F020D196-2798-4590-B15A-B3F179222ADB

เทคโนโลยีสารสนเทศ
ที่เกี่ยวกับงานในสำนักงาน

จัดทำโดย

นางสาวประภัสสร ไชยมงคล เลขที่ 13
ปวส. 2 สาขาการจัดการสำนักงาน

วิชา เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการสำนักงาน
รหัสวิชา 30216-2101

ความหมายของงานสำนักงาน

การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การ
ธุรกิจ ประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ
ประเภทผลิตสินค้า ขายสินค้า หรือธุรกิจให้บริการ งานสำนักงาน
มักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่ เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุน

การทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น

วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

เพื่อปรับปรุงระบบงานให้ทัน บริการได้รวดเร็ว สะดวกแก่ผู้ที่มา ให้มีความเชื่อถือขององค์กร เมื่อ
สมัย เพราะระบบของการ ใช้บริการ จะได้เป็นที่ประทับใจ องค์กรใดสามารถสร้างความเชื่อถือ
ทำงานจะต้องมีการปรับปรุง เช่น การบริการเสร็จ ณ จุดเดียว ให้แก่องค์กร ทั้ง บุคลากรภายใน
และพัฒนาอยู่เสมอ และภายนอกก็จะมีความสุข

บทบาทของสำนักงาน

หน้าที่ของและบทบาทของสำนักงานในแต่ละแห่งมีความแตกต่างกันตาม
แต่ประเภทของงาน แต่ส่วนใหญ่แล้วหน่วยงานภายในองค์การดำเนิน
การเกี่ยวกับงานสารสนเทศขององค์กร เกี่ยวข้องกับงานการวางแผน
การควบคุมดำเนินการ ให้บริการเกี่ยวกับสารสนเทศทุกชนิดขององค์กร
และบริการสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้ส่วนงานทั้งหมด
ขององค์กร เพื่อให้ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเภทของสำนักงาน

งานระเบียน (Recording) เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสารต่าง
ซึ่งเป็นหลักฐานในการทำงานและปฏิบัติงานรวมทั้งเป็นบันทึกหรือรายงาน
ที่ได้จัดทำขึ้นงานระเบียนเป็นงานส่วนใหญ่ของสำนักงานซึ่งทำกันโดย

ทั่วไป ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับบัญชี การซื้อ การขาย รายชื่อลูกค้า
พนักงาน เป็นต้น

ประเภทของสำนักงาน

เพิ่มงานคำนวณ (Calculating) เป็นงานที่สำคัญอีกชนิดหนึ่งของ
สำนักงานมีมากมายหลายอย่างหลายประเภทด้วยกันได้แก่งานทางด้าน

สถิตงานการวิเคราะห์ตัวเลขต่าง ๆ การเปรียบเทียบข้อมูลต่าง ๆ
การคิดเงินเดือน ค่าจ้าง เป็นต้นหัวเรื่องย่อย

ประเภทของสำนักงาน

งานจัดเก็บเอกสาร (Filling) เป็นงานที่นำเอาเอกสารต่าง ๆ ที่จัดทำขึ้น
ในส่วนของงานระเบียนและงานอื่น ๆ ที่เป็นลักษณะของเอกสารที่เก็บ

รักษาเอาไว้เพื่อนำไปใช้ประโยชน์อื่น ๆ ต่อไปในอนาคต

ประเภทของสำนักงาน

งานติดต่อ (Communication) เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยน
ความรู้และความคิดเห็นต่าง ๆระหว่างบุคคลในสำนักงานองค์กรต่าง ๆ

เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินการ

ประสานงาน แบ่งออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน คือ
งานติดต่อภายในคือการแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นระหว่างกัน
ภายในสำนักงานได้แก่ การประชุม การออกคำสั่งการบันทึก
งานติดต่อภายนอก คือการแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นระหว่าง
สมาชิกของสำนักงานบุคคลภายนอก ได้แก่ การออกใบสั่งซื้อสินค้า

การเสนอราคาสินค้า การตอบโต้จดหมายต่าง ๆ เป็นต้น

ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ

- ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ
หรือเหตุการณ์ข้อมูลอาจจะเป็นทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง ภาพนิ่ง ภาพกราฟฟิก

- สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลแล้วเพื่อใช้ประโยชน์
ในการปฎิบัติงาน หรือตัดสินใจเพื่อสนับสนุนในงานที่เกี่ยวข้อง

การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศนั้นเป็นการประยุกต์เทคโนโลยี
สารสนเทศในด้านการจัดเก็บ การผลิตและการสืบค้น

ข้อมูลและสารสนเทศ

บทบาทสำคัญของระบบสารสนเทศ

1.เพิ่มผลผลิตให้องค์กรด้วยการลดต้นทุน
2.ปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการให้ดีขึ้น
3.สร้างศักยภาพในการแข่งขันกับคู่แข่ง
4.ทำให้องค์กรดำเนินงานได้ตามกลยุทธ์
5.สามารถปฏิรูปหรือปรับระบบองค์กรได้
6.ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพผลมากขึ้น
7.สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า
8.สามารถเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
9.ช่วยปรับปรุงความสร้างสรรค์และวัตกรรมต่าง ๆ

การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในสำนักงานด้านต่าง ๆ

การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศและระบบ
สารสนเทศในองค์กรนั้นอาจกระทำได้หลายแบบ
ขึ้นอยู่กับความคิดสร้างสรรค์ของผู้ที่นำมาประยุกต์ใช้

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ประกอบไปด้วย
สารสนเทศหลัก 6 ส่วน คือ

1.ฮาร์ดแวร์ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์
และอุปกรณ์ต่อพ่วงชนิดต่าง ๆ
เช่น แป้นพิมพ์ เมาส์

2.ซอฟต์แวร์ หมายถึง ชุดคำสางหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ควบคุม
และสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ

3.ข้อมูลและสารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการให้คอมพิวเตอร์
ประมวลผล โดยข้อมูลจะประกอบไปด้วยตัวเลข ข้อความ รูปภาพ

4.ผู้ใช้ หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ทำหน้าที่ในการป้อนข้อมูล
เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์

5.กระบวนการทำงาน หมายถึง ขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้สารสนเทศจากการ
ประมวลผลข้อมูลบนระบบคอมพิวเตอร์

6.บุคลากรทางสารสนเทศ หมายถึง บุคคลหรือ กลุ่มบุคคลที่มีส่วน
เกี่ยวข้องกับการจัดการระบบคอมพิวเตอร์ให้ทำงานได้อย่างมี
ประสิทธิภาพ