1 MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KALI KEDUA KOPERASI SULOH BUDIMAN BERHAD Tarikh : 11 MAC 2023 Masa : 10.00 PAGI Tempat : DALAM TALIAN – GOOGLE MEET Kehadiran : 28 ORANG PENDAHULUAN a) AGENDA 1: Melantik pengerusi mesyuarat Pengerusi Koperasi Suloh Budiman Berhad (KSBB002) memaklumkan jumlah kehadiran adalah seramai 28 orang. Beliau memaklumkan mengikut undang-undang kecil, Pengerusi Mesyuarat hendaklah dipilih dari kalangan anggota. Oleh itu, beliau membuka pencalonan kepada anggota-anggota untuk memilih Pengerusi Mesyuarat. Nama Pengerusi : Hj. Mohammad Zaki bin Mohd Yusof Dicadangkan oleh : Cr. Ali bin Hamid (KSBB003) Disokong oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Keputusan : Diterima oleh majoriti b) Pencatat Minit Pengerusi Mesyuarat membuka pencalonan kepada anggota-anggota untuk memilih Pencatat Minit Mesyuarat Nama Pencatat minit : Encik Mohamad Fairuz bin Misdi Dicadangkan oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Disokong oleh : Cr. Ali bin Hamid (KSBB003) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 2 MEMBENTANG DAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT AGUNG KALI PERTAMA Pengerusi Mesyuarat memaklumkan minit mesyuarat tersebut adalah dari muka surat 1 hingga 8. Minit Mesyuarat Agung Kali Pertama disahkan setelah Dicadangkan oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Disokong oleh : Encik Md Arrif bin Hairoman (KSBB035) Keputusan : Diterima oleh majoriti
2 AGENDA 3 MENIMBANG LAPORAN TAHUNAN LEMBAGA DAN JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN 3.1 Setiausaha KSBB membengtangkan laporan aktiviti tahunan KSBB bagi tahun 2021- 2022 3.1.1 Mesyuarat Ahli Lembaga i. Tahun 2021 – 7 kali ii. Tahun 2022 – 7 kali 3.1.2 Aktiviti perniagaan a. Kiosk Hentian Bas Anak Kandung Suluh Budiman i. Lokasi Kiosk di Hentian Bas Anak Kandung Suluh Budiman, Kampus Sultan Azlan Shah, Universiti Pendidikan Sultan Idris ii. 11/10/2022 - Perbincangan berkaitan operasi Kiosk iii. 17/10/2022 - Memulakan operasi iv. 26/10/2022 - Sesi promosi barangan di Kiosk b. Sebutharga UPSI i. Sebutharga Bagi Perkhidmatan Membekal Dan Menghantar Kasut Secara Kontrak Selama Dua (2) Tahun Untuk Bahagian Keselamatan, Universiti Pendidikan Sultan Idris, Tanjong Malim, Perak. ii. Surat Setuju Terima telah diperolehi dan telah ditandatangani pada 29 Disember 2022. Nilai sebutharga ialah RM45,820.00. iii. Pembekalan akan dibuat apabila jumlah sebenar keperluan diperolehi secara bertulis dari Jabatan Bendahari. Pembekalan akan dibuat pada tahun 2023 dan 2024. Semua urusan terutama penyediaan kontrak dan menandatangani kontrak telah di sempurnakan. Syarikat Pembekal Kasut juga telah di kenal pasti c. Lain-lain aktiviti 2021 - 2022 i. 7/8/2021 - Sembang Online KSBB ii. 22/8/2021 - Sembang niaga KSBB dan UPSI Holding iii. 18/9/2021 - Pre Mesyuarat Agong iv. 4/10/2021 - Kunjungan Hormat Naib Canselor UPSI v. 27/12/2021 - Mesyuarat Agong Tahunan Kali Pertama vi. 17/1/2022 - Kunjungan Hormat Timbalan Naib Canselor (HEPA) vii. 15/9/2022 – Kemaskini maklumat koperasi di Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) viii. 23-30/9/2022 – Kemaskini maklumat koperasi dalam sistem DKOOP SKM ix. 14/12/2022 – Kemaskini maklumat ahli di dalam sistem SKM 3.2 Tiada laporan dari Jawatankuasa Audit Dalaman. 3.3 Mesyuarat bersetuju menerima laporan yang tersebut di atas setelah Dicadangkan oleh : Encik Mohamad Fairuz bin Misdi (KSBB044) Disokong oleh : Cr. Ali bin Hamid (KSBB003) Keputusan : Diterima oleh majoriti
3 AGENDA 4 MENIMBANG DAN MELULUSKAN AKAUN TERAUDIT KOPERASI DAN LAPORAN JURUAUDIT BAGI TAHUN KEWANGAN BERAKHIR PADA 31.12.2020 4.1 Dr Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) selaku Bendahari Koperasi membentangkan penyata kewangan yang teraudit bagi tahun berakhir 31.12.2021 4.2 Bendahari Koperasi juga membentangkan Imbangan Kira-Kira bagi tahun berakhir 31.12.2022 4.3 Laporan Akaun teraudit bersama Laporan Juruaudit, dan Imbangan kira-kira diterima setelah: Dicadangkan oleh : Encik Md Arrif bin Hairoman (KSBB035) Disokong oleh : Cr. Ali bin Hamid (KSBB003) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 5 MENIMBANG DAN MELULUSKAN PEMBAHAGIAN KEUNTUNGAN UNTUK TAHUN KEWANGAN 31.12.2021 DAN 31.12.2022 5.1 Tiada pembahagian keuntungan untuk tahun kewangan 31.12.2021 dan 31.12.2022. AGENDA 6 MENIMBANG DAN MELULUSKAN ANGGARAN BELANJAWAN BAGI TAHUN AKAN DATANG 2023/2024 6.1 Bendahari membentang Anggaran Perbelanjaan Bagi Tahun 2023/2024, seperti berikut; i. Sewaan Kiosk Jualan : RM2,400.00 ii. Bil-Bil Elektrik dan Air: RM500.00 iii. Modal Awal Sebutharga Membekalkan Kasut: RM45,820.00 iv. Pelbagai (seperti urusan sebutharga, tender, pembekalan dan perkhidmatan): RM500,000.00 Mesyuarat meluluskan Belanjawan tahunan 2023/2024 dengan Dicadangkan oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Disokong oleh : Encik Mohamad Fairuz bin Misdi (KSBB044) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 7 MENETAPKAN HAD MAKSIMUM KETERHUTANGAN 7.1 Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) mencadangkan had maksimum keterhutangan dikekalkan sebanyak RM1,000,000.00 dan kemudiannya disokong oleh Encik Md Arrif bin Hairoman (KSBB035). Keputusan disokong sebulat suara. 7.2 Mesyuarat sebulat suara meluluskan had pinjaman dikekalkan sebanyak RM1,000,000.00. Dicadangkan oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Disokong oleh : Encik Md Arrif bin Hairoman (KSBB035) Keputusan : Diterima oleh majoriti
4 AGENDA 8 MENETAPKAN HAD MAKSIMUM PELABURAN KOPERASI 8.1 Pengerusi mesyuarat meminta mesyuarat menimbangkan dan meluluskan skop dan had maksimum pelaburan berjumlah RM1,000,000.00. Dicadangkan oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Disokong oleh : Encik Mohamad Kamar bin Zainudin (KSBB011) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 9 MEMILIH ANGGOTA LEMBAGA 9.1 Pengerusi Mesyuarat mengumumkan terdapat kekosongan Anggota Lembaga kerana Hj Nik Ahmad bin Hj Yaakub (KSBB004) telah meletak jawatan, berkuatkuasa 16/12/2022. Sehubungan dengan itu, kekosongan ini perlu diganti. 9.2 Seramai 1 orang anggota telah dicalonkan untuk dipilih sebagai Anggota Lembaga dan senarai mereka adalah seperti berikut: Bil. Calon Pencadang Penyokong 1. Faeza binti Farida Asras Mohamaad Zaki bin Mohd Yusof Ali bin Hamid Pencalonan ditutup setelah: Dicadangkan oleh : Encik Mohamad Kamar bin Zainudin (KSBB011) Disokong oleh : Encik Mohamad Fairuz bin Misdi (KSBB044) Keputusan : Diterima oleh majoriti 9.3 Oleh kerana terdapat hanya satu pencalonan sahaja, mesyuarat sebulat suara memilih Puan Faeza binti Farida Asras (KSBB020) sebagai Anggota Lembaga AGENDA 10 MEMILIH PANEL JURUAUDIT LUAR UNTUK MENGAUDIT AKAUN KOPERASI 10.1 Pengerusi mesyuarat memaklumkan bahawa audit luar akan dijalankan oleh SURUHANJAYA KOPERASI MALAYSIA Dicadangkan oleh : Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof (KSBB002) Disokong oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 11 MELANTIK SATU JAWATANKUASA YANG TERDIRI DARIPADA ENAM (6) ORANG ANGGOTA DAN EMPAT (4) ANGGOTA LEMBAGA UNTUK MENENTUSAHKAN DRAF MINIT MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 11.1 Mesyuarat telah melantik enam (6) orang anggota sebagai Jawatankuasa Menentusahkan Draf Minit Mesyuarat. Senarai nama AJK adalah seperti berikut: Bil Nama Calon Pencadang Penyokong 1 Mohamad Kamar bin Zainudin Ali bin Hamid Md Arrif bin Hairoman 2 Noreha binti Sarkawi Ali bin Hamid Md Arrif bin Hairoman 3 Rohaida binti Ibrahim Ali bin Hamid Md Arrif bin Hairoman 4 Norzali bin Ibrahim Ali bin Hamid Md Arrif bin Hairoman
5 5 Zaharah binti Daud Ali bin Hamid Md Arrif bin Hairoman 6 Radiah binti Jali Ali bin Hamid Md Arrif bin Hairoman 11.2 Manakala seramai empat (4) orang Anggota Lembaga adalah seperti berikut; 1. Hj Mohamaad Zaki bin Mohd Yusof 2. Cr Ali bin Hamid 3. Dr Sulaiman bin Sarkawi 4. Md Arrif bin Hairoman AGENDA 12 MENIMBANG DAN MELULUSKAN CADANGAN PINDAAN KEPADA UNDANG-UNDANG KECIL DAN ATURAN KOPERASI 12.1 Pengerusi mesyuarat memaklumkan cadangan untuk meminda Undang-Undang Kecil seperti berikut: Bahagian IV: Keanggotaan UUK Sedia ada: Kelayakan menjadi anggota 11.(1) Keanggotaan Koperasi ini terbuka kepada semua lulusan Sultan Idris Training College (SITC), Maktab Perguruan Sultan Idris (MPSI), Institut Perguruan Sultan Idris (IPSI), Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI). UUK Pindaan: Kelayakan menjadi anggota 11.(1) Keanggotaan Koperasi ini terbuka kepada semua lulusan Sultan Idris Training College (SITC), Maktab Perguruan Sultan Idris (MPSI), Institut Perguruan Sultan Idris (IPSI), Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI), kakitangan UPSI, dan bekas kakitangan MPSI, IPSI dan UPSI. Dicadangkan oleh : Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof (KSBB002) Disokong oleh : Tiada Keputusan : Cadangan tidak boleh dilaksanakan kerana korum mesyuarat tidak mencukupi 2/3 jumlah ahli. AGENDA 13 MENDENGAR, MENIMBANG ATAU MEMUTUSKAN APA-APA USUL ATAU URUSAN LAIN KOPERASI YANG SUATU NOTIS TIDAK KURANG DARIPADA TUJUH HARI TELAH DIBERIKAN 13.1 Usul 1 oleh Encik Md Arrif bin Hairoman (KSBB035). 13.1.1 KSBB mengadakan MoU Kolaborasi dengan rakan-rakan koperasi bagi meningkatkan program dan aktiviti bersama bagi perluasan dana & kewangan. Antara lain: i. Koperasi KPTI Al’Insaniah Malaysia. ii. Koperasi SIRIM Bhd. 13.1.2 Mengadakan lawatan sambil belajar di dalam atau luar negara dan mengadakan perbincangan masa depan dan halatuju koperasi. 13.1.3 Berusaha mendapatkan keahlian bersekutu Rakan Koprat Alumni AKSB menjadi ahli. Mesyuarat memutuskan disetujui oleh majoriti dan diterima setelah:
6 Dicadangkan oleh : Encik Md Arrif bin Hairoman (KSBB035) Disokong oleh : Encik Norzali bin Ibrahim (KSBB042) Keputusan : Diterima oleh majoriti 13.2 Usul 2 oleh Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof (KSBB002) 13.2.1 Membuat permohonan Pembiayaan Tabung Modal Pusingan dari SKM untuk bantuan membiayai kos kontrak membekalkan kasut keselamatan yang telah di tawarkan oleh Jabatan Bendahari UPSI sejumlah RM45,842.00. 13.2.2 Memperluaskan skop aktiviti ekonomi kepada: i. Perkhidmatan Pendidikan, Latihan serta aktiviti Pembangunan Sumber Manusia ii. Perkhidmatan Pembersihan serta Penyelenggaraan Kawasan luar dan dalam bangunan. iii. Perkhidmatan Membekal dan Menyediakan Makanan Mentah dan Bermasak Islam dan Halal serta makanan basah dan kering iv. Perkhidmatan Pelancongan dan Riadah v. Perkhidmatan pembekalan borong dan runcit vi. Perkhidmatan Pembekalan automasi pejabat seperti komputer dan mesin cetak vii. Penyediaan Pakaian berjahit dan bercetak serta cenderamata viii. Peralatan Pejabat termasuk kertas ix. Penerbitan dokumen dan buku Mesyuarat memutuskan disetujui oleh majoriti dan diterima setelah: Dicadangkan oleh : Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof (KSBB002) Disokong oleh : Encik Norzali bin Ibrahim (KSBB042) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 14 MELULUSKAN ELAUN-ELAUN KEPADA ANGGOTA LEMBAGA 14.1 Bendahari mencadangkan elaun-elaun kepada Anggota Lembaga Dicadangkan oleh : Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof (KSBB002) Disokong oleh : Encik Abara Ahmad bin Mohamed Muneer (KSBB057) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 15 MENDENGAR DAN MEMUTUSKAN APA-APA ADUAN YANG SUATU NOTIS TIDAK KURANG DARIPADA TUJUH HARI TELAH DIBERIKAN KEPADA KOPERASI YANG DIKEMUKAKAN OLEH ANGGOTA YANG TERKILAN DENGAN SESUATU KEPUTUSAN LEMBAGA Tiada Bil. Cadangan Jumlah Elaun Pencadang Penyokong 1. RM100.00 (setiap kali mesyuarat ALK, tertakluk hanya 4 kali setahun, dan kedudukan kewangan koperasi) Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof Abara Ahmad bin Mohamed Muneer
7 AGENDA 16 MELULUSKAN APA-APA PERBELANJAAN KEPADA JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN 15.1 Bendahari mencadangkan setiap ahli Jawatankuasa Audit Dalaman menerima elaun sebanyak RM150.00 seorang, tertakluk kepada kedudukan kewangan koperasi. Dicadangkan oleh : Dr. Sulaiman bin Sarkawi (KSBB008) Disokong oleh : Encik Abara Ahmad bin Mohamed Muneer (KSBB057) Keputusan : Diterima oleh majoriti AGENDA 17 MENIMBANG DAN MELULUSKAN APA-APA LAPORAN YANG HENDAK DIKEMUKAKAN MENURUT KEHENDAK AKTA DAN PERATURAN Tiada Mesyuarat ditangguh pada jam 11.30 pagi dengan ucapan terima kasih oleh Pengerusi Mesyuarat kepada semua yang hadir. Dicatat oleh: ------------------------------------------------ Mohamad Fairuz Bin Misdi (KSBB044) Disahkan oleh ------------------------------------------------ Hj Mohammad Zaki bin Mohd Yusof (KSBB002)
8 JAWATANKUASA PENENTUSAH DERAF MINIT MESYUARAT Bil. Nama Jawatan Tandatangan 1 Hj. Mohammad Zaki bin Mohd Yusof Anggota Lembaga 2 Cr. Ali bin Hamid Anggota Lembaga 3 Dr. Sulaiman bin Sarkawi Anggota Lembaga 4 Md Arrif bin Hairoman Anggota Lembaga 5 Mohamad Kamar bin Zainudin Anggota 6 Noreha binti Sarkawi Anggota 7 Rohaida binti Ibrahim Anggota 8 Norzali bin brahim Anggota 9 Zaharah binti Daud Anggota 10 Radiah binti Jali Anggota