TEKNOLOGI INFORMASI KOMUNIKASI SMK MUHAMMADIYAH PRAMBANAN SLEMAN BAHAN AJAR 2023 ROHMAD WIYONO, ST FITUR LANJUT APLIKASI PERKANTORAN MAIL MERGE
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari aplikasi perkantoran peserta didik mampu Memahami fungsi menu mailing (mail Merge) pada perangkat lunak pengolah kata dengan percaya diri . Setelah mempelajari materi aplikasi perkantoran Peserta didik (A) mampu Memahami cara menyusun databasesederhana pada MS Excel dengan gotong royong. Melalui kegitan diskusi, peserta didik dapat mengintegrasikan konten antar aplikasi perkantoran dengan tepat. Melalui unjuk kerja peserta didik m a m p u mengimplementasikan fitur lanjut aplikasi perkantoran (pengolah kata, angka) beserta otomasinya untuk menyusun surat undangan dengan mail merge penuh percaya diri dan kreatif Tujuan pembelajaran pada elemen Teknologi lnformasi dan Komunikasi kali ini adalah : 1. 2. 3. 4.
INDIKATOR PENCAPAIAN TUJUAN PEMBELAJARAN Peserta didik dapat membuat database mail merge pada Ms. Excel Peserta didik dapat menautkan mail merge dalam pembuatan undangan di Ms. Word
PERTANYAAN PEMANTIK STUDY KASUS Paguyuban karang taruna akan mengadakan acara pembetukan pengurus baru serta persiapan acara pentas seni dalam rangka HUT RI ke 86, dalam acara ini selain mengundang seluruh anggota karang taruna juga mengundang tokoh-tokoh masyarakat diantaranya kepala desa, ketua RW, Ketua RT serta beberapa perwakilan dari karang taruna desa sebelah. Sinta sebagai sekretaris karang taruna diminta menyiapkan undangan, dimana undangan tersebut tertulis nama, alamat dan jabatan yang diundang. Untuk mempermudah Sinta dalam membuatundangan dengan identitas yang berbeda-beda. Bantulah Sinta untuk menyelesaikan tugas tersebut secara berkelompok
MAIL MERGE Mail Merge adalah fitur yang dapat digunakan untuk menghasilkan surat, amplop, undangan, dan lain-lain secara berulang, tetapi terdapat beberapa komponen yang berbeda misalnya nama dan alamat yang dituju. Dalam hal ini, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak jumlah nama/tujuannya, tetapi hanya cukup menggunakan satu dokumen Word dan daftar nama/alamat yang dapat disimpan dalam daftar, basis data, atau spreadsheet. Dalam bahasa Indonesia, mail merge bisa juga disebut dengan surat massal. Disini pengertian mail merge adalah sebuah cara atau metode untuk membuat banyak tulisan atau terutama surat dengan format yang sama dengan mudah dan sangat cepat, hanya dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat. Fungsi mail merge dalam pengertian mail merge secara umum adalah untuk membantu mempermudah dalam pembuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama. Fungsi mail merge ini sangat membantu, karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama, alamat, atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada dari file yang satunya.
MAIL MERGE Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu : A. MAIN DOCUMENT / DOKUMEN UTAMA Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan. Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source berasal dari : 1) Microsoft Office Outlook Contact List 2) Microsoft Office Excel Worksheets 3) Microsoft Office Word Tables 4) Microsoft Office Access Database tables B. DATA SOURCE / SUMBER DATA
Envelopes, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan tentang pengirim dan penerima surat pada amplop yang akan digunakan untuk mengirim surat. Labels, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan pada label sesuai dengan bentuk dan ukuran label yang akan diberi tulisan Group ini hanya terdiri dari 2 (dua) ikon saja yaitu Envelopes dan Labels, berikut selengkapnya. 1. 2. MENU MAILINGS PADA MICROSOFT WORD Berikut ini akan diuraikan Tab Mailings pada Microsoft Word lengkap dengan ikon-ikon yang terdapat pada group-group Ribbonnya. Group Create Group Create ini secara umum mempunyai fungsi untuk membuat tulisan pada amplop surat ataupun label dengan ukuran dan bentuk sesuai dengan pilihan atau keinginan kita. Group Start Mail Merge Membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-kelengkapan lainnya dapat kita lakukan secara baik dengan memanfaatkan Group Start Mail Merge. lkon-ikon yang terdapat dalam group ini adalah: Start Mail Merge, berfungsi untuk membuat surat yang dapat dikelola untuk banyak orang sekaligus. Surat yang dibuat berupa surat biasa ataupun surat elektronik (Email). Select Recipients, berfungsi untuk membuat dan mengelola daftar Edit Recipient List, befungsi untuk mengadakan perubahan pada daftar penerima surat 1. 2. 3.
Highlight Merge Fields, berfungsi untuk mengetahui dan mengubah adanya informasi yang salah terkait surat yang sedang buat. Address Block, berfungsi untuk memasukkan alamat tujuan pada surat yang dibuat. Greeting Line, berfungsi untuk menambah nama sapaan dari penerima surat. Insert Merge Field, berfungsi untuk memasukkan informasi tambahan tentang penerima surat. Rules, berfungsi untuk menambah dan menggabungkan keputusan Tindakan pada surat dengan memanfaatkan penyimpanan awan/cloud yang tersedia. Match Fields, berfungsi untuk memeriksa dan mencocokkan identitas penerima agar tidak terdapat penerima ganda. Update Labels, befungsi Untuk memperbarui label surat sesuai dengan keadaan terkini. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Grup Preview Result Group Preview Results berguna untuk melihat hasil surat yang dibuat berserta keakuratan isi surat tersebut. Ikon-ikon dalam group ini adalah sebagai berikut: Preview Results, berfungsi untuk melihat surat beserta daftar penerima yang telah dibuat. Find Recipient, berfungsi untuk mencari identitas penerima surat sesuai dengan daftar penerima surat yang telah dibuat. Auto Check for Errors, berfungsi Untuk memeriksa secara otomatis apakah ada kesalahan dalam surat yang telah dibuat. 1. 2. 3. Group Write & Insert Fields Group ini dapat digunakan ketika kita mengelola data indentitas penerima surat yang sedang buat. Berikut beberapa ikon yang terdapat pada Group Write & Insert Fields
Buka Excel Buatlah tabel yang berisi data nama penerima undangan dan alamat. Kurang lebih seperti contoh di bawah ini LANGKAH LANGKAH MEMBUAT UNDANGAN MASAL Membuat undangan menggunakan Microsoft Office Word relatif mudah karena pihak Microsoft telah menyediakan template otomatis dengan desain menarik, gratis dan bisa didownload atau mendesain ulang sesuai keinginan. Pada kesempatan ini tutorial membuat undangan, menggunakan Microsoft Office Word 2013. Meskipun demikian, pada umumnya tutorial ini juga bisa dipraktekkan pada jenis Microsoft Office Word 2007, 2010, atau 2016. Hanya saja syarat dalam membuatnya yaitu komputer/laptop harus terhubung dengan jaringan internet. Berikut langkah-langkah membuat undangan : Bukalah Microsoft Office Word. Kemudian pilih menu File lalu New, kemudian ketiklah seperti contoh di bawah ini Membuat database Mail Merge simpan file dengan nama penerima undangan.
Setelah memilih file, maka akan muncul data yang ada di dokumen tersebut. Apabila data sudah sesuai, silahkan klik ok Selanjutnya kita lakukan edit pada dokumen yang akan dikirimkan. Pada dokumen di artikel ini, field yang perlu diisikan dari dokumen data adalah nama dan kelas MEMBUAT MAIL MERGE Buka dokumen undanganyang sebelumnya sudah dibuat Microsoft Word Klik Mailings Select recipients Use an existing list. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah 1 - 3 Untuk memasukkan informasi dari dokumen data ke dokumen utama, silahkan arahkan kursor ke lokasi pengisian. Kemudian klik insert merge fileds di menu bar
Apabila sudah sesuai, silahkan klik completed untuk menyelesaikan proses mail merge. Kemudian akan muncul list field yang ada pada file dokumen data yang digunakan. Silahkan pilih field sesuai dengan yang akan anda inputkan. Setelah input field merge selesai, silahkan klik next untuk melihat tampilan dokumen yang akan dikirimkan setelah field merge diinput Anda dapat melakukan preview setiap dokumen dengan klik tanda “>>” pada sidebar kanan aplikasi Microsoft Word. Silahkan klik Edit Individual Document untuk menyelesaikan proses mail merge Setelah filed diinput akan muncul tambahan karakter sesuai gambar berikut:
KERJAKAN LKPD DISKUSIKAN SECARA KELOMPOK
SMK MUHAMMADIYAH PRAMBANAN www.smkmuhprambanan.sch.id [email protected] 0274 496 270 Gatak, Bokoharjo, Prambanan