Disediakan Oleh : Unit Akademik & Pendidikan Berterusan Kolej Komuniti Kelana Jaya Manual Pengguna Laman e-DOKU PSH KKKJ
ISI KANDUNGAN MANUAL PENGGUNA LAMAN e-DOKU PSH KKKJ BIL PERKARA MUKA SURAT 1.0 Pengenalan 1 2.0 Objektif 1 3.0 Akses Laman e-DOKU PSH KKKJ 1 4.0 Modul Menu Utama 4 - 9 4.1 Senarai Semak Pelaksanaan Kursus Pendek (PSH_List) 4.2 Muat Naik Senarai Borang PSH (Indeks Borang) 4.3 Muat Naik Senarai Semak Tuntutan Bayaran Penceramah 4.4 Muat Naik Senarai Semak iFRP PSH 5.0 Modul Menu Info PSH 10 - 12 6.0 Menu Muat Turun 6.1 Manual Pengguna e-DOKU PSH KKKJ 13 - 14 6.2 Tatacara Mengisi Borang Penilaian Pencapaian Peserta Kursus 7.0 Modul Menu Maklum Balas 14 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ
1.0 PENGENALAN Secara umumnya, e-DOKU ini merupakan singkatan dari elektronik dokumen. Jadi Laman e-DOKU PSH KKKJ ini adalah satu platform berpusat bagi semua dokumen PSH yang dibangunkan secara atas talian. Laman e-DOKU PSH KKKJ ini dibangunkan bagi meningkatkan kecepakan pengurusan terutamanya bagi aktiviti pelaksanaan kursus pendek Unit Pembelajaran Sepanjang Hayat. Laman ini merangkumi perkongsian dan hebahan garis panduan dan pekeliling berkaitan PSH dan menggabungkan proses sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus pendek. Sehubungan dengan itu, manual pengguna ini dibangunkan bagi menerangkan secara terperinci tatacara penggunaan Laman e-DOKU PSH KKKJ mengikut peranan dan tugas dalam setiap aktiviti yang dilaksanakan. 2.0 OBJEKTIF Manual Laman e-DOKU PSH KKKJ ini dibangunkan bagi mencapai beberapa objektif iaitu : 1. Memberi panduan yang jelas dan terperinci kepada pengguna untuk menggunakan laman ini dalam pelaksanaan kursus pendek dan PSH khususnya. 2. Melancarkan pelaksanaan pengurusan berkaitan pelaksanaan kursus pendek oleh pensyarah utama, pensyarah pembantu dan penyelaras di peringkat kolej. 3. Menyediakan platform rujukan bagi laman yang telah dibangunkan mengikut peranan dan tugas. 3.0 AKSES LAMAN e-DOKU PSH KKKJ Laman e-DOKU PSH KKKJ ini boleh diakses dengan melayari pautan berikut : bit.ly/e-DOKU_KKKJ MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 1
4.0 MODUL MENU UTAMA Menu UTAMA merupakan muka depan laman ini dan memaparkan pautan bagi beberapa aktiviti muat naik dan muat turun dokumen kursus pendek PSH. Rajah 1 : Muka Depan Laman e-DOKU PSH KKKJ 4.1 Senarai Semak Pelaksanaan Kursus Pendek (PSHList) Rajah 2 : Klik untuk Muat Turun PSHList 4.1.1 Pengguna perlu klik butang yang disediakan untuk melihat senarai semak PSHList. 4.1.2 Senarai semak akan dipaparkan dan pengguna dapat melihat senarai pembahagian dokumen yang diperlukan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus pendek mengikut lantikan. Sekiranya perlu, pengguna juga boleh mencetak senarai semak sebagai rujukan dan panduan. 4.1.1 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 2
Rajah 3 : PSHList 4.1.2 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 3
4.2 Muat Turun Senarai Borang PSH (Indeks Borang) 4.2.1 Seterusnya pengguna boleh menyediakan borang yang diperlukan dengan klik pada muat turun indeks borang pada laman. Rajah 4 : Klik untuk Muat Turun Borang 4.2.2 Pengguna dapat melihat dan muat turun indeks borang yang mengandungi kod dan nama borang yang digunakan dalam pelaksanaan kursus pendek. Pengguna boleh merujuk borang yang digunakan di PSHList. Rajah 5 : Senarai Indeks Borang 4.2.1 4.2.2 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 4
4.2.3 Seterusnya pengguna boleh memuat turun borang yang ingin digunakan dengan klik pada muat turun borang. Rajah 6 : Klik butang Muat Turun Borang 4.2.4 Seterusnya pengguna boleh memuat turun borang yang ingin digunakan dengan klik pada muat turun borang. Borang ini juga telah dilabelkan mengikut kod dan nama borang seperti dalam senarai indeks borang bagi memudahkan pengguna. Rajah 7 : Muat Turun Borang 4.3 Muat Turun Senarai Semak Tuntutan Bayaran Penceramah 4.3.1 Pengguna perlu memuat turun senarai semak tuntutan bayaran penceramah sekiranya berkaitan. 4.2.3 4.2.4 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 5
Rajah 8 : Klik untuk Muat Turun Senarai Semak Tuntutan Bayaran Penceramah 4.3.2 Paparan senarai semak ClaimPenceramah akan dipaparkan dan pengguna perlu mencetak dan melengkapkan dokumen berkaitan sebelum dihantar ke Unit Kewangan untuk diproses. Rajah 9 : Senarai Semak Tuntutan Bayaran Penceramah (ClaimPenceramah) 4.3.1 4.3.2 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 6
4.4 Muat Naik Senarai Semak iFRP PSH 4.4.1 Pengguna perlu klik untuk muat turun panduan penyediaan FRP PSH. Rajah 10 : Klik untuk Muat Turun Panduan Penyediaan iFRP PSH 4.4.2 Paparan Panduan Penyediaan FRP akan dipaparkan. Panduan ini dapat membantu pengguna mengenalpasti dokumen dan platform muat turun dokumen yang diperlukan. Rajah 11 : Panduan Penyediaan FRP PSH 4.4.1 4.4.2 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 7
4.4.3 Seterusnya pengguna perlu memuat turun dokumen FRP PSH dan mencetak dokumen yang berkaitan bagi tujuan pengesahan Timbalan Pengarah Akademik dan Pengarah. Rajah 12 : Klik untuk Muat Turun Dokumen FRP PSH 4.4.4 Paparan senarai dokumen yang diperlukan oleh pengguna akan dipaparkan. Nama dokumen adalah seperti dalam Panduan Penyediaan FRP bagi memudahkan urusan penyediaan FRP. Rajah 13 : Paparan Dokumen FRP PSH 4.4.3 4.4.4 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 8
4.4.5 Setelah dokumen lengkap telah dibuat pengesahan, pengguna perlu mengimbas dokumen dan memuat naik ke dalam pautan Muat Naik FRP PSH seperti dalam rajah di bawah. Rajah 14 : Klik untuk Muat Naik FRP PSH 4.4.6 Pengguna perlu menamakan fail dengan tarikh dan nama kursus pendek. Seperti dalam rajah di bawah. Rajah 15 : Paparan FRP PSH yang dimuat naik 9 4.4.5 4.4.6 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ
5.0 MODUL MENU INFO PSH Modul ini secara khususnya akan memberi panduan dan informasi terkini tentang perkara berikut : 5.1 Carta Organisasi Rajah 16 : Carta Organisasi Unit PSH 5.2 Pengenalan PSH Rajah 17 : Pengenalan PSH MANUAL PENGGUNA e 10 -DOKU PSH KKKJ
5.3 Visi, Misi, Objektif & fungsi Unit PSH Rajah 18 : Visi, Misi & Fungsi Unit PSH 5.4 Garis Panduan PSH 5.4.1 Pengguna boleh memuat turun garis panduan PSH yang merangkumi: 5.4.1.1 Garis Panduan Penyediaan FRP PSH (versi 1 ) 5.4.1.2 Garis Panduan PSH Kolej Komuniti Edisi 2017 5.4.1.3 Garis Panduan Akaun Amanah Kolej Komuniti Edisi 2017 Rajah 19 : Garis Panduan PSH 5.4.1.1 5.4.1.1 5.4.1.1 11 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ
5.5 Sistem & Rekod PSH 5.5.1 Sistem dan Rekod ini membolehkan pengguna akses kepada sistem dan rekod berikut : 5.5.1.1 Login ePSH 5.5.1.2 Mnaual Pengguna ePSH 5.5.1.3 Sistem Daftar Kursus Pendek 5.5.1.4 Rekod KPI Peserta Terkini Pensyarah Rajah 20 : Sistem & Rekod PSH 5.6 Takwim Kursus Pendek Rajah 21 : Takwim Kursus Pendek 5.5.1.1 5.5.1.2 5.5.1.3 5.5.1.4 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 12
6.0 MODUL MUAT TURUN 6.1 Manual Pengguna e-DOKU PSH KKKJ Rajah 22 : Manual Pengguna e-DOKU PSH KKKJ 6.2 Tatacara Mengisi Borang Penilaian Pencapaian Peserta Kursus 6.2.1 Pengguna melengkapkan setiap item dengan merujuk kepada tatacara yang disediakan ( Langkah 1 hingga 6). Rajah 23(a) : Tatacara Mengisi Borang Penilaian Pencapaian Peserta Kursus 13 MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ MANUAL PENGGUNA e-DOKU PSH KKKJ 6.2.1
Rajah 23(b) : Tatacara Mengisi Borang Penilaian Pencapaian Peserta Kursus 7.0 MODUL MENU MAKLUM BALAS 7.1 Pengguna amat digalakkan memberi sebarang komen, pandangan dan cadangan berkaitan e-DOKU bagi tujuan penambahbaikan di borang yang telah disediakan. Rajah 24 : Borang Maklum Balas Pengguna MANUAL PENGGUNA e 14 -DOKU PSH KKKJ