Panduan Penginputan E-Kontrak 1
Panduan Penginputan E-Kontrak ii LEMBAR PENGESAHAN Judul Aktualisasi :Pembuatan E-Book Panduan Penginputan E-Kontrak Pada Pengadaan Barang dan Jasa Kabupaten Sikka. Nama : Regina Bule, S.Tr.Ak NIP : 19970119 202203 2 013 Jabatan : Ahli Pertama – Pengelolah Pengadaan Barang / Jasa Unit Kerja : Bagian Pengadaan Barang dan Jasa pada Sekretaris Daerah Pemerintah Kabupaten Sikka. Maumere, ….April 2023 Disetujui Oleh : Penulis Kepala Bagian Pengadaan Barang dan jasa Pemerintah Kabupaten Sikka Regina Bule, S.Tr.Ak Yohanes R. Maswari, S.T.,M.T NIP. 199701192 202203 2 013 NIP. 19750710 200212 1 012
Panduan Penginputan E-Kontrak iii DAFTAR ISI Halaman Judul. ............................................................................................................................... i Lembar Pengesahan ........................................................................................................................2 Daftar Isi......................................................................................................................................... 3 Pendahuluan.................................................................................................................................... 4 Pembuatan Dokumen E-Kontrak .................................................................................................... 5
Panduan Penginputan E-Kontrak iv
Panduan Penginputan E-Kontrak 5 Pembuatan Dokumen E-kontrak 1. Login Masuk Ke Aplikasi SPSE 1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mendapatkan kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke Aplikasi SPSE setelah dibuatkan akun oleh Admin Agensi.PPK dapat mengakses aplikasi SPSE dengan membuka URL http://lpse.kabsikka.go.id/eproc4/ kemudian Klik tombol“Login”yang ada diujung 2) Masuk sebagai Non Penyedia, kemudian masukkan“Username”,“Password”dan “kode keamanan” lalu klik“Login”
Panduan Penginputan E-Kontrak 6 3) Setelah berhasil masuk ke aplikasi SPSE, akan tampil halaman beranda yang menampilkan daftar paket seperti gambar berikut ini,lalu pilih opsi“e-kontrak” pada nama tender yang akan dibuat dokumen kontrak. Masukan Username dan Password Masukan Kode keamanan Klik Login
Panduan Penginputan E-Kontrak 7 Klik Tambah SPPBJ 2. Membuat Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPBJ) 1) Pilih Buat SPPBJ dalam e-kontrak. Dokumen yang telah dicetak dan ditandatangani kemudian di-scan untuk selanjutnya di-upload kembali ke system. 2) Isi semua data yang kosong kemudian simpan Isi Kota SPPBJ Isi Jabatan PPK Isi Kota SPPBJ Isi Tanggal SPPBJ Isi nomor SPPBJ
Panduan Penginputan E-Kontrak 8 Klik Simpan jika sudah Isi Jaminan Pelaksanan jika ada Klik Simpan Isi Semua Form 3) Jika SPPBJ sudah berhasil disimpan, maka akan muncul button ‟Kirim‟yang digunakan untuk mengirimkan undangan berkontrak kepada penyedia yang terpilih 4) Isi semua informasi undangan berkontrak untuk penyedia,Kemudian klik„Kirim‟. Kirim Undangan
Panduan Penginputan E-Kontrak 9 Cetak SPPBJ Kirim Pengumuman Upload SPPBJ yang telah dicetak 5) Jika data SPPBJ sudah disimpan akan muncul pilihan“cetak”dokumen SPPBJ, lalu upload dodokumen SPPBJ yang telah didownload dan kirimkan kepada penyedia. 6) Berikut adalah contoh dokumen SPPBJ yang telah dicetak
Panduan Penginputan E-Kontrak 10 Isi Lingkup Pekerjaan 1. Membuat Kontrak 1) Pilih“Kontrak”dalam e-kontrak,input semua data dalam surat kontrak kemudian simpan dan cetak dokumen kontrak. 2) Isikan semua data yang diminta, jika isian sudah sesuai klik“Simpan”. Klik Kontrak
Panduan Penginputan E-Kontrak 11 Isi Form Kontrak Isi Identitas PPK Isi Nilai Produk Dalam Negri Upload dokumen Kontrak Cetak dokumen Kontrak Isi Identitas Penyedia Isi Nama Bank dan Rekening Penyedia Klik Simpan
Panduan Penginputan E-Kontrak 12 Klik SPK 3) Berikut adalah contoh dokumen Kontrak yang telah dicetak. 2. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) 1) SPK digunakan untuk pengadaan barang dan jasa non-tender. Pilih SPK dalam ekontrak.Dokumen yang telah dicetak dan ditandatangani kemudian di-scan untuk selanjutnya di-upload kembali kesystem.
Panduan Penginputan E-Kontrak 13 Isi Data Pihak Kedua KlikSimpan Upload dokumen yang telah dicetak Isi waktu Penyelesaian Pekerjaan IsiNo,Tanggal,danKotaSPK 2) Isikan semua data yang diminta. Jika isian sudah sesuai klik“Simpan”. Isi No, Tanggal, dan Kota SPK
Panduan Penginputan E-Kontrak 14 3) Berikut adalah contoh dokumen Kontrak yang telah dicetak.
Panduan Penginputan E-Kontrak 15 Klik Simpan Pilih Cara Pembayaran Upload File SSKK Klik SPP 5. Membuat Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK) Setelah membuat Kontrak untuk paket tender atau SPK untuk paket non tender, selanjutnya PPK menginput SKKK. Upload file SSKK dan pilih cara pembayaran lalu pilih“Simpan”. 6. Membuat Surat Perintah Pengiriman (SPP) 1) Jika pengadaan barang, maka PPK mengisikan Surat Perintah Pengiriman,Pilih SPP, lalu buat SPP.
Panduan Penginputan E-Kontrak 16 Isi Formulir SPP Kliksimpan Isi Data Pihak Kedua 2) Isikan semua data yang diminta. Jika isian sudah sesuai klik “Simpan”.
Panduan Penginputan E-Kontrak 17 Pilih Rincian Barang Klik Simpan Pilih Cetak Pilih Upload 3) Setelah data disimpan maka akan muncul kotak dialog“Rincian Barang”. Pilih kotak dialog tersebut lalu cek kembali apakah data sudah benar lalu klik “Simpan”. 4). Berikut adalah contoh rincian barang yang harus dikirim oleh penyedia. 5) Setelah kembali kehalaman sebelumnya,pilih“Cetak” untuk mencetak dokumen surat pesanan. PPK dapat upload surat perintah pengiriman yang sudah ditandatangani. Dengan klik“Upload”
Panduan Penginputan E-Kontrak 18 6) Berikut adalah contoh dokumen Surat Pesanan yang telah dicetak.
Panduan Penginputan E-Kontrak 19 Isi Form SPMK Simpan dan cetak SPMK Upload Setelah cetak dan ttd Isi Data Pihak Kedua 7. Membuat Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) 1) Jika pengadaan selain barang (konstruksi,konsultansi dan jasalainnya) maka PPK mengisikan SPMK. Isikan semua data yang diperlukan lalu klik“Simpan”dan“Cetak”untuk mencetak dokumen SPMK. PPK dapat mengupload dokumen SPMK yang telah ditandatangani dengan klik“Upload”
Panduan Penginputan E-Kontrak 20 2) Berikut adalah contoh dokumen Surat Perintah Mulai Kerja yang telah dicetak.
Panduan Penginputan E-Kontrak 21 Pilih Pembayaran Klik BAST & BAP Isi Progres Isi Pihak Pertama 8. Membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Berita Acara Pembayaran (BAP) 1) Pada halaman e-kontrak pilih “Pembayaran” 2) Isikan progress fisik pekerjaan kemudian pilih “BAST&BAP” 3) Isikan semua data yang diperlukan lalu klik“Simpan”dan“Cetak”untuk mencetak dokumen BAP & BAST.
Panduan Penginputan E-Kontrak 22 Klik Simpan Isi BAP Isi BAST Isi Pihak Kedua Upload BAP Cetak BAST dan BAP Upload BAST 4) Jika data BAST dan BAP sudah tersimpan, maka akan muncul button„Cetak BAST‟ dan Cetak BAP‟ yang dapat digunakan untuk mencetak dokumen BAST dan BAP dalam bentuk PDF. PPK dapat upload dokumen cetak BAST dan BAP yang sudah ditandatangani.
Panduan Penginputan E-Kontrak 23 5) Berikut adalah contoh dokumen Berita Acara SerahTerima yang telah dicetak
Panduan Penginputan E-Kontrak 24 Untuk paket pekerjaan yang terjadi pemutusan kontrak maka nilai yang muncul pada penilan kinerja dengan sendiri nol PPK diharapkan untuk menginput progress pembayaran sudah berapa persen yang telah dibayarkan Berikut tampilan pada aplikasi SIKaP untuk penyedia yang putus kontrak
Panduan Penginputan E-Kontrak 25