PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI TANDA TANGAN ELEKTRONIK KEMENAG MANUAL BOOK (TTE V2 KEMENAG) AUTHOR BY SAID ZULHELMI ARIF, ST TTE V2 KEMENAG KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN GAYO LUES2023 MANUAL BOOK
i DAFTAR ISI DAFTAR ISI.............................................................................................................................. i 1. MASUK KE APLIKASI TTE KEMENAG ................................................................... 1 2. HALAMAN ANTARMUKA TTE V2 KEMENAG ...................................................... 1 3. CARA DAFTAR APLIKASI TTE KEMENAG............................................................ 2 4. CARA MASUK KE APLIKASI TTE KEMENAG....................................................... 7 5. HALAMAN ANTARMUKA DASHBOARD TTE V2 KEMENAG ............................ 8 6. CARA MELAKUKAN AKTIVASI AKUN BSRE ........................................................ 9 7. CARA SET PASSPHRASE TTE DARI BSRE ........................................................... 11 8. MEMBUAT DOKUMEN YANG SIAP UNTUK DIPARAF DAN TANDA TANGAN SECARA ELEKTRONIK .................................................................................. 14 9. CARA UNGGAH DOKUMEN UNTUK DI TTE DAN PARAF ............................... 15 10. CARA MELAKUKAN PARAF DOKUMEN .......................................................... 17 11. CARA MELAKUKAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK ................................. 18 12. CARA MEMERIKSA KEASLIAN DOKUMEN YANG SUDAH TTE ............... 20
1 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI TANDA TANGAN ELEKTRONIK KEMENAG (TTE V2) 1. MASUK KE APLIKASI TTE KEMENAG Berikut beberapa cara masuk ke Aplikasi TTE V2 Kemenag yang akan digunakan untuk melakukan proses pemarafan dan pendatanganan dokumen secara elektronik: - Cara Pertama Untuk mengakses Aplikasi TTE Kemenag silahkan Buka aplikasi browser yang ada pada komputer anda atau perangkat lainnya. Ketikkan alamat url http://tte.kemenag.go.id pada addressbox. - Cara Kedua Untuk mengakses Aplikasi TTE Kemenag silahkan Buka aplikasi browser yang ada pada komputer anda atau perangkat lainnya. Pada browser pencarian masukan kata kunci “TTE Kemenag”. Pilih hasil pencarian browser anda yang alamat urlnya http://tte.kemenag.go.id. 2. HALAMAN ANTARMUKA TTE V2 KEMENAG Tampilan awal ketika membuka aplikasi TTE V2 Kemenag dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
2 Gambar diatas adalah tampilan awal ketika membuka aplikasi ini. Pada halaman tersebut kita diminta informasi untuk mengakses aplikasi dengan memasukan informasi NIP dan Kata Sandi untuk Pegawai ASN, NIK dan Kata Sandi untuk pegawai Non ASN, dan Email dan Kata Sandi untuk pengguna sebagai Admin Satker. Bagi yang Pegawai ASN dan Non ASN yang belum bisa mempunyai informasi login untuk masuk/akses ke aplikasi ini, bisa mengikuti petunjuk no. 3. Bagi Admin Satker yang mau mengakses ke aplikasi bisa membuat permohonan melalui Sistem Informasi Layanan Gangguan dan Permohonan (SIGAP) v2 Kementerian Agama RI dengan alamat url https://sigap.kemenag.go.id/. Anda bisa membaca petunjuk penggunaan aplikasi SIGAP V2 melalui link berikut: https://bit.ly/MBSigapV2. 3. CARA DAFTAR APLIKASI TTE KEMENAG Sebelum menggunakan dan mengakses Aplikasi TTE V2 Kemenag, kita harus memiliki Informasi Login Aplikasi, untuk mendapatkan informasi login kita harus mengajukan pendaftaran pada aplikasi TTE V2 Kemenag. Berikut cara mendaftarkan user/pegawai pada aplikasi TTE V2 Kemenag: - Pada Halaman Utama, klik tulisan ‘tautan disini’ untuk masuk ke halaman pendaftaran akun TTE sebagai user.
3 - Pada Halaman Register, silahkan pilih Status Pegawai - Untuk Status sebagai ASN, Masukan NIP yang terdaftar di Sistem Kepegawaian Kemenag, kemudian tekan tombol Cek NIP.
4 - Kemudian Masukan Informasi yang diperlukan di formulir pendaftarannya. Ket: NIP : NIP yang terdaftar di Sistem Kepegawaian Kemenag Nomor Telepon Anda Provinsi dan Kabupaten/Kota NIK: Nomor Induk Kependudukan Anda Kata Sandi : Kata sandi minimal 6 karakter. Kata sandi yang diinput di sini adalah kata sandi untuk masuk ke aplikasi TANDA TANGAN ELEKTRONIK KEMENAG. Alamat surel (email) Kemenag : Wajib menggunakan email dengan domain nip/user@kemenag.go.id dan pastikan Email Aktif, karena Informasi dari BSRE akan dikirim melalui email.
5 Foto Tanda Tangan : Tipe File: jpg, png, jpeg | maks : 250kb KTP : Tipe File: jpg, png, jpeg | maks : 250kb Surat Rekomendasi : Tipe File: doc,docx,pdf | maks : 512kb - Untuk Status sebagai Non ASN, Masukan NIP yang terdaftar di Sistem Kepegawaian Kemenag, kemudian tekan tombol Cek NIP. Ket: NIK: Nomor Induk Kependudukan Anda Nama Lengkap Anda Alamat surel (email) Kemenag : Wajib menggunakan email dengan domain nip/user@kemenag.go.id dan pastikan Email Aktif, karena Informasi dari BSRE akan dikirim melalui email.
6 Untuk Non ASN yang belum memiliki Email Resmi Kemenag, bisa mengajukan permohonan Email Kemenag melalui Aplikasi SIGAP V2. Silahkan Baca Petunjuk No.2 Nomor Telepon Anda Provinsi dan Kabupaten/Kota Jabatan sesuai SK Satuan Kerja Sesuai SK Kata Sandi : Kata sandi minimal 6 karakter. Kata sandi yang diinput di sini adalah kata sandi untuk masuk ke aplikasi TANDA TANGAN ELEKTRONIK KEMENAG. Alamat surel (email) Kemenag : Wajib menggunakan email dengan domain nip/user@kemenag.go.id dan pastikan Email Aktif, karena Informasi dari BSRE akan dikirim melalui email. Foto Tanda Tangan : Tipe File: jpg, png, jpeg | maks : 250kb KTP : Tipe File: jpg, png, jpeg | maks : 250kb Surat Rekomendasi : Tipe File: doc,docx,pdf | maks : 512kb - Setelah Informasi yang diperlukan terisi dan pastikan sudah benar dan sesuai, kemudian klik tombol Daftar. - Anda Sudah bisa masuk/akses ke aplikasi TTE V2 Kemenag dengan NIP dan Kata Sandi untuk Pegawai ASN dan NIK dan Kata Sandi untuk Pegawai Non ASN. Ikuti Petunjuk No. 4 - Setelah pendaftaran Akun, akun ada dalam tahap verifikasi oleh pihak Biro HDI - Apabila tahap verifikasi sudah lolos, Silahkan tunggu email Aktivasi dari BSrE melalui email yang didaftarkan 1x24 jam. - Apabila 1x24 jam setelah lolos verifikasi belum mendapatkan email dari BSrE. Silahkan kirimkan permohonan pengiriman email aktivasi dari BSrE melalui Aplikasi SIGAP V2 Kemenag. Silahkan baca petunjuk No. 2
7 - Jika Email Aktivasi dari BsrE sudah masuk, silahkan melakukan aktivasi Akun. Silahkan baca petunjuk No. 6 4. CARA MASUK KE APLIKASI TTE KEMENAG Apabila anda sudah memiliki informasi login, anda bisa langsung masuk ke aplikasi TTE V2 Kemenag dengan cara dibawah ini: - Pada Halaman Utama, pilih Masuk Sebagai terlebih dahulu. - Masukan Informasi sesuai dengan status akses aplikasi TTE V2 Kemenag ( Masukan NIP dan Kata Sandi untuk Pegawai ASN, NIK dan Kata Sandi untuk pegawai Non ASN, dan Email dan Kata Sandi untuk pengguna sebagai Admin Satker
8 5. HALAMAN ANTARMUKA DASHBOARD TTE V2 KEMENAG Berikut tampilan halaman dashboard TTE V2 Kemenag untuk beberapa jenis hak akses pada aplikasi TTE V2 Kemenag: - Pegawai ASN/Pegawai Non ASN Untuk Hak Akses User/Pegawai, user bisa mengakses beberapa menu pada Menu Utama, yaitu: o Dashboard : Halaman yang menyajikan data/informasi secara visual terkait jumlah Dokumen belum diparaf dan Dokumen belum ditandatangan o Profile : Halaman yang menampilkan data profil user/pegawai o Dokumen TTE : Menu ini untuk menampilkan Dokumen yang perlu ditte (Inbox Tanda Tangan), dan dokumen yang sudah ditte (Dokumen Sudah Ditandatangani) o Dokumen Paraf : Menu ini untuk menampilkan Dokumen yang perlu diparaf (Inbox Paraf), dan dokumen yang sudah diparaf (Dokumen Sudah Diparaf) - Admin Satker Untuk Hak Akses Admin Satker, user/admin satker bisa mengakses beberapa menu pada Menu Utama, yaitu:
9 o Dashboard : Halaman yang menyajikan data/informasi secara visual terkait Jumlah Pegawai pada Satker yang terdaftar, Dokumen yang selesai ditandatangan, dan Dokumen yang dibatalkan. o Daftar Pegawai : Halaman yang menampilkan Daftar Pegawai pada Satuan Kerja yang sudah Terdaftar pada Aplikasi TTE V2 Kemenag. o Dokumen : Halaman yang menampilkan Dokumen yang diajukan dengan fitur Tambah Naskah Dokumen, Detail Dokumen (Pemaraf, Penandatangan, dan pembatalkan dokumen sebelum selesai proses tanda tangan elektronik (Dokumen Diajukan), dan Menampilkan Dokumen yang sudah dibatalkan dan dapat melihat isi dokumen serta bisa menghapus secara permanen dokumen yang sudah dibatalkan (Dokumen Dibatalkan), serta bisa monitoring proses tanda tangan elektronik Dokumen. 6. CARA MELAKUKAN AKTIVASI AKUN BSRE Setelah proses validasi/verifikasi akun lolos, anda akan dikirimkan tautan aktivasi akun bsre melalui email yang sudah didaftarkan. Apabila dalam 1x24 jam setelah status verifikasi akun lolos belum menemukan emal aktivasi dari BSrE, anda bisa mengajukan permohoan pengiriman ulang email aktivasi melalu aplikasi SIGAP V2 Kemenag (Lihat Petunjuk No. 2). Bagi yang sudah menemukan email aktivasi akun BSrE, berikut cara melakukan Aktivasinya: - Masuk ke Email Kemenag → https://mail.kemenag.go.id, kemudian login menggunakan email yang terdaftar pada Aplikasi TTE V2 Kemenag. - Masukan Email dan Password, kemudian tekan Login.
10 - Pada Halaman Utama, tekan menu Inbox dan tekan Pada Email Aktivasi Akun dari BSrE, kemudian klik tombol Aktivasi Akun. - Anda akan diarahkan menuju website BSrE untuk mengaktivasi akun Sertifikat Elektronik /TTE. Silahkan isi sesuai dengan data diri anda (NIK dan No Telepon) dan tekan tombol Next. - Pilih tombol “ASN dan POLRI” untuk ASN dan POLRI. Selain ASN dan POLRI, silahkan klik tombol “Lainnya”. Lalu masukan NIP kemudian tekan tombol Cek NIP/NRP untuk validasi dengan database kepegawaian BKN. 1 2 3
11 - Periksa kembali data hasil pencarian NIP, apabila data sudah sesuai tekan Next. - Tekan tombol “Ambil foto” untuk memulai pengambilan foto. Silahkan tekan tombol “Cara pengambilan foto” terlebih dahulu untuk melihat teknis pengambilan foto yang diharapkan oleh sistem tersebut. Jangan lupa untuk mencentang persetujuan kebijakan privasi. Terakhir tekan tombol Submit. - Proses Aktivasi selesai, BSre akan mengirimkan 2 (dua) email balasan yang berisi tentang informasi login akun BSrE (BeID) dan email untuk membuat Kode Passphrase. Ikuti Petunjuk No. 7 7. CARA SET PASSPHRASE TTE DARI BSRE Setelah Aktivasi Akun BSrE sukses, silahkan buat Passphrase TTE sebagai pin/password tanda tangan elektronik anda. Berikut cara buat passphrase TTE dari BSrE: - Setelah Melakukan Aktivasi Akun BSrE dan Proses Aktivasi Akun Sukses. Anda akan menemukan 2(dua) email terbaru di Inbox email kemenag dari BSrE untuk melakukan penyetelan Passphrase dan Informasi mengenai Akun BeID → https://beid.bssn.go.id/
12 - Email Informasi Akun berisi tentang Informasi untuk masuk ke Aplikasi BSrE berupa Username dan Password. Pada kasus ini kita langsung menuju ke Email Set Passphrase. - Pada Email Set Passphrase, tekan Buat Passphrase untuk mengatur kode passphrase. Kode passphrase (kode token TTE) merupakan sebuah kode yang dibuat secara langsung oleh pengguna melalui website BSrE. Kode ini lah nantinya yang akan dipakai untuk menandatangani dokumen secara elektronik. - Silahkan buat kode passphrase (Kode Token TTE) dengan sandi yang mudah anda ingat namun sulit dikenali orang lain dan konfirmasi Passphrase. - Silahkan tekan Persetujuan Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik, Baca Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik dan tunggu selama 15 detik dan tekan Setuju.
13 Pastikan tombol Persetujuan Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik berubah menjadi biru, lalu tekan Buat Passphrase.
14 - Pembuatan Passphase selesai, anda akan mendapatkan pesan melalui WhatsApp dan Email balasan dari BSrE terkait “Seritikat Elektronik telah diterbitkan dan masa berlaku sertifikat elektronik. 8. MEMBUAT DOKUMEN YANG SIAP UNTUK DIPARAF DAN TANDA TANGAN SECARA ELEKTRONIK Berikut cara membuat dokumen yang siap untuk diparaf dan tanda tangan secara elektronik menggunakan aplikasi TTE V2 Kemenag: - Persiapkan dokumen/nota dinas/surat lainnya sesuai dengan tata naskah/ketentuan yang berlaku - Pada kolom bagian tanda tangan, masukan Anchor yang bisa dibaca oleh sistem. Berikut tanda yang dapat digunakan pada dokumen: ^, $, #, * - Berikut Contoh penggunaan Anchor pada dokumen dengan satu penandatangan. - Berikut contoh penggunaan Anchor pada dokumen yang penandatangan lebih dari satu. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat penggunaan Anchor pada dokumen: - Anchor jangan menggunakan font style yang aneh
15 - Jangan tebalkan (bold) dan miringkan (italic) anchor - Anchor yang bisa digunakan hanya 4 (empat) (^,$,#,*) artinya dalam satu dokumen hanya bisa membuat maksimal 4 (empat) tanda tangan baik satu pegawai 4 (empat) tanda tangan atau 4 (empat) pegawai dengan masing-masing satu tanda tangan) 9. CARA UNGGAH DOKUMEN UNTUK DI TTE DAN PARAF Berikut cara mengunggah dokumen yang sudah siap untuk diparaf dan ditandatangani untuk dilakukan pemarafan dan penandatanganan secara elektronik: - Masuk terlebih dahulu dengan menggunakan Akun Admin Satker. Lihat Petunjuk No.4 - Pada Halaman Dashboard, pilih menu Dokumen → Dokumen Diajukan. - Pada Halaman Dokumen Diajukan, tekan tombol Naskah Dokumen. - Pada halaman Unggah Naskah Dokumen. Silahkan pilih jenis Dokumen yang akan di Unggah, masukan Perihal Dokumen yang mudah dicari, pilih Tipe Kertas dan tekan tombol Cari File → Pilih Dokumen yang sudah siap diparaf dan ditandatangani secara elektronik. Tekan tombol Lanjut untuk melanjutkan ke halaman selanjutnya. - Pada halaman Pemaraf, silahkan pilih pejabat pemaraf yang sudah memiliki Sertifikat elektronik (Akun BSrE sudah diaktifkan dan Passphrase sudah dibuat). Cari nama Isi Form Ini
16 pegawai dengan memasukan minimal 3 Huruf dikotak Cari Pegawai → Pilih Pegawai → Tekan Tambah Pemaraf. Kemudian tekan tombol Lanjut. - Pada halaman Penandatangan, silahkan pilih Pejabat Penandatangan yang sudah memiliki Sertifikat elektronik (Akun BSrE sudah diaktifkan dan Passphrase sudah dibuat). Cari nama pegawai dengan memasukan minimal 3 Huruf dikotak Cari Pegawai → Pilih Pegawai → Pilih Anchor di Dalam Dokumen sesuai dengan anchor yang dibuat pada bagian Tanda Tangan Pejabat yang dipilih → Tekan Tambah Penandatangan. (Note: Anchor yang bisa dipilih hanya sampai 4 (empat) (^,$,#,*) artinya dalam satu dokumen hanya bisa membuat maksimal 4 (empat) tanda tangan baik satu pegawai 4 (empat) tanda tangan atau 4 (empat) pegawai dengan masingmasing satu tanda tangan) - Setelah semua Pejabat Penandatangan dipilih sesuai dengan dokumen yang diunggah. Silahkan tekan tombol Selesai.
17 - Dokumen sudah diajukan dan sudah siap untuk dilakukan paraf dan tandatangan elektronik. Silahkan hubungi pejabat pemaraf terlebih dahulu untuk melakukan paraf dan Pejabat Penandatangan setelahnya untuk melakukan tanda tangan elektronik pada dokumen. 10. CARA MELAKUKAN PARAF DOKUMEN Berikut cara melakukan paraf secara elektronik pada dokumen yang sudah diunggah pada Aplikasi TTE V2 Kemenag: - Silahkan Masuk terlebih dahulu menggunakan Akun anda/Pejabat yang akan melakukan paraf. Lihat Petunjuk No.4 - Pada Halaman Dashboard, pilih menu Dokumen Paraf → pilih Inbox Dokumen diparaf. - Pada Halaman Inbox Paraf, mohon periksa kembali yang akan diparaf sebelum melakukan pemarafan untuk mencegah kesalahan/ human error pada saat pembuatan surat dengan menekan tombol Draft.
18 - Apabila dokumen sudah sesuai, silahkan ceklis dokumen yang akan diparaf → tekan tombol Lakukan Pemarafan Elektronik pada Dokumen Terpilih. - Masukan Passphrase kunci Digital anda/pemaraf → tekan tombol Tanda Tangan secara digital Berkas PDF untuk melakukan paraf secara digital. - Setelah proses pemarafan selesai dan berhasil, anda akan diteruskan ke halaman Dokumen sudah diparaf. Proses pemarafan sudah selesai. 11. CARA MELAKUKAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK Berikut cara melakukan tanda tangan secara elektronik pada dokumen yang sudah diunggah pada Aplikasi TTE V2 Kemenag: - Silahkan Masuk terlebih dahulu menggunakan Akun anda/Pejabat yang akan melakukan tandatangan. Lihat Petunjuk No.4 - Pada Halaman Dashboard, pilih menu Dokumen TTE → pilih Inbox Tanda Tangan. Masukan Passphrase anda
19 - Pada halaman Inbox Tanda Tangan, mohon periksa kembali yang akan ditandatangani sebelum melakukan tanda tangan elektronik untuk mencegah kesalahan/ human error pada saat pembuatan surat dengan menekan tombol Draft. - Apabila dokumen sudah sesuai, silahkan ceklis dokumen yang akan ditandatangani → tekan tombol Lakukan Tanda Tangan Elektronik pada Dokumen Terpilih. - Masukan Passphrase kunci Digital anda/penandatangan → tekan tombol Tanda Tangan secara digital Berkas PDF untuk melakukan paraf secara digital. - Setelah proses tanda tangan selesai dan berhasil, anda akan diteruskan ke halaman Dokumen sudah ditandatangani. Proses Tanda Tangan secara Digital sudah selesai. - Silahkan unduh dokumen yang sudah dilakukan paraf/tandatangan secara elektronik dengan menekan tombol Final pada daftar Dokumen yang sudah ditandatangani (untuk Pegawai) dan pada daftar Dokumen yang diajukan (untuk Admin Satker). Masukan Passphrase anda
20 12. CARA MEMERIKSA KEASLIAN DOKUMEN YANG SUDAH TTE Berikut 2 (dua) cara yang dapat dilakukan untuk memeriksa keaslian dokumen yang sudah ditandatangani secara elektronik: 12.1. Menggunakan Token Kita dapat memeriksa keaslian dokumen yang sudah di tte dengan menggunakan kode token yang ada dibagian footer/bawah pada dokumen dengan cara berikut: Buka dokumen yang sudah ditte dan mau diperiksa keasliannya Pilih dan salin kode token yang ada dibagian footer/bawah dokumen Buka halaman TTE V2 Kemenag : https://tte.kemenag.go.id/. Pada bagian ESign → Keaslian, tempelkan kode Token, kemudian tekan tombol Cari. Masukan Token
21 Sistem akan mencari dokumen dengan token yang kita masukan, dan menemukan dokumen asli dengan token tersebut. 12.2. Mengunggah Dokumen Langsung Kita dapat memeriksa keaslian dokumen yang sudah di tte dengan mengunggah langsung dokumen yang mau diperiksa keasliannya dengan cara berikut: Persiapkan dokumen yang akan diperiksa keasliaanya Buka halaman TTE V2 Kemenag : https://tte.kemenag.go.id/. Pada bagian ESign → Digital Signature → Cari File untuk mengambil file yang mau diperiksa keasliaanya , kemudian tekan tombol Kirim. Pilih Dokumen yang akan diperiksa
22 Berikut hasil pemeriksa keaslian dokumen 13. PENUTUP Demikian petunjuk penggunaan aplikasi tanda tangan elektronik kemenag versi 2 ini kami buat karna kebutuhan sebagai panduan yang dapat dipakai dalam penggunaan aplikasi TTE V2 Kemenag. Manual Book ini penulis sampaikan atau sosialisasi kepada satuan kerja yang ada di Kementerian Agama khususnya satuan kerja dalam lingkungan kerja Kementerian Agama Kabupaten Gayo Lues. Manual Book ini tidak bersifat baku dan akan kami perbaiki ketika sistem mengalami peningkatan dan penambahan fitur serta ada perubahan penggunaanya. Besar harapan kami, Manual Book ini dapat membantu seluruh pengguna untuk memahami cara kerja penggunaan serta fungsi aplikasi ini secara menyeluruh, guna mendukung pelaksanaan pengimplementasian e-government dilingkungan Kementerian Agama RI secara merata menyeluruh dan terintegrasi serta mensukseskan program prioritas Kementerian Agama RI “Transformasi Digital”.