Pengertian PDCA (Plan Do Check Act) Pentingnya PDCA dalam sebuah perusahaan PDCA (Plan-Do-Check-Act) atau yang juga dikenal sebagai siklus Deming, mengacu pada pendekatan manajemen berulang yang pertamakali diperkenalkan oleh William Edwards Deming, seorang ahli statistik danmanajemen yang berperan penting dalam memajukan konsep kualitas danproduktivitas dalam bisnis dan industri. William Edwards Deming adalah seorang ahli yang sangat dihormati dalampengembangan manajemen kualitas dan keunggulan operasional. Diadikenal karena memberikan kontribusi besar terhadap pemahaman statistikdan penerapannya dalam industri manufaktur. Konsep PDCA yangdiakembangkan sangat terkait dengan prinsip-prinsip manajemen kualitas dankaizen (filosofi perbaikan berkelanjutan) yang berasal dari Jepang. Deming menggunakan pendekatan PDCA sebagai bagian dari filosofinyauntuk mencapai perbaikan berkelanjutan dalam organisasi. Dia berpendapat bahwa perusahaan harus menerapkan siklus PDCA secara terus-menerusuntuk meningkatkan kualitas produk, layanan, dan proses operasional. Kontribusi Deming dalam manajemen kualitas dan PDCA telah memberikandampak besar dalam dunia bisnis dan industri. Pendekatannya telah diadopsi
oleh banyak perusahaan di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai efisiensi, efektivitas, dan perbaikan berkelanjutan. Penting untuk diingat bahwa konsep PDCA tidak hanya dipopulerkanolehDeming tetapi juga dikembangkan oleh banyak ahli manajemen kualitaslainnya seperti Joseph M. Juran dan Walter A. Shewhart. Semua kontributor ini telah membantu membangun landasan bagi praktik manajemenmutumodern yang sangat diperlukan dalam lingkungan bisnis yang semakinkompetitif. 4 Fase dalam Metode PDCA PDCA adalah metode dengan siklus yang terus berulang. PDCA memiliki 4tahapan, seperti namanyayaitu Plan (perencanaan), Do (melakukan), Check (mengecek) dan Act (tindakan). Berikut masing-masing penjelasannya. a. Tahap Plan (perencanaan ) Tahap pertama dari PDCA adalah plan, yaitu tahap dimana identifikasi masalah dilakukan serta merancang langkah-langkah yang tepat untukdiambil, dalam rangka mencari solusi dari sebuah masalah. Dalam tahap ini, tim akan menemukan langkah-langkah kecil sebagai alternatif, apabila rencana utama tidak dapat berjalan lancar. Beberapaindikator di bawah ini perlu diperhatikan agar perencanaan berjalanbaik, diantaranya: ● Garis besar dari masalah yang harus diselesaikan. ● Sumber daya yang dimiliki perusahaan dan dibutuhkan dalampenyelesaian masalah. ● Dalam situasi seperti apa kiranya perencanaan tersebut dipandangberhasil. ● Tujuan dari perencanaan. ● Berdasarkan tersedianya sumber daya, apa solusi terbaik yangbisadilakukan. b. Tahap Do (melakukan) Tahap Do dalam PDCA adalah proses uji coba. Setelah mematangkanrencana dan solusi, saatnya untuk melakukan uji coba dalamskalakecil. Sehingga, bisa dilihat apakah solusi tersebut menghasilkan output yang
sesuai dengan rencana sebelumnya. Anda perlu memperhatikan setiapperubahan dalam proses uji coba sebagai bahan evaluasi. c. Tahap Check (mengecek) Tahap selanjutnya dari siklus PDCA adalah melakukanpemeriksaan (check). Tahap ini memiliki fungsi krusial dan harus diperhatikandengan teliti guna menghindari kesalahan yang sama terulang di masadepan. Sesuai dengan namanya, tahap Do bertujuan untuk melakukanaudit terhadap eksekusi rancangan sebelumnya, apakah sudah sesuai denganperencanaan awal. Hasil evaluasi dari tahap Do akan didiskusikanpadatahap ini, dan diharapkan berhasil dieliminasi. Karenanya itu, akan lebihbaikbila pemeriksaan dilakukan berulang kali. d. Tahap Act (tindakan) Tindakan atau act adalah tahap terakhir dari siklus PDCA. dalamtahapini, semua aspek yang telah direncanakan pada tahap sebelumnya sudahdiperbaiki. Sehingga diharapkan ini merupakan langkah terakhir. Setelah tahap act dirasa berhasil, maka model manajemen yangtelahdirancang selama siklus PDCA akan menjadi standar baru bagi perusahaantersebut. Namun, metode ini akan terus berulang untuk menjaga kualitas danmengembangkannya. Waktu yang Tepat Menggunakan PDCA Meski bisa dilakukan secara berulang, namun implementasi PDCA akanlebihefektif bila diterapkan dalam waktu-waktu tertentu. Kapan itu? Nahbeberapa contoh penerapan PDCA dalam perusahaan adalah sebagai berikut. ● Melakukan definisi terhadap proses kerja yang berulang. ● Ketika akan mengembangkan dan meluncurkan produk/desain baru. ● Ketika sedang melakukan verifikasi masalah dengan merencanakanpengumpulan serta analisis data. ● Selain itu, agar penerapan PDCA dalam perusahaan bisa lebih maksimal, jangan melakukannya dalam kondisi darurat. Perencanaanini
membutuhkan waktu tepat dan lama agar menghasilkan standar baruyang lebih baik. Kelebihan PDCA Bagi suatu perusahaan, menerapkan PDCA adalah langkah untuk mendapat keuntungan yang lebih besar. Adapun beberapa kelebihan dari PDCAsebagai berikut. 1. Flow mudah dipahami Alur dari siklus PDCA cukup praktis, sehingga mudah untuk dipahami danditerapkan. Sehingga, rencana yang telah disusun lebih mudahuntukdisampaikan sekaligus diimplementasikan pada operasional perusahaan. 2. Bisa mendeteksi potensi masalah sejak awal Adanya perencanaan yang terstruktur, perusahaan akan lebih mudahdalammendeteksi masalah di masa depan. Dengan begitu, PDCA juga memiliki fungsi mengendalikan risiko, dampak buruk hingga berbagai hambatandalam perusahaan. 3. Berkesinambungan Apabila setiap tahap dalam PDCA bisa dilakukan secara berkesinambungandan konsisten, maka peluang terkait kontrol dan analisa semakin tepat. PDCAjuga memudahkan perusahaan dalam memantau perkembangan manajemen. Contoh, membuat laporan PDCA di perusahaan agar proses evaluasi jugalebih mudah.