Booklet Panduan Kebendaharaan ORMAWA 2021

Buku Panduan Kebendaharaan

Organisasi Mahasiswa


DEPARTEMEN/PENGURUS ASRAMA/UKM/HMP
































Bagian : ...................................











Dewan Mahasiswa

Kabinet UNIDA Bersama


Universitas Darussalam Gontor

1442-1443 / 2020-2021

Kata Pengantar


Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya
sehingga kami dari Bendahara Dewan Mahasiswa UNIDA Gontor dapat menyelesaikan Buku

Panduan Kebendaharaan Organisasi Mahasiswa yang kami harapkan nantinya dapat menjadi

sumber dan acuan terutama berkaitan dengan administrasi kebendaharaaan. Buku ini diharapkan
mampu menjadi tolak ukur kemampuan mengelola administrasi di dalam setiap masing – masing

organisasi yang dimiliki oleh setiap kelompok mahasiswa terutama yang berada di dalam
naungan dari Dewan Mahasiswa UNIDA Gontor seperti Departemen, Pengurus Asrama, Unit

Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan Himpunan Mahasiswa Pelajar (HMP).


Sasaran dan tujuan buku ini adalah sebagai wadah yang menjadi panduan dan contoh
dalam menjadi seorang bendahara yang baik,rapih dan benar sehingga mampu menghasilkan

estafet pesan yang diinginkan oleh Trimurti Pendiri Pondok Modern Darussalam Gontor yaitu
KH Imam Zarkasyi menyampaikan pesan bahwa “Administrasi yang rapi wajib (mutlak) untuk

menjaga kepercayaan”.


Kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

dalam penyusunan buku panduan ini hingga dapat diterbitkan, Semoga Allah SWT membalas
kebaikan dan amal ibadah tersebut. Semoga dengan adanya buku ini dapat menjadi sarana dalam

menyampaikan ilmu yang bermanfaat untuk kedepannya. Amin


Wasssalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Ponorogo, 21 Agustus 2021






Tim Penyusun















Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M i

Daftar Isi


Kata Pengantar .............................................................................................. i

Daftar Isi ......................................................................................................... ii

Standar Operasional Prosedur Keuangan ................................................. 1

A.Kebijakan Universitas dalam pengajuan anggaran ...................... 1


B.Kebijakan Universitas dalam laporan keuangan .......................... 1

Manajemen Kebendaharaan......................................................................... 2

Prosedur Penyusunan RKAT........................................................................ 4

Prosedur Pengajuan Anggaran ..................................................................... 7

A.Alur Pengajuan Anggaran ........................................................... 7


B.Format Kepenulisan ..................................................................... 8

C.Komponen Surat .......................................................................... 9

D.Template Surat............................................................................. 13

Prosedur Laporan Keuangan........................................................................ 17


A.Alur Laporan Keuangan .............................................................. 17

B.Format Kepenulisan ..................................................................... 18

C.Template Surat ............................................................................. 19

Ketentuan Umum Administrasi.................................................................... 22


Ketentuan Umum Persetujuan ..................................................................... 23

Modul Microsoft Excel .................................................................................. 24

Lampiran – Lampiran ................................................................................... 29

















Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M ii

Standar Operasional Prosedur Keuangan


A. Kebijakan Universitas Darussalam (UNIDA) Gontor dalam pengajuan anggaran:
1. Anggaran bersifat pinjaman kepada Universitas.

2. Format tanda tangan pengesahan wajib mengikuti format yang telah ditentukan dan
disetujui oleh Wakil Rektor II Universitas Darussalam Gontor.

3. Alur pengajuan anggaran harus sesuai alur yang telah ditentukan.

4. Departemen, Pengurus Asrama dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Dewan Mahasiswa
mengajukan dan ikut serta dalam proses birokrasi pencairan dana sehingga bukan

pengambilan secara sepihak.
5. Anggaran berikutnya hanya dapat diajukan setelah anggaran sebelumnya terlaporkan,

serta anggaran dapat diajukan dan dicairkan apabila anggaran sebelumnya sudah
dilaporkan.

6. Staf keuangan berfungsi sebagai kasir yang dapat mengatur pencairan kas.

7. Pengajuan anggaran haruslah tercantum dalam RKAT yang sudah dibuat dan disahkan
sebelumnya.

8. Pengajuan anggaran minimal H-7 sebelum kegiatan terlaksana.
9. Universitas tidak memberlakukan sistem penggantian nota/reimburse.

10. Universitas mewajibkan belanja di unit-unit usaha pondok.

11. Buku Smart Book wajib dibawa ketika mengajukan anggaran dan laporan keuangan.


B. Kebijakan Universitas Darussalam (UNIDA) Gontor dalam laporan keuangan :
1. Penanggungjawab laporan adalah orang yang bertandatangan saat pengajuan anggaran.

2. Nota asli yang akan dilaporkan wajib diperiksa dan disahkan oleh staf keuangan.

3. Laporan wajib menyertakan nota belanja asli yang disusun diatas kertas A4.
4. Format tanda tangan pengesahan wajib mengikuti urutan kebijakan.

5. Laporan sebelumnya menentukan kebijakan anggaran selanjutnya.
6. Laporan diserahkan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah selesainya kegiatan.

7. Surplus anggaran wajib dikembalikan kepada bagian keuangan.
8. Defisit anggaran diberikan sesuai kebijakan oleh Kepala BAUK dan Wakil Rektor II.

9. Laporan wajib digandakan sebanyak dua buah (satu untuk dokumentasi Bagian

Administrasi Keuangan dan satu untuk dokumentasi Bendahara Dema.







Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 1

Manajemen Kebendaharaan Dewan Mahasiswa

Di setiap menjalankan tugas - tugasnya, seorang bendahara memiliki peran yang sangat
penting di dalam menjalankan fungsi administrasi di dalam sebuah organisasi mahasiswa,

beberapa tugas dan fungsi pokok yang di miliki oleh kriteria seorang bendahara di lingkungan

Dewan Mahasiswa adalah sebagai berikut :
A. Kewenangan

Membuat dan mengesahkan keputusan, kebijakan organisasi bersama dengan Ketua dalam

hal kewajiban, fungsi, tugas pokok dalam bidang administrasi keuangan untuk mencapai tujuan
suatu organisasi.

B. Tanggung Jawab
Berkoordinasi dan menjalankan seluruh aktivitas pengelolaan serta pengawasan administrasi

keuangan organisasi mahasiswa dan mempertanggungjawabkan kepada ketua.
C. Fungsi

1. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan guna memenuhi kebutuhan organisasi

Dewan Mahasiswa.
2. Memfasilitasi kebutuhan pembiayaan program kerja dan roda organisasi Dewan Mahasiswa.

3. Bersama Ketua dan Sekretaris merupakan Badan Pengurus Harian (BPH) atau pemegang
peran otoritas keuangan di dalam kepengurusan Dewan Mahasiswa.

4. Merumuskan dan mengusulkan segala peraturan organisasi di bidang administrasi keuangan
organisasi Dewan Mahasiswa untuk menjadi kebijakan organisasi.

D. Tugas Pokok Bendahara Organisasi Mahasiswa

1. Menyusun RKAT (Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan)
Terdapat dua hal yang perlu diperhatikan ketika penyusunan RKAT, antara lain :

a. RKAT berdasarkan program kerja baru dan memeriksa program kerja periode sebelumnya.

b. Penyesuaian antara program kerja lama dan baru dengan sumber anggaran

2. Menyimpan dan mengeluarkan uang untuk kebutuhan organisasi

Tugas seorang bendahara mempunyai kewajiban untuk mengeluarkan uang demi
kepentingan organisasi Departemen, Pengurus Asrama, UKM dan HMP. Di sini ada beberapa

hal yang perlu diperhatikan oleh bendahara.
a. Pengeluaran harus sesuai dengan program kerja

b. Melalui persetujuan Ketua Dema/Pemimpin Organisasi.







Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 2

3. Menyusun pembukuan untuk satu periode kepengurusan organisasi

Pembukuan yang dimaksud disini adalah aktifitas mencatat semua arus keuangan
yang terjadi di dalam organisasi Departemen, Pengurus Asrama, UKM di bawah naungan

Dewan Mahasiswa. Pencatatan dan pembukuan ini dimaksimalkan dilaksanakan secara

teratur agar segala pengeluaran anggaran bisa terpantau oleh Bendahara Pusat Dewan
Mahasiswa. Adapun tugas seorang bendahara di sini terdapat di dalam beberapa hal di bawah

ini :

a. Mengetahui segala transaksi keuangan.
b. Mengetahui siklus keuangan internal organisasi.

c. Sebagai bahan evaluasi
4. Mengelola bukti transaksi keuangan
Tugas seorang bendahara yang juga tak kalah penting adalah mengelola semua bukti

transaksi keuangan organisasi Departemen, Pengurus Asrama, UKM dan HMP. Mengelola
artinya menyimpan dengan baik dan jangan sampai bukti transaksi tersebut hilang atau rusak.,

bukti transaksi biasanya berwujud nota/kuitansi dsb. Bukti transaksi akan sangat berharga

karena memiliki manfaat sebagai :
a. Bukti transaksi berguna untuk penyusunan laporan keuangan

b. Bukti pihak/orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi
c. Berisi data transaksi mulai dari waktu hingga jumlah keuangan.




























Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 3

Prosedur Penyusunan RKAT


No Objek Penjelasan Keterangan

1. Kepala surat menunjukkan dari
lembaga mana RKAT tersebut
berasal/diajukan, dan juga
tahun pengajuan anggaran pada
periode 1 tahun kinerja




2. proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi, penentuan strategi,
kebijaksanaan dan program-
program strategik yang
diperlukan untuk tujuan-tujuan
tersebut dan penetapan metode-
metode yang diperlukan untuk
menjaga bahwa strategi dan
kebijaksanaan akan
diimplementasikan”.

3. program kerja adalah susunan
daftar kegiatan yang dirancang
untuk dilaksanakan dalam satu
periode kepengurusan.







4. Hasil
proses perencanaan berupa
daftar ketetapan tentang
langkah tindakan pada masa
depan
menyangkut kegiatan apa, siapa
pelaksananya, di mana, kapan
jadwalnya dan berapa sumber
daya yang akan digunakan,
serta pelbagai keterangan
mengenai tolok ukurnya, dalam
rangka mencapai hasil.








Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 4

5.

Target adalah suatu sasaran
yang ingin dicapai, di
mana sasaran tersebut
belum pernah dicapai
sebelumnya.







6.


Menjadi salah satu tanda
bahwa kegiatan tersebut
telah terlaksana seperti :
absensi kehadiran,
dokumentasi foto,
dokumentasi berita
maupun berupa laporan
keuangan



7.

Penanggung
jawab bertugas
memberikan bantuan moril
dan materiil pada rekan-
rekan/anggota organisasi
yang bertugas, serta
bertanggung jawab atas
kegiatan yang dilaksanakan
secara menyeluruh

8.


frekuensi yang dimaksud
adalah
seringnya kegiatan itu
dilaksanakan dalam
periode waktu tertentu.

















Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 5

9.



Satuan anggaran yaitu
komponen-komponen
biaya yang akan
direalisasikan dalam
sebuah kegiatan pada
kurun waktu tertentu

10.

Jumlah diartikan sebagai
nominal
dengan makna banyaknya
sesuatu, tentang bilangan
sebuah anggran yang
diajukan kemudian
dihimpun/dikumpul
menjadi satu.




































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 6

Prosedur Pengajuan Anggaran


Terdapat beberapa hal yang perlu untuk dicermati dan diperhatikan secara seksama
terkait dengan prosedural pengajuan anggaran, yaitu :

A. Alur Pengajuan Anggaran
1. Segala bentuk pengajuan anggaran bagi setiap ormawa (Departemen/Pengurus
Asrama/UKM) mutlak berada dibawah kewenangan Bendahara Dewan Mahasiswa.


2. Bendahara ormawa berkonsultasi dengan Bendahara Dewan Mahasiswa terkait dengan

kegiatan dan besaran anggaran yang akan diajukan untuk disesuaikan dengan RKAT yang
telah disahkan.


3. Bendahara ormawa membuat surat dan rincian pengajuan anggaran (dalam bentuk softfile)

untuk diperiksa dan dikoreksi oleh Bendahara Dewan Mahasiswa sebelum meminta
persetujuan dari Ketua Dewan Mahasiswa.


4. Bendahara ormawa menyerahkan berkas surat (softfile) yang telah dikoreksi kepada

Bendahara Dewan Mahasiswa.


5. Bendahara Dewan Mahasiswa meminta persetujuan surat pengajuan anggaran kepada
Ketua Dewan Mahasiswa


6. Bendahara Dewan Mahasiswa membawa berkas surat pengajuan anggaran ormawa untuk

diajukan kepada Staf BAUK (melampirkan hardfile RKAT).


7. Staf BAUK memeriksa dan mengoreksi berkas surat pengajuan anggaran ormawa untuk
disesuaiakan dengan RKAT yang tercantum, jika tidak terdapat kekeliruan maka berkas

surat pengajuan anggaran bisa untuk langsung diteruskan dan diajukan kepada Ka.Bag
Keuangan UNIDA Gontor.


8. Bendahara Dewan Mahasiswa membawa berkas surat pengajuan anggaran ormawa yang

telah diperiksa oleh Staf BAUK dan dilanjutkan dengan meminta persetujuan pengesahan
anggaran dari Kepala BAUK UNIDA Gontor.


9. Setelah mendapatkan persetujuan Kepala BAUK, Bendahara Dewan Mahasiswa meminta

persetujuan Wakil Rektor II apabila sumber anggaran non RKAT.

10. Setelah mendapatkan persetujuan semua pihak, anggaran dapat dicairkan di Kantor BAUK

Unida Gontor.




Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 7

B. Format Kepenulisan

1. Penulisan surat menggunakan software Microsoft Office yaitu Aplikasi Microsoft Word dan
Microsoft Excel

2. Surat hantaran pengajuan anggaran diketik menggunakan microsoft word sedangkan rincian
pengajuan anggaran berisi item/barang diketik menggunakan microsoft excel;

3. Jenis kertas yang digunakan untuk menulis surat pengajuan anggararan adalah HVS 70
gram, berwarna putih berukuran A4 (21x29,7 cm);

4. Penulisan surat menggunakan jenis font Times New Roman dengan ukuran font adalah 12
pt dan menggunakan spasi 1,5;


5. Batas margin yang digunakan pada tepi kiri,kanan dan bawah adalah 3 cm dan tepi atas
adalah 5 cm;

6. Special indent untuk setiap awal alinea adalah 1,27 cm dari batas tepi masing – masing
paragraf;

7. Penulisan surat yang dicetak tebal (Ctrl+B) terdapat dalam bagian :

a. Perihal surat

b. Nama Wakil Rektor II dan Kepala Bagian Keuangan (Ka.Bag) Unida Gontor


c. Nama Departemen/Pengurus Asrama/UKM dan HMP

d. Nama kegiatan atau tujuan dari surat pengajuan anggaran

e. Nominal pengajuan anggaran (dalam penulisan terbilang dan nominal atau angka)

8. Surat pengajuan anggaran digandakan sebanyak 3 eksemplar diserahkan kepada :


a. 1 eksemplar (asli) untuk Biro Administrasi Keuangan (BAUK)

b. 1 eksemplar untuk Bendahara Dewan Mahasiswa

c. 1 eksemplar untuk dokumentasi dari masing – masing Departemen/Pengurus
Asrama/UKM dan HMP

9. Komponen dari surat pengajuan anggaran terdiri dari :


a. Halaman Pertama adalah surat hantaran dan isi surat

b. Halaman dua adalah lampiran surat (1) yang terdiri rekapitulasi pengeluaran anggaran

c. Halaman ketiga dan seterusnya adalah lampiran surat (2-dst) yang terdiri dari rincian
pengajuan anggaran.






Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 8

C. Komponen Surat


HANTARAN SURAT


1







2
9
3 CM
3





3 CM

4








5


6






7











8













3 CM





Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 9

LAMPIRAN SURAT (1)













10



















11




















































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 10

LAMPIRAN SURAT (2)
























12














13










































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 11

Keterangan Komponen Surat


No Nama Bagian Penjelasan
Melalui keputusan dan musyawarah bersama internal BPH bahwa
1 Kop Surat penggunaan kop surat disetiap pengajuan anggaran wajib disamakan
dan diseragamkan menggunakan kop Dewan Mahasiswa dan berlaku
untuk seluruh organisasi mahasiswa.
2 Perihal Surat Terdiri dari nomor dan kode surat, jumlah lampiran dalam surat serta
perihal surat tersebut.

3 Alamat Surat Ditujukan kepada Kepala Bagian Keuangan Unida Gontor* jika
sumber dana berasal dari RKAT dan ditujukan kepada Wakil Rektor
II Unida Gontor* jika sumber dana berasal dari luar RKAT.


Bagian pertama diawali dengan salam dan berisi tentang nama dari
organisasi mahasiswa yang mengajukan anggaran
4 Isi Surat
Bagian kedua berisi tentang nama kegiatan yang diajukan
Bagian ketiga berisi tentang besaran nominal pengajuan anggaran
dalam bentuk rupiah dan diakhir dengan salam
5 Nama Ormawa Wajib mencantumkan nama identitas dari bagian organisasi
mahasiswa yang mengajukan anggaran (Departemen/Pengurus
Asrama/UKM/)

6 Tempat dan Waktu Berisi tentang tempat,tanggal bulan dan tahun saat pembuatan surat
Pengajuan (Hijriah dan Miladiyah)


7 Berisi kolom persetujuan pengajuan anggaran yang telah di tanda
TTD Pengajuan tangani oleh Ketua DEMA yang membawahi masing – masing
ormawa

8 TTD Persetujuan Kolom ini menyesuaikan dengan alamat yang dituju pada awal surat


9 Bukti Pemeriksaan (Wajib) Setiap surat pengajuan anggaran yang telah diperiksa oleh BAUK
akan mendapatkan tanda/cap/stempel pemeriksaan

10 Identitas Lampiran Ditulis berdasarkan nama masing – masing ormawa dan nama
kegiaatan yang akan diajukan ke DEMA dan BAUK

11 Tabel Rekapitulasi Tabel dalam data excel yang dipegang oleh Bendahara Dema yang
berisi rekapitulasi pengeluaran anggaran secara umum


Terdiri dari data excel yang berisi Nama Barang, Volume, Satuan,
12 Lampiran Pengajuan
Harga Satuan, Total Harga

Pemeriksa Anggaran Mencantumkan kolom persetujuan yang telah di periksa oleh bagian
13
(Wajib) dari Staf Keuangan.




Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 12

D. Template Surat






















































































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 13

LAMPIRAN SURAT (1)
























































































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 14

LAMPIRAN SURAT (2)
























































































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 15

LAMPIRAN SURAT (3)
























































































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 16

Prosedur Laporan Keuangan


Terdapat beberapa hal yang perlu untuk dicermati dan diperhatikan secara seksama
terkait dengan prosedural laporan keuangan, yaitu :

A. Alur Laporan Keuangan
1. Segala bentuk laporan keuangan bagi setiap ormawa (Departemen/Pengurus
Asrama/UKM) mutlak berada dalam tanggung jawab yang bersangkutan.


2. Segala bentuk bukti transaksi keuangan harap untuk disimpan kemudian bendahara

ormawa merekap seluruh pengeluaran.


3. Bendahara ormawa menyusun laporan keuangan dalam bentuk file excel kemudian
mengumpulkannya kepada Bendahara Dewan Mahasiswa (softfile)


4. Bendahara Dewan Mahasiswa mengecek sekaligus mengoreksi rekapitulasi laporan

keuangan Ormawa tiap bagiannya.


5. Jika tidak terjadi kesalahan di dalam menyusun rekapitulasi laporan keuangan, maka
Bendahara ormawa wajib mengumpulkan berkas nota asli kepada Dewan Mahasiswa.


6. Bendahara Dewan Mahasiswa menyusun berkas laporan keuangan seluruh Organisasi


































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 17

B. Format Kepenulisan


1. Penulisan surat menggunakan software Microsoft Office yaitu Microsoft Word dan
Microsoft Excel

2. Surat hantaran laporan keuangan diketik menggunakan microsoft word sedangkan rincian
pengeluaran anggaran berisi item/barang yang telah dibelanjakan diinput ke dalam
microsoft excel;

3. Jenis kertas yang digunakan untuk menempel bukti transaksi pembayaran (nota,kwitansi)
menggunakan kertas HVS 70 gram, berwarna putih berukuran A4 (bukan kertas bekas);

4. Penulisan surat yang dicetak tebal (Ctrl+B) terdapat dalam bagian :


a. Perihal surat (Nomor, Lampiran, Perihal)

b. Nama Wakil Rektor II Unida Gontor

c. Nama Departemen/Pengurus Asrama/UKM dan HMP

d. Nama kegiatan atau tujuan dari surat laporan keuangan

e. Nominal pengajuan anggaran (dalam penulisan terbilang dan nominal atau angka)


5. Surat pengajuan anggaran digandakan sebanyak 3 eksemplar diserahkan kepada :

a. 1 eksemplar (asli) untuk Biro Administrasi Keuangan (BAUK)

b. 1 eksemplar untuk Bendahara Dewan Mahasiswa

c. 1 eksemplar untuk dokumentasi dari masing – masing Departemen/Pengurus
Asrama/UKM dan HMP


6. Komponen dari surat laporan keuangan terdiri dari :

a. Halaman pertama adalah surat hantaran dan isi surat.

b. Halaman dua adalah lampiran surat (1) yang terdiri rekapitulasi pengeluaran anggaran.

c. Halaman ketiga dan seterusnya adalah lampiran surat (2-dst) yang terdiri dari rincian
pengeluaran anggaran.
















Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 18

C. Template Surat Laporan Keuangan























































































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 19

Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 20

Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 21

Ketentuan Administrasi


1. Uang yang diberikan oleh BAUK adalah bersifat pinjaman dan sementara, maka setiap yang
ormawa wajib melaporkannya dalam bentuk laporan keuangan

2. Dilarang berbelanja di warung-warung, toko, market yang termasuk ke dalam kategori
radius kurang dari 3 KM di sekitar lingkungan Pondok dan Universitas.

3. Dilarang berbelanja di market – market ataupun supermarket konvensional dan bertentangan
dengan nilai Pondok ( Indomaret, Alfamart dan sejenisnya).

4. Sangat dianjurkan berbelanja di unit – unit usaha Pondok dan Market yang dimiliki oleh
ormas Islam.


5. Dilarang membelanjakan sesuatu di luar kebutuhan yang tercantum dalam surat pengajuan
anggaran.

6. Nota dianggap tidak SAH, apabila :

a. Tidak menunjukan identitas yang jelas seperti nama toko, waktu terjadinya transaksi
pembelian, item atau barang yang di beli, dsb.

b. Bukan berbentuk nota resmi seperti sobekan kertas, nota yang difoto, nota hasil
screenshoot.

c. Bukan merupakan nota asli seperti nota scan,nota berbentuk softfile.


d. Jumlah total nominal yang tidak sesuai dengan jumlah barang ataupun sebaliknya.

7. Tidak ada penggantian anggaran setelah selesainya suatu acara atau kegiatan.



























Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 22

Ketentuan Umum Persetujuan


Wakil Rektor II UNIDA Gontor Kepala Bagian Keuangan UNIDA Gontor

Al Ustadz Dr. H. Setiawan Bin Lahuri, M.A Al Ustadz M.Zen Nasrudin Fajri,M.Ec




Kode Surat Pengajuan Anggaran Kode Surat Laporan Keuangan

Permohonan (i) Laporan Umum (w)




Unit Departemen Dewan Mahasiswa


No Persetujuan Penanggung Jawab

1 Ketua Dewan Mahasiswa Nur Alamsyah


2 Bendahara Muhammad Dahril Yusuf

Agung Purnomo Djati




Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Dewan Mahasiswa

No Persetujuan Penanggung Jawab

1 Ketua Dewan Mahasiswa Fahmi Akhyar Al-Farabi


2 Bendahara Ahmad Adhan

Wildan Akbar Hidayatullah




Unit Pengurus Asrama Dewan Mahasiswa

No Persertujuan Penanggung Jawab


1 Ketua Dewan Mahasiswa Fatan Faqihul Wafa

Agung Purnomo Djati
2 Bendahara
Wildan Akbar Hidayatullah







Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 23

Modus Microsoft Excel


A. Standarisasi Format Pengajuan Anggaran










Terdiri dari :


1. Nomor 4. Satuan

2. Nama Barang 5. Harga

3. Volume 6. Jumlah

B. Standarisasi Format Laporan Keuangan











Terdiri dari :

1. Nomor 6. Volume

2. Tgl/Bln 7. Satuan

3. Nama Toko 8. Harga


4. Nomor Nota 9. Jumlah

5. Nama Barang 10. Total




















Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 24

C. Rumus Dasar Excel

1. Pengaturan Format Tanggal

Langkah - Langkah






Blok pada kolom yang akan diberikan format
1
pengaturan tanggal seperti pada contoh gambar
di samping









Klik kanan pada mouse atau papan kursor >
setelah muncul dalam tampilan layar seperti
2 gambar di samping > klik format cell













Klik Format Cell > Klik Type > Klik Location >
3 Pilih Indonesia > OK











Tampilan akan seperti pada gambar disamping
4
jika format tanggal telah sesuai











Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 25

2. Pengaturan Border & Batas Border


Langkah - Langkah


Klik Bottom Border pada barisan Bar Font >
1 Klik Bottom Border satu kali pada mouse /
papan kursor









Setelah tampilan muncul seperti pada gambar
2
> klik All Border










3 Klik Bottom Border > Pilih Thick Box Border



Khusus untuk penamaan sub bagian dibuat
dengan menambahkan double border di
bawahnya,
4
Klik Bottom Border pada kiri mouse / papan

kursor > pilih Bottom Double Border








5


Tampilan akan seperti gambar di atas jika format telah sesuai dengan
pengaturan border














Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 26

3. Pengaturan Format Rupiah (Rp)


Langkah - Langkah







Blok kolom yang akan diberikan format
1 pengaturan rupiah seperti pada contoh gambar
di samping















Klik kanan pada mouse atau papan kursor >
2 setelah muncul dalam tampilan layar seperti
gambar di samping > klik format cell























3






Setelah muncul dalam tampilan Format Cell langkah selanjutnya adalah

Pilih Number > klik Accounting > pilih Decimal Place (2 Digit) > klik
Symbols > pilih Rp Indonesia > OK







Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 27

4. Cara menghitung jumlah dan harga total suatu barang / nota


Langkah - Langkah









1 1. Setiap pengoperasian hitung dalam Ms. Excel harus diawali dengan
rumus (=)

2. Kode untuk menghitung jumlah dalam suatu cell adalah (SUM)

3. Kode rumus untuk perkalian adalah simbol (*), penjumlahan simbol (+),
pengurangan simbol (-) dan pembagian simbol (/)

Langkah – langkah menghitung operasi jumlah harga total dalam suatu cell :


a. Letakan kursor pada Column Jumlah > masukan rumus = lalu SUM >
buka kurung

b. Klik cell yang akan dikalikan (F4) pada Column Volume > masukan
rumus perkalian (*) > klik cell yang akan dikalikan (H4) pada Column
Harga > Tutup Kurung > Enter

c. Hasil dari perkalian akan langsung terlihat


Untuk menghitung seluruh jumlah harga
keseluruhan dalam suatu kolom adalah letakan

kursor di pojok kanan bawah pada Column

Jumlah hingga muncul simbol (+) lalu tarik
2
kursor tersebut ke arah bawah sampai muncul

garis putus – putus lalu sampai dengan baris

cell yang ingin dihitung total jumlah

harganya.




Jika format sudah benar, maka tampilan dari

3 hasil operasi hitung akan seperti gambang
disamping.








Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 28

Lampiran – Lampiran


1. Contoh Nota Tidak SAH








































Nota dianggap tidak SAH
Nota dianggap tidak SAH jika Nota dianggap tidak SAH apabila
apabila berbentuk screen
berbentuk hasil scanning berbentuk foto dari nota asli
shoot




































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 29

Nota dianggap tidak SAH apabila berbelanja
Nota dianggap tidak SAH apabila tidak
dalam zona radius 3 KM dari lingkungan
menunjukan identitas yang jelas
Pondok





























Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 30

2. Contoh penyusunan nota yang baik dan benar dan nota disusun secara Vertikal





















































































Dewan Mahasiswa Universitas Darussalam Gontor Kampus Pusat Siman 1443 H/2021 M 31