรมการทำลายหนังสือโดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับใดขึ้นไป ก. ระดับปฏิบัติการ ข. ระดับปฏิบัติงาน ค. ระดับชำนาญงาน ง. ถูกทั้ง ก และ ค ตอบ ง. 70. ภายในกี่วัน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น เพื่อขอทำลาย ก. 30 วันหลังจากวัน 1 มกราคม ของปีปัจจุบัน ข. 30 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ค. 60 วันหลังจากวัน 1 มกราคม ของปีปัจจุบัน ง. 60 วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ตอบ ง. 71. ขนาดซอง 229 มิลลิเมตร × 328 มิลลิเมตร เป็นซองขนาดใด ก. ขนาดซี 4 ข. ขนาดซี 5 ค. ขนาดซี 6 ง. ขนาดDL ตอบ ก. 72. ข้อใด ไม่ใช่องค์ประกอบของ กระดาษตราครุฑ ก. ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 ข. พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำ ค. ทำเป็นครุฑดุน ง. พิมพ์ที่กึ่งกลางส่วนล่างของกระดาษ ตอบ ง. 73. ตรารับหนังสือ มีลักษณะเป็นรูปทรงแบบใด ก. สี่เหลี่ยมผืนผ้า ข. สี่เหลี่ยมจัตุรัส ค. สามเหลี่ยม ง. ทรงกระบอก ตอบ ก.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 274 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 74. ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจำวัน ใช้กระดาษขนาดเท่าใด ก. เอ 4 ข. เอ 5 ค. บี 5 ง. เอ 8 ตอบ ก. 75. ขนาดตัวครุฑนอกจากจะมีขนาดสูง 3 เซนติเมตรแล้ว ยังมีขนาดใดอีก ก. 1.0 ซม. ข. 1.5 ซม. ค. 2.0 ซม. ง. 2.5 ซม ตอบ ข. 76. หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่องกี่ฉบับ ก. 1 ฉบับ ข. 2 ฉบับ ค. 3 ฉบับ ง. 4 ฉบับ ตอบ ก. 77. ข้อใด ไม่ใช่สื่อกลางบันทึกข้อมูล ก. แถบบันทึกเสียง ข. จานแม่เหล็ก ค. เทปแม่เหล็ก ง. แผ่นบันทึกข้อมูล ตอบ ก. 78. ชั้นความเร็วของหนังสือให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้งกี่พอยท์ ก. 16 พอยท์ ข. 18 พอยท์ ค. 24 พอยท์ ง. 32 พอยท์ ตอบ ง. 79. หนังสือเวียน ให้เพิ่มรหัสตัวพยัญชนะใดหน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ก. ว ข. นว ค. หสว ง. ว/ ตอบ ก. 80. สำเนาคู่ฉบับไม่ต้องลงลายมือชื่อผู้ใด ก. ผู้ร่าง ข. ผู้ทาน ค. ผู้ตรวจ ง. ผู้พิมพ์ ตอบ ข. 81. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่ากี่ปี ก. 1 ปี ข. 5 ปี ค. 10 ปี ง. 20 ปี ตอบ ข. 82. อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่ากี่ปี ก. 1 ปี ข. 5 ปี ค. 10 ปี ง. 20 ปี ตอบ ค.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 275 83. ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 20 ปี ส่งให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ก. 31 มกราคม ของปีถัดไป ข. 31 ธันวาคม ของปีที่ลวงมา ค. 1 มกราคม ของปีถัดไป ง. 1 ธันวาคม ของปีที่ลวงมา ตอบ ก. 84. หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอกคือ ก. หนังสือสั่งการ ข. หนังสือประชาสัมพันธ์ ค. หนังสือประทับตรา ง. หนังสือภายนอก ตอบ ง. 85. หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็นกี่ประเภท ก. 3 ประเภท ข. 4 ประเภท ค. 5 ประเภท ง. 6 ประเภท ตอบ ก. 86. ส่วนราชการที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ ตราชื่อส่วนราชการอักษรโรมันให้อยู่จุดใดของตรา ก. ขอบล่าง ข. ขอบบน ค. ด้านซ้าย ง. ด้านขวา ตอบ ก. 87. ตรากำหนดเก็บหนังสือต้องมีขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์กี่พอยท์ ก. 16 พอยท์ ข. 18 พอยท์ ค. 24 พอยท์ ง. 32 พอยท์ ตอบ ค. 88. ข้อใดไม่ถูกต้องเกี่ยวกับการรักษาหนังสือ ก. ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส ข. หากชำรุดเสียหาย ต้องรีบรายงานผู้บังคับบัญชาทราบ ค. หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทน ง. ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ ตอบ ข. 89. การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ต้องปฏิบัติอย่างไร ก. ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด ข. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกองขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ค. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 276 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 90. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย ให้กรอกเครื่องหมายใดลงใน ช่องการพิจารณา ก. ถูกต้อง ข. กากบาท ค. ขีดทบ ง. ดอนจัน ตอบ ข. 91. ซองขนาด ซี 6 มีขนาดเท่าใด ก. ขนาด 229 x 324 มม. ข. ขนาด 162 x 229 มม. ค. ขนาด 114 x 162 มม. ง. ขนาด 110 x 220 มม. ตอบ ค. 92. ซองขนาด DL มีขนาดเท่าใด ก. ขนาด 229 x 324 มม. ข. ขนาด 162 x 229 มม. ค. ขนาด 114 x 162 มม. ง. ขนาด 110 x 220 มม. ตอบ ง. 93. กระดาษตราครุฑใช้กระดาษชนิดใด ก. เอ 3 ข. เอ 4 ค. เอ 5 ง. เอ 8 ตอบ ข. 94. กระดาษบันทึกข้อความใช้กระดาษชนิดใด ก. เอ 4 ข. เอ 4 และ เอ 5 ค. เอ 5 และ เอ 8 ง. เอ 8 ตอบ ข. 95. ซองหนังสือให้พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำที่มุมด้านใด ก. มุมบนด้านขวา ข. มุมบนด้ายซ้าย ค. มุมล่างด้านขวา ง. มุมล่างด้านซ้าย ตอบ ข. 96. ซองชนิดใดให้กระดาษตราครุฑพับ 2 ก. ขนาดซี 4 ข. ขนาดซี 5 ค. ขนาดซี 6 ง. ขนาดDL ตอบ ข. 97. ซองชนิดใดให้กระดาษตราครุฑพับ 3 ก. ขนาดซี 4 ข. ขนาดซี 5 ค. ขนาดซี 6 ง. ขนาดDL ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 277 98. ซองชนิดใดให้กระดาษตราครุฑพับ 4 ก. ขนาดซี 4 ข. ขนาดซี 5 ค. ขนาดซี 6 ง. ขนาด DL ตอบ ค. 99. ซองชนิดใดให้กระดาษตราครุฑแบบไม่ต้องพับ ก. ขนาดซี 4 ข. ขนาดซี 5 ค. ขนาดซี 6 ง. ขนาด DL ตอบ ก. 100. ตรารับหนังสือ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าขนาด ก. 2.5 x 4 เซนติเมตร ข. 2.5 x 5 เซนติเมตร ค. 2 x 4 เซนติเมตร ง. 3 x 5.5 เซนติเมตร ตอบ ข. 101. ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 ประกาศในราชกิจจานุเบกษาวันใด ก. 23 พฤษภาคม 2564 ข. 25 พฤษภาคม 2564 ค. 26 พฤษภาคม 2564 ง. 29 พฤษภาคม 2564 ตอบ ข. 102. กรณีที่เจ้าหน้าที่ตรวจสอบพบอีเมลขยะหรืออีเมลโฆษณา เช่น Spam mail หรือ Junk mail หรือ Hoax mail ให้ดำเนินการอย่างไร ก. ตอบกลับ ข. เปิดเอกสาร ค. ลบอีเมลนั้นทิ้งทันที ง. คลิกลิงก์ที่แนบมากับอีเมลนั้น ตอบ ค. 103. ข้อใดเป็นการตั้งชื่อไฟล์ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2564 ที่ถูกต้องที่สุด ก. ๒๕๖๔_OPM๐๙๑๓_๕๖.pdf ข. 2564_OPM0913_56.pdf ค. ๒๕๖๔/OPM๐๙๑๓/๕๖.pdf ง. 2564/OPM0913/56.pdf ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 278 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 นโยบายรัฐบาล รัฐบาลเศรษฐา จากคำแถลงนโยบาย ของคณะรัฐมนตรีเศรษฐา ทวีสิน
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 279 สรุปนโยบายเร่งด่วน รัฐบาลเศรษฐา จากคำแถลงนโยบาย ของคณะรัฐมนตรีเศรษฐา ทวีสิน วันที่ 11 กันยายน 2566 - เติมเงิน 10,000 บาท ผ่าน Digital Wallet - แก้ปัญหาหนี้สิน ทั้งในภาคเกษตรกร ภาคธุรกิจ และประชาชน - ลดภาระค่าใช้จ่ายราคาพลังงาน ค่าไฟฟ้า ค่าก๊าซหุงต้ม ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง - สร้างรายได้จากการท่องเที่ยว - การแก้ปัญหาความเห็นที่แตกต่างในเรื่องแก้รัฐธรรมนูญ พ.ศ. 2560 และไม่แก้ไขในหมวด พระมหากษัตริย์ โดยสาระสำคัญในการวางกรอบนโยบายในการบริหารและพัฒนาประเทศ ตามกรอบความเร่งด่วน แบ่งเป็นกรอบระยะสั้น รัฐบาลมีความจำเป็นที่จะต้องกระตุ้นการใช้จ่าย ให้เศรษฐกิจกลับมาเติบโตอีกครั้ง ประกอบกับการเร่งแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของประชาชนอย่างเร่งด่วน และรวดเร็ว กรอบระยะกลาง และ กรอบระยะยาว รัฐบาลจะเสริมขีดความสามารถให้กับประชาชน ผ่านการสร้างรายได้ ลดรายจ่าย สร้างโอกาส ลดความเหลื่อมล้ำและสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น ให้กับประชาชนทุกคน
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 280 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 แนวข้อสอบ ความรู้เกี่ยวกับสถานการณ์ เศรษฐกิจ การเมือง สังคมไทยและสังคมโลก 1. นโยบายเร่งด่วนของรัฐบาล ข้อแรก คือ ก. การปกป้องและเชิดชูสถาบันพระมหากษัตริย์ ข. การแก้ปัญหาหนี้สินทั้งในภาคเกษตร ภาคธุรกิจ และภาคประชาชน ค. การทำนุบำรุงศาสนา ศิลปะและวัฒนธรรม ง. การพัฒนาเศรษฐกิจและความสามารถในการแข่งขันของไทย ตอบ ข. 2. แผนใดต่อไปนี้ต้องจัดทำให้สอดคล้องกับนโยบายรัฐบาล ก. ยุทธศาสตร์ชาติ 20 ปี ข. แผนปฏิรูปประเทศ ค. แผนบริหารราชการแผ่นดิน ง. แผนปฏิบัติราชการของส่วนราชการต่าง ๆ ตอบ ง. 3. ผู้รับสนองพระบรมราชโองการโปรดเกล้าฯ คณะรัฐมนตรีตรงกับข้อใด ก. คสช. ข. นายกรัฐมนตรี ค. ประธานรัฐสภา ง. ประธานสภาผู้แทนราษฎร ตอบ ข. 4. ข้อใด ไม่ใช่จังหวัดในภาคตะวันออกที่มีนโยบายการพัฒนาระเบียงเศรษฐกิจพิเศษภาคตะวันออก (EEC) ก. ฉะเชิงเทรา ข. ชลบุรี ค. จันทบุรี ง. ระยอง ตอบ ค. 5. นายเศรษฐา ทวีสิน เป็นนายกรัฐมนตรีคนที่เท่าไหร่ ก. คนที่ 28 ข. คนที่ 29 ค. คนที่ 30 ง. คนที่ 31 ตอบ ค. 6. คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบการปรับปรุงองค์ประกอบและแต่งตั้งเพิ่มเติมคณะกรรมการปฏิรูปด้านต่าง ๆ เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน ๒๕๖๓ มีทั้งหมดกี่ด้าน ก. 7 ด้าน ข. 9 ด้าน ค. 11 ด้าน ง. 13 ด้าน ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 281 7. การปฏิรูปประเทศ จะต้องดำเนินการเพื่อบรรลุเป้าหมายใด ก. ประชาชนมีความสุข ข. สังคมมีความสงบสุข ค. ประเทศชาติมีความสงบเรียบร้อย ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง. 8. ประธานองคมนตรี คนปัจจุบันคือใคร ก. พลอากาศเอกชลิต พุกผาสุข ข. พลเอกไพบูลย์ คุ้มฉายา ค. พลเอกสุรยุทธ์ จุลานนท์ ง. พลเอกกัมปนาท รุดดิษฐ์ ตอบ ค. 9. กลุ่ม G7 หมายถึง กลุ่มใด ก. กลุ่มประเทศเกษตรกรรม ข. กลุ่มประเทศอุตสาหกรรม ค. กลุ่มประเทศผลิตยางพารา ง. กลุ่มประเทศกำลังพัฒนา ตอบ ข. 10. แผนการพัฒนาเขตเศรษฐกิจ 3 ฝ่าย (IMT - GT) ประกอบด้วยประเทศใด ก. ไทย อินโดนีเซีย มาเลเซีย ข. ไทย สิงคโปร์ มาเลเซีย ค. ไทย ลาว มาเลเซีย ง. ไทย เวียดนาม มาเลเซีย ตอบ ก. 11. ข้อใดไม่ได้อยู่ในกลุ่มประเทศสมาชิกอาเซียน +6 ก. ประเทศออสเตรเลีย ข. ประเทศอังกฤษ ค. ประเทศอินเดีย ง. ประเทศนิวซีแลนด์ ตอบ ข. 12. จำนวนรัฐมนตรีในคณะนั้นเป็นไปตามรัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทย พุทธศักราช 2560 กำหนดให้ คณะรัฐมนตรีมีรัฐมนตรีได้จำนวนเท่าใด ก. 35 คน ข. ไม่เกิน 35 คน ค. 36 คน ง. ไม่เกิน 35 คน ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 282 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 13. ศาลประเภทใดมีอำนาจพิจารณาพิพากษาความผิดทางอาญาของผู้ดำรงตำแหน่งทางการเมือง ก. ศาลยุติธรรม ข. ศาลปกครอง ค. ศาลทหาร ง. ศาลรัฐธรรมนูญ ตอบ ก. 14. หลักปรัชญาของเศรษฐกิจพอเพียง ได้น้อมนำมาใช้ในแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ตั้งแต่ฉบับที่เท่าใด ก. ฉบับที่ 5 ข. ฉบับที่ 6 ค. ฉบับที่ 7 ง. ฉบับที่ 9 ตอบ ง. 15. ยุทธศาสตร์และแนวทางการพัฒนาในแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ถูกกำหนดจากยุทธศาสตร์ กี่ด้าน ภายใต้ยุทธศาสตร์ชาติ 20 ปี ก. 6 ด้าน ข. 8 ด้าน ค. 9 ด้าน ง. 10 ด้าน ตอบ ก. 16. สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ เป็นหน่วยงานที่ทำแผนพัฒนาเศรษฐกิจ และสังคมแห่งชาติ ปัจจุบันสังกัดส่วนราชากรใด ก. สำนักนายกรัฐมนตรี ข. สำนักงานปลัดนายกรัฐมนตรี ค. กระทรวงการคลัง ง. องค์กรอิสระ ตอบ ก. 17. Thailand 4.0 กำหนดเป้าหมายครอบคลุมใน 4 มิติ การยกระดับคุณค่ามนุษย์ ด้วยการพัฒนาคนไทย สอดคล้องกับเรื่องใด ก. มนุษย์ที่สมบูรณ์ในศตวรรษที่ 20 ข. มนุษย์ที่สมบูรณ์ในศตวรรษที่ 21 ค. มนุษย์ที่สมบูรณ์ในศตวรรษที่ 22 ง. มนุษย์ที่สมบูรณ์ในศตวรรษที่ 23 ตอบ ข. 18. Thailand 4.0 เป็นโมเดลเศรษฐกิจ ข้อใดกล่าวถูกต้อง ก. ทำมาก ได้มาก ข. ทำน้อย ได้น้อย ค. ทำมาก ได้น้อย ง. ทำน้อย ได้มาก ตอบ ง. 19. Thailand 4.0 เป็นโมเดลที่ได้นำหลักใด มาเป็นแนวคิดหลักในการพัฒนาประเทศ ก. หลักทฤษฎีใหม่ ข. หลัก เข้าใจ เข้าถึง พัฒนา ค. หลักความปรองดอง สามัคคี ง. หลักปรัชญาของเศรษฐกิจพอเพียง ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 283 20. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับปัจจุบันเป็นฉบับที่เท่าไหร่ ก. ฉบับที่ 10 ข. ฉบับที่ 11 ค. ฉบับที่ 12 ง. ฉบับที่ 13 ตอบ ง. 21. ยุทธศาสตร์ชาติ 20 ปี อนาคตประเทศไทยเพื่อความ มั่นคง มั่งคั่ง ยั่งยืน จะต้องใช้ แผนพัฒนาเศรษฐกิจ และสังคมแห่งชาติ กี่ฉบับ ก. 3 ฉบับ ข. 4 ฉบับ ค. 5 ฉบับ ง. 6 ฉบับ ตอบ ข. 22. ยุทธศาสตร์ชาติ 20 ปี อนาคตประเทศไทยเพื่อความมั่นคง มั่งคั่ง ยั่งยืน จะต้องใช้ แผนพัฒนาเศรษฐกิจ และสังคมแห่งชาติ ตั้งแต่แผนใดถึงแผนใด ก. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับ ที่ 12 ถึง ฉบับที่ 14 ข. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับ ที่ 12 ถึง ฉบับที่ 15 ค. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับ ที่ 12 ถึง ฉบับที่ 16 ง. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับ ที่ 12 ถึง ฉบับที่ 17 ตอบ ข. 23. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ เป็นแผนระยะใด ก. แผนระยะสั้น ข. แผนระยะกลาง ค. แผนระยะยาว ง. แผนระยะปานกลาง ตอบ ข. 24. ข้อใดคือแนวนโยบายพื้นฐานแห่งรัฐ ตามรัฐธรรมนูญ ก. รัฐพึงส่งเสริมสัมพันธไมตรีกับนานาประเทศ ข. รัฐดำเนินการเกี่ยวกับที่ดิน ทรัพยากรน้ำและพลังงาน ค. รัฐพึงจัดให้มี และส่งเสริมการวิจัยและพัฒนา วิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง. 25. รัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทยพุทธศักราช 2560 เป็นฉบับที่เท่าไร ก. ฉบับที่ 18 ข. ฉบับที่ 19 ค. ฉบับที่ 20 ง. ฉบับที่ 21 ตอบ ค. 26. ข้อใด คือ อำนาจอธิปไตยของปวงชนชาวไทย ก. รัฐสภา คณะรัฐมนตรี และศาล ข. คณะรัฐมนตรี ศาล และองค์กรอิสระ ค. รัฐสภา คณะรัฐมนตรี และองค์กรอิสระ ง. รัฐสภา รัฐบาล และสภานิติบัญญัติแห่งชาติ ตอบ ก.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 284 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 27. การจัดให้มียุทธศาสตร์ชาติ เป็นเป้าหมายการพัฒนาประเทศที่ยั่งยืน เกี่ยวข้องกับข้อใดมากที่สุด ก. หน้าที่ของรัฐ ข. แนวนโยบายพื้นฐานแห่งรัฐ ค. หน้าที่ของรัฐและปวงชนชาวไทย ง. หน้าที่ของ คณะรัฐมนตรีและรัฐสภา ตอบ ข. 28. แผนใดที่จะเชื่อมโยงยุทธศาสตร์ชาติ สู่การปฏิบัติได้ผลดีที่สุด ก. นโยบายของรัฐบาล ข. แผนปฏิบัติการของหน่วยงานต่างๆ ค. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ง. แผนนโยบายภาครัฐ และส่วนราชการต่างๆ ตอบ ค. 29. ยุทธศาสตร์ชาติข้อแรกคือข้อใด ก. ยุทธศาสตร์ด้านความมั่นคง ข. ยุทธศาสตร์ด้านการสร้างความสามารถในการแข่งขัน ค. ยุทธศาสตร์ด้านการพัฒนาและเสริมสร้างศักยภาพคน ง. ยุทธศาสตร์ด้านการสร้างโอกาสความเสมอภาค และเท่าเทียมกันทางสังคม ตอบ ก. 30. ข้อใดคือแผนแม่บทหลักของการพัฒนาประเทศไทย ก. นโยบายรัฐบาล ข. โมเดลไทยแลนด์ 4.0 ค. ยุทธศาสตร์ชาติ 20 ปี ง. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ตอบ ค. 31. หน่วยงานใดเป็นผู้รับผิดชอบจัดทำแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ก. คณะรัฐมนตรี ข. สภานิติบัญญัติแห่งชาติ ค. สภาขับเคลื่อนการปฏิรูปประเทศ ง. คณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ตอบ ง. 32. ใครเป็นประธานคณะกรรมการยุทธศาสตร์ชาติ ก. นายกรัฐมนตรี ข. ประธานสภาผู้แทนราษฎร ค. ประธานวุฒิสภา ง. รัฐมนตรี ตอบ ก.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 285 33. รัฐสภาแห่งใหม่ของประเทศไทย ชื่อว่า ก. ตึกไทยคู่ฟ้า ข. ตึกนารีสโมสร ค. ตึกสันติไมตรี ง. สัปปายะสภาสถาน ตอบ ง. 34. กลุ่มความร่วมมือทางเศรษฐกิจในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก หมายถึงข้อใด ก. EU ข. APEC ค. OPEC ง. AFTA ตอบ ข. 35. ข้อใด ไม่ใช่ หลักธรรมาภิบาล ก. หลักนิติธรรม ข. หลักคุณธรรม ค. หลักนิติรัฐ ง. หลักความคุ้มค่า ตอบ ค. 36. จังหวัดในข้อใดที่อยู่ในนโยบายการพัฒนาระเบียงเศรษฐกิจพิเศษภาคตะวันออก (EEC) ก. จันทบุรี/ฉะเชิงเทรา/ชลบุรี ข. ฉะเชิงเทรา/ชลบุรี/ตราด ค. จันทบุรี/ฉะเชิงเทรา/ตราด ง. ระยอง/ฉะเชิงเทรา/ชลบุรี ตอบ ง. 37. BCG Model หมายถึงข้อใด ก. เศรษฐกิจแบบองค์รวม ข. เศรษฐกิจแบบปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง ค. เศรษฐกิจแบบสมดุลใหม่ ง. เศรษฐกิจแบบบริหารเชิงระบบ ตอบ ก. 38. ข้อใด ไม่ใช่ องค์ประกอบของ BCG Model ก. Big Economy ข. Bio Economy ค. Green Economy ง. Circular Economy ตอบ ก. 39. APEC มีสมาชิกทั้งหมดกี่เขตเศรษฐกิจ ก. จำนวน 20 เขตเศรษฐกิจ ข. จำนวน 21 เขตเศรษฐกิจ ค. จำนวน 22 เขตเศรษฐกิจ ง. จำนวน 23 เขตเศรษฐกิจ ตอบ ข. 40. ข้อใดเป็นวัตถุประสงค์และเป้าหมายการพัฒนาแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ 13 ก. ประเทศไทยมีความมั่นคง มั่งคั่ง ยั่งยืน ข. พลิกโฉมประเทศไทยสู่สังคมก้าวหน้า เศรษฐกิจสร้างมูลค่าอย่างยั่งยืน ค. เป็นประเทศพัฒนาแล้ว ด้วยการพัฒนาตามหลักปรัชญาของเศรษฐกิจ พอเพียง ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 286 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 41. วัตถุประสงค์และเป้าหมายการพัฒนาแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ 13 มี่กี่ประการ ก. 5 ประการ ข. 6 ประการ ค. 7 ประการ ง. 10 ประการ ตอบ ก. 42. แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ ๑๓ ประกาศให้ใช้ตั้งแต่วันที่ ก. ๑ ตุลาคม ๒๕๖๕ จนถึงวันที่ ๓๐ กันยายน ๒๕๗๐ ข. 31 ธันวาคม ๒๕๖๕ จนถึงวันที่ 30 กันยายน ๒๕๗๐ ค. ๑ ตุลาคม ๒๕๖6 จนถึงวันที่ ๓๐ กันยายน ๒๕๗1 ง. 31 ธันวาคม ๒๕๖6 จนถึงวันที่ 30 กันยายน ๒๕๗1 ตอบ ก. 43. รัฐสภาประกอบด้วย ก. สภาผู้แทนราษฎรและวุฒิสภา ข. สภาผู้แทนราษฎร ค. วุฒิสภา ง. ส.ส. 500 คน และ ส.ว. 150 คน ตอบ ก. 44. ใครเป็นรองประธานรัฐสภา ก. ประธานวุฒิสภา ข. ประธานสภาผู้แทนราษฎร ค. ส.ส.สังกัดพรรคที่มีจำนวนมากที่สุด ง. ส.ส.พรรคฝ่ายค้าน ตอบ ก. 45. สมาชิกวุฒิสภา จำนวนตามข้อใด ก. ไม่เกิน 200 คน ข. 200 คน ค. ไม่เกิน 250 คน ง. 250 คน ตอบ ค. 46. ตามรัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทยได้กำหนดสภาผู้แทนราษฎรประกอบด้วยสมาชิกจำนวน ก. 250 คน ข. 350 คน ค. 500 คน ง. 700 คน ตอบ ค.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 287 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ การวางแผน การประสาน การบริหารจัดการองค์กร
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 288 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ความรู้เกี่ยวกับการวางแผน การประสานงาน การบริหารจัดการองค์กร ความหมายของการวางแผน มีการให้คำจำกัดความของการวางแผนไว้หลายลักษณะ เช่น การวางแผน คือ การมองอนาคต การเล็ง เห็นจุดหมายที่ต้องการ การคาดปัญหาเหล่านั้นไว้ล่วงหน้าไว้อย่างถูกต้อง ตลอดจนการหาทางแก้ไขปัญหา ต่างๆ เหล่านั้น การวางแผน เป็นการใช้ความคิดมองจินตนาการตระเตรียมวิธีการต่างๆ เพื่อคัดเลือกทางที่ดีที่สุดทาง หนึ่ง กำหนดเป้าหมายและวางหมายกำหนดการกระทำนั้น เพื่อให้สำเร็จลุล่วงไปตามจุดประสงค์ที่ตั้งไว้ ดังนั้น การวางแผนจึงเป็นกิจกรรมอย่างหนึ่งที่เกี่ยวกับการกำหนดสิ่งที่จะกระทำในอนาคต การประเมินผลของสิ่งที่ กำหนดว่าจะกระทำและกำหนดวิธีการที่จะนำไปใช้ในการปฏิบัติ ถ้าจะกล่าวโดยสรุป การวางแผนก็คือการคิด การหรือกะการไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไร ทำไม ทำที่ไหน เมื่อไร อย่างไร และใครทำ การวางแผนจึงเป็นเรื่องที่ เกี่ยวกับ - อนาคต - การตัดสินใจ - การปฏิบัติ ความสำคัญของการวางแผน ถ้าจะเปรียบเทียบกับคน การวางแผนก็เปรียบเสมือนสมองของคน ซึ่งถ้ามองในลักษณะนี้แล้ว การ วางแผนก็มีความสำคัญ เพราะถ้าสมองไม่ทำงานส่วนอื่นๆ ของร่างกาย เช่น แขน ขา ก็จะทำอะไรไม่ได้ หรือถ้า คนทำงานไม่ใช้สมอง คือทำงานแบบไม่มีหัวคิด ก็ลองนึกภาพดูก็แล้วกันว่าจะเป็นอย่างไร คนทุกคนต้องใช้ สมองจึงจะทำงานได้ ระบบการศึกษาหรือการจัดการศึกษาก็เช่นเดียวกัน ต้องมีการวางแผน คือ อย่างน้อยต้อง มีความคิด การเตรียมการว่าจะจัดการศึกษาเพื่ออะไร เพื่อใคร อย่างไร การวางแผนมีประโยชน์ในหลายเรื่องด้วยกันเช่น ๑. การวางแผนเป็นเครื่องช่วยให้มีการตัดสินใจอย่างมีหลักเกณฑ์ เพราะได้มีการศึกษาสภาพเดิมใน ปัจจุบันแล้ว กำหนดสภาพใหม่ในอนาคต ซึ่งได้แก่การตั้งวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย แล้วหาลู่ทางที่จะทำให้ สำเร็จตามที่มุ่งหวัง นักวางแผนมีหน้าที่จัดทำรายละเอียดของงานจัดลำดับความสำคัญพร้อมทั้งข้อเสนอแนะที่ ควรจะเป็นต่างๆ เพื่อให้ผู้มีหน้าที่ตัดสินใจพิจารณา ๒. การวางแผนเป็นศูนย์กลางประสานงานเช่น ในการจัดการศึกษาเราสามารถใช้การวางแผนเพื่อ ประสานงานการศึกษาทุกระดับและทุกสาขาให้สอดคล้องกันได้ ๓. การวางแผนทำให้การปฏิบัติงานต่างๆ เป็นไปโดยประหยัดมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพราะ การวางแผนเป็นการคิดและคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าและเสนอทางเลือกที่จะก่อให้เกิดผลที่ดีที่สุด ๔. การวางแผนเป็นเครื่องมือในการควบคุมงานของนักบริหารเพื่อติดตามตรวจสอบการปฏิบัติงานของ ฝ่ายต่างๆ ให้เป็นไปตามนโยบายและเป้าหมายที่ต้องการ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 289 ประเภทของแผน เมื่อกล่าวมาถึงตอนนี้น่าจะพูดถึงประเภทของแผนเสียเล็กน้อยเพื่อความเข้าใจลักษณะของแผนแต่ละ อย่าง ถ้าจะมองในแง่ของระยะเวลาอาจจะแบ่งแผนออกเป็น ๓ ประเภทใหญ่ๆ ดังนี้ คือ ๑. แผนพัฒนาระยะยาว (๑๐ – ๒๐ ปี) กำหนดเค้าโครงกว้างๆ ว่าประเทศชาติของเราจะมีทิศทาง พัฒนาไปอย่างไร ถ้าจะดึงเอารัฐธรรมนูญ และ/หรือแผนการศึกษาแห่งชาติมาเป็นแผนประเภทนี้ก็พอถูไถไปได้ แต่ความจริงแผนพัฒนาระยะยาวของเราไม่มี ๒. แผนพัฒนาระยะกลาง (๔-๖ ปี) แบ่งช่วงของการพัฒนาออกเป็น ๔ ปี หรือ ๕ ปี หรือ ๖ ปี โดย คาดคะเนว่าในช่วง ๔-๖ ปีนี้จะทำอะไรกันบ้าง จะมีโครงการพัฒนาอะไร จะใช้งบประมาณ ใช้ทรัพยากรมาก น้อยเท่าไร ๓. แผนปฏิบัติการประจำปี (๑ ปี) ในการขอตั้งงบประมาณตามแผนพัฒนาประจำปีในข้อ ๓ ปกติมัก ไม่ได้ตามที่กระทรวง ทบวง กรมต่าง ๆ ขอไป สำนักงบประมาณหรือคณะกรรมาธิการของรัฐสภามักจะตัด ยอดเงินงบประมาณที่ส่วนราชการต่างๆ ขอไปตามความเหมาะสมและจำเป็นและสภาวการณ์การเงิน งบประมาณของประเทศที่จะพึงมีภายหลังที่ส่วนราชการต่างๆ ได้รับงบประมาณจริงๆ แล้ว จำเป็นที่จะต้อง ปรับแผนพัฒนาประจำปีที่จัดทำขึ้นเพื่อขอเงินให้สอดคล้องกับเงินที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งเรียกว่าแผนปฏิบัติการ ประจำปีขึ้น ความสำคัญของการแผน 1. ช่วยลดการสูญเสียจากการทำงานซ้ำซ้อน 2. ทำให้มีการกำหนดขอบเขตในการทำงานที่แน่นอน และมีนโยบายที่ชัดเจน 3. ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเตรียมรับสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ตลอดจนป้องกันการขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในหน่วยงาน 4. การวางแผนเป็นเครื่องมือในการบริหารของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานประสบ ผลสำเร็จ อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดเวลา และทรัพยากร 5. การวางแผนจะช่วยให้เกิดการประสานสัมพันธ์ภายในองค์กร ทำให้การปฏิบัติเป็นไปด้วยความ ราบรื่นและสามารถตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายได้ คุณภาพของการวางแผนจะมีมากหรือน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ความถูกต้องของสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ 1. รู้ว่ากิจการมีทรัพยากรที่แท้จริงอยู่มากหรือน้อยเพียงใด 2. รู้ว่ากิจการขณะนี้ยืนอยู่ ณ จุดใด ที่แล้วมาสภาพของกิจการเป็นอย่างไรเคยประสบความสำเร็จ หรือล้มเหลวมาอย่างไรบ้างและเกิดขึ้นเพราะเหตุใด 3. รู้ว่าอนาคตธุรกิจต้องการอะไร เช่น ชื่อเสียง การเจริญเติบโต การเป็นธุรกิจผู้นำ เป็นต้น 4. รู้สถานการณ์รอบ ๆตัว ในขณะที่ทำงานวางแผน ว่ามีสภาพเป็นอย่างไรธุรกิจจุดอ่อนจุดแข็ง อย่างไร สถานการณ์ภายนอกจะก่อให้เกิดผลได้ผลเสียต่อกิจการอย่างไร 5. สามารถทำนายสถานการณ์ในอนาคตได้อย่างถูกต้อง หรือมีความใกล้เคียงความจริงมากหรือน้อย เพียงใด
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 290 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 ประเภทของการวางแผน การจำแนกประเภทของการวางแผน ขึ้นอยู่กับบรรทัดฐานที่นำมาใช้ในการจำแนกและจัดแบ่งประเภท เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใน และสอดคล้องกับความต้องการใช้งาน ประเภทของการวางแผนเหล่านั้นได้แก่ ลักษณะของการวางแผนที่ดี 1. มีความคล่องตัว (Flexibility) ลักษณะของแผนที่ดีต้องมีความคล่องตัวสูง สามารถเปลี่ยนแปลงให้ สอดคล้องกับสถานการณ์และสภาวะแวดล้อม ตลอดจนโอกาสใหม่ ๆ ที่เกิดขึ้นได้ 2. มีความครอบคลุม (Comprehensiveness) ลักษณะของแผนมีทั้งที่เฉพาะเจาะจง และแผนรวม กิจกรรมทั้งมวลในองค์กร ดังนั้น แผนหลักหรือแผนระยะยาวควรเป็นที่รวมของกิจกรรมย่อย ๆ ทั้งหลายใน องค์กร หรือแผนระยะสั้นทั้งหมดเข้าไว้โดยมุ่งให้บรรลุเป้าหมาย หรือวัตุประสงค์หลักขององค์กร 3. ระยะเวลาแผน (Time Spam) แผนที่ดีควรมีกำหนดระยะเวลาการเริ่มต้นและการสิ้นสุดของแผน ไว้อย่างขัดเจนว่า จะทำอะไร เมื่อไร และจะสิ้นสุดกิจกรรมนั้นเมื่อไร 4. มีความคุ้มค่า (Cost Effectiveness) แผนที่ดีควรมีต้นทุนต่ำกว่าผลที่จะได้รับจากการใช้แผนนั้น โดยยืดหลักการประหยัด และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด 5. มีความชัดเจน (Celerity or Specificity) แผนที่ดีต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่า ใครจะเป็น ผู้รับผิดชอบ ทำอะไร ทำเมื่อไร ทำทีไหน ทำอย่างไร และทำเพื่ออะไรอย่างละเอียด เพื่อให้การำแผนไปใช้ ปฏิบัติสามารถกระทำได้ประสานสอดคล้องอย่างต่อเนื่อง 6. เป็นรูปแบบตามพิธีการ (Formality) แผนที่ดีต้องจัดวางขึ้นโดยผ่านขั้นตอนกระบวนการต่าง ๆ อย่างครบถ้วนซึ่งจะทำให้เป็นที่ยอมรับของคนในองค์กร 7. มีเหตุมีผล (Rationality) แผนที่ดีจะต้องถูกกำหนดขึ้นอย่างมีเหตุมีผลเป็นที่ยอมรับของบุคลากร ทุกคนในองค์กร และสามารถปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้จริง 8. มีความสอดคล้อง (Relevance) แผนที่ดีจะต้องอยู่ในกรอบของวัตถุประสงค์และนโยบายที่ กำหนดไว้ 9. มีลักษณะปกปิด (Confidentiality) แผนที่ดีจะต้องเปิดเผยรายละเอียดเฉพาะผู้ที่รับผิดชอบในการ ปฏิบัติและผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น เพื่อป้องกันคู่แข่งขันทางธุรกิจ 10. มีลักษณะเน้นอนาคต (Future Oriented) เพราะว่าการวางแผนคือการะบวนการต่าง ๆในการ ตัดสินใจในปัจจุบัน เพื่อการปฏิบัติการในอนาคต ดังนั้นแผนที่ดีจึงต้องมุ่งเน้นการตอบสนองการปฏิบัติภายใต้ สถานการณ์ต่าง ๆในอนาคตอย่างมีประสิทธิภาพ 11. มีความต่อเนื่อง (Continuous Process) แผนที่ดีต้องมุ่งเน้นการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องตลอดจน การต่อเนื่องของแผน และการบริหารเพื่อให้องค์กรก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 291 ความรู้เกี่ยวกับการประสานงาน การประสานงาน หมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงาน เพื่อให้งานและเจ้าหน้าที่ฝ่ายต่างๆ ร่วมมือ ปฏิบัติงานเป็นน้ำหนึ่งใจเดียว ไม่ทำให้งานซ้อนกัน ขัดแย้งกัน หรือเหลื่อมล้ำกัน ทั้งนี้เพื่อให้งานดำเนินไปอย่าง ราบรื่น สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และนโยบายขององค์การนั้นอย่างสมานฉันท์ และมีประสิทธิภาพ การประสานงานเกิดจากความต้องการที่จะให้งานที่จะทำเกิดผลสำเร็จ โดยก่อนการประสานงาน ควร กำหนดความต้องการให้แน่ชัดว่าจะประสานงานให้เกิดอะไรหรือเป็นอย่างไร หรือจะทำให้ได้ผลรับอย่างไร ซึ่ง การประสานงานโดยวัตถุประสงค์เฉพาะสรุป ดังนี้ 1. เพื่อแจ้งให้ผู้ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องทราบ 2. เพื่อขอความช่วยเหลือ และเพื่อรักษาไว้ซึ่งความสัมพันธ์อันดี 3. เพื่อขอคำยินยอมหรือความเห็นชอบ 4. เพื่อขจัดข้อขัดแย้งในการปฏิบัติงาน 5. เพื่อใช้เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร 6. เพื่อช่วยให้การดำเนินการเป็นไปตามแผน และทำให้มีการวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบ 7. เพื่อตรวจสอบอุปสรรคและสภาพปัญหา องค์ประกอบของการประสานงาน การประสานงานอาจพิจารณาองค์ประกอบที่สำคัญ ได้ดังนี้ 1. ความร่วมมือ จะต้องสร้างสัมพันธภาพในการทำงานร่วมกันของทุกฝ่าย โดยอาศัยความเข้าใจ หรือ การตกลงร่วมกัน มีการรวบรวมกำลังความคิด วิธีการ เทคนิค และระดมทรัพยากร มาสนับสนุนงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เต็มใจที่จะทางานร่วมกัน 2. จังหวะเวลา จะต้องปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบของแต่ละคน ตาม กำหนดเวลาที่ตกลงกันให้ตรงเวลา 3. ความสอดคล้อง จะต้องพิจารณาความพอเหมาะพอดีไม่ทำงานซ้อนกัน 4. ระบบการสื่อสาร จะต้องมีการสื่อสารที่เข้าใจตรงกันอย่างรวดเร็ว และราบรื่น 5. ผู้ประสานงาน จะต้องสามารถดึงทุกฝ่ายเข้าร่วมทำงานเพื่อตรงไปสู่จุดหมายเดียวกัน ตามที่ กำหนดเป็นวัตถุประสงค์ของงาน การประสานงาน อาจกระทำได้เป็น 2 ลักษณะ คือ 1. การประสานงานอย่างเป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบมีพิธีที่ต้องปฏิบัติ เช่น มี หนังสือติดต่อหรือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเสนอรายงานเป็นลาดับชั้น เป็นต้น 2. การประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบไม่มีพิธีเพียงแต่ทำความตก ลงให้ทราบถึงการที่จะปฏิบัติให้เป็นไปตามจังหวะเวลาเดียวกัน และด้วยจุดประสงค์เดียวกัน การดำเนินการ ต้องอาศัยความใกล้ชิดสนิทสนมเป็นส่วนตัวระหว่างบุคคล ไม่มีแบบแผน เป็นการติดต่อแบบเผชิญหน้าซึ่งกัน และกัน ผลดีก็คือ สามารถมีความเข้าใจที่ตรงกันและชัดเจนที่สุด เช่น การประสานงานด้วยวาจาทางโทรศัพท์ หรือการเข้าพบผู้ที่ติดต่อโดยตรง
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 292 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 สรุป การประสานงาน เป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ซึ่งต้องอาศัยความสุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน ความจริงใจ ความ อดทนอดกลั้น ความยิ้มแย้มแจ่มใส ในการติดต่อกับบุคคลอื่น เพื่อขอรับการสนับสนุน ขอความร่วมมือ เพื่อให้ เกิดความเข้าใจตรงกัน การประสานงานที่ดี ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว ทุกคน ทุกฝ่ายมีความเข้าใจถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานได้ดียิ่งขึ้น ช่วยประหยัดเวลา เงิน วัสดุ และ สิ่งของต่างๆ ในการทำงาน ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มผลสัมฤทธิ์ชองงานมาก ขึ้น และยังสร้างความกลมเกลียว ความเข้าใจอันดีและความสามัคคี อีกทั้งช่วยขจัดข้อขัดแย้งใน การทำงาน ป้องกันการก้าวก่ายหน้าที่ ขจัดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนหรือเหลื่อมล้ำกัน ก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีม สร้าง ความสำนึกในการรับผิดชอบร่วมกัน รวมถึงเข้าใจข้อเท็จจริงและปัญหาของหน่วยงานอื่นนำไปสู่การกระตุ้น ความคิดสร้างสรรค์และลู่ทางการปรับปรุงงานต่อไป
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 293 ความรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการองค์กร องค์กรและการจัดการ ในทางเศรษฐศาสตร์ องค์กร หรือ องค์การ (อังกฤษ: organization) หมายถึง บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัว กัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมบางอย่างร่วมกันอย่างมี ขั้นตอนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ นั้น โดยมีทั้ง องค์กรที่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมเพื่อการแข่งขัน ทางเศรษฐกิจ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ร้านค้าต่างๆ และ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร คือองค์กรที่ ดำเนินกิจกรรมเพื่อสาธารณประโยชน์เป็นหลัก เช่น สมาคม สถาบัน มูลนิธิ เป็นต้น โดยเริ่มแรกนั้น คำว่า “องค์การ” เดิมเป็นศัพท์บัญญัติมาจากคำภาษาอังกฤษ organization ในขณะที่ คำว่า “องค์กร” เป็นศัพท์บัญญัติมาจากคำว่า organ โดยที่องค์กรหมายถึงหน่วยย่อยขององค์การ แต่ในปัจจุบัน ใช้ในความหมายเดียวกัน ดังที่กล่าวไว้แล้วข้างต้น ลักษณะขององค์กร องค์กรโดยทั่วไป แบ่งออกเป็น 3 ลักษณะใหญ่ ๆ คือ 1. องค์กรทางสังคม 2. องค์กรทางราชการ 3. องค์กรเอกชน โครงสร้างขององค์กร โครงสร้างขององค์กร เป็นการมององค์กรในลักษณะที่เต็มที่ ที่เกี่ยวดีบความสัมพันธ์ และบทบาทหน้าที่ ที่เป็นระเบียบ เพื่อการจัดการและบริหารให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อความสำเร็จขององค์กร โครงสร้างของ องค์กรจะประกอบ ด้วยส่วนสำคัญ ดังนี้ - มีเป้าหมายวัตถุประสงค์ - มีภารหน้าที่ - มีการแบ่งงานกันทำ - มีสายการบังคับบัญชา - มีช่วงการควบคุม - มีความเอกภาพ ประเภทขององค์กร องค์กรจะมีความแตกต่างกันมากมาย ทั้งในด้านองค์ประกอบและวัตถุประสงค์ ฉะนั้นในการแบ่ง ประเภทขององค์กร จึงสามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ 1. องค์กรปฐมและมัธยม 2. องค์กรรูปนัยและอรูปนัย เป้าหมายขององค์กร เป้าหมายขององค์กร เป็นการกำหนดทิศทางการดำเนินงานของงอค์กร โดยคอยกำหนดแนวทางการ ปฏิบัติ เมื่อองค์กรมีเป้าหมายที่ชัดเจน จะทำให้มีความเข้าใจในการทำงาน เป้าหมายหลักขององค์กรโดย ทั่วไป แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ใหญ่ ๆ คือ
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 294 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 เป้าหมายทางเศรฐกิจหรือกำไร เป้าหมายเกี่ยวกับการให้บริการ เป้าหมายด้านสังคม ความสำคัญของการจัดการองค์กร องค์กรเป็นที่รวมของคนและงานต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานขององค์กรปฏิบัติงานได้อย่างเต็มที่เต็ม ความสามารถ จึงจำเป็นต้องแบ่งหน้าที่การทำงาน และมอบหมายให้รับผิดชอบตามความสามารถและความ ถนัด จึงเห็นว่าการจัดองค์มีความจำเป็น และก่อให้เกิดประโยชน์หลายด้าน ดังนี้ ประโยชน์ต่อองค์กร ประโยชน์ต่อผู้บริหาร ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน หลักการจัดองค์กร การจัดองค์กร เป็นกระบวนการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่งานของบุคคลากร และปัจจัยทาง กายภาพต่าง ๆ ขององค์กร หลักการจัดองค์กรครั้งนี้จะเน้นไปที่ระบบราชการ โดยมีหลักสำคัญดังนี้ - การกำหนดหน้าที่การงาน - การแบ่งงาน - สายการบังคับบัญชา - อำนาจกหารบังคับบัญชา - ช่องการควบคุม - แผนภูมิองค์กร สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการจัดองค์กร นักวิชาการได้กล่าวถึงหลักการจัดองค์กรไว้ หลายประการ แต่โดยสรุปได้ดังนี้ 1. องค์กรมีเป้าหมาย นโยบาย และแผนงานในการดำเนินงานอย่างชัดเจน เพื่อให้เพื่อนร่วมงานหรือ สมาชิกองค์กรทราบ ซึ่งจะทำให้การบริหารองค์กรดำเนินไปด้วยความราบรื่นและมีประสิทธิภาพ 2. องค์กรต้องจัดให้มีศูนย์กลางในการอำนวยการที่มีแระสิทธิภาพ มีความรับผิดชอบและอำนวยการ โดยตรง 3. องค์กรจะต้องระบุหน้าที่การงาน ความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนให้ชัดเขนมีการแบ่งแยก หน้าที่ตามความเหมาะสม ตรงตามความรู้ความสามารถ 4. องค์กรต้องจัดระบบการทำงานอย่างเหมาะสม มีเทคนิคในการควบคุมงาน และการประสานงานใน องค์กร 5. องค์กรต้องมีระบบการสื่อสารที่ดี มีหลักอำนวยการ การวินิจฉัยสั่งการที่ดี
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 295 แนวข้อสอบ ความรู้เกี่ยวกับการวางแผน การประสานงาน การบริหารจัดการองค์กร 1. เป้าหมายของแผน (Goal) หมายความถึงอะไร ก. ขอบเขตกว้างๆของแผน ข. จุดหมายปลายทางที่แผนจะต้องทำให้ได้ ค. ผลตอบแทนของแผน ง. ผลที่คาดว่าจะได้รับของแผน ตอบ ข. 2. ข้อใดหมายถึง แผนยุทธศาสตร์ ก. Strategic Plan ข. National Plan ค. Ministry Plan ง. Comprehensive Plan ตอบ ก. 3. ข้อใดหมายถึง แผนรวม ก. Strategic Plan ข. National Plan ค. Ministry Plan ง. Comprehensive Plan ตอบ ง. 4. ประโยชน์ทางการบริหารของแผนคือสิ่งใด ก. ช่วยให้มีการคาดการณ์ล่วงหน้า ข. ทำให้ทราบปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ง. ทำให้จัดเตรียมทรัพยากรได้ถูกต้อง ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง. 5. เครื่องมือต่อไปนี้ข้อใดมิใช่เครื่องที่ใช้ในการควบคุมโครงการ ก. การยกย่องชมเชย ข. การตำหนิติเตียน ค. การตรวจสอบงาน ง. การช่วยเหลือเกื้อกูล ตอบ ข. 6. การวางแผน (Planning) มีลักษณะอย่างไร ก. เป็นการปฏิบัติ (Action) ข. เป็นกระบวนการอย่างมีขั้นตอน (Process) ค. มีลักษณะไม่หยุดนิ่ง (Dynamic) ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง. 7. หน่วยงานที่ร่วมกันนำนโยบายไปปฏิบัติควรมีลักษณะอย่างไร ก. มีความสัมพันธ์กันมาแต่เดิม ข. มีจำนวนให้น้อยที่สุด ค. มีจุดตัดสินใจน้อย ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 296 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 8. การจัดทำโครงการจะต้องสอดคล้องกับเรื่องใดมากที่สุด ก. งานและกิจกรรม ข. กิจกรรม ค. นโยบายและแผน ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ค. 9. กล่าวโดยสรุปแล้ว โครงการให้ประโยชน์อย่างมากที่สุดกับงานชนิดใด ก. งานพัฒนา ข. งานที่ไม่เป็นความลับ ค. กับงานทุกชนิด ง. งานประจำวัน ตอบ ก. 10. ข้อใดเป็นความจริงเกี่ยวกับ “แผน” ที่สุด ก. แผนเป็นเครื่องมือสำหรับนักวางแผน ข. แผนเป็นแนวทางในการบริหารงานในอนาคต ค. แผนเป็นเรื่องของการคาดคะเน ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ข. 11. การรายงานความก้าวหน้า โครงการจะมีแนวทางอย่างไร ก. รายงานเมื่อการบริหารโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ข. รายงานเมื่อก่อนจะเริ่มการบริหาร และเมื่อบริหารเสร็จสิ้นแล้ว ค. ต้องรายงานเป็นระยะ ๆ ตามความก้าวหน้าของงาน ง. รายงานเมื่อการบริหารโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ต้องรายงานเป็นระยะ ๆ ตามความก้าวหน้าของงาน ตอบ ง. 12. กล่าวโดยสรุปขั้นตอนในการวางแผนอาจจำแนกได้ 3 ขั้นตอนสำคัญ ได้แก่ การเตรียมการที่จะวางแผน การเก็บรวบรวมประมวลข้อมูล และอะไร ก. กาขออนุมัติใช้แผน ข. การปฏิบัติตามแผน ค. การวิเคราะห์ข้อมูล ง. การลงมือวางแผน ตอบ ง. 13. ข้อใด ไม่ใช่ องค์ประกอบของนโยบาย ก. แนวทางในการบรรลุผล ข. ขั้นตอนหรือแผนงาน ค. ทุนที่ใช้ในการดำเนินการ ง. เป็นองค์ประกอบของนโยบายทุกข้อ ตอบ ง. 14. ความสามารถในการบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของนโยบาย ถือว่าเป็นเกณฑ์ประเภทใด ก. ประสิทธิผล ข. ประสิทธิภาพ ค. ความเหมาะสม ง. ความเป็นธรรม ตอบ ก. 15. การแบ่งงานออกเป็นกลุ่มใหญ่ ๆ โดยรวมงานที่มีลักษณะเดียวกันหรือวัตถุประสงค์เดียวกัน เรียกว่า ก. กิจกรรม (activity) ข. แผนงาน (program) ค. โครงการ (project) ง. กลุ่มงาน (group of work) ตอบ ข.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 หน้า 297 16. ข้อมูลพื้นฐานสำหรับการวางแผนต้องคำนึงถึงอะไรมากที่สุด ก. สภาพทางสังคม ข. ทัศนคติของประชาชน ค. ข้อมูลภายในองค์การ ง. สภาพทางเศรษฐกิจ ตอบ ค. 17. ขั้นเตรียมการก่อนการวางแผนจะต้องตั้งหน่วยงานหรือบุคคลรับผิดชอบในการวางแผนกำหนด วิธีการวางแผน และข้อใด ก. วิเคราะห์ปัญหา ข. รวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ค. ประชุมแจ้งผู้เกี่ยวข้อง ง. จัดเตรียมงบประมาณ ตอบ ข. 18. แผนระยะสั้น (Short Plan) เป็นแผนงานกิจกรรมเฉพาะอย่างมุ่งให้เกิดผลในอนาคตอันใกล้ควรมี ระยะเวลาไม่เกินเท่าใด ก. 1 เดือน ข. 3 เดือน ค. 6 เดือน ง. 1 ปี ตอบ ง. 19. แผนหลักขององค์การที่กำหนดวัตถุประสงค์และแนวปฏิบัติไว้กว้าง ๆ เรียกว่าอะไร ก. แผนงานโครงการ ข. แผนปฏิบัติการ ค. แผนดำเนินงาน ง. แผนแม่บท ตอบ ง. 20. แผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) มีลักษณะเหมือนแผนอะไร ก. แผนงานโครงการ ข. แผนปฏิบัติการ ค. แผนงบประมาณ ง. แผนแม่บท ตอบ ง. 21. โครงสร้างองค์การแบบใด นิยมใช้กับหน่วยงานราชการมากที่สุด ก. โครงสร้างแบบเมทริกซ์ ข. โคร้างแบบงานหลัก ค. โครงสร้างแบบงานหลักและงานที่ปรึกษา ง. โครงสร้างแบบหน้าที่การงานเฉพาะ ตอบ ค. 22. การบริหารบุคคลระบบคุณธรรมมีหลัก 4 ประการ คือ หลักความเสมอภาคหลักความมั่นคง หลักความ เป็นกลางทางการเมือง และหลักตามข้อใด ก. หลักความปลอดภัย ข. หลักความโปร่งใส ค. หลักประชาธิปไตย ง. หลักความสามารถ ตอบ ง.
คู่มือเตรียมสอบ นักจัดการงานทั่วไป หน้า 298 สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2539 23. การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมศักยภาพ (SWOT) ประกอบด้วยอะไรบ้าง ก. จุดแข็ง อุปสรรค จุดอ่อน โอกาส ข. โอกาส อุปสรรค อุปสงค์ อุปทาน ค. ภัยคุกคาม อุปสรรค จุดเด่น วิกฤต ง. จุดอ่อน จุดแข็ง จุดเด่น จุดสมดุล ตอบ ก. 24. การวางแผนมีบทบาทในการบริหารขององค์การอย่างไร ก. กำหนดทิศทางและเป้าหมายร่วมขององค์การ ข. ประสานความพยายามของกลุ่มต่าง ๆ ภายในองค์กร ค. สามารถวัดผลความสำเร็จของผลแต่ละบุคคลของกลุ่มในองค์การ ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ง. 25. หลักสำคัญที่สุดของการวางแผนอยู่ที่เรื่องอะไร ก. กำหนดวัตถุประสงค์ ข. การกำหนดแนวทางปฏิบัติ ค. การจัดทำแผนปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ ง. ถูกทุกข้อ ตอบ ก. 26. กลุ่มของกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องสนับสนุนซึ่งกันและกัน ก. Planning ข. Plan ค. Project ง. Objective ตอบ ข. 27. ข้อใดคือเหตุผลความจำเป็นที่ต้องมีการวางแผน ก. เพื่อให้เกิดอำนาจในการบังคับให้มีการดำเนินงาน ข. เพื่อประสานงานการดำเนินงานต่าง ๆ ให้เกิดผลตามเป้าหมายของหน่วยงาน ค. เพื่อให้มีการทำงบประมาณประจำปีได้ตามความต้องการจริง ๆ ง. เพื่อให้มีการจัดสรรงบประมาณอย่างประหยัดและมีคุณภาพ ตอบ ข. 28. สิ่งใดต่อไปนี้ จัดว่าเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ส่งผลให้การวางแผนมีคุณภาพ ก. การวิจัย ข. การมีข้อมูลที่เชื่อถือได้ ค. สภาพแวดล้อมภายนอก ง. สภาพแวดล้อมภายใน ตอบ ข.