KARANGAN JENIS SURAT KIRIMAN RASMI

KARANGAN JENIS SURAT KIRIMAN RASMI

Panduan Mengarang ke Arah Berjaya!!

1. Surat kiriman rasmi bersifat formal.
2. Apabila menulis surat ini bahasa yang baku serta ejaan dan tanda

bacaan yang betul perlu digunakan.
3. Bahasa yang mudah, tepat, padat, serta bukan bahasa kreatif digunakan

untuk penulisan surat kiriman rasmi.
4. Surat kiriman rasmi mempunyai pelbagai bentuk dan jenis.
5. Antara jenis surat kiriman rasmi termasuklah:

a. surat undangan – Surat yang ditulis untuk mengundang seseorang
menghadiri majlis-majlis rasmi. Antaranya majlis penyampaian
hadiah, majlis perasmian, dan majlis pelancaran.

b. surat permohonan – Surat yang ditulis bertujuan memohon
pertimbangan seperti memohon jawatan atau mendapatkan
sumbangan seperti bantuan biasiswa dan lain-lain.

c. surat rayuan – Surat rayuan lazimnya ditulis sebagai susulan
kepada surat permohonan setelah permohonan tersebut gagal
mendapat pertimbangan. Laras bahasa surat rayuan adalah lebih
lembut dan lebih mengharap.

d. surat aduan – Surat yang ditujukan kepada pihak berkuasa tertentu
untuk melaporkan sesuatu masalah yang dihadapi. Biasanya
kandungan surat ini turut memohon pihak berkuasa tersebut
mengambil apa-apa tindkan yang sewajarnya.

e. surat bantahan – Surat bantahan dikemukakan dalam nada yang
lebih keras kerana tidak bersetuju terhadap sesuatu isu. Surat
bantahan juga kebiasaanya ditulis sebagai susulan setelah semua
aduan tidak mendapat perhatian pihak berkuasa.

f. surat cadangan – Surat cadangan merupakan usulan kepada pihak
berkenaan bagi menyampaikan sesuatu hasrat, pendapat, dan
cadangan. Dalam surat ini, beberapa idea baru akan dikemukakan
demi menjayakan sesuatu matlamat.

6. Dalam penulisan surat kiriman rasmi, anda perlulah mematuhi format
khusus yang telah ditetapkan.

7. Bezakan penulisan surat ini daripada penulisan surat kiriman tidak rasmi
terutamanya dari segi letaknya alamat, tarikh, dan tandatangan.

SAMPEL SOALAN SPM

Anda Pengerusi Badan Pengawas Sekolah. Anda bercadang untuk mengadakan kursus
motivasi dan kepimpinan kepada pengawas-pengawas. Bagi membiayai perbelanjaan

kursus, anda bercadang untuk memohon penajaan daripada beberapa buah syarikat
korporat. Tulis surat anda itu selengkapnya.

Perincian Rangka Karangan

Perengan Jenis Pendahuluan
Pendahuluan
Badan Pengawas Sekolah Menengah Kebangsaan Seri
Perengan
Isi 1 Mutiara, ingin memohon penajaan untuk menjayakan

Isi 2 Kursus Kepimpinan Pengawas

Isi 3 Isi Huraian Contoh Kesimpulan

Isi 4 Pihak yang Pihak Exco Tarikh : 16 -

Isi 5 menganjurkan Kepimpinan Julai 2020

kursus Pengawas hingga 18

Julai 2020,

tempat :

Pusat

Motivasi

Peserta yang Pengawas- 20 orang Mengharapkan

akan pengawas pengawas pihak

menghadiri baru, baru, 10 organisasi

kursus kepimpinan pengawas akan

badan lama, lima memberikan

pengawas orang tajaan

guru, lima

orang

fasilitator

Objektif Terdiri Aspek Mendidik para

utama kursus daripada mental dan pengawas agar

: tiga asek emosi- bersedia

mendedahkan utama, iaitu pengawas dengan apa-

para mental, akan diuji apa jua

pengawas fizikal dan daya cabaran

dengan emosi berfikir,

pelbagai aspek
cabaran fizikal –

menguji

daya

ketahanan

fizikal

Pemilihan Amat Lokasinya Memupuk

lokasi kursus bersesuaian jauhdi jiwa peserta

iaitu Pusat dengan kawasan agar sensitive

Motivasi modul pedalaman, terhadap

aktiviti suasana alaam sekitar

yang bakal alam

Sumber dijalankan semula jadi Selain,
Sumbangan PIBG –

pembiayaan daripada RM 1 000, syarikat ini,
kursus – pihak
PIBG, jualan syarikat turut
gerai – RM berminat

jumlah RM 7 aktiviti 2 000, menyumbang

000 jualan gerai, bakinya dana

sumbangan sumbangan

syarikat syarikat

swasta swasta

Perengan Cadangan/ Harapan/ Kesimpulan
Penutup
Kursus bakal memberikan natijah yang baik kepada peserta

- berkeyakinan bahawa syarikat akan menyumbang dana

mencatatkan nama syarikat dalam sijil.

Format Surat Kiriman Rasmi

a) Alamat pengirim – ditulis di bahagian atas sebelah kiri surat.
b) Garis lurus – mendatar dari kiri ke kanan dibuat di bahagian alamat pengirim.
c) Nama dan alamat penerima - sama ada individu atau jawatan dalam sesuatu organisasi

ditulis di bawah garis lurus, iaitu di bahagian kiri surat.
d) Tarikh – surat ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris terakhir alamat

penerima.
e) Kata panggilan hormat – atau kata penghadapan (gelaran) untuk penerima surat

seperti Tuan, Puan, Datuk, Tan sri, dan lain-lain mengikut kesesuaian ditulis di bawah
alamat penerima.
f) Tajuk/perkara- ditulis selepas kata penggilan hormat.
g) Perengan pendahuluan – surat dimulakan dari bahagian tepi surat. Perenggan ini tidak
perlu diberikan nombor.
h) Perenggan kedua dan seterusnya perlu diberikan nombor serta tanda titik (.).
Permulaan ayat ditulis ke dalam sedikit. Bagi perenggan yang mempunyai pecahan,
gunakanlah huruf abjad (a), (b), (c), dan seterusnya.
i) Perenggan penutup – dimulakan dari bahagian tepi surat dan tidak diberikan nombor.
Perenggan ini kebiasaannya mengandung ucapan penghargaan dan terima kasih
j) Pengakuan pengirim, misalnya Yang benar dan Yang menjalankan tugas ditulis di
sebelah kiri surat selepas perenggan penutup.
k) Tandatangan diletakkan di bahagian kiri surat selepas pengakuan pengirim.
l) Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan diletakkan di dalam kurungan. Nama
jawatan disertakan di bawah nama pengirim.

Sebagai Pengerusi badan beruniform di sekolah, anda merancang untuk mengadakan
Perkhemahan Jati Diri Pelajar. Perkhemahan tersebut akan diadakan di suatu tapak
rekreasi milik Majlis Daerah Kerajaan Tempatan. Kemukakan permohonan kepada
pihak berkenaan dengan menyatakan alasan- alasan yang sesuai tentang pemilihan
tapak tersebut.
Tulis surat anda itu selengkapnya (tulis sebuah surat yang panjangnya tidak kurang
daripada 180 patah perkataan.