งานระเบียบสารบรรณ 2(2)

รายงาน
เร่อื ง งานระเบียบสารบรรณ

จัดทาโดย
นางสาวเกษราภรณ์ เชียงพันธ์

เลขที่ ๑ สบล.๖๔.๑

เสนอ
ครูปรยี า ปนั ธิยะ

วทิ ยาลัยอาชวี ศึกษลาปาง

๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๑๓ หนา้ ๑ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔
ราชกจิ จานเุ บกษา

ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี

วา่ ด้วยงานสารบรรณ
(ฉบับที่ ๔)
พ.ศ. ๒๕๖๔

โตยท่ีเป็นการสมควรแกไ้ ขเพ่ิมเติมระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ เพ่อื รองรับและสนบั สนนุ การปฏิบัตงิ นสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสเ์ พิม่ เติม
อาศัยอานาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แหง่ พระราชบญั ญัติระเบียบบรหิ ารราชการแผ่นดิน
พ.ศ. ๒๕๙๔ นายกรัฐมนตรโี ดยความเห็นชอบของคณะรฐั มนตรีจึงวางระเบียบไว้ ดงั ต่อไปนี้

ข้อ ๑ ระเบยี บนี้เรยี กว่า "ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔”
ขอ้ ๒ ระเบยี บนี้ให้ใชบ้ ังคับต้ังแตว่ ันถัดจากวันประกาศในราชกิจจานเุ บกษาเปน็ ตน้ ไปวน้ แต่ข้อ ๗
และ ข้อ ๑๐ ใหใ้ ช้บังคับเม่ือพน้ กาหนดเก้าสบิ วันนบั แต่วันประกาศในราชกิจจานุเบกษาเป็นต้นไป และขอ้ ๘ ให้
ใชบ้ งั คบั ตั้งแตว่ นั ท่ี ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๕๖๕ เปน็ ต้นไป
ขอ้ ๓ ใหย้ กเลกิ ความในบทนิยามคาว่า "ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส"์ ในขอ้ ๖ แหง่ ระเบยี บสานกั
นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซงึ่ แกไ้ ขเพมิ่ เติมโดยระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ตวั ยงานสาร
บรรณ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และให้ใชค้ วามต่อไปนี้แทน"
"ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส"์ หมายความว่า การรบั สง่ และเกบ็ รักษาขอ้ มลู ขา่ วสารหรือหนงั สือผ่าน
ระบบสื่อสารด้วยวธิ กี ารทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยรวมถึงการรับส่งโดยใช้ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกสข์ องส่วนราชการหรือ
ท่ีสว่ นราชการจดั ให้แกเ่ จ้าหน้าที่ และระบบสอ่ื สารทางอเิ ล็กทรอนิกสอ์ ื่นใดตามทห่ี วั หนา้ ส่วนราชการกาหนดด้วย"
ขอ้ ๔ ใหเ้ พมิ่ บทนิยามคาวา่ "หนังสอื อเิ ลก็ ทรอนิกส์" ระหว่างบทนยิ ามคาว่า "ระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนกิ ส์" และคาว่า "ส่วนราชการ" ในขอ้ ๖ แห่งระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
๒๕๒๖ " "หนังสืออิเลก็ ทรอนิกส์ " หมายความวา่ หนังสือราชการที่จดั ทาและได้รับ ส่ง หรือกบ็ รักษาดว้ ยระบบสาร
บรรณอิเลก็ ทรอนิกส"์
ขอ้ ๕ ให้เพ่ิมความต่อไปน้เี ป็นวรรคสามของขอ้ ๒๖ แหง่ ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสาร
บรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖"ในกรณีท่ีบันทกึ จดั ทาในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ หรอื โดยการพมิ พข์ ้อความในไปรษณยี ์
อิเล็กทรอนิกส์ หรอื ระบบส่อื สารอ่ืนใดที่มีการยืนยันตวั ตน จะพิมพช์ ื่อผ้บู นั ทกึ แทนการลงลายมอื ชอ่ื ก็ได้ และจะไม่
ลงวนั เดือน ปที บ่ี ันทึกก็ไดห้ ากระบบมีการบนั ทึกวัน เดือน ปไี ว้อย่แู ลว้ "

หน้า ๒
เลม่ ๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๑๓ ง ราชกจิ จานุเบกษา๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔

ข้อ ๖ ใหย้ กเลิกความในวรรคสองของข้อ ๒๗ แหง่ ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึ่งแกไ้ ขเพม่ิ เติมโดยระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และ
ให้ใช้ความต่อไปนแ้ี ทน "สอื่ กลางบันทกึ ข้อมลู ตามวรรคหน่ึง หมายความว่า สอื่ ใด ๆ ท่อี าจใช้บนั ทกึ ข้อมลู ได้ดว้ ย
อปุ กรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมตลอดท้ังพ้ืนที่ท่สี ่วนราชการใช้ในการจดั เกบ็ ข้อมลู อิเล็กทรอนิกสด์ ้วย เชน่ บรกิ าร
คลาวด์ (cloud computing)"

ขอ้ ๗ ใหย้ กเลกิ ความในขอ้ ๒๙ แหง่ ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ
แกไ้ ขเพ่ิมเติมโดยระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ และใหใ้ ชค้ วาม
ต่อไปน้ีแทน

"ข้อ ๒๙ การติดต่อราชการให้ดาเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสเ์ ปน็ หลกั วน้ แต่กรณีท่เี ปน็
ขอ้ มูลข่าวสารลบั ช้ันลบั ทีส่ ดุ ตามระเบียบวา่ ด้วยการรักษาความลับของทางราชการหรือเปน็ สงิ่ ทีเ่ ปน็ ความลับของ
ทางราชการขน้ั ลับทีส่ ุดตามระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแหง่ ชาติ หรือมเี หตุจาเปน็
อื่นใดท่ีไมส่ ามารถดาเนินการดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ได้

ในกรณที ่ีติดต่อราชการดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ให้ผู้สง่ ตรวจสอบผลการส่งทกุ ครงั้ และใหผ้ ู้รบั
แจง้ ตอบรบั เพื่อยืนยนั ว่าหนังสอื ไดจ้ ัดสง่ ไปยังผรู้ ับเรยี บร้อยแลว้ ถา้ ได้รับการแจง้ ตอบรับแล้วสว่ นราชการผสู้ ่งไม่
ตอ้ งจดั ส่งหนงั สือเปน็ เอกสารตามไปอีก

การสง่ ข้อความทางเครื่องมือสือ่ สาร เช่น โทรศัพท์ วทิ ยสุ ื่อสาร วิทยกุ ระจายเสียง ให้ผูร้ ับปฏิบัติ
เชน่ เดียวกบั ได้รับหนงั สอื ในกรณที จี่ าเปน็ ต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทาหนงั สือยนื ยนั ตามไปทนั ทสี าหรบั กรณีที่
ขอ้ ความท่ีส่งไมม่ ีหลกั ฐานปรากฎชัดแจง้ ใหผ้ ู้ส่งและผู้รบั บันทกึ ข้อความไวเ้ ป็นหลักฐาน

การส่งหรอื จัดเก็บข้อความตามวรรคสามดว้ ยวธิ ีการทางอเิ ล็กทรอนิกส์ไวใ้ นระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ให้ถือเป็นการบันทึกข้อความไวเ้ ปน็ หลักฐานแลว้ "

ขอ้ ๘ ให้เพ่ิมความต่อไปนเ้ี ป็นข้อ ๒๙/๑ แหง่ ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วย
"ขอ้ ๒๘/ ด ให้สว่ นราชการจัดใหม้ ที ะเบยี นหนังสอื รบั ทะเบยี นหนงั สือส่ง บัญชีหนังสอื ส่งเกบ็ ทะเบยี น
หนงั สอื เกบ็ บัญชสี ง่ มอบหนังสอื ครบ ๒0 ปี บัญชีหนังสือครบ ๒0 ปที ่ีขอเกบ็ เองบัญชีฝากหนังสือ และบัญชีหนงั สือ
ขอทาลาย ในรูปแบบอเิ ล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียด เชน่ เดยี วกับทะเบียนหรือบญั ชีในรปู แบบเอกสาร
ทะเบียนหรือบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหน่งึ จะอย่ใู นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หรอื จดั ทาโดยใช้
โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple Numbers หรือแอปพลเิ คชันอืน่ ใดกไ็ ด้ ทั้งน้ี
เมอื่ มีทะเบียนหรือบญั ชตี ังกลา่ วในรปู แบบอิเลก็ ทรอนิกส์แลว้ ไม่ต้องจัดทาทะเบยี นหรือบญั ชใี ดเปน็ เอกสารอีก"
เขยี นถงึ Chonthicha Maiman

หน้า ๓ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๒
เลม่ ๑๓๘ ตอนพิเศษ ๑๑๓ ง ราชกจิ จานุเบกษา

ข้อ ๙ ใหเ้ พิ่มความต่อไปนีเ้ ป็นรรคสามของข้อ ๓๐ แหง่ ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
๒๕๒๖ "หนงั สือท่จี ัดทาขนึ้ ตามวรรคหนึ่งและหน่วยงานสารบรรณกลางไดส้ ง่ หนังสอื ดว้ ยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส์แลว้ ใหถ้ ือวา่ การเก็บสาเนาหนังสอื ไว้ในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ทส่ี ่งนน้ั เปน็ การเก็บสาเนาไว้
ทห่ี น่วยงานสารบรรณกลางตามวรรคหน่งึ แล้ว ทง้ั นี้ โดยไม่ต้องเก็บเปน็ เอกสารอีก"
ข้อ ๑๐ ให้เพ่ิมความต่อไปนี้เปน็ หมวด ๕ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ข้อ ๘๙/๑ ขอ้ ๘๙/๒ ขอ้ ๘๙/ต ขอ้ ๘๙/
๔ และข้อ ๘๙/๕ แหง่ ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ "หมวด ๕ ระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนิกส์

“ หมวด ๕
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์

ข้อ ๘๙/ด ให้สว่ นราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สส์ าหรบั ปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ
หรืออย่างน้อยต้องมีท่อี ยู่ไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนกิ ส์กลางสาหรับการรบั และการสง่ หนงั สืออิเลก็ ทรอนิกส์
ของส่วนราชการนน้ั

ในกรณที ่สี ว่ นราชการใดมีหน่วยงานในสังกัดต้ังอยู่ในภมู ิภาค หรอื มีหนว่ ยงานในสังกดั ท่จี าเปน็ ตอ้ งมี
หนว่ ยงานสารบรรณกลางแยกตา่ งหากจากส่วนกลางเพื่อประสิทธภิ าพในการปฏิบตั ิราชการหรือมีเหตจุ าเปน็ อน่ื ใด
ให้ต้องมีทีอ่ ยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนกิ ส์กลางตามวรรคหนึง่ ของตนเอง สว่ นราชการน้นั จะอนุญาตหรอื จัดให้หน่วยงาน
ในสังกัดดงั กลา่ วมที ี่อยูไ่ ปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์กลางเฉพาะสาหรบั การรับและการส่งหนังสอื อิเล็กทรอนิกส์ของ
หน่วยงานนั้นกไ็ ด้

ใหส้ ่วนราชการประกาศเผยแพร่ท่ีอยู่ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกสก์ ลางตามวรรคหนึง่ และวรรคสองในเวบ็ ไซต์
ของสว่ นราชการนน้ั และใหแ้ จ้งไปยงั สานักงานพัฒนารัฐบาลดจิ ทิ ัล (องค์การมหาชน) เพื่อรวบรวมเผยแพร่พร้อม
กับหมายเลขโทรศัพท์ของเจา้ หน้าทท่ี ีม่ หี น้าท่ีตรวจสอบหนังสือท่ีส่งมายังที่อยไู่ ปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ดงั กลา่ วด้วย

เพ่ือเป็นการอานวยความสะดวกให้แกป่ ระชาชนและการปฏิบตั งิ านสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสข์ องเจา้ หน้าที่
ของรฐั ใหส้ านักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทลั (องค์การมหาชน) รวบรวมทอี่ ยไู่ ปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์กลางขอหน่วยงาน
ของรฐั ทัง้ หมดเพ่ือเผยแพรในทเี่ ดยี วกบั ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางของสว่ นราชการตามวรรคสามด้วย

หลกั เกณฑ์และวธิ กี ารปฏิบัตใิ นการรับส่งและเกบ็ รกั ษาข้อมูลข่าวสารและหนงั สอื ราชการดว้ ยระบบสาร
บรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ใหเ้ ป็นไปตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๖ ท้งั นี้ โดยไม่รวมถึงการใช้ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์

หลักเกณฑ์และวธิ กี ารปฏบิ ตั ใิ นการรบั ส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสารและหนังสอื ราชการ
โดยไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ ให้เปน็ ไปตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๗

หนา้ ๔
ราชกจิ จานุเบกษา
เล่ม ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔

ขอ้ ๘2/๒ ให้นาความในข้อ ๓๕ ขอ้ ๓๖ ขอ้ ๓๘ ขอ้ ๓๔ ข้อ ๔๐ ขอ้ ๔๑ ข้อ ๔๒ ข้อ ๔๓ ข้อ ๔๗ ข้อ ๕๘
และข้อ ๕๙ มาใช้บงั คับแกห่ นงั สืออเิ ล็กทรอนิกสด์ ้วยโดยอนุโลมในกรณที ่หี นว่ ยงานสารบรรณกลางของส่วน
ราชการมคี วามจาเป็นตอ้ งพิมพ์หนงั สอื อิเลก็ ทรอนิกส์ทไี่ ด้รับออกเปน็ เอกสารเพอ่ื ดาเนนิ การ ให้นาความในข้อ ๓๗
มาใชบ้ งั คับดว้ ย

ข้อ ๘๙/๓ เพอื่ ประโยชน์ในการปฏบิ ัติงานสารบรรณ ในการรบั หรอื สง่ หนงั สืออิเลก็ ทรอนกิ สใ์ ห้ลงเวลาที่
ปรากฏในระบบว่าสว่ นราชการไดร้ ับหรือได้สง่ หนังสือไวใ้ นทะเบยี นหนังสือรบั หรอื ทะเบียนหนงั สอื สง่ แล้วแตก่ รณี
ไว้เพอื่ เปน็ หลักฐานทางราชการด้วย โดยในกรณที ่ไี ดส้ ง่ ไปทางท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ไี ดร้ ับแจง้ ไวห้ รอื ท่ไี ด้มี
การประกาศเผยแพรต่ ามขอ้ ๘๙/๑ แลว้ แต่ไม่สาเร็จ ให้ลงวนั และเวลาทปี่ รากฎในระบบวา่ ได้จัดส่งครง้ั แรกเปน็ วนั
และเวลาท่ไี ดส้ ่งหนังสอื

ขอ้ ๘๙/๔ การเก็บหนังสืออเิ ลก็ ทรอนิกส์ นอกจากการเก็บไวใ้ นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสอ์ นั เปน็ ผล
จากทไ่ี ด้มกี ารรับหรือการสง่ หนงั สอื น้นั ให้มีการสารองข้อมูล (backup)หนงั สอื อิเล็กทรอนกิ ส์ไว้อีกแห่งเปน็ อย่าง
น้อยด้วย ท้งั น้ี ตามหลกั เกณฑ์และวธิ ีการทห่ี ัวหนา้ ส่วนราชการกาหนดหนังสืออเิ ล็กทรอนิกสท์ เ่ี ก็บรกั ษาไวใ้ นการ
สารองข้อมูลตามวรรคหน่ึง และท่ีสง่ ใหส้ านกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ตามขอ้ ๕๘ ให้อยู่ในรูปแบบ
มาตรฐาน เช่น PDFความละเอยี ดไม่น้อยกว่า ๑๕- dpi และให้นาหลักเกณฑ์การต้งั ซื้อไฟลท์ กี่ าหนดไวใ้ นภาคผนวก
๗ มาใช้บังคับด้วยโดยอนโุ ลม

ขอ้ ๘๙/๕ หนงั สืออเิ ล็กทรอนิกส์ไม่มีอายุการเกบ็ หนังสือ โดยปกติใหเ้ ก็บไว้ตลอดไป เว้นแตก่ รณีมีความ
จาเปน็ ตอ้ งเพ่มิ พ้ืนทจ่ี ัดเก็บในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ของส่วนราชการ หรือมีเหตุผลความจาเป็นอนื่ ใด
หัวหน้าส่วนราชการจะมีคาส่งั ให้ทาลายหนงั สอื อิเลก็ ทรอนิกส์ที่มใิ ช่เอกสารจดหมายเหตุตามกฎหมายวา่ ดว้ ย
จดหมายเหตแุ หง่ ชาติ ท่เี ก็บมาเปน็ เวลาเกนิ กว่า ๑๐ ปแี ลว้ ก็ได้ โดยในการทาลายใหใ้ ชว้ ิธลี บออกจากระบบสาร
บรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ และให้ลบหนงั สืออิเล็กทรอนิกสท์ เี่ ก็บไวเ้ ป็นเวลานานทสี่ ุดยอ้ นข้ึนมา

ใหน้ าความในวรรคหน่ึงมาใช้บงั คับแกห่ นังสอื อิเล็กทรอนิกสท์ เี่ ก็บรักษาไวใ้ นการสารองข้อมูลของสว่ น
ราชการตามข้อ ๘๙/- ด้วยโดยอนโุ ลม โดยหวั หนา้ สว่ นราชการจะมีคาส่งั ให้ทาลายได้เฉพาะหนังสือท่ีเก็บมาเปน็
เวลาเกนิ กว่า ๒0 ปี ซง่ึ ได้มีการสง่ ให้สานกั หอจดหมายเหตุแห่งชาตกิ รมศลิ ปากร ตามข้อ ๕๘ แลว้

เม่ือหวั หนา้ ส่วนราชการมีคาสั่งให้ทาลายหนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนิกสต์ ามวรรคหน่ึงหรอื วรรคสองแลว้ ใหน้ าความ
ในส่วนที่ ๓ การทาลาย ของหมวด ๓ การเกบ็ รักษา ยืม และทาลายหนงั สือ มาใช้บังคับโดยอนุโลม"

ข้อ ๑๑ ในการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสข์ องส่วนราชการ หรือมปี ัญหาอุปสรรค
ทางเทคนิคในการปฏิบตั ิงานสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ หรอื ในการเชื่อมโยงข้อมูล

หน้า ๕
เลม่ ๑๓๘ ตอนพเิ ศษ ๑๑๓ ราชกจิ จานเุ บกษา ๒๕ พฤษภาคม ๒๕๖๔

หรอื ระบบกับส่วนราชการและหนว่ ยงานอนื่ สว่ นราชการอาจขอรบั การสนับสนนุ หรอื ขอความช่วยเหลอื จาก
สานกั งานพัฒนารัฐบาลดจิ ิทลั (องค์การมหาชน) หรือสานักงานพัฒนาธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนกิ ส์ได้

ขอ้ ๑๒ การปฏบิ ตั ิงานสารบรรณตัวยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ก่อนวันที่ระเบียบนใ้ี ช้บงั คับ รวมทง้ั
หนงั สือ เอกสาร และสาเนาท่ีเกีย่ วข้อง ถา้ ได้กระทาไปโดยสอดคล้องกับหลกั เกณฑ์หรอื วิธกี ารท่ีกาหนดไว้ใน
ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ แกไ้ ขเพิ่มเตมิ โตยระเบียบนี้ ให้ถอื วา่ ชอบด้วย
ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖และใหป้ ฏิบัติตอ่ ไปตามทกี่ าหนดไว้ในระเบยี บ
สานักนายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึง่ แก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบยี บนี้ และภาคผนวกท่เี กี่ยวข้อง

ข้อ ๑๓ ให้ปลดั สานกั นายกรฐั มนตรรี กั ษาการตามระเบยี บน้ี

ประกาศ ณ วนั ที่ ๒๐ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๔
พลเอก ประยทุ ธ์ จันทรโ์ อชา
นายกรัฐมนตรี

ภาคผนวก ๖
หลักเกณฑ์และวิธีการปฏบิ ัตใิ นการรับส่งและเก็บรกั ษาข้อมูลข่าวสารและหนงั สอื ราชการ

ดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์

๑. การรับส่งข้อมลู ข่าวสารหรือหนังสอื และการติดต่อราชการสามารถ
ติดตอ่ ผา่ นทางระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ โดยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสจ์ ะต้องสนับสนุนการสรา้ งหนังสือ
ให้เปน็ ไปตามรูปแบบทีร่ ะเบยี บกาหนด หรอื จะตอ้ งสามารถรองรับหนังสือที่สรา้ งโดยใชก้ ระดาษแลว้ แปลงเป็น
รปู แบบอิลก็ ทรอนิกส์ และสามารถรบั สง่ หนงั สือทางไปรษณยี อ์ ิเล็กทรอนิกสห์ รือเรียกโดยยอ่ วา่ "อีเมล" ตาม
ภาคผนวก ๗ ได้

๒. เมอ่ื ได้รับหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์แล้ว ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
จะตอ้ งสามารถดาเนินการดังต่อไปนี้ได้

๒.๑ ออกเลขทีท่ ะเบยี นรบั และบนั ทึกลงในทะเบียนหนงั สอื รบั ตามลาดบั ตดิ ตอ่ กนั ไปตลอด
๒.๒ ส่งผลการรับหนงั สอื กลับไปยังผู้ส่งและจดั ส่งให้ผรู้ บั ภายในหนว่ ยงานต่อไป
๒.๓ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์จะต้องสามารถกบ็ รักษาหนงั สือทีม่ ีการรบั สง่ โดยใช้ระบบ
สารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์หรือหนงั สือท่ีนาเข้าภายหลงั ได้ และสามารถแสดงข้อมลู เก่ยี วกับการปฏิบัตขิ องหนังสือไต้
๒.๔ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สจ์ ะตอ้ งสามารถแสดงวัน เดือน ปี และเวลาทรี่ ับและส่ง
ขอ้ มูลข่าวสารหรอื หนังสอื ใหป้ รากฎแกผ่ ู้รับผสู้ ่งได้ ในกรณีท่มี ีการโต้แยง้ เรื่องวนั และเวลาทหี่ น่วยงานทาการ
ลงทะเบยี นรับหนงั สือ ใหน้ าวนั และเวลาท่ีหนงั สือเข้าสู่ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ของหนว่ ยงานผู้รับ
ประกอบการพิจารณาวันและเวลาการรับสง่ หนงั สอื ของผู้รับผู้ส่ง คือ วันและเวลาทเี่ จา้ หนา้ ทขี่ องหนว่ ยงานได้
ลงทะเบียนรับส่งหนงั สือในระบบ
๒.๕ ระบบสารบรรณอิเล็กหรอนิกสจ์ ะต้องสนบั สนุนการสบื ค้นขอ้ มูลหนงั สือท่ีมีการจัดเกบ็ ไว้
๒.๖ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสจ์ ะตอ้ งมีระบบสารองข้อมลู (backup system) ท่ีสามารถ
ก้คู ืนข้อมลู เพื่อป้องกนั การเสียหายหรอื สญู หายของข้อมูลน้ัน
๓. คุณสมบตั ดิ า้ นความปลอดภยั ขั้นต่า ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อยา่ งน้อยต้องสามารถ
กาหนดสทิ ธผิ ู้ใช้ (user) ในการเปดิ รบั หรือสง่ หนังสือด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์เป็นรายบคุ คลได้
และตอ้ งสามารถตรวจสอบยืนยนั ผใู้ ช้โดยวธิ กี ารถามช่ือผใู้ ช้และรหัสผา่ นเปน็ อยา่ งต่า
๔. การรับ การส่ง และการเก็บรักษาหนงั สือดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ให้เป็นไปตาม
หลักเกณฑ์และวธิ กี ารข้นั ตา่ ดงั ต่อไปนี้
๔.๑ หลกั เกณฑ์และวิธกี ารทว่ั ไป

๔.๑.๑ ใหห้ วั หนา้ ส่วนราชการมอบหมายเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางคนหนึ่ง
หรอื หลายคนเพ่ือทาหนา้ ที่รบั สง่ หนังสอื ดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ รวมท้งั เจา้ หน้าที่ที่ใดร้ บั การแตง่ ตง้ั ให้
เขา้ ถึงเอกสารชัน้ ความลบั เพื่อทาหน้าทรี่ ับสง่ หนงั สอื ท่ีมีชั้นความลับเฉพาะในชัน้ ลบั หรอื ลับมากดว้ ยระบบสาร
บรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ ตามระเบยี บว่าดว้ ยการรักษาความลับ

-๒-

๔.๑.๒ ให้เจา้ หน้าทีท่ ่ีไดร้ บั มอบหมายหรือแต่งต้ังตาม ๔.๑.๑ ตรวจสอบข้อมูลข่าวสาร
และหนังสือท่ีได้รับในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสข์ องส่วนราชการเป็นประจาตามทีห่ ัวหน้าสว่ นราชการกาหนด
ทัง้ นี้ ตอ้ งไม่น้อยกว่าวนั ละสองคร้งั ในเวลาราชการ อยา่ งน้อยหนึ่งคร้งั ในชว่ งเช้าและอยา่ งน้อยหนึง่ ครั้งในช่วงบ่าย

๔.๑.๓ ให้ผใู้ ชร้ ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จัดเก็บขอ้ มูลข่าวสารหรอื หนังสอื
ท่หี นว่ ยงานได้รบั ไว้ในสื่อกลางบันทกึ ข้อมลู ตามท่รี ะเบยี บกาหนด และลบข้อมลู ข่าวสารหรือหนังสือ
ที่ไม่จาเป็นต้องใช้งานแล้ว โตยดาเนินการเปน็ ประจาตามระยะเวลาท่เี หมาะสม ทงั้ น้ี ตามทีห่ ัวหน้า
ส่วนราชการกาหนด

๔.๒ หลกั เกณฑ์และวิธกี ารเฉพาะ ๔.๒.๑การส่งหนงั สือด้วยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์
ประกอบดว้ ยการร่างหนังสอื วิธกี ารทีส่ ามารถระบตุ วั ตนและสามารถแสตงเจตนาของเจา้ ของลายมือช่ือ (เช่น การ
ใชช้ ่อื ผูใ้ ชแ้ ละรหสั ผา่ น) ออกเลขท่ีหนังสอื บันทึกลงในทะเบยี นหนงั สอื ส่ง เกบ็ รกั ษาสาเนาหนงั สอื และสง่ หนังสือ

๔.๒.๒ เมื่อไตส้ ง่ หนังสือตวั ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์แล้ว ส่วนราชการผู้สง่
ไม่ต้องจดั ส่งหนังสือเปน็ เอกสารอีก โดยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสต์ อ้ งสามารถแสดงผลโดยอัตโนมตั ิในระบบ
ของผสู้ ง่ กรณที ่ีไม่สามารถสง่ หนังสือไปยงั ผ้รู บั ได้ และผ้สู ่งต้องตรวจผลการสง่ ทกุ ครั้งเพ่อื ยนื ยนั ว่าหนังสอื ไดจ้ ัดส่งไป
ยงั ผู้รบั เรียบรอ้ ยแล้ว

๔.๒.๓ การสง่ หนงั สอื ทม่ี ชี ้นั ความลับ ในชัน้ ลบั และลับมากดว้ ยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนิกส์ ให้ผู้ใชท้ ี่ไดร้ ับการแตง่ ตง้ั ใหเ้ ข้าถงึ เอกสารชั้นความลบั เป็นผสู้ ง่ ผ่านระบบการรักษาความปลอดภยั
โดยสามารถทาการเขา้ รหสั ข้อมลู ข่าวสารหรอื หนังสือเพ่อื ป้องกันมใิ หผ้ ู้ท่ีไมไ่ ดร้ ับอนุญาตสามารถอ่านข้อความได้
ทง้ั น้ี ตามระเบยี บว่าดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ

ภาคผนวก ๗
หลักเกณฑ์และวิธกี ารปฏิบตั ิในการรบั ส่งและเก็บรกั ษาข้อมูลขา่ วสารและหนังสอื ราชการ

โดยไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์

๑. ใหส้ ว่ นราชการจดั ใหม้ ีทอ่ี ยูไ่ ปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื เรียกโดยยอ่ วา่ "อืเมล" กลาง

ของส่วนราชการ เพื่อการรบั สง่ ขอ้ มูลขา่ วสารและหนงั สือราชการ โดยให้ใช้ช่ือ saraban ตามดว้ ย

ชอื่ โดเมน (domain name) ของสว่ นราชการนัน้ หรืออย่างน้อยต้องลงทา้ ยด้วยชือ่ โดเมนของ

สว่ นราชการต้นสงั กดั ตัวอยา่ งเช่น

ราชการบรหิ ารสว่ นกลาง [email protected]

[email protected]

ราชการบรหิ ารส่วนภูมิภาค [email protected]

[email protected]

ราชการบรหิ ารส่วนท้องถน่ิ [email protected]

[email protected]

สว่ นราชการอาจจดั หาลายมือช่ืออเิ ลก็ ทรอนิกส์ (digital signature) เพื่อใชร้ บั รอง
หนังสือของสว่ นราชการท่จี ะสง่ ทางอเี มลดว้ ยก็ได้

๒. ใหห้ วั หนา้ ส่วนราชการมอบหมายเจ้าหนา้ ท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางคนหน่ึงหรือหลายคนเพื่อทา

หนา้ ท่รี บั หนงั สอื ทางท่ีอยอู่ เี มลตามข้อ ㆍ รวมทั้งตรวจสอบขอ้ มูลขา่ วสารและหนังสือราชการท่ไี ดร้ บั ในระบบ

อเี มลของส่วนราชการเปน็ ประจาตามที่หัวหนา้ ส่วนราชการกาหนด ซง่ึ รวมถึงการตรวจสอบในโฟลเดอร์อเี มลขยะ
และโฟลเดอร์อนื่ ใดท่อี าจมีอีเมลเขา้ มาได้ ท้งั นี้ ต้องไม่นอ้ ยกว่าวันละสองครั้งในเวลาราชการ อย่างน้อยหน่ึงคร้ัง
ในช่วงเช้าและอย่างน้อยหนงึ่ ครัง้ ในช่วงบา่ ย

ในกรณีท่เี จา้ หน้าท่ีตามรรคนึ่งตรวจสอบพบอีเมลขยะหรืออเี มลโฆษณา เชน่ Spam mail หรือ Junk
mail หรอื Hoax mail ไม่ควรเปิดอีเมลน้ัน และหา้ มมิใหต้ อบกลบั เปดิ เอกสารหรอื คลิกลิงก์ท่ีแนบมากบั อเี มลนน้ั
โดยเดด็ ขาด โดยใหเ้ จ้าหน้าท่ีตามวรรคหน่งึ ลบอเี มลนั้นทงิ้ ทนั ที

ในกรณที เี่ จ้าหน้าท่ีตามวรรคหน่งึ ตรวจสอบพบอีเมลท่ีสง่ มาจากส่วนราชการหรือหน่วยงานของรัฐใน
โฟลเดอรอ์ เี มลขยะหรอื โฟลเดอร์อื่นใด ให้ย้ายไปยังกล่องจดหมายเข้า (inbox) แลว้
ดาเนินการตามข้อ ๓ ต่อไป

๓. เมอื่ ได้รับอเี มลจากภายนอก ให้เจา้ หน้าท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณกลางที่ไดร้ บั มอบหมาย
ตามข้อ ๒ ดาเนินการดงั น้ี

๓.๑ ลงทะเบียนรบั หนังสือท่ีแนบมากับอเี มลนน้ั ในทะเบียนหนงั สอื รบั ตามขอ้ ๓๘ แห่งระเบียบสานกั
นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

๓.๒ แจง้ ยืนยนั การได้รบั อเี มลโดยการตอบกลบั (reply) อเี มลน้ันไปยังที่อยูอ่ ีเมลที่ส่งมา หรือท่ีอยู่อเี มล
อื่นใดตามทผ่ี ้สู ่งไดร้ ะบุไว้ ภายในวนั ทาการที่ไดร้ บั อีเมลน้ัน หรอื ในกรณีทไี่ ด้รบั ภายหลงั
๑๖.๓๐ นาฬกิ า ใหต้ อบกลบั อยา่ งช้าไม่เกิน ๑0.0. นาฬิกา ของวนั ทาการถดั ไป ทั้งน้ี เนื้อหาของอีเมลทตี่ อบกลบั
ยืนยนั อย่างน้อยตอ้ งมขี ้อความระบุว่าสว่ นราชการน้นั ได้รับอีเมลแลว้ พร้อมท้ังระบุหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ น
ราชการ ทงั้ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษดว้ ย ตวั อยา่ งเช่น

-๒-

"ได้รบั อเี มลของทา่ นแล้ว
สานักงานปลดั สานักนายกรฐั มนตรี
0 2283 4244
Your e-mail is well received.
Office of the Permanent Secretary, Prime Minister's Office
+66 2283 4244"
๓.๓ สารองข้อมูล (backup) อีเมลน้ันในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่
หวั หน้าส่วนราชการกาหนด ซ่งึ ต้องสามารถเรียกดูในภายหลังได้ เช่น การสง่ เขา้ อีเมลของสว่ นราชการทก่ี าหนดขึ้น
เพื่อสารองข้อมลู เป็นการเฉพาะ ท้งั น้ี การจดั เก็บหรือสารองข้อมูลหนังสอื ราชการในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนิกส์ใหน้ า
หลกั เกณฑก์ ารต้ังช่ือไฟล์ในข้อ ๔ มาใชบ้ งั คบั ดว้ ยโดยอนุโลม
๓.๕ ในกรณีท่ีสว่ นราชการนน้ั มีระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ใหน้ าเขา้ ระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส์ ในกรณที ี่สว่ นราชการน้ันไม่มีระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ให้พมิ พ์ออก (print out) เป็นเอกสาร
แลว้ ดาเนินการต่อไปตามระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ
๓.๕ การจดั ส่งอีเมลทไ่ี ดล้ งทะเบียนรับแล้วให้ผูท้ ีเ่ กย่ี วขอ้ งภายในสว่ นราชการ ใหเ้ ป็นไปตาม
หลกั เกณฑ์ วธิ ีการ และระยะเวลาที่หวั หนา้ ส่วนราชการกาหนด
๓.๖ ในกรณที ่ีสว่ นราชการได้รับหนังสือราชการที่มีชัน้ ความลับ ในชั้นลบั หรอื ลบั มากให้
ดาเนินการต่อไปตามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ และระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ย
การรกั ษาความปลอดภัยแหง่ ชาติในกรณีทีส่ ว่ นราชการไดร้ ับหนงั สือราชการท่ีมชี นั้ ความลับ ในชั้นลบั ที่สุด ใหต้ ิดตอ่
ผู้ส่งเพ่ือแจ้งใหท้ ราบวา่ หนงั สือนน้ั ไม่อาจส่งและรับด้วยวิธกี ารทางอิเล็กทรอนกิ ส์ได้ และขอใหด้ าเนินการสง่ ใหม่อีก
ครัง้ เปน็ เอกสาร เม่ือได้แจ้งแล้วให้เจา้ หน้าทีข่ องหนว่ ยงานสารบรรณกลางลบอีเมลนัน้ ทิ้งทันทกี ารพมิ พ์หนงั สือตาม
วรรคหน่งึ ออกเปน็ เอกสาร ให้นายทะเบยี นข้อมูลข่าวสารลับหรอื ผ้ทู ี่ได้รบั การแต่งต้งั ใหเ้ ข้าถงึ เอกสารลับแต่ละ
ระดับเปน็ ผู้ดาเนนิ การ ในระหว่างการดาเนนิ การดงั กลา่ วต้องระมัดระวงั มใี ห้บคุ คลอ่นื ใดอา่ นหรอื เขา้ ถึงอีเมลและ
หนงั สอื นั้นได้
๓.๗ ในกรณีท่สี ่วนราชการ หน่วยงาน หรือเจ้าหนา้ ทีไ่ ด้รบั หนังสอื ราชการถงึ สว่ นราชการทางที่อยู่
อีเมลอน่ื ที่ไม่ใชท่ ่ีอยู่อเี มลกลางตามข้อ ๑ เชน่ ทีอ่ ยู่อเี มลของหน่วยงานภายในหรอื ท่ีอยอู่ เี มลของเจ้าหน้าที่ท่สี ่วน
ราชการจัดให้เจ้าหน้าทนี่ ้นั ในการปฏบิ ตั ิงาน ใหเ้ ปน็ หน้าท่ีของผดู้ ูแลหรือใชง้ านที่อย่อู ีเมลนัน้ ท่จี ะส่งต่อ (forward)
ไปยงั ท่ีอยอู่ ีเมลกลางตามข้อ ๑ เพื่อดาเนินการต่อไปตามท่ีกาหนดในช้อน้ี และใหเ้ จ้าหน้าที่ตามข้อ สง่ อเี มลแจง้
กลับไปยงั ผูส้ ่งเพอื่ ทราบที่อยู่อีเมลท่ีถกู ต้องสาหรบั การจัดส่งครง้ั ต่อไปดว้ ย
๓.๘ การดาเนินการตามขอ้ " อาจใชร้ ะบบอตั นมัติท่ีใหผ้ ลลพั ธ์เป็นไปตามหลักเกณฑ์ทกี่ าหนดก็ได้

-๓-

๔. การจดั ทาข้อมลู ขา่ วสารหรือหนังสอื ราชการเพื่อส่งทางอเี มล ใหส้ ว่ นราชการดาเนนิ การ

๔.๑ จัดทารา่ งหนังสือให้ผู้มอี านาจลงชอื่ หรือให้ความเห็นชอบร่างหนงั สอื ทีจ่ ะสง่ ออกภายนอก

๒ เมอ่ื ผมู้ อี านาจลงช่ือไดล้ งลายมอื ชือ่ หรือใหค้ วามเห็นชอบหนังสอื แลว้ ใหเ้ จ้าของเรอื่ งตรวจสอบความ

เรียบร้อยของหนังสือและสิ่งที่จะสง่ ไปด้วย และใหป้ ระสานหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อกาหนดเลขทะเบยี น

หนังสอื สง่ และลงรายการทะเบียนหนงั สอื สง่ ตามขอ้ ๔๓ แห่งระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖ แลว้ นาเลขดังกลา่ วมากาหนดไว้ในหนังสอื ที่จะสง่ ไปภายนอกในกรณีทีส่ ว่ นราชการใดใช้ระบบสาร

บรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ในการสง่ หนังสือทางอีเมลโดยระบบดงั กลา่ วสามารถจดั ทาหนังสอื และออกเลขหนงั สือได้โดย

อตั โนมัตเิ ม่ือผมู้ ีอานาจลงช่ือได้แสดงเจตนาเห็นชอบด้วยวิธีการทางอิเลก็ ทรอนิกส์ ใหถ้ ือว่าได้ปฏิบัติตาม ๔.๒ แล้ว

๔.๓ ใหเ้ จา้ ของเรื่องแปลงหนงั สือและสงิ่ ท่ีจะสง่ ไปดว้ ยให้เป็นไฟล์อเิ ล็กทรอนิกส์ประเภท PDF

เปน็ ไฟล์เดียว ความละเอยี ดไมน่ ้อยกว่า ๓๐ dpi เวน้ แต่กรณีที่สง่ิ ที่จะส่งไปดว้ ยมีจานวนหน้ามากจะแยกไฟล์

ตา่ งหากก็ได้ และใหต้ ง้ั ช่อื ไฟล์ตามหลกั เกณฑ์และลาดบั ดงั ตอ่ ไปนี้ ทั้งน้ี ซอื่ ไฟล์ให้ใช้เลขอารบิก และใช้

เคร่ืองหมายขีดลา่ ง () แทนการเว้นวรรคหรอื เคร่อื งหมายหรือสัญลกั ษณพ์ ิเศษที่สงวนไมใหใ้ ชใ้ นช่อื ไฟล์ (reserved

characters) เชน่ () () หรือ (S)

๔.๓.๑ ปพี ุทธศักราช

๔.๓.๒ รหสั ตัวอกั ษรโรมันประจาสว่ นราชการตามที่กาหนดไวใ้ นเอกสารแนบท้าย

ภาคผนวกนี้

๔.๓.๓ เลขประจาของส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง

๔.๓.๕ เลขทีข่ องหนังสอื ตามทะเบียนหนังสือสง่

๔.๓.๕ กรณมี หี ลายไฟล์ ให้ไฟลส์ ิง่ ท่ีจะสง่ ไปด้วยใช้ชอ่ื ไฟล์เดียวกับหนังสือแล้วตามด้วย

ตวั เลขตัง้ แต่เลข 1 เปน็ ตน้ ไปตามลาดบั ท้ังน้ี โดยไมต่ ้องคานงึ ว่าเป็นตัวเลขเดียวกับตวั เลข

ของส่ิงท่สี ่งมาดว้ ยตามทรี่ ะบุในหนงั สือหรอื ไม่

ตัวอย่างเช่น 2564_OPM0913_56.pdf

สิ่งทส่ี ่งมาดว้ ย ๑ 2564 OPM0913_ 56 1.pdf

สงิ่ ที่สง่ มาดว้ ย ๒ 2564 OPM0913 56 2.pdf

๕. การสง่ ขอ้ มูลข่าวสารหรือหนังสือราชการทางอีเมล ให้ส่วนราชการดาเนนิ การดังน้ี

๕.๑ ให้หวั หน้าส่วนราชการมอบหมายเจา้ หน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางหรอื เจ้าหน้าท่ใี น

สังกดั สว่ นราชการนน้ั คนหนงึ่ หรือหลายคนเพ่ือทาหนา้ ที่ส่งข้อมูลข่าวสารหรอื หนังสือของ

ส่วนราชการนน้ั ทางอีเมล

-๔-

๕.๒ ใหเ้ จา้ ของเร่อื งนาส่งไฟลอ์ ิเล็กทรอนิกสต์ าม ๔.๓ รวมท้ังแจง้ ที่อยอู่ ีเมลของผรู้ ับ
และหมายเลขโทรศัพท์ของผูร้ ับ (ถา้ มี) ใหเ้ จ้าหนา้ ที่ตาม ๕.๑ เพื่อดาเนินการสง่ อีเมลต่อไป

๕.๓ เม่อื เจา้ หน้าทีต่ าม ๕.๑ ได้รับเรอื่ งแลว้ ใหป้ ฏิบตั ดิ งั น้ี
๕.๓.๑ ลงทะเบียนหนังสอื ส่งโดยระบเุ ลขทะเบยี นส่งตามท่รี ะบุไว้ในหนังสือสง่ โดยให้

ปฏบิ ัติเชน่ เดียวกับการสง่ หนังสือเป็นเอกสาร
๕.๓.๒ ตรวจสอบความเรียบร้อยของไฟลอ์ ิเล็กทรอนกิ ส์ และลงลายมือช่ืออิเล็กทรอนกิ ส์

(digital signature) (ถ้าม)ี เพื่อรบั รองความถูกต้องของไฟล์อิเลก็ ทรอนิกสน์ ้นั
๕.๓.๓ เข้าสูร่ ะบบอเี มล โตยในการสง่ หนังสือราชการ ให้ใช้ท่ีอยู่อีเมลกลางของ

สว่ นราชการตามข้อ ๑ เท่านั้น
๕.๓.๔ ในสว่ นชอ่ื เรื่องของอีเมล (subject) ให้ระบุโดยใช้ชอื่ เรื่องตามที่ ระบใุ นหนังสือ

ทง้ั น้ี ในกรณีมกี ารกาหนดชัน้ ความเร็ว ใหร้ ะบชุ น้ั ความเรว็ ในชื่อเร่อื งของอีเมสตามด้วยเครื่องหมายทวภิ าค (:) แลว้
จึงระบชุ อ่ื เรื่อง ตัวอย่างเชน่ ด่วนท่ีสุด : ขอเชญิ ประชุมคณะกรรมการตรวจรบั พัสดุตามสัญญาเลขที่ ครงั้ ที่

๕.๓.๕ ในเนื้อหาอีเมล ให้จดั รปู แบบเนอ้ื หาเปน็ HTML โดยใหใ้ ช้การเข้ารหสั ข้อความ
(text encoding) แบบ UTF-8 และใช้ตัวแบบอักษร (font) Arial หรอื Verdana หรือ Times New Roman หรอื
font อื่นใดซ่งึ รองรบั การแสดงผลภาษาไทย และสามารถแสดงผลบนอุปกรณส์ ว่ นใหญ่ได้

๕.๓.๖ เน้อื หาของอีมลต้องมีการจัดเรียงและมเี น้ือหาของข้อความดังต่อไปน้ี
๕.๓.๖.๑ คาข้นึ ต้น ให้ใชค้ าขึน้ ตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนงั สอื ตามตารางการใชค้ าขน้ึ

ตนั สรรพนาม และคาลงท้าย ที่กาหนดไวใ้ นภาคผนวก ๒ แลว้ ลงตาแหน่งของผูท้ ่ีอีเมลนั้นมถี ึง หรือชอ่ื บคุ คลใน
กรณที ่มี ีถึงตัวบุคคลไม่เกยี่ วกับตาแหนง่ หน้าที่

๕.๓.๖.๒ ข้อความ ให้ลงสรุปสาระสาคัญของเร่ืองใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจง่าย
หากมีความประสงคห์ ลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ

๕.๓.๖.๓ คาลงท้าย ใหใ้ ช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผูร้ บั หนังสอื ตามตาราง
การใชค้ าข้ึนตน้ สรรพนาม และคาลงทา้ ย ทีก่ าหนดไว้ในภาคผนวก ๒

๕.๓.๖.๔ ลงชื่อ ใหพ้ ิมพ์ชือ่ ส่วนราชการทส่ี ่งหนังสือนัน้
๕.๓.๖.๕ ขอ้ มลู ตดิ ต่อ ให้พิมพช์ ือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงาน
ท่อี อกหนงั สือ และหมายเลขโทรศพั ท์ ทัง้ น้ี ใหร้ ะบุช่อื เจ้าหน้าทท่ี เ่ี ปน็ เจา้ ของเรื่องและหมายเลขโทรศัพท์ทีต่ ิดตอ่
กบั เจ้าหน้าท่ีนัน้ ไดไ้ ว้ดว้ ย
๕.๓.๖.๖ ขอ้ ความขอให้ตอบกลบั เพอื่ ขอใหผ้ ้รู ับอีเมลหรือเจา้ หนา้ ทีท่ ่ีเก่ยี วข้องแจ้ง
ตอบกลับ (reply) วา่ ไดร้ บั อีเมลนั้นแลว้ ตัวอยา่ งเชน่ " หากท่านได้รบั อเี มลน้แี ล้วกรุณาแจ้งการไดร้ บั กลับมายงั ท่ีอยู่
อเี มลนดี้ ว้ ย จะขอบคุณยงิ่ "

-๕-

๕.๓.๖.๗ เส้นปีดข้อความ โดยให้มเี สน้ ประหรือเสน้ ทบี ปิดข้อความยาวดลอดบรรทัตทอี่ ยู่
ใต้ขอ้ มลู ตดิ ต่อ เพ่ือแสดงให้เห็นวา่ ส้ินสุดเนอื้ หาของอเี มล

๕.๓.๖.๘ ขอ้ ความจากัดความรบั ผิดมาตรฐาน ใหพ้ ิมพ์ข้อความทัง้ ภาษาไทยและ
ภาษาอังกฤษ ดังตอ่ ไปน้ี
"อเี มล (และ/หรือเอกสารแนบ) นเ้ี ป็นข้อมลู ที่เปน็ ความลบั และอาจเป็นข้อมูลทเี่ ป็นเอกสทิ ธ์ิเฉพาะบุคคล การนา
ขอ้ มูลดงั กลา่ วไปใชห้ รือเปิดเผยให้บุคคลอน่ื ใดล่วงรู้ เป็นการกระทาทไ่ี มไ่ ด้รบั อนญุ าต หากทา่ นมิไดเ้ ปน็ บุคคลท่ี
อีเมลฉบับน้รี ะบถุ ึงแล้ว กรุณาลบอเี มลนี้ออกจากคอมพิวเตอรท์ ท่ี ่านได้รบั ทั้งนี้ ขอขอบคณุ หากท่านไต้แจ้งผ้สู ง่ ถงึ
การจดั ส่งอเื มล

This e-mail (and/or attachments) is confidentialand may be privileged. Use
or disclosure of it by anyone other than a designatedaddressee is unauthorized. If you are not
an intended recipient, please deletethis e-mail from the computer on which you received it. We
thank you fornotifying us immediately."

๕.๓.๗ ใหร้ ะบทุ ีอ่ ยอู่ เี มลของผู้รบั ไวใ้ นช่อง "ถงึ " (โo) โดยในกรณที ม่ี ีผู้รับหลายคนใหเ้ รยี งลาดับท่ี
อยอู่ เี มลในชอ่ งเดียวกนั แต่สาหรบั กรณที ่ีต้องส่งอเี มลที่ส่งออกเป็นสาเนาใหบ้ ุคคลอ่ืนใดด้วยแลว้ ใหร้ ะบุท่อี ยู่อีเมล
ของผ้รู บั สาเนาในช่อง "สาเนาถงึ " (CC) โดยใหส้ ่งสาเนาไปยังทอี่ ยู่อีเมลของเจ้าของเรอื่ งด้วย (ถ้าม)ี และใหใ้ ชช้ ่อง
"สาเนาลับถงึ " (8CC) สาหรบั กรณดี ังต่อไปนี้

๕.๓.๗.๑ การสง่ ไปจัดเกบ็ เป็นสาเนาภายในระบบของสว่ นราชการ
๕.๓.๗.๒ การสง่ หนังสอื ไปยงั ผู้รบั จานวนเกนิ กว่าหน่ึงคนซ่งึ สว่ นราชการเห็นว่า
จาเป็นตอ้ งมีการปกปิดไมใ่ หผ้ ู้รบั ทราบว่าได้สง่ ไปยงั บุคคลอื่นด้วย
๕.๓.๘ กอ่ นการสง่ อีมลออก ให้เจา้ หนา้ ท่ีตาม ๕.๑ แนบหนงั สอื และสิ่งทจี่ ะสง่ ไปดว้ ยท่ีเป็นไฟล์
อิเล็กทรอนิกส์ประเภท PDF และไฟลอ์ นื่ ใด (ถ้าม)ี พร้อมทั้งตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนงึ่ หากเห็นว่าถกู ต้อง
ครบถว้ น ใหล้ งลายมือช่ืออเิ ล็กทรอนิกส์ (digital signature) (ถา้ มี) เพื่อรับรองความถูกตอ้ งและส่งอีเมลน้ัน พร้อม
ทัง้ บนั ทกึ ในทะเบียนหนังสือส่งด้วยว่ได้ส่งหนังสือ
๕.๓.๔ ในกรณที ไ่ี ฟล์อเิ ล็กทรอนิกสท์ ี่จะแนบไปกบั อเี มลมีขนาดใหญเ่ กนิ กว่าทจ่ี ะสามารถแนบไป
ได้แล้ว ให้นาไฟส์อเิ ลก็ ทรอนิกสด์ ังกลา่ วไปจดั เกบ็ ไวใ้ นทีท่ ี่ผรู้ ับอเี มลหรือผ้รู บั หนังสอื สามารถเขา้ ถึงไดต้ ามท่ีสว่ น
ราชการกาหนด และให้คัดลอกท่ีอยู่ของไฟลอ์ ิเล็กทรอนิกส์นนั้ ไประบุไว้ในสว่ นเน้อื หาของอีเมลแทน
๕.๓.๑๐ ภายหลงั จากได้ส่งอีเมลแล้ว หากไดร้ บั การตอบกลบั (reply) ตาม ๓.๒ ว่าไดร้ บั
อเี มลแล้ว ให้เจ้าหนา้ ทต่ี าม ๕.๑ ส่งต่อ (forward) อีเมลตอบกลับดังกลา่ วให้เจ้าของเรื่อง

-๖-

๕.๓.๑๑ ในกรณที ป่ี รากฎว่าไมส่ ามารถสง่ อมี ลไปยังผูร้ ับได้แล้ว ให้เจา้ หนา้ ท่ตี าม ๕.๑ ตรวจสอบ
และแก้ไขทีอ่ ยู่อีเมลให้ถกู ต้องตามทมี่ ีการประกาศเผยแพร่หรือที่ได้ใหไ้ ว้แก่ส่วนราชการนัน้ แล้วสง่ ใหมอ่ กี ครั้ง
หากตรวจสอบพบว่าถูกต้องแลว้ หรือไม่สามารถแก้ไขที่อยู่อีเมลได้ ให้แจ้งเจ้าของเร่อื งโดยเร็ว

๕.๔ เมือ่ ได้รบั แจ้งวา่ ไม่สามารถสง่ อีเมลไปยงั ท่ีอยู่อีเมลของหน่วยงานหรือบุคคลผูร้ บั อีเมลตามที่มีการ
ประกาศเผยแพร่หรือท่ีไดใ้ ห้ไวแ้ กส่ ว่ นราชการน้ัน ให้เจา้ ของเรื่องติดต่อหนว่ ยงานหรือบคุ คลผูร้ ับอเี มลเพ่ือยืนยนั ท่ี
อย่อู ีเมลทสี่ ามารถรับส่งได้ และแจง้ เจ้าหนา้ ที่ตาม ๕.๑ เพ่ือดาเนินการสง่ ตาม ๕.๓ อกี ครงั้ หากเจ้าหน้าท่ีตาม ๕.๑
ส่งอเี มลไปยังท่ีอยอู่ เี มลทไ่ี ดร้ ับการยืนยนั หรอื แจ้งใหมแ่ ล้วแต่ยงั ไมส่ ามารถส่งไดส้ าเร็จ ให้สว่ นราชการนัด้ าเนินการ
สง่ หนงั สอื ให้หน่วยงานหรอื บุคคลดงั กลา่ วดว้ ยวธิ ีการอืน่ ต่อไป เพื่อใหส้ ง่ หนังสอื นั้นได้โดยไมเ่ กิดความเสยี หายแก่
ราชการ ทั้งนี้ ในกรณที ี่ผู้รับหนงั สอื เป็นหน่วยงานของรฐั ให้ผูส้ ง่ ระบุเหตุการณ์ทีไ่ มส่ ามารถส่งหนงั สอื นน้ั โตยทาง
อีเมลได้ไว้ในหนังสือนน้ั เพื่อใหห้ วั หน้าหน่วยงานผู้รบั ได้ทราบด้วย

๕.๕ กรณอี เี มลท่มี ีการกาหนดช้ันความเรว็ ประเภทด่วนทสี่ ุด หรือมผี ลให้ผูร้ บั ต้องดาเนินการอย่างหนึ่ง
อย่างใดภายในกาหนดเวลาแล้ว ให้เจ้าของเรื่องมหี นา้ ที่ติดตอ่ เจา้ หน้าท่ีของผู้รบั ทางโทรศัพทห์ รือชอ่ งทางนใดเพ่ือ
ยืนยันว่าไดร้ บั หนงั สือนั้นแล้วภายหลังจากทีเ่ จ้าหน้าที่ตาม ๕.๑ ได้จดั ส่งอีเมล และเมื่อได้รับแจ้งแลว้ ให้เจา้ ของ
เรอ่ื งแจ้งให้เจ้าหนา้ ทต่ี าม ๕.๑ บนั ทึกไว้ในหมายเหตุของทะเบียนหนังสือส่งว่าไดย้ ืนยนั กับผรู้ บั แล้ว พร้อมท้ังระบุ
วนั และเวลาท่ีไดร้ บั การยืนยนั จากผู้รับดว้ ยทั้งนี้ เว้นแต่กรณีทไ่ี ดร้ ับการตอบกลับวา่ ไดร้ ับอม่ิ ลแลว้ จะไมด่ าเนนิ การ
ตามข้อน้ีก็ได้

๕.๖. ในกรณีท่ีสว่ นราชการใดอนุญาตหรือจัดใหม้ ีทีอ่ ยู่อีเมลกลางตามขอ้ ๑ สาหรบั หนว่ ยงานในสังกดั ที่
ต้งั อยู่ในภมู ิภาค หรือหน่วยงานในสงั กัดท่จี าเปน็ ตอ้ งมีหนว่ ยงานสารบรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลาง
หรือกรณีมเี หตผุ ลความจาเป็นอื่นใด ให้หวั หนา้ หน่วยงานนนั้ มอบหมายเจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานคนหนงึ่ หรือหลาย
คนเพ่ือทาหน้าทรี่ ับหรอื ส่งหนังสือทางอีเมสกลางดังกล่าว และให้นาความในข้อ ๒ ขอ้ ๓ ข้อ ๔ และขอ้ ๕ มาใช้
บังคับแกห่ น่วยงานนน้ั ดว้ ยโตยอนโุ ลม

รหสั ตัวอักษรโรมนั ประจาส่วนราชการ
แนบท้ายภาคผนวก ๗

หลักเกณฑแ์ ละวิธกี ารปฏิบตั ิในการรับสง่ และเกบ็ รักษาข้อมลู ข่าวสารและหนงั สอื ราชการ
โดยไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์

๑. รหัสตวั อักษรโรมนั ประจากระทรวง ทบวง และส่วนราชการท่ีไม่สังกัดสานักนายกรฐั มนตรกี ระทรวง

หรอื ทบวง ใหก้ าหนดไว้ ดงั น้ี

สานกั นายกรัฐมนตรี OPM

กระทรวงกลาโหม MOD

กระทรวงการคลัง MOF

กระทรวงการตา่ งประเทศ MFA

กระทรวงการท่องเทยี่ วและกฬี า MOTS

กระทรวงการพฒั นาสงั คมและความมั่นคงของมนษุ ย์ SDHS

กระทรวงการอดุ มศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจยั และนวตั กรรม HESI

กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ MOAC

กระทรวงคมนาคม MDES

กระทรวงดจิ ิทัลเพ่ือเศรษฐกิจและสงั คม MOT

กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและสง่ิ แวดล้อม MNRE

กระทรวงพลงั งาน MENE

กระทรวงพาณชิ ย์ MOC

กระทรวงมหาดไทย MOI

กระทรวงยตุ ธิ รรม MOJ

กระทรวงแรงงาน MOL

กระทรวงวฒั นธรรม MCUL

กระทรวงศึกษาธกิ าร MOE

กระทรวงสาธารณสุข MOPH

กระทรวงอุตสาหกรรม MIND

สานักงานพระพทุ ธศาสนาแหง่ ชาติ ONAB

สานกั งานคณะกรรมการพเิ ศษเพื่อประสานงานโครงการ RDPB

อันเนื่องมาจากพระราชดาริ

สานักงานราชบณั ฑิตยสภา ORST

สานักงานตารวจแหง่ ชาติ RIT

สานักงานป้องกนั และปราบปรามการฟอกเงิน AMLO

สานกั งานคณะกรรมการปอ้ งกันและปราบปรามการทุจรติ ในภาครัฐ PACC

๒. รหัสตวั อกั ษรโรมันประจาจงั หวัด และกรุงเทพมหานคร ใหก้ าหนดไว้ ดังน้ี

กระบี่ KBI
กรงุ เทพมหานคร
กาญจนบรุ ี BKK ปราจีนบรุ ี PRI
กาฬสนิ ธ์ุ
กาแพงเพชร KRI ปตั ตานี PTN สมทุ รสงคราม SKM
ขอนแก่น SKN
จนั ทบรุ ี KSN พะเยา PYO สมทุ รสาคร SKW
ฉะเชิงเทรา SRI
ชลบุรี KPT พระนครศรอี ยธุ ยา AYA สระแกว้ SBR
ชัยนาท STI
ชัยภมู ิ KKN พงั งา PNA สระบุรี SPB
ชุมพร SRN
เชียงราย CHI พทั ลุง PLG สิงห์บรุ ี NKI
เชียงใหม่ NBP
ตรัง CCO พิจติ ร PCK สุโขทัย NBP
ตราด ATG
ตาก CBI พิษณุโลก PLK สุพรรณบรุ ี ACR
นครนายก UDN
นครปฐม CNT เพชรบุรี PBI สรุ าษฎร์ธานี UTT
นครพนม UTI
นครราชสีมา CPM เพชรบรู ณื PNB หนองคาย UBN
นครศรีธรรมราช
นครสวรรค์ CPN แพร่ PRE สรุ นิ ทร์
นนทบรุ ี
นราธิวาท CRI ภเู กต็ PKT หนองบวั ลาภู
นา่ น
บึงกาฬ CMI มหาสารคาม MKM อ่างทอง
บุรีรัมย์
ปทุมธานี TRG มกุ ดาหาร MDH อานาจเจรญิ
ประจวบคีรขี ันธ์
TRT แมฮ่ ่องสอน MSN อดุ รธานี

TAK ยโสธร YST อตุ รดติ ถ์

NYK ยะลา YLA อทุ ยั ธานี

NPT ร้อยเอ็ด RET อบุ ลราชธานี

NPM ระนอง RNG

NMA ระยอง RYG

NRT ราชบรุ ี RBR

NSN ลพบรุ ี LRI

NBI ลาปาง LPG

NWT ลาพนู LPN

NAN เลย LEI

BKN ศรสี ะเกษ SSK

BRM สกลนคร SNK

PTE สงขลา SKA

PKN สตูล STN

สมุทรปราการ SPK