คำที่ใช้ในหนังสือราชการ

1. หนงั สอื ราชการ

ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ให้ความหมายของคาว่า
"หนังสือ" หมายถึง หนังสือราชการ และระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2)
พ.ศ.2548 ได้แก้ไขเพิ่มเติมระเบียบข้อ 9 ไว้ว่า“หนังสือราชการ ” คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ
ไดแ้ ก่

1.1. หนังสอื ทม่ี ีไปมาระหว่างสว่ นราชการ
1.2. หนังสือท่ีส่วนราชการมไี ปถงึ หนว่ ยงานอื่นใดซ่ึงมิ ใชส่ ่วนราชการหรอื ที่มไี ปถงึ บุคคลภายนอก
1.3. หนงั สือท่หี นว่ ยงานอ่ืนใดท่ีไมใ่ ชส่ ่วนราชการ หรอื บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
1.4. เอกสารที่ทางราชการจดั ทาข้ึนเพ่ือเปน็ หลกั ฐานในราชการ
1.5. เอกสารทีท่ างราชการจดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คับ
1.6. ข้อมูลขา่ วสารหรอื หนงั สอื ทไ่ี ดร้ บั เขา้ จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ความสาคญั ของหนงั สอื ราชการ

1. เปน็ เครื่องมือในการส่ือสาร ระหวางผูสงและผูรบั หนงั สือ
2. สามารถสื่อความหมายไดถกู ตอง ตรงประเด็น และเขาใจตรงกัน
3. ประหยดั เวลา ในการตีความ ไมตองสอบถามหรอื เขยี นใหมนากลับมาอานทบทวน ทาความเขาใจได
หลายครง้ั เทาท่ตี องการ
4. สามารถเก็บไวเปนหลักฐานในการตรวจสอบได
5. ใชเปนตวั อยางสาหรับการปฏิบัตงิ านใหกับเจาหนาที่ในครงั้ ตอๆ ไป
6. เปนภาพลกั ษณทีด่ ีขององคกร

2. ชนดิ ของหนังสอื ราชการ

หนงั สือราชการ คือ เอกสารท่ีเปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่
2.1. หนงั สอื ทีม่ ไี ปมาระหว่างสว่ นราชการ
2.2. หนังสือทสี่ ่วนราชการมไี ปถงึ หน่วยงานอ่ืนใดซ่งึ มิใช่ส่วนราชการหรอื ท่มี ีไปถึงบคุ คลภายนอก
2.3. หนังสือท่หี น่วยงานอ่ืนใดซง่ึ มิใชส่ ่วนราชการ หรือบคุ คลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
2.4. เอกสารทีท่ างราชการจดั ทาขน้ึ เพ่อื เปน็ หลักฐานในราชการ
2.5. เอกสารท่ที างราชการจดั ทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคบั
2.6. ข้อมลู ข่าวสารหรือหนงั สือทไ่ี ด้รบั จากระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์

3. ประเภทของหนังสือราชการ

3.1. หนังสอื ภายนอก
3.2 หนังสือภายใน
3.3 หนังสือประทับตรา
3.4. หนงั สอื สั่งการ
3.5. หนังสือประชาสัมพันธ์
3.6. หนังสือทเี่ จา้ หน้าที่ทาขึน้ หรอื รับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

คาศัพทท์ ใ่ี ชใ้ นหนังสอื ราชการ คาทใ่ี ช้ทว่ั ไป

คาท่ีใชใ้ นหนงั สอื ราชการ บอก
ทา
แจ้ง ตรวจดู
ดาเนินการ ใคร่
ตรวจสอบ ชว่ ย
ประสงค์ ถา้
อนุเคราะห์ เดย๋ี วนี้
เหมอื นกนั
หาก อย่างไร
ขณะนี้ ได้ไหม
เชน่ เดยี วกนั ไม่ได้
เช่นใด ประการใด ไมด่ ี
ไดห้ รอื ไม่ ทาไม
มิได้ หาไดไ้ ม่ มิอาจ อะไร
มิชอบ ไม่สมควร ขอยืม
เหตใุ ด ตดิ ต่อไปยัง
ส่งิ ใด อนั ใด ในเรือ่ งนี้
ขอรับการสนบั สนุน เสรจ็ แล้ว
ประสานงานไปยัง ยงั ไม่ทาอะไรเลย
ในกรณีน้ี ใคร
แลว้ เสรจ็ เรียบรอ้ ยแลว้ ที่ไหน
ยงั ไมไ่ ด้ดาเนนิ การแต่อย่างใด แบบไหน
ผู้ใด เมอื่ ไหร่
ทใ่ี ด กฎเหล็ก
แบบใด กดหัว
เมือ่ ใด เรอื่ งน้นั
มาตรการเขม้ งวด ขอเตือนว่า
ควบคุม,บังคบั
เรือ่ ง (กรณี) ดังกลา่ ว
ขอเรียนใหท้ ราบวา่

ยงั ต้องปรับปรงุ ใช้ไมไ่ ด้
ข้อเทจ็ จริง ความจรงิ
คดิ แล้ววา่
พจิ ารณาแล้วเห็นว่า ไมว่ ่าง
ตดิ ภารกิจ จา่ ยเงนิ ให้

สนับสนุนคา่ ใชจ้ ่าย แก้ไข
พจิ ารณาทบทวน สงสยั วา่
มขี อ้ สังเกตวา่ มปี ญั หาไมส่ ามารถทาได้
มขี อ้ ขัดข้องไม่สามารถดาเนินการได้ ขอให้อนุมัติ
โปรดพจิ ารณาอนมุ ตั ิ ขอใหด้ าเนินการ
โปรดพจิ ารณาดาเนนิ การ ขอเชิญมา

ขอเชญิ ไป โง่
ขาดความรคู้ วามเข้าใจ