หน่วยที่ ๖ การเขียนจดหมายกิจธุระ

ราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๕๕๔ (๒๕๕๖ : ๒๙๘, ๑๒๘, ๖๐๑) ให้ความหมายว่า
จดหมาย หมายถึง หนงั สือท่ีมีไปมาถึงกัน กิจ หมายถึง ธุระ งาน ธุระ หมายถึง หนา้ ท่ีการงานท่ีพึง
กระทา

จากความหมายดังกล่าวสรุปได้ว่า จดหมายกิจธุระ หมายถึง หนังสือท่ีบุคคลหรือ
หนว่ ยงาน องคก์ รตา่ ง ๆ เช่น การนดั หมาย การเชิญวิทยากรมาบรรยาย

จงึ ควรคำนึงถงึ จรรยำบรรณในกำรเขียนดังนี้

๑. เขียนรูปแบบของจดหมายใหถ้ กู ตอ้ งสวยงาม
๒. ควรใชก้ ระดาษและซองท่ีสภุ าพ
๓. ควรใชป้ ากกาหมกึ ดาหรอื หมกึ นา้ เงิน
๔. ควรพิมพจ์ ดหมาย
๕. ควรเขียนคาขนึ้ ตน้ ช่ือ ยศ ตาแหน่ง และคาลงทา้ ยใหถ้ กู ตอ้ งเหมาะสมกบั ผรู้ บั จดหมาย
๖. ใชภ้ าษาอยา่ งสภุ าพถกู ตอ้ งตามหลกั ภาษา
๗. เม่ือเขียนเสรจ็ ควรพบั ใหม้ ขี นาดพอเหมาะกบั ซอง โดยพบั เป็น ๓ สว่ น
๘. เม่ือไดร้ บั จดหมายจากผอู้ ่ืนแลว้ ควรตอบทนั ที

กำรเขียนจดหมำย

มีหลักกำรใช้ ภำษำ ดังนี้

๑.ใชถ้ อ้ ยคาท่ีส่อื ความหมายไดช้ ดั เจน
๒. ใชถ้ อ้ ยคากะทดั รดั สละสลวย ชดั เจน ตรงประเดน็ ไมอ่ อ้ มคอ้ ม
๓. ใชภ้ าษาท่ีสภุ าพ
๔. ใชภ้ าษาเชิงสรา้ งสรรคค์ อื การเรยี บเรยี งถอ้ ยคาใหเ้ กิดความรูส้ กึ ประทบั ใจ ชวนอ่าน แสดง
นา้ ใจและ ใหเ้ กียรตติ อ่ ผรู้ บั จดหมาย

๖.๔.๑ ส่วนหวั จดหมาย ประกอบดว้ ย ๔. คาขนึ้ ต้น

๑. ทอี่ ย่ขู องผู้เขยี น ๕. อา้ งถงึ
๒. วัน เดอื น ปี ๖. สิ่งทสี่ ่งมาด้วย
๓. เร่ือง

๖.๔.๒ ส่วนเนือ้ หา ประกอบด้วย

๑. เนือ้ หา เขียนใหต้ รงตามจดุ ประสงคใ์ นการเขียนจดหมาย โดยบอกถึงสาเหตทุ ่ีเขียนและ ส่ิงท่ี
ตอ้ งการใหผ้ รู้ บั ปฏิบตั ิ

๒. คาจบเนื้อหา ในย่อหนา้ สดุ ทา้ ยควรสรุปความตอ้ งการใหช้ ดั เจนว่าตอ้ งการใหผ้ ู้รบั ปฏิบัติ
อย่างไร

๖.๔.๓ ส่วนความลงทา้ ย ประกอบด้วย

๑. คาลงท้าย ตอ้ งใชใ้ หเ้ หมาะกับผูร้ บั จดหมาย เพราะเป็นคาท่ีแสดงใหเ้ ห็นว่าผู้เขียนมีความ
เคารพนบั ถือหรอื สนิทสนมกบั ผรู้ บั มากนอ้ ยแค่ไหน

๒. ลายมอื ชอ่ื หรอื ลายเซน็ ของผเู้ ขียนจดหมาย เขียนใตค้ าลงทา้ ย

๓. ชือ่ เตม็ เขียนคานาหนา้ ช่ือ ช่ือตวั ช่ือสกลุ ดว้ ยตวั บรรจงในวงเลบ็ เขียนใตล้ ายเซ็น

๔. ตาแหน่งของผู้เขยี นจดหมาย หากตอ้ งการใสต่ าแหนง่ ของผเู้ ขียน ใหเ้ ขียนไวใ้ ตช้ ่ือตวั บรรจง
ในวงเลบ็

๖.๕.๑ ขอ้ ควรคานึงในการเขยี นจดหมายสมคั รงาน

ส่ิงทคี่ วรคำนึงถึง คือ
๑. แบบฟอรม์ ตอ้ งถูกตอ้ ง สะอาด เรียบรอ้ ย ใชก้ ระดาษเนือ้ ดี สีขาว และซองอย่างดี ขนาดได้
มาตรฐาน
๒. ควรใชว้ ธิ ีพมิ พเ์ พราะช่วยใหเ้ ป็นระเบียบเรยี บรอ้ ย
๓. ใชภ้ าษาท่ีสภุ าพเหมาะสมกบั กาลเทศะ
๔. เนน้ ประเดน็ ท่ีนา่ สนใจ
๕. ไม่ขอความเห็นใจ
๖. ไม่วิพากษว์ จิ ารณเ์ ก่ียวกบั ท่ีทางานเดมิ
๗. เงินเดือน
๘. ผทู้ ่ีมีประสบการณน์ อ้ ยหรอื เพ่ิงจบการศกึ ษา ควรเนน้ ดา้ นการศกึ ษา กิจกรรมเสริมหลกั สตู ร
๙. เหตผุ ลท่ีออกจากงาน
๑๐. ขอ้ ความท่ีไมค่ วรเขียนลงในจดหมายสมคั รงาน

๖.๕.๒ ประเภทของจดหมายสมคั รงาน

๑. จดหมายสมคั รงานท่ีเขียนรายละเอียดลงไปในจดหมาย
๒. จดหมายสมคั รงานท่ีแนบประวตั ยิ ่อไปดว้ ย

๖.๕.๓ ส่วนประกอบของหาจดหมายสมัครงาน

๑. ยอ่ หน้าทหี่ นึ่ง เขียนคานาหรอื อารมั ภบท ใหเ้ ขียนถงึ แหลง่ ท่ีมาของข่าวการรบั สมคั รงาน เช่น
หนงั สือพิมพ์ อินเทอรเ์ นต็

๒. ย่อหน้าทสี่ อง เขียนรายละเอียดสว่ นตวั และการศกึ ษา
๓. ย่อหน้าที่สาม เขียนถึงประสบการณ์ ผู้สมัครตอ้ งชีแ้ จงประสบการณ์การทางานว่าเคย
ทางาน ตาแหน่งอะไร หน่วยงานใด เหตผุ ลท่ีออกจากงาน
๔. ยอ่ หน้าทสี่ ี่ เขียนถงึ ผรู้ บั รอง ควรเป็นบคุ คลท่ีสงั คมยอมรบั วา่ เช่ือถือได้
๕. ยอ่ หน้าสุดทา้ ย เขียนสรุปโดยใชส้ านวนโนม้ นา้ วใหไ้ ดร้ บั โอกาสในการพิจารณา

๑. ใชส้ ่ือสารแทนการพดู เม่ืออย่ไู กลกนั หรอื ใชแ้ สดงความรู้ ความคดิ ความรู้สกึ ท่ีไม่อาจพดู
โดยตรงได้

๒. ใชเ้ ป็นส่อื สรา้ งมิตรภาพท่ีดรี ะหวา่ งบคุ คลในโอกาสตา่ ง ๆ ทงั้ ผทู้ ่ีรูจ้ กั และไมร่ ูจ้ กั
๓. เป็นวธิ ีการส่อื สารท่ีทาไดส้ ะดวก รวดเรว็ และประหยดั คา่ ใชจ้ า่ ยกวา่ วธิ ีอ่ืน
๔. ใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงไดต้ ามกฎหมาย

๕. ชว่ ยเพ่ิมทกั ษะทางภาษาใหก้ บั ผสู้ ่อื สารทงั้ สองฝ่ายทงั้ ดา้ นการอ่านและการเขียน