รายงาน

รายงาน
ความรพู้ ้ืนฐานเกี่ยวกับตารางคานวณ

จดั ทาโดย
นายภูวนาถ รกั ย่ิง ม.5/1 เลขที่ 2

เสนอ
นางสางปารณีย์ ยิ่งชยั

โรงเรียนขนาดมอญพทิ ยาคม
สานกั งานเขตพนื้ ทก่ี ารศกึ ษาสรุ นิ ทร์เขต 33

บทท่ี 1 ความรพู้ ้ืนฐานเกย่ี วกับตารางคานวณ

ความรู้เบ้ืองต้นในการใชโ้ ปรแกรม Excel

โปรแกรม Excel เปน็ โปรแกรมทีอ่ านวยความสะดวกในการทางานเก่ยี วกับการพมิ พ์ งานตาราง
การคานวณขอ้ มลู และฐานข้อมลู Excel 2007 มีสว่ นตดิ ตอ่ ผู้ใชโ้ ฉมใหม่ มีแม่แบบใหม่ แถบ
เคร่ืองมอื ต่าง ๆ และมีคณุ ลกั ษณะใหมท่ ส่ี ามารถสร้างประสิทธผิ ลงานได้อยา่ งรวดเรว็ Excel
2007 ทาให้เราสามารถเริม่ ใช้งานสว่ นตดิ ตอ่ ผ้ใู ชโ้ ฉมใหม่ แมแ่ บบใหม่ และ คณุ ลกั ษณะใหมท่ ่ี
สามารถสรา้ งประสิทธผิ ลไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว

1. ความรู้พืน้ ฐานเกย่ี วกับโปรแกรมตารางงาน (Microsoft Excel

1.1 ลกั ษณะท่ัวไปของโปรแกรม Excel
โปรแกรมตารางงาน หรอื โปรแกรมสเปรดชตี (Spread Sheet) หรือตารางคานวณ
อเิ ลก็ ทรอนิกส์ เป็นโปรแกรมทอี่ านวยความสะดวกในการทางานเก่ยี วกบั การคานวณข้อมลู แสดง
ข้อมูลในลักษณะเป็นคอลัมน์ หรอื เปน็ ชอ่ งตาราง ซึง่ เราสามารถบันทกึ ข้อมูลตา่ ง ๆ โดยสว่ นมาก
มักจะเป็นตวั เลขลงในตารางส่เี หล่ียมทแ่ี บง่ ออกเปน็ ชอ่ งเลก็ ๆ มากมาย เรียกวา่ เซลล์ (Cell)
พรอ้ ม ทัง้ สามารถใสส่ ตู รลงในเซลล์บางเซลล์เพอื่ ใหโ้ ปรแกรมทาการคานวณหาผลลัพธจ์ ากข้อมลู
ที่
โปรแกรม Excel ชว่ ยให้เราคานวณตวั เลขในตารางได้งา่ ย ๆ ต้งั แต่คณิตศาสตรข์ ้ัน พื้นฐานไป
จนถึงสตู รทางการเงนิ ทีซ่ บั ซอ้ น และเรายังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มขอ้ มลู วิเคราะห์ข้อมูล
สร้างรายงาน และสร้างแผนภมู ไิ ด้อีกดว้ ย
โปรแกรม Excel มปี ระโยชน์กบั ผู้คนแทบทกุ สาขาอาชีพ ไมว่ ่าจะเปน็ บญั ชี ซึ่ง สามารถนา Excel
มาชว่ ยคานวณรายรบั รายจา่ ยและงบการเงนิ ได้ นกั วิเคราะห์การตลาด ที่จะนา Excel มาชว่ ยใน
การสรุปข้อมลู แบบสอบถามจานวนมาก ๆ วศิ วกรทสี่ ามารถนาข้อมูลจากการ ทดลองมาให้
Excel สร้างเปน็ แผนภูมลิ งในรายงานของตนเองได้งา่ ย ๆ นักวางแผนสามารถทดลอง ไดว้ ่าจะ
เกิดเหตุการณ์อะไรถา้ ตวั แปรบางตัวเปลยี่ นไป แมก้ ระทั่งครูอาจารยก์ ย็ งั สามารถคานวณ เกรด

ของนกั ศกึ ษาไดด้ ว้ ย และนอกจากทีก่ ล่าวแลว้ Excel กย็ ังสามารถประยุกต์ใชก้ บั งานอืน่ ๆ ได้ อกี
มากมาย

1.2 คณุ สมบัติของโปรแกรม Excel
โปรแกรม Excel มคี ุณสมบตั ิ ดงั ต่อไปน้ี
1.สรา้ งและแสดงรายงานของข้อมูล ตวั อักษร และตัวเลข โดยมคี วามสามารถในการ
จดั รูปแบบใหส้ วยงามน่าอ่าน เช่น การกาหนดสพี ื้น การใส่แรเงา การกาหนดลกั ษณะและสขี อง
เสน้ ตาราง การจัดวางตาแหนง่ ของตัวอกั ษร การกาหนดรูปแบบและสีตวั อกั ษร เปน็ ตน้
2.อานวยความสะดวกในด้านการคานวณตา่ ง ๆ เชน่ การบวก ลบ คณู หารตวั เลข
และยังมฟี ังก์ชน่ั ท่ีใช้ในการคานวณอกี มากมาย เข่น การหาผลรวมของตวั เลขจานวนมาก การหา
คา่ ทางสถิตแิ ละการเงนิ การหาผลลพั ธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เปน็ ตน้
3.สรา้ งแผนภมู ิ (Chart) ในรปู แบบตา่ ง ๆ เพอื่ ใชใ้ นการแสดงและการเปรยี บเทยี บ
ขอ้ มูลได้หลายรูปแบบ เชน่ แผนภมู ิคอลมั น์ (Column Chart หรอื Bar Chart) แผนภูมิเส้น
(Line
Chart) แผนภมู วิ งกลม (Pie Chart) ฯลฯ
4.มีระบบขอความช่วยเหลอื (Help) ที่จะคอยช่วยให้คาแนะนา ชว่ ยใหผ้ ้ใู ช้สามารถ
ทางานได้อยา่ งสะดวกและรวดเรว็ เช่น หากเกดิ ปญั หาเกย่ี วกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย
เกยี่ วกบั วิธกี ารใช้งาน แทนทีจ่ ะตอ้ งเปิดหาในหนงั สือคูม่ ือการใช้งานของโปรแกรม กส็ ามารถขอ
ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
5.มีความสามารถในการค้นหาและแทนท่ีขอ้ มลู โดยโปรแกรมจะต้องมี
ความสามารถในการค้นหาและแทนท่ีขอ้ มลู เพื่อทาการแก้ไขหรือทาการแทนที่ขอ้ มลู ได้สะดวก
และรวดเรว็
6. มีความสามารถในการจดั เรียงลาดบั ข้อมลู โดยเรยี งแบบตามลาดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1
ไป 100 และเรียงยอ้ นกลบั จาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1
7. มคี วามสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานขอ้ มลู ซึ่งเป็นกลมุ่ ของขอ้ มลู ขา่ วสาร ที่ถกู
รวบรวมเขา้ ไวด้ ้วยกนั ในตารางท่ีอยูใ่ น Worksheet ลักษณะของการเกบ็ ข้อมูลเพื่อใช้เปน็

ฐานขอ้ มูลมนโปรแกรมตารางงานจะเกบ็ ขอ้ มลู ในรูปแบบของตาราง โดยแตล่ ะแถวของรายการจะ
เป็นระเบียนหรอื เรคอร์ด (Record) และคอลมั นจ์ ะเป็นฟลิ ด์ (Field)

2. ส่วนติดตอ่ ผใู้ ช้ที่ปรบั ปรุงใหมข่ อง Excel 2007
Excel 2007 ใชส้ ่วนติดตอ่ ผู้ใชท้ ี่ออกแบบมาใหม่ เพื่อชว่ ยให้สามารถทางานได้เร็วขนึ้ มี
ประสิทธผิ ลมากขน้ึ สามารถเรียนรู้ไดเ้ ร็วข้ึนและค้นหาไดเ้ รว็ ขน้ึ สว่ นติดต่อใหม่น้ี ไดแ้ ก่
แม่แบบ ใหม่ ใช้เริ่มต้นทางานอย่างรวดเร็ว และการใช้พ้ืนท่ีมาตรฐานซง่ึ เรยี กว่า Ribbon
แทนเลเยอร์ (Layers) ของเมนแู ละแถบเคร่อื งมอื ทพี่ บในรุ่นก่อนหนา้ นี้ ทาใหส้ ามารถหา
กลมุ่ ของคาสงั่ ท่ี ๆเกย่ี วข้องกันได้เร็วขึ้น เนอ่ื งจากแท็บที่ใชใ้ นนน้ั จะวางคาส่งั ตา่ ง ๆ ไว้
ในสว่ นหน้าโดยทไี่ มไ่ ดเ้ รยี ง ซอ้ นลงในเมนเู หมอื นก่อน ทาใหไ้ มต่ อ้ งเสียเวลาคน้ หา และ
สามารถจดจาตาแหนง่ คาสงั่ ไดด้ ขี ึน้
องค์ประกอบท่สี าคัญของส่วนตดิ ตอ่ ใหมใ่ น Excel 2007 ประกอบด้วย

2.1 แม่แบบใหม่
แม่แบบใหมจ่ ากเมนเู ร่ิม (Start) สรา้ งเอกสาร Microsoft Office จะเปดิ หน้าต่าง แมแ่ บบใหม่
หรือใชแ้ ม่แบบ Microsoft Office Online จากปุ่ม Office ที่รายการสร้าง แลว้ ไปท่ี ติดตัง้
แมแ่ บบของฉนั แม่แบบ Microsoft Office Online ซง่ึ มหี วั ข้อตา่ ง ๆ ไดแ้ ก่ เดน่ งบประมาณ
ปฏทิ นิ รายงานคา่ ใช้จา่ ย ใบแจง้ หน้ี รายการ แผน แพลนเนอร์ กาหนดการ ประกาศ สเตชนั เนอรี
ใบ บนั ทกึ เวลา ฯลฯ หรอื จะไปทเี่ ว็บไซต์ของ Microsoft Office แลว้ ดาวน์โหลดมาเกบ็ ไวใ้ น
เครือ่ งกไ็ ด้
แมแ่ บบแตล่ ะแบบ ไดถ้ กู ออกแบบให้สามารถใช้งานไดท้ ันทที ีเ่ ลอื ก เพ่ือใหส้ ามารถ เร่มิ ต้นและ
ทางานได้อยา่ งรวดเร็ว ถ้าการออกแบบแม่แบบน้นั ตรงกบั ความต้องการของผู้ใช้ หรอื จะ นามา
ปรบั ปรุงประยุกต์ใช้ให้ตรงกบั ความตอ้ งการท่เี ฉพาะเจาะจงของผู้ใช้กไ็ ด้

ปุม่ Office
ปุ่ม Office คือ ปุม่ ท่ีใชค้ วบคุมคาส่งั หลกั เกี่ยวกบั การสร้างแฟมม การเปดิ แฟมม การ บนั ทกึ การ

บนั ทกึ เป็น การพมิ พ์ การสง่ การจัดเตรียม การประกาศ การปดิ เอกสารลา่ สดุ และ ตวั เลือกของ
Excel

Ribbon
Ribbon คอื แถบเครอ่ื งมือชุดคาสั่งท่แี บง่ เปน็ แทบ็ ๆ อยู่สว่ นบนของหน้าต่าง รองจากแถบช่อื (Title bar)
ซึ่งมาแทนแถบเมนใู นโปรแกรมเกา่

แท็บคาสง่ั
แท็บคาสง่ั คาสง่ั ตา่ ง ๆ จะแสดงและรวมอย่ดู ้วยกนั เพอ่ื ให้สามารถหาปุ่มคาสงั่ ที่ตอ้ งการใช้ได้ตามต้องการ

เร่ิมต้นมีอยู่ 7 แทบ็ คือ หนา้ แรก แทรก เคา้ โครงหนา้ กระดาษ สูตร ข้อมลู ตรวจทาน และมมุ มอง ที่แทบ็
ชดุ คาส่ังใด ๆ มีจุดมุมทางด้านลา่ งขวามือ จะเป็นที่เปิดกลอ่ ง โตต้ อบของชดุ คาส่ังนน้ั ๆ

แทบ็ คาสงั่ ตามบริบท
แท็บคาสั่งตามบริบท เป็นแทบ็ คาสัง่ ท่ีจะปรากฏตามบริบทของงาน คือวตั ถทุ ่ี กาลงั ทางานด้วยหรอื งานท่กี าลัง
ทาอยู่ แท็บนจี้ ะมีสีสันและมีคาสัง่ ที่เหมาะสาหรับนาไปใชก้ บั สิ่งที่ เรากาลังทางานอยู่มากท่ีสุด

แถบเครอื่ งมือด่วน
แถบเคร่ืองมือด่วน เปน็ แถบเครอ่ื งมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏใน Ribbon เพอื่ ใหเ้ ขา้ ถงึ คาสง่ั ทีจ่ าเป็นมาก
ที่สดุ อย่างทันใจในคลกิ เดียว เชน่ บันทกึ เลิกทา ฯลฯ โดยสามารถ เพ่ิมเติมคาสง่ั ได้ จากรายการคาส่ังเพม่ิ เติม
... และการเพม่ิ โดยคลกิ ขวาท่ีปมุ่ คาสั่งของ Ribbon

แกลเลอรี
แกลเลอรี เปน็ ตัวควบคุมใหม่ท่จี ะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพอ่ื ให้เรา สามารถเห็นผลลพั ธท์ เ่ี ราจะได้รับ
แกลเลอรีจะถูกใช้ท่วั ไปในส่วนตดิ ต่อของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรที าให้เราสามารถเลอื ก
ผลลัพธไ์ ด้โดยไมต่ ้องกงั วลว่าจะตอ้ งทาอย่างไรถึง จะได้ผลลพั ธ์นัน้

แถบเครื่องมือขนาดเลก็
แถบเครอ่ื งมือขนาดเลก็ มีองค์ประกอบคล้ายกบั แถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏ เปน็ แบบโปร่งใสอยู่เหนือ
ขอ้ ความท่ีเราเลือก เมื่อเลื่อนเมาสไ์ ปทแี่ ถบเครอ่ื งมือ จะแสดงให้เหน็ ชัด ขึ้น เพื่อให้เราสามารถใช้การ
จดั รูปแบบได้อยา่ งงา่ ยดาย เชน่ ตวั หนาหรือตวั เอียง หรือเปลีย่ นแบบ อักษร