1 2022 CV. Tirta Wening Tri Utama BUKU PANDUAN APLIKASI SI-BAGUS ( SISTEM INFORMASI BAGIAN UMUM SETDA KOTA BLITAR )
1 DAFTAR ISI 1. Cara Membuka Situs .....................................................................................................1 1.1. Alamat Aplikasi .....................................................................................................1 2. Login Aplikasi ............................................................................. .................................1 3. Halaman Utama ....................................................................... .....................................1 4. Daftar Menu ..................................................................................................................1 4.1. Informasi Terkini ...................................................................................................2 4.2. Permohonan Kehadiran Walikota...........................................................................2 4.3. Peminjaman Gedung .............................................................................................4 4.4. Permohonan MC dan Protokol ..............................................................................6 4.5. Pemohonan Sambutan ...........................................................................................7 4.6. Permohonan Kelengkapan Acara ..........................................................................7 5. Kembali ke Dashboard ........................................................................... ......................8 6. Keluar ( Log out ) ..........................................................................................................8
1 1. Membuka akses aplikasi • Untuk bisa mengakses aplikasi , kunjungi alamat web berikut : https://sibagus.blitarkota.go.id/ 2. Login Aplikasi • Untuk memulai aplikasi, user harus memasukkan username dan password yang sudah terdaftar seperti gambar di bawah ini. 3. Halaman Utama • Setelah proses login selesai, maka akan muncul halaman utama seperti gambar di bawah ini. • User dapat mengubah password setelah login demi keamanan dan kenyamanan dalam menggunakan aplikasi ini.
2 4. Pada halaman utama terdapat beberapa menu , yaitu: a. Informasi Terkini. b. Permohonan Kehadiran Walikota. c. Peminjaman Gedung. d. Permohonan MC dan Protokol. e. Permohonan sambutan. f. Permohonan Kelengkapan acara. Seperti contoh gambar di bawah ini :
3 a. Menu Informasi Terkini yaitu : Menu ini adalah untuk melihat segala aktifitas atau jadwal kegiatan yang akan di laksanakan atau sedang dilaksanakan di Daerah Kota Blitar. Contoh pada gambar di bawah ini : b. Permohonan Kehadiran Walikota / Wakil Wali Kota Menu ini digunakan apabila OPD mengajukan permohonan untuk menghadirkan Wali Kota atau Wakil Wali Kota • Di pojok kanan atas terdapat 2 tombol; warna merah yang berisi “jadwal Wali/Wawali dan Pengajuan baru”.Seperti pada gambar dibawah ini . • Klik tombol warna merah pada pojok kanan bertuliskan “pengajuan baru”. Selanjutnya, terdapat form yang harus diisi. Antara lain tentang : Nama acara (isilah dengan nama acara yang ingin dihadiri Wali Kota/Wakil Wali Kota), pilihlah permohonan kehadiran : Walikota, Wakil Walikota atau Wali Kota dan Wakil Wali Kota. • Pilih tanggal acara (Isilah dengan tanggal pelaksanaan acara). • Tempat acara (Pilihlah tempat acara).
4 • Jumlah peserta (Isilah dengan jumlah peserta/undangan). • Rincian (Isilah siapa saja yang diundang), • penanggung jawab (Isilah nama Kepala OPD). • Susunan acara (Isilah dengan susunan acara). • Gambar tata tempat (layout). • Nama contact person (Isilah dengan nama pejabat yang secara teknis menangani acara) dan file KAK atau surat (Isikah dengan KAK, Rundown kegiatan, atau gambaran acara). • Klik Tombol SIMPAN agar data tersimpan di data base kami. • Data tidak bisa disimpan sebelum semua file terisi. • Pemohon dapat melihat atau memeriksa file yang telah disimpan dengan memilih “Detail”, dapat mengedit dengan memilih “Edit”, dan menghapus permohonan dengan pilih “Hapus”. • Status kehadiran Wali Kota dapat dipantau OPD dengan status : Menunggu, Proses, Hadir, Diwakilkan, Tidak hadir dan tidak ada yang mewakili. • Akan ada notifikasi untuk OPD apabila ada perubahan status kehadiran. Seperti gambar di bawah ini. c. Peminjaman Gedung • Menu ini digunakan apabila OPD mengajukan permohonan peminjaman gedung, Balaikota Koesoemo Wicitra, Ruang Sasana Praja, dan Ruang Transit Samaptaloka dll. • Klik kotak merah di pojok kanan atas “Pengajuan Baru”.
5 • Kemudian muncul form yang harus diisi. Antara lain tentang : o Nama acara, gedung / ruangan (pilih salah satu), o tanggal dan waktu (isilah dari kapan sampai kapan), o jumlah peserta, o rincian peserta, o file tata tempat (layout), o KAK (Lampirkan KAK/Gambaran kegiatan), o perlengkapan yang dibutuhkan (Sound System, KursiPodium, Meja), o penanggungjawab (Diisi Nama Kepala OPD), o contact person (Diisi penanggungjawab gedung). o Klik Tombol SIMPAN agar data tersimpan di data base kami. o Status peminjaman dapat dipantau OPD dengan status : Menunggu, Proses, Disetujui, Tidak Disetujui. Akan ada notifikasi untuk OPD apabila ada perubahan persetujuan. Seperti gambar di bawah ini. • Pastikan setelah klik SIMPAN, usulan data sudah masuk didaftar seperti gambar di bawah ini.
6 d. Permohonan MC dan Protokol • Untuk pengajuan baru, Klik tombol Pengajuan Baru. Seperti gambar di bawah ini. • Lalu akan muncul format tabel isian seperti dibawah ini :
7 • Isilah nama Acara, tanggal acara, tempat, seragam MC, Susunan Acara, Daftar Tamu, Penanggung Jawab, dan nama kontak person. • Klik SIMPAN. Dan pastikan data yang diinput masuk kedalam daftar tabel seperti gambar dibawah ini. e. Permohonan Sambutan • Seperti permohonan lainnya, untuk pengajuan pertama klik tabel pengajuan baru. Dan mengisi form yang telah disediakan. • Antara lain tentang : Nama acara, tanggal acara, susunan acara, daftar tamu VIP, yang terpenting unggah dokumen KAK atau Bahan Sambutan Wali Kota dan nama contact person. Seperti gambar dibawah ini. f. Permohonan Perlengkapan Acara • Seperti permohonan lainnya, untuk pengajuan pertama klik tabel pengajuan baru. Dan mengisi form yang telah disediakan.
8 • Antara lain tentang : Nama acara, tanggal acara, tempat acara, kemudian isi surat pernyataan sesuai contoh, pilih dengan centang, isi penanggung jawab dan nama contact person. Seperti gambar di bawah ini. g. Kembali Ke Dashboard h. Keluar ( Log out ) “ Selesai “ “ Kembali ke awal klik pada menu Dashboard “