PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Bahagian Khidmat
Pengurusan
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Aras 1, Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8988 Faks: 04-973 5863
51
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pengenalan
Bahagian Khidmat Pengurusan, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis (PSUK Ps)
merupakan antara jentera terpenting di bawah Kerajaan Negeri yang dipertanggungjawabkan
untuk menjalankan urusan pentadbiran bagi membawa kemakmuran kepada rakyat
keseluruhannya dan menyumbang kepada usaha pembangunan negara.
Bahagian Khidmat Pengurusan terdiri daripada Unit Pentadbiran, Unit Kewangan, Unit Aset
dan Unit Protokol. Bahagian ini ditubuhkan bagi memastikan pengurusan pentadbiran di
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis berjalan dengan cekap dan teratur mengikut
peraturan-peraturan atau pekeliling semasa yang digunapakai.
Objektif
i. M emastikan tahap keselamatan fizikal, dokumen dan individu di PSUK Ps dipertingkatkan
dan dimantapkan dari semasa ke semasa;
ii. Memastikan pengurusan pentadbiran PSUK Ps meliputi pejabat anggota pentadbiran
dan pengurusan tertinggi berdasarkan kepada peraturan-peraturan yang ditetapkan;
iii. Memastikan pengurusan aset dan stor dilaksanakan mematuhi peraturan dan pekeliling
semasa yang berkuatkuasa;
iv. M elaksanakan hal-hal berkaitan dengan kebersihan PSUK Ps dan memantau
penyelenggaraan kawasan Kompleks Dewan Undangan Negeri Perlis;
v. Melaksanakan pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan di bawah PSUK Ps;
vi. Menguruskan tempahan, kebersihan dan memantau penyelenggaraan Dewan 2020,
Dewan Simpang Empat, Dewan Seri Melati, dan Dewan Warisan;
vii. Mengurus dan memantau perolehan bekalan, kerja dan perkhidmatan yang diperlukan;
dan
viii. M ewujudkan suasana saling membantu diantara satu sama lain bagi membolehkan
segala masalah yang berkaitan dengan PSUK Ps dapat diatasi dengan mudah.
Fungsi dan Peranan
i. Menguruskan hal-hal permohonan dana pelajaran;
ii. Menguruskan hal-hal permohonan kuarters kerajaan;
iii. Menguruskan hal-hal permohonan dewan;
iv. Menguruskan permohonan alat tulis dan kelengkapan pejabat;
v. Mengurus dan menyelenggara aset, inventori dan pelupusan;
vi. Menguruskan sistem fail dan rekod;
52
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
vii. Melaksanakan tugas keurusetiaan mesyuarat-mesyuarat yang diperlukan;
viii. M engurus penyediaan Anggaran Bajet bagi PSUK Ps;
ix. Menguruskan pembayaran bil dalam tempoh 14 hari;
x. M enguruskan Permohonan Pendahuluan Pelbagai dan Diri dalam tempoh yang
ditetapkan;
xi. Menguruskan waran peruntukan asal, sub waran dan pindah peruntukan PSUK Ps;
xii. Mengurus pelbagai terimaan;
xiii. Menguruskan hal-hal permohonan pesanan tempatan (LO); dan
xiv. Menguruskan hal-hal permohonan pembelian bekalan dan perkhidmatan.
Piagam Pelanggan
PERKHIDMATAN UTAMA JENIS PERKHIDMATAN YANG SASARAN
Pengurusan Pentadbiran dan Kewangan DISAMPAIKAN KEPADA PELANGGAN 14 Hari Bekerja
Proses Pembayaran Kepada Pihak Pembekal
Konvokesyen Kumpulan Inovatif Kreatif (KIK), Perkhidmatan Awam Peringkat Negeri Perlis
53
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Penambahbaikan dan Pencapaian
Laporan Pencapaian Objektif Kualiti Bahagian Khidmat Pengurusan
Bagi Januari – Jun Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM 336
PELANGGAN
944 bil
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS 10
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1. Melabelkan nombor siri pendaftaran 14 hari 336 100% - -
pada aset alih kerajaan dengan
memastikan penglabelan pada 944 bil 100% - -
inventori dan harta modal dapat 10 100% - -
disiapkan dalam tempoh dua (2)
minggu dari tarikh penghantaran
inventori dan harta modal
2. Memastikan proses pembayaran 14 hari
bil utiliti dibuat / diselesaikan dalam
tempoh 14 hari
3. Mengeluarkan surat tawaran 7 hari
menduduki kuarters kepada pemohon
dalam tempoh 7 hari dari tarikh
Mesyuarat Jawatankuasa Kuarters
diadakan
Laporan Pencapaian Objektif Kualiti Bahagian Khidmat Pengurusan
Bagi Julai - Disember Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM 252
PELANGGAN
893 bil
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS 16
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1. Melabelkan nombor siri pendaftaran 14 hari 252 100% - -
pada aset alih kerajaan dengan
memastikan penglabelan pada
inventori dan harta modal dapat
disiapkan dalam tempoh dua (2)
minggu dari tarikh penghantaran
inventori dan harta modal
2. Memastikan proses pembayaran 14 hari 893 bil 100% - -
bil utiliti dibuat / diselesaikan dalam
tempoh 14 hari
3. Mengeluarkan surat tawaran 7 hari 16 100% - -
menduduki kuarters kepada pemohon
dalam tempoh 7 hari dari tarikh
Mesyuarat Jawatankuasa Kuarters
diadakan
54
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pencapaian Piagam Pelanggan Bahagian Khidmat Pengurusan
Bagi Januari – Jun Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM 1600
PELANGGAN 10
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS 10
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA 405
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1177
1. Memastikan semua surat didaftar dan 3 hari 1600 100% - - 16
dijawab penerimaan dalam tempoh tiga - -
(3) hari - - 1452
- - Panggilan dijawab
2. Memastikan setiap permohonan 7 hari 10 100% - - sebelum tiga (3)
rumah kerajaan yang mematuhi syarat - -
didaftarkan dalam tempoh tujuh (7) hari kali deringan
bekerja dari tarikh penerimaan - - 6
- -
3. Mengeluarkan surat tawaran rumah 7 hari 10 100% 336
kerajaan dalam tempoh tujuh (7) - -
hari bekerja dari tarikh mesyuarat - -
jawatankuasa kuaters
4. Memastikan bekalan peralatan pejabat 3 hari 405 100%
dibekalkan dalam tempoh tiga (3) hari
bekerja daripada tarikh pemohonan
diterima
5. Memproses pemohonan sumbangan 30 hari 1177 100%
dana pelajaran dalam tempoh 30 hari penerima
daripada tarikh pemohonan diterima sumbangan
6. Memproses permohonan pinjaman 30 hari 16 16
pelajaran daripada penuntut dalam permohonan permohonan
tempoh 30 hari daripada tarikh yang telah
permohonan diterima
diluluskan
100%
7. Memastikan pesanan tempatan (LO) 5 hari 1452 100%
dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari pesanan
dari tarikh pemohonan diterima tempatan
8. Sentiasa menghargai setiap panggilan Panggilan 100%
telefon yang diterima melalui telefonis dijawab
jabatan dengan layanan yang mesra, sebelum
sopan, berbudi bahasa dan menyambut
panggilan dengan serta merta. tiga (3) kali
deringan
9. Memastikan keputusan jawatankuasa 3 hari 6 100%
sebutharga disampaikan kepada pihak
berkenaan dalam tempoh tiga (3) hari
selepas jawatankuasa bermesyuarat.
10. Memastikan aset yang dibeli 14 hari 336 100%
didaftarkan di dalam sistem dalam
tempoh (14) hari dari tarikh penerimaan
aset.
55
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pencapaian Piagam Pelanggan Bahagian Khidmat Pengurusan
Bagi Julai – Disember Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM
PELANGGAN
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1. Memastikan semua surat didaftar dan 3 hari 1750 100% - - 1750
dijawab penerimaan dalam tempoh tiga - - 16
(3) hari - - 0
- - 560
2. Memastikan setiap permohonan 7 hari 16 100% - -
rumah kerajaan yang mematuhi syarat - - 1454
didaftarkan dalam tempoh tujuh (7) hari 16
bekerja dari tarikh penerimaan - -
928
3. Mengeluarkan surat tawaran rumah 7 hari 0 100%
kerajaan dalam tempoh tujuh (7)
hari bekerja dari tarikh mesyuarat
jawatankuasa kuaters
4. Memastikan bekalan peralatan pejabat 3 hari 560 100%
dibekalkan dalam tempoh tiga (3) hari
bekerja daripada tarikh pemohonan
diterima
5. Memproses pemohonan sumbangan 30 hari 1454 100%
dana pelajaran dalam tempoh 30 hari
daripada tarikh pemohonan diterima permohonan
6. Memproses permohonan pinjaman 30 hari 16 16
pelajaran daripada penuntut dalam permohonan permohonan
tempoh 30 hari daripada tarikh yang telah
permohonan diterima
diluluskan
100%
7. Memastikan pesanan tempatan (LO) 5 hari 928 100%
dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari
dari tarikh pemohonan diterima permohonan
8. Sentiasa menghargai setiap panggilan Panggilan 100% - - Panggilan dijawab
telefon yang diterima melalui telefonis dijawab 100% - sebelum tiga (3)
jabatan dengan layanan yang mesra, sebelum 100% - kali deringan
sopan, berbudi bahasa dan menyambut
panggilan dengan serta merta tiga (3) kali -9
deringan
9. Memastikan keputusan jawatankuasa 3 hari - 252
sebutharga disampaikan kepada pihak 9
berkenaan dalam tempoh tiga (3) hari
selepas jawatankuasa bermesyuarat 252
10. Memastikan aset yang dibeli 14 hari
didaftarkan di dalam sistem dalam
tempoh (14) hari dari tarikh penerimaan
aset
56
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Program dan Aktiviti
Kursus Pengurusan Kewangan pada 16 hingga 18 Oktober 2014 di Kota Bharu Kelantan
Penilaian Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik Peringkat Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (PSUK) dan
Pejabat Setiausaha Persekutuan (PSUP) Tahun 2014 pada 12 November 2014 di
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, Kompleks DUN
Majlis Perasmian dan Makan Malam Kejohanan Tenis Antarabangsa Tuanku Syed Putra Kali ke-34
pada 1 Disember 2014 di Dewan Wawasan 2020
57
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Jamuan Hari Raya Aidilfitri Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis pada 26 Ogos 2014
di Ruang Legar Aras 1, Kompleks DUN
Program Semarakkan Transformasi dan Jelajah #MYGST4U
Perlis pada 24 November 2014 di Dewan 2020
Perhimpunan Bulanan Pentadbiran Kerajaan Negeri Perlis pada 1 Disember 2014 di Dewan Warisan
58
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Unit Protokol
Objektif
i. Melaksanakan Majlis / Perayaan Rasmi, Lawatan-lawatan Pembesar berjalan dengan
teratur serta berkualiti mengikut garis panduan yang telah ditetapkan;
ii. Melaksanakan dan memastikan urusan Protokol bagi majlis-majlis yang melibatkan
keberangkatan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja Perlis dan Duli Yang Maha Mulia
Tuanku Raja Perempuan Perlis, Duli Yang Teramat Mulia Raja Muda Perlis dan Duli
Yang Teramat Mulia Raja Puan Muda Perlis di patuhi; dan
iii. Memberi khidmat nasihat dan bantuan yang berkualiti dalam urusan Istiadat dan Protokol
bagi menentukan pelaksanaan majlis berjalan dengan lancar dan teratur.
Fungsi dan Peranan
i. Majlis Rasmi Kerajaan Negeri / Persekutuan
• Merancang, menyelaras dan melaksanakan Majlis Rasmi Kerajaan Negeri seperti
Sambutan Perayaan Hari Kebangsaan, Sambutan Ulang Tahun Keputeraan Duli Yang
Maha Mulia Tuanku Raja Perlis.
ii. Pengurusan Hal Ehwal Istiadat dan Protokol
• Memberi khidmat nasihat dan bantuan protokol kepada jabatan-jabatan/ badan berka-
nun/ swasta.
iii. Urus Setia Majlis-majlis Rasmi Kerajaan Negeri
• Majlis Rasmi sempena Ulang Tahun Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja
Perlis.
Piagam Pelanggan
PERKHIDMATAN UTAMA JENIS PERKHIDMATAN YANG SASARAN
DISAMPAIKAN KEPADA PELANGGAN
Pengurusan Majlis Rasmi Kerajaan Kad dan Surat Jemputan Majlis 5 hari sebelum majlis bagi yang berjadual
Negeri dan 3 hari bagi majlis secara ad-hoc
Urusan penggunaan dewan dan bilik seminar 3 hari bekerja
59
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Penambahbaikan dan Pencapaian
BIL. PENCAPAIAN
1. Memproses sebanyak 90 permohonan penggunaan Dewan Warisan dalam tempoh 7 hari bekerja
2. Sasaran Majlis bagi tahun 2014 adalah sebanyak 150 Majlis. Pencapaian majlis-majlis yang dianjurkan sehingga bulan
Disember secara keseluruhan sebanyak 333 majlis
3. Lawatan Pembesar Negara pada tahun 2014 adalah sebanyak 9 lawatan manakala sasaran ialah sebanyak 4 lawatan
4. Mengadakan “Road Tour” untuk membuat jemputan sempena SUKMA XVII Perlis 2014 kepada semua Menteri Besar dan
Ketua Negeri ke seluruh Negara termasuk Brunei Darussalam
5. Bertanggungjawab sebagai Jawatankuasa Sambutan dan Jemputan sempena SUKMA XVII Perlis 2014
Program dan Aktiviti
BIL. AKTIVITI
1. Mesyuarat sempena Sambutan Ulang Tahun Keputeraan DYMM Tuanku Raja Perlis
2. Mesyuarat sempena Sambutan Hari Kemerdekaan Peringkat Negeri Perlis
3. Mesyuarat 5S
4. Mesyuarat MS ISO 9001:2008
5. Taklimat Protokol sempena Sambutan Ulang Tahun Keputeraan Ke- 71 DYMM Tuanku Raja Perlis dan SUKMA XVII Perlis
2014
6. Majlis Jamuan Meraikan Pegawai yang bertukar
7. Majlis Bacaan Doa Pagi
8. Majlis Jamuan Hari Raya
9. Majlis Sambutan Hari Lahir Kakitangan
Mesyuarat 5S dan ISO Taklimat Protokol Sempena SUKMA XVII Perlis 2014
60
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Bahagian
Pengurusan
Sumber Manusia
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Aras 1, Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8961 Faks: 04-977 5863
61
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pengenalan
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
merupakan nadi kepada pentadbiran negeri di mana bahagian ini memainkan peranan yang
penting dalam menguruskan pengambilan, pemilihan, penempatan serta pertukaran pegawai
mengikut kesesuaian jawatan, kerja dan masa. Selain itu, bahagian ini bertanggungjawab
dalam menguruskan program latihan untuk pembangunan sumber manusia. Perancangan
sumber manusia dari segi keperluan kepakaran, kuantiti dan kualiti amat dititikberatkan bagi
memastikan kelancaran pentadbiran seluruh jentera kerajaan negeri.
Unit
BPSM terdiri daripada 4 unit iaitu:
i. Unit Perkhidmatan;
ii. Unit HRMIS;
iii. Unit Kualiti, Inovasi & Pembangunan Modal Insan; dan
iv. Unit Perancangan Tenaga Manusia / Pembangunan Organisasi.
Fungsi dan Peranan
i. Perancangan tenaga kerja manusia dan pembangunan organisasi;
ii. Urusan perkhidmatan anggota;
iii. Pengurusan sumber manusia melalui latihan dan kursus;
iv. Pengurusan prestasi, naik pangkat dan integriti;
v. Urusetia bagi program kualiti dan integriti;
vi. M ewujudkan jentera pentadbiran Kerajaan Negeri yang mempunyai personel mencukupi
bagi melaksanakan fungsi organisasi yang berkesan;
vii. Menyediakan personel yang berkualiti bagi menjayakan fungsi dan matlamat organisasi;
viii. M emastikan kebajikan dan hal-hal perkhidmatan semua Anggota Pentadbiran Negeri
disediakan dan dilaksanakan berdasarkan peruntukan-peruntukan yang ditetapkan; dan
ix. Mewujudkan jentera Pentadbiran Negeri dan sistem kerja yang berkualiti dan produktif.
Piagam Pelanggan
PERKHIDMATAN UTAMA JENIS PERKHIDMATAN YANG SASARAN
Pengurusan Sumber Manusia DISAMPAIKAN KEPADA PELANGGAN 7 hari bekerja dari tarikh perakuan diterima
Keputusan perakuan pengesahan pelantikan,
pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian
taraf berpencen, pertukaran perkhidmatan, urusan
persaraan dan urusan-urusan perkhidmatan lain
dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh perakuan
diterima
62
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Penambahbaikan dan Pencapaian
Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
Bagi Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
TEMPOH MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
MASA/STANDARD
PIAGAM PIAGAM
PELANGGAN PELANGGAN
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
YANG MENEPATI TEMPOH /STANDARD YANG DITETAPKAN
MASA
/STANDARD YANG
DITETAPKAN
1. Keputusan pengesahan dalam 7 hari bekerja 1715 100% - - 1715
perkhidmatan,pemberian taraf daripada
berpencen, pertukaran perkhidmatan, tarikh akuan
urusan persaraan dan lain-lain urusan terima
perkhidmatan
2. Urusan tindakan tatatertib bermula 2 bulan - - 6 100% Mesyuarat 6
LLT Kumpulan
daripada penentuan kes prima Sok. No. 1
facie hingga penentuan hukuman Pentadbiran
diselesaikan SUK telah
diadakan bagi
penentuan Kes
Prima Facie
dan Surat
Pertuduhan
telah dikeluarkan
3. Urusan kenaikan pangkat dan rayuan 2 bulan 25 100% - - 25
kenaikan pangkat selepas
proses
pemilihan
4. Penyusunan semula organisasi dan 1 bulan - - - - -
kajian perjawatan yang dikemukakan
kepada pihak JPA
5. Urusan penempatan pegawai lantikan 1 hari 34 100% - - 34
baru selepas tarikh
pegawai
melapor diri
6. Urusan pertukaran perkhidmatan 3 hari 1 100% - - 1
awam negeri selepas
dipertimbang
dan
diluluskan
oleh PPSM /
Pengurusan
Tertinggi
63
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Program dan Aktiviti
Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2014 pada 24 Jun 2014 di Dewan Warisan
Majlis Jasamu Dikenang Tahun 2014 pada 9 Disember 2014 di Hotel Putra Palace Kangar
Program Asessment Center Menteri Besar Incorporated (MBI) pada 16 November 2014 di Dewan Rakan Sukan MSN
64
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Unit Kualiti, Inovasi Dan
Pembangunan Modal Insan
Pengenalan
Unit Kualiti, Inovasi Dan Pembangunan Modal Insan telah ditubuhkan pada 9 Jun 2010 dan
diletakkan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha Kerajaan
Negeri Perlis. Selaras dengan hasrat Kerajaan untuk memacu Program Transformasi
Kerajaan (GTP) dalam perkhidmatan awam, unit ini bertanggungjawab untuk merancang,
menyelaras, melaksana dan memantau sistem pengurusan kualiti dalam perkhidmatan
awam khususnya di Negeri Perlis dengan memberi tumpuan kepada elemen inovasi dan
kreativiti. Unit ini juga melaksanakan penambahbaikan terhadap sistem penyampaian,
latihan dan prestasi pegawai dan anggota supaya ianya berkualiti dan releven dengan
keperluan semasa.
Objektif
i. Pengedaran surat makluman tarikh penganjuran Konvensyen KIK Perkhidmatan Awam
Peringkat Negeri Perlis pada awal tahun (Januari – Mac);
ii. Pengesahan Penyertaan untuk menyertai pertandingan bagi kedua-dua kategori mesti
diterima sebulan sebelum tarikh konvensyen;
iii. Merancang program latihan mengikut keperluan 7 hari berkursus bagi setiap anggota
dalam setahun; dan
iv. Menyediakan laporan penilaian program latihan seminggu selepas program dijalankan.
Fungsi dan Peranan
KUALITI DAN INOVASI
1) M erancang, menyelaras, melaksana dan memantau sistem pengurusan kualiti dalam Perkhidmatan Awam dengan
memfokuskan elemen inovasi dan kreativiti
2) Melahirkan anggota perkhidmatan yang berkemampuan memperoleh pengetahuan secara holistik bagi meningkatkan kualiti
dan penyampaian Perkhidmatan Awam
3) Memupuk, menerap dan meningkatkan kefahaman amalan budaya kerja cemerlang
4) Merancang dan melaksana program pemantapan prinsip ketelusan, akauntabiliti dan tadbir urus yang baik
5) Membentuk disiplin pegawai dan anggota bagi memastikan tempat kerja serta persekitaran, sempurna dan selamat serta mudah
diawasi dalam usaha meningkatkan mutu kerja melalui Amalan Persekitaran Berkualiti 5S
6) Menjadi penyelaras kepada program-program peningkatan kualiti dan inovasi termasuk pelaksanaan Kumpulan Inovatif Dan
Kreatif (KIK)
7) Melahirkan anggota perkhidmatan awam yang kreatif dan inovatif serta berpengetahuan
65
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
PEMBANGUNAN MODAL INSAN
1) Merancang, menyelaras dan melaksanakan kursus, bengkel dan taklimat dalam aspek pengurusan kualiti
2) Menyediakan barisan pelapis yang berkemampuan untuk memastikan kesinambungan pelaksanaan dasar dan perancangan
organisasi
3) Mengenalpasti jurang-jurang dalam pelbagai pengetahuan dan kemahiran anggota dengan menyediakan bantuan pembangunan
kendiri, serta aktiviti pembangunan pengurusan seperti pementoran
4) Menyediakan lebih banyak peluang dan akses kepada Pendidikan, Latihan dan Pembelajaran sepanjang hayat yang berterusan
di semua peringkat
5) Merancang dan membangunkan program latihan bagi memantapkan nilai dan etika penjawat awam juga menyelaras dan
memantau supaya anggota menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun
Piagam Pelanggan
PERKHIDMATAN UTAMA JENIS PERKHIDMATAN YANG SASARAN
Pembangunan Modal Insan DISAMPAIKAN KEPADA PELANGGAN 3 Bulan sebelum KIK peringkat kebangsaan
Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif 7 Hari setahun untuk warga organisasi
(KIK) Perkhidmatan Awam Negeri Perlis 7 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima
1 kali setahun
Program latihan untuk warga organisasi
Surat Penempatan Pelajar Latihan Industri
Hari Inovasi Pejabat SUK Perlis
YB Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis bersama Ahli Mesyuarat Kerajaan Negeri dan isteri pada
Majlis Penutup Kursus Asas Protokol dan Etiket Sosial di Pulau Pinang
66
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Penambahbaikan dan Pencapaian
Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan
Unit Kualiti, Inovasi dan Pembangunan Modal Insan Bagi Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM 1
PELANGGAN 25 kursus/latihan
129 penempatan
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN -
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1. Penganjuran Sekali setahun 1 100% - -
Konvensyen KIK konvensyen 100% - -
100% - -
2. Mengurus Program 20 kali setahun 25 kursus/
Latihan latihan - -
3. Mengeluarkan 7 hari bekerja dari 129
penempatan
surat penempatan permohonan diterima
pelajar Latihan
Industri
4. Hari Inovasi PSUK Sekali setahun 1 majlis -
Laporan Pencapaian Objektif Kualiti
Unit Kualiti, Inovasi dan Pembangunan Modal Insan Bagi Tahun 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM 1
PELANGGAN
1
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN 206/257
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA 25
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1. Pengedaran surat Pada awal tahun (Januari 1 100% - -
makluman tarikh – Mac)
penganjuran 1 100% - -
Konvensyen KIK
Perkhidmatan 100 80.15% - -
Awam Peringkat 25 - - -
Negeri Perlis
2. Pengesahan Sebulan sebelum tarikh
penyertaan konvensyen
untuk menyertai
pertandingan bagi
kedua-dua kategori
mesti diterima
sebulan sebelum
tarikh konvensyen
3. Merancang 7 hari bagi setiap anggota
program latihan dalam setahun
4. Menyediakan Seminggu selepas program
laporan penilaian dijalankan
program latihan
67
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Program dan Aktiviti
Kursus Etiket Sosial Dan Kecemerlangan Diri Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis Tahun 2014
di Rainbow Paradise Beach Resort, Pulau Pinang pada 28 Februari hingga 2 Mac 2014
Program Transformasi Minda Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis Bilangan 2 Tahun 2014
pada 10 hingga 15 Ogos 2014 di Sandy Beach Resort Pulau Langkawi
Retreat Pelan Perancangan Strategi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis Tahun 2014
pada 12 hingga 14 Disember 2014 di Bukit Merah Laketown Resort Perak
68
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Bahagian
Pengurusan
Teknologi Maklumat
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Kompleks Ibu Pejabat Kerajaan Negeri Perlis
01990 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 1891 Faks: 04-977 8812
69
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pengenalan
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM) telah ditubuhkan pada bulan November
1997 selaras dengan usaha kerajaan Persekutuan melaksanakan projek Kerajaan Elektronik
di Malaysia. Kewujudan BPTM adalah untuk menyokong, merancang, membangun,
melaksana dan memantau pelaksanaan pengkomputeran di Pejabat Setiausaha Kerajaan
Negeri Perlis dan Jabatan yang berkaitan.
Objektif
i. Membangunkan sistem-sistem aplikasi dengan mengkaji semua kehendak semasa
bagi meningkatkan produktiviti dan prestasi pentadbiran Kerajaan Negeri Perlis melalui
teknologi terkini;
ii. Menyelaraskan penggunaan pengoperasian komputer dan keperluan-keperluan semua
kakitangan;
iii. Mewujudkan pentadbiran kerajaan yang berpengetahuan komputer;
iv. Menilai dan menyelaras perolehan komputer dan alat-alat komputer;
v. Memastikan penggunaan dan perlaksanaan sistem komputer yang berkesan; dan
vi. Memantau dan menyelaras keselamatan data dan rangkaian Kerajaan Negeri.
Unit
Bahagian ini terdiri daripada 2 unit kecil iaitu Unit Operasi dan Teknikal dan unit Pembangunan
Aplikasi dan Latihan ICT.
i. U nit Operasi dan Teknikal adalah unit yang bertanggungjawab dalam menyediakan
infrastruktur rangkaian, keselamatan ICT, bantuan teknikal dan membekalkan keperluan
ICT Pejabat SUK Negeri Perlis.
ii. Unit Pembangunan aplikasi dan Latihan ICT adalah unit yang dipertanggungjawabkan
dalam pembangunan sistem-sistem aplikasi, aplikasi-aplikasi multimedia, menyediakan
latihan dan penyelenggaraan sistem.
Fungsi dan Peranan
i. Mengenalpasti, menganalisa, melapor, dan melaksana keperluan ICT bagi Pejabat
SUK Perlis;
ii. Memberi khidmat nasihat ICT kepada Jabatan dan Unit di bawah Pejabat SUK Perlis;
iii. Menyediakan kemudahan rangkaian;
iv. Membantu jabatan-jabatan dan bahagian dibawah Pejabat SUK dalam pembangunan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan sistem aplikasi;
70
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
v. Menyelenggara perkakasan dan perisian ICT;
vi. Menyelaras latihan ICT untuk Pejabat SUK;
vii. Menjalankan perolehan perkakasan dan perisian ICT;
viii. Memantau penggunaan dan pelaksanaan sistem; dan
ix. Menjaga keselamatan data dan rangkaian.
Piagam Pelanggan
PERKHIDMATAN UTAMA JENIS PERKHIDMATAN YANG SASARAN
Pengurusan Teknologi Maklumat (ICT) DISAMPAIKAN KEPADA PELANGGAN
Perkhidmatan sokongan teknikal terhadap 3 Hari bekerja dan 2 bulan sekiranya
kerosakan ICT melibatkan alat ganti dari pembekal luar
Pembangunan Sistem Aplikasi 3 hingga 6 bulan
Menyediakan pinjaman alatan ICT 1 hari bekerja
Penambahbaikan dan Pencapaian
A. PENCAPAIAN 2014
a. Perkhidmatan Sokongan Teknikal
Perkhidmatan sokongan teknikal BPTM merangkumi:
i. Aduan kerosakan ICT kepada semua kakitangan;
ii. Pemasangan skrin dan projektor di majlis-majlis;
iii. M emastikan setiap komputer mempunyai Antivirus untuk mencegah daripada
serangan virus; dan
iv. Memberi khidmat nasihat kepada pengguna.
Statistik Perkhidmatan Sokongan Teknikal
BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH
DISAMPAIKAN DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN
MELEBIHI TEMPOH
MENEPATI TEMPOH MASA
/ STANDARD PIAGAM MASA /STANDARD YANG
PELANGGAN DITETAPKAN
139 MELEBIHI TEMPOH MASA/
STANDARD PIAGAM
52 PELANGGAN
1 Aduan kerosakan ICT kepada semua 249 19 158
kakitangan PSUKPs
2 Pemasangan skrin dan projektor di - 52
majlis-majlis 52 301
3 Instalasi Antivirus
71
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
b. Program Pembangunan Sistem Aplikasi
Program pembangunan aplikasi BPTM merangkumi:
i. Penambahbaikan Sistem Sedia ada;
ii. Pembangunan Sistem Baru; dan
iii. Pembangunan Laman Web.
Statistik Pembangunan Sistem Aplikasi
BIL. JENIS PERKHIDMATAN NAMA SISTEM PELANGGAN JUMLAH
PERKHIDMATAN
1 Penambahbaikan Sistem Sedia ada i. Sistem Maklumat Unit Perumahan dan 1
2 Pembangunan Sistem Baru Perumahan Awam Kerajaan Tempatan (UPKT)
(SMPA)
i. Unit Audit Dalam (UAD) 3
i. Sistem Audit (eSIAP) ii. B ahagian Khidmat 2
ii. eTempahan
iii. Sistem aduan ICT Pengurusan (BKP)
iii. BPTM
3 Pembangunan Laman Web (Baru) i. Jabatan Perkhidmatan
Veterinar i. Jabatan Perkhidmatan
Veterinar
ii. Jabatan Perancang
Bandar Dan Desa ii. Jabatan Perancang
Bandar Dan Desa
c. Pengendalian akaun email pengguna
i. Setiap pengguna perlu memohon akaun email Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Perlis kepada BPTM; dan
ii. Jumlah pengguna email sehingga Disember 2014 adalah seperti dalam Jadual 3.
Statistik Permohonan Emel Rasmi Jabatan
BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERMOHONAN JUMLAH PERMOHONAN JUMLAH
1. Permohonan Akaun Emel Pengguna EMEL RASMI EMEL RASMI YANG PERKHIDMATAN
MELEBIHI TEMPOH
MENEPATI TEMPOH MASA
/ STANDARD PIAGAM MASA /STANDARD YANG
PELANGGAN DITETAPKAN
99 MELEBIHI TEMPOH MASA/
STANDARD PIAGAM
PELANGGAN
28 127
d. Keselamatan dan Rangkaian Internet
i. Keselamatan
BPTM bertanggungjawab untuk memelihara keselamatan rangkaian daripada
pencerobohan ke atas rangkaian dan juga sistem-sistem yang berada dibawah
kawalan BPTM.
Sepanjang 2014 BPTM menerima 3 Insiden Keselamatan ICT pada 16 April 2014, 14
Nov 2014 dan 3 Dis 2014 di mana ketiga-tiga insiden ini adalah melibatkan sistem atau
portal agensi dibawah PSUK Ps dan insiden ini telah selesai ditutup dan diselenggara.
72
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
ii. Rangkaian
Selain daripada keselamatan BPTM juga perlu memastikan kebolehcapaian kepada
rangkaian oleh pengguna berada dalam keadaan yang baik. Berikut adalah statistik
masalah kebolehcapaian internet bagi tahun 2014.
Statistik Masalah Rangkaian 2014
BIL. TARIKH MASA PUNCA KEJADIAN TINDAKAN PENYELESAIAN
Talian Internet dan Aplikasi
1 24 Mac 2014 2 jam Masalah DHCP Restart DHCP server
Perlis tidak dicapai
2 7 April 2014 4 jam TM pindah appliance Menunggu kerja-kerja TM
ke rack baru -sda- selesai
3 21 April 2014 6 jam TM fiber optik loss Talian internet di Pusat ICT Hubungi TM utk selesaikan
SUKMA tidak dicapai
4 1 Jun 2014 4 jam Power trip di MSN JKR Elektrik up power semula.
5 13 Ogos 2014 8 jam Talian internet di MSN tidak
6 15 Sept 2014 2 jam TM pindah appliance dicapai Menunggu kerja-kerja TM
7 7 Nov 2014 4 jam ke MSN baru selesai
8 22-25 Nov 2014 3 hari Talian internet di MSN tidak
9 24 Nov 2014 3jam Masalah DHCP dicapai Restart DHCP server
Masalah pada BMT Talian Internet dan Aplikasi Hubungi GiTN untuk tukar port
GiTN Perlis tidak dicapai interface baru
Masalah pada routing Talian Internet dan Aplikasi GITN selesaikan masalah
TM Perlis tidak dicapai bersama kontraktor GiTN
Masalah DHCP -sda- Restart DHCP server
Talian Internet dan Aplikasi
Perlis tidak dicapai
iii. Pensijilan ISMS
Pengurusan Keselamatan Sistem Maklumat (ISMS) merupakan pensijilan ISO
bagi memantapkan perlindungan ke atas maklumat dan aset ICT berasaskan
prinsip kerahsiaan, integriti dan kebolehsediaan serta ke arah mewujudkan sistem
penyampaian yang bukan sahaja memenuhi tuntutan serta kepuasan pelanggan dan
mematuhi peraturan semasa tetapi membolehkan sistem penyampaian beroperasi
dalam keadaan baik, selamat dan terkawal.
Pelaksanaan pengauditan oleh pihak SIRIM terhadap skop yang dipilih oleh BPTM iaitu
“Pengoperasian dan penyelenggaraan Pusat Data Negeri, Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat (BPTM) bagi server-server di bawah pengurusan BPTM”
seperti dalam Jadual 5.
Pelaksanaan Pengauditan ISMS oleh SIRIM
BIL. PERKARA TARIKH CATATAN STATUS
1. Audit Sirim Peringkat 1 1-2 April 2013 7 Peluang penambaikan Selesai
2. Audit Sirim Peringkat 2 11-12 Julai 2013 7 ketidakakuran dan 8 Selesai Menerima Pensijilan pada 1
3. Audit Survillance 4 Sept 2014 peluang penambaikan November 2013. No. Pensijilan adalah
AR5995
5 ketidakakuran dan 9
peluang penambahbaikan Selesai ditutup pada 22 November 2014
73
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Untuk tahun 2015, BPTM sedang dalam perancangan dan persediaan bagi peralihan
standard ISMS dari 27001:2007 kepada standard ISMS yang baru iaitu 27001:2013
iv. Bantuan Pinjaman peralatan ICT
1. BPTM memberi bantuan pinjaman peralatan ICT kepada pengguna yang
memerlukan antaranya untuk kegunaan rasmi jabatan.
2. Pengguna perlu membuat permohonan peralatan ICT sebelum diluluskan oleh
BPTM.
Statistik Permohonan Pinjaman Peralatan ICT
BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH
1. Permohonan Pinjaman Peralatan ICT DISAMPAIKAN DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN
MELEBIHI TEMPOH
MENEPATI TEMPOH MASA 52
/ STANDARD PIAGAM MASA /STANDARD YANG
PELANGGAN DITETAPKAN
52 MELEBIHI TEMPOH MASA/
STANDARD PIAGAM
PELANGGAN
0
Laporan Analisa Pencapaian Objektif Kualiti Jan-Dis 2014
MENEPATI TEMPOH MASA/ MELEBIHI TEMPOH MASA/ JUMLAH
STANDARD PIAGAM STANDARD PIAGAM PERKHIDMATAN
PELANGGAN PELANGGAN
86
PERKHIDMATAN JANJI JUMLAH PERKHIDMATAN PERATUS (%) JUMLAH PERKHIDMATAN PERATUS (%)
DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN YANG DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN
MENEPATI TEMPOH DISAMPAIKAN YANG MELEBIHI TEMPOH DISAMPAIKAN YANG
MASA/ MASA/ MELEBIHI TEMPOH
STANDARD YANG MENEPATI TEMPOH STANDARD YANG
DITETAPKAN MASA/ DITETAPKAN MASA/
STANDARD YANG
STANDARD YANG
DITETAPKAN DITETAPKAN
Memastikan Dalam 81 94.2% 5 5.8%
maklumat dimuatnaik tempoh
ke dalam portal rasmi 1 hari
kerajaan negeri
Perlis
B. PENAMBAHBAIKAN PERKHIDMATAN UNTUK PELANGGAN
a. Rangkaian
Bagi menambahbaik rangkaian dan keselamatan untuk pengguna BPTM telah
melaksanakan beberapa projek pada tahun 2014 iaitu:
i. Membekal, menghantar, memasang, menguji, mentauliah dan menyelenggara
(Dalam Tempoh Jaminan) Sistem Pengurusan SUKMA 2014
ii. Kerja-kerja Perolehan Talian Internet, Telefon dan Faks bagi Tujuan Penganjuran
SUKMA Perlis 2014
iii. K erja-kerja Menaiktaraf Infrastruktur ICT dan Pengkabelan Talian Data dan
Komunikasi Serta Aksesori di Kompleks Sukan Negeri Untuk Tujuan SUKMA Perlis
2014
74
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
iv. Sebut Harga Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji, Mentauliah Dan
Menyelenggara Peralatan Pemantapan dan Pemantauan Keselamatan Bagi Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
v. S ebut Harga Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji, Mentauliah Dan
Menyelenggara Centralize Uninterruptible Power Supply (UPS) dan Environmental
Monitoring System (EMS) di Pusat Data, Jabatan Tanah dan Galian Negeri Perlis
vi. S ebut Harga Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji, Mentauliah Dan
Menyelenggara Precision Cooling System di Pusat Data, Jabatan Tanah dan Galian
Negeri Perlis
vii. S ebutharga kerja-kerja infrastruktur dinding Pusat Data, Jabatan Tanah dan Galian
Negeri Perlis
viii. S ebutharga kerja-kerja pengkabelan elektrik di Pusat Data, Jabatan Tanah dan
Galian Negeri Perlis
ix. Sebutharga pembekalan Fire Stopper di Pusat Data, Jabatan Tanah dan Galian
Negeri Perlis
x. Sebutharga pembekalan Aerohub Fire Suppression System di Pusat Data, Jabatan
Tanah dan Galian Negeri Perlis
b. Sistem
BPTM juga melaksanakan pembangunan dan peningkatan sistem untuk menambahbaik
penyampaian perkhidmatan. Pada tahun 2014 terdapat 3 sistem baru telah dibangunkan
dan 1 sistem telah ditingkatkan bagi tujuan tersebut iaitu Sistem Audit eSIAP, eTempahan,
Sistem Aduan ICT dan peningkatan Sistem Maklumat Perumahan Awam. Sistem ini
telah dibangunkan secara inhouse dan juga outsource oleh Unit Pembangunan Aplikasi
dan Latihan ICT, BPTM dari awal Januari 2014 hingga Disember 2104.
i. Sistem Audit eSIAP
Tujuan Sistem Audit dibangunkan adalah bagi membantu Unit Audit Dalam untuk
melaksanakan audit akauntabiliti ke atas Jabatan-jabatan yang terdapat di Negeri
Perlis. Sistem ini telah diperolehi dari Unit Audit Dalam, Pejabat SUK Negeri Kelantan
dan diubahsuai mengikut keperluan Unit Audit Dalam, Pejabat SUK Negeri Perlis
secara dalaman. Kini sistem tersebut dikenali sebagai eSIAP.
ii. Sistem Tempahan
Sistem ini dibangunkan adalah bertujuan untuk kegunaan Bahagian Khidmat
Pengurusan (BKP), Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis menguruskan
tempahan bilik mesyuarat serta dewan secara atas talian.
iii. Sistem aduan ICT
Sistem ini adalah bertujuan untuk memudahkan semua kakitangan Pejabat SUK Perlis
dan kakitangan Jabatan Kerajaan Negeri membuat sebarang aduan berkaitan ICT
dengan cepat. Sistem ini juga membolehkan pengurusan dan pemantauan aduan ICT
di BPTM dilaksanakan dengan lebih efisen.
75
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
iv. Sistem Maklumat Perumahan Awam
Sistem ini adalah bertujuan untuk membantu Unit Perumahan dan Kerajaan Tempatan
(UPKT) untuk menguruskan dan merekodkan maklumat berhubung perumahan awam
yang terdapat di Negeri Perlis. Peningkatan sistem ini dibuat bagi memastikan sistem
dapat melaksanakan proses kerja mengikut proses kerja semasa.
c. Perolehan Perisian
Selain daripada pembangunan sistem, BPTM juga telah membuat perolehan untuk
perisian dan lesen bagi 300 unit Microsoft Office 2013, 1 Unit Microsoft Project 2013 dan
1 Unit Microsoft Visio 2013. Ini adalah bagi menggalakkan penggunaan perisian yang
berlesen semasa melaksanakan tugasan harian oleh kakitangan Pejabat SUK Negeri
Perlis.
Program dan Aktiviti
a. Mesyuarat
BIL. TARIKH MESYUARAT TEMPAT
Bilik Gerakan 3
1 6 Mac 2014 Jawatankuasa Teknikal IT Negeri Perlis Bilik Gerakan 1
Bilik Mesyuarat, BPTM
2 17 Mac 2014 Jawatankuasa Pemandu IT Negeri Perlis Bilik Perbincangan, Unit Teknikal
BPTM
3 1 April 2014 Jawatankuasa Pelaksana ISMS Bilik Harumanis
Bilik Gerakan 1
4 16 April 2014 Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Portal Rasmi Kerajaan Negeri Bilik Gerakan 1
Perlis Bil.1/2014
Bilik Mesyuarat, BPTM
5 19 Jun 2014 Jawatankuasa Teknikal IT Negeri Perlis
Bilik Perbincangan, Unit Teknikal
6 17 Julai 2014 Jawatankuasa Pemandu IT Negeri Perlis BPTM
Bilik Mesyuarat, Perbendaharaan
7 11 Ogos 2014 Majlis ICT Bilik Mesyuarat Pentadbiran,
Kompleks DUN
8 22 Ogos Jawatankuasa Pelasana ISMS
2014 Bilik Mesyuarat UPD
9 23 Sept 2014 Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Portal Rasmi Kerajaan Negeri Bilik Harumanis
Perlis Bil.2/2014 Bilik Gerakan 1
10 3 Okt 2014 Jawatankuasa Teknikal IT Negeri Perlis
11 8 Okt 2014 Mesyuarat
Jawatankuasa Kerja Portal Rasmi Kerajaan Negeri Perlis Bil 1/2014
12 29 Okt 2014 Mesyuarat Jawatankuasa Induk Portal / Laman Web Rasmi Kerajaan
Negeri Perlis Bil.1/2014
13 13 Nov 2014 Jawatankuasa Pemandu IT Negeri Perlis
14 18 Dis 2014 Majlis ICT
b. Kursus
BIL. KURSUS BIL PESERTA JABATAN/BAHAGIAN
1 24 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
2 Fliping Book (Multimedia) 24
3 20 Agensi Yang terlibat dengan GIS
4 Penyediaan Montaj (Mutimedia) 20 Agensi Yang terlibat dengan GIS
Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
Pengenalan ArGIS Desktop
Pengenalan kepada ArGIS Server dan Installasi
Server Bengkel
76
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
BIL. KURSUS BIL PESERTA JABATAN/BAHAGIAN
5 13 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
Pengemaskinian Maklumat Portal / Laman Web
6 Jabatan Di Bawah Kerajaan Negeri Perlis 15 BPTM
Latihan Teknikal - Pengenalan Asas,
7 Keselamatan & Pengendalian Server Emel 60 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
8 Open Office / Microsoft office 25 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
9 Kursus eMohon dan Sistem direktori 5
10 Bengkel eSIAP 5 UAD
11 Bengkel Semakan eSIAP 25 UAD
12 Penggunaan eSIAP 5 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
13 eTempahan 10 BKP
14 Bengkel FAT eDATA 10 UPEN
Bengkel Pengemaskinian eData UPEN
A. PROJEK-PROJEK PEMBANGUNAN ICT
a. Latar Belakang Projek
i. Pelaksanaan projek ini adalah berdasarkan Pelan Strategik Teknologi Maklumat
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis 2011-2015 dan juga mengikut keperluan
semasa.
ii. P elan Strategik ICT adalah perancangan pembangunan ICT negeri Perlis bagi tempoh
5 tahun. Ianya bermatlamat untuk memperkasakan infrastruktur dan aplikasi ICT bagi
meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam dan menjana kemahiran dan
inovatif melalui pembudayaan ICT;
iii. P eningkatan sistem aplikasi dan infrastruktur perlu juga berdasarkan teknologi
semasa bagi memastikan ianya memenuhi keperluan dan permintaan. Kemudahan-
kemudahan yang disediakan diharap dapat digunakan pada tahap maksimum dalam
meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan;
iv. Pelaksanaan projek ini pada tahun ini juga adalah berdasarkan keperluan ICT
penganjuran SUKMA XVII Perlis 2014;
v. Keperluan ini bermatlamat untuk memperkasakan infrastruktur dan aplikasi ICT bagi
meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan untuk tujuan penganjuran SUKMA
XVII Perlis 2014; dan
vi. Keperluan infrastruktur juga berdasarkan teknologi semasa bagi memastikan ianya
memenuhi keperluan dan permintaan. Kemudahan-kemudahan yang disediakan
diharap dapat digunakan pada tahap maksimum dalam meningkatkan penyampaian
perkhidmatan kepada pelanggan.
b. Objektif Projek
Antara objektif projek-projek yang telah dirancang adalah untuk;
i. meningkatkan prasarana rangkaian intranet dan internet Perlis 1Gov*Net bagi
menyokong penyampaian perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan;
77
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
ii. menyediakan kemudahan perkakasan dan perisian ICT terkini sesuai dengan
perkembangan dan permintaan semasa;
iii. m embangunkan aplikasi-aplikasi baru bagi menampung keperluan pentadbiran negeri
bagi membantu sistem penyampaian perkhidmatan yang lebih berkesan; dan
iv. meningkatkan prasarana rangkaian internet bagi menyokong penyampaian
perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan bagi tujuan penganjuran SUKMA XVII
Perlis 2014.
c. Komponen Projek
Projek-projek serta skop kerja yang dilaksanakan adalah seperti berikut:
i. Pembangunan Pusat Pemulihan Bencana (DRC)
P rojek ini akan melibatkan perolehan peralatan ICT seperti server, storage, software
untuk WAN Backup/Replication Solution, dan Support and Maintenance untuk 3 tahun.
Projek ini merupakan projek sambungan daripada tahun 2013 di mana peruntukan
yang dikhaskan bagi tujuan ini pada tahun 2013 tidak mencukupi kerana memberi
keutamaan terhadap pembangunan infra DRC seperti kerja-kerja sivil, elektrik dan
mekanikal.
ii. Program-program GIS Negeri Perlis
Perolehan peralatan GIS diperlukan untuk kegunaan Pusat GIS Negeri Perlis.
iii. Projek Peningkatan Sistem Maklumat Perumahan Awam (SMPA)
Projek ini adalah projek naik taraf sistem di mana tujuan utama adalah untuk memastikan
sistem dapat digunakan dengan optimum, menggunakan teknologi ICT yang terkini
dan state-of-the-art, memastikan kesiapsiagaan keselamatan sistem, tersedia untuk
pelaksanaan transaksi secara online untuk perkhidmatan secara atas talian untuk
pelanggan UPKT dan membolehkan penyelenggaraan sistem dilaksanakan sendiri
selepas ini kerana mempunyai kod sumber (source code).
iv. P rojek Perolehan Talian Internet, Telefon Dan Faks
P rojek ini akan melibatkan perolehan talian internet, telefon dan faks di Pusat Sekretariat,
tempat (venue) sukan dan penginapan. Keperluan bandwidth serta bilangan talian
telefon dan faks bergantung kepada keperluan di lokasi yang dinyatakan. Jenis talian
yang digunakan adalah berasaskan kabel fiber optik di Pusat Sekretariat dan Stadium
Utama dan talian Streamyx di tempat (venue)sukan dan penginapan.
v. Projek Menaiktaraf Infrastruktur ICT Dan Pengkabelan Talian Data Dan
Komunikasi Serta Aksesori Di Kompleks Sukan Negeri Untuk Tujuan Sukma
Perlis XVII 2014
P rojek Kerja-kerja Menaiktaraf Infrastruktur ICT di Kawasan Kompleks Sukan Negeri
adalah kerja-kerja awam iaitu menaiktaraf laluan sesalur bagi kabel gentian (fiber)
optik dan kabel telefon (copper) di dalam tanah beserta pemasangan kabel copper
bermula dari lokasi BOXING ke 6 lokasi mini stadium di sekitar Kompleks Sukan
78 Negeri; dan
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
P rojek Kerja-kerja Pengkabelan Talian Data Dan Komunikasi Serta Aksesori di
Kompleks Sukan Negeri adalah projek yang melibatkan pemasangan kabel gentian
(fiber) optik beserta aksesori bermula dari bilik MDF (tempat talian internet, telefon dan
faks dimasukkan dari kabinet Telekom) di Stadium ke 10 lokasi mini stadium di sekitar
Kompleks Sukan Negeri melibatkan kesediaan projek sesalur seperti penerangan di
atas.
vi. Pemantapan dan Pemantauan Keselamatan di Pejabat Bahagian Pengurusan
Teknologi Maklumat
P rojek ini melibatkan pembekalan alat pengawal selia voltan elektronik bagi bekalan
kuasa untuk komputer, pencetak, komputer riba dan lain-lain peralatan. Alat ini akan
menstabilkan voltan DC, sebagai backup bekalan kuasa untuk tempoh yang tertentu
jika berlaku ganguan bekalan elektrik dan sebagai pencegah daripada disambar kilat.
Pemerhatian mendapati kebanyakan peralatan elektronik tidak disokong dengan alat
yang mengawal aliran voltan yang akan menyebabkan peralatan elektronik itu rosak
sekiranya aliran kuasa voltan yang dibekalkan tidak stabil.
Projek ini adalah bertujuan untuk meningkatkan tahap keselamatan fizikal di Pejabat
BPTM yang akan melibatkan penambahan 5 unit kamera di kawasan Pejabat BPTM.
Pemasangan CCTV sebelum ini adalah terhad untuk keselamatan Pusat Data Negeri
sahaja.
vii. Pemantapan Sistem Keselamatan di Kompleks DUN dan Kompleks Ibu Pejabat
Kerajaan Negeri
Projek ini melibatkan pemasangan autogate di pintu pagar utama dan System Control
Lift bagi Pejabat YAB MB di Kompleks DUN untuk tujuan keselamatan. Selain daripada
itu, pemasangan pintu dan tingkap jeriji besi bagi unit-unit Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri di Kompleks Ibu Pejabat Kerajaan Negeri Perlis dilaksanakan bagi
mengelakkan kes pecah masuk ke pejabat seperti yang telah terjadi kepada BPTM
dan UPEN.
viii. P embangunan Pusat Data Jabatan Tanah & Galian (PTG) Negeri Perlis Fasa 1
P rojek ini akan melibatkan kerja-kerja membangunkan Pusat Data PTG menggantikan
bilik server PTG sedia ada yang telah menerima teguran daripada Pejabat Keselamatan
Negeri. Pembangunan hanya melibatkan infrastruktur bangunan Pusat Data yang
menerapkan ciri-ciri keselamatan asas untuk Fasa 1 yang sepatutnya ada pada
sebuah bilik server atau pusat data seperti raise floor, brick wall, precision aircond,
security door, fire fighting system dan UPS.
ix. Perolehan Microsoft Office 2013, Project & Visio Pro
Projek ini melibatkan perolehan:
1. Tiga ratus (300) unit lesen Microsoft Office 2013;
2. Satu unit lesen Microsoft Project Standard; dan
3. Satu unit lesen Microsoft Visio Standard.
79
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Program dan Aktiviti
Perlawanan Futsal Antara Unit pada Mac 2014 Jamuan Sambut Ramadan, BPTM pada Jun 2014
Jamuan Sambutan Raya, BPTM pada Julai 2014 Lawatan Ke PBA, Pulau Pinang Berkenaan Green
Technology Pusat Data pada Mac 2014
Pensijilan Audit Survillance ISMS 2014 pada Pengenalan Argis Desktop pada 25 Jun 2014
September 2014
80
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Taklimat Dasar Keselamatan ICT pada Oktober 2014
Program Kemaskini Maklumat Portal / Laman Web Lawatan Perkongsian Ilmu oleh Politeknik Tuanku
Jabatan Di Bawah Kerajaan Negeri Perlis pada Syed Sirajuddin Perlis pada 2 Disember 2014
22 Julai 2014
Open Office / Microsoft Office pada 24 Oktober 2014
81
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
82
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Bahagian
Pengurusan
Korporat
Aras 2, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8800 Faks: 04-973 8875
83
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pengenalan
Bahagian Pengurusan Korporat, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis telah ditubuhkan
pada bulan Jun 2009. Bahagian ini dinaungi oleh YB Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis dan
diketuai oleh Ketua Penolong Setiausaha Kerajaan (KPSU). Bahagian Pengurusan Korporat
telah menerima kesemua perjawatan yang diwujudkan dan bergerak secara optimum dalam
melaksanakan fungsi Bahagian ini. Bahagian Pengurusan Korporat akan sentiasa komited
dan berdedikasi dalam menyediakan perkhidmatan yang berkualiti, mesra dan profesional
bagi menjamin kepuasan hati pelanggan dan anggota.
Objektif
Bahagian Pengurusan Korporat bertanggungjawab menaikkan imej Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Perlis bagi menerapkan nilai-nilai budaya kerja, etika sosial dan komunikasi
yang efisien serta berdedikasi kearah pentadbiran awam yang cemerlang.
Fungsi dan Peranan
i. Menyelaras dan memantau hal ehwal berhubung kait dengan aduan dan maklum balas
aduan (setiap bulan) pelanggan di peringkat negeri.
ii. Merancang, melaksana dan memantau program-program peningkatan penyampaian
perkhidmatan/imej di peringkat negeri seperti Pelaksanaan MS ISO 9001 : 2008.
iii. Memantau penyediaan dan pengumpulan maklumat laporan / teks ucapan / lawatan
kepada YB Setiausaha Kerajaan Negeri.
iv. Memantau Piagam Pelanggan Bahagian / Unit di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Perlis (PSUKPs).
v. Menyelaras penerbitan minda korporat / backdrop / banner / bunting / billboard (atas
keperluan semasa).
vi. Menjalankan Kajian Kepuasan Pelanggan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
(PSUKPs) dan menyediakan laporan untuk proses penambahbaikan.
Piagam Pelanggan
PERKHIDMATAN UTAMA JENIS PERKHIDMATAN YANG SASARAN
Pengendalian Aduan Awam DISAMPAIKAN KEPADA PELANGGAN
Mengurus dan mengendalikan aduan orang 15 Hari bekerja
ramai terhadap jabatan / agensi kerajaan
84
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Penambahbaikan dan Pencapaian
a. Statistik Aduan Awam (Januari – Disember 2014)
BULAN TERIMA SELESAI SELESAI DALAM > 15 HARI BEKERJA
TEMPOH 15 HARI
JANUARI 3 3 -
FEBRUARI 2 2 BEKERJA -
1 1 3 -
MAC 2 2 2 -
APRIL - - 1 -
1 1 2 1*
MEI - - - -
JUN* - - 1 -
JULAI 1 1 - -
OGOS 5 5 - 4
SEPTEMBER - - - -
OKTOBER 4 4 1 4
NOVEMBER 19 19 - 9
DISEMBER -
JUMLAH 10
b. Sumber Penerimaan Aduan Awam (Januari – Disember 2014)
Bahagian Pengurusan Korporat akan menerima aduan awam daripada beberapa saluran
penerimaan aduan iaitu Laman Web Sistem Pengurusan Aduan Awam (SiSPAA),
sistem pesanan ringkas (SMS), hadir sendiri, telefon, surat khabar, email, Hari Bertemu
Pelanggan (HBP), surat atau faks, Biro Pengaduan Awam (BPA), dan lain-lain saluran
seperti Facebook. Bagi tahun 2014 aduan awam yang paling banyak diterima adalah
melalui saluran berikut:
85
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
i. Biro Pengaduan Awam (BPA);
ii. Laman Web (SiSPAA);
iii. Surat; dan
iv. Telefon
c. Dimensi Aduan Awam (Januari –Disember 2014)
Aduan awam yang diterima oleh Bahagian Pengurusan Korporat dikategorikan
kepada beberapa dimensi aduan iaitu Kelewatan / Tiada Tindakan, Tindakan Tidak
Adil, Kemudahan Awam, Kelemahan Peraturan, Integriti Penjawat Awam, Kegagalan
Mematuhi Prosedur / Undang-undang, Kelemahan Penguatkuasaan, Kualiti
Perkhidmatan Tidak Memuaskan, Ketenteraman Awam, Hak Pengguna, Kebajikan,
Ekonomi / Sosial / Politik dan Pelbagai Aduan. Bagi tahun 2014, kategori dimensi aduan
yang kerap diterima adalah daripada kategori:
i. Kemudahan Awam;
ii. Kualiti Perkhidmatan;
iii. Ketenteraman Awam; dan
iv. Kelemahan Penguatkuasaan
d. Analisa Aduan Awam (Perbandingan) Tahun 2012 Sehingga Tahun 2014
86
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Kesimpulan
Berdasarkan carta di atas, didapati terdapat penurunan penerimaan aduan awam yang
diterima oleh Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis iaitu dari tahun 2012 sehingga
tahun 2014.
Program dan Aktiviti
BIL. BULAN PERKARA
1. Januari MESYUARAT
2. April 1. Mesyuarat Aduan Tertunggak
Ogos
3. 1. M esyuarat Penyelarasan Sisipan Akhbar Sempena Hari Keputeraan DYMM Tuanku Raja
Februari Perlis
4. Mac
April 1. Mesyuarat Penyelarasan Piagam Pelanggan & Kajian Kepuasan Pelanggan
5.
6. Februari 1. Mesyuarat Penyelarasan MS ISO 9001:2008
7. Jun
1. Mesyuarat Program Mesra Rakyat 2014
1. November
2. Januari 1. Mesyuarat Jawatankuasa Hal Ehwal Komunikasi Korporat & Aduan Awam Bil.2/2014
3. Jun 2. Open Meeting Audit Dalam MS ISO 9001:2008 PSUK Ps
4. Oktober 1. Mesyuarat Penyelarasan Jawatankuasa Kerja Hari Pahlawan Tahun 2014 Peringkat Negeri
5. April
6. Julai Perlis
7. Ogos PROGRAM
8.
September 1. Program Mobile CTC, Felda Chuping
9. 1. Lawatan ke Kompleks DUN Perlis dari School of Wat Srivited, Thailand
Oktober 1. Lawatan ke Kompleks DUN Perlis dari Kolej Matrikulasi Teknikal, Kedah
10. 1. S ambutan Hari Pekerja Penjawat Awam Peringkat Kebangsaan, Dewan Wawasan, Jitra,
Februari
Mac Kedah
April 1. Majlis Apresiasi Sisipan Akhbar Khas Sempena Sambutan
Mei
Ulang Tahun Hari Keputeraan Ke-71 DYMM Tuanku Raja Perlis, Kilang CIMA, Bukit Keteri
Jun 1. Ops Pasir Utara Tahun 2014, Kudat, Sabah
Julai 1. Perarakan Sambutan Hari Kemerdekaan Ke-57 Peringkat Negeri Perlis, Kangar, Perlis
Ogos 1. Bengkel Latihan Sistem Pengurusan Aduan Awam (SiSPAA), UniMAP Kangar, Perlis
2. Hari Mesra Pelanggan dan Majlis Pelancaran Sistem Pengurusan Aduan Awam (SiSPAA),
September
Dewan 2020, Kangar, Perlis
November
1. Bengkel JITU Jabatan Negeri Perlis, Jabatan Tanah dan Galian, Negeri Perlis
Disember
2. Program Semarakkan Tranformasi & Jelajah #MyGST4U@Perlis, Dewan 2020, Kangar,
Perlis
1. Program Lawatan Pasangan ke Negeri Perlis, Sekitar Perlis
2. Majlis Memperingati Hari Pahlawan Peringkat Negeri Perlis, Dewan Warisan, Kangar, Perlis
87
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Majlis Apresiasi Sisipan Akhbar Khas Sempena Hari Keputeraan Ke-71 DYMM Tuanku Raja Perlis
di Cement Industries Of Malaysia (CIMA), Chuping pada 16 Jun 2014
Op Pasir Utara Kudat, Sabah Di Kudat pada 2 hingga 5 Julai 2014
Hari Mesra Pelanggan dan Majlis Pelancaran Sistem Pengurusan Aduan Awam (SiSPAA), 30 September 2014
88
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Bahagian Dewan
Undangan Negeri
Perlis
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Aras 4, Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8999 Faks: 04-977 1655
89
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pengenalan
Bahagian Dewan Undangan Negeri dan Majlis Mesyuarat Kerajaan adalah salah sebuah
bahagian di dalam struktur organisasi Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis.
Bahagian ini terletak di Kompleks Dewan Undangan Negeri Perlis dan merangkumi 3 buah
pejabat iaitu Pejabat YB Speaker Dewan Undangan Negeri di Aras 3, Pejabat YB Ahli-ahli
Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri di Aras 2 dan Pejabat Pentadbiran Setiausaha Dewan
Undangan Negeri dan Majlis Mesyuarat Kerajaan di Aras 4.
Dari segi struktur organisasi jabatan, Bahagian ini diletakkan di bawah seliaan Timbalan
Setiausaha Kerajaan Negeri (Pengurusan) dan diketuai oleh Setiausaha Dewan Undangan
Negeri dan Majlis Mesyuarat Kerajaan (PTD Gred M48) dengan dibantu oleh seorang
Penolong Setiausaha (PTD Gred M41) dan 17 orang kakitangan.
Dari segi peranan, selaras dengan sistem demokrasi berparlimen yang diamalkan di Malaysia
yang memperuntukkan pembahagian kuasa kepada 3 cabang di dalam pemerintahan iaitu
perundangan (legislatif), kehakiman (judiciary) dan pentadbiran (eksekutif), Bahagian ini
memainkan 2 peranan utama iaitu sebagai sekretariat kepada Dewan Undangan Negeri
yang merupakan cabang perundangan (legislatif) di peringkat negeri dan sekretariat kepada
Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri yang merupakan cabang pentadbiran (eksekutif) di
peringkat negeri. Justeru itu, Bahagian ini memainkan peranan yang penting dalam urusan
penggubalan dasar-dasar dan undang-undang serta keputusan-keputusan Kerajaan Negeri.
Fungsi dan Peranan
a. S ekretariat kepada Dewan Undangan Negeri Perlis yang merangkumi fungsi-fungsi
berikut:
i. Pengurusan persidangan Dewan Undangan Negeri (3 kali setahun);
ii. Pengurusan mesyuarat Jawatankuasa-jawatankuasa Dewan iaitu Jawatankuasa
Kira-Kira Wang Negeri (PAC), Jawatankuasa Hak dan Kebebasan Dewan, dan
Jawatankuasa Peraturan-Peraturan Dewan;
iii. P engurusan Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Speaker;
iv. P engurusan Majlis Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri;
v. Pengurusan Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan Dewan
Undangan Negeri oleh DYMM Tuanku Raja; dan
vi. Perkhidmatan dan pengurusan keistimewaan-keistimewaan dan kemudahan-
kemudahan Speaker dan Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri serta bekas Speaker
dan bekas-bekas Ahli Dewan Undangan Negeri.
90
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
b. S ekretariat kepada Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Perlis yang merangkumi
fungsi-fungsi berikut:
i. Pengurusan mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (setiap minggu);
ii. Urus setia kepada Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Bagi Penerangan;
iii. P enyelaras kepada Jawatankuasa-jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan yang
diwujudkan berdasarkan portfolio setiap Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan
diurus setiakan oleh jabatan-jabatan tertentu berdasarkan portfolio yang berkaitan;
iv. Pengurusan Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Menteri Besar;
v. Pengurusan Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-ahli Majlis
Mesyuarat Kerajaan Negeri; dan
vi. P erkhidmatan dan pengurusan keistimewaan-keistimewaan dan kemudahan-
kemudahan Anggota Pentadbiran Kerajaan Negeri dan bekas-bekas Anggota
Pentadbiran Kerajaan Negeri.
c. U rusan pencalonan dan pemilihan Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat
Kebesaran Negeri Perlis yang merangkumi fungsi-fungsi berikut:
i. M emproses pencalonan yang diterima bagi anugerah darjah-darjah kebesaran dan
pingat-pingat kebesaran Negeri Perlis, termasuk melaksanakan tapisan keutuhan,
tapisan keselamatan dan tapisan insolvensi;
ii. M engurus setiakan mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Anugerah Darjah Kebesaran
dan Pingat Kebesaran Negeri yang dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar;
iii. Menguruskan pencalonan-pencalonan yang diperakukan oleh Jawatankuasa
Pemilihan untuk mendapat perkenan DYMM Tuanku Raja;
iv. Menguruskan majlis sidang akhbar penganugerahan darjah kebesaran dan pingat
kebesaran oleh YAB Menteri Besar;
v. Menguruskan surat-surat tawaran dan sijil-sijil tauliah kepada penerima-penerima
darjah kebesaran dan pingat kebesaran;
vi. Membantu urusan majlis-majlis Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran Dan
Pingat Kebesaran semasa Ulangtahun Hari Keputeraan DYMM Tuanku Raja; dan
vii. Mewartakan senarai penerima anugerah ke dalam Warta Kerajaan Negeri.
d. U rus setia kepada Jemaah Pengampunan Negeri yang dipengerusikan oleh DYMM
Tuanku Raja Perlis.
e. Urus setia peringkat negeri bagi Persatuan Parlimen Komanwel Malaysia.
f. Pengurusan Warta Kerajaan Negeri.
91
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan Kedua,
Dewan Undangan Negeri Perlis yang ke-13
Penambahbaikan dan Pencapaian
Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan Unit Dewan Undangan Negeri dan
Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Perlis Bagi Januari - Disember 2014
BIL. PERKHIDMATAN JANJI MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN PIAGAM PELANGGAN
JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
1. Persidangan Mengeluarkan notis mesyuarat 57 100% - - 57
Dewan Undangan Dewan Undangan Negeri
Negeri kepada Ahli Majlis Mesyuarat
Kerajaan Negeri dan Ahli
Dewan Undangan Negeri tidak
lewat daripada tiga (3) minggu.
2. Mesyuarat Ahli Menyediakan dan 57 100% - - 57
Majlis Mesyuarat mengedarkan Kertas Perintah- 320 100% - - 320
Kerajaan Negeri Perintah Hari Mesyuarat
kepada Ahli Majlis Mesyuarat
Kerajaan Negeri dan Ahli
Dewan Undangan Negeri tidak
lewat daripada tujuh (7) hari
sebelum tarikh persidangan.
Menyediakan dan
mengedarkan Kertas-kertas
Mesyuarat kepada Ahli
Mesyuarat Kerajaan Negeri
tidak lewat daripada dua (2)
hari sebelum tarikh mesyuarat.
Mengedarkan keputusan 524 100% - - 524
mesyuarat Majlis Mesyuarat
Kerajaan Negeri kepada
jabatan/ agensi/ pihak yang
berkaitan dalam tempoh tujuh
(7) hari bekerja setelah minit
disahkan.
92
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
MENEPATI TEMPOH MELEBIHI TEMPOH JUMLAH
MASA/STANDARD MASA/STANDARD PERKHIDMATAN
PIAGAM PELANGGAN PIAGAM PELANGGAN
3
BIL. PERKHIDMATAN JANJI JUMLAH & PERATUS JUMLAH & PERATUS
PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN PERKHIDMATAN DISAMPAIKAN
YANG MENEPATI TEMPOH MASA YANG MELEBIHI TEMPOH MASA
/STANDARD YANG DITETAPKAN /STANDARD YANG DITETAPKAN
3. Pemilihan Mengadakan mesyuarat 3* 100% --
Anugerah Darjah Jawatankuasa Pemilihan (*diadakan
Kebesaran dan Anugerah Darjah Kebesaran
Pingat dan Pingat Negeri tidak pada 18
lewat daripada enam (6) Mac 2014,
minggu sebelum tarikh Hari
Keputeraan DYMM Tuanku 24 Mac
Raja. 2014 dan 26
Mac 2014)
Mengemukakan senarai 1 100% -- 1
pencalonan yang
4. Jawatankuasa telah diperakukan oleh 3* 100% -- 3
Kira-Kira Wang Jawatankuasa Pemilihan (*diadakan 100%
Negeri Anugerah Darjah Kebesaran 100%
dan Pingat Negeri untuk pada 15
mendapatkan perkenan April 2014,
DYMM Tuanku Raja tidak
lewat daripada empat (4) 10 Julai
minggu sebelum tarikh Hari 2014 dan
Keputeraan DYMM Tuanku 17 Oktober
Raja.
2014)
Mengadakan mesyuarat 1*
Jawatankuasa Kira-kira Wang
Negeri sekurang-kurangnya (*diadakan
tiga (3) kali setahun, tertakluk pada 5
kepada keperluan.
September
5. Jemaah Mengadakan mesyuarat 2014) -- 1
Pengampunan Jemaah Pengampunan
Negeri Negeri yang dipengerusikan 40
oleh DYMM Tuanku Raja
sekurang-kurangnya satu (1)
kali setahun, tertakluk kepada
keperluan.
6. Urusan Pewartaan Memastikan draf warta yang -- 40
lengkap dan sempurna
dikemukakan kepada
Percetakan Nasional
Berhad dalam tempoh tujuh
(7) hari bekerja daripada
tarikh diluluskan oleh Majlis
Mesyuarat Kerajaan Negeri
untuk diterbitkan di dalam
Warta Kerajaan Negeri.
93
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Program dan Aktiviti
A. Dewan Undangan Negeri
i. Persidangan Dewan Undangan Negeri telah diadakan sebanyak 3 kali seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 29 hingga 30 April 2014 Dewan Undangan Negeri Perlis
2. 20 hingga 21 Ogos 2014 Persidangan Dewan Undangan Negeri Perlis Dewan Undangan Negeri Perlis
3. 2 hingga 4 Disember 2014 Mesyuarat Pertama, Penggal Persidangan Kedua Dewan Undangan Negeri Perlis
Persidangan Dewan Undangan Negeri Perlis
Mesyuarat Kedua, Penggal Persidangan Kedua
Persidangan Dewan Undangan Negeri Perlis
Mesyuarat Ketiga, Penggal Persidangan Kedua
(Nota: Sejumlah 16 Kertas Dewan, 3 Rang Undang-Undang dan 161 soalan lisan dan
bertulis telah dibentangkan semasa persidangan Dewan Undangan Negeri
sepanjang tahun 2014)
ii. Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri telah diadakan sebanyak 3 kali seperti
berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 15 April 2014
2. 10 Julai 2014 Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri Bil. Bilik Harumanis, Aras 2,
3. 17 Oktober 2014 1/2014 Kompleks Dewan Undangan
Negeri Perlis
Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri Bil.
2/2014 Bilik Harumanis, Aras 2,
Kompleks Dewan Undangan
Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri Bil. Negeri Perlis
3/2014
Bilik Harumanis, Aras 2,
Kompleks Dewan Undangan
Negeri Perlis
(Nota: Jawatankuasa Hak dan Kebebasan Dewan dan Jawatankuasa Peraturan-
Peraturan Dewan tidak bersidang sepanjang tahun 2014 kerana tidak ada
keperluan untuk bermesyuarat)
iii. M esyuarat Persiapan Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan
Dewan Undangan Negeri dipengerusikan oleh YB Speaker Dewan Undangan Negeri
seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 24 Julai 2014
Mesyuarat Persiapan Majlis Istiadat Perasmian Bilik Gerakan 3, Aras 3,
Pembukaan Penggal Persidangan Dewan Undangan Kompleks Dewan Undangan
Negeri Negeri Perlis
94
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
iv. Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan Kedua, Dewan Undangan
Negeri Perlis Yang Ke-13 telah disempurnakan oleh DYMM Tuanku Raja Perlis seperti
berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 19 Ogos 2014 Dewan Undangan Negeri Perlis
Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal
Persidangan Kedua, Dewan Undangan Negeri Perlis
Yang Ke-13
B. Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri
i. Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan
Negeri telah disempurnakan di hadapan DYMM Tuanku Raja Perlis seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 7 Mei 2014 Istana Arau
Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan
Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri
ii. Mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri telah diadakan sebanyak 36 kali dan telah
dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar.
(Nota: S ejumlah 320 Kertas MMK telah dibentangkan untuk pertimbangan Majlis
Mesyuarat Kerajaan Negeri sepanjang tahun 2014)
iii. M esyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Bagi Penerangan telah
dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 20 Februari 2014
2. Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Bilik Gerakan 1, Aras 3,
3. 20 Julai 2014 Bagi Penerangan Bil. 1/2014 Kompleks Dewan Undangan
19 November 2014 Negeri Perlis
Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan
Bagi Penerangan Bil. 2/2014 Bilik Gerakan 1, Aras 3,
Kompleks Dewan Undangan
Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Perlis
Bagi Penerangan Bil. 3/2014
Bilik Gerakan 1, Aras 3,
Kompleks Dewan Undangan
Negeri Perlis
(Nota: M esyuarat Jawatankuasa-jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan yang lain
telah diadakan oleh jabatan-jabatan lain yang menjadi urus setia)
95
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
C. Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri
i. 896 pencalonan yang diterima daripada pelbagai pihak telah diproses dan dibentangkan
di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat
Kebesaran Negeri yang telah dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 18 Mac 2014
2. 24 Mac 2014 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Anugerah Darjah Bilik Mesyuarat, Pejabat
3. 26 Mac 2014 Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri Bil. 1/2014 Menteri Besar Perlis, Aras 3,
Kompleks Dewan Undangan
Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Anugerah Darjah Negeri Perlis
Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri Bil. 2/2014
Bilik Mesyuarat, Pejabat
Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Anugerah Darjah Menteri Besar Perlis, Aras 3,
Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri Bil. 3/2014 Kompleks Dewan Undangan
Negeri Perlis
Bilik Mesyuarat, Pejabat
Menteri Besar Perlis, Aras 3,
Kompleks Dewan Undangan
Negeri Perlis
ii. 300 pencalonan yang diperakukan oleh Jawatankuasa Pemilihan telah dipersembahkan
kepada DYMM Tuanku Raja dan 242 orang calon telah diperkenankan untuk menerima
anugerah.
iii. Majlis sidang akhbar oleh YAB Menteri Besar telah diadakan seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 15 Mei 2014
Majlis sidang akhbar oleh YAB Menteri Besar Bilik Tetamu Pejabat YAB
berkenaan Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat Menteri Besar
Kebesaran Negeri
iv. Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri Perlis telah
disempurnakan oleh DYMM Tuanku Raja seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 17 Mei 2014 Istana Arau
2. 2 September 2014 Majlis Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran dan Istana Arau
3. 4 September 2014 Pingat Kebesaran Negeri Perlis Istana Arau
Majlis Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran dan
Pingat Kebesaran Negeri Perlis
Majlis Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran dan
Pingat Kebesaran Negeri Perlis
96
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
D. Jemaah Pengampunan Negeri
Mesyuarat Jemaah Pengampunan Negeri yang dipengerusikan oleh DYMM Tuanku
Raja Perlis telah diadakan sebanyak 1 kali seperti berikut:
BIL. TARIKH PROGRAM/AKTIVITI TEMPAT
1. 5 September 2014 Mesyuarat Jemaah Pengampunan Negeri Istana Arau
(Nota: Sejumlah 6 kes telah dibentangkan untuk pertimbangan Jemaah Pengampunan
Negeri pada tahun 2014)
E. Warta Kerajaan Negeri
Sejumlah 40 pewartaan telah dilaksanakan sepanjang tahun 2014 yang merangkumi
pewartaan undang-undang, rang undang-undang, perisytiharan, pelantikan dan lain-lain
lagi.
F. Lawatan
Lawatan Rasmi Bahagian Dewan Undangan Negeri Sarawak ke Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis pada 16 Disember 2014.
97
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Istiadat Penganugerahan Pingat dan Darjah Kebesaran Mesyuarat EXCO Kerajaan Negeri Perlis
Negeri Perlis di Istana Arau pada 17 Mei 2014
Majlis Perasmian Penggal Kedua Dewan Undangan Istiadat Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli Majlis
Negeri Perlis Ke- 13 di Kompleks Dewan Undangan Mesyuarat Kerajaan Negeri Perlis di Istana Arau pada 7
Negeri Perlis pada 19 Ogos 2014 Mei 2014
Lawatan Rasmi Bahagian Dewan Undangan Negeri
Sarawak ke Kompleks Dewan Undangan Negeri Perlis
pada 16 Disember 2014
98
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Unit Audit Dalam
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
d/a Unit Pentadbiran Daerah,
Kompleks Ibu Pejabat Kerajaan Negeri Perlis,
01000, Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 1885 Faks: 04-978 2736
99
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS
Pengenalan
Unit Audit Dalam, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis telah ditubuhkan pada awal
Januari 2005 selaras dengan perkembangan dalam Kerajaan Pusat yang memutuskan
bahawa perlaksanaan Audit Dalam perlu diwujudkan di setiap kerajaan negeri melalui
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2004 disebabkan teguran daripada Ketua Audit
Negara mengenai kelemahan dalam pengurusan kewangan di pejabat-pejabat kerajaan
negeri diulangi setiap tahun seolah-olah tiada diambil tindakan dan pemantauan yang
sewajarnya.
Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis telah menerima Kelulusan Perjawatan Bil.
77 Tahun 2000 untuk penubuhan Unit Audit Dalam melalui surat kelulusan bertarikh
30 September 2000 daripada Perbendaharaan Malaysia, Kuala Lumpur. Mesyuarat
Jawatankuasa Kewangan dan Pentadbiran telah meluluskan pengisian perjawatan tersebut
di peringkat negeri.
Unit Audit Dalam, Pejabat SUK Negeri Perlis merupakan sebuah entiti yang bebas dan
bertanggungjawab terus kepada YB Setiausaha Kerajaan Negeri. Unit ini berperanan
menjalankan pengauditan di Jabatan-Jabatan Negeri Perlis mengikut perancangan audit
yang telah ditetapkan serta arahan-arahan daripada YB Setiausaha Kerajaan Negeri dari
semasa ke semasa.
Objektif
i. Membantu pengurusan atasan mempertingkatkan tahap pematuhan kepada undang-
undang, peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan;
ii. Membantu pihak pengurusan atasan bagi memastikan program dan aktiviti yang
dirancang telah dilaksanakan dan diuruskan secara ekonomi, cekap dan berkesan;
iii. Menyediakan laporan yang benar dan saksama di samping mengemukakan syor-syor
penambahbaikan ke arah memantapkan akauntabiliti dan tadbir urus pentadbiran awam;
dan
iv. M emberi bimbingan dan khidmat nasihat kepada semua Jabatan / Agensi Kerajaan
Negeri.
Fungsi dan Peranan
i. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman
organisasi;
ii. Menentukan dan menilai akan keberkesanan terhadap tahap pematuhan kepada segala
dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuatkuasa;
100
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
SUKPS - Laporan Tahunan 2014
Related Publications
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search