KP4_1_OFFICE ADMINISTRATION II_vendor

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 1 Drp : 21


KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG
JALAN TITI
71600 JELEBU

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA FB-025-4:2012 ADMINISTRATIVE MANAGEMENT
PROGRAM 4 (SEMESTER 3)

TAHAP DAN SEMESTER

KOD DAN NAMA BKP 7023 OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
KURSUS
K1 IDENTIFY OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
NO. DAN TAJUK
KOMPETENSI REQUIREMENTS
K2 CONDUCT OFFICE VENDOR PROCUREMENT
NO. KOD KSKV
NO. KOD NOSS PROCESS
K3 MONITOR VENDOR PERFORMANCE

K4 EVALUATE OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
EFFECTIVENESS

K5 REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION

BKP M7023 /KP(1/4) Muka Surat : 1

FB-025-4:2012-C04 /P(1/4) Daripada : 16

TAJUK/TITLE : IDENTIFY OFFICE INVENTORY MANAGEMENT REQUIREMENTS

TUJUAN/PURPOSE:

Unit ini mengenal pasti kompetensi yang diperlukan untuk mengendalikan sistem
pentadbiran vendor berkesan mengikut SOP syarikat. Pelajar akan dapat mengenal pasti
keperluan pejabat pentadbiran vendor, memantau, menilai dan akhirnya melaporkan
kegiatan pejabat vendor.

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 2 Drp : 21



PENERANGAN :

1.0 DEFINISI
1.1 Vendor adalah sebahagian daripada rantaian bekalan yang melibatkan
rangkaian individu, organisasi, sumber, aktiviti dan teknologi yang
terlibat dalam penciptaan dan penjualan produk daripada penyampaian
bahan-bahan sumber daripada pembekal kepada pengilang sehingga
penghantaran kepada pengguna akhir.

1.2 Vendor ialah syarikat yang membekal barangan atau penyedia
perkhidmatan.

1.3 Vendor yang dikenali sebagai pembekal, merupakan seorang individu
atau syarikat yang menjual barangan atau perkhidmatan kepada orang

lain dalam rantaian pengeluaran ekonomi.

1.4 Kedai-kedai runcit yang besar biasanya mempunyai senarai vendor
yang membekal barangan (borong) untuk dijual (runcit) kepada

pelanggan mereka.

2.0 JENIS-JENIS VENDOR

2.1 Bekalan peralatan pejabat
2.2 Kelengkapan ICT
2.3 Renovators (pembaikan dan pemasangan)
2.4 Kebersihan dan perkhidmatan sanitasi
2.5 Agensi pelancongan
2.6 agensi Pelupusan
2.7 Pengangkutan
2.8 Lanskap

3.0 BIDANG PERNIAGAAN VENDOR

Bil Jenis Vendor Skop kerja
3.1 Bekalan peralatan
Vendor yang dilantik akan membekalkan
pejabat bekalan pejabat, bagi barang habis guna
seperti kertas apabila mencapai paras stok
3.2 Kelengkapan ICT minimun. Bagi barang peralatan pejabat lain
3.3 Renovators yang memerlukan penyelenggaraan seperti
mesin fotostat – jika masih dalam jaminan –
vendor akan membuat kerja-kerja
penyelenggaraan secara berkala contoh setiap
3 bulan, atau pihak vendor akan dipanggil jika
berlaku kerosakan
Vendor yang dilantik akan membuat kerja-
kerja penyelenggaraan secara berkala bagi
peralatan yang masih dalam jaminan dan akan
dipanggil untuk membaiki kerosakan
Senarai kontraktor yang berdaftar dengan

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 3 Drp : 21



(Pembaikan dan pihak syarikat akan dipanggil untuk membuat

pemasangan) kerja-kerja pembaikan seperti menukar pintu,

membuat kerja pembaikan bilik pejabat

3.4 Kebersihan dan Kontraktor/vendor yang dilantik akan membuat

perkhidmatan sanitari kerja-kerja pembersihan setiap hari bekerja

seperti menyapu sampah dalam pejabat,

membersih bilik air

3.5 Agensi Pelancongan Pihak syarikat juga boleh melantik vendor

dalam bidang perlancongan bagi kerja-kerja

menempah tiket untuk perjalanan ketua

jabatan dan juga untuk menyediakan pakej-

pakej pelancongan

3.6 Agensi Pelupusan Vendor pelupusan akan memunggut

sisa/sampah dalam tong sampah di pejabat

dan menghantar ke tempat pelupusan sampah

setiap hari bekerja

3.7 Pengangkutan Vendor pengangkutan/perkhidmatan

penghantar kurier – akan dipanggil bila

memerlukan penghantaran barangan

3.8 Lanskap Vendor lanskap diperlukan apabila membuat

kerja-kerja lanskap dipejabat samada buat

baru atau menambahbaik.

Lihat lampiran 1 untuk mengetahui lebih lanjut berkaitan senarai bidang perniagaan
vendor yang didaftarkan di bawah Kementerian Kewangan Malaysia mengikut kod
bidang pendaftaran (bekalan dan perkhidmatan).

4.0 PENDAFTARAN SYARIKAT VENDOR

4.1 Sebelum menyertai mana-mana tawaran perolehan/ tender,
syarikat/organisasi vendor perlu daftarkan syarikat dengan organisasi
berkenaan samaada secara atas talian(online) atau pendaftaran bertulis
sebagai pembekal/perunding/penyedia perkhidmatan.

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 4 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 5 Drp : 21


4.2 Pejabat pengurusan vendor bertanggungjawab untuk mengumpul maklumat vendor

/pembekal bagi memudahkan urusan pemilihan vendor. Maklumat ini diperolehi
melalui maklumat pendaftaran syarikat pembekal yang berminat untuk menjadi

vendor kepada sesebuah syarikat.

4.3 Biasanya syarikat pembekal yang berminat untuk menjadi vendor perlu mengisi
borang permohonan pendaftaran samada secara bertulis atau secara atas talian
serta melampirkan bersama beberapa dokumen berkaitan syarikat seperti profil
syarikat, sijil SSM, penyata kewangan dan kad perniagaan. Borang permohonan
yang lengkap akan dikumpulkan olehh pejabat pengurusan vendor sebelum
memulakan pemilihan syarikat pembekal sebagai vendor syarikat.

4.4 Oleh itu, pejabat pengurusan vendor bertanggungjawab untuk mengumpulkan
maklumat-maklumat yang diperolehi daripada borang permohonan yang diisi oleh
syarikat pembekal. Antara maklumat vendor yang perlu dikumpul oleh pejabat
pengurusan vendor adalah seperti :

• Nama perniagaan vendor
• Alamat dan no. telefon vendor
• Pegawai bertanggungjawab syarikat vendor
• Jenis perniagaan
• Bidang perniagaan
• Tarikh dan nombor pendaftaran SSM
• No. pendaftaran GST
• Modal berbayar
• Tempoh kredit
• No. akaun bank dan nama bank

4.5 Daripada maklumat vendor yang dikumpulkan, pejabat pengurusan vendor akan
mengenalpasti senarai vendor yang diluluskan berdasarkan kriteria yang ditetapkan
mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan dalam prosedur operasi standard (SOP)
sesebuah syarikat. Contoh kriteria pemilihan vendor adalah seperti berikut:

• Syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia
dalam bidang berkaitan

• Mempunyai profil syarikat yang lengkap dan beroperasi melebihi 5 tahun

• Tawaran harga yang berpatutan.

• Barangan/perkhidmatan yang ditawarkan memenuhi spesifikasi yang
ditetapkan.

• Memenuhi masa penghantaran barang/perkhidmatan yang ditetapkan oleh
IMR.

• Berkeupayaan memindahkan pengetahuan teknikal (technology transfer)

• Mempunyai modal berbayar melebihi RM20,000.00

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 6 Drp : 21


5.0 CARTA ALIR PENGURUSAN VENDOR

a) Polisi pengurusan vendor adalah bergantung kepada prosedur operasi standard
(SOP) sesebuah syarikat. Secara umumnya, polisi pengurusan vendor adalah seperti
dalam Rajah 2.

POLISI PENGURUSAN
VENDOR

PROSES PEMILIHAN VENDOR

PENGURUSAN KONTRAK
VENDOR

PENGURUSAN HUBUNGAN
VENDOR

PENGURUSAN RISIKO
VENDOR

PENGURUSAN TAHAP
PRESTASI VENDOR

Rajah 2 : Polisi Pengurusan Vendor

b) Berpandukan polisi pengurusan vendor, pejabat pengurusan vendor
bertanggungjawab menentukan carta alir pengurusan vendor. Contoh carta alir
pengurusan vendor adalah seperti Rajah 3.

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 7 Drp : 21


CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN VENDOR

MENGUMPUL DATA VENDOR

MENGANALISIS VENDOR YANG SESUAI DAN RISIKO
PENILAIAN

PEMILIHAN VENDOR YANG SESUAI

MEMBUAT RUNDINGAN BERSAMA VENDOR

MEMBUAT PERJANJIAN KONTRAK KERJA BERSAMA VENDOR

PENGURUSAN PRESTASI VENDOR

PENILAIAN PRESTASI KERJA VENDOR

PEMBANGUNAN VENDOR
Rajah 3 : Carta Alir Proses Pengurusan Vendor

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 8 Drp : 21


c) Setelah pemilihan di buat, pegawai yang menguruskan vendor boleh mengemukakan

senarai pendek syarikat yang layak untuk menjadi vendor kepada bahagian

pengurusan tertinggi syarikat semasa mesyuarat pengurusan. Bahagian pengurusan

boleh memutuskan pemilihan syarikat vendor berdasarkan peruntukan bajet syarikat

terhadap jenis barang / perkhidmatan yang diperlukan.

d) Seterusnya, setelah mendapat pengesahan daripada bahagian pengurusan tertinggi,
pegawai hendaklah mengeluarkan satu dokumen atau sijil perakuan yang
menunjukkan pengesahan bahawa syarikat terbabit telah terpilih sebagai syarikat
vendor.

e) Akhirnya, kedua-dua pihak akan memeterai perjanjian kontrak bagi membolehkan
mereka bekerjasama dengan baik.

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 9 Drp : 21



LAMPIRAN 1

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 10 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 11 Drp : 21


Latihan.
Jawab semua soalan.
1. Nyatakan definisi Vendor

______________________________________________________________
______________________________________________________________

2. Senaraikan lima jenis vendor

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 12 Drp : 21


______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________

3. Pilih 3 daripada jenis vendor di atas dan nyatakan carta aliran kerjanya
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 13 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 14 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702/KP1 Muka : 15 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 16 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 17 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 18 Drp : 21


5.0 KEPERLUAN DALAM PENYEDIAAN PROFIL SYARIKAT

5.1 DEFINISI PROFIL SYARIKAT

• Profil Syarikat adalah sebuah ringkasan tentang sesebuah
syarikat

• Profil Syarikat boleh diibaratkan sebagai sebuah platform dan medium dalam
memperkenalkan kewujudan dan kekuatan sesebuah syarikat

• Profil Syarikat adalah ‘senjata’ untuk mencari pelanggan,pelabur,pekerja dan
sesiapa yang tertarik untuk berurusan dengan syarikat tersebut

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 19 Drp : 21

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 20 Drp : 21


SOALAN

1. Apakah yang dimaksudkan dengan vendor.

______________________________________________________________
______________________________________________________________

2. Senaraikan 6 jenis vendor yang terlibat dalam pengurusan pejabat.

i. ___________________________________________________________

ii. ___________________________________________________________
iii. ___________________________________________________________

iv. ___________________________________________________________
v. ___________________________________________________________

vi. ___________________________________________________________

3. Lakarkan rajah carta alir pengurusan vendor pejabat.

NO KOD / CODE NO BKP 702KP1 Muka : 21 Drp : 21



RUJUKAN

1. Diperoleh dari http://www.infoentrepreneurs.org/en/guides/supplier-selection-
process/

2. Procurement guidance Managing and monitoring suppliers’ performance.
Diperoleh dari

http://www.hpw.qld.gov.au/SiteCollectionDocuments/ProcurementGuideSuppli
ersPerformance.pdf