การทำลายเอกสาร

การจดั เกบ็ และการทาลายเอกสาร
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี

ว่าด้วยสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖

การเกบ็ หนังสือราชการ

แบ่งประเภทการเกบ็ ออกเป็น 3 ประเภท คือ การเกบ็ ระหวา่ งปฏิบตั ิ การเกบ็ ไวเ้ พื่อใชใ้ นการตรวจสอบ และการ
เกบ็ เม่ือปฏิบตั ิเสร็จแลว้
การเกบ็ ระหวา่ งปฏิบตั ิ คือ การเกบ็ หนงั สือที่ยงั ปฏิบตั ิไม่เสร็จ ใหอ้ ยใู่ นความรับผดิ ชอบของเจา้ ของเร่ืองการเกบ็ ไวเ้ พ่ือใช้
ในการตรวจสอบ คือ การเกบ็ หนงั สือท่ีปฏิบตั ิเสร็จเรียบร้อยแลว้ แตจ่ าเป็นจะตอ้ งใชใ้ นการตรวจสอบเป็ นประจา ไม่
สะดวกในการส่งไปเกบ็ ยงั หน่วยเกบ็ ของส่วนราชการตามระเบียบสารบรรณ ใหเ้ จา้ ของเรื่องเกบ็ เป็นเอกเทศ การเกบ็ เม่ือ

ปฏิบตั ิเสรจ็ แลว้ คือ การเก็บหนงั สือท่ีปฏิบตั เิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแลว้ และไมม่ ีอะไรท่ีจะตอ้ งปฏบิ ตั ติ ่อไปอีก การเก็บ
หนงั สอื ประเภทนีเ้ ป็นการเก็บไวเ้ พ่ือรอการทาลายและความถ่ีในการนามาใชง้ านมีไมม่ ากนกั และเพ่ือเป็นการลดภาระ
ของเจา้ ของเรอ่ื งผปู้ ฏบิ ตั ิใหม้ ีเวลาทาเร่อื งท่ียงั ไมส่ นิ้ กระแสการดาเนินการ และเพ่ือใหม้ ีหน่วยท่ีทาหนา้ ท่ีเร่อื งนีโ้ ดยเฉพาะ
ระเบียบงานสารบรรณจงึ กาหนดใหม้ ีการจดั ตงั้ ศนู ยเ์ ก็บ หรอื หนว่ ยเกบ็ กลางเพ่ือทาหนา้ ท่ีรบั ผิดชอบงานดา้ นนีใ้ หแ้ ก่
หนว่ ยงานในสงั กดั

การกาหนดอายุการเกบ็ หนังสือ

หนงั สรืะอเดบงั ียตบ่องไาปนนส้ี ารบรรณไดก้ าหนดอายกุ ารเกบ็ หนงั สือไวว้ า่ โดยปกติใหเ้ กบ็ หนงั สือต่าง ๆ ไวไ้ ม่นอ้ ยกวา่ 10 ปี เวน้ แต่
รก45213ไห.....มะรรหหหหหเมื่นอบนนนนนศหอ้ียิลงงงงงัััััยบนสสสสสปกแงั ืืืืือออออวาสบกา่ทตททเือกบรอ1้่ี่ีี่เไเอี่ยปปแกดงวปื่น็็ผนนาสป้กีหในหเงฏบัรนนวกื่ลอิบปลนาดกังตัรกหัเธฐปะิงษนรา็าวนณนรดนตั คมไทะเิศสววดเาาดาเร้างสปมีย็สจอ็ตวนลสรารกบัมพิร้น์ นัถขญัเิแใศคนหลซใษดหบ่วึ้ป้งแี ไเธ้สฏแลกมราลิบวบ้็ ร่มนะตัไกมีควเวิตปาเวนนเร้า็ปนาขมเียม็กนคอมรสบ็ู่สหะงจาใศเาาลบคหเรานกัญีัยีลตเ้ ปฐาบหปแท็านวลรนร่ีมา่ไือะะทดีตปเเขปพาวน้้ตอง็ยนณเางรรกมเพี่ืาอราสชก่ืนอรงถฎกจรงกั ิตาหะักทงริคษม่ีเาหตกนน้าาลลิดคยไสกัอขแวดอฐ้ดึนลาจ้บามไะเานปสปปกร็หนวะลหนรเทปอบืรอห่ีอรดืียอเะื่นรรภบต่ืืจออยใัแาาหงหแมบเทมหเน้ทบกี่ตื่อ่งงั่ีกบ็แอช้ดสอผไงาาืองวนใตเนจอไช้ิวดื่นิมนส้า่ ห่ดนใกาดมหว้าอ้ ทรยารยยแกี่ไับกเลาดหวศรว้มา้่ึกตนเีกส5ษุแ้นั ฎรหาป็จคหี่งใน้ชมหคาาเ้ตยวกหิา้บ็ รไือว้

การรักษาหนังสือ

การรักษาหนงั สือ หมายถึง ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีระมดั ระวงั รักษาหนงั สือใหอ้ ยใู่ นสภาพใช้
ราชการไดท้ ุกโอกาส โดยใหด้ าเนินการตามกรณี ดงั น้ี

พพสภนน12ากกัั พ..งงก21ก21เานด....รรน2211สิมณณสหหหหอไีีหหอบดนนนนบนน้สงงงงััััใสงงััสสสสวหสสวืืืืออออนด้ ืืออนททททาสชเ่ีี่เเวว่ั่ันปปูาญไไร็็ินนนปปหุดกเเตออาเใสายอ้หกกรียงสสดใร้ หรหาาางัาายรรนด้ยยงสส้ีงาตาิิเททานนอ้นธธงใินใิิตตหรหกีาาบผ้ ามมผ้ ซบรู้ บูกก้ ด่องั ฎฏงั งคมั คหหนบใั บั้มมีหบบาาใ้ญัยยญัชหชร้หชนาาารทชืทอือกรหรหาาานบนรบไงังั แดสสแลเื้อลือหะสะสมหจาาือมดคัคนาหญัญั ยเาทดเทสหิม่ีเ่ีเปาปตเ็ถ็นุไนนา้วกากชใ้มาาานรรารทแทแุดสสะดเสเดแดบียงทงียหสสนนิาทิทเยกธธจิบ็ใิ นใหหได้ มด้ า่สาเนเานินมินากกราถารรซแแ่จอจง้มง้คแควซวาามมมใตตห่อ่อค้ ง

สารวจเอกสารและส่ิงของเรียบร้อยแล้ว จัดทาบัญชีหนังสือ

ขอทาลาย

จดั ทาบญั ชีขอทาลายใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 25 ทา้ ยระเบียบ โดยจดั ทาตน้ ฉบบั และสาเนา
คูฉ่ บบั โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี
1. ช่ือบญั ชีหนงั สือขอทาลาย ประจาปี ใหล้ งตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีจดั ทาบญั ชี
2. กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่ือสงวนราชการท่ีจดั ทาบญั ชี
3. วนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปี ที่จดั ทาบญั ชี
4. แผนท่ี ใหล้ งเลขลาดบั ของแผน่ บญั ชี
5. ลาดบั ที่ ใหล้ งเลขลาดบั เร่ืองของหนงั สือ
6. รหสั แฟ้มใหล้ งหมายเลขลาดบั หมู่ของการจดั แฟ้มเกบ็ หนงั สือ
7. ท่ี ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สือแต่ละฉบบั
8. ลงวนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปี ของหนงั สือแต่ละฉบบั

รายงานผลการสารวจเอกสารและสิ่งของตามแบบบญั ชี
หนังสือขอทาลาย

จดั ทาบนั ทึกแนบบญั ชีหนงั สือขอทาลายพร้อมแนบคาส่ังแต่งต้งั คณะกรรมการทาลาย เอกสาร ซ่ึงประกอบดว้ ย
ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอยา่ งนอ้ ยสองคน โดยแต่งต้งั จากขา่ ราชการ ระดบั 3 หรือเทียบเท่าข้ึนไป เพอ่ื ทาหนา้ ที่
พจิ ารณาเอกสารที่จะขอทาลาย เสนอหวั หนา้ ส่วนราชการ พิจารณาตามลาดบั ช้นั ก่อนเสนอหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรม
เพ่ือพจิ ารณาบญั ชีหนงั สือขอทาลาย และ ลงนามคาสง่ั แต่งต้งั ฯ

หน้าทข่ี องคณะกรรมการทาลายหนังสือราชการ

หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรม มีคาส่ังแตง่ ต้งั คณะกรรมการทาลายหนงั สือราชการ โดย คณะกรรมการมีหนา้ ที่
ตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ฯ ขอ้ 28 ดงั น้ี
1. พจิ ารณาบญั ชีขอทาลายเอกสาร
2. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นวา่ เอกสารเรื่องใดยงั ไม่ควรทาลาย และควรขยาย เวลาการเกบ็ ไวถ้ ึงเมื่อใด ใหล้ ง
ความเห็นไวใ้ นช่องการพจิ ารณา
3. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นเอกสารเรื่องใดควรใหท้ าลาย ใหก้ รอกเคร่ืองหมาย (x) ลงในช่องการพิจารณาของ
บญั ชีหนงั สือขอทาลาย
4. เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมท้งั บนั ทึกความเห็นขดั แยง้ ของคณะกรรมการ (ถา้ มี) ต่อหนา้ หวั ส่วนราชการระดบั
กรมเพอื่ พิจารณาส่ังการ
5. ควบคุมการทาลายหนงั สือซ่ึงผมู้ ีอานาจอนุมตั ิใหท้ าลายไดแ้ ลว้ โดยการเผาหรือวธิ ีอ่ืนใด ท่ีจะไม่ใหห้ นงั สือน้นั อ่านเรื่อง
ไดแ้ ละเมื่อทาลายเรียบร้อยแลว้ ทาบนั ทึกลงนามร่วมกนั เสนอผมู้ ี อานาจอนุมตั ิทราบ

หัวหน้าส่วนราชการระดบั กรมพจิ ารณาสั่งการ

หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมพิจารณาบญั ชีหนงั สือขอทาลาย โดยมีแนวปฏิบตั ิดงั น้ี
1. ถา้ หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรม เห็นวา่ เรื่องใดยงั ไม่ควรทาลาย ใหส้ ัง่ การใหเ้ กบ็
หนงั สือน้นั ไวจ้ นถึงเวลาการทาลายงวดตอ่ ไป
2. ถา้ หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรม เห็นวา่ หนงั สือเร่ืองใดควรทาลาย ใหส้ ่งบญั ชีหนงั สือ
ขอทาลายใหก้ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณาก่อน เวน้ แตห่ นงั สือประเภทชี่ส่วนราชการ
น้นั ไดข้ อทาความตกลงกบั กรมศิลปากรแลว้ ไม่ตอ้ งส่งไปใหพ้ ิจารณา

ส่งบัญชีหนงั สือขอทาลายให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ

1. ถา้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณาเห็นชอบใหแ้ จง้ ใหส้ ่วนราชการ ดาเนินการทาลายหนงั สือต่อไปได้
แต่ถา้ หากหากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจง้ ใหท้ ราบ ผลพจิ ารณา ภายในกาหนดเวลา 60 วนั นบั แต่
วนั ท่ีส่วนราชการน้นั ไดส้ ่งเรื่องใหก้ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ใหถ้ ือวา่ กองจดหมายเหตุแห งชาติ กรม
ศิลปากร ไดใ้ หค้ วามเห็นชอบแลว้ และใหส้ ่วนราชการ ทาลายหนงั สือได้
2. ถา้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นวา่ หนงั สือฉบบั ใดควรจะขยายเวลา การเกบ็ ไวอ้ ยา่ งใดหรือใหเ้ กบ็ ไว้
ตลอดไป ใหแ้ จง้ ใหส้ ่วนราชการน้นั ทราบ และใหส้ ่วนราชการน้นั ๆ ทาการ แกไ้ ขตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม
ศิลปากร แจง้ มา หากหนงั สือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรเห็นควรใหส้ ่งไปเกบ็ ไวท้ ี่กองจดหมายเหตุแห
งชาติ กรมศิลปากร กใ็ หส้ ่วนราชการน้นั ๆ ปฏิบตั ิตาม

การทาลายหนังสือ

หนงั สือที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไดใ้ หค้ วามเห็นชอบใหส้ ่วนราชการ ทาลายไดแ้ ลว้ น้นั ให้
ปฏิบตั ิ ดงั น้ีจดั
1. ทาบนั ทึกรายงานผลและแนบหลกั ฐานการดาเนินการขอทาลายหนงั สือท้งั หมด เสนอหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรม
ทราบและอนุมตั ิการทาลาย
2. เม่ือหวั หนา้ ส่วนพิจารณาอนุมตั ิแลว้ ส่วนราชการสามารถดาเนินการทาลายไดโ้ ดย การเผาหรือการขายเป็นเศษกระดาษ
โดยมิใหเ้ อกสารน้นั อา่ นเป็นขอความได้ แลว้ นาเงินรายไดจ้ ากการขาย ส่งเป็นรายไดแ้ ผน่ ดินต่อไป

อ้างองิ

http://pit.singarea.org/Aumneuykan/A2.pdf?fbclid=IwAR3vRlhrpTWeM7OHVrx8r-
FwgqXKh2Wo91GiFLCNjxW6u-FLZoZFd4Kv6SI

หนังสือความรู้เบือ้ งต้นการจัดเกบ็ เอกสารและการทาลายเอกสาร
ตามระเบียบสานัก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ เป็ นส่วนหนึ่งของวชิ า 30203-2002

เทคโนโลยใี นงานเลขานุการ

เสนอ
ครูปรียา ปันธิยะ

จัดทาโดย
นางสาว เกษราภรณ์ เชียงพนั ธ์

เลขท1่ี สบล64.1
ภาคเรียนที่ 2 ปี การศึกษา 2564
สาขาวชิ าการเลขานุการ วทิ ยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง