EBOOK TATA NASKAH DINAS

TATA NASKAH DINAS

MEMBUAT SURAT DINAS YANG BAIK DAN BENAR

SUMARLIN UTIARAHMAN1

TATA NASKAH DINAS

Surat menyurat yang baik dan benar

Sebagai Aparatur Sipil Negara, kita akan dihadapkan dengan urusan
yang berkaitan dengan administras, mulai dari urusan keuangan,
laporan pertanggungjawaban dan yang tak kalah pentingnya adalah
Surat Menyurat. Jika dicermati ada banyak model surat yang akan
kita temui antara satu instansi dengan instansi lainnya, bahkan dalam
satu kantor, satu bidang dan satu seksi sekalipun bentuk suratnya
dapat bermacam-macam modelnya. Ada yang menggunakan jenis
huruf Arial, ada yang Times New Roman ada Comic Sans Ms,
demikian juga dengan ukuran kertas, ada yang menggunakan ukuran
kertas Folio dan A4. Margin atas bawah, kiri kanan juga berbeda-
beda, ada yang terlalu kekiri, ada juga yang terlau kekanan, seperti
lagu gemu fa mire khas NTT dengan logat makasar, kekiri, kekiri,
kekiri dan kekanang, kekanang, kekanang,…… ada juga dengan alasan
demi untuk menghemat kertas, tulisannya sudah hampir menyentuh
batas bawah kertas, dan ada juga yang masih menyisakan ruang yang
cukup untuk batas bawahnya. Belum lagi jika kita mencermati kode-
kode yang terdapat pada penomoran dan sifat surat. Sering kita
menemui kode-kode unik berbeda yang menyertai nomor surat

2

serta sifat surat mulai dari Penting, Segera, Amat Segera dan
Biasa. Timbul pertanyaan apakah Surat yang kita hasilkan selama ini
sudah baik dan benar, atau adakah aturan baku yang dapat
dipedomani sehingga dalam rangka tertib admiistrasi terdapat
keseragaman format surat di lingkungan Pemerintah.

Pengaturan tentang Tata Naskah Dinas sebenarnya telah lama diatur
dengan ditetapkannya Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2
Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Provinsi, Selanjutnya pada Tahun 2008 dilakukan
Perubahan dengan diterbitkanyya Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor 10 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 9 Tahun 2008
tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3
Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten/Kota tidak sesuai lagi. Wah ngubahnya sudah
berkali-kali ya.

3

Selanjutnya seiring dengan perkembangannya, ibarat aplikasi di
PLAYSTORE yang sering diupdate, maka pemerintah juga tidak mau
kalah dalam hal ini, keberadaan peraturan itu dipandang sudah tidak
relevan lagi sehingga perlu diupdate, maka ditetapkan Peraturan
Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah yang mencabut
peraturan sebelumnya sehinga peraturan Menteri ini yang menjadi
rujukan dalam penyusunan Tata Naskah Dinas. Mudah-mudahan ini
yang terakhir ya, selain untuk menghemat kuota, agar kita juga tidak
bingung dalam mengimplementasikannya dilapangan.

Pembahasan surat menyurat kedinasan dapat kita kelompokkan
sebagai berikut :
1. SAMPUL SURAT

Sampul surat selain memuat identitas instansi penerbit surat
dan tujuan surat juga dapat memuat kode keamanan surat yang
terdiri dari :
a. SR artinya Sangat Rahasia; surat sangat rahasia,

merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia
negara, keamanan dan keselamatan negara.

4

b. R artinya Rahasia, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak
kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.

c. P artinya penting, merupakan surat yang tingkat keamanan
isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.
contohnya seperti apa ya,….. Misalya kajian tentang
pentingnya menaikan gaji dan tunjangan PNS. Surat itu
wajib segera direspon cepat oleh si penerima surat,
hehehehe.

d. K artinya konfidensial, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak
kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan
pembangunan.

e. B artinya biasa, merupakan surat yang materi dan sifatnya
biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak
berhak.

2. PENOMORAN DAN SIFAT SURAT

a. Penomoran surat dilakukan melalui satu pintu yang dikelola
di bagian Tata Usaha, item yang terdapat dalam nomor
surat minimal memuat Kode Klasifikasi Surat, Nomor Urut
Surat, Kode Instansi, . Misalnya : 180/1234/HK-A

180 = Adalah kode klasifikasi surat

1234 = Nomor urut surat

5

HK-A = adalah kode instansi dan ditambah dengan bidang
yang mengelola surat yaitu dari Bidang A di instansi
bersangkutan

Dalam penggunaan kode surat, agar menghindari penggunaan
angka 212, atau 007 karena akan menimbulkan persepsi yang
berbeda bagi penerimanya. Pada kondisi tertentu penomoran
surat juga memuat bulan surat keluar yang ditulis dalam angka
Romawi dan tahun keluar surat

Adapun kode klasifikasi surat mengikuti Peraturan Kepala
Daerah masing-masing.

b. Sifat Surat, tanpa sadar terkadang kita terkesan
seenaknya mencantumkan sifat surat hanya dengan mengira-
ngira muatan surat yang kita ketik tanpa mengetahui makna
dan konsekwensi dari sifat surat yang kita masukan dalam
sifat surat itu sendiri. Sifat surat memiliki makna dan
konsekwensi masing-masing yaitu :

- Biasa mengandung makna bahwa surat tersebut diproses
maksimum 5 (lima) hari kerja sejak surat diterima.

- Penting mengandung makna surat tersebut diproses
maksimum 3x24 jam sejak surat diterima.

- Segera surat tersebut diproses maksimum 2x24 jam
sejak surat diterima.

6

- Amat Segera surat tersebut diproses maksimum 1x24
jam sejak surat diterima.

Setelah mengetahui konsekwensi sifat surat tersebut hati-
hati ya mencantumkan sifat surat, jangan mandai-mandai
seorang bahasa melayunya, atau yang lebih halusnya jangan
nak merampot. Dan bagi yang menerima surat juga agar tahu
diri untuk segera memprosesnya demi terwujudnya pelayanan
prima,..
3. PENGATURAN MARGIN.
Hal yang tak kalah penting dalam surat menyurat adalah pengaturan
margin surat, Penempatan margin ada aturannya yaitu sebagaimana
tergambar dalam bentuk format surat dibawah ini.

7

8

4. JENIS DAN UKURAN HURUF
Jenis huruf surat yang resmi adalah menggunakan jenis huruf
Arial dengan jarak 1 - 1,5 spasi atau dapat juga disesuaikan dengan
kebutuhan, hal ini dibuat tidak mengikat agar pengaturan estetika
surat dapat dikondisikan sedemikian rupa sehingga antara muatan
surat dapat diatur dengan kolom tandatangan Kepala Instansi, sebab
jika antara isi surat dengan tanda tangan pejabat terpisah selain
dari aspek estetika tidak elok juga dapat berpeluang terjadinya
penyalahgunaan atau perubahan isi surat.

5.PARAF DAN TANDA TANGAN

Sebelum surat dinaikkan ke pimpinan maka wajib diparaf secara
berjenjang oleh pejabat yang ada dibawahnya. Paraf bisa berupa
paraf koordinasi dan paraf hirarki. Paraf dan tanda tangan wajib
menggunakan tinta biru tua. Untuk itu bagi anda yang memiliki
jabatan wajib memiliki minimal 2 buah pulpen yang berwarna hitan
dan biru tua. Perlu keikhlasan untuk menyisihkan gaji anda untuk
memiliki 2 buah pulpen itu plus cadangannya. Selanjutnya jika ada
yang ingin menambah koleksi pulpen berwarna merah muda, jingga,

9

oranye itu sudah diluar dari ketentuan yang diatur dalam peraturan
ini.

Posisi Paraf dapat digambarkan sebagai berikut :

GUBERNUR KALIMANTAN BARAT, SEKRETARIS DAERAH,

NAMA Nama Jelas

Kadis/Kaban/Karo, Asisten, Sekretaris Daerah Kabag/Kabid, Karo/Kadis/Kaban, Asisten
ASISTEN, KEPALA DINAS/BADAN,

Kasubbag, NAMA Karo NAMA Sekretaris
Kabag, Kasi/Kasubbid, Kabid,

KARO, KA UPT,

Kasubbag, NAMA Kasi, NAMA
Kabag Ka TU

Selain itu juga dikenal paraf koordinasi, diparaf oleh Kepala OPD
Pengusul, biasanya untuk produk hukum yang ditanda tangani oleh
Gubernur atau Sekretaris Daerah, penempatannya sejajar
dengan Kepala Biro Hukum ketika itu harus melalui Biro Hukum.

10

6.PENULISAN GELAR

Penulisan nama Kepala Daerah pada naskah yang bersifat produk
hukum seperti penandatanganan Surat Keputusan, Peraturan Kepala
Daerah, Peraturan Daerah tidak menggunakan gelar. Jangan hanya
karena tidak enak atau sungkan, pada naskah tersebut kita tetap
memaksakan untuk mencantumkan gelar, bahkan sampai ke haji-
hajinya kita cantumkan. Untuk surat biasa, nama Kepala Daerah
wajib mencantumkan gelar. Hal itu berlaku mutatis mutandis juga
bagi Kepala SKPD dan ditambah dengan pencantuman NIP dan
Pangkat.

dalam penulisan gelar juga harus diperhatikan dalam pencantuman
titik koma, misalnya pada gelar hukum biasa diketik SH, MH
padahal yang seharusnya adalah S.H, S.H atau S.H, M.Hum.

7. PENULISAN a.n., u.b., Plt., dan Plh.

Penulisan a.n. Penulisan u.b.

a.n. GUBERNUR KALIMANTAN BARAT GUBERNUR KALIMANTAN BARAT
SEKRETARIS DAERAH, SEKRETARIS DAERAH
u.b. Asisten ……………

Nama Jelas Nama Jelas
Pangkat Pangkat
NIP NIP

11

a. n. adalah atas nama dan u.b. adalah untuk beliau,.. jadi dalam
penulisannya kita abaikan sementara pelajaran bahasa indonesia yang
kita peroleh disekolah, karena biasanya diawal kalimat kita diajarkan
untuk menggunakan huruf besar.

Penulisan Plt. Penulisan Plh.

Plt. KEPALA DINAS/BADAN/BIRO Plh. KEPALA DINAS/BADAN/BIRO

Nama Jelas Nama Jelas
Pangkat Pangkat
NIP NIP

Jadi dalam penulisannya jangan lagi mencantumkan nama jabatan
devenitpnya, misalnya Plt. Kepala Dinas…. Kepala Bidang …..

8. STEMPEL

Dalam membuat stempel kita harus memperhatikan ukuran stempel
sesuai aturan. ASN yang ditugaskan dalam mebuat stempel wajib
paham Ukuran Stempel yang seharusnya, jangan sampai karena ingin
mengambil keuntungan stempelnya dikecilkan atau sebaliknya karena
ingin mencari perhatian pimpinan stempelnya dibuat selebar ban
mobil, jangan ya,….. Adapun ukuran stempel yang benar adalah
sebagai berikut :

12

a. ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel
perangkat daerah adalah 4 cm;

b. ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan
perangkat daerah adalah 3,8 cm;

c. ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan
perangkat daerah adalah 2,7 cm; dan

d. jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam
maksimal 1 cm.

Contoh ukuran Cap yang menggunakan lambang, Contoh ukuran Cap yang tidak
menggunakan lambang

Selanjutnya stempel hanya dipegang oleh ASN yang bertugas di
bagian ketatausahaan dan wajib di SK kan oleh Kepala SKPD.

Jadi hati-hati ya, jangan suka seenaknya buat stempel sendiri
terus dibawa kemana-mana, apalagi sampai ngecap surat di
warung kopi.

13

8. PENGGUNAAN REDAKSI KATA DAN KALIMAT

Dalam merancang draft surat ada beberapa kata atau kalimat yang
sering dijumpai walau secara substansi tidak salah namun perlu
dilakukan koreksi guna terselenggaranya tertib administrasi. Kalimat
atau kata yang kita gunakan dapat merujuk pada Undang-Undang
Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-
undangan. Kata atau kalimat yang sebaiknya digunakan adalah
sebagai berikut :

a. sesuai ketentuan perundangan yang berlaku seharusnya sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.

b. selama-lamanya seharusnya paling lambat/paling singkat
c. Pihak Pertama seharusnya PIHAK KESATU
e. jika terdapat item atau sub dalam substansi surat yang

menggunakan huruf misalnya :
1. Adapun……… terdiri atas :

a. ….
b. ….
Maka huruf pertama pada kalimat tersebut adalah huruf kecil,

contoh :

a. dalam hal,…..
b. bahwa
Namun jika kata pertama adalah kata Subyek atau kata ganti
subyek maka huruf pertama tetap menggunakan huruf besar,
misalnya

a. Gubernur……
b. Pemerintah……
c. Abdul …..

14

f. Jika terdapat kalimat yang berbentuk tabulasi yang merupakan
satu kesatuan baik dalam bentuk nomor maupun huruf atau
dalam bentuk apapun, maka pada akhir kaliamat diberi tanda
titik koma tanpa spasi seperti berikut ini :
Bahwa dalam melaksanakan sesuatu kita harus melakukannya
melalui tahapan:
a. perencanaan;
b. pelaksanaan;
c. pengawasan;dan
d. evaluasi.
Pada huruf a dan b pada akhir kata diberi tanda baca titik koma,
selanjutnya pada huruf c setelah tanda baca titik koma
ditambahkan kata dan sebagai isyarat bahwa setelah yang
berikutnya tidak ada lanjutannya lagi.

Dalam hal surat yang membutuhkan tanda tangan antara PIHAK
KESATU dan PIHAK KEDUA maka posisi PIHAK KESATU berada
disebelah kiri surat.
Dalam hal Surat Kuasa maka materai diletakkan pada bagian yang
ditanda tangani oleh pemberi kuasa.

15