คู่มือการใช้ Google Docs

คมู่ ือการใช้ Google Docs

เรียบเรยี งโดย
นายเตชินทร์ ทองใส
หลกั สตู รประกาศนียบตั รวชิ าชีพครู
คณะศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยวงษ์ชวลติ กลุ

Google Docs คอื โปรแกรมอะไร?

Google Docs เปน็ โปรแกรมประยกุ ต์บนเว็บฟรีซ่ึงสามารถสร้างเอกสาร แกไ้ ข และจดั เก็บแบบออนไลน์ สามารถ
เขา้ ถึงไฟล์เอกสารได้จากคอมพิวเตอรท์ ีเ่ ชอื่ มต่อกบั อนิ เตอรเ์ นต็ และ มี Web browser ผู้ใช้ Google Docs สามารถนาํ เขา้
สร้าง แกไ้ ข และปรบั ปรุงเอกสาร ฟอนตแ์ ละรปู แบบไฟลต์ ่างๆ รวมข้อความเข้ากบั สตู ร, list, ตาราง และภาพ Google Docs
ซ่งึ สอดคล้องกบั ซอฟตแ์ วรแ์ ละ word processor ส่วนใหญ่ งานเอกสารนี้ สามารถเผยแพรเ่ ป็นเวบ็ เพจหรอื เพจพรอ้ มพมิ พ์
ผ้ใู ชส้ ามารถควบคมุ ผู้ใชง้ านได้Google Docs เป็นโปแกรมทีใ่ ช้ สำหรับการเผยแพร่งานเอกสารภายในองค์กร บำรงุ รกั ษา
บล็อก หรืองานเขยี นสำหรับการเผยแพรส่ าธารณะทว่ั ไป

ความสามารถในการทางานของ Google Docs

1. การทำงานท่ี
สามารถเข้าถงึ งานเอกสารได้
ทั้งโทรศัพทม์ อื ถอื แท็บเล็ต
แอนดรอยด์ หรือ เคร่ือง
คอมพิวเตอร์ (PC)

2. การทำงานรว่ มกัน
ในแบบเรยี ลไทม์ ซงึ่ เป็น
ความสามารถพิเศษของการใช้
Google Docs ทผี่ ใู้ ช้งาน ตอ้ งการใหผ้ อู้ ื่น สามารถเข้ามาใชง้ านเอกสารในเวลาเดยี วกันได้เพียงแค่ปอ้ นทอี่ ยู่อีเมล์ของผทู้ ี่เรา
ตอ้ งการให้ใช้ งานเอกสารและสง่ คําเชญิ ไปให้ซึ่งทกุ คนท่ไี ดร้ ับเชิญเข้ามาใช้งานเอกสาร สามารถเขา้ มาดงู านเอกสาร งาน
นําเสนอ หรอื สเปรตชตี ไดพ้ รอ้ มกบั ดำเนนิ การแกไ้ ขไปพร้อม ๆ กันกับผูใ้ ชง้ าน

3. การสนทนาหรอื แสดงความคดิ เห็นขณะทำงานร่วมกนั Google Docs มหี น้าตา่ งสนทนาบนหนา้ จอ เพือ่ ใหผ้ ูใ้ ช้
และผู้ใช้งานรว่ มกนั สามารถสนทนาในเรอ่ื งของชนิ้ งานเอกสาร พร้อมแก้ไข นาํ เสนอไดอ้ ยา่ งอตั โนมัติ

4. การจดั การงานเอกสาร ด้วยเครื่องมือทมี่ หี ลากหลายใน Google Docs มรี ูปแบบเครอ่ื งมอื แบบอกั ษร
ทมี่ ากนับพัน สามารถทำให้
ผู้ใชง้ านจดั การงานเอกสารได้
อยา่ งคลอ่ งตัว สะดวก รวดเร็ว
และมสี ่วนเสริมต่างๆ ให้
เลือกใช้ ตามวัตถุประสงค์

5. การจัดเกบ็ งานและจัดระเบียบงานอยา่ งปลอดภยั Google Docs มีอุปกรณก์ ารเกบ็ ขอ้ มลู แบบออนไลนแ์ ละ การ
บนั ทกึ อัตโนมัติในขณะท่มี กี ารพมิ พ์ หรือ แก้ไข ช่วยให้ผู้ใช้งานไม่ตอ้ งกังวลเรอื่ งไฟฟา้ ดบั หรือฮารด์ ไดร์ฟเสยี

6. การบันทกึ และส่งออกสำเนา Google Docs สามารถบันทกึ เอกสาร สเปรดชตี ไปยังเคร่อื งคอมพิวเตอร์ ของ
ผู้ใช้งานในรปู แบบท่หี ลากหลาย เชน่ DOCS, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้ผู้ใชง้ าน สามารถคน้ หา
เอกสารได้อยา่ งง่ายดายด้วยการจดั ระเบยี บเอกสารในโฟลเดอร์ตา่ ง ๆ ลากและวางเอกสารตา่ ง ๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์
ไดต้ ามท่ตี อ้ งการ

7. การเผยแพร่และการควบคมุ Google Docs สามารถเผยแพรเ่ อกสารแบบออนไลนไ์ ด้โดยการคลิกเพียง คร้ังเดียว
เหมอื นกบั หนา้ เวบ็ ปกตลิ งบลอ็ ก หรือภายในกลุ่มผใู้ ชง้ านด้วยกัน โดยไมต่ ้องเรยี นรู้อะไรใหมเ่ ลย ตลอดจนการควบคมุ การ
เผยแพร่งานเอกสารวา่ จะให้ใครเหน็ งานเอกสารของตนเอง หรอื จะหยุดการเผยแพร่ เมือ่ ไหร่กไ็ ด้

การใชง้ าน Google Docs
การเริม่ ตน้ ใชง้ าน Google Docs สามารถเข้าใชง้ านได้ 2 วธิ ี คือ

1. เข้าเว็บไซต์ http://docs.google.com แลว้ ลอ็ กอินเขา้ สรู่ ะบบ Google Docs

2. สำหรับผ้ทู ่ีใช้บริการ Gmail อยแู่ ล้ว หลงั จากลอ็ กอนิ เข้าสรู่ ะบบ Gmail แล้วใหค้ ลกิ ท่ี “เอกสาร” บน
แถบเมนดู ้านบนซา้ ยมือ กจ็ ะเข้าสหู่ น้า Google Docs ไดท้ ันที

3. หลังจากเข้าสรู่ ะบบแล้ว จะพบกับหนา้ เว็บไซตข์ อง Google Docs พร้อมใช้งานสำหรบั บางท่านที่
ระบบยงั เป็นภาษาอังกฤษอย่สู ามารถเปลยี่ นเป็นภาษาไทยไดโ้ ดยคลิก “การต้ังค่า” ในแถบเมนดู า้ นบนขวามอื เลือก “การต้งั
คา่ เอกสาร”

จากหนา้ นี้ เราสามารถต้งั ค่าพื้นฐานต่างๆ ให้กบั ระบบได้ทัง้ การเนน้ ตวั อกั ษร ภาษาโซนเวลา

และเม่อื ผ้ใู ชส้ ้นิ สดุ การใชง้ าน ใหใ้ ชเ้ มาสค์ ลิกคำว่า “ออกจากระบบ” ทุกครั้ง

การสร้างเอกสาร
การสรา้ งเอกสารใน Google Docs สามารถทำไดเ้ หมือนการใช้งานบน MS Office แตเ่ มอ่ื สร้างเอกสารเรยี บร้อย

แล้ว เราสามารถกำหนดสทิ ธใ์ิ หใ้ ช้งานร่วมกนั ได้ เราสามารถทำไดท้ ง้ั สร้างเอกสารขึ้นมาใหมเ่ ลยบน Google Docs หรอื
อพั โหลดเอกสารทมี่ อี ยูแ่ ลว้ ท่สี รา้ งจากMS Office ขน้ึ ไปใชง้ านบน Google Docs ได้ (ภายใตเ้ ง่อื นไขและข้อจำกดั
ของ Google Docs)
ขัน้ ตอนการสร้างเอกสาร มีดงั น้ี

1. คลกิ ป่มุ “สร้างใหม่” แลว้ เลือก “เอกสาร” จะปรากฏหนา้ เอกสารท่มี ีลกั ษณะคล้ายกบั Microsoft Word

2. เมนู และแถบเครอ่ื งมือ ทม่ี ีลักษณะคล้ายกับโปรแกรม MS Word สามารถใชง้ านได้งา่ ย เชน่ การกำหนดลักษณะ
ข้อความ แบบตัวอกั ษร ขนาดตัวอกั ษร ตัวหนา ตวั เอียงตวั ขดี เสน้ ใต้ ตำแหนง่ ของขอ้ ความ แทรกตาราง หรอื แมก้ ระท่ังแทรก
ภาพ เป็นต้น

3. ตง้ั ค่าหนา้ กระดาษ ให้ไปท่ี เมนู “ไฟล”์ แล้วคลิกเลือก “การตั้งค่าหนา้ กระดาษ...” จากนน้ั จะปรากฏหนา้ ตา่ ง
“การต้ังค่าหน้ากระดาษ” ใหท้ ำการกำหนดการวางแนวกระดาษขนาดกระดาษ สพี ื้นหลังกระดาษตามทต่ี อ้ งการ แลว้ กดปมุ่
“ตกลง”

4. การเปลย่ี นชื่อเอกสาร เริ่มต้นสรา้ งเอกสารใหม่ โปรแกรมจะกำหนดช่อื เอกสารเปน็ “เอกสารไมม่ ชี อ่ื ”

แต่เราสามารถเปล่ยี นชือ่ เอกสารเองได้ใหมโ่ ดยคลิกเมาสท์ ีช่ ่อง “เอกสารไมม่ ีชอื่ ” จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “เปลย่ี นชอื่
เอกสาร” ใหเ้ รากรอกชอ่ื เอกสารที่ต้องการลงไป แล้วกดปุ่ม “ตกลง”

5. พิมพ์เอกสาร และจดั รปู

6. การแทรกภาพ สามารถแทรกภาพโดยการคลกิ ทเ่ี มนู “แทรก” บนแถบเครอ่ื งมือจากน้ันจะปรากฏหนา้ ต่าง
“แทรกภาพ” ให้เรากดปมุ่ “Browse” เพื่ออพั โหลดรูป

7. การบนั ทึกเอกสาร โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารใหอ้ ตั โนมตั เิ มอ่ื มกี ารพมิ พห์ รือแก้ไขเอกสาร หรือถา้ เรา
ตอ้ งการจะบนั ทกึ เอกสารดว้ ยตนเองก็ให้กดทปี่ ุ่ม “บนั ทึกเดย๋ี วน้ี”

การทำงานร่วมกนั ในแบบออนไลน์
เมอ่ื เราสรา้ งเอกสาร และตอ้ งการแบ่งปันใหเ้ พ่อื นร่วมงานหรือผอู้ ่ืนเขา้ มารว่ มใช้งานสามารถทำได้ดงั น้ี
1. คลิกเลอื กป่มุ “แบ่งปัน” จากนนั้ จะปรากฏหนา้ ตา่ ง “การตั้งค่าการแบ่งปัน”

2. คลิกทข่ี อ้ ความ “เปลี่ยน” เพอ่ื กำหนดสิทธ์กิ ารเขา้ ใช้งานร่วมกัน ดังรูป

สาธารณะทางเว็บ คอื เปดิ โอกาสให้ใครก็ไดส้ ามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารของเรา โดยไมม่ ีการป้องกนั สามารถ
เลอื กไดว้ า่ จะใหส้ ามารถดเู อกสารไดเ้ พยี งอยา่ งเดียวหรืออนญุ าตใหแ้ กไ้ ขไดด้ ้วย

ทกุ คนทม่ี ลี ิงก์ คือ ทกุ คนท่ีมีลิงก์ของเอกสารนีส้ ามารถเข้าถงึ เอกสารไดโ้ ดยไม่จำเปน็ ต้องมลี ็อกอินเขา้ สูร่ ะบบก่อน
สามารถเลือกไดว้ า่ จะใหส้ ามารถดเู อกสารไดเ้ พยี งอยา่ งเดียว หรอื อนุญาตใหแ้ ก้ไขไดด้ ว้ ย

สว่ นตัว คอื เฉพาะผู้ทีไ่ ดร้ บั อนญุ าตเทา่ นัน้ จงึ จะสามารถเขา้ ถงึ เอกสาร และตอ้ งการการล็อกอนิ เข้าสรู่ ะบบ
สมาชิกทุกคนจำเป็นต้องเป็นสมาชกิ Gmail สามารถเลือกไดว้ ่าจะให้สามารถดูเอกสารไดเ้ พยี งอย่างเดียวหรอื อนุญาตใหแ้ ก้ไข
ไดด้ ้วย