PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

Bahagian Pengurusan Acara
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

15 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

Bahagian Pengurusan Acara 15
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

15 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

ISI KANDUNGAN

KATA ALU-ALUAN - Ketua Setiausaha Negara 1
PRAKATA - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, JPM 2

1. PENGENALAN 3

• PENDAHULUAN 4

• OBJEKTIF 4

• JENIS-JENIS MAJLIS 4

• JENIS-JENIS ACARA 6

• 20 ELEMEN PROTOKOL DAN 15 ELEMEN ETIKET 6

• PERANAN DAN TUGAS URUS SETIA 8

• STRUKTUR DAN ALIRAN PENGURUSAN MAJLIS 9

2. PRA MAJLIS/ACARA 11
• PENYEDIAAN KERTAS KERJA 12
• PENYEDIAAN KERTAS KONSEP 12
• PERSIAPAN TEMPAT DAN LOGISTIK 13

A. CADANGAN TAPAK 13

B. PELAN LANTAI 13

C. PERALATAN 14

• PROTOKOL/JEMPUTAN/SAMBUTAN 15

A. SENARAI JEMPUTAN 15

B. KAEDAH JEMPUTAN 16

C. PENGESAHAN KEHADIRAN 17

D. PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS 18

E. SUSUNAN TEMPAT DUDUK 19

F. PENDAFTARAN 19

• KEWANGAN 19

A. TATACARA PEROLEHAN 19

B. PERINCIAN KEWANGAN 20

C. AGIHAN PERUNTUKAN 20

Bahagian Pengurusan Acara i
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA 20

• PENGURUSAN MAJLIS 20
21
A. CARTA PERBATUAN 21
B. PENGISIAN MAJLIS 21
C. CENDERAMATA/HADIAH 22
D. ATUR CARA PENTADBIRAN 23
E. PENGACARA 23
F. PEMBACA DOA 24
G. UCAPAN 25
H. RAPTAI 26
I. KEHADIRAN KHALAYAK 26
J. BUKU ATUR CARA MAJLIS
K. SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU KEHORMAT 27

DI ATAS PENTAS 27
L. TAKLIMAT KEPADA TETAMU KEHORMAT 28

• PEMILIHAN SAJIAN 28
• KESELAMATAN DAN PERUBATAN 28

A. KESELAMATAN 29
B. PERUBATAN
29
• PUBLISITI DAN MEDIA 29
30
A. PUBLISITI
B. PENGURUSAN MEDIA 31
C. FOTOGRAFI 32

3. SEMASA MAJLIS/ACARA 32
• URUS SETIA/JAWATANKUASA SENTIASA 33
BERSIAP SIAGA
35
A. SAMBUTAN TIBA DAN BALIK 36
B. PENYAMBUT TETAMU 36

4. PASCA MAJLIS/ACARA 37
• PASCA MAJLIS/ACARA
• RUJUKAN AGENSI UTAMA DALAM
PELAKSANAAN MAJLIS/ACARA

5. LAMPIRAN

ii Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

Kat Alu-Aluan

Sayamengucapkansetinggi-tinggitahniahdan
penghargaan kepadaJabatanPerdanaMenteridan
JawatankuasayangterlibatdenganpenerbitanBuku
PanduanPengurusanMajlisdanAcaraterbitan
Jabatan PerdanaMenteri.

Prosespenghasilanbukupanduanyanglebihringkas
secara National Blue Ocean Strategy (NBOS) dengan
melibatkanpelbagaiKementeriandanJabatandapatmempertingkatkan
kecekapansertamutupengurusanmajlisdanacararasmiKerajaan.

SelarasdengandasarKerajaanyangmenyarankanperbelanjaan
berhemat, penjawatawambolehmenggunakanbukupanduaninidalam
memastikanpenganjuransesuatumajlisatauacararasmiKerajaansecara
kosefektifdannilaiuntukwang(value for money). Adalahdiharapkan
denganpenggunaanbukupanduaninisecarameluasolehsemua
Kementerian, Jabatan danAgensi Kerajaan, kecekapan pengurusan
sertakualitipenganjuransesuatumajlisatauacararasmiKerajaan
dapatdiseragamkan.

SekalilagisyabasdantahniahdiucapkankepadaJabatanPerdana
Menteri dan semua pihak yang terlibat dalam menjayakan penerbitan
bukupanduanini.

TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA
KETUA SETIAUSAHA NEGARA

Bahagian Pengurusan Acara 1
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

P a at

Dieratransformasikini,Jabatan-jabatandanAgensi
Kerajaansemakinrancakmelaksanakansecara
sendirimajlis-majlisdanacararasmiKerajaantanpa
melantiksyarikatluar.Secaratidaklangsungsetiap
acara yang dilaksanakan menampilkan identiti
Jabatan danAgensiKerajaantersebut.Perkaraini
sedikit sebanyak akan mempengaruhi persepsi
tetamu yang hadir terhadap Jabatan dan Agensi
Kerajaanyangbertindaksebagaipenganjurmajlistersebut.Pelaksanaannya
merangkumipengurusanjemputan,pengurusanfasiliti-fasilitiyangterdapat
padamajlisberkenaantermasuklahaspekkeselamatandanprotokolmajlis.

Denganadanyabukupanduaninidiharapdapatdijadikanpanduanasas
dalammenguruskanmajlisdanacaradiperingkatJabatandanAgensi
Kerajaan. Maklumat-maklumatyangdinyatakandalambukupanduanini
amat berguna kepada setiap pegawai penyelaras majlis dan acara di
dalamaspekpengurusanmajlisdanacaraKerajaansecarakeseluruhannya.

Harapansayasemogamaklumatdalambukupanduaninisedikit
sebanyak akan dapat membantu Jabatan danAgensi Kerajaan bagi
memudahdanmelancarkanurusanpelaksanaanmajlisdanacaraanjuran
masing-masing.Sayajugaberharapagartahappenganjuranmajlis
dan acara Jabatan dan Agensi Kerajaan akan terus cemerlang dan
memenuhikehendakstakeholder.

Sekian,selamatmelaksanakanmajlisdanacaraKerajaan.

DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD
TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN
JABATAN PERDANA MENTERI
MERANGKAP PENGERUSI MAJLIS RASMI KERAJAAN

2 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

1 PENGENALAN

Bahagian Pengurusan Acara 3
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

PENDAHULUAN

BukuPanduanPengurusanMajlisdanAcarainidisediakansebagai
rujukankepadaKementerian/Jabatandidalampenganjuransesuatu
majlis/acara.Denganadanyagarispanduaninidiharapkanianya
menjadirujukanbagimemastikanmajlis/acaraberjalanlancardanteratur.

OBJEKTIF

Antaraobjektifbukuiniditerbitkanadalahsebagai:

1. Rujukankepadapegawaiperkhidmatanawam;dan

2. Panduanyangmudahdifahamidanmempunyainilaitambah
kepada Agensi-agensi Kerajaan yang menguruskan
majlis/acaraKerajaan.

JENIS-JENIS MAJLIS

1. Rasmi
SesebuahmajlisyangdianjurkanolehKerajaanPersekutuan
atauKerajaanNegeriyangmendapatkelulusanperuntukan
Kerajaan.

2. Rasmi dan Formal
Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyadariKerajaan seperti
haribekerjadariIsninsehinggaJumaatdipejabat,diluarpejabat,
majlispenuhistiadat,majlisjamuan(malamatauhujung minggu
iaitudiluarwakturasmibekerja).Majlisyangmelibatkanpembesar
Negara/Negeridanmenepatiaspekprotokolsecarapenuh.

4 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

3. Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyadariKerajaan seperti
programturunpadang,lawatandanmajlisperasmian.Terdapat
sedikitkelonggarandarisegiprotokol.

4. Tidak Rasmi
MerupakanmajlisyangdianjurkanolehAgensi-agensiKerajaan
/swastayangtidakmelibatkanperuntukanKerajaansertaaspek
protokolsepenuhnya.

5. Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyabukandariKerajaan
seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh
orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan
PersekutuandanNegeri(rujuksenaraiyangterkini).

6. Separa Rasmi
Majlis/aktivitisepertikejohanansukandanriadahdimana
sebahagiansumberperuntukandariKerajaandansebahagiannya
daripadasumbanganolehwangkelabsukanataupertubuhan.

Bahagian Pengurusan Acara 5
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

JENIS-JENIS ACARA

1. Dalaman
Acaradalamanlebihmerujukkepadapenyertaandikalangan
ahli-ahliorganisasipenganjursendiri.

2. Luaran
Acaraterbukamerujukkepadaskoppenglibatanpesertayang
tidakterhadkepadapekerjaatauahli-ahlidalamsesebuah
organisasi ataukumpulansahaja.

3. Kebangsaan
Acaraperingkatkebangsaanmemerlukanpenglibatanatau
penyertaandaripelbagaiNegeri.

4. Antarabangsa
Acaraperingkatantarabangsabiasanyabercoraksukan,
kebudayaan,kempenpelancongan,mesyuaratKetua-ketua
Negarasertaagendalainyangmelibatkanpenyertaandaripada
beberapaNegaratertentu.

20 ELEMEN PROTOKOL DAN 15 ELEMEN ETIKET

Dalamperancangandanpengurusansesuatumajlis/acara,20elemen
protokoldan15elemenetiketperludiambilperhatiansepertiberikut:

1. 20ElemenProtokol
i. AnugerahDarjahKebesaranPersekutuandanNegeri;
ii. SusunanKeutamaanPersekutuandanNegeri;
iii. PanggilanHormatbagiOrang-OrangKenamaan;
iv. Senaraijemputanmajlis/acara;

6 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

v. Pengurusankadjemputan;
vi. Penyusunantempatdudukbagipelbagaimajlis/acara;
vii. Penyusunantempatdudukbagimajlis/acarajamuan;
viii. Susunanbendera;
ix. Aturcaramajlis/acaradidalamdewandandiluardewan;
x. Pengacaraanmajlis/acaraformal;
xi. Fungsipegawaiprotokoldanpegawaipengiring(liasion

officer);
xii. Perananpenyambuttetamudalammajlis/acaraformal;
xiii. Pemilihansajian;
xiv. PenggunaanLaguKebangsaanmengikutmajlis/acara;
xv. PenyusunangambarOrang-orangKenamaandidinding

(jikaberkaitan);
xvi. BahasadankesopananIstana(jikaberkaitan);
xvii. Kesempurnaanpakaiandidalammajlis/acaratertentu;
xviii. PemakaianAnugerahDarjahKebesaran(jikaberkaitan);
xix. Urusanmenandatanganisuratperjanjian(jikaberkaitan);

dan
xx. Programdanaturcarapentadbiran.

2. 15ElemenEtiket
i. Etikaberpakaian;
ii. Kesesuaianpakaianmengikutmajlis/acara;
iii. Penampilandanpenggayaandiri;
iv. Kesopanandalampertemuandanperkenalan;
v. Kemahirandalamperbualansosial;
vi. Kesopananmenghadirimajlis/acarajamuanringansecaraberdiri;
vii. Kesopananmenghadirimajlis/acarajamuanringansecaraduduk;
viii. Kesopanandidalammajlis/acarabuffet;
ix. Adabmakanmengikutkesesuaianmajlis/acara;
x. Kesopanantuanrumahdantetamu(untuk majlis/acaradi
dalamrumah);

Bahagian Pengurusan Acara 7
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

xi. Kesopanantuanrumahdantetamu(untuk majlis/acaradi
luarrumah);

xii. Menghadiripelbagaimajlis/acaraformal;
xiii. Penggunaanperalatanjamuanmengikutmajlis/acara

(contoh:cutlery);
xiv. Caramenghidang;dan
xv. Tertibdimejamakan.

PERANAN DAN TUGAS URUS SETIA

Urussetiamemainkanperananyangpentingdalampengurusan
sesebuahmajlis/acara.Urussetiajugamenjaditulangbelakang
dan penggerak kepada sesuatu pengurusan majlis/acara.Antara
perananutamaurussetiaialah:

1. Penyediaankertaskerjauntuksesuatucadanganpelaksanaan
majlis/acara;

2. Pengumpulan maklumat dan penyelarasan laporan bagi
menyediakankertaskonsep;

3. Menjadiurussetiamesyuarat/perbincangandanmendapatkan
maklumbalas/laporanmesyuarat;

4. Menyelaraskanpelaksanaansesuatumajlis/acara;

5. MemberikhidmatnasihatkepadaJawatankuasa;dan

6. MelaksanakansemuaarahandankeputusanJawatankuasa.

8 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

STRUKTUR DAN ALIRAN PENGURUSAN MAJLIS

Perbezaansesuatustrukturdanaliranpengurusanmajlis/acaraadalah
bergantungkepadaskalamajlis/acarayangakandiadakan.Semakin
besarskalasesuatumajlis/acaraitu,makasemakinbesardankompleks
struktursertaaliranpengurusanmajlis/acaratersebut.Perbezaancontoh
struktur danaliraninibolehdilihatsepertidibawah:

1. ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaBesar

Penyediaan Kertas Kerja

Pengerusi JK Induk Jawatankuasa
Induk

Urus Setia JK Induk

Jawatankuasa Pengerusi Pengerusi Pengerusi Pengerusi
Pelaksanaan Perbarisan Hari Sambutan Hari Protokol dan Siaraya dan
Kemerdekaan
(Pelaksana 1) Malaysia Sambutan Publisiti

Urus Setia JK Pelaksanaan 1
Kertas Konsep 1

Ketua Ketua Ketua Ketua

JK JK JK JK
Keselamatan Persembahan Perarakan Protokol dan

Padang Sambutan

Bahagian Pengurusan Acara 9
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

2. ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaSederhana

Penyediaan Kertas Kerja/Konsep
Pengerusi JK (Pelaksana)

Urus Setia JK (Pelaksana)

Ketua Ketua Ketua Ketua Ketua

JK JK JK JK JK
Keselamatan Makanan Logistik Jemputan Protokol dan

Sambutan

3. ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaKecil

Pengerusi JK/Ketua Penyelaras Majlis
Kertas Konsep

Pegawai 1 Pegawai 2 Pegawai 3 Pegawai 4

• Nota Makluman • Senarai Jemputan • Promosi • Logistik (Pentas,
• Keselamatan • Jemputan VVIP • Bunting Rostrum, Alat
• Jemputan Tetamu • Banner Siaraya, Tempat
Majlis • Pengesahan • Poster Letak Kenderaan
• Buku Atur Cara • Backdrop dll.)
Jemputan
• Makanan

10 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

2 PRA MAJLIS/ACARA

Bahagian Pengurusan Acara 11
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

Penyediaankertaskerjaamatpentingkeranaiaakanmenentukan
halatujusesuatumajlis/acarayangakandiadakan.Formatpenyediaan
kertaskerjamengandungiperkara-perkaraberikut:

1. Namamajlis/acara;
2. Pengenalan(tujuan,latarbelakangdanobjektif);
3. Maklumatmajlis/acara:

i. Tarikh/masa/tempat;
ii. Pengisian/aturcara;
iii. Jumlahjemputan/cadangantetamukehormat;dan
iv. PelantikanPengerusi(mengikutkesesuaianmajlis/acara).
4. Impakmajlis/acara;
5. Anggaranperuntukandanimplikasikewangan;
6. UlasanKementerian/Agensiyangberkaitan(jikaperlu);
7. Syoruntukpertimbangandankelulusan;dan
8. ContohsepertidiLAMPIRAN A.

PENYEDIAAN KERTAS KONSEP

Kertaskonsepinimerupakansuatudokumencadanganperancangan
majlis/acarayanglebihterperincidanperludisediakanuntukmendapat
kelulusan/persetujuanJawatankuasaInduk.

1. Namamajlis/acara;
2. Pengenalan(tujuan,latarbelakangdanobjektif);
3. Tema;
4. Maklumatmajlis/acara:

i. Tarikh/masa/tempat;
ii. Pengisian/aturcara;
iii. Jumlahdansenarairingkasjemputan;

12 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

iv. Cadangantetamukehormat;dan
v. PelantikanJawatankuasaPelaksana.
5. Anggaranperuntukandanimplikasikewangan;
6. Syoruntukpertimbangandankelulusan;dan
7. ContohsepertidiLAMPIRAN B.

PERSIAPAN TEMPAT DAN LOGISTIK

Persiapantempatdanlogistikperluditelitidenganbaikmemandangkan
iaakanmempengaruhikelancaranmajlis/acara,pergerakanpetugas
dantetamukehormatsertakeselesaantetamu.Perkarayangperlu
dititikberatkanialah:

A. CADANGAN TAPAK

1. Lawatantapak/lokasimajlis/acara;
2. Senaraisemakkemudahanasasdankeperluan

penambahbaikanadalahsepertiberikut:
i. Pentas/bilik menunggu/dewan makan tetamu

kehormat/bilikperubatan;
ii. Bilikpersalinan(jikaberkaitan);
iii. Tandas/surau/kemudahanair/teknikaldanelektrik;
iv. Khemahtetamu/khemahsajian(jikaberkaitan);dan
v. Parkirkenderaan.
3. Penetapanpergerakanlaluantetamukehormat;
4. Laluankecemasan;dan
5. Bilikurussetia.

B. PELAN LANTAI

1. Pelanlantaidisediakanselepaslawatantapakmerangkumi:

Bahagian Pengurusan Acara 13
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

i. Laluantetamukehormat;
ii. Semuaperalatandanperkakasanpenting;
iii. Simbol/petunjuk;dan
iv. ContohsepertidiLAMPIRAN C.

2. Kegunaan
Pelanlantaiinidisediakansebagai:
i. Panduan untuk memastikan majlis/acara berjalan
mengikutperancangan;
ii. PanduanuntuksemuaPegawai/Petugasmelaksanakan
tugas;
iii. PanduanuntukPegawaiAtasan/KetuaPenyelaras
mengetahuistatussebenarperjalananmajlis/acara;dan
iv. Sebagairujukandanmediumpenambahbaikanpada
masahadapan.

C. PERALATAN

1. Backdrop
Backdrop adalahpermukaanbelakangpentasyang
menghadapkhalayakyangramaiyangmerangkumi:
i. Logopenganjur;
ii. Namamajlis/acara;
iii. Namaaktivitikhusus;
iv. Namaperasmi/tetamukehormat;
v. Tarikh/masa/tempat;dan
vi. ContohsepertidiLAMPIRAN D.

2. Pentas
Kebiasaannyakawasantumpuanutamamajlis/acara
yangmeliputi:
i. Kerusidanmejatetamukehormat;
ii. Rostrum;

14 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

iii. Hiasanpentas;
iv. Permaidani;
v. Penyamanudara;dan
vi. Kipasangin.

3. SistemTeknikal/Siaraya
Keperluanuntukmelancarkansesebuahmajlis/acara
yangmeliputi:
i. Sistemaudio;
ii. Paparandigital;
iii. Layarpentas;
iv. Pencahayaan;
v. Setjanakuasa(jikaperlu);dan
vi. PetugasTeknikal(siapsiaga).

4. PengurusanPentas
Secaralazimnya,iameliputisemuaaspekteknikaldi
pentas yangdiselaraskanoleh:
i. PengurusPentas;
ii. PenolongPengurusPentas;dan
iii. PembantuPentas.

PROTOKOL/JEMPUTAN/SAMBUTAN

A. SENARAI JEMPUTAN

1. KategoriJemputan
Kebiasaannyamempunyai2kategoriiaitu:
i. Senarairingkas(mengikutkumpulanjemputan).
-RujukLAMPIRAN E.
ii. Senaraipenuh(mengikutSusunanKeutamaan).
-RujukLAMPIRAN F.

Bahagian Pengurusan Acara 15
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

2. Jenis-JenisJemputan
i. Seorang;
ii. Berpasangan;dan
iii. Kumpulan(seorang,berpasangandansebagainya).

Padakebiasaannya,sekiranyahanyatetamukehormatsahaja
yangdijemputsecara berpasangan,barulahtetamulainboleh
dijemput secara berpasangan.

3. KadJemputan
Ciri-cirikadjemputan:
i. Logoorganisasi;
ii. Jawatantuanrumah/penganjur;
iii. Namamajlis/acara;
iv. Tarikh/tempat/masa;
v. Pakaian;
vi. Aturcara;
vii. No.telefondannamapegawaiuntukmemaklumkan
kehadiran;
viii. Ruangnamatetamuyangakandijemput;
ix. Pelanlokasi;
x. Kadjawapandantarikhmaklumbalasjawapan;
xi. Pelekatkenderaan;
xii. Kodkad(jikaperlu);dan
xiii. ContohsepertidiLAMPIRAN G.

B. KAEDAH JEMPUTAN

1. Jemputanbolehdibuatmelalui:
i. Warkah Persilaan (khas untuk DYMM Raja-raja/
DYMM Raja-raja Permaisuri);
ii. Surat;
iii. KadJemputan;

16 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

iv. Faks;
v. E-mel;
vi. Telefon;dan
vii. SistemPesananRingkas.

2. Kesesuaiankaedahjemputan:

Bil. Tetamu Kehormat Kaedah Jemputan

1. SPBYangdi-PertuanAgong/ WarkahPersilaan
DYMMRaja/Permaisuri/TYT dibawamengadap
Yangdi-PertuanNegeri

2. TYTYangdi-PertuanNegeri/ SuratJemputan
YABPerdanaMenteri/YAB
TimbalanPerdanaMenteri/YB
Menteri

3. YABMenteriBesar/Ketua Surat/KadJemputan
Menteri

4. Jemputanlain • KadJemputan
• Faks
• E-mel
• Telefon
• SistemPesanan

Ringkas

C. PENGESAHAN KEHADIRAN

Pengesahanjemputanbolehdibuatmelalui:
i. Surat;
ii. KadJawapan;
iii. Faks;
iv. E-mel;
v. Telefon;dan
vi. SistemPesananRingkas.

Bahagian Pengurusan Acara 17
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

D. PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS

Pihakpenganjurhendaklahmencatatkanjenis pakaian pada
surat/kad jemputan supaya dif jemputan akanmemakai
pakaianyangditetapkandanbersesuaiandenganjenis majlis/
acarayangdiadakan antaranyaialah:

1. Lelaki
i. PakaianRasmiBeristiadat(PakaianRasmiJawatan/
No. 1 Dress);
ii. Pakaiankebangsaanrasmiberistiadat;
iii. Pakaiankebangsaanrasmi;
iv. PakaiankebangsaanNegaramasing-masing(luar
Negara);
v. PakaianIstiadatMalam (Mess Kit);
vi. Bajubatiklenganpanjang;
vii. Lounge Suit; dan
viii. Black Tie.

AntaracontohpakaianlelakiadalahsepertidiLAMPIRAN H.

2. Wanita
i. PakaianRasmiBeristiadat(PakaianRasmiJawatan/
No. 1 Dress;
ii. Bajukurung;
iii. Bajukebayalabuh;
iv. PakaiankebangsaanNegaramasing-masing(luar
Negara);
v. PakaianBarat(gaunberlengandanlabuhmelebihi
paraslutut);dan
vi. Pakaianistiadatmalam(Mess Kit).

AntaracontohpakaianwanitaadalahsepertidiLAMPIRAN I.

18 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

E. SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Susunantempatsesuatumajlis/acarahendaklahberdasarkan
kepadaSusunanKeutamaanPersekutuandanNegeriserta
peranan/kepentingan tetamu/penganjursesebuahmajlis/acara.
Walaubagaimanapun,bagiProgramTurunPadang,tempatduduk
tetamukehormatdiletakkanbersamadenganrakyatdanorang
ramai.

F. PENDAFTARAN
1. Kaedahpendaftaran
i. Manual;dan
ii. Berkomputer.

2. Tindakan/Perkarayangperludibuat/disediakan
Antaraperkarayangperluadauntukmemudahkanurusan
pendaftarantetamuadalah:
i. Slippendaftaran;
ii. Pelantempatduduk(nombormeja/kerusi/barisan);
dan
iii. Senaraipenuhjemputanyanghadir.

KEWANGAN

A. TATACARA PEROLEHAN

Dalammembuatperolehanpengurusanmajlis/acara,pegawaiperlulah:
i. Mematuhiperaturankewanganyangsedangberkuatkuasa;
ii. MemohonkelulusankhaskadarkeKementerianKewangan

(jikaperlu);
iii. Mengikutbajetyangtelahdiluluskan;dan
iv Merancang perolehan dengan teliti bagi memastikan

semuanya teratur dan boleh dilaksanakan pada masa
yangdikehendakiberlandaskanperaturansemasa.

Bahagian Pengurusan Acara 19
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

B. PERINCIAN KEWANGAN

Menyediakananggaranperbelanjaansecaraterperincidengan
mengambilkira:
i. Impakperbelanjaan;dan
ii. Dasarpenjimatanselarasdenganpekelilingdanarahan

yangsedangberkuatkuasadanterkini.RujukLAMPIRAN J:
PEKELILING & ARAHAN.

C. AGIHAN PERUNTUKAN

Pengurus/PenyelarasKewanganperlu:
i. MengagihkanperuntukankewangankepadaJawatankuasa

Pelaksana/PetugassepertikelulusanPengerusi;dan
ii. Melaksanakanagihandengankadarsegerabagi

memastikankerja-kerjapersiapandanperolehanmajlis/
acaratidaktertangguhdanlewat.

PENGURUSAN MAJLIS

A. CARTA PERBATUAN

Perludisediakanuntuk:
1. Memantauanggaranmasayangdiperuntukkanbagi

melaksanakantugas;
2. Sebagaiindikatoruntukmengenalpastikelewatanatau

masalahdalampelaksanaantugas;dan
3. Melihatperbandinganstatussebenarpelaksanaantugas

danperancangan.

20 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

B. PENGISIAN MAJLIS

Antaraperkarayangbiasanyadimasukkankedalampengisian

majlis/acaraadalahsepertiberikut:

i. Aturcara;
ii. Bacaandoa;
iii. Ucapan;
iv. Pelancaran;
v. Persembahanmultimedia;
vi. Persembahan;
vii. Penyampaianhadiah/cenderamata/sijil;
viii. Lawatanpameran;dan
ix. Jamuan.

C. CENDERAMATA/HADIAH

Didalampengurusanhadiah,pegawaiperlulah:
i. Menyediakancenderamata/hadiahmengikutkesesuaian

majlis/acaradantetamukehormat;
ii. Pembawadulang/hadiahdankeperluandalampenyerahan

perluditelitidandimuktamadkan;
iii. Petugas/penyelarasuntukmelaksanakanacarapenyerahan

cenderamata/hadiahperludilantik;dan
iv. Menyediakandulangdanpembawadulangsertapenyambut

hadiahyangbersesuaian dansecukupnya.

D. ATUR CARA PENTADBIRAN

1. Format
Didalamaturcarapentadbiranterdapat:
i. Masa;
ii. Aturcarayangterperinci;
iii. Pegawaiyangbertanggungjawabataupenyelaras;
iv. Catatankhas(jikaperlu);dan
v. ContohadalahsepertidiLAMPIRAN K.

Bahagian Pengurusan Acara 21
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

2. Kegunaan
Antarakegunaannyaadalah:
i. Panduan untuk melihat majlis/acara berjalan
mengikutperancangan;
ii. PanduansemuaPegawai/Petugasmelaksanakan
tugasdanrujukanuntuksesiraptai;
iii. PanduanuntukPegawaiAtasan/KetuaPenyelaras
mengetahuistatussebenarperjalananmajlis/acara;
iv. Sebagairujukandanmediumpenambahbaikan
padamasahadapan;dan
v. Bagi majlis/acara yang mempunyai persembahan
yang kompleks, atur cara persembahan perlulah
disediakan.ContohadalahsepertidiLAMPIRAN K.

E. PENGACARA

1. Pengacara Majlis secara umumnya bertanggungjawab
mengendalikan sesuatu majlis/acara dari permulaan
hingga selesai. Kelancaran perjalanan sesuatu majlis/
acara bergantung kepada kebolehan dan kemahiran
seseorangPengacaraMajlis.

2. Antaratugas-tugasPengacaraMajlisialah:
i. Menyediakan teks Pengacara Majlis dan perlu
disemakoleh Penganjur;
ii. Mengendalidanmengawalperjalananmajlis/acara;
iii. Membuatpengumuman;
iv. Memberikanpanduankepadatetamu;
v. Menyemakpanggilanhormatberdasarkankepada
kehadirantetamukehormat;dan
vi. ContohskripPengacaraMajlissepertidiLAMPIRAN L.

22 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

F. PEMBACA DOA

Doa ialah satu ucapan permohonan dari hamba (manusia)
kepadaAllahdenganhatiyangikhlasbagimendapatkanrahmat,
inayah(pertolongan)danjugadijauhkandaribalabencana
dengancaradanadabyangtertentu.

1. PembacaDoabagimajlis/acaradiperingkatPersekutuan
yangdihadiriolehSeriPadukaBagindaYangdi-Pertuan
Agong, doa hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah
MuftiWilayah Persekutuan;

2. PembacaDoabagimajlis/acaradiperingkatNegeriyang
dihadiriolehDuliYangMahaMuliaSultanatauRaja,doa
hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah Mufti Negeri
atauTimbalanMuftiatauamalanyangbiasadigunapakai
olehNegeritersebut;

3. Pembacaandoaadalahdikecualikansekiranyasesuatu
majlis/acaraadaunsur-unsurhiburanyangmelalaikandan
menyalahisyara’;dan

4. Bagimajlis-majlis/acara-acaralain,PembacaDoabolehdilantik
darikalanganmerekayanglayak, sepertimanadalampara
merujukkepadagarispanduanJAKIMdiLAMPIRAN M.

G. UCAPAN

Iaperlulahdihadkankepada3orangsahaja(mengikutkesesuaian
majlis/acara)dengandimulaiolehucapantuanrumahdandiakhiri
denganucapanolehtetamukehormatyangtertinggi/VVIPUtama.
Initidakterpakaibagimajlis/acarasesidialog,bicaraeksekutif,
forumataumajlis/acarayangmempunyaikonsepyangserupa.

Bahagian Pengurusan Acara 23
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

1. Jenis:
i. Ucapanalu-aluan;dan
ii. Ucapanperasmian.

2. Perkara yang perlu diberi perhatian dalam penyediaan
ucapan:
i. Senarai panggilan hormat (salutation) perlulah
disediakan oleh urus setia berdasarkan susunan
protokolterkini;dan
ii. Mengambilkiramasayangdiperuntukkan.

H. RAPTAI

Perlu diingatkan sekecil mana pun sebuah majlis/acara yang
dibuat,raptaimestidiadakan.Bagisebuahmajlis/acararasmi
dan berskala besar, mengadakan taklimat raptai dan raptai
penuhadalahsatukewajipanbagimemastikantiadamasalah
berlaku semasa majlis/acara terutamanya dalam aspek
teknikaldankesesuaian.

1. TujuanRaptai
i. MenjelaskanPegawaidanPetugasdengantanggungjawab
masing-masing;
ii. Menentukansusunanpengisianmajlis/acara;
iii. Menjangkamasadenganlebihtepat;
iv. Sebagai medium untuk memperbaiki kelemahan/
masalahyangada;dan
v. Menyelarasmajlis/acarayangdirancangdanmembiasakan
petugas-petugasdenganlokasidankeadaansebenar.

2. Jenis-JenisRaptai
i. Kelompok
Raptaiinidiadakansecarasegmenatauberdasarkan
satuaktivitipengisianmajlis/acara sahaja.

24 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

ii. Biasa
Raptaiinimenyentuhdanmerangkumisemuaaktiviti
pengisiandalamsebuahmajlis/acara.

iii. Penuh
JugadikenalisebagaiFull Dress/Full Scale Rehearsal
dimanaraptaidiadakanseolah-olahharikejadian
(mengikutwaktudanlokasisebenar).

3. Perkara-perkara mustahak yang perlu diberi perhatian
khusus:
i. Aspekteknikal(sistemaudio,mekanismeperasmian,
kedudukanlogistikdanlain-lain);
ii. Kesesuaian(pengisian,pergerakanVVIPdanlain-lain);
iii. Alternatif(perancanganlainsekiranyasesuatugagal);
iv. Kehadirankhalayak/jemputankemajlis/acara;
v. Pelan alternatif sekiranya berlaku gangguan cuaca
sepertihujanlebatdanributpetir;
vi. Majlis/acararasmiyangdilaksanakanpadasebelahmalam
hendaklah ditamatkan seboleh-bolehnya pada 10.30
malamselarasdengankeputusanJemaahMenteri;dan
vii. Penerapannilai-nilaiIslamsepertimenghormatihari
Jumaat,waktusolatdanucapansalam.

I. KEHADIRAN KHALAYAK

Kehadiran tetamu sesebuah majlis/acara yang dianjurkan
dipengaruhiolehfaktorberikut:
i. Pengisianmajlis/acara(contoh:persembahanmenarik

artis,penceramahterkenaldanjualanmurah);
ii. Hadiah(contoh:baranganpercuma,cabutanbertuah dan

door gift);
iii. Logistikdankemudahan(contoh:masa,tempatletak

kereta, lokasidanpengangkutan);

Bahagian Pengurusan Acara 25
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

iv. K e a d a a n s e m a s a m a j l i s /acara y a n g s e d a n g
berlangsung;

v. Minatdankegemaran;dan
vi. Promosi.

J. BUKU ATUR CARA MAJLIS

Bukuinimengandungimaklumatmengenaimajlis/acarayang
diadakan. Antaramaklumatyangterkandungdalambukuatur
caraialah:
i. Kataalu-aluandanpotrettetamukehormat;
ii. Objektif;
iii. Aturcara;
iv. Maklumattemadansambutan;
v. Pengerusidansenaraijawatankuasa;
vi. Pelanlokasi(jikaperlu);dan
vii. Penghargaan.

K. SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU KEHORMAT DI ATAS
PENTAS

1. Susunantempatdudukperlumengikutsusunanprotokol
yangterkini;

2. Seboleh-bolehnyajumlahtetamukehormatdihadkandan
bilanganganjiladalahlebihbaik;

3. Pergerakantetamukehormatjugaperludiselaraskandan
bersesuaiandengansusunantempatdudukdiataspentas;dan

4. Pastikanpegawaipengiringatauperhubungantetamu
kehormat mengetahui akan pergerakan dan peranan
tetamukehormatsemasamajlis/acara.

26 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

L. TAKLIMAT KEPADA TETAMU KEHORMAT

Taklimat hendaklah disampaikan oleh Pengerusi/urus setia
kepadatetamukehormatsupayabeliau mendapatgambaran
yangjelastentangperjalananmajlis/acara.

PEMILIHAN SAJIAN

1. Pemilihan pembekal makanan hendaklah dibuat mengikut
peraturan kewangansemasadanprestasipembekalhendaklah
diambilkira;

2. Pemilihanmenumengikutkesesuaianmajlis/acaradandipersetujui
olehPengerusi.Bagimajlis/acarayangmelibatkanPembesar
UtamaNegara,pilihanmenuhendaklahmendapatpersetujuannya;

3. Lazimnyaujirasa(food tasting)dibuatberdasarkanmenuyang
dipilihuntukmemastikantahapkualitimakananmemenuhi
kehendak penganjur;

4. Carahidanganterbahagikepadatiga(3)iaitu:
i. HidangFully Serve (KebiasaannyauntukVVIP);
ii. Hidang(dome); dan
iii. Layandiri(buffet).

5. Urussetiajugaperlumengenalpastikeperluanberikut:
i. Vegetarian; dan
ii. Alahan(tetamukehormat).

6. Susunanperalatanmakanandanmejajugaperludipastikan
mengikutetiket.AntaracontohnyaadalahsepertidiLAMPIRAN N.

Bahagian Pengurusan Acara 27
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

KESELAMATAN DAN PERUBATAN

A. KESELAMATAN

1. Faktorkeselamatanadalahperkarayangpalingpenting
dalampengurusansesuatumajlis/acara.Keselamatanyang
dimaksudkan meliputikeselamatantetamu,keselamatan
persekitaran dan keselamatan peralatan yang digunakan
dalam acara yang dianjurkan. Tiga (3) jenis keselamatan
yangperludiambilperhatianialah:
i. Manusia(VVIP,Pelawat,Petugas&dll);
ii. Persekitaran (Contohnya: lokasi, lalu lintas, Sidang
Media,pentas);dan
iii. Peralatan/Barang-barang.

2. Langkah-langkahkeselamatanberikuthendaklahdilaksanakan:
i. Pemeriksaan keselamatan di pentas utama dan
persekitaranlokasimajlis/acara;
ii. Kawalankeselamatandanlalulintas;
iii. Menyediakanpaskeselamatan;
iv. Menempatkanpasukankeselamatan;dan
v. Taklimat keselamatan perlulah diberikan sebelum
majlis/acarabermula.

B. PERUBATAN

1. Pasukan perubatan adalah tertakluk kepada taraf
tetamukehormatsertaskalamajlis/acara.

2. Pasukanperubatanbagitetamukehormatadalahdaripada
Kementerian KesihatanMalaysiamanakalaorangawam
adalahdaripadaAgensisokongansepertiJabatanPertahanan
AwamMalaysia,PersatuanBulanSabitMerahdansebagainya.

28 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

PUBLISITI DAN MEDIA

Publisiti dan media memainkan peranan penting dalam menyampaikan
maklumatsesuatumajlis/acara.Selainitu,iadapatmenjelaskanlagi
tujuandanobjektifsesuatumajlis/acarayangdiadakan.

A. PUBLISITI

Membuathebahansesuatumajlis/acaramelaluimediamassa
danmediacetaksekiranyaperlu.Kebiasaannyaiadilaksanakan
lebihawalsebelumsesuatumajlis/acaraberlangsung.Maklumat
yang dihebahkanhendaklahtepat,lengkap,jelasdansampai
kepadakumpulansasar.

B. PENGURUSAN MEDIA

Perananmediasangatpentingdalammenghebahkansebarang
majlis/acarasamaadadiperingkatkebangsaanatauantarabangsa.
Antaraperkarayangperludiambilperhatiandalammengurus
wakilmediaialah:

1. MemastikanhanyamediayangberdaftardenganKementerian
Komunikasi dan Multimedia Malaysia sahajayangdijemput;

2. Menyediakantempatpendaftaranwakilmedia;

3. Menyediakan meja khas/tempat duduk/tempat khas
bagimemudahkan membuatliputan;

4. MenyediakantempatSidangMedia(Press Conference)
yangsesuaitertaklukkepadatetamukehormat/penganjur;

5. Menghubungi atau mendapatkan pandangan Setiausaha
Akhbar/UnitKomunikasi/KumpulanKomunikasi/Pegawai

Bahagian Pengurusan Acara 29
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

mengenai keperluanmengadakanSidangMedia;

6. MenyediakanPegawaibertugasuntukmenjaga,menjelaskan,
memberipenerangandanmengawalmedia;

7. Menyediakanpress kit;

8. Pegawaiyangbertugasmenjagamediaperlumencatatisi
pentingyangtiadadalamteksucapanseseorangperasmi
atautetamujemputanbagitujuanmaklumatmedia;

9. MemastikanPegawaiyangpakarmengenaimaklumatyang
diwar-warkanhadirbersama-samasemasaSidangMedia
terutamanyabagimaklumatyanglebihmendalamdan
statistik;dan

10. Penganjur hendaklah memastikan Petugas media
mematuhietikaberpakaiandanperaturanyangditetapkan.

C. FOTOGRAFI
Gambaryangdiambilperlumematuhikriteriadibawah.
1. Jelas;

2. Sopan;

3. Menghormatitetamukehormat;

4. Menceritakan keadaan sebenar (tidak mendatangkan
kekeliruan);

5. Mementingkanagendautama(main highlight); dan

6. Tidakmengambilgambardibelakangtabirataupersediaan,
urussetiatanpakebenaran(bukantempatmajlissebenar).

30 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

3 SEMASA MAJLIS/ACARA

Bahagian Pengurusan Acara 31
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

URUS SETIA/JAWATANKUASA SENTIASA BERSIAP
SIAGA

1. JawatankuasaPelaksanaanmemastikanperkaradidalam
senaraisemakdilaksanakan;

2. Bertindakdanmembuatkeputusansekiranyaberlakusesuatu
diluarjangkaansepertiberikut:
i. Keputusandibuatdenganpantas;
ii. Mengutamakanperancanganalternatifdahulusekiranya
sesuai;
iii. Membuatkeputusanbarubagimengurangkankecacatan
majlis/acarasekiranyamajlis/acarabolehditeruskan;dan
iv. Tindakanyangdibuatadalahsesuaidanrasionalsemasa
majlis/acaradanmempunyaiurussetiadanPetugas
sertaperalatan yangmencukupi.

3. AturcaradanskripPengacaraMajlishendaklahsentiasadipantau
bagimemastikanpergerakanmajlis/acarasepertiyangdirancang.

A. SAMBUTAN TIBA DAN BALIK

Perkarayangperludititikberatkandalamsambutanadalah:

1. Pembukapintukeretatetamukehormat;

2. Penyambuttetamukehormat;

3. TugasPengerusiJawatankuasaInduk/Penganjur;

4. Pembawajambanganbunga;

5. Tempatparkirtetamukehormat;

32 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

6. Bilikmenunggukhastetamukehormat;dan

7. Susunankeretatetamukehormatapabilamajlis/acara
berakhir.

B. PENYAMBUT TETAMU

Antaratugasseorangpenyambuttetamuadalah:

1. Menyambutketibaantetamu;

2. Mengedarkanbukuprogram;

3. Mengiringitetamu;

4. Menunjukkantempatduduk;

5. Membantutetamudalampelbagaiperkarasemasamajlis/
acaraberlangsung;

6. Perluserbatahukeadaanmajlis/acara(aturcara,menu,
jemputan yangtelahhadirdansusunantempatduduk);
dan

7. PegawaiPerhubungandilantikmengiringitetamukenamaan
bagimajlis/acara berskalabesar.

Bahagian Pengurusan Acara 33
JABATAN PERDANA MENTERI



4 PASCA MAJLIS/ACARA

Bahagian Pengurusan Acara 35
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

PASCA MAJLIS/ACARA

Perkara-perkarayangperludilaksanakanselepassuatumajlis/acara
selesai:
i. Mengadakanmesyuaratbagitujuanpenilaiansemula(post-

mortem);
ii. Merekodkansemuaperkarayangberkaitanuntukpenambahbaikan

danrujukanpadamasahadapan;
iii. Mengadakanmajlis/acarapenghargaan,memberikanpenghargaan

atau mengucapkanterimakasihkepadasemuayangmenjalankan
tugas(sekiranyasesuai);
iv. Semuapembayaranperludiselesaikandengansegera;dan
v. Lebihanperbelanjaanhendaklahdikembalikansemulakepada
pihakpenganjur.

RUJUKAN AGENSI UTAMA DALAM PELAKSANAAN
MAJLIS/ACARA

Bil. Perkara/Rujukan Jabatan/Agensi
1. IstiadatdanProtokol BahagianIstiadatdanUrusetia
PersidanganAntarabangsa,JPM
2. PerolehandanKewangan
3. AgamaIslam KementerianKewangan
4. KeselamatandanLaluLintas
5. Perubatan/Kecemasan JabatanKemajuanIslamMalaysia

6. Siaraya PolisDirajaMalaysia
7. Kebudayaandan
KementerianKesihatanMalaysia,
Persembahan JPAM,BombadanPenyelamat
8. Air
9. Elektrik JabatanPenerangan
10. Bangunan/JalanRaya
11. BandarayaKualaLumpur JabatanKebudayaandan
12. Perkara-perkaralain KesenianNegara

JabatanAir/Syabas

SyarikatElektrik/TNB

JabatanKerjaRaya

DewanBandarayaKualaLumpur

RujukAgensiKerajaanyang
berkaitan

36 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

5 LAMPIRAN

Bahagian Pengurusan Acara 37
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

LAMPIRAN A

Contoh Kertas Kerja

Assalamualaikumw.b.t.danSalamSejahtera
YBhg.DatukTimbalanKetuaSetiausahaKanan,

YBhg.Datuk,

CADANGAN MAJLIS BACAAN YASIN DAN TAHLIL SERTA KUTIPAN
TABUNG WIRA NEGARA AGENSI JPM

Dengansegalahormatnyaizinkansayamemaklumkanbeberapacadangan
dan perkara berkaitan persiapan program di atas untuk makluman YBhg.
Datukjuasepertiberikut:

Tarikh:22Februari2013(Jumaat)
Masa:8.30-9.30pagi
Tempat:MusollaJPM

BlokB1,Aras4,KompleksJPM
Putrajaya

LATAR BELAKANG

2.JPMbersamaJawatankuasaMusollaJPMakanmengadakanMajlis
Bacaan Yasin dan Tahlil serta mengambil kesempatan untuk membuat
kutipan TabungWiraNegarauntukmeringankanbebanankeluargaAnggota
Keselamatan Negara yang terkorban semasa Ops Daulat di Lahad Datu,
Sabah. Perkara ini telah dibincang dan dipersetujui cadangannya dalam
MesyuaratJawatankuasaMusollaJPMbersamaBahagianPengurusan
Acarapada13Februari2013.

38 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

IMPAK

3.Majlissebagaisatumediumuntukmerapatkanhubungansilaturrahim
dikalanganwargaKompleksJPM,BahagianPengurusanAcaradan
JawatankuasaMusollaJPM.

4.Selainitujuga,iamerupakansatupendekatanuntukmengimarahkan
Musolla Kompleks JPM dan di samping sebagai medium untuk mengutip
sumbanganTabungWiraNegaradaripadasemuaAgensidibawahJPM.

ATUR CARA

5. CadanganTentatifMajlisBacaanYasindanTahliladalahsepertidi
LAMPIRANA.

JEMPUTAN

6.Berdasarkanpersetujuanmesyuarat,semuaKetuaJabatan dibawah
JabatanPerdanaMenteriakandijemputmenghadirimajlisiniberserta
pegawai masing-masingyangdianggarkanseramai1,000 orang.Urussetia
jugainginmenjemputYBhg.Datuksebagaitetamukehormatdanmemberikan
sedikitucapanringkas.

IMPLIKASI KEWANGAN

7.Jamuanringandisediakankepadatetamuyanghadir.Anggarantetamu
seramai 1,000 orang dengan kos RM3 seorang. Peruntukan sebanyak
RM3,000diperlukanuntukmenampungkosjamuanringantersebut.
Kemudahandankeperluanlogistiklainuntukmajlisiniakanmenggunakan
fasilitisediaada.

Bahagian Pengurusan Acara 39
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

SYOR

8.Semuaurusanpersediaandilihatbolehdilaksanakandanperuntukan
sediaadaJabatanmencukupimelaluitatacarakewanganyangsedang
berkuatkuasa. Denganhormatnyadiangkatkertasiniuntukpertimbangan
dannasihatYBhg.Datukjua.

Terimakasih.

ROSITA BINTI RAHIM
Setiausaha Bahagian
Bahagian Pengurusan Acara
Jabatan Perdana Menteri
_____________________________________________________________

ULASAN

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________

_________________________________
DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD
TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN

JABATAN PERDANA MENTERI

40 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

LAMPIRAN B

Contoh Kertas Konsep (Kertas Cadangan)

Assalamualaikumw.b.t.danSalamSejahtera
YBhg.DatukTimbalanKetuaSetiausahaKanan,

YBhg.Datuk,

CADANGAN KONSEP PERARAKAN HARI KEMERDEKAAN KE-55 TAHUN
2012 (KONTINJEN KETUA SETIAUSAHA NEGARA)

Dengansegalahormatnyaizinkansayamemaklumkanbeberapacadangan
dan perkara berkaitan persiapan program di atas untuk makluman YBhg.
Datukjuasepertiberikut:

Tarikh:31Ogos2012(Jumaat)
Masa:8.30-9.30pagi
Tempat:DataranMerdeka,KualaLumpur

LATAR BELAKANG

2. SelarasdengantemahariKemerdekaantahunini“55TahunMerdeka,
JanjiDitepati”danpendekatanPerkhidmatanAwamyangterkiniadalah
dicadangkansatukontinjenyangdiketuaiolehYBhg.KetuaSetiausaha
Negara sendiridandisertaiolehsemuaKetuaSetiausahaKementerian,
KetuaPerkhidmatandanKetuaJabatanAgensiKerajaan.

TEMA

3. DicadangkantemadannamakontinjeninisebagaiKontinjen
MerakyatkanPerkhidmatanAwam.

Bahagian Pengurusan Acara 41
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

IMPAK

4. Kontinjen ini sebagai satu medium untuk merapatkan hubungan
silaturrahim diantarawargaPenjawatAwamdanmendekatkandirikepada
rakyat.

5. Iajugadilihatsebagaisalahsatusumbangandansokongankepada
Negara dan memperlihatkan semangat patriotik penjawat awam kepada
semua.

6.Disampingitujuga,kontinjeninibolehmenyebarkanmisi-misi,
matlamatdanhalatujuperkhidmatanawammelaluitematersebut.

PENYERTAAN KONTINJEN

7.Cadanganpenyertaanadalahseramai350orangpesertayangterdiri
daripadaKetuaSetiausahaKementerian,KetuaPerkhidmatandanKetua
Jabatan/AgensiKerajaan.MaklumatpenuhadalahsepertidiLAMPIRANA.

IMPLIKASI KEWANGAN
8.Anggaranperbelanjaankontinjenadalahsepertiberikut:

BIL PERKARA JUMLAH (RM)

1. Sepanduk XXX
2. Bunting XXX
3. Props XXX
XXXX
JUMLAH KESELURUHAN

42 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

SYOR

9.Semuaurusanpersediaandilihatbolehdilaksanakandanperuntukan
sediaadaJabatanmencukupimelaluitatacarakewanganyangsedang
berkuatkuasa. Denganhormatnyadiangkatkertasiniuntukpertimbangan
dannasihatYangBerbahagiaDatukjua.

Terimakasih.

ROSITA BINTI RAHIM
Setiausaha Bahagian
Bahagian Pengurusan Acara
Jabatan Perdana Menteri

_____________________________________________________________

ULASAN

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________

_________________________________
DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD

PENGERUSI JAWATANKUASA
PERARAKAN DAN PERBARISAN
HARI KEMERDEKAAN KE-55 TAHUN 2012

Bahagian Pengurusan Acara 43
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA

Contoh Kertas Konsep (Pembentangan Paparan)

44 Bahagian Pengurusan Acara

JABATAN PERDANA MENTERI