KP4_3_kertas Penerangan 3vendor

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 1 Drp : 4


KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG
KM JLN TITI
71600 JELEBU N9.

KERTAS PENERANGAN 3

( INFORMATION SHEET )

KOD DAN NAMA BKP 702 OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
PROGRAM
PROGRAM’S CODE & L3
NAME
TAHAP 1 IDENTIFY OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
LEVEL 2 CONDUCT OFFICE VENDOR PROCUREMENT PROCESS
3 MONITOR VENDOR PERFORMANCE
NO. DAN TAJUK UNIT 4 EVALUATE OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
KOMPETENSI
EFFECTIVENESS
COMPETENCY UNIT 5 REPORT OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
NO. AND TITLE
1. Monitor vendor performance
NO. DAN PENYATAAN
AKTIVITI KERJA
WORK ACTIVITIES NO.
AND STATEMENT

NAMA

TAJUK/TITLE : MONITOR VENDOR PERFORMANCE

TUJUAN/PURPOSE:

This unit identifies the competence required to administer an effective vendor administration
system in accordance with company’s SOP, Local Authority and Governing Act. Students will be
able to identify office vendor administration requirements, conduct, monitor, evaluate and
finally report office vendor activities.
.

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 2 Drp : 4



3. MENYELIA PRESTASI VENDOR

3.1 Menyelia Dan Menyemak Keberkesanan Prestasi Vendor
a) Prestasi syarikat vendor perlu dikawal selia agar syarikat tidak menanggung
kerugian akibat faktor-faktor yang berhubung kait dengan syarikat vendor.
Sebagai contoh, pengusaha butik pakaian siap mempunyai syarikat vendor yang
membekalkan pelbagai jenis kain untuk dijadikan baju siap. Jika syarikat vendor
tidak membekalkan kuantiti kain yang mencukupi sebagai mana yang diperlukan
oleh pengusaha butik tersebut serta tidak menghantar barangan pada masa yang
ditetapkan, pengusaha butik berhadapan dengan risiko kehilangan pelanggan dan
kerugian besar jika pesanan tersebut adalah untuk menampung stok jualan
perayaan seperti perayaan Hari Raya.

b) Barangan atau perkhidmatan yang dipesan daripada pembekal (syarikat vendor)
perlu diselia bermula dari masa pesanan dibuat sehinggalah barangan atau
perkhidmatan tersebut diperolehi oleh syarikat utama untuk digunakan atau
dijual kepada pelanggan.

c) Perkara-perkara yang diselia adalah seperti :

• Kuantiti barangan
v Kuantiti barangan atau perkhidmatan yang diterima.
v Kuantiti barangan yang diterima adalah sama seperti di dalam borang
tempahan.

• Kualiti barangan / perkhidmatan
v Kualiti barangan atau perkhidmatan yang diterima.
v Barangan / perkhidmatan yang diterima mengikut spesifikasi dan tidak
rosak.

• Tempoh pesanan.
v Barangan yang diterima mengikut jadual yang ditetapkan.

• Jaminan yang diberikan dipenuhi.
v Sesuai dengan terma dan syarat yang dijanjikan

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 3 Drp : 4


3.2 Menyediakan Jurang Prestasi Sebenar Vendor
a) Sesebuah organisasi perlu memahami jurang pencapaian prestasi syarikat vendor.
Secara umumnya, jurang (gap) pencapaian prestasi bagi syarikat vendor boleh
ditakrifkan sebagai perbezaan di antara pencapaian prestasi yang diharapkan
berbanding dengan pencapaian prestasi sebenar yang ditunjukkan oleh syarikat
vendor. Perbezaan ini diukur berdasarkan Rajah 1 iaitu standard pencapaian prestasi
syarikat vendor mengikut SOP yang ditetapkan oleh syarikat atau organisasi.

Jurang Pencapaian = Pencapaian Target Vs Pencapaian
Prestasi Sebenar
Prestasi SOP



Rajah 1 : Jurang Pencapaian Prestasi Syarikat Vendor.

b) Jurang perbezaan prestasi syarikat vendor ini wujud disebabkan oleh pelbagai faktor.
Di antaranya ialah:

• Vendor mempunyai masalah dalaman.
• Vendor kurang memahami tugas dengan baik.
• Pengurusan vendor yang tidak cekap.
• Kepimpinan dalaman vendor yang bermasalah.
• Lain-lain faktor yang munasabah.

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 4 Drp : 4



c) Setiap organisasi hendaklah peka terhadap pencapaian syarikat vendor. Pengukuran

pencapaian prestasi syarikat vendor boleh dibuat berdasarkan kepada perkara-

perkara tertentu. Antaranya ialah:

• Syarikat vendor hanya memberikan standard perkhidmatan yang
minimum.

• Bilangan aduan oleh pelanggan-pelanggan bertambah.
• Perbezaan prestasi dan aktiviti diantara syarikat vendor dengan

pembekal lain.
• Hasil perbincangan di dalam mesyuarat-mesyuarat stakeholder

organisasi berkaitan kualiti barang / perkhidmatan yang dibekalkan
oleh syarikat vendor.
• Aspek pengurusan kewangan.
• Aspek teknologi maklumat.
• Aspek-aspek lain yang berkaitan dengan perolehan.

Terdapat pelbagai cara untuk kita mengawal atau memastikan vendor berkerja dengan baik.
Tindakan- tindakan berikut boleh diambil.

1. Mewujudkan Petunjuk Prestasi

Buat kriteria prestasi tertentu untuk mengesan dan menilai pembekal secara tetap contohnya
setiap bulan sekali, suku tahun, dan / atau tahunan. Pertimbangan termasuk saiz syarikat,
pensijilan, sistem pengurusan kualiti, sejarah aduan, dan kestabilan kewangan. Sebagai
contoh, kita boleh mempertimbangkan jika mereka mempunyai prosedur yang didokumenkan
untuk produk atau perkhidmatan yang mereka berikan termasuk peratusan prestasi tepat masa,
beberapa kali kita menerima sebahagian kualiti atau produk, dan berapa cepat vendor itu
bertindak balas terhadap permintaan untuk sebut harga. Proses dan keperluan kita sendiri
akan menentukan apa kriteria yang perlu. Sebagai contoh bagi pemilik perniagaan yang
sedang mencari sebuah syarikat perkapalan, perkara besar mungkin berkisar tentang rekod
penghantaran , berapa banyak trak mereka , berapa banyak rekod kemalangan , dan
pengiktirafan yang diperolehi. Pertimbangan asas untuk setiap pemilik perniagaan sama ada
pembekal mempunyai sistem pengurusan kualiti mereka sendiri.

2. Kelaskan Pembekal atau Vendor

Jika terdapat banyak vendor yang terlibat, kita perlu membuat pengelasan untuk vendor.
Bahagikan vendor mengikut keutamaan mereka. Tentukan klasifikasi yang terbaik untuk
organisasi dan menilai pembekal mengikut kesan mereka ke atas produk atau perkhidmatan

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 5 Drp : 4


kita mengikut keutamaan. Dengan mengasingkan pembekal kepada dua kategori seperti

kritikal dan tidak kritikal , kita boleh menumpukan lebih banyak masa untuk mengukur

prestasi pembekal kritikal .

3. Merangka satu Kaedah Penilaian

Terdapat teknik-teknik yang sama untuk mengukur prestasi pembekal termasuk borang
penilaian, tinjauan, metrik sistem dan aplikasi perisian. Marlin Steel mengukur prestasi
vendor menggunakan program khas yang ditubuhkan beliau pada QuickBooks Enterprise
Solutions perisian perakaunan, Pembuatan & edisi Wholesale.

Kita boleh mencipta satu kajian di mana kita meminta pekerja kita sendiri untuk menjawab
soalan kajian untuk memberikan pkitangan tentang pembekal dan vendor. Kita boleh
menyemak berapa banyak tindakan pembetulan atau terpaksa menghentikan pembekal atau
vendor, berapa banyak produk kita terpaksa ditolak kerana pembekal atau penjual gagal
memenuhi spesifikasi, atau berapa banyak aduan pelanggan kita diterima kerana
perkhidmatan vendor. Kita juga boleh memantau pembekal dan penjual dengan melakukan
audit secara berkala.

Kesimpulannya ialah kita perlu untuk menjana ukuran atau laporan pada awal pembelian dan
sepanjang perjalanan urusan dengan pembekal dan vendor.

4. Menentukan Siapa yang bertanggung jawab

Sebaik sahaja mewujudkan kriteria untuk menilai pembekal dan penjual, yang dalam syarikat
kita akan bertanggungjawab untuk mengkaji semula data. Ia bergantung kepada berapa
banyak sumber yang kita perlu untuk menilai pembekal kita.Kita mungkin mahu menetapkan
satu orang atau satu pasukan dengan tugas ini. Sebagai contoh, memilih dan menilai pembekal
dan vendor tahap 1 , mungkin memerlukan ketua pegawai atau seseorang yang kewangan
daripada jabatan kewangan bersama-sama dengan Presiden dan wakil-wakil dari bahagian
pembelian, operasi, dan kejuruteraan atau IT. Bagi Vendor tahap 2 dan 3 pegawai yang
meluluskan pembelian atau perolehan boleh ditugaskan memantau prestasi mereka .

5. Mengekalkan Hubungan Baik

Jadikan pembekal kita sebagai sebahagian daripada pasukan . Berkomunikasi secara kerap
dan secara terbuka. Perlu sentiasa berhubung dan bersemuka seperti bermesyuarat. elakkan
konflik . jelaskan bayaran kepada vendor pada masanya.

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 6 Drp : 4



6. Buat keputusan yang betul.

Ketika memantau prestasi pembekal, kita perlu memutuskan bila untuk memuji mereka.
Mengeluarkan surat penghargaanbagi menunjukkan penghargaan untuk kerja yang dilakukan
dengan baik, memberikan peluang perniagaan lain kepada pembekal kerana prestasi
cemerlang. Pembekal yang tidak baik akan menyediakan kita dengan produk dan
perkhidmatan yang sederhana atau teruk dan menyebabkan masalah dengan pelanggan kita.

Kita boleh menggugurkan pembekal yang prestasinya lemah tetapi secara strategik adalah
lebih baik memberikan peluang dengan memberi amaran. Ini memberikan pembekal atau
vendor peluang untuk membetulkan masalah tersebut. Menggunakan data yang telah
dikumpulkan seperti tempoh penghantaraan, teguran boleh membantu mereka memperbaiki
prestasi mereka.

7. Tamatkan vendor

Setelah bertolak ansur dengan pembekal yang teruk prestasinya. Jika tiada apa-apa perubahan
berlaku setelah amaran diberikan. Kita perlu mengambil keputusan menamatkan kerjasama
dengan pembekal tersebut.

Hubungan dengan pembekal adalah perkongsian perniagaan.kedua-dua pihak sedang berusaha
untuk memastikan bahawa perkongsian mencapai kejayaan. Dalam jangka masa panjang,
strategi menang-menang antara pembekal dan vendor akan menjadi kelebihan daya saing.

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 7 Drp : 4

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 8 Drp : 4

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 9 Drp : 4

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 10 Drp : 4

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 11 Drp : 4

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 12 Drp : 4

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP3 Muka : 13 Drp : 4



Latihan.

Jawab semua soalan

1. Senaraikan kaedah yang boleh digunakan untuk memantau prestasi vendor

I. _______________________________________________
II. _______________________________________________
III. _______________________________________________

2. Nyatakan kaedah penilaian yang boleh digunakan untuk menilai vendor
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________

3. Senaraikan dua katogeri vendor dan jelaskan.
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________