MYPORTFOLIO-FATIMAH (PT N22 TBK) (1)

KEMENTERIAN KESIHATAN
MALAYSIA

myPortfolio

PEMBANTU TADBIR (P/O)
BAHAGIAN PENGURUSAN
PEJABAT KESIHATAN DAERAH YAN

UNIT : UNIT PENTADBIRAN
ALAMAT : PEJABAT KESIHATAN DAERAH YAN,
08800 GUAR CHEMPEDAK
NO. TELEFON : 04-4684435
04-4684251
NO. FAKS. : [email protected]

LAMAN SESAWANG:

MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA : FATIMAH BINTI ABDUL HALIM

GELARAN JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (P/O)

GRED HAKIKI JAWATAN: N22(TBK)

TARIKH PENEMPATAN : 18 JANUARI 2010

DILULUSKAN OLEH

NAMA : DR SUZIANA BINTI REDZUAN

GELARAN JAWATAN : PAKAR PERUBATAN KESIHATAN AWAM
PEGAWAI KESIHATAN DAERAH

GRED JAWATAN : UD56

TARIKH :

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA

1. 18/11/2018 Penyediaan myPortfolio

2. 15/12/2018 Penyediaan bagi senarai tugas
sumber

3. 21/03/2019 Penyediaan bagi senarai tugas
HRMIS

4. 10/05/2019 Penyediaan bagi senarai tugas
pembangunan

5.

6.

7.

8.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas
kini apabila berlaku sebarang perubahan.

KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKA
1. SURAT
Carta Organisasi
2. - Kementerian
3. - Jabatan
4. - Bahagian
5. - Unit
Carta Fungsi
6. - Bahagian
7. - Unit
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
8.
Deskripsi Tugas

5.1 Aktiviti 1
5.1.1 Proses Kerja
5.1.2 Carta Alir
5.1.3 Senarai Semak

5.2 Aktiviti 2
5.2.1 Proses Kerja
5.2.2 Carta Alir
5.2.3 Senarai Semak

5.3 Aktiviti 3
5.3.1 Proses Kerja
5.3.2 Carta Alir
5.3.3 Senarai Semak

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca
Kuasa

Senarai Borang
7.1 Aktiviti 1
7.2 Aktiviti 2
7.3 Aktiviti 3

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
8.1 Aktiviti 1
8.2 Aktiviti 2
8.3 Aktiviti 3

1

1.1 CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA







1.2 CARTA ORGANISASI
(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT S

PEGAWAI KESIHATAN D
UD54/UD53/UD52/
DR SUZIANA BT
(UD56)

PEGAWAI PERUB
PENTADBIR UD

DR AHMAD SYA
AHMAD NORDIN

SUMBER MANUSIA/ PEN
PEMBANTU TADBIR
NOORKUMALAS
JAMALUDDI N

SUMBER SUMBER/HRMIS/ SUMBER/KENDERAAN/DAFTAR STOR ALAT TUL
PEMBANGUNAN SURAT/PELUPUSAN FAIL PERJAWATAN/LATIHAN
SITI FADZILAH BINTI REKOD
AHMAD FATIMAH BINTI HALIM MUHAMAD AMIR
PEMBANTU TADBIR NORHANEZA BINTI
(P/O) N19/N22 (TBK) PEMBANTU TADBIR MOHAMED PEMBANTU TAD
(P/O) N19/N22 (TBK) (P/O) N19/N22 (
PEMBANTU TADBIR
(P/O) N19/N22 (TBK)

FAILING / REKOD SURAT EDARAN SURAT PEMANDU KEND
DOKUMEN
MUHAMMAD NAZRI BIN AZMIZI BIN SAU
NORIDA BINTI HASSAN HASSAN PEMANDU KENDER
PEMBANTU OPERASI
PEMBANTU OPERASI H11/H14 (KU
N11/ N14 (KUP) N11/ N14 (KUP)

SUMBER/ PENTADBIRAN

DAERAH YAN
/UD51
T REDZUAN

BAT AN
D48
AZWAN BIN
N

NT ADBIRAN
(P/O) N22
SARI BINTI

LIS/ SUMBER/KAD PERAKAM ASET & ICT PEGAWAI KHIDMAT
N/ KUARTERS WAKTU/MySPATA PELANGGAN GRED N19
AHMAD FIKRI BIN ABU
R BIN ALI HARIANI BINTI ZAKARIA BAKAR NORHAFIZIE AZLY BIN
PEMBANTU TADBIR YAACOB
DBIR PEMBANTU TADBIR (P/O) N19/N22 (TBK)
(TBK) (P/O) N19/N22 (TBK) (P/O) N19/N22 (TBK)

DERAAN MEMBANTU My SPATA/ KAD
PERAKAM WAKTU/ ASET ALIH
UD
RAAN & TAK ALIH
UP)
NURUL HAIDA BINTI
MOHAMED AKHIR

PEMBANTU AWAM
H11/H14(KUP)

2

CARTA FUNGSI
2.1 CartaFungsiBahagian

2.2 CartaFungsi Unit





2. CARTA FUNGSI

2.2 Carta Fungsi Unit ( Pengurusan)

PEGAWAI KESIHATAN DAERA
BAHAGIAN PENGURUSA

UNIT PENTADBIRAN AM UNIT SUMBER MANUSIA

1. Menguruskan surat-menyurat jabatan. 1. Memproses bagi pelantikan baru.
2. Mengendalikan perkhidmatan pelanggan 2. Memproses pengesahan lantikan.
3. Menyedia dan memproses bagi
(panggilan telefon, kaunter pertanyaan/
menerima surat-surat dari jabatan lain). pengesahan dalam perkhidmatan
3. Menguruskan kad perakam waktu semua melalui sistem e-pengesahan.
anggota. 4. Memproses pemberian taraf
4. Menguruskan pengurusan kualiti (MS ISO bepencen.
9001, Myportfolio, Piagam Pelanggan, 5. Memproses pemangkuan dan kenaikan
Aduan). pangkat.
5. Menguruskan pembaikan, 6. Memproses Pergerakan gaji tahunan.
penyelenggaraan kenderaan dan 7. Memproses perletakan jawatan dan
kemudahan. persaraan.
6. Mentadbir urus Keselamatan 8. Menguruskan cuti kakitangan PKY.
perlindungan. 9. Melaksanakan pengemaskinian Data
7. Mentadbir pengurusan aduan dan Perjawatan, Profil Perkhidmatan,
maklumbalas pelanggan. maklumat gaji, maklumat peribadi
8. Mentadbir urusan pemfailan. anggota PKDY di sistem aplikasi HRMIS
9. Menguruskan permohonan (memiliki bagi memastikan data perjawatan
tanah kerajaan anggota/hadiah/keluar MANUAL dan HRMIS sentiasa tepat
negara/ elaun pakaian panas). dan terkini.
10. Menguruskan perolehan kerajaan (bekalan 10. Menguruskan maklumat di dalam
& perkhidmatan) secara pembelian terus/ SistemE-Prestasi bagi anggota Pejabat
sebutharga/tender. Kesihatan Daerah Yan dan membantu
11. Menguruskan urusan pembelian/ proses pemilihan Anugerah Cemerlang.
pendaftaran/ pelupusan aset alih ( 11. Menguruskan Surat Pergerakan Gaji
perubatan bukan perubatan ) jabatan. Tahunan Anggota PKD Yan
12. Menguruskan urusan keluar/masuk
kuarters.
13. Meguruskan laporan perubatan.

AH YAN UNIT PEMBANGUNAN

AN 1. Menerima dan menguruskan
dokumentasi penyelenggaraan
UNIT KEWANGAN kecil bagi kerja-kerja pembaikan /
penyelenggaraan kecil fasiliti di
1. Menguruskan segala tuntutan elaun bawah PKDY (KK,KD,K1M, Unit
(Tuntutan perjalanan, lebih masa, Kawalan Penyakit bawaan Vektor,
elaun kasut, pakaian seragam dll). Pentadbiran & Inspektorat)

2. Melakukan proses pembayaran 2. Mengurus dokumentasi kerja-
pembelian terus, kontrak. kerja naiktaraf fasiliti di bawah
PKDT (KK,KD,K1M, Unit Kawalan
3. Memproses pengeluaran LO. Penyakit bawaan Vektor,
4. Menguruskan pembayaran gaji. Pentadbiran & Inspektorat).
5. Menguruskan bayaran kutipan hasil.
6. Menguruskan reten-reten 3. Menyediakan PKB
4. Menyedian Inden (Pelaksanaan
kewangan.
7. Merekod bil-bil pukal. Kerja)
8. Menguruskan Vot.
9. Menguruskan waran peruntukan. 5. Menyediakan Inden (Penyipan
10. Menguruskan pembayaran
Kerja)
pengurusan perolehan kerajaan
secara pembelian terus/ sebut
harga dan tender.
11. Mengurus kontrak KKM, kontrak
pusat/ perjanjian kontrak.
12. Menyediakan laporan Integrity
Pack.
13. Penyediaan laporan GPIS.
14. Meguruskan pesanan kerajaan

dalam IUGFNMITASL.ATIHAN

1. Melaksanakan dan memantau dasar
dan strategi LDP jangka pendek
dalam negara

2. Urus setia menyuarat yang
melibatkan latihan

3. Menyelaras dan memantau
permohonan dan pemilihan calon
kursus/ Pos Basik

4. Menyelaras permohonan menjalani
latihan industri/klinikal/elektif bagi
IPTA/IPTS.

5. Penyelaras permohonan sijil kursus.
6. Menguruskan CPD anggota PKDT.
7. Menguruskan laporan kursus/ CPD.
8. Menguruskan Permohonan Haji.

3

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Menguruskan perjawatan bagi :-

BIL NAMA JAW ISI
55
1 Juruteknologi Makmal Perubatan
14 14
2 Penolong Pegawai Perubatan
Penolong Pegawai kesihatan 18 18
37 37
3 Persekitaran

i. Menyediakan Kew. 8 sekiranya terdapat perubahan berkaitan jawatan
Penolong Pegawai Perubatan, Juruteknologi Makmal Perubatan dan
Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran

ii. Menguruskan Pengesahan Lantikan, Pengesahan Jawatan, Pemberian
Taraf Berpencen

iii. Perjalanan ke luar negara, Kenaikan Pangkat dan Persaraan berkaitan
jawatan yang dijaga

iv. Mengemaskini buku rekod perkhidmatan jawatan yang dijaga

2. Pentadbir dan Penyelaras Sistem HRMIS
i. Memantau Laporan SKT, LNPT, Isytihar Harta dan maklumat peribadi
untuk semua jawatan
ii. Mengemaskini maklumat cuti rehat, harta, rekod peribadi, profail
perkhidmatan pegawai yang dijaga

iii. Mengemaskini maklumat data perjawatan dalam HRMIS
iv. Masukkan sandangan dan putus sandang untuk semua kakitangan

Sistem HRMIS

v. Pastikan semua data integriti tercapai
vi. Pastikan pegawai yang menjaga jawatan masing - masing memohon

persaraan melalui sistem

3. Pentadbir dan Penyelaras Sistem E-Prestasi
i. Masukkan sandangan dan putus sandang untuk semua
kakitangan ke dalam sistem
ii. Masukkan semua data kakitangan ke dalam sistem

iii. Masukkan markah LNPT ke dalam sistem

4. Menguruskan berkaitan Unit Pembangunan

i. Terima Aduan kerosakan dari Klinik, Kuarters atau Pejabat
ii. Membuat lawatan untuk semakan di tempat yang terlibat
iii. Menyerahkan borang aduan untuk pemilihan kontraktor di Unit

Kewangan
5. Lain – lain tugas yang diarahkan.

4

DESKRIPSI TUGAS

4. DESKRIPSI TUGAS

Gelaran Jawatan *MAKLUMAT UMUM Fatimah Binti Abdul
Ringkasan Gelaran Pembantu Tadbir (P/O) Disediakan Oleh Halim
Jawatan
Gred Jawatan PT(P/O) Disemak Oleh Noorkumalasari
Binti Jamaluddin
Status Jawatan N22(TBK) Diluluskan Oleh
Dr Suziana Binti
Hakiki/ Fleksi Tarikh Dokumen Redzuan

11 November 2018

Hierarki 1/Bahagian Bahagian Pengurusan

Hierarki Bidang Pengurusan
2/Cawangan/Sektor/ Unit Khidmat Pengurusan
Seksyen/Unit
Pentadbiran Dan
Skim Perkhidmatan Sokongan

Ketua Perkhidmatan Ketua Pengarah Sub Bidang Khidmat
Perkhidmatan Awam Pengurusan
Kedudukan di Waran
Perjawatan Program 1: Pengurusan.
Aktiviti: 1.1.8.1 -
Pengurusan Negeri

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Merancang dan memantau urusan pentadbiran am, keurusetiaan majlis dan program kualiti di
Jabatan Kesihatan Negeri Kedah (JKNKedah), bagi memastikan penyampaian perkhidmatan
dilaksanakan dengan cekap, teratur dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

6. Menguruskan perjawatan bagi :- i. Menyediakan Kew. 8 sekiranya
terdapat perubahan berkaitan jawatan
BIL NAMA JAW ISI Pembantu Kesihatan Awam, Penolong
Juruteknologi 55 Pegawai Perubatan dan Penolong
Pegawai Kesihatan Persekitaran
1 Makmal Perubatan 14 14 ii. Menguruskan Pengesahan Lantikan,
Penolong Pegawai Pengesahan Jawatan, Pemberian Taraf
18 16 Berpencen
2 Perubatan iii. Perjalanan ke luar negara, Kenaikan
Penolong Pegawai Pangkat dan Persaraan berkaitan
kesihatan jawatan yang dijaga
iv. Mengemaskini buku rekod
3 Persekitaran perkhidmatan jawatan yang dijaga
i. Memantau Laporan SKT, LNPT,
37 37 Isytihar Harta dan maklumat peribadi
untuk semua jawatan
7. Pentadbir dan Penyelaras Sistem ii. Mengemaskini maklumat cuti rehat,
HRMIS harta, rekod peribadi, profail
perkhidmatan pegawai yang dijaga
iii. Mengemaskini maklumat data
perjawatan dalam HRMIS
iv. Masukkan sandangan dan putus
sandang untuk semua kakitangan
Sistem HRMIS
v. Pastikan semua data integriti tercapai

vi. Pastikan pegawai yang menjaga
jawatan masing - masing memohon
persaraan melalui sistem

8. Pentadbir dan Penyelaras Sistem i. Masukkan sandangan dan
E-Prestasi putus sandang untuk semua
kakitangan ke dalam sistem
9. Menguruskan berkaitan Unit ii. Masukkan semua data
Pembangunan kakitangan ke dalam sistem
iii. Masukkan markah LNPT ke
dalam sistem

i. Terima Aduan kerosakan dari Klinik,
Kuarters atau Pejabat
ii. Membuat lawatan untuk semakan di

tempat yang terlibat

iii. Menyerahkan borang aduan untuk
pemilihan kontraktor di Unit Kewangan

10. Lain – lain tugas yang diarahkan.

DIMENSI

Bilangan Jawatan Dijaga : 3 Jawatan

Bilangan Perkhidmatan Kakitangan Dijaga: 53 orang

Bilangan Mesyuarat Berkaitan:
i. Mesyuarat Ketua – Ketua Unit
ii. Mesyuarat JPKA
iii. Mesyuarat Kuarters
iv. Mesyuarat Kselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan

KELAYAKAN AKADEMIK

i. Sijil Pelajaran Malaysia

KOMPETENSI

Generik

i. Kemahiran kepimpinan;
ii. Kemahiran membuat keputusan;
iii. Komunikasi Berkesan;

Functional
i. Berkeupayaan menggunakan aplikasi teknologi maklumat (Internet, WhatsApp, Microsoft

Office) di tahap yang baik;
ii. Kemahiran menggunakan Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia(HRMIS)
iii. Kemahiran menggunakan Sistem E-Prestasi

PENGALAMAN
Sekurang-kurangnya empat (16) tahun pengalaman dalam perkhidmatan

5.1

AKTIVITI 1

5.1.1 PROSES KERJA
5.1.2 CARTA ALIR
5.1.3 SENARAI SEMAK

5. PROSES KERJA

AKTIVITI 1: PERTUKARAN MASUK

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Surat Arahan
1. Pem. Tadbir Terima surat arahan dari JKN/KKM Dalaman yang
(SM) berkuatkuasa
Surat Arahan
2. Pem. Tadbir Terima surat lapor diri dari pegawai Dalaman yang
(SM) berkuatkuasa
Surat Arahan
3. Pem. Tadbir Minta Pegawai menyediakan / mengisi Dalaman yang
(SM) berkuatkuasa
dokumen – dokumen seperti berikut :
Surat Arahan
 Borang Hrmis Dalaman yang
 Borang Isytihar Harta berkuatkuasa
 Salinan Kad Pengenalan Surat Arahan
 Salinan Akaun Bank Dalaman yang
 Salinan KWSP(lantikan baru berkuatkuasa
Surat Pek. Bhg
dan pertukaran luaran) KKM (Bhg.
Perkhid. Bil.
Gambar 2 keping 3/86)
4. Pem. Tadbir Buka fail peribadi

(SM)

5. Pem. Tadbir Terima Sijil Gaji Akhir dan Buku Rekod

(SM) Perkhidmatan dari Jabatan Terakhir

pegawai bertugas

6. Pem. Tadbir Sediakan Kew. 8 untuk tujuan
(SM)
pembayaran gaji beserta sesalinan

dokumen di para 3

7. Pem. Tadbir rekodkan ke dalam Buku Rekod Arahan
Perkhid. Bab 2
(SM) Perkhidmatan (19)

6. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: PERTUKARAN MASUK

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH
KERJA MASA

Pem. Tadbir (SM) Mula 1 Hari
1 Hari
Pem. Tadbir Terima surat arahan dari
(SM) JKN/KKM

Terima surat lapor diri dari
pegawai

Pem. Tadbir Minta Pegawai menyediakan / 1 Minggu atau sehingga
(SM) mengisi dokumen – dokumen pegawai lapor diri
yang diperlukan semula jika bertangguh
Pem. Tadbir
(SM) Terima Sijil Gaji Akhir dan Buku 1 Hari
Rekod Perkhidmatan dari Jabatan
Pem. Tadbir Terakhir pegawai bertugas 1 Hari
(SM)
Sediakan Kew. 8
Pem. Tadbir
(SM) Rekodkan ke dalam Buku Rekod
Perkhidmatan

Tamat Jumlah = Hari

7. SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: PERTUKARAN MASUK

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1. Terima surat arahan dari JKN/KKM 

2. Terima surat lapor diri dari pegawai 

3. Minta Pegawai menyediakan / mengisi dokumen
– dokumen seperti berikut : 
 Borang Hrmis 
 Borang Isytihar Harta 
 Salinan Kad Pengenalan 
 Salinan Akaun Bank
 Salinan KWSP(lantikan baru dan
pertukaran luaran)
Gambar 2 keping

4. Buka fail peribadi

5. Terima Sijil Gaji Akhir dan Buku Rekod
Perkhidmatan dari Jabatan Terakhir pegawai
bertugas

6. Sediakan Kew. 8 untuk tujuan pembayaran gaji
beserta sesalinan dokumen di para 3

7. Rekodkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan

5.2

AKTIVITI 2

5.2.1 PROSES KERJA
5.2.2 CARTA ALIR
5.2.3 SENARAI SEMAK

8. PROSES KERJA

AKTIVITI 1: PERTUKARAN KELUAR

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
KUASA
DIRUJUK
Surat Arahan
1. Pem. Tadbir Terima surat arahan dari JKN/KKM Dalaman yang
(SM) berkuatkuasa
Surat Arahan
2. Pem. Tadbir Maklumkan kepada Ketua Jabatan / Dalaman yang
berkuatkuasa
(SM) Unit Surat Arahan
Dalaman yang
3. Pem. Tadbir Sediakan surat lapor diri dan serahkan berkuatkuasa

(SM) kepada Pegawai berkenaan Surat Pek. Bhg
KKM(Bhg.
4. Pem. Tadbir Sediakan Kew. 8 untuk penyediaan Sijil Perkhid. Bil.
3/86)
(SM) Gaji Akhir
Surat Arahan
5. Pem. Tadbir Kemaskini Buku Perkhidmatan dan Dalaman yang
berkuatkuasa
(SM) kemukakan ke JKN dan bagi pertukaran
Arahan
dalaman hantar terus ke Jabatan yang Perkhid. Bab 2
(19)
baru
Surat Arahan
Dalaman yang
berkuatkuasa

9. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: PERTUKARAN KELUAR

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH
KERJA MASA

Pem. Tadbir (SM) Mula 1 Hari
1 Hari
Pem. Tadbir Terima surat arahan dari
(SM) JKN/KKM 1 Hari
1 Hari
Pem. Tadbir Sediakan surat lapor diri dan
(SM) serahkan kepada Pegawai
berkenaan
Pem. Tadbir
(SM) Sediakan Kew. 8

Rekodkan ke dalam Buku Rekod
Perkhidmatan

Tamat Jumlah = 4 Hari

10. SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: PERTUKARAN KELUAR

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1. Terima surat arahan dari JKN/KKM 

2. Maklumkan kepada Ketua Jabatan / Unit 

3. Sediakan surat lapor diri dan serahkan kepada 
Pegawai berkenaan 

4. Sediakan Kew. 8 untuk penyediaan Sijil Gaji
Akhir

5. Kemaskini Buku Perkhidmatan dan kemukakan ke
JKN dan bagi pertukaran dalaman hantar terus ke
Jabatan yang baru

5.3

AKTIVITI 3

5.3.1 PROSES KERJA
5.3.2 CARTA ALIR
5.3.3 SENARAI SEMAK

11. PROSES KERJA

AKTIVITI 1: PENYELENGGARAAN KECIL

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
PERATURAN
1. Pem. Tadbir Terima borang penyelenggaraan kecil ADA DAN PUNCA
HUBUNGAN/
(SM) daripada Klinik,Pejabat Kesihatan dan KUASA
DIRUJUK
Klinik Desa Surat Arahan
Penolong Dalaman yang
2. Pegawai Kelulusan Pegawai Kesihatan Daerah Jurutera berkuatkuasa
Surat Arahan
Kesihatan Dalaman yang
berkuatkuasa
Daerah
Surat Arahan
(PKD) Dalaman yang
berkuatkuasa
3. Pem. Tadbir Serah kepada Penolong Jurutera untuk Surat Arahan
Dalaman yang
(SM) spesifikasi dan anggaran harga berkuatkuasa

4. Penolong Terima spec dari PJ Surat Arahan
Jurutera Dalaman yang
berkuatkuasa
5. Pem. Tadbir Serah spec dan borang penyelenggaraan Surat Arahan
Dalaman yang
(Kew) kecil kepada kew. Bagi tujuan pemilihan berkuatkuasa
Surat Arahan
kontraktor Dalaman yang
berkuatkuasa
6. Pem. Tadbir Terima quotation dari kew. Pem. Tadbir Surat Arahan
Dalaman yang
(SM) (Kew) berkuatkuasa
Surat Arahan
7. Penolong Semakan Quotation Oleh Pen. Jurutera Dalaman yang
Jurutera berkuatkuasa
Surat Arahan
8. Pem. Tadbir Sediakan PKB Dalaman yang
(SM) berkuatkuasa
Surat Arahan
9. Pem. Tadbir Serah kepada Unit Kewangan Dalaman yang
(Kew) berkuatkuasa
Surat Arahan
10. Pem. Tadbir Terima Inden (sistem) daripada unit Dalaman yang
(Kew) kewangan berkuatkuasa
Surat Arahan
11. Pem. Tadbir Sediakan Inden (Manual) Pelaksanaan Dalaman yang
berkuatkuasa
(SM) Kerja

12. Pem. Tadbir Serah Inden untuk ditandatangani PKD Pegawai

(SM) Kesihatan

Daerah

13. Pem. Tadbir Serah Inden kepada Penolong Jurutera Penolong

(SM) untuk diserahkan kepada Kontraktor Jurutera

terpilih

14. Penolong Terima Inden/ D/O dan Invois dari Pem. Tadbir

Jurutera penolong Jurutera (SM)

15. Pem. Tadbir Sediakan Inden (Manual) Penyiapan

(SM) Kerja

16. Pem. Tadbir Serah semua dokumen beserta Inden Pem. Tadbir

(SM) (Manual)Penyiapan Kerja ke unit kew. (Kew)

untuk pembayaran

12. CARTA ALIR
AKTIVITI 1: PENYELENGGARAAN KECIL

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH
KERJA MASA

Mula

Pem. Tadbir (SM) Terima borang penyelenggaraan 1 Hari
kecil daripada Klinik,Pejabat 1 Hari
Pem. Tadbir Kesihatan dan Klinik Desa
(SM)
Kembaliklan kepada pengadu
Pem. Tadbir sekiranya tak lengkap
(SM)
Menyemak borang
Pem. Tadbir penyelenggaraan
(SM)
Minta kelulusan PKD dan serah Segera – 1 minggu
Pem. Tadbir kepada Penolong Jurutera untuk Biasa – 2 Minggu kerana Pen.
(SM) sediakan Spesifikasi Jurutera perlu kenalpasti
kerosakan sebelum sediakan
Pem. Tadbir Terima Spesifikasi dari Penolong spesifikasi
(SM) Jurutera
1 Hari
Sediakan PKB
1 ke 2 Minggu
Terima Inden Sistem Dari
Pembantu Tadbir (KEW)

Pem. Tadbir Sediakan Inden (Pelaksanaan 1 Hari
(SM) Kerja) 1 Hari
1 Hari
Pem. Tadbir Serah kepada penolong jurutera Jumlah = 34 Hari
(SM) arahan mula kerja setelah Inden
ditandatangani oleh PKD
Pem. Tadbir
(SM) Sediakan Inden (Penyiapan
Kerja) setelah terima

Tamat

13. SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: PENYELENGGARAAN KECIL

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

1. Terima borang penyelenggaraan kecil daripada 
Klinik,Pejabat Kesihatan dan Klinik Desa

2. Kelulusan Pegawai Kesihatan Daerah 

3. Serah kepada Penolong Jurutera untuk spesifikasi 
dan anggaran harga 

4. Terima spec dari PJ

5. Serah spec dan borang penyelenggaraan kecil
kepada kew. Bagi tujuan pemilihan kontraktor

6. Terima quotation dari kew. 

7. Semakan Quotation Oleh Pen. Jurutera 

8. Sediakan PKB 

9. Serah kepada Unit Kewangan 

10. Terima Inden (sistem) daripada unit kewangan 

11. Sediakan Inden (Manual) Pelaksanaan Kerja 

12. Serah Inden untuk ditandatangani PKD 

13. Serah Inden kepada Penolong Jurutera untuk 
diserahkan kepada Kontraktor terpilih

14. Terima Inden/ D/O dan Invois dari penolong 
Jurutera 

15. Sediakan Inden (Manual) Penyiapan Kerja

16 Serah semua dokumen beserta Inden 
(Manual)Penyiapan Kerja ke unit kew. untuk
pembayaran

5.4

AKTIVITI 4

5.4.1 PROSES KERJA
5.4.2 CARTA ALIR
5.4.3 SENARAI SEMAK

14. PROSES KERJA

AKTIVITI 1: KEMASKINI MAKLUMAT CUTI REHAT PEGAWAI YANG

DIJAGA

PEGAWAI UNDANG-

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA LAIN YANG UNDANG,
JAWAB ADA PERATURAN
DAN PUNCA
HUBUNGAN/

DIRUJUK KUASA

1. Pem. Tadbir Log in system HRMIS Surat Arahan

(SM) Dalaman yang

berkuatkuasa

2. Pem. Tadbir Menyemak maklumat cuti pegawai di Surat Arahan

(SM) dalam system HRMIS dengan Laporan Dalaman yang

Thumbprint berkuatkuasa

3. Pem. Tadbir Hubungi pegawai yang dijaga untuk Surat Arahan

(SM) mengisi cuti yang belum diisi atau untuk Dalaman yang

pindaan berkuatkuasa

4. Pem. Tadbir Kemaskini cuti rehat di dalam Buku Surat Arahan

(SM) Perkhidmatan Pegawai Dalaman yang

berkuatkuasa

15. CARTA ALIR

AKTIVITI 1: KEMASKINI MAKLUMAT CUTI REHAT PEGAWAI YANG
DIJAGA

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH
KERJA MASA

Pem. Tadbir (SM) Mula 1 Hari
2 Hari
Pem. Tadbir Log in system HRMIS
(SM) 1 Hari
Menyemak maklumat cuti 1 Hari
Pem. Tadbir pegawai di dalam system HRMIS
(SM) dengan Laporan Thumbprint

Pem. Tadbir Sekiranya tidak sama, kenal pasti
(SM) punca

Kemaskini maklumat cuti rehat ke
dalam Buku Rekod Perkhidmatan

Tamat Jumlah = 4 Hari

16. SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: KEMASKINI MAKLUMAT CUTI REHAT PEGAWAI YANG
DIJAGA

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN
1. Log in system HRMIS 

2. Menyemak maklumat cuti pegawai di dalam 
system HRMIS dengan Laporan Thumbprint 

3. Hubungi pegawai yang dijaga untuk mengisi cuti
yang belum diisi atau untuk pindaan

4. Kemaskini cuti rehat di dalam Buku Perkhidmatan
Pegawai

6

SENARAI UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA KUASA

17. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 4 Tahun 2018 myPortfolio : Panduan Kerja Sektor
Awam

 Surat-surat Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia

 Surat-surat Pekeliling Pengarah Kesihatan Negeri

 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 - Panduan Pengurusan Pejabat)

 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8/1991 - Panduan Mengenai Manual Prosedur
Kerja (MPK) Dan Fail Meja (FM)

 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/ 1991 - Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan
Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan

 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 1/ 1993 - Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi

 1PP WP 4.1 - Pengurusan Kenderaan Kerajaan

 1PP WP 4.2 - Kemalangan Yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan Malaysia

 Garis Panduan Bil. 1/ 2013 - Penambahbaikan Pengurusan Aduan Di Agensi Sektor Awam
Malaysia

 Prosedur Pengurusan Aduan Awam Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM)

 Surat Pekeliling KSU KKM Bil. 1/ 2015 - Kelulusan Lawatan rasmi Ke Luar Negara Bagi
Penjawat Awam KKM

7

SENARAI BORANG

18. SENARAI BORANG

AKTIVITI 1:PENYELENGGARAAN KECIL

NAMA BORANG KOD BORANG
- PK/PKDY/PIN.2 2017-
- PERMOHONAN
PENYELENGGARAAN KECIL
BANGUNAN / INFRA PEJABAT
KESIHATAN DAERAH YAN

AKTIVITI 2:URUSAN PEGAWAI BARU KE PKD YAN

NAMA BORANG KOD BORANG

- BORANG MAKLUMAT - BORANG MAKLUMAT REKOD
PERIBADI UNTUK KEMASUKAN PERIBADI HRMIS – 2011 PR001
KE DALAM SISTEM HRMIS
- TIADA
- BORANG PENGISYTIHARAN
HARTA MELALUI HRMIS
-

AKTIVITI 3:URUSAN PERTUKARAN

NAMA BORANG KOD BORANG
- LAMPIRAN D
- BORANG PERMOHONAN
PERTUKARAN KEMENTERIAN
KESIHATAN MALAYSIA

8

SENARAI JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

1290. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

AKTIVITI 1:MENYEDIAKAN TAKWIM TAHUNAN BAGI AKTIVITI DAN
KURSUS BERKAITAN MYPORTFOLIO UNTUK
DILAKSANAKAN DI PERINGKAT IPKKM, JKN, PKD, DAN
HOSPITAL

BIL. NAMA JAWATAN KEKERAPAN
JAWATANKUASA MESYUARAT

1. -TIADA-

AKTIVITI 2:MENYELARAS DAN MEMANTAU PELAKSANAAN AKTIVITI /
KURSUS BERKAITAN MYPORTFOLIO DI PERINGKAT
IPKKM, JKN, PKD DAN HOSPITAL

BIL. NAMA JAWATAN KEKERAPAN
JAWATANKUASA MESYUARAT

1. -TIADA-

LAIN-LAIN YANG BERKAITAN DENGAN JAWATAN

BIL. NAMA JAWATAN KEKERAPAN
JAWATANKUASA MESYUARAT

1. -TIADA-