หนังสือราชการ 6 ชนิด

หนังสือราชการ 6 ชนิด
เสนอ

อาจารยพ์ ัชนยิ า ชมุ ผอม
จัดทาโดย

นาย ทิลายุ ทบั ปาน
ชั้นประกาศนยี บตั รวชิ าชีพชั้นปที ่ี 3

ภาคเรียนที่ 2 ปีการศกึ ษา 2562

วิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

เอกสารฉบบั นเ้ี ปน็ สว่ นหน่งึ ของวิชาการประยุกต์ใช้คอมพวิ เตอร์ในงานอาชีพเพอื่ ให้ได้ศึกษาหาความรู้
ในเรอ่ื งประเภทหนงั สอื ราชการ 6 ชนดิ เช่น หนังสอื ภายนอก หนงั สือภายนอก หนังสอื ประทบั ตรา
หนงั สือสง่ั การ หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ หนังสอื ท่เี จ้าหน้าทท่ี าขนึ้ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการและได้ศึกษา
อย่างเขา้ ใจเพื่อเปน็ ประโยชน์กบั การเรยี น

ผู้จัดทาหวังวา่ รายงานเล่มนจ้ี ะเปน็ ประโยชนก์ บั ผ้อู า่ น ทก่ี าลังหาข้อมูลเรอื่ งน้อี ยหู่ ากมขี อ้ แนะนา
หรือขอ้ ผดิ พลาดประการใด ผจู้ ดั ทาขอนอ้ มรบั ไว้และขออภยั ไว้ ณ ทีน่ ี้ดว้ ย

จัดทาโดย

นายทลิ ายุ ทบั ปาน

สารบัญ หนา้
ก
เรอื่ ง 1
คานา 4
หนงั สือภายนอก 6
หนงั สอื ภายใน 9
หนังสอื ประทบั ตรา 10
หนงั สอื สง่ั การ 11
13
-คาสง่ั 15
-ระเบียบ 16
-ขอ้ บงั คบั 17
หนังสือประชาสมั พันธ์ 18
- ประกาศ 19
- แถลงการณ์ 20
- ข่าว 22
หนงั สือทีเ่ จา้ หน้าที่ทาขน้ึ หรอื รับไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ 24
- หนงั สือรบั รอง 26
- รายงานการประชุม 27
- บนั ทกึ
- หนังสืออื่นๆ
ตวั อย่างหนงั สือราชการ 6 ชนดิ

1

ประเภทหนังสอื ราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือภายนอก คอื หนงั สือติดตอ่ ราชการทเี่ ปน็ แบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนงั สอื
ติดตอ่ ระหวา่ งส่วนราชการหรือสว่ นราชการมถี ึงหนว่ ยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ่วนราชการหรอื ทม่ี ถี ึงบุคคลภายนอก
โดยมสี ว่ นประกอบ ดงั น้ี

๑. ท่ี ใหล้ งรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามดว้ ยเลขลาดับทป่ี ระจาของเจา้ ของเรอื่ ง ท่หี น่วยราชการน้ันสง่ ออก
แล้วทบั ด้วยเลขทะเบยี นหนงั สอื ตามลาดบั ในรอบปี เชน่ ท่ี กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขที่ออกหนงั สอื ประกอบดว้ ยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซ่ึงเป็นอกั ษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและส่วนราชการทไ่ี มส่ งั กัด กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเที่ยวและกีฬา รส - กระทรวงแรงงานและสวสั ดกิ ารสงั คม
- ราชการสว่ นภมู ภิ าค เลขที่ออกหนังสือประกอบด้วยพยัญชนะ ๒ ตวั ซ่งึ เปน็ อกั ษรยอ่ ของจงั หวัด
เช่น
ชพ - ชุมพร นว - นครสวรรค์
๒. ชอื่ ส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื คอื ช่อื ส่วนราชการที่เปน็ เจ้าของหนงั สือนน้ั ราชการนน้ั สง่ ออก และ
ให้ลงท่ีตั้งไวด้ ้วย
๓. วนั เดอื น ปี ท่ีออกจดหมาย ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของ
ปพี ทุ ธศกั ราช เช่น ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เรอ่ื ง ให้ลงเรื่องยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความทสี่ ัน้ ที่สดุ ของหนงั สือฉบบั นนั้ ในกรณีท่ีเป็นหนงั สอื ต่อเนอื่ ง
โดยปกติใหล้ งเร่อื งของหนงั สอื ฉบบั เดมิ
๕. คาขนึ้ ต้น ใชต้ ามฐานะผู้รับหนังสอื ตามตารางการใชค้ าข้ึนตน้ สรรพนามและคาลงท้ายตาม
ระเบยี บ สานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ ให้ใชบ้ งั คบั ต้ังแตว่ นั ท่ี ๑ มถิ ุนายน
๒๕๒๖ เป็นตน้ ไป
๖. อา้ งถึง (ถ้ามี) ใหอ้ า้ งถึงหนงั สือทเี่ คยมตี ดิ ต่อกนั เฉพาะหนงั สอื ทส่ี ่วนราชการผรู้ บั หนงั สอื ได้รบั มา
กอ่ นแลว้ จากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยอา้ งถงึ ให้ชดั เจนวา่ ใครเป็นเจา้ ของหนังสอื เลขท่ี วันท่ี เดือน และปี
ท่ีออกหนงั สือ
๗. สิ่งทีส่ ง่ มาดว้ ย (ถ้าม)ี ใหล้ งช่อื สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทส่ี ่งไปพรอ้ มกับหนงั สอื น้นั ถา้ สง่ ไป
ในซองเดยี วกนั ไมไ่ ด้ กใ็ หร้ ะบุวา่ ส่งไปทางใด
๘. ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอื่ งให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ให้แยกเปน็ ขอ้ ๆ
๙. คาลงทา้ ย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผรู้ บั หนงั สือ
๑๐. ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ชือ่ เจ้าของหนงั สอื และใหพ้ มิ พช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไว้ใตล้ ายมอื ช่อื
๑๑. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการหรอื หนว่ ยงานท่ีออกหนังสอื ถ้าส่วนราชการท่ี
ออกหนงั สืออยใู่ นระดบั กระทรวงหรือทบวงใหล้ งช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ งทัง้ ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วน
ราชการที่ออกหนงั สอื อยูใ่ นระดบั กรมลงมา กล็ งช่ือเจ้าของเรือ่ งเพียงระดบั กองหรอื หน่วยงานทรี่ ับผดิ ชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง หรอื หน่วยงานทีอ่ อกหนังสือ และเลข
หมายภายในตู้สาขาไว้ดว้ ย (ถ้าม)ี

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนังสอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการทเี่ ป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบนั ทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบท่ี 2 ท้าย
ระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือ โดยมีรายละเอียด
พอสมควร โดยปกตสิ ่วนราชการทอ่ี อกหนังสืออยใู่ นระดบั กรมขึน้ ไปให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเรื่องท้ังระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพยี งระดับกรองหรอื ส่วนราชการเจ้าของเรือ่ งพร้อมท้งั หมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง่ สาหรับหนังสือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตัวพยัญชนะเพิม่ ขน้ึ ตามความจาเปน็

วนั ที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชือ่ เต็มของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ีออกหนังสอื

เร่ือง ให้ลงช่ือย่อท่ีเป็นใจความส้ันท่ีสดุ ของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีเปน็ หนงั สอื ตอ่ เนือ่ งโดยปกติให้
ลงเร่อื งของหนงั สือฉบับเดิม

คาขน้ึ ตน้ ใหใ้ ชค้ าข้นึ ต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สือตามตารางการใชค้ าขึ้นตน้ สรรพนามและคาลงทา้ ย
ท่ีกาหนดไวใ้ นภาคผนวก 2 และลงตาแหน่งของผ้ทู รี่ ับหนังสอื นั้นมถี ึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มถี ึงตัวบุคคลไม่
เกีย่ วกับตาแหนง่ หน้าที่

ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเร่อื ให้ชัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยก
เปน็ ขอ้ ๆ ในกรณีทีม่ ีการอ้างถงึ หนังสอื ทเ่ี คยมกี ารติดตอ่ กนั หรือมีส่ิงท่สี ่งมาด้วย ใหร้ ะบุไว้ในข้อน้ี

ลงชอ่ื และตาแหน่ง ใหป้ ฏบิ ัติตามขอ้ 10 และขอ้ 11 โดยอนโุ ลม

**ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพ่ือใช้ตามความ
เหมาะสมก็ใหก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนงั สือประทบั ตรา

หนงั สอื ประทบั ตรา คือหนงั สอื ท่ใี ชป้ ระทบั ตราแทนการลงชอื่ ของหวั หนา้ ส่วนราชการระดับกรม
ขน้ึ ไป โดยให้หวั หน้าส่วนราชการระดับกองหรอื ผู้ท่ีไดร้ บั มอบหมายจากหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมขนึ้ ไป
เปน็ ผ้รู บั ผดิ ชอบลงชื่อยอ่ กากบั ตรา หนังสือประทบั ตราใหใ้ ชไ้ ดท้ ัง้ ระหว่างส่วนราชการและระหวา่ งส่วน
ราชการกบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีท่ไี มใ่ ชเ่ ร่ืองสาคญั ไดแ้ ก่ การขอรายละเอียดเพิม่ เตมิ การสง่ สาเนา
หนังสอื สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณาสาร การตอบรบั ทราบทีไ่ ม่เกยี่ วกบั ราชการสาคญั หรอื การเงนิ การแจง้
ผลงานทไ่ี ดด้ าเนนิ งานไปแล้วใหส้ ว่ นราชการที่เก่ียวข้องทราบ การเตือนเรอื่ งทค่ี ้าง เร่อื งซง่ึ หัวหนา้ สว่ นราชการ
ระดบั กรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาส่ังให้ใชห้ นังสอื ราชการ โดยใช้กระดาษตราครฑุ

1. การขอรายละเอียดเพิม่ เตมิ
2. การสง่ สาเนาหนงั สอื สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
3. การตอบรบั ทราบท่ีไม่เกยี่ วกบั ราชการสาคญั หรือการเงนิ
4. การแจ้งผลงานทีไ่ ด้ดาเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการทเ่ี กยี่ วขอ้ งทราบ
5. การเตอื นเรื่องทีค่ า้ ง
6. เรือ่ งซง่ึ หัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมขึน้ ไปกาหนดโดยทาเป็นคาสง่ั ให้ใช้หนงั สือ

ประทับตรา
1. ที่ ให้ลงรหัสตวั พยัญชนะและเลขประจาของเจา้ ของเรื่อง ตามท่กี าหนดไว้
2. ถึง ให้ลงช่ือสว่ นราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือน้ันมีถึง เช่น ถึง กรมพัฒนา

ท่ีดนิ , นายขจร เพยี รทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคัญของเรอ่ื งใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจงา่ ย
4. ช่อื ส่วนราชการท่สี ่งหนงั สอื ออก ให้ลงชื่อสว่ นราชการที่สง่ หนงั สอื ออก
5. ตราช่ือส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดง และให้ผู้รับผิดชอบลง

ลายมือชอ่ื ย่อกากบั ตรา
6. วัน เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดอื นและตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราช ท่อี อก

หนงั สือ
7. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออก

หนังสือ
8. โทร. หรือทีต่ ้งั ให้ลงหมายเลขโทรศัพทข์ องสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง และหมายเล (ถ้ามี)

ดว้ ย
ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงชอื่ ทีต่ ั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยใหล้ งตาบลทอี่ ยูต่ ามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถา้ มี)

9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อิเล็กทรอนิกส์

7

รปู แบบหนังสอื ประทบั ตรา ตราครฑุ
โครงสรา้ ง ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั 3 ส่วน

หวั หนงั สอื
ท.ี่ ............
ถึง............................

เหตุและจุดประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ทีม่ หี นงั สอื ไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสือ (สว่ นราชการเจา้ ของหนังสือ)
ตราช่อื สว่ นราชการ
(วนั เดอื น ปี)

(สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส.์ ..........

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสือสงั่ การ

หนงั สือสงั่ การ ใหใ้ ช้ตามแบบทก่ี าหนดไว้ หนงั สอื สงั่ การมี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบียบ และ
ข้อบังคบั

คาสัง่ คือบรรดาขอ้ ความทผ่ี ู้บงั คบั บญั ชาสง่ั การให้ปฏิบตั โิ ดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบียบ คือบรรดาข้อความทผ่ี ู้มอี านาจหน้าทไ่ี ด้วางไวโ้ ดยจะอาศัยอานาจของกฏหมายหรือไมก่ ็
ได้ เพื่อถอื เปน็ หลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ การประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ข้อบงั คับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี ้มู อี านาจหนา้ ทกี่ าหนดให้ใชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฏหมายท่ี
บญั ญตั ิใหก้ ระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ
หนังสือสัง่ การมี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบียบ และขอ้ บงั คับ

1. คาส่งั คือ ข้อความที่ผบู้ ังคบั บญั ชาสั่งใหป้ ฏิบัตโิ ดยชอบด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอยี ด ดงั นี้

1.1 คาสงั่ ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผู้มอี านาจท่ีออกคาส่งั
1.2 ท่ี ใหล้ งเลขทอ่ี อกคาส่งั โดยเร่มิ ฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลาดบั ทับเลขทีป่ ีพทุ ธศักราชทอ่ี อก
คาส่ัง
1.3 เรอ่ื ง ใหล้ งชอ่ื เรอื่ งที่ออกคาสัง่
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตทุ ีอ่ อกคาสง่ั และอา้ งถึงอานาจทีใ่ หอ้ อกคาสง่ั (ถา้ มี) ไวด้ ว้ ย และวนั เดือน ปี ที่
ใชเ้ รมิ่ บงั คับ
1.5 สั่ง ณ วนั ท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อก
1.6 ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ช่ือผูอ้ อกคาส่งั และพิมพ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไว้ใต้ลายมอื ชื่อ
1.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผูอ้ อกคาสัง่

10

รูปแบบหนงั สอื คาส่งั

11

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี านาจหนา้ ทไ่ี ด้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพอ่ื ใช้เปน็
หลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ ประจา ใช้กระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดังนี้

2.1 ระเบยี บ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการทอี่ อกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชอ่ื ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ที่ ถา้ เปน็ ระเบียบทกี่ ลา่ วถึงเป็นครัง้ แรกในเรื่องน้ันไมต่ ้องลงว่าเปน็ ฉบบั ทเี่ ท่าไร แต่ถา้ เปน็ เรอ่ื ง
เดียวกันแต่มีการแก้ไขเพ่ิมเตมิ ใหล้ งเป็นฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขปีพทุ ธศักราชทีอ่ อกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลโดยยอ่ เพ่อื แสดงถงึ ความมุง่ หมายท่ตี ้องการออกระเบียบ และอา้ งถงึ
กฎหมายทใี่ หอ้ านาจออกระเบียบ (ถา้ ม)ี
2.6 ข้อความ ใหเ้ รยี งขอ้ ความที่จะใช้เปน็ ขอ้ ๆ โดย ขอ้ ๑ เปน็ ระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวนั ทใี่ ชบ้ ังคับ (กาหนด
ว่าใช้บังคบั เม่ือใด ส่วนข้อสุดท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบยี บ ถา้ มมี ากขอ้ หรอื หลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดก็ได้ โดยให้
เลอื่ นขอ้ ผู้รกั ษาการไปเปน็ ขอ้ สุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะข้นึ หมวดหน่ึง
2.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลขปีพุทธศกั ราชทอี่ อกบงั คับ
2.8 ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อผอู้ อกระเบยี บหรอื ข้อบังคบั และพิมพ์ช่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอื่ ไว้ใตล้ ายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกระเบยี บหรอื ขอ้ บังคับน้นั

12

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

13

3. ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาข้อความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ิให้
กระทาได้
ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่อี อกขอ้ บังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ให้ลงช่ือของข้อบงั คบั
3.3 ฉบบั ท่ีถา้ เปน็ ข้อบงั คับทก่ี ลา่ วถงึ เปน็ ครง้ั แรกในเรอ่ื งนน้ั ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบับทเี่ ท่าใด แตถ่ า้ เปน็
ขอ้ บังคับ
เรือ่ งเดียวกนั ทมี่ ีการแกไ้ ขเพิม่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกข้อบงั คบั
3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทต่ี อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบังคบั
3.6 ข้อ ให้เรยี งข้อความทจี่ ะใช้บงั คับเปน็ ขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่ือขอ้ บังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ช้บังคับตง้ั แตเ่ มือ่ ไดแ้ ละข้อสุดท้ายเป็นขอ้ ผรู้ กั ษาการข้อบังคับใดถา้ มีมากข้อหรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายขอ้ ผรู้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยก่อนที่จะขึน้ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกขอ้ บงั คบั
3.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกข้อบังคับ และพิมพช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือชือ่
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกข้อบงั คบั

14

รูปแบบหนงั สือบังคบั

15

5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละข่าว

ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการประกาศหรอื ช้ีแจงใหท้ ราบหรอื แนะแนวทางปฏิบัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ

แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตกุ ารณ์ หรือในกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่วั กัน ใช้กระดาษตราครฑุ

ข่าว คอื บรรดาข้อความทีท่ างราชการเหน็ สมควรเผยแพรใ่ ห้ทราบ

1 ประกาศ คอื บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศหรอื ชี้แจงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ใช้กระดาษ
ตราครุฑและใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 7 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการทีอ่ อกประกาศ
1.2 เรือ่ ง ใหล้ งชอื่ เรอ่ื งท่ีประกาศ
1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลทต่ี ้องออกประกาศและขอ้ ความท่ีประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดอื นและตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชทีอ่ อก
ประกาศ
1.5 ลงชอ่ื ใหล้ งลายมอื ชอื่ ออกประกาศ และพิมพ์ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมอื ชื่อไวใ้ ต้ลายมือช่ือ
1.6 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกประกาศ ในกรณที กี่ ฎหมายกาหนดให้ทาเปน็ แจง้ ความ ให้
เปล่ยี นคาว่าประกาศ เปน็ แจ้งความ

16

ตัวอย่างแบบประกาศ

17

2. แถลงการณ์ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือ
เหตกุ ารณ์ หรือกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยทั่วกันใชก้ ระดาษตราครุฑและให้จัดทาตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

2.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งชื่อเร่อื งที่ออกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณที ี่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเนอ่ื งกันใหล้ งฉบบั ทเี่ รยี ง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทแี่ ถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอ่ี อกแถลงการณ์

18

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

19

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 9 ท้ายระเบียบโดย
กรอก รายละเอยี ดดังนี้

3.1 ข่าว ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เรื่องทอ่ี อกข่าว
3.3 ฉบบั ที่ ใชใ้ นกรณีทจ่ี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรือ่ งเดยี วท่ตี อ่ เน่ืองกนั ใหล้ งฉบบั ทเ่ี รียงตามลาดบั
ไว้ดว้ ย
3.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกยี่ วกบั เรอื่ งของข่าว
3.5 ส่วนราชการที่ออกข่าว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการที่ออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศักราชทอี่ อกข่าว

20

ตัวอย่างแบบข่าว

21

6. หนงั สอื ท่ีเจ้าหน้าที่ทาขน้ึ หรอื รับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือทเ่ี จ้าหนา้ ทที่ าข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนังสือทท่ี างราชการทาขนึ้
นอกจากทก่ี ลา่ วแลว้ ข้างต้น หรือหนงั สอื ทห่ี น่วยงานอนื่ ใดซงึ่ มใิ ช่สว่ นราชการหรอื บคุ คลภายนอกมมี าถงึ ส่วน
ราชการและสว่ นราชการรบั ไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คอื หนังสือรบั รอง รายงานการประชุม
บันทึก และหนงั สอื อื่น

1.หนงั สือรับรอง คอื หนงั สือทส่ี ว่ นราชการออกใหเ้ พอื่ รับรองแกบ่ ุคคล นติ ิบุคคล หรอื ส่วนราชการ เพอ่ื
วตั ถปุ ระสงค์อยา่ งใดอย่างหนง่ึ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

1.1 เลขท่ี ใหล้ งเลขทเ่ี รมิ่ แต่ ๑ เป็นต้นไปจนสนิ้ ปปี ฏทิ นิ

1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งช่อื สว่ นราชการ และจะลงทตี่ ้งั ด้วยก็ได้

1.3 ข้อความ ใหล้ งขอ้ ความข้ึนต้นวา่ “หนังสือฉบับน้ี ใหไ้ ว้เพื่อรบั รองวา่ ” แล้วตอ่ ช่ือบุคคล นิติบคุ คล
หรือหน่วยงานทที่ างราชการรบั รอง เฉพาะบคุ คล ใชร้ ะบุคานาหนา้ นาม ช่ือ นามสกลุ ตาแหนง่ หน้าท่ี สงั กดั
หนว่ ยงาน แล้วจงึ ลงขอ้ ความ

1.4 ให้ไว้ ณ วันท่ี ใหล้ งเลขบอกวันท่ี ชื่อเตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.

1.5 ลงช่ือ ใหป้ ฏบิ ตั เิ ช่นเดยี วกับในระเบียบ

1.6 ตาแหน่ง ใหป้ ฏิบัติเช่นเดยี วกับในระเบยี บ

1.7 รปู ถา่ ยและลายมอื ช่ือผู้ไดร้ ับการรับรอง ใช้ในกรณที ่สี าคัญซงึ่ ออกให้แก่บคุ คล ให้ติดรปู ถา่ ยของผู้
ไดร้ ับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไมส่ วมหมวกประทบั ตราชือ่ สว่ นราชการบนขอบดา้ นขวามอื ของ
รูปถ่าย ใหล้ งชื่อผไู้ ด้รบั การรบั รองลงลายมอื ชอ่ื ไวด้ ้านลา่ งและมชี ่อื เตม็ ด้วย

หนงั สือทเี่ จา้ หนา้ ท่ที าขึ้นหรือรับไว้เปน็ หลักฐาน คอื หนังสอื ที่ทางราชการทาข้นึ นอกจากท่กี ลา่ วมาแลว้ ข้างต้น
หรือหนังสือทหี่ นว่ ยงานอ่นื ใดซง่ึ มใิ ชส่ ว่ นราชการหรือบุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ และส่วนราชการรบั
ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการมี 4 ชนิดคอื หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ บันทกึ และหนังสืออน่ื ๆ

22

หนงั สอื รับรอง คอื หนังสอื ทส่ี ว่ นราชการออกใหเ้ พื่อรบั รองแก่บุคคล นติ ิบคุ ล หรือหนว่ ยงานเพอ่ื วัตถุประสงค์
อยา่ งหน่ึงอย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลโดยท่วั ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครฑุ และใหจ้ ัดทาตามแบบที่
10 คลา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

เลขท่ี ให้ลงเลขทขี่ องหนงั สอื รบั รองโดยเฉพาะ เรมิ่ ต้งั แต่เลข 1 เรยี งเปน็ ลาดบั ไปจนถงึ สน้ิ ปปี ฏิทนิ ทบั เลขปี
พุทธศักราชทอี่ อกหนังสอื รับรอง หรอื ลงเลขทีข่ องหนงั สอื ทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด

3.สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื ให้ลงชือ่ ส่วนราชการซง่ึ เปน็ เจา้ ของหนังสอื นนั้ และจะลงสถานทีต่ ง้ั ของส่วน
ราชการเจ้าของหนงั สือดว้ ยก็ได้

4. ขอ้ ความ ให้ลงขอ้ ความขนึ้ ตน้ วา่ หนังสอื ฉบับน้ใี หไ้ วเ้ พอ่ื รบั รองว่า และตอ่ ดว้ ยชื่อบคุ คล นิตบิ ุคคล หรอื
หน่วยงานทีห่ นงั สอื ทางราชการรับรอง ในกรณเี ปน็ บคุ คลใหพ้ ิมพช์ ่อื เต็มโดยมีคานาหน้านาม ชื่อ นามสกลุ
ตาแหน่งหน้าที่ และสงั กดั หน่วยงานทผ่ี ุ้นั้นทางานอยอู่ ย่างชดั แจ้งแล้วจงึ ลงข้อความทีร่ บั รอง

5. ให้ไว้ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดือนและตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่ีออกหนงั สอื รบั รอง

6. ลงชอื่ ใหล้ งรายมอื ชอื่ หวั หน้าส่วนราชการผอู้ อกหนงั สอื หรอื ผู้ทไ่ี ดร้ บั ราชการมอบหมายและพิมพช์ ่ือเตม็
ของเจ้าของลายมอื ชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมอื ชื่อ

7.ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผลู้ งรายมือชอ่ื ในหนงั สือ

8.รูปถา่ ยและลายมอื ชื่อผไู้ ดร้ บั การทดลอง ในกรณีที่การรบั รองเปน็ เรอ่ื งสาคญั ทอ่ี อกให้แกบ่ คุ คลใหต้ ิดรูป
ของผู้ทีไ่ ดร้ บั การรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนตเิ มตร หนา้ ตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราช่ือ ส่วนราชการท่อี อก
หนงั สือบนขอบลา่ งดา้ นขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนกระดาษ และให้ผู้นั้นลงลายมือช่อื ไวใ้ ต้รปู ถา่ ยพรอ้ มทัง้
ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมอื ชือ่ ไวใ้ ต้ลายมอื ช่ือดว้ ย

23

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

24

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตุการณใ์ นทปี่ ระชมุ ความคดิ เห็นของผมู้ าประชมุ ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและ
มตขิ องทป่ี ระชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดังน้ี

2.1 รายงานการประชุม ให้ลงชอ่ื คณะทีป่ ระชุม หรือช่ือการประชุม
2.2 ครัง้ ท่ี ให้ลงครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เม่อื ให้ลง วนั เดือน ปี ที่ประชุม
2.4 ณ ให้ลงสถานท่ีทีป่ ระชุม
2.5 ผู้มาประชุม ใหล้ งชือ่ หรอื ตาแหน่งของผทู้ เ่ี ป็นคณะท่ีประชุมซงึ่ มาประชุม ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบวุ ่ามาประชมุ แทนผ้ใู ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผไู้ มม่ าประชมุ ใหล้ งชอ่ื และตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทป่ี ระชุมซ่งึ มไิ ดม้ าประชมุ พรอ้ มทงั้ เหตผุ ลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผ้เู ข้าร่วมประชุม ใหล้ งช่อื และตาแหน่งของผทู้ ่ีมไิ ด้เปน็ คณะทปี่ ระชมุ แตม่ ารว่ มประชุม
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเี่ รมิ่ ประชุม
2.9 ข้อความ ให้บันทกึ ข้อความทปี่ ระชุม ใหเ้ รมิ่ ด้วยประธานกลา่ วเปิดประชุม และเรอ่ื งท่ปี ระชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มติหรอื ขอ้ สรปุ ของทปี่ ระชมุ แตล่ ะเรื่องตามลาดับ
2.10 เลิกประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาเลกิ ประชมุ
2.11 ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานท่ีประชมุ ซ่งึ ลงนามรับรองในเมอ่ื ท่ปี ระชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแล้ว

25

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

26

3. บันทึก คอื ข้อความซ่งึ ผูใ้ ต้บังคบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คับบัญชาหรือผบู้ งั คบั บญั ชาสงั่ ผ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรอื
ข้อความที่เจา้ หนา้ ที่หรอื หนว่ ยงานตา่ กว่าระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ตั ริ าชการ โดยปกตใิ ห้กาหนดใช้
กระดาษบันทกึ ข้อความ มรี ายละเอยี ดดงั นี้

3.1 ชื่อหรอื ตาแหน่งทีบ่ ันทึกถงึ โดยใชค้ าขนึ้ ต้นตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเร่ืองทบ่ี นั ทึก ถา้ มีเอกสารประกอบใหร้ ะบไุ ว้ด้วย
3.3 ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหนง่ ของผบู้ ันทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดือน ปี ทบี่ นั ทกึ ไวด้ ้วย

27

ตัวอย่างแบบบันทึก

28

๔.หนังสอื อ่ืนๆ หนงั สือ หรอื เอกสารอ่ืนใดที่เกดิ ขนึ้ เนื่องจากการปฏบิ ตั ิงานของเจา้ หน้าที่ เพอื่ เป็นหลักฐาน

ในทางราชการ ซงึ่ รวมถงึ ภาพถา่ ย ฟลิ ์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทกึ ภาพดว้ ย หรอื หนงั สือของ
บุคคลภายนอก

ท่ียน่ื ต่อเจ้าหน้าท่แี ละเจา้ หนา้ ทไี่ ดร้ ับเข้าทะเบยี นรบั หนงั สือของทางราชการแลว้ มรี ูปแบบตามที่กระทรวง
ทบวงกรม

จะกาหนดขึน้ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด

แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคารอ้ ง เป็นต้น

29

ตวั อย่างหนงั สอื อ่ืนๆ

30

ตวั อยา่ งหนงั สือราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

31

2. หนังสือภายใน

32

3. หนังสอื ประทบั ตรา

33

๔.หนงั สอื สงั่ การ

34

4.๑ หนังสอื คาสง่ั

35

๔.๒ หนังสอื ระเบยี บ

36

๔.๓ หนังสอื บงั คบั

37

5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

38

๕.๑ หนังสอื ประกาศ

39

๕.๒ หนงั สอื แถลงการณ์

๕.๓ หนังสือขา่ ว

40

6. หนังสือทเ่ี จา้ หน้าที่ทาขน้ึ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ

๖.๑ หนงั สือรับรอง

41

๖.๒ ตัวอยา่ งแบบรายงานการประชุม

42

๖.๓ ตวั อยา่ งแบบบันทึก

43

๖.๔ หนังสอื อ่ืนๆ

44