ราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๕๕๔ (๒๕๕๖ : ๒๙๘, ๑๒๘, ๖๐๑) ให้ความหมายว่า จดหมาย หมายถึง หนังสือที่มีไปมาถึงกัน กิจ หมายถึง ธุระ งาน ธุระ หมายถึง หน้าที่การงานที่พึง กระท า จากความหมายดังกล่าวสรุปได้ว่า จดหมายกิจธุระ หมายถึง หนังสือที่บุคคลหรือ หน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ เช่น การนัดหมาย การเชิญวิทยากรมาบรรยาย
จง ึ ควรค ำน ึ งถ ึ งจรรยำบรรณในกำรเข ี ยนดังน ี้ ๑. เขียนรูปแบบของจดหมายให้ถูกต้องสวยงาม ๒. ควรใช้กระดาษและซองที่สุภาพ ๓. ควรใช้ปากกาหมึกด าหรือหมึกน ้าเงิน ๔. ควรพิมพ์จดหมาย ๕. ควรเขียนค าขึ้นต้น ชื่อ ยศ ต าแหน่ง และค าลงท้ายให้ถูกต้องเหมาะสมกับผู้รับจดหมาย ๖. ใช้ภาษาอย่างสุภาพถูกต้องตามหลักภาษา ๗. เมื่อเขียนเสร็จ ควรพับให้มีขนาดพอเหมาะกับซอง โดยพับเป็น ๓ ส่วน ๘. เมื่อได้รับจดหมายจากผู้อื่นแล้วควรตอบทันที
กำรเขียนจดหมำย
ม ี หลักกำรใช ้ ภำษำ ดังน ี้ ๑.ใช้ถ้อยค าที่สื่อความหมายได้ชัดเจน ๒. ใช้ถ้อยค ากะทัดรัด สละสลวย ชัดเจน ตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม ๓. ใช้ภาษาที่สุภาพ ๔. ใช้ภาษาเชิงสร้างสรรค์คือ การเรียบเรียงถ้อยค าให้เกิดความรู้สึกประทับใจ ชวนอ่าน แสดง น ้าใจและ ให้เกียรติต่อผู้รับจดหมาย ๖.๔.๑ ส่วนหัวจดหมาย ประกอบด้วย ๑. ทอ ี่ย ู่ของผ ู ้ เข ี ยน ๔. คา ข ึ น้ต ้ น ๒. วัน เดือน ปี ๕. อ้างถึง ๓. เร ื่อง ๖. ส ิ่งทส ี่ ่งมาด ้ วย
๖.๔.๒ ส่วนเน ื้อหา ประกอบด้วย ๑. เน ื้อหา เขียนให้ตรงตามจุดประสงค์ในการเขียนจดหมาย โดยบอกถึงสาเหตุที่เขียนและ สิ่งที่ ต้องการให้ผู้รับปฏิบัติ ๒. ค าจบเน ื้อหา ในย่อหน้าสุดท้ายควรสรุปความต้องการให้ชัดเจนว่าต้องการให้ผู้รับปฏิบัติ อย่างไร ๖.๔.๓ ส่วนความลงท้าย ประกอบด้วย ๑. ค าลงท้าย ต้องใช้ให้เหมาะกับผู้รับจดหมาย เพราะเป็นค าที่แสดงให้เห็นว่าผู้เขียนมีความ เคารพนับถือหรือสนิทสนมกับผู้รับมากน้อยแค่ไหน ๒. ลายม ื อชื่อ หรือลายเซ็นของผู้เขียนจดหมาย เขียนใต้ค าลงท้าย ๓. ชื่อเต ็ ม เขียนค าน าหน้าชื่อ ชื่อตัว ชื่อสกุล ด้วยตัวบรรจงในวงเล็บ เขียนใต้ลายเซ็น ๔. ตา แหน่งของผ ู ้ เข ี ยนจดหมาย หากต้องการใส่ต าแหน่งของผู้เขียน ให้เขียนไว้ใต้ชื่อตัวบรรจง ในวงเล็บ
๖.๕.๑ ข้อควรค านึงในการเขียนจดหมายสมัครงาน ส่ิ งทค ี่วรค ำน ึ งถ ึ ง ค ื อ ๑. แบบฟอร์มต้องถูกต้อง สะอาด เรียบร้อย ใช้กระดาษเนื้อดี สีขาว และซองอย่างดี ขนาดได้ มาตรฐาน ๒. ควรใช้วิธีพิมพ์เพราะช่วยให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ๓. ใช้ภาษาที่สุภาพเหมาะสมกับกาลเทศะ ๔. เน้นประเด็นที่น่าสนใจ ๕. ไม่ขอความเห็นใจ ๖. ไม่วิพากษ์วิจารณ์เกี่ยวกับที่ท างานเดิม ๗. เงินเดือน ๘. ผู้ที่มีประสบการณ์น้อยหรือเพิ่งจบการศึกษา ควรเน้นด้านการศึกษา กิจกรรมเสริมหลักสูตร ๙. เหตุผลที่ออกจากงาน ๑๐. ข้อความที่ไม่ควรเขียนลงในจดหมายสมัครงาน
๖.๕.๒ ประเภทของจดหมายสมัครงาน ๑. จดหมายสมัครงานที่เขียนรายละเอียดลงไปในจดหมาย ๒. จดหมายสมัครงานที่แนบประวัติย่อไปด้วย ๖.๕.๓ ส่วนประกอบของหาจดหมายสมัครงาน ๑. ย่อหน ้ าทห ี่น ึ่ง เขียนค าน าหรืออารัมภบท ให้เขียนถึงแหล่งที่มาของข่าวการรับสมัครงาน เช่น หนังสือพิมพ์ อินเทอร์เน็ต ๒. ย่อหน ้ าทส ี่อง เขียนรายละเอียดส่วนตัวและการศึกษา ๓. ย่อหน ้ าท ี่สาม เขียนถึงประสบการณ์ ผู้สมัครต้องชี้แจงประสบการณ์การท างานว่าเคย ท างาน ต าแหน่งอะไร หน่วยงานใด เหตุผลที่ออกจากงาน ๔. ย่อหน ้ าทส ี่ี่ เขียนถึงผู้รับรอง ควรเป็นบุคคลที่สังคมยอมรับว่าเชื่อถือได้ ๕. ย่อหน้าสุดท้าย เขียนสรุปโดยใช้ส านวนโน้มน้าวให้ได้รับโอกาสในการพิจารณา
๑. ใช้สื่อสารแทนการพูดเมื่ออยู่ไกลกัน หรือใช้แสดงความรู้ ความคิด ความรู้สึกที่ไม่อาจพูด โดยตรงได้ ๒. ใช้เป็นสื่อสร้างมิตรภาพที่ดีระหว่างบุคคลในโอกาสต่าง ๆ ทั้งผู้ที่รู้จักและไม่รู้จัก ๓. เป็นวิธีการสื่อสารที่ท าได้สะดวก รวดเร็ว และประหยัดค่าใช้จ่ายกว่าวิธีอื่น ๔. ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ตามกฎหมาย ๕. ช่วยเพิ่มทักษะทางภาษาให้กับผู้สื่อสารทั้งสองฝ่ ายทั้งด้านการอ่านและการเขียน