The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.

inovasi Manual pengguna APP imbasan 25072019

Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by eksappdmeradong, 2019-08-07 00:42:00

inovasi Manual pengguna APP imbasan 25072019

inovasi Manual pengguna APP imbasan 25072019

Keywords: Inovasi Kod,QR dan Pautan PPDM

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

1.0 PROJEK INOVASI DI PPD MERADONG
1.1 Latar Belakang Projek

Projek inovasi digital ini merupakan usaha jabatan dalam menangani masalah keberadaan
staf/pelanggan dan kekangan masa dalam capaian borang/data/analisis pada masa nyata
(real time). Projek ini adalah antara usaha dan pelibatan organisasi dalam melaksanakan
dasar penjimatan dan pembudayaan amalan Go Green (Paperless).
1.2 Penyelesaian Projek
Penyediaan borang dalam talian bagi membolehkan borang maklum balas,
pengesahan/pendaftaran kehadiran, tempahan bilik mesyuarat/sesi kaunseling dan akses
dokumen dengan cepat dan sistematik melalui kaedah imbasan kod QR atau/dan pautan.
1.3 Kelebihan dan Impak Projek
i. Mudah diadaptasi
ii. Mesra pengguna
iii. Capaian statistik/dokumen pada masa nyata
iv. Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan dalam pengumpulan maklum balas,

pendaftaran kehadiran, penempahan dan capaian data/analisis/dokumen secara maya.
v. Memudahkan analisis data
vi. Penjimatan kos pencetakan
vii. Mesra alam melalui amalan Go Green

1 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

2.0 KEPERLUAN PENGGUNAAN IMBASAN KOD QR ATAU AKSES MELALUI PAUTAN
Bagi kaedah imbasan kod QR, pengguna boleh menggunakan aplikasi sedia ada dalam telefon
pintar seperti WeChat/CamScanner yang telah dilengkapi dengan fungsi imbasan kod QR atau
melakukan intalasi aplikasi imbasan kod QR. ( Rujuk 1a dan 1b).
Bagi capaian melalui kaedah pautan, pengguna perlu memiliki pelayan (browser) seperti
Google Chrome atau Safari dalam telefon pintar/komputer.

2.1 Contoh aplikasi yang dilengkapi dengan fungsi imbasan kod QR.
i. Menggunakan pakej fungsi imbasan kod QR bagi aplikasi sedia ada dalam telefon pintar
seperti WeChat dan CamScanner. (Rujuk Rajah 1)
2

1

Rajah 1a : Langkah-langkah membuka fungsi imbasan dalam aplikasi WeChat

Rajah 1b : Pilih QR Code untuk menggunakan fungsi imbasan dalam aplikasi
CamScanner

2 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

2.2 Manual Intalasi Aplikasi Imbasan Kod QR
A. PENGGUNA ANDROID SAHAJA

1. Dalam aplikasi Play Store, taip QR Code Scanner atau QR Code Reader pada ruangan
carian.

2. Pilih aplikasi yang dikehendaki dan klik butang INSTALL untuk instalasi aplikasi
berkenaan. (Rujuk Rajah 2a)

Rajah 2a : Klik butang INSTALL untuk instalasi aplikasi
3. Klik OPEN, selepas instalasi telah berjaya.
B. PENGGUNA IOS SAHAJA
2. Dalam aplikasi App Store, taip QR Code Scanner atau QR Code Reader pada ruangan carian.
3. Pilih aplikasi yang dikehendaki dan klik butang GET untuk instalasi aplikasi berkenaan.

(Rujuk Rajah 2b)

Rajah 2b : Klik butang GET untuk instalasi aplikasi
4. Klik OPEN, selepas instalasi telah berjaya.

3 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

4.1 Penerangan Akses Borang/Dokumen Dalam Talian
4.1.1 Kod QR akan dijana melalui https://www.qrcode-monkey.com/ manakala pautan
akan dijana melalui http://bit.ly.
4.1.2 Kod QR dan pautan akan dicetak dan ditampal di lokasi-lokasi utama untuk
kegunaan mengakses borang dalam talian.
4.1.2.1 Pengguna digalakkan mengakses borang/dokumen terbabit dengan
mengimbas kod QR.
4.1.2.2 Pengguna telefon pintar perlu menaip pautan tersebut pada pelayan
(browser) seperti Google Chrome atau Safari sekiranya ingin mengakses
borang/dokumen melalui kaedah capaian melalui pautan.
4.1.3 Sekiranya tiada cetakan dilakukan, kod QR dan pautan tersebut akan dikongsikan
melalui aplikasi WhatsApp atau Telegram.
4.1.3.1 Pengguna digalakkan mengklik pautan bagi capaian terus.
4.1.3.2 Kaedah imbasan Kod QR boleh digunakan namum ia memerlukan telefon
pintar tambahan untuk berfungsi.

4.2 Inovasi Borang Dalam Talian
4.2.1 Tahap Kepuasan Pegawai Dan Anggota Pelaksana (PK05-1)
Borang dalam talian ini dihasilkan oleh Pn. Cecilia Yii Ai Huong, penyelaras EKSA
bagi tujuan pengumpulan maklum balas dan analisis tahap kepuasan dalam
kalangan pegawai dan anggota pelaksana di organisasi. (Rujuk Jadual 1)

Perkara Maklum Balas Pelanggan PK05-1
Akses

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2RxO88T
Jadual 1 : Kemudahan Akses PK05-1

4.2.2 Maklum Balas Pelanggan (PK05-2)
En. Ismail bin Abang Mahamud, Pengerusi EKSA memulakan penggunaan borang
Maklum Balas Pelanggan (PK05-2) dalam talian bagi Program Cakna Pengurusan
Daerah Meradong. Usaha beliau diteruskan oleh Pn. Cecilia Yii Ai Huong bagi
tujuan pengumpulan maklum balas bagi semua unit di organisasi ini. (Rujuk Jadual
2)

4 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

Akses Maklum Balas Pelanggan PK05-2
Perkara

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2XwDlRQ
Jadual 2 : Kemudahan Akses PK05-2

4.2.3 Maklum Balas Pelanggan (PKU02-1)
Borang dalam talian ini kedua yang dihasilkan oleh Pn. Cecilia Yii Ai Huong,
penyelaras EKSA bagi tujuan pengumpulan maklum balas dan analisis tahap
kepuasan pelanggan bagi perkhidmatan di kaunter organisasi. (Rujuk Jadual 3)

Perkara Maklum Balas Pelanggan PKU02-1
Akses

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2Y3Myhr
Jadual 3 : Kemudahan Akses PKU02-1

4.2.4 Maklum Balas Pegawai Bertanggungjawab (PiC)
Ia dihasilkan oleh ahli-ahli Zon 2 sebagai saluran penghargaan, komen atau
cadangan penambahbaikan berkaitan dengan lokasi atau perkhidmatan yang
diberikan oleh Pegawai Bertanggungjawab.

Perkara Maklum Balas Pegawai Bertanggungjawab (PiC)
Akses

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2y8Gp8c

Jadual 4 : Kemudahan Akses Borang Maklum Balas Pegawai Bertanggungjawab

5 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

4.2.5 Pengesahan/Pendaftaran Kehadiran Bagi Mesyuarat/Perbincangan/Aktiviti
Borang pengesahan kehadiran diwujudkan apabila wujud keperluan melakukan
tinjuan kebolehlaksanaan sesuatu mesyuarat pada tarikh cadangan berdasarkan
keberadaan staf dengan merujuk kepada justifikasi ketidakhadiran. Manakala
borang pendaftaran kehadiran pula disediakan bagi tujuan perekodan kehadiran
staf berserta dengan justifikasi ketidakhadiran. Kedua-dua borang ini dihasilkan
oleh setiausaha induk bagi memudahkan urus sedia mesyuarat dalam persediaan
dan pengendalian mesyuarat.

Penjanaan kod QR dan pautan perlu dilakukan bagi borang berlainan mengikut bil.
mesyuarat. Contoh :

Perkara Pengesahan Pendaftaran Pendaftaran
Akses Kehadiran Kehadiran Kehadiran
Mesyuarat EKSA Mesyuarat EKSA Mesyuarat EKSA
Bil. 1/2019 Bil. 1/2019 Bil. 2/2019

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2xcaTFU bit.ly/31Nc3FX bit.ly/2X8cpbP

Jadual 5 : Kemudahan Akses Mengikut Jenis Borang dan Aktiviti

4.2.6 Borang Rujukan Pegawai Dan Kakitangan Yang Memerlukan Khidmat Sokongan
Psikologi Dan Kaunseling Untuk Sekolah Rendah Di Daerah Meradong (BK008)
Borang dalam talian ini diwujudkan atas inisiatif UPsK, Pn. Cecilia Yii Ai Huong bagi
memudahkan tempahan sesi khidmat sokongan psikologi dan kaunseling dalam
kalangan warga pendidikan daerah Meradong.

Perkara BK008
Akses

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2K6qZsB
Jadual 6 : Kemudahan Akses BK008

6 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

4.2.7 Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Jadual Tempahan Bilik Mesyuarat
Di bawah bimbingan UPPB, En. Romeo anak Biju, ahli Zon Ixora telah melakukan
pembaharuan dalam cara tempahan dan semakan tempahan bilik mesyuarat
dengan mengaplikasikan permohonan dan semakan tempahan bilik mesyuarat
dalam talian.

Perkara Permohonan Tempahan Jadual Penempahan Yang
Akses Bilik Mesyuarat Telah Diluluskan

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2K6qZsB bit.ly/30Da9aA

Jadual 7 : Kemudahan Akses Tempahan & Jadual Bilik Mesyuarat

4.2.8 Pengesahan Kehadiran Melalui SPLKPM
Pendaftaran kehadiran melalui kaedah ini membolehkan penceramah, fasilitator,
urus setia dan peserta bagi bengkel, taklimat, lawatan penandaarasan dan aktiviti
lain bagi memenuhi keperluan bilangan hari berkursus dan Pelaporan Mata Kredit
tahunan pegawai.

Walaubagaimana pun, sistem ini mempunyai limitasi dalam pendaftaran kehadiran
mengikut kategori di mana pihak urus setia terpaksa mengubah status penceramah,
fasilitator atau urus setia secara manual. Bagi mengatasi isu kesukaran mengakses
laman sesawang SPLKPM di luar jangkaan, tapak pengumpulan sementara
bersesuaian dengan templat dalam bentuk excel untuk dimuat naik dalam dalam
Modul Daftar Peserta LDP & Pengurusan Sijil Online SPLKPM.

Penjanaan kod QR dan pautan perlu dilakukan mengikut nama aktiviti. Contoh
dalam Jadual 8 di bawah :

Perkara Pendaftaran Kehadiran
Akses Bengkel Latih Amal & Audit Luaran EKSA 2019

SPLKPM Google Form

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2FugUCz bit.ly/2YoSPEo

Jadual 8 : Kemudahan Akses Mengikut Aktiviti melalui SPLKPM

7 | Muka Surat

INOVASI AKSES PENDOKUMENTASIAN DALAM TALIAN DI BAWAH EKSA PPD MERADONG 2019

4.2.9 Kiosk EKSA Dalam Talian
Akses dokumen dengan menggunakan kemudahan g-drive bukan sahaja
memudahkan pemantauan pihak atasan malahan memudahkan
capaian/perkongsian dokumen EKSA dalam kalangan staf.

Perkara Kiosk EKSA
Akses

Imbasan
Kod QR

Pautan bit.ly/2K1yfXx

Jadual 9 : Kemudahan Akses Kiosk EKSA Dalam Talian

Disediakan oleh : Disemak oleh :
t.t.
t.t. __________________________________
____________________________ [CECILIA YII AI HUONG]
[TANG PING PING] PENYELARAS/FASILITATOR
SETIAUSAHA INDUK EKSA PPD MERADONG
EKSA PPD MERADONG
8 | Muka Surat
Disahkan oleh :

t.t.
______________________________________
[ISMAIL BIN ABANG MAHAMUD]
PENGERUSI
EKSAPPD MERADONG


Click to View FlipBook Version