KP2_INVENTORY ADMINISTRATION

BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KOD DAN NAMA PROGRAM KERTAS PENERANGAN
PROGRAM’S CODE & NAME
TAHAP (INFORMATION SHEET)
LEVEL
BKP 6033 OFFICE INVENTORY MANAGEMENT
NO. DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI L4
COMPETENCY UNIT NO. AND
TITLE 1 IDENTIFY OFFICE INVENTORY MANAGEMENT
REQUIREMENTS
NO. KOD KSKV
2 PLAN OFFICE INVENTORY MANAGEMENT
NO. KOD NOSS 3 PERFORM INVENTORY MANAGEMENT
4 REPORT OFFICE INVENTORY MANAGEMENT

Muka Surat: 1
BKP M6033/KP(1/4) Daripada : 7

FB-025-4:2012-C03/P(1/4)

TAJUK/TITLE : IDENTIFY OFFICE INVENTORY MANAGEMENT REQUIREMENTS

TUJUAN/PURPOSE:

Students shall be able to maintain optimum inventory to meet its requirements and avoid over
or under inventory that can impact the financial figures in accordance with company’s SOP and
company’s policy. They will be able to identify, plan, Perform and report office inventory
management activities.

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 2 Drp : 8



PENERANGAN :

1.0 DEFINISI
1.1 Inventori ialah stok atau sumber yang digunakan dalam sesebuah
organisasi. Termasuk: bahan-bahan mentah, produk siap, komponen,
bekalan bagi kerja yang masih dalam proses.

1.2 Sistem inventori ialah satu set dasar dan kawalan yang memantau
tahap inventori dan menentukan tahap yang harus dikekalkan, apabila
stok harus diisi semula, dan jumlah kuantiti pesanan harus dibuat.

2.0 KEPENTINGAN KAWALAN INVENTORI

2.1 Pengurusan inventori yang sistematik amat penting bagi sesebuah
organisasi bagi melancarkan perjalanan tugas. Berikut merupakan
fungsi kawalan inventori:

Ø Menjamin bekalan yang berterusan

- Memastikan bekalan barang sentiasa mencukupi dan tidak terputus.
Jika terdapat lebihan dalam organisasi, bekalan boleh disimpan di
dalam stor. Sekiranya bekalan berkurangan, barang boleh dikeluarkan
dari stor untuk menampung kekurangan.

Ø Proses pengeluaran dapat dilakukan secara berterusan

- Bahan mentah dapat disimpan dan mencukupi untuk menjamin proses
pengeluaran tidak terhenti dan proses pengeluaran dapat diteruskan
walaupun berlaku kekurangan permintaan di pasaran.

Ø Mengurangkan kos

- Meminimumkan kos pegangan inventori untuk mengelakkan modal
terikat dengan stok untuk masa yang panjang dan dapat mengurangkan
kos menyewa dan mendirikan stor kerana timbunan inventori yang
tinggi dan memerlukan stor yang lebih besar untuk menyimpan stok.

Ø Mengelakkan kerosakkan dan pembaziran serta menjaga
keselamatan stok

- Barang yang tidak tahan lama dapat digunakan dengan cepat untuk
mengelakkan kerugiaan jika berlaku kerosakan akibat kelambatan
selain mengelakkan risiko kecurian dan kehilangan inventori.

Ø Menjadikan kerja lebih teratur dan lebih efisyen

- mengenal pasti bahan/bilangan unit item yang ingin dibeli.
- mengenalpasti bilangan unit yang digunakan dan pasti baki unit dan

stok yang tinggal bagi setiap bulan.

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 3 Drp : 8



3.0 FUNGSI INVENTORI

3.1 Berikut merupakan fungsi-fungsi pengurusan inventori:

3.1.1 Bagi memenuhi jangkaan permintaan pelanggan .

Inventori dirujuk bagi menjangkakan stok kerana ia diadakan
untuk memenuhi permintaan yang dirancang atau dijangkakan.

3.1.2 Melicinkan keperluan pengeluaran.

Firma-firma yang mengalami corak permintaan bermusim sering
membina inventori semasa off-season untuk memenuhi syarat-
syarat yang terlalu tinggi semasa tempoh bermusim tertentu.
Syarikat-syarikat yang memproses buah-buahan segar dan
sayur-sayuran berurusan dengan inventori bermusim.

3.1.3 Mengandakan operasi.

Penampan yang membenarkan operasi-operasi lain untuk terus
buat sementara waktu manakala masalah diselesaikan. Firma
telah menggunakan penampan bahan mentah untuk melindungi
pengeluaran daripada gangguan penghantaran dari pembekal
dan inventori barangan siap untuk memampan operasi jualan
daripada gangguan pembuatan.

3.1.4 Melindungi stok keluar.

Kelewatan penghantaran dan peningkatan permintaan diluar
jangkaan meningkatkan risiko kekurangan. Risiko kekurangan
boleh dikurangkan dengan memegang stok selamat iaitu stok
yang melebihi jangkaan permintaan.

3.1.6 Mengambil peluang daripada proses kitaran.

Menyimpan inventori membolehkan firma untuk membeli dan
menghasilkan saiz lot ekonomi tanpa perlu cuba memadankan
pembelian atau pengeluaran dengan keperluan permintaan
dalam jangkamasa yang pendek.

3.1.7 Untuk melindung nilai dari kenaikan harga.

Keupayaan untuk menyimpan barang-barang tambahan juga
membolehkan firma mengambil kesempatan daripada diskaun
harga bagi tempahan yang besar.

3.1.8 Untuk membenarkan operasi.

Operasi pengeluaran mengambil sedikit masa yang secara
amnya terdapat beberapa inventori perlu dalam proses kerja.

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 4 Drp : 8

FAKTOR- FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGURUSAN
INVENTORI
4.0

Rajah 1 : Keperluan Pengurusan Inventori

5.0 JENIS-JENIS INVENTORI
Terdapat tiga jenis inventori yang wujud iaitu:

5.1 Raw material (bahan mentah)
- Bahan mentah merupakan bahan yang dibeli dari pembekal luar tetapi
masih belum melalui sebarang proses perubahan dalam organisasi.

5.2 Work in progress (kerja dalam proses/barang separa siap)
- Kerja dalam proses merupakan komponen atau bahan mentah yang telah
diubah tetapi masih belum menjadi barang siap.

5.3 Finish goods/complete goods (barang siap)
- Stok keluaran akhir yang boleh dijual atau menanti pengedaran untuk
memenuhi permintaan pengguna.

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 5 Drp : 8



Pada kebiasaannya sesebuah organisasi/perniagaan yang mempunyai kilang

(manufacturing business) akan mempunyai ketiga-tiga jenis inventori di atas. Cuba

lihat contoh berikut iaitu tentang inventori bagi kilang yang menghasilkan nenas

dalamtin.

raw material = bahan mentah
nenas yang BELUM diproses

work in progress = kerja dalam proses
nenas yang SEDANG diproses

finished goods / completed goods = barang siap
nenas yang telah SIAP diproses menjadi nenas dalam tin

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 6 Drp : 8



6.0 CARTA ALIR PENGURUSAN INVENTORI

6.1 Kemasukan Bekalan Dan Inventori

BIL TINDAKAN T/JAWAB

1 Kenalpasti samada untuk Jabatan/
tujuan merekod kemasukan pusat
atau pengeluaran bekalan dan
inventori. bertanggungjawab

2 Terima kemasukan stok Jabatan/
bekalan dan inventori di stor. pusat

bertanggungjawab

3 Cari, pilih dan tambah Jabatan/
maklumat kemasukan bekalan pusat
dan inventori oleh pegawai
yang bertanggungjawab. bertanggungjawab

Simpan maklumat kemasukan Jabatan/

4 bekalan dan inventori yang pusat

telah dikunci masuk. bertanggungjawab

T/JAWAB


BIL TINDAKAN

Buat pertanyaan bagi Jabatan/
memastikan maklumat pusat
1 kemasukan bekalan dan
inventori adalah lengkap dan bertanggungjawab
betul.

2 Cetak laporan daftar Jabatan/
keluar/masuk inventori. pusat

Simpan laporan daftar bertanggungjawab

3 keluarmasuk inventori dan Jabatan/
failkan bersama dokumen pusat

sokongan. bertanggungjawab

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 7 Drp : 8



6.2 Pengeluaran Bekalan Dan Inventori

BIL TINDAKAN T/JAWAB

Terima permohonan Jabatan/
pusat
1 pengeluaran bekalan dan
inventori dari unit/seksyen. bertanggungjawab

Kenalpasti bekalan dan Jabatan/
pusat
2 inventori yang dipohon ada
dalam simpanan atau bertanggungjawab

sebaliknya. Jabatan/
pusat
Kunci masuk maklumat
bertanggungjawab
3 pengeluaran bekalan dan
inventori oleh pegawai yang Jabatan/
pusat
bertanggungjawab.
bertanggungjawab
Simpan maklumat

4 pengeluaran bekalan dan
inventori yang telah dikunci

masuk

BIL TINDAKAN T/JAWAB

Semak maklumat Jabatan/
pusat
1 pengeluaran bekalan dan
inventori oleh Pegawai bertanggungjawab

pelulus

2 Cetak laporan daftar Jabatan/
keluar/masuk inventori. pusat

bertanggungjawab

Simpan laporan daftar Jabatan/
pusat
3 keluarmasuk inventori dan
failkan bersama dokumen bertanggungjawab

sokongan.

NO KOD NOSS / CODE NO NOSS FB-025-4:2012-C03/P(1/4) Muka : 8 Drp : 8



Latihan.

Jawab semua soalan.

1. Nyatakan definisi inventori.
______________________________________________________________
______________________________________________________________

2. Nyatakan dua kepentingan pengurusan inventori.
______________________________________________________________
______________________________________________________________

3. Nyatakan dua fungsi pengurusan inventori.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Rujukan

1 Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Prosedur Kerja Sistem Perakaunan
Berkomputer Standad Kerajaan Negeri (Speks), (2007).

2 Abdulaziz Al-Sa’adi, http://Amaiu.pbwiki.com, aziz.alsaadi@gmail.com