KP1_OFFICE POLICIES

BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
KOD DAN NAMA 62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA
PROGRAM / PROGRAM
CODE AND NAME KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

FB-025-4:2012 ADMINISTRATIVE MANAGEMENT

TAHAP / LEVEL 4 (SEMESTER 3)

NO DAN TAJUK UNIT OFFICE ADMINISTRATION II (DBG 3323)
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO. FB-025-4:2012-C05 OFFICE POLICIES ADMINISTRATION
AND TITLE

NO DAN PERNYATAAN 1.0 INTRODUCTION OF OFFICE ADMINISTRATION POLICIES
AKTIVITI KERJA / WORK 1.1 Definition of office administration policies
ACTIVITIES NO AND 1.2 Type of office administration policies
STATEMENT 1.3 Flow chart and manual
1.4 Quality and standard-Checklist
NO. KOD KSKV /
KSKV CODE NO. DBG 3323/KP(1/4) Muka Surat : 1
NO. KOD NOSS / FB-025-4:2012-C05/P(1/4) Daripada : 11
NOSS CODE NO.



TAJUK :
INTRODUCTION OF OFFICE ADMINISTRATION POLICIES

TUJUAN :

Kertas penerangan ini dapat membantu untuk memahami takrif polisi syarikat,
kepentingan dan fungsi mewujudkan polisi dalam jabatan serta kaitan tugas
seorang setiausaha dengan polisi syarikat yang mereka perlu patuhi dan
amalkan

PENGENALAN

Dalam sesebuah organisasi syarikat atau perniagaan, matlamat utama
adalah memastikan aktiviti perniagaan yang dijalankan pada satu- satu masa
itu berjaya memaksimakan keuntungan. Pulangan keuntungan ini bukan
sahaja memberi kebaikan kepada pemilik syarikat tetapi juga kepada semua
pekerja atau subordinat yang terlibat samada di bahagian pengeluaran,
pemasaran dan penjualan barangan dan perkhidmatan .

Untuk menjayakan perniagaan umpamanya, usahawan seharusnya
melengkapkan diri dengan ilmu pengurusan perniagaan. Bidang-bidang ilmu
pengurusan perniagaan ini termasuklah fungsi pengurusan, pemasaran dan
kewangan. Setiap bahagian tersebut perlu dibina satu garis panduan atau
dasar yang diwartakan secara hitam putih dan mampu diguna pakai sebagai
asas dalam mengurus pentadbiran organisasi atau jabatan. Dasar atau garis
panduan ini perlu diikuti oleh semua penjawatan dalan syarikat atau
organisasi tersebut.

1.0 DEFINISI POLISI

Polisi Satu dasar atau garis panduan yang ditetapkan dan terhasil
dari persetujuan individu atau sekumpulan dalam mentadbir
satu perkara.

Syarikat Satu badan atau institusi yang menjalankan satu urusan
perniagaan bagi mengaut keuntungan.

Polisi Satu ketetapan atau garis panduan yang dimaktub sebagai
syarikat dasar oleh individu atau sekumpulan, yang dilaksanakan
dalam satu organisasiatau institusi, bagi membantu
melicinkan urusan perjalanan pengurusan organisasi tersebut.

1.1 LAIN-LAIN DEFINISI

1.1.1 Kamus Cambridge

Idea-idea atau perancangan yang perlu dilakukan bagi
situasi tertentu yang telah dipersetujui secara rasmi oleh
sekumpulan orang, organisasi perniagaan, kerajaan atau
parti politik.

1.1.2 Businessdictionary.com

Set prinsip-prinsip asas dan panduan-panduan yang
disatukan, diformulasikan dan dikuatkuasakan oleh badan
pengurusan organisasi secara terus dan tindakan yang
terhad bagi mencapai matlamat jangka panjang.

1.1.3 Definisi Polisi dan Prosedur

Set polisi adalah prinsip, peraturan, garis panduan yang
telah direkabentuk atau diambil oleh organisasi bagi
mencapai matlamat jangka panjang dan biasanya
diterbitkan dalam buku kecil atau lain-lain bentuk yang boleh
diperolehi secara meluas.

Polisi dan prosedur direkabentuk untuk mempengaruhi dan
menentukan semua keputusan utama dan tindakan-
tindakan, dan semua aktiviti-aktiviti yang berlaku dalam
ruang lingkup atau sempadan yang telah ditetapkan.
Prosedur adalah kaedah tertentu yang digunakan untuk
menzahirkan polisi dalam bentuk tindakan bagi tujuan
operasi seharian dalam sesebuah organisasi. Selain itu ,
polisi dan prosedur juga memastikan gambaran atau imej
yang dibawa oleh tadbir urus bagi sesebuah organisasi
dapat diterjemahkan dalam langkah-langkah sekaligus
menghasilkan kesan yang seiring dengan gambaran atau
imej yang dibawa.

1.1.4 Definisi Polisi Di Tempat Kerja

Polisi di tempat kerja adalah set peraturan dan prinsip yang

bermatlamat untuk memberi panduan kepada pengurus-

pengurus dan pekerja-pekerja tentang kelakuan atau sikap

yang sepatutnya ketika di tempat kerja dan panduan itu juga

boleh melibatkan kelakuan dan sikap dalam pelbagai isu

seperti buli, gangguan, penggunaan internet, kesihatan dan

keselamatan serta media sosial.

1.2 JENIS-JENIS POLISI

POLISI POLISI POLISI
PERKHIDMATAN PENTADBIRAN KEWANGAN

POLISI SUMBER
MANUSIA

1.3 KEPENTINGAN POLISI

1.3.1 Setiap organisasi atau institusi perlu membentuk satu dasar untuk setiap
aktiviti yang wujud di setiap bahagian untuk semua lapisan jawatan.

1.3.2 Polisi sesebuah syarikat perlulah dibentuk dengan seumpamanya, dan perlu
disetia dan dikendalikan oleh barisan pengurusan setiap jabatan atau unit
dalam sesebuah organisasi.

1.3.3 Sebagai seorang setiausaha, anda perlu memahami polisi yang termaktub
dalam organisasi, jabatan atau unit dimana anda ditempatkan bagi
membantu anda memahami kehendak institusi bagi meningkatkan kualiti dan
produktivit kerja.

1.3.4 Berikut adalah kepentingan polisi dalam satu- satu institusi,jabatan atau unit:

Polisi merupakan suatu dasar atau perlembagaan asas yang
ditetapkan dalam satu syarikat atau institusi. Setiap pekerja tanpa
mengira heirarki atau jawatan perlu mematuhi dasar- dasar yang
ditetapkan dan dimaktub sebagai polisi organisasi tersebut. Setiap
individu perlu menghormati polisi yang ditetapkan.

1 Dengan lain perkataan, polisi bertindak sebagai penguatkuasaan
perundangan dalam membantu mentadbir sesebuah syarikat atau
organisasi.
Kegagalan mematuhi dasar ini membolehkan setiap pekerja dalam
syarikat atau jabatan itu diambil tindakan dan dihukum.
(legality)

Polisi adalah garis panduan asas dalam memperincikan pengurusan
manusia dalam satu –satu jabatan atau institusi. Setiap perkara
yang melibatkan personel akan dirujuk pada dasar yang wujud dalam
sesebuah jabatan. Contohnya :

1. Polisi waktu bekerja

2. Polisi etika pemakaian ditempat kerja

3. Polisi pengurusan dokumen di pejabat

2 4. Polisi kerahsiaan dalam pentadbiran kewangan
5. Polisi perlindungan keselamatan pekerja

6. Polisi exit jabatan

7. Polisi penjawatan dalam jabatan

8. Polisi Pentadbiran harta syarikat

9. Polisi pembelian aset syarikat

10. Polisi pembiayaan dan pembayaran perbelanjaan jabatan

(admin)

Polisi syarikat membantu para pengurus menyelaraskan sumber-
sumber tenaga manusia dan bahan dalam satu- satu organisasi.
Keberkesanan sesebuah organisasi itu bergantung kepada
keupayaan menentukan penggunaan segala sumber ini bagi
mencapai matlamatnya.
3.
Sesebuah organisasi itu akan menjadi lebih efektif hanya jika kerja-
kerjanya lebih bersepadu dan selaras. Sebahagian dari tugas
seseorang pengurus ialah mewujudkan keselarasan ini. Dan semua
matlamat ini hanya akan mampu dicapai jika satu dsar atau
ketetapan diwujudkan dalam syarikat atau jabatan tersebut.
(organizing)

Polisi adalah satu piagam syarikat yang jelas dalam membantu
setiap pengurus atau ketua dalam jabatan atau unit untuk memimpin
pekerja bawahannya . Fungsi polisi syarikat mampu membantu
pengurus mentadbir tugas mereka dalam mengarah dan
mempengaruhi para subordinat, serta bertindak dengan berhemat.
4.
Kepimpinan pengurusan yang mematuhi polisi syarikat dapat
memastikan pekerja bawahan melakukan tugas mereka mengikut
kehendak dan keperluan jabatan. Dengan mewujudkan suatu
suasana kerja yang sesuai, para pengurus membantu subordinat
supaya memberikan khidmat yang sebaik-baiknya.
( leading)

Polisi di syarikat atau jabatan juga berfungsi sebagai agen
pengawalan. Para pengurus harus berusaha dan memastikan
bahawa organisasi yang dipimpin dan diselia bergerak mengikut arah
5. matlamatnya.

Sekiranya sebahagian dari organisasi bergerak mengikut arah yang
salah, pengurus tersebut perlu bertanggungjawab dan mencari
punca masalah kawalan dan membetulkan mengikut arah haluan
yang sepatutnya.
(controlling)

Polisi syarikat juga bertindak sebagai satu akta yang melindungi
kepentingan atau hak pekerja dalam satu – satu organisasi.
Sekiranya terdapat satu isu yang boleh disabitkan kesalahan, pihak
pengurusan syarikat boleh merujuk kepada polisi syarikat dalam
6. menentukan tindakan atau hukuman dalam menangani isu tersebut.

Sekiranya pihak pengurusan tidak mematuhi perlembagaan atau
dasar yang telah dimaktubkan sebagai polisi syarikat, pekerja juga
boleh mengambil tindakan undang- undang bagi melindungi hak dan
kepentingan mereka sebagai pekerja.
(welfare)

1.3.5 LAIN-LAIN KEPENTINGAN POLISI

• Membantu pekerja memahami apa yang diharapkan oleh syarikat
kepada mereka merujuk kepada standard sikap dan pencapaian.

• Menetapkan peraturan dan garis panduan untuk membuat keputusan
bagi situasi rutin membolehkan pekerja dan pengurus tidak perlu
berterusan bertanya kepada pengurus senior apa yang perlu
dilakukan.



• Membantu untuk mengadaptasi respon yang jelas dan konsisten dalam
syarikat sekaligus berterusan merujuk kepada situasi yang melibatkan
interaksi pekerja.



• Memberikan keyakinan kepada pekerja bahawa mereka akan dilayan
dengan adil dan sama rata.



• Membenarkan kaedah yang boleh diterima dalam mengendalikan
perkara berkaitan aduan dan salah faham bagi mengelakkan timbulnya
masalah pilih kasih.



• Menetapkan rangka kerja kepada perwakilan dalam membuat
keputusan.



• Memberikan makna maklumat berkomunikasi kepada pekerja baru.



• Menawarkan perlindungan atas ketidakpatuhan atau perlanggaran
penggubalan undang-undang pekerja seperti undang-undang peluang
kesamarataan.

Polisi diperlukan:

• jika tindakan pekerja menunjukkan kekeliruan berkaitan cara yang
sesuai untuk berkelakuan (kod pemakaian, polisi internet dan email,
penggunaan telefon bimbit)

• jika bimbingan diperlukan mengenai cara yang sesuai untuk
mengendalikan situasi yang berbeza (standard pengendalian,
perbelanjaan perjalanan, pembelian barang niaga)

• bila ada keperluan untuk melindungi syarikat secara sah dengan
undang-undang yang ada (penyiasatan yang konsisten atas dakwaan
gangguan, tiada diskriminasi penggajian dan promosi).

• Memastikan syarikat sentiasa mematuhi polisi kerajaan dan undang-
undang (FMLA,ADA, EEOC, gaji minimum)

• Untuk mewujudkan konsistensi standard kerja , peraturan dan
pekeliling (disiplin yang progresif, peraturan keselamatan, pelanggaran
peraturan, peraturan merokok)

1.4 SKOP BIDANG TUGAS

• Sebagai seorang setiausaha, anda perlu memastikan tugas dan
tanggungjawab yang diberikan pada anda dilaksanakan mengikut kehendak
dasar atau polisi yang telah ditetapkan oleh syarikat atau jabatan anda.

• Setiap tugas yang perlu anda lakukan hendaklah mematuhi dasar- dasar
yang telah jabatan tetapkan.

• Selain dari itu, anda juga harus memahami polisi syarikat kerana anda juga
perlu membantu majikan anda mengurus dan mentadbir pejabat anda.

• Berikut adalah contoh skop bidang tugas seorang setiausaha serta polisi
syarikat yang boleh dikaitkan dengan tugas anda :

NO SKOP/BIDANG TUGAS POLISI JABATAN SOP BERKAITAN

BERKAITAN

1. Mengurus subordinat di1. Polisi Waktu Kerja 5. SOP Peraturan

pejabat 2. Polisi Etika Pemakaian kehadiran
3. Polisi Keselamatan 6. SOP Jadual Bertugas

Pekerja 7. SOP Laporan

4. Polisi Pentadbiran Kedatangan

Pejabat 8.

2. Mengurus fail di pejabat Polisi Kerahsiaan SOP merekod dokumen

Syarikat SOP mengurus fail Sulit

SOP penggunaan fail

3. Mengurus Perjalanan Polisi Pentadbiran SOP Menempah tiket
Rasmi Majikan Kewangan Perjalanan rasmi
Polisi Taraf Pangkat dan SOP menempah tempat
kemudahan penginapan majikan
SOP Menyediakan
Pengangkutan semasa
SOP menyediakan
itenerari perjalanan
Majikan
SOP Merekod Dokumen

4 Mengurus Mesyuarat Polisi Penggunaan SOP tempaahan Bilik
Rasmi Harta Syarikat Mesyuarat
jabatan Polisi Pentadbiran SOP menyediakan Surat
Kewangan Panggilan & Notis
Polisi pentadbiran Mesyuarat
Pejabat SOP mentadbir
Polisi Pentadbiran mesyuarat
Pejabat SOP menyediakan minit
mesyuarat &
pengesahan minit.
SOP merekod dokumen

5 Menyediakan laporan Polisi Pentadbiran SOP merekod dokumen
SOP aliran tugas
unit/ jabatan Kewangan menyediakan laporan
SOP mencatat
Mengurus perbelanjaan Polisi Pentadbiran perbelanjaan dan
kewangan pejabat
jabatan @ unit Pejabat
SOP penggunaan
Polisi Perbelanjaan & peralatan dan
keselamatan harta
pembiayaan Pejabat syarikat.
SOP Tempahan
6 Mengguna dan menyelia Polisi Pentadbiran peraalatan
SOP Merekod dokumen
prasarana @ lengkapan Pejabat penggunaan peralatan &
kemudahan.
di pejabat Polisi Harta Modal

(Komputer/Mesin Faks/ Syarikat

Mesin cetak) Polisi Penggunaan

Harta Syarikat

Polisi Perbelanjaan &

pembiayaan Pejabat

****sila rujuk CLEAR PATH COMPANY HANDBOOK untuk contoh SOP syarikat
*****RUJUK FAIL MEJA JURUTEKNIK KOMPUTER

LATIHAN: RUJUK LATIHAN PENGUKUHAN 1

KESIMPULAN PERBINCANGAN PENTADBIRAN POLISI PEJABAT

Dasar Dan Polisi Yang Diwajibkan TUJUAN AKTA PEKERJA MALAYSIA
Menjaga Kebajikan AKTA PERSYARIKATAN
KERAJAAN Ke Atas Setiap Organisasi Mengikut AKTA AUDIT NEGARA
Ketetapan Undang – Undang Negara Organisasi Dan PERKESO
Pekerja OSH
AMALAN Dasar Dan Polisi Yang Diikuti Dan
Menjadi Amalan Dalam Mencapai TUJUAN POLISI 5 S
PROFESIONAL Tahap Kecekapan Dan Standard Pengiktirafan POLISI ISO 9002
Mengikut Standard/ POLISI GLOBALISASI
Umum Piawaian Badan &
PROSES
Polisi & Dasar Yang Dibentuk Dunia Dicadang/ Diusul/ Dibahas
Dan Dipersetujui Majoriti
ORGANISASI Dalam Organisasi Untuk Membantu TUJUAN
Menyelaras Polisi Dan DAFTAR
Mentadbir Organisasi Dasar Mengikut Acuan POLISI Perlu Di Daftarkan

SUMBER POLIS I ORGANISASI Organisasi Agar Dalam Perlembangaan
Pentadbiran Lebih Organisasi Oleh Pendaftar
Telus Dan Sistematik Syarikat yang dilantik oleh

PENTADBIRAN POLISI PEJABAT organisasi

JENIS-JENIS POLISI Implimentasi Polisi Dan Dasar Organisasi
Bergantung Kepada Fungsi Dalam Organisasi

KERAJAAN AMALAN ORGANISASI

Dasar Dan Polisi Yang PROFESIONAL Polisi & Dasar Yang
Diwajibkan Ke Atas Dibentuk Dalam
Setiap Organisasi Dasar Dan Polisi Yang Organisasi Untuk
Mengikut Ketetapan Diikuti Dan Menjadi
Amalan Dalam Membantu Mentadbir
Undang – Undang Negara Mencapai Tahap Organisasi
Kecekapan Dan
Standard Umum

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA OCUPATIONAL SAFETY & 1. Peraturan Am & Etika Kerja
2. Etika Pemakaian Pekerja
/ JABATAN TENAGA KERJA HEALTH POLICY (OSH) 3. Jadual Bertugas/ Jadual Kerja
4. Senarai Tugas & Tanggungjawab
Akta Kerja 1955/Pindaan 2012 ISO 9001/ ISO 9002
Akta Persaraan 2012 POLISI 5S Pekerja
KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA PERKESO/SOKSO 5. Rekod Kehadiran Pekerja
(Arahan perbendaharaan –AP) JABATAN PEMBANGUNAN 6. Pengurusan Cuti Sakit /Cuti
JABATAN AUDIT NEGARA KEMAHIRAN (JPK)
(Akta Perkhidmatan kewangan 2013) SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA Rehat
LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI (SKM) 7. Pengurusan Rutin Unit/ Jabatan
KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA Akta Perlindungan Hak Wanita 8. Penggajian/ Pembayaran Elaun
(KWSP) Malaysia 9. Lantikan/ Kenaikan Pangkat/
Akta Persyarikatan Malaysia Kesatuan Pekerja Malaysia
KEMENTERIAN DALAM NEGERI HASIL DAN Dasar Globalisasi Negara Penamatan Kontrak
KEPENGGUNAAN (KDNKK) Polisi HIJAU (Industrial Hygiene) 10. Kesatuan Pekerja Malaysia
SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM 11. Sistem Pengurusan Operasi/
(SPA)
KEMENTERIAN ALAM SEKITAR Aliran Kerja
Perintah Perintah Am (Penjawatan) 12. Sistem Penilaian Prestasi Kerja

PENTADBIRAN / PERUNDANGAN/ KAWALAN / KESELAMATAN /

ADMISTERING LEGALITY CONTROLLING SAFETY

PEJABAT PERSONEL KEWANGAN PEMASARAN R&D OPERASI JUALAN/ PENGURUSAN
BELIAN/ HARTA
MODAL
STOK
SYARIKAT