หน่วยที่ 5 เทคโน

หน่วยท่ี 5
การใชเ้ ทคโนโลยสี ารสนเทศในงานนัดหมาย

การใชน้ ัดหมายการประชุมบน Ms Office 365
ในการทำงานน้นั การนัดหมายการประชุมเปน็ เรื่องสำคัญ ที่จะชว่ ยทำให้งานบรรลไุ ปตามเป้าหมายท่ี

วาง ไวไ้ ด้ ซงึ่ การนัดหมายนอกจากการพดู คยุ เพื่อทำการนัดหมายแลว้ นั้น การบนั ทึกไวใ้ นปฏทิ นิ เพื่อช่วยเตือน
ความจำ เป็นตวั ช่วยอยา่ งดี ท่ีจะไม่ทำใหเ้ ราพลาดนัดหมายสำคญั ๆ การสรา้ งปฏิทนิ นัดหมายบนฟเี จอรข์ อง
MS Office 365 สามารถนำไปประยุกต์ใช้เพือ่ การทำงานไดเ้ ป็นอย่างดี อาจารย์ บคุ ลากรและนกั ศึกษา
สามารถเข้าไปใชง้ านไดท้ ี่ https://portal.office.com และทำการเข้าสู่ระบบดว้ ย Username และ
Password ที่ทางมหาวิทยาลัยใหบ้ ริการ หลังจากน้นั เลือกทปี่ ฏิทิน (Calendar)

การสรา้ งปฏิทนิ การนดั หมายระหว่างบุคคล
ไปที่ปฏิทนิ Calendar และเลือกวันท่ีต้องการสร้างการนัดหมาย
ทำการดับเบิลคลิกทวี่ ันที่ต้องการนดั หมาย จะปรากฏหน้าตา่ งให้กรอกรายละเอยี ด ทำการกรอก รายละเอียด
การนดั หมายให้ครบ
ช่อื เรอื่ งท่ีทำการนัดหมาย (Add a title for the event)
สถานทน่ี ดั หมาย (Add a location)
วันและเวลาทีท่ ำการนัดหมาย (Start & End)
บนั ทึกลงในปฏทิ ิน (Save to calendar)
ต้งั คา่ สถานการณแ์ จ้งเตอื นก่อนถงึ กำหนดนัดหมาย (Reminder)
การแสดงผลบนปฏทิ ิน (Show as)
ขอ้ ความแจ้งรายละเอียดของการนดั หมาย
ใส่ E-mail ผู้ท่ีตอ้ งการนัดหมาย (People)
ตรวจสอบตารางเวลาของผู้ท่ีต้องการทำการนัดหมาย (Scheduling assistant)

How to การสรา้ งตารางนัดหมายการประชุมบน Microsoft 365

ถ้าหากคุณต้องการจะนดั ประชมุ พรอ้ มกันหลาย ๆ ทมี หรือนดั หมายเพ่ือเตรยี มตวั สำหรบั กลับไป
ทำงาน ที่ออฟฟิศหลงั วิกฤต COVID-19 เรมิ่ ดขี ้นึ หรอื แมว้ ่าคณุ จะวางแผนกลยุทธก์ ารทำงานทีไ่ ม่สามารถบอก
ใครได้ เราขอนำเสนอวธิ กี ารง่าย ๆ ในการสร้างตารางนัดหมายการประชุมผา่ น Calendar บน Microsoft 365
รวมถงึ การจองหอ้ งประชมุ ล่วงหน้าก็ไม่ใช่เร่ืองยุ่งยากอะไร และทดี่ ีมาก ๆ คือไม่ต้องกงั วลวา่ ความลับหรือความ
เปน็ ส่วนตัวของคณุ จะไมร่ ว่ั ไหลไปไหนเด็ดขาด มาดูวิธีการสร้างได้ดงั น้ีเลยคะ่

1. เม่ือ Login เข้าสู่หน้า E-mail แลว้ คลกิ ท่ี All apps >> เลือกเมนู Calendar

2. ดบั เบ้ลิ คลิกในวนั ท่เี ราต้องการสร้างตารางนัดหมายการประชมุ

3. หนา้ รายละเอียดการสร้างตารางนัดหมายการประชมุ จะปรากฏขึ้นมาให้ใส่ข้อมูลตามที่ตอ้ งการ
ดังตอ่ ไปน้ี
3.1. ระบชุ อ่ื หวั ข้อการประชุมทีต่ ้องการ
3.2. ระบุ E-mail ของเพ่ือนร่วมงานทเ่ี ราตอ้ งการเชญิ เข้ารว่ มประชุม
3.3 ระบุวัน (สามารถแก้ไขวนั ทีน่ ัดหมายได)้ ระบุเวลาทตี่ ้องการนัดหมาย สามารถนัดหมาย ซ้ำ

Every day, Every week, Every month, Every year ได้โดยคลกิ Repeat
3.4 ระบุสถานท่ีท่ตี ้องการนดั ประชมุ หากห้องใดวา่ งจะมีรายชอ่ื ห้องน้นั แสดงขึน้ มาให้เลือก
3.5 ให้เลือก Teams Meeting ในกรณีท่ีตอ้ งการให้ผ้เู ขา้ ร่วมประชมุ เข้าร่วมประชุมผา่ น Microsoft

Teams ได้
3.6 ระบุรายละเอียดค าอธิบายของการประชุมน้นั และสามารถแนบไฟลล์ งไปได้ เม่อื ใส่ข้อมลู
เสร็จเรียบรอ้ ยแลว้ คลกิ Send เปน็ อันเสร็จสน้ิ ข้ันตอนการสร้างตารางนดั หมายการประชุม

4. เพื่อนร่วมงานท่เี ราเชิญเข้ารว่ มประชุมจะได้รบั E-mail นัดหมายการประชมุ จากเรา และสามารถ
เลอื กตอบรับเขา้ ร่วมประชุมโดยคลิก Yes หากไมแ่ นใ่ จคลกิ Maybe หากไมเ่ ขา้ รว่ มคลิก No

การเปลี่ยนแปลงการนดั หมาย การประชุม หรือเหตกุ ารณ์
คุณสามารถเปลยี่ นการนดั หมาย การประชุม หรอื เหตุการณ์ที่คุณสรา้ งข้นึ เพอ่ื อปั เดตปฏิทนิ

Outlook ของคุณ และเพื่อให้ผูอ้ น่ื ทราบเก่ียวกับการเปลย่ี นแปลงทจ่ี ัดเวลาได้ สิง่ สำคัญ: คุณไม่
สามารถเปลี่ยนรายละเอียดการประชมุ หรือเหตุการณ์ทบ่ี คุ คลอ่ืนเชญิ คุณให้มาได้
เปลย่ี นการนัดหมาย การประชุม หรือเหตกุ ารณเ์ ดียวทคี่ ุณสรา้ งข้นึ

เปดิ การนดั หมาย เหตุการณ์ หรอื การประชมุ จากปฏิทนิ ของคณุ แก้ไขรายละเอยี ดรายการบน
แทบ็ การนดั หมายหรือ การประชมุ เมือ่ คุณเสรจ็ สน้ิ ให้คลิก บันทกึ & ปิด เพ่ือการนดั หมายหรือ
เหตกุ ารณ์ หรอื ส่งการอัปเดต ของการประชมุ ทีค่ ณุ สร้างเมื่อเปลี่ยนแปลงการประชมุ ที่คุณสรา้ ง คณุ
ตอ้ งสง่ การอัปเดตเพื่อบนั ทึกการเปลี่ยนแปลง ถ้าคุณเพิ่ม ผ้เู ขา้ ร่วมประชุมเพมิ่ เติมลงในการประชมุ
และไมไ่ ดเ้ ปลี่ยนแปลงอื่นๆ คุณสามารถเลือกว่าจะส่งการอัปเดตไปยัง ผ้เู ข้ารว่ มประชมุ ทั้งหมดหรือส่ง
เฉพาะผู้เข้าร่วมประชมุ ที่เพมิ่ เท่านัน้
เปล่ียนการนดั หมาย การประชุม หรอื เหตกุ ารณท์ ีเ่ ปน็ กิจวัตรท่คี ุณสร้าง

เม่ือคุณเปดิ การนัดหมาย การประชุม หรอื เหตกุ ารณ์ทเี่ ปน็ กิจวตั ร Outlook จะถามคณุ ว่า
คณุ ต้องการ เปดิ เพียงเหตุการณ์เดยี วหรือท้ังชุดเหตุการณ์

ถา้ คณุ ต้องการแก้ไขอนิ สแตนซเ์ ดียวของรายการทเี่ ป็นกิจวตั ร ให้เลอื ก เฉพาะอินสแตนซ์นี้ มฉิ ะน้ัน ให้
เลอื ก ทง้ั ชดุ เหตุการณ์ คุณสามารถเปลยี่ นแปลงการนดั หมาย เหตกุ ารณ์ หรอื รายละเอยี ดการประชุม รปู แบบ
กจิ วัตร และผู้เขา้ รว่ มประชมุ ได้ เมื่อคุณเสรจ็ ส้ิน ให้เลอื ก บันทกึ & ปิด เพื่อการนัดหมายและ เหตุการณ์ หรอื
ส่งการอัปเดต ไปยงั การประชุม
เปล่ยี นการประชุมทค่ี ุณได้รบั เชิญให้เขา้ ร่วมโดยผู้อน่ื

คุณไม่สามารถเปลย่ี นรายละเอยี ดของการประชุมท่ีไดร้ บั เชิญใหเ้ ข้าร่วมโดยผูอ้ ่ืนได้ ถ้าคุณพยายามย้าย
การประชมุ บนปฏิทนิ ของคุณ Outlook จะเตอื นคุณว่าผูจ้ ดั การประชมุ จะได้รับการแจง้ เตือนเก่ยี วกับการ
เปลีย่ นแปลงและการประชุมบนปฏทิ ินของคุณอาจผดิ เวลา

เปลยี่ นเหตุการณ์เปน็ การนดั หมายหรือการประชมุ
เหตุการณค์ ือรายการตลอดทั้งวัน ซึง่ ตามคา่ เริ่มตน้ จะปรากฏเปน็ เวลาว่างบนปฏิทินของคุณ การ

ประชุม หรือวันหยุดพักผอ่ นเปน็ ตวั อย่างของเหตุการณ์
1. ดบั เบิลคลกิ ทเี่ หตุการณเ์ พื่อเปดิ เหตุการณน์ ัน้
2. ยกเลกิ การ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เหตกุ ารณ์ ตลอดทัง้ วัน ท่อี ยู่ถดั จากเวลาเริม่ ต้น

3. เมอื่ เหตกุ ารณเ์ ป็นการนัดหมายแลว้ การเปล่ียนแปลง แสดงเปน็ เปน็ ไมว่ ่าง
4. ถา้ คณุ เพ่มิ ผู้เข้ารว่ มประชมุ การนดั หมายจะเปล่ียนเป็นการประชมุ
5. หลังจากที่คณุ เสรจ็ สิน้ การเปลีย่ นแปลงแล้ว ใหค้ ลิก บันทึก&ปิด เพือ่ การนดั หมาย หรือ สง่ การอัปเดต ของ
การประชมุ
เปลย่ี นวิธแี สดงการนดั หมาย การประชมุ หรือเหตุการณ์บนปฏทิ ินของคุณ

เหตกุ ารณใ์ หมต่ ลอดทงั้ วนั จะแสดงเป็นเหตกุ ารณฟ์ รีในปฏทิ นิ ของคณุ โดยอตั โนมตั ิ การประชมุ และการ นดั หมาย
จะแสดงเป็นไมว่ า่ งในปฏทิ นิ ของคณุ โดยอตั โนมตั ิ คณุ สามารถเปลยี่ นวธิ ีท่รี ายการเหลา่ นแี้ สดงบน ปฏทิ นิ ของคณุ โดย
การอปั เดต เขตขอ้ มลู แสดงเป็น
1. เปิดการนดั หมาย การประชมุ หรอื เหตกุ ารณ์
2. บน Ribbon ใหใ้ ชด้ รอปดาวน์ แสดงเป็น เพ่อื เลือกไมว่ า่ ง,ท่อี น่ื ,ไมแ่ น่นอนหรอื ไม่อยทู่ ่สี านกั งาน

3. คลกิ & ปิด หรอื สง่ การอปั เดต ของการประชุม

แหล่งท่ีมา
https://support.microsoft.com/th-th/office