KP3(1)_OFFICE ADMINISTRATION II_aset

BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIKAL
VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
KOD DAN NAMA 62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA
PROGRAM / PROGRAM
CODE AND NAME KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

FB-025-4:2012 ADMINISTRATIVE MANAGEMENT

TAHAP / LEVEL 4 (SEMESTER 3)

NO DAN TAJUK UNIT OFFICE ADMINISTRATION II (DBG 3323)
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO. 3.0 OFFICE ASSET AND FASILITIES MANAGEMENT
AND TITLE 3.1 Identify office asset and facilities management
3.2 Plan office asset and facilities management
NO DAN PERNYATAAN
AKTIVITI KERJA / WORK 3.2.1 Manual of asset management
ACTIVITIES NO AND 3.3 Perform office asset and facilities management
STATEMENT
3.3.1 Asset receipts
NO. KOD KSKV / 3.3.2 Asset registration
KSKV CODE NO. 3.3.3 Asset maintenances
NO. KOD NOSS / 3.3.4 Disposal and write-off of asset
NOSS CODE NO.
DBG 3323/KP(3/4) Muka Surat : 1
FB-025-4:2012/P(3/4) Daripada : 16

TAJUK: MENGENAL PASTI KEPERLUAN DALAM PENGURUSAN ASET DAN
KEMUDAHAN PEJABAT

Tujuan: Kertas penerangan ini adalah bertujuan untuk menentukan definisi aset dan fasiliti,
skop kerja bagi pengurusan aset dan kemudahan pejabat, serta menentukan jenis-jenis aset
dan kemudahan yang ada di pejabat.

UNIT 1 - SKOP KERJA PENGURUSAN ASET DAN FASILITI PEJABAT

1.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

• Unit Pengurusan Aset adalah bertanggungjawab untuk menguruskan semua aset organisasi
di bawah kawalannya meliputi:-

i) Penerimaan/Perolehan aset
ii) Pendaftaran aset
iii) Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset
iv) Penyelenggaraan aset
v) Pelupusan aset
vi) Kehilangan dan Hapus Kira aset

I. Penerimaan
• Memastikan aset yang diterima disertakan dengan punca maklumat serta manual
penggunaan
• Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan
• Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan
• Memastikan aset yang diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat
untuk digunakan

II. Pendaftaran
• Memastikan maklumat pendaftaran diisi dengan lengkap, tepat dan disahkan bagi
memudahkan proses penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
• Memastikan aset yang diterima direkodkan bagi memudahkan pengesanan dan
pemantauan
• Memastikan aset yang didaftarkan merujuk kepada punca maklumat atau fizikal aset

III. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

Penggunaan
• Memastikan penggunaan aset mengikut fungsi sebenar dan dikendalikan oleh pegawai

yang mahir dan berkelayakan
• Memastikan penggunaan aset termasuk aktiviti keluar masuk aset dari lokasi asal

perlu direkodkan dan mendapat kebenaran.
• Memastikan sebarang kerosakan dilaporkan.
• Memastikan sebarang kecuaian dan penyalahgunaan dikenakan surcaj dan/atau

tindakan tatatertib.

Penyimpanan
• Memastikan tempat yang digunakan untuk menyimpan aset memenuhi kriteria
tersebut:-
i) Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset
ii) Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset
iii) Tempat-tempat penyimpanan bagi aset yang sedang dalam proses pelupusan
hendaklah selamat bagi mengelak kehilangan

Pemeriksaan
• Hendaklah mengadakan pemeriksaan berkala dan secara mengejut ke atas fizikal,
rekod dan penempatan aset mengikut peraturan yang ditetapkan bertujuan untuk
memastikan:-
i) Keadaan sempurna dan prestasi yang baik
ii) Mempunyai daftar / rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini
iii) Baki dalam buku rekod adalah sama dengan baki dalam simpanan
iv) Tempoh penggunaan masih belum luput
v) Stok mencukupi mengikut had keperluan yang ditetapkan
vi) setiap aset berada di lokasi yang sama seperti yang tercatat dalam daftar
• Setelah pemeriksaan dijalankan, pegawai pemeriksa hendaklah mengemukakan Sijil
Pemeriksaan Aset

IV. Penyelenggaraan Aset

• Memastikan penyelenggaraan dibuat secara terancang mengikut jadual yang
ditetapkan melainkan jika berlaku kerosakan yang memerlukan penyelenggaraan
segera

• Penyelenggaraan hendaklah disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa
• Memastikan rekod aktiviti penyelenggaraan sentiasa dikemaskini dan disimpan dengan

selamat
• Menilai program penyelenggaraan bagi:-

i) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai
ii) Mengenalpasti usaha-usaha penyelenggaraan yang dijalankan
iii) Membantu membuat keputusan menyewa atau membeli aset

V. Pelupusan Aset

“Pelupusan" ialah proses untuk mengeluarkan aset daripada milikan, kawalan, simpanan
dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

• Memastikan aset yang rosak, tidak boleh diguna atau tidak ekonomik dibaiki,
dilupuskan jika sudah cukup tempoh

• Memastikan pelupusan hanya dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada
pihak berkuasa yang meluluskan pelupusan.


VI. Kehilangan dan hapus kira

“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pengguna.



“Hapus kira” ialah proses untuk membatalkan rekod bagi aset yang hilang.

• Memastikan item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan rekod
berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kira hendaklah diambil
mengikut peraturan.

• Memastikan proses hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kebenaran daripada
pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.

UNIT 2 - PROSES KERJA PENGURUSAN ASET DAN FASILITI PEJABAT

Penerimaan Aset

(Tandatangan/kelulusan
Ketua Jabatan)

(Tandatangan/kelulusan
Ketua Jabatan)

Pengurusan Rekod

2 salinan laporan PENDAFTARAN ASET
penerimaan




Pendaftaran aset (CONTOH)

Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset



Bil Proses Penyimpanan

1 Pastikan aset yang telah didaftarkan diletakkan atau disimpan ditempat yang sesuai
dan selamat bergantung kepada nilai aset itu.

2 Memastikan SOP penggunaan aset disediakan mengikut kesesuaian tahap
keselamatan aset.
Bil
Proses Penggunaan

Aset yang dibawa keluar hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada PIC dan
1. direkodkan dalam buku rekod.

* melaporkan kepada pihak yang bertanggungjawab jika berlaku kerosakan

2 Menggunakan aset mengikut fungsi sebenar seperti terdapat dalam manual/ buku
panduan pengguna.

3 Aset hendaklah dipulangkan sebaik selesai digunakan atau mengikut tempoh yang
ditetapkan kepada pihak yang bertanggungjawab secara bersemuka dan direkodkan.

Bil Proses Pemeriksaan

1 Melantik sekurangnya-kurangnya dua (2) orang pegawai pemeriksa

2 Mendapatkan dokumen daftar aset komputer

3 Menyediakan borang pemeriksaan aset yang
mengandungi maklumat-maklumat berikut:
a) kod, jenis/model dan lokasi aset (rekod dan
sebenar)
b) rekod daftar aset (lengkap atau tidak)
c) keadaan aset /fizikal aset

d) catatan
e) tandatangan, nama, jawatan pegawai
pemeriksa 1 serta tarikh pemeriksaan
f) tandatangan, nama, jawatan pegawai

pemeriksa 2 serta tarikh pemeriksaan
4 Mengisi maklumat kod aset, jenis aset dan lokasi pada borang pemeriksaan aset

5 Menjalankan pemeriksaan aset di lokasi yang telah ditetapkan menggunakan borang
pemeriksaan aset

6 Hantar laporan pemeriksaan aset kepada pengurus





Penyelenggaraan Aset

Langkah Pernyataan

1 Senaraikan aset yang perlu diselenggara dengan menggunakan borang seperti contoh
dibawah (Rujuk rekod daftar aset bagi mengisi borang dibawah)

2 Membuat perancangan penyelenggaraan dengan membina jadual atau carta perancangan
(carta gantt)

****perlu merujuk manual produk/peralatan yang dibekalkan oleh pembekal

3 Melaksanakan dan merekod penyelenggaraan

4 Kerja-kerja penyelenggaraan perlu diselia dan dipantau

5 Menilai penyelenggaraan - samaada penyelenggaraan yang dilaksanakan sesuai dan
munasabah untuk dilaksanakan lagi serta melihat samaada objektif penyelenggaraan
tercapai dari segi kos, masa dan kekerapan penggunaan.

2 JENIS PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan Mencegah Kerosakan (Preventive Maintenance):

• Kerja penyelenggaraan yang dilaksanakan mengikut program atau perancangan
• Perancangan ditetapkan berdasarkan polisi penyelenggaraan, tempoh hayat premis dan

pemeriksaan berkala.
• Contoh : servis penghawa dingin seperti mencuci penapis udara, tambah gas dan lain-lain

secara berjadual walaupun tidak rosak.

Penyelenggaraan Membaiki Kerosakan (Breakdown Maintenance):
• Kerja penyelenggaraan yang dilaksanakan berdasarkan laporan kerosakan pelanggan atau
kerosakan yang ditemui semasa pemeriksaan berkala
• penyelenggaraan selepas berlaku kerosakan.
• Contoh : membaiki penghawa dingin selepas mendapat aduan kerosakan

Pelupusan Proses 1 – kenal pasti aset yang perlu dilupuskan
Proses 2 – membuat perakuan pelupusan
Proses 3 – sediakan maklumat aset
Proses 4 – pemeriksaan aset yang dilupuskan
Proses 5 – kemukakan laporan pemeriksaan kepada

urusetia pelupusan
Proses 6 – urusetia semak laporan dan pastikan dokumen

sokongan disertakan
Proses 7 – proses mendapatkan kelulusan pelupusan
Proses 8 – Laksanakan pelupusan mengikut keputusan

dan kemaskini rekod daftar aset

contoh carta alir pelupusan aset kerajaan

Kehilangan dan hapus kira
Contoh proses kerja hapus kira aset alih kerajaan

UNIT 3 - JENIS-JENIS ASET PEJABAT

DEFINISI ASET


Harta yang dimiliki oleh sesebuah perniagaan dan digunakan untuk menjalankan aktiviti
perniagaan. Aset boleh berbentuk ketara dan tidak ketara.
Contoh aset ketara ialah premis, kenderaan perabot, alatan pejabat, mesin, stok dan wang
tunai. Aset tidak ketara pula terdiri daripada hak cipta dan paten.





Definisi Warren Buffett : Aset boleh dibahagikan kepada 3 jenis iaitu aset matawang , aset
produktif dan aset tidak produktif.

Definisi google : property owned by a person or company, regarded as having value and
available to meet debts, commitments, or legacies.( harta yang dimiliki oleh seseorang atau
syarikat , yang dianggap sebagai mempunyai nilai dan boleh didapati untuk memenuhi
hutang, komitmen , atau warisan )

Definisi Aset Kerajaan / Pengurusan Aset Kerajaan :

Aset bermaksud Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang
dibeli atau disewa beli dengan wang kerajaan atau melalui sumbangan yang diterima atau
diperoleh melalui proses perundangan. Pengurusan Aset pula bermaksud Proses menjaga,
mengawal, memelihara, mengendali dan menyelenggara harta berbentuk fizikal yang
mempunyai nilai dan diperolehi sama ada untuk digunakan terus atau bagi masa akan datang
dalam pengeluaran barang siap atau perkhidmatan.

DEFINISI PENGURUSAN ASET

Pengurusan aset adalah aktiviti dan amalan yang sistematik untuk mengurus aset secara
optimum dan kemapanan sepanjang kitar hayat aset untuk memenuhi pelan strategik dan
sistem penyampaian perkhidmatan organisasi.

Definisi Wikipedia

Ditakrifkan secara umum, merujuk kepada sebarang sistem di mana barangan yang
mempunyai nilai bagi entiti atau kumpulan dipantau dan diselengarakan. Ia boleh dipakai bagi
kedua-dua aset nyata dan konsep tidak nyata seperti harta intelektual dan nama baik.
Pengurusan aset merupakan proses sistematik bagi mengoperasi, mengekalkan, dan menaik
taraf aset secara kos efektif. Pandangan lain mengenai pengurusan aset dari segi konsep
kejuruteraan adalah: Amalan pengurusan aset supaya pulangan terbesar dicapai (konsep ini
sangat berguna bagi aset penghasil seperti loji dan peralatan); dan proses yang membina
sistem kemudahan yang dipantau dan dikekalkan, dengan matlamat menyediakan
perkhidmatan yang sebaik mungkin kepada pengguna (sesuai untuk aset-aset infrastruktur
awam).

JENIS-JENIS ASET

Pengelasan aset adalah bergantung kepada jenis dan aktiviti perniagaan.

Contoh: Bagi kedai perabot, perabot adalah barang niaga(aset semasa) manakala bagi kedai
runcit pula, perabot merupakan aset bukan semasa.

i) Aset Semasa

• Harta yang dapat ditukarkan ke bentuk tunai dalam jangka masa pendek.(kurang dari
1 tahun perakaunan)

• Contoh: penghutang, tunai di tangan, tunai di bank, stok barang niaga, belanja
terdahulu, hasil terakru.

• Belanja terdahulu ialah belanja yang telah dibuat untuk tempoh perakaunan akan
datang
Contoh: Sewa yang dibayar

• Hasil terakru ialah hasil yang sepatutnya diterima dalam tempoh perakaunan semasa
tetapi belum diterima.
Contoh: sewa yang belum diterima.

• Inventori adalah aset yang dibeli untuk dijual semula (resale) dan ia termasuk dalam
kategori aset semasa.

ii) Aset Bukan Semasa (Aset Tetap)

• Aset yang dibeli bukan untuk dijual semula tetapi digunakan untuk membantu
menjalankan perniagaan.

• Aset yang tahan lama dan kekal untuk beberapa tempoh perniagaan.
• Contoh: Tanah, premis, kenderaan, mesin, jentera, perabot, lekapan dan lengkapan

dan alatan pejabat. (komputer, mesin taip, mesin kira, mesin fotostat).



ASET Tunai di tangan Penghutang Hasil Terakru
SEMASA Tunai di bank Stok Belanja Terdahulu

ASET Kenderaan Perabot Premis
BUKAN Lengkapan Mesin Alatan Pejabat
ASET SEMASA

Secara umumnya aset terbahagi kepada dua(2) jenis iaitu ASET SEMASA dan ASET
BUKAN SEMASA. Malah kedua-dua terma ini juga digunakan di dalam laporan kewangan
syarikat sebelum perincian lain dibuat terhadap aset yang dimiliki oleh sesebuah organisasi.

ASET BUKAN SEMASA ASET KETARA ASET ALIH
ASET SEMASA ASET TAK ALIH
ASET ASET TAK KETARA

- INVENTORI
- INSTRUMEN
KEWANGAN
- BANK / TUNAI


















INVENTORI

ASET BUKAN SEMASA

ASET SEMASA

Kedudukan kewangan syarikat juga banyak dipengaruhi oleh nilai aset-aset yang dimiliki oleh
sesebuah syarikat.



UNIT 4 - JENIS-JENIS FASILITI PEJABAT



DEFINISI FASILITI

Fasiliti merupakan kemudahan yang boleh disampaikan melalui penyediaan aset pelbagai
kategori seperti ruang, lampu utk pencahayaan, pendingin udara utk pensuhuan yg sesuai,
kerusi, meja, komputer dan sebagainya. Tujuannya adalah dengan adanya aset-aset
berkenaan, maka fasiliti adalah sempurna dalam membolehkan penyampaian sesuatu
maksud perkhidmatan.

CONTOH: Untuk mewujudkan makmal komputer sudah tentu perlu ada aset-aset seperti bilik
khas, komputer, meja komputer, kerusi, lampu, penghawa dingin, peralatan sistem rangkaian,
LCD screen beserta projektor dan lain-lain sistem sokongan yang membantu dalam
menyerlahkan fungsi asalnya sebagai makmal komputer.

Menurut British Institute of Facilities Mangement (BIFM), Pengurusan Fasiliti merupakan
satu integrasi proses dalam lingkungan organisasi untuk menyenggara dan membangunkan
perkhidmatan yang dipersetujui di mana menyokong dan menambahbaik kekerkesanan aktiviti
utama.

Manakala Institute Facilitiy Management Association (IFMA) mendefinisikan Pengurusan
Fasiliti sebagai suatu profesion yang terdiri daripada pelbagai disiplin bertujuan memastikan
kefungsian alam bina dengan menyepadukan manusia, tempat, proses dan teknologi.

Terdapat beberapa definisi lain Pengurusan Fasiliti seperti berikut :

1) Menurut Atkin dan Brooks (2000), Pengurusan Fasiliti adalah satu pendekatan
bersepadu kepada operasi, selenggaraan, peningkatan dan penyesuaian bangunan dan
infrastruktur sesebuah organisasi.

2) Hamer (1998) pula menjelaskan bahawa Pengurusan Fasiliti adalah proses
perancanganan, pelaksanaan, penyenggaraan dan mengambil kira kesesuaian ruang
fizikal dan perkhidmatan untuk sesebuah organisasi, sekaligus mencari penjimatan kos
berkaitan.

3) Berdasarkan International Facilitu Management Association (2004), Pengurusan
Fasiliti adalah suatu kerjaya yang meliputi pelbagai disiplin bagi menjamin peranan alam
bina dapat berfungsi melalui integrasi manusia, tempat, proses dan teknologi.

Bagi menjamin pengurusan fasiliti ditahap maksimum, ianya perlu selaras dengan matlamat
dan objektif sesebuah organisasi serta objektif pewujudan sesebuah aset.

LATIHAN

Jawab Semua Soalan

1. Senaraikan enam(6) tugas dan tanggungjawab unit pengurusan aset bagi sesebuah
organisasi.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________



2. Huraikan empat (4) kriteria yang perlu dipenuhi bagi membolehkan sesuatu aset itu
dikategorikan sebagai aset semasa
i. ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________________
ii. ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________________
iii. ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________________
iv. ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________________________


3. Jelaskan perkaitan di antara aset dan fasiliti.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________