MEMBUAT DESAIN GAMBAR VEKTOR DAN BITMAP MENGGUNAKAN COREL DRAW X7 DI DAVINCI CREATIVE LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI Diajukan untuk Memenuhi Syarat Kenaikan Kelas dan Syarat Kelulusan Disusun Oleh: VIVALDO ARYA SUTRISNA NIS: SMK MATHLA’UL ANWAR MARGAHAYU KABUPATEN BANDUNG TAHUN AJARAN 2022-2023
i LEMBAR PENGESAHAN Disahkan di : Margahayu Tanggal : Maret 2023 Mengetahui: Mengesahkan Kaprog Muntimedia, Neni Nuraeni, S.Kom. Mengetahui Pembimbing Sekolah, Rini Hartati, S.Pd. Kepala SMK Mathla’ul Anwar, Budi Setiawan,S.Ag. Pembimbing Perusahaan, Arry Rustiandi
LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJI Laporan ini diuji pada. Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : Penguji : Penguji ( )
MOTTO PENULIS “ Waktu tidak dapat diulang kembali.“
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah Swt yang telah melimpahkan rahmat serta hidayahnya, penyusun diberi kesabaran serta kekuatan untuk menyelesaikan laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN), dibuatnya laporan ini untuk memenuhi syarat kenaikan kelas dan sebagai syarat kelulusan. Penyusun menyusun laporan ini dengan memberi judul “ Mengelola Kegiatan Administrasi Kantor di Kecamatan Margahayu “. Penyusun sungguh menyadari bahwa mengikuti aktivitas Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) dan menyususn laporan ini tidaklah mudah tetapi berkat bantuan dan dukungan dari orang tua, guru, teman-teman serta kakak kelas penulis bisa melewatinya, tetapi tetaplah laporan ini jauh dari kata sempurna, oleh karena itu, penulis meminta saran dan kritik yang dapat membangun penyusun, dan kemudian dapat menyempurnakan laporan ini. Akhir kata, semoga laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap pembacanya. Bandung, Maret 2023 Penyusun
UCAPAN TERIMAKASIH 1. Allah SWT yang telah memberi kesehatan sehingga penyusun dapat melaksanakan PRAKERIN dan mengerjakan laporan ini dengan baik. 2. Kepala SMK Mathla’ul Anwar Bapak Budi Setiawan,S.Ag. 3. Wakil Kepala SMK Mathla’ul Anwar Bidang Hubungan Industri Ibu Dessy Tedjaningrum,S.Pd. 4. Pembimbing Praktek Kerja Industri Ibu Neni Nuraeni,S.Kom 5. Pembimbing Perusahaan Ibu Sri Indarsih,S.Pd. 6. Kepada orang tua yang selalu mendoakan, memberi semangat, dan memberi dukungan baik material maupun spiritual. 7. Teman-teman dan kakak kelas yang telah memberi semangat dan bantuannya.
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN MOTTO PENULIS KATA PENGANTAR....................................................................................... i UCAPAN TERIMAKASIH ............................................................................. ii DAFTAR ISI...................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR......................................................................................... BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang Prakerin.................................................................... 2 1.2 Tujuan Prakerin................................................................................. 4 1.3 Manfaat Prakerin............................................................................... 5 1.4 Sistematika Penulisan Laporan Prakerin .......................................... 6 BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN ............................................... 7 2.1 Sejarah Perusahaan ........................................................................... 8 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................ 9 2.3 Visi dan Misi Perusahaan.................................................................. 10 BAB III LANDASAN TEORI.......................................................................... 11 3.1 Pengertian Administrasi, Unsur-unsur dan Karakteristk Administrasi...................................................................................... 12 3.1.1 Pengertian Administrasi.............................................................. 13 3.1.2 Unsur-unsur Administrasi........................................................... 14 3.1.3 Karakteristik Administrasi.......................................................... 15
3.2 Jenis-jenis Layanan Administrasi Kependudukan ............................ 16 3.3 Sistem Penyimpanan Arsip Yang Digunakan................................... 17 BAB IV URAIAN KHUSUS ............................................................................ 18 BAB V PENUTUP............................................................................................. 19 5.1 Kesimpulan ....................................................................................... 20 5.2 Saran-saran........................................................................................ 21 DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 22 LAMPIRAN-LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP PENULIS
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ..................................................... Gambar 3.1 Formulir untuk Akta Kelahiran...................................................... Gambar 3.2 Formulir untuk Kartu Keluarga...................................................... Gambar 3.3 Berkas Surat Pindah ....................................................................... Gambar 4.1 Pencatatan Arsip Sistem Wilayah .................................................. Gambar 4.2 Pencatatan Nomor Register Surat ..................................................
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Prakerin PRAKERIN (Praktek Kerja Industri) adalah kegiatan pendidikan, pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha atau dunia industri dalam upaya pendekatan ataupun untuk meningkatkan mutu siswasiswi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan kompetensi (kemampuan) siswa sesuai bidangnya dan juga menambah bekal untuk masa yang akan datang guna memasuki dunia kerja yang semakin banyak serta ketat dalam persaingannya seperti di masa sekarang ini. PRAKERIN memberikan dan sekaligus mengajarkan kepada anak didik akan bagaimana kehidupan di dunia kerja, disamping ajang uji coba ilmu yang ia pelajari. Melalui PRAKERIN siswa diharapkan mampu memahami tentang bagaimana tata dan aturan di dunia industri/usaha, sehingga ketika ia nantinya tamat sekolah ia sudah benar-benar siap bekerja baik secara keilmuan maupun secara kejiwaan dan mental. Proses administrasi adalah kegiatan yang ada di dalam organisasi dengan mengaktifkan sumber daya manusia dan materi yang tersedia secara efektif untuk mencapai tujuan organisasi, oleh karena itu penyusun tertarik untuk mengambil judul ”Mengelola Kegiatan Administrasi Kantor di Kecamatan Margahayu”
1.2 Tujuan Prakerin 1. Lebih mengenali jenis pekerjaan tempat siswa melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN). 2. Melatih diri untuk bekerja secara profesional. 3. Menumbuhkan rasa optimis dan percaya diri dari diri siswa. 4. Siswa dapat mengetahui dan mendapatkan wawasan dalam dunia kerja yang sebenarnya. 5. Siswa juga dapat mengetahui bagaimana cara pengelolaan administrasi kantor yang terdapat di tempat siswa melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) 1.3 Manfaat Prakerin 1. Mengasah keterampilan yang di berikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). 2. Mememberikan pengalaman dalam mengelola kegiatan administrsi kantor di dunia industri ataupun dunia kerja. 3. Memberikan keuntungan pada siswa-siswi karena keahliannya yang tidak diajarkan di sekolah bisa didapat di dunia kerja/industri. 1.4 Sistematika Penulisan Laporan Prakerin LEMBAR PENGESAHAN MOTTO PENULIS KATA PENGANTAR UCAPAN TERIMAKASIH
DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Prakerin 1.2 Tujuan Prakerin 1.3 Manfaat Prakerin 1.4 Sistematika Penulisan Laporan Prakerin BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan 2.3 Visi dan Misi Perusahaan BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Administrasi, Unsur-unsur dan Karakteristk Administrasi 3.1.1 Pengertian Administrasi 3.1.2 Unsur-unsur Administrasi 3.1.3 Karakteristik Administrasi 3.2 Jenis-jenis Layanan Administrasi Kependudukan 3.3 Sistem Penyimpanan Arsip Yang Digunakan BAB IV URAIAN KHUSUS BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan 5.2 Saran-saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP PENULIS
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan a. Pengertian dan Sejarah Davinci Creative Kecamatan Davinci Creative adalah Pada pasal selanjutnya dinyatakan bahwa: • Negara Kesatuan Republik Indonesia dibagi atas Daerah provinsi dan Daerah provinsi itu dibagi atas Daerah kabupaten dan kota • Daerah kabupaten/kota dibagi atas kecamatan dan kecamatan dibagi atas kelurahan/desa. Kecamatan juga dipandang sebagai perangkat Daerah dari kabupaten/kota (Perangkat Daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah), berdasarkan ketentuan Pasal 209 ayat (2) Undang-
Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah yang menyatakan bahwa: Perangkat Daerah kabupaten/kota terdiri atas: • Sekretariat Daerah • Sekretariat DPRD • Inspektorat • Dinas • Badan • Kecamatan b. Pelayanan Administrasi Terpadu Kecamatan Pelayanan Administrasi Kecamatan meliputi: 1. Pelayanan Perizinan • Penerbitan Izin Usaha Mikro Kecil (IUMK) 2. Pelayanan Non Perizinan Bidang Keamanan dan Ketertiban • Rekomendasi/pengesahan surat pengantar permohonan SKCK, yang sudah disahkan oleh Desa • Rekomendasi/pengesahan surat pengantar izin keramaian/penutup jalan • Rekomendasi/pengesahan surat keterangan domisili organisasi masyarakat /politik
Bidang Umum • Rekomendasi/pengesahan surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan keluarga (KP4) • Legalisasi KTP/KK • Rekomendasi permohonan administrasi kependudukan • Rekomendasi/pengesahan proposal perorangan/kelompok • Rekomendasi/pengesahan pembelian BBM bersubsidi bagi pengecer, nelayan dan industri • Pengesahan SPPT • Rekomendasi/pengesahan pernyataan penghasilan Bidang Sosial Kemasyarakatan • Rekomendasi/pengesahan surat keterangan miskin • Surat keterangan dispensasi menikah • Rekomendasi/pengesahan permohonan perceraian • Rekomendasi/pengesahan pernyataan belum menikah • Rekomendasi/pengesahan pernyataan numpang menikah Bidang Pemerintahan • Rekomendasi/pengesahan keterangan waris • Rekomendasi/pengesahan keterangan beda nama • Rekomendasi/pengesahan perubahan penggunaan tanah • Rekomendasi/pengesahan surat kuasa terkait tanah
• Rekomendasi/pengesahan pengantar izin sewa tanah kas Desa • Rekomendasi/pengesahan kerelaan tanah untuk fasilitas umum • Rekomendasi/pengesahan wakaf tanah 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan A. Camat Fungsi Camat: Melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi Daerah. Tugas Camat:
• Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketenteraman dan ketertiban umum. • Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan perundang-undangan. • Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas umum. • Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintah di tingkat kecamatan. • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan fungsinya. B. Sekretaris Camat Tugas Sekretaris Camat: Membantu Camat dalam melaksanakan pembinaan administrasi yang meliputi pengelolaan ketatausahaan, kerumahtanggaan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan menyusun program kerja dan laporan serta memberikan layanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi pemerintah kecamatan. Fungsi Sekretaris Camat: • Penyusunan rencana kegiatan dan program kerja Kecamatan. • Pengelolaan administrasi keuangan.
• Pembinaan administrasi dalam arti melakukan urusan ketatausahaan, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan dan perjalanan dinas. • Pelayanan administrasi • Pelayanan tugas-tugas lain yang diberi oleh Camat sesuai tugas da fungsinya. C. Kepala Seksi Pemerintahan Umum Tugas Kepala Seksi Pemerintahan Umum: Melaksanakan urusan pemerintahan umum, pembinaan pemerintah, administrasi kependudukan, pertahanan dan pembinaan politik dalam negeri. Fungsi Kepala Seksi Pemerintahan Umum: • Penyusunan program dan pembinaan penyelenggaraan pemerintahan umum dan Desa. • Pelaksanaan pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintah Desa. • Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitas dan konsultasi pelaksanaan administrasi Desa. • Pembinaan dan pengawasan terhadap Kepala Desa. • Pembinaan dan pengawasan terhadap perangkat Desa. • Koordinasi dengan satuan kerja perangkat Daerah dan instansi vertical dibidang penyelenggaraan kegiatan pemerintah.
D. Kepala Seksi Kesejahteraan Masyarakat Tugas Kepala Seksi Kesejahteraan Masyarakat: Melaksanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan program pembinaan keagamaan, pendidikan, kebudayaan, kepemudaan dan olahraga. Fungsi Kepala Seksi Kesejahteraan Masyarakat: • Melaksanakan pembinaan pelayanan keluarga berencana dan bantuan sosial. • Mempersiapkan bahan-bahan pembinaan terhadap penderita cacat, tunakarya, tunawisma dan panti asuhan. • Mengumpulkan, mensistemasikan dan menganalisa data untuk pembinaan kesejahteraan sosial. • Mempersiapkan pemberian bantuan dan pelayanan serta bimbingan sosial lainnya. • Memfasilitasi pelaksanaan program jaminan kesehatan masyarakat. E. Kepala Seksi Pemberdayaa Masyarakat Tugas Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat: Melaksanakan pembinaan pemberdayaan masyarakat Desa dan perekonomian, produksi dan distribusi.
Tugas Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat: • Penyusunan program dan pembinaan pemberdayaan masyarakat Desa. • Penyusunan program dan pembinaan perekonomian masyarakat, produksi dan distribusi. • Koordinasi penyelenggaraan perekonomian di wilayahnya. • Pembinaan dan pengawasan terhadap keseluruh unit kerja baik pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja Kecamatan. F. Kepala Seksi Pelayanan Umum Tugas Kepala Seksi Pelayanan Umum: Memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang perizinan, administrasi dan lain-lain pelayanan masyarakat sesuai kewenangannya. Fungsi Kepala Seksi Pelayanan Umum: • Persiapan sarana dan prasarana pelayanan • Perencanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat di Kecamatan. • Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di Kecamatan. • Evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di wilayah Kecamatan dan melaporkan pelaksanaan kegiatan pelayanan kepada masyarakat di wilayah Kecamatan kepada Bupati. • Pengelolaan administrasi pelayanan
• Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya. G. Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban (TRANTIB) Tugas Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban (TRANTIB): Melakukan pembinaan ketentraman dan ketertiban serta pembinaan Polisi Pamong Praja. Fungsi Kepala Seksi Ketentraman dan Ketertiban (TRANTIB): • Penyusunan program pembinaan dan ketertiban umum. • Penyelenggaraan pembinaan ketentraman dan ketertiban umum. • Pelaksanaan dan penyelenggaran pembinaan Polisi Pamong Praja. • Koordinasi dengan Kepolisian Negara Republik Indonesia dan Tentara Nasional Indonesia mengenai program dan kegiatan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum di wilayah Kecamatan. • Pelaporan pelaksanaan pembinaan ketentraman dan ketertiban kepada Bupati. 2.3 Visi dan Misi Perusahaan
VISI Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Bandung yang Bangkit, Edukati, Dinamis, Agamamis dan Sejahtera. MISI 1. Membangkitkan daya saing daerah. 2. Menyediakan layanan pendidikan dan kesehatan yang berkualitas dan merata. 3. Mengoptimalkan pembangunan daerah berbasis partisipasi masyarakat yang menjunjung tinggi kreativitas dalam bingkai kearian lokal dan berwawasan lingkungan. 4. Mengptimalkan tata kelola pemerintahan melalui birokrasi yang professional dan tata kehidupan masyarakat yang berlandaskan nilainilai keagamaan. 5. Meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan prinsip keadilan dan keberpihakan pada kelompok masyarakat lain.
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Administrasi, Unsur-unsur dan Karakteristk Administrasi 3.1.1 Pengertian Administrasi Kata administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu ad ministrare. Kata ad bermakna intensif, sedangkan ministrare bermakna pengabdian atau pelayanan (serius). Dalam bahasa inggris, administrasi dikenal dengan istilah administration yang bermakna segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha, dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor, dan tata usaha. Selain pengertian administrasi dari segi kebahasaan dan ruang lingkup, ada pula pengertian administrasi menurut para ahli, yakni sebagai berikut:
a. William Leffingwell dan Edwin Robison Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan. b. George R. Terry Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. c. Sondang P. Siagian Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. d. Arthur Granger Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi. e. Ulbert Administrasi di definisikan secara sempit sebagai penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal.
3.1.2 Unsur-unsur Administrasi Administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan kegiatan yang mengandung delapan unsur administrasi yaitu sebagai berikut. 1. Pengorganisasian Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Manajemen Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. 3. Tata Hubungan Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama. 4. Kepegawaian Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus para tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama. 5. Keuangan Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
6. Perbekalan Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama. 7. Tata Usaha Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. 8. Perwakilan Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama. 3.1.3 Karakteristik Administrasi Kegiatan administrasi memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan kegiatan yang lainnya. Berikut adalah karakteristik-karakteristik kegiatan administrasi. a) Adanya sekelompok orang b) Adanya kerja sama c) Adanya proses (usaha yang berkesinambungan) d) Adanya pembagian tugas e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan f) Adanya tujuan
3.2 Jenis-jenis Layanan Administrasi Kependudukan Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pedayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Berikut ini merupakan jenis-jenis layanan administrasi kependudukan secara umum. A. Layanan Kartu Identitas Anak (KIA) Kartu Identitas Anak (KIA) adalah identitas resmi anak sebagai bukti dari anak yang berusia kurang dari 17 tahun dan belum menikah yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota (Pasal 1 Angka 7 Permendagri No. 2 Tahun 2016). Syarat: • Kartu Keluarga • Copy Akta Lahir • Surat Nikah • KTP-el Orangtua • Pas foto anak 4x6 (bagi anak di bawah usia 5 tahun tidak pakai pas foto) B. Layanan Akta Kematian
Setiap kematian wajib dilaporkan oleh keluarganya atau yang mewakili kepada Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal kematian. Pencatatan Kematian dan penerbitan akta kematian didasarkan pada keterangan kematian dari pihak yang berwenang atau Desa/Kelurahan. Syarat: • KK asli • Copy KK • Copy KTP pelapor • Copy KTP 2 orang saksi • Surat Keterangan Meninggal dari Dokter/Perbekel/Lurah • Formulir isian permohonan C. Layanan Akta Kelahiran WNI Akta Kelahiran atau bisa disebut dengan akta lahir adalah tanda bukti berisi pernyataan yang teramat sangat penting dan diperlukan guna mengatur dan menyimpan bahan keterangan tentang kelahiran seorang bayi dalam bentuk selembar kertas yang sudah dicetak. Syarat: • Copy Akta Perkawinan orangtua • Copy Surat keterangan kelahiran dari rumah sakit/bidan • Copy KK dan KTP orangtua • Copy KTP 2 orang saksi • Formulir isian
Gambar 3.1 Formulir untuk Akta Kelahiran D. Layanan Pencatatan Perkawinan Menurut Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1974, perkawinan diartikan sebagai ikatan lahir batin antara seorang pria dengan seorang wanita sebagai suami isteri dengan tujuan membentuk keluarga (rumah tangga) yang bahagia dan kekal berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa. Perkawinan dianggap sah apabila dilakukan menurut hokum perkawinan masing-masing agama dan kepercayaan serta tercatat oleh lembaga yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku. Syarat: • Copy Akta Lahir mempelai • Copy KK dan KTP mempelai • Surat Keterangan Belum Pernah Menikah dari Desa/Kelurahan
• Copy KTP 2 orang saksi • Pas foto berpasangan 4x6 = 4 lembar • Formulir isian E. Layanan Kartu Keluarga Kartu Keluarga adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang susunan, hubungan dan jumlah anggota keluarga. Kartu Keluarga wajib dimiliki oleh setiap keluarga, kartu ini berisi data lengkap tentang identitas kepala keluarga dan anggota keluarganya. Setiap terjadi perubahan Karena mutasi data dan mutasi biodata, wajib dilaporkan kepada Lurah/Kepala Desa dan akan diterbitkan Kartu Keluarga (KK) yang baru. Pendatang baru yang belum mendaftarkan diri atau belum berstatus penduduk setempat, nama dan identitasnya tidak boleh dicantumkan dalam Kartu Keluarga. Adapun layanan dalam kartu keluarga sebagai berikut: a) Penambahan anak Syarat: • KK Asli • Surat keterangan kelahiran dari RS/Puskesmas/Bidan b) Perubahan KK Syarat: • KK Asli • Copy Akta Pencatatan Sipil • Formulir perubahan biodata dari Desa/Kelurahan
c) Kehilangan KK Syarat: Surat Keterangan Kehilangan KK dari Desa/Kelurahan/Kepolisian d) Pisah KK Syarat: • KK Asli • 2 lembar permohonan KK dari Desa/Kelurahan Gambar 3.2 Formulir untuk Kartu Keluarga F. Layanan Perekaman, Penerbitan, dan Perubahan Elemen pada KTP El (Kartu Tanda Penduduk Elektronik) G. Layanan Surat Keterangan Pindah Antar Kabupaten/Kota dan Antar Provinsi Syarat: • KK Asli • Surat Pengantar dari Kecamatan asal Tata cara:
1) Di Desa/Kelurahan asal: Pemohon datang mohon formulir pindah antar kabupaten/kota dan antar provinsi. 2) Di Kecamatan asal: Pemohon menyerahkan formulir pindah antar kabupaten/kota dan antar provinsi, selanjutnya mohon surat pengantar pindah antar kabupaten/kota dan antar provinsi. 3) Di Dinas: Pemohon menyerahkan KK asli dan surat pengantar pindah antar kabupaten/kota dan antar provinsi. Gambar 3.3 Berkas Surat Pindah 3.3 Sistem Penyimpanan Arsip Yang Digunakan
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Berikut ini adalah beberapa sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Kecamatan Margahayu. A. Sistem Tanggal (Chronological filing System) Chronological filing System atau sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan pencarian arsip-arsip disusun berdasarkan urutan waktu (dari tanggal, bulan, tahun yang tertera disurat) yang dijadikan pokok/judul surat adalah tanggal, bulan, tahun dibuatnya surat tersebut. Sistem ini digunakan oleh Kecamatan Margahayu dalam menyimpan arsip karena diduga sesuai untuk penyimpanan berkas-berkas yang ada, contohnya seperti berkas pembuatan KK baru, perubahan pada KK dan penambahan data pada KK. B. Sistem Wilayah (Geographical Filing System) Geographical Filing System atau sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah, kota, negara atau nama wilayah lainnya. Sistem penyimpanan ini digunakan oleh Kecamatan Margahayu karena memudahkan dalam menyimpan dan mencari berkas KK baru yang sudah tercetak dengan menyusunnya sesuai dengan daerah tempat tinggal pemohon. C. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
Subjectical Filing System atau sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip yang mengelompokkan arsip berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan atau instansi pemerintahan cocok dengan sistem ini, oleh karena itu Kecamatan Margahayu menggunakan sistem ini karena memudahkan untuk menyimpan berkas-berkas seperti Surat Keterangan Tidak Mampu dan Surat Keterangan Pindah.
BAB IV URAIAN KHUSUS Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) pada Kecamatan Margahayu berlangsung selama tiga bulan yang terhitung sejak 13 Desember 2021 hingga 25 Februari 2022. Selama pelaksanaan PRAKERIN di Kecamatan Margahayu berlangsung sejak pukul 07.30 hingga 16.00 WIB selama lima hari kerja dalam seminggu dimulai sejak senin hingga jumat. Sebelum memulai Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di Kecamatan Margahayu, terlebih dahulu diawali dengan dengan pengenalan situasi dan lingkungan kerja mulai dari pengenalan dengan kepala seksi/pimpinan disetiap bidang, pengenalan dengan para staff perusahaan, pengenalan tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian serta pengenalan tata tertib dan aturan yang berlaku di lingkungan Kecamatan Margahayu. Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di Kecamatan Margahayu dilaksanakan dalam team, dimana setiap anggota dalam team memiliki tugasnya masing-masing ada yang melaksanakan kegiatan meng-entry data, pencatatan serta mengarsipkan data dan melayani pelanggan. Adapun uraian tugastugas yang dilakukan selama kegiatan PRAKERIN adalah sebagai berikut: A. Melakukan Pencatatan Arsip Selama PRAKERIN di Kecamatan Margahayu penyusun melakukan pencatatan arsip tujuannya adalah untuk mempermudah pada saat pencarian dan pengendalian berkas. Contohnya pada saat pembuatan
Kartu Keluarga baru berkas tersebut terlebih dahulu dicatat tanggal masuknya dan nomor register serta dicatat dengan sistem penyimpanan wilayah agar lebih mempermudah pada saat pencarian. Selain untuk mencatat pembuatan Kartu Keluarga baru, pencatatan arsip juga diperlukan untuk mencatat Surat Keterangan Pindah datang maupun keluar untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan data pada berkas. Pencatatan arsip juga digunakan pada saat pencarian berkas, sebelum mencari berkas yang dimaksud penyusun terlebih dahulu melihat pada buku khusus pencatatan arsip agar tidak keliru dengan berkas lain yang terkadang terdapat beberapa kesamaan pada data. Gambar 4.1 Pencatatan Arsip Sistem Wilayah
B. Memberi Nomor untuk Surat Sebelum mencantumkan nomor pada surat, surat tersebut terlebih dahulu dicatat pada buku register sesuai dengan subjek nya. Setelah itu barulah surat dapat dicantumkan nomor registernya dan ditanda tangani oleh Kepala Seksi yang bersangkutan. Gambar 4.2 Pencatatan Nomor Register Surat Namun tidak sembarang surat bisa di register oleh penyusun, penyusun hanya dapat meregister Surat Keterangan Pindah, Legalisir Kartu Keluarga dan KTP, Surat Keterangan Ahli Waris dan Surat Keterangan Tidak Mampu. Setelah surat diberi nomor register dan ditanda tangani oleh Kepala Seksi yang bersangkutan, tahap selanjutnya adalah surat diberi stempel Kecamatan dan nomor surat ditulis pada bagian atas sebelum nama Kepala Seksi yang bersangkutan.
C. Membantu Proses Vaksinasi Di Kecamatan Margahayu setiap 2 minggu sekali mengadakan kegiatan vaksinasi bagi warga diwilayah Kecamatan Margahayu dan penyusun diminta untuk membantu tenaga medis untuk mencatat pada saat pemeriksaan. Kegiatan vaksinasi berlangsung pada pukul 08.00 s.d. 12.00 WIB dan dilaksanakan setiap hari jumat atau selasa, setelah kegiatan tersebut selesai penyusun kembali mengerjakan tugasnya yaitu di bidang Pelayanan Administrasi Terpadu di Kecamatan Margahayu.
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Setelah penyusun melakukan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di Kecamatan Margahayu penyusun mendapatkan banyak manfaat baik itu pengalaman, pengetahuan dan semua yang terkait dalam dunia kerja. Sehingga penyusun dapat menambah wawasan karena hanya dengan praktik penyusun bisa mengetahui seberapa jauh kemampuan yang sudah penyusun dapat disekolah terlebih lagi mengenai mengelola kegiatan administrasi kantor yang terjadi dalam dunia kerja. Sehingga suatu saat nanti jika penyusun memasuki dunia kerja tidak akan ragu melakukannya karena sebelumnya sudah mempunyai pengalaman yang cukup baik. Mengelola Administrasi Kantor sangatlah penting karena membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan perusahaan tersebut.
5.2 Saran-saran 1. Perusahaan Dari hasil selama penyusun melakukan kegiatan PRAKERIN dan tanpa mengurangi rasa hormat penyusun akan memberikan saran untuk Kecamatan Margahayu agar pada saat pengajuan surat pindah dan KTP warga diberi arahan yang jelas tentang bagaimana tahap-tahap yang harus dilakukan terlebih lagi jika warga tersebut seorang lansia, karena di zaman saat ini semua dilakukan secara digital dan tidak banyak yang mengerti bagaimana cara menggunakannya apalagi untuk seorang lansia. 2. Sekolah • Kepada siswa-siswi yang akan melaksanakan PRAKERIN selanjutnya diharapkan agar bisa lebih melaksanakan PRAKERIN dengan baik • Memberikan pandangan positif serta motivasi kepada siswa-siswi pada saat melaksanakan PRAKERIN, agar siswa-siswi lebih semangat dalam bekerja.
DAFTAR PUSTAKA https://kecamatanmargahayu.bandungkab.go.id/public/ https://id.m.wikipedia.org/wiki/Kecamatan https://kec-banguntapan.bantulkab.go.id/hal/jenis-layanan https://cerdika.com/struktur-organisasi-kecamatan/ https://akah.desa.id/artikel/2019/9/18/panduan-layanan-administrasikependudukan
LAMPIRAN-LAMPIRAN Foto pada saat melakukan senam pagi di hari jumat Foto pada saat mengerjakan pemilahan Kartu Keluarga
RIWAYAT HIDUP PENULIS Shelfi Yatun Nisya adalah nama penyusun laporan ini. Lahir pada tanggal 02 Mei 2005, di Bandung Provinsi Jawa Barat. Penyusun merupakan anak ke-1 dari 2 bersaudara, dari Bapak Ade Misbah dan Ibu Susi Herawati. Penyusun pertama kali masuk pendidikan di TK Miftahul Khoer pada tahun 2010 dan selesai pada tahun 2011. Kemudian penyusun melanjutkan pendidikan ke SDN Cangkuang 06 pada tahun 2011 dan selesai pada tahun 2017. Penyusun kemudian melanjutkan pendidikan ke SMP Muhammadiyah 4 Margahayu pada tahun 2017 dan selesai pada tahun 2020. Kemudian penyusun kembali melanjutkan pendidikan ke SMK Mathla’ul Anwar dan mengambil jurusan Akuntansi dan Keuangan Lembaga hingga sekarang dan akan selesai pada tahun 2023. Dengan ketekunan, motivasi tinggi untuk terus belajar dan berusaha penyusun akhirnya telah berhasil menyelesaikan tugas akhir Laporan PRAKERIN ini. Semoga dengan penulisan tugas akhir laporan ini mampu memberikan kontribusi positif bagi dunia perusahaan. Akhir kata penyusun mengucapkan rasa syukur yang sebesar-besarnya atas terselesaikannya laporan PRAKERIN yang berjudul “Mengelola Kegiatan Administrasi Kantor di Kecamatan Margahayu”.