HAND BOOK FO JBK (Recovered)

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

HAND BOOK

FRONT OFFICER

JABODETABEK
2021

1|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK
Alamat : Jalan Cawang Baru No. 30 Blok E1, Kav 639

Call Center : 081221200900

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

Pengantar

Assalamu'alaikum, wr, wb

Front Office adalah salah satu seksi dalam Rumah Yatim yang dapat langsung
mencerminkan kepribadian dan kualitas dari Rumah Yatim. Untuk itu
kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua Staff Front Office
dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah
menentukan dalam memberikan kesan pertama yang baik maupun kurang
baik atau buruk pada para donatur sebelum para donatur tersebut
mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang
untuk berkunjung ke Rumah Yatim.

Kesan pertama sangat penting dalam dunia pelayanan. Staff Front office
adalah orang pertama yang dilihat dan berbicara dengan donatur sehingga
akan menimbulkan menimbulkan kesan. Kesan baik atau buruk dapat tercipta
dari pintu ini. Ada sebuah slogan bagi Staff Front Office yang perlu selalu
untuk diingat,

“We Do Not have a Second Chance To Give Good Impression To Our Guests”
(Kita tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan
impresi yang baik kepada para tamu kita).

Hal itulah kenapa Staff Front Office harus selalu tampil profesional dan
memiliki standar etika dalam tugas mereka. Staff Front Office harus
senantiasa sopan dan ramah kepada semua orang, tak satupun donatur
boleh menunggu sementara Staff Front Office menyelesaikan percakapan
pribadinya atau mengerjakan hal lainnya.

2|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
Dalam diktat ini diambil dari berbagai sumber dan kami sajikan ruang lingkup
pekerjaan Staff Front Office sebagai panduan untuk diikuti dalam
memberikan pelayanan terdapat para donatur.
Jakarta, 01 Januari 2021
Sani Ramdani
Manajer Regional

3|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

Daftar Isi

Contents

Pengantar....................................................................................................... 2
Daftar Isi ........................................................................................................ 4
BAB I................................................................................................................ 8
Peranan Staf Front Office............................................................................. 8
BAB II ............................................................................................................ 10
Job Description............................................................................................ 10
BAB III ........................................................................................................... 15
Standar Operasional ................................................................................... 15

1. Pelayanan Security Kepada Donatur .................................................. 15
A. Definisi ........................................................................................... 15
B. Tujuan ............................................................................................ 15
C. Pihak Terkait .................................................................................. 15
D. Prosedur Kerja ............................................................................... 15

2. Menerima Tamu ................................................................................ 16
A. Definisi ........................................................................................... 16
B. Tujuan ............................................................................................ 16
C. Pihak Terkait .................................................................................. 16

4|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
D. Prosedur Kerja ............................................................................... 16

3. Penerimaan Undangan Acara Donatur .............................................. 17
A. Definisi ........................................................................................... 17
B. Tujuan ............................................................................................ 17
C. Pihak-pihak terkait ......................................................................... 17
D. Dokumen ....................................................................................... 17
E. Prosedur Kerja ............................................................................... 17

4. Pelaporan Staff FO ............................................................................. 18
A. Definisi ........................................................................................... 18
B. Tujuan ............................................................................................ 18
C. Dokumen ....................................................................................... 18
D. Prosedur Kerja ............................................................................... 18

5. Pemeliharaan Donatur dan Layanan Kotak Saran .............................. 18
A. Definisi ........................................................................................... 18
B. Tujuan ............................................................................................ 18
C. Pihak Terkait .................................................................................. 19
D. Dokumen ....................................................................................... 19
E. Prosedur Kerja ............................................................................... 19

6. Penyampaian Informasi ..................................................................... 20
A. Definisi ........................................................................................... 20
B. Tujuan ............................................................................................ 20
C. Prosedur Kerja ............................................................................... 20

BAB IV............................................................................................................ 21

5|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
KPI................................................................................................................. 21

1. Sasaran Kerja / Target........................................................................ 21
A. Process / Job Management .................................................................. 22
B. Service/Support ................................................................................... 22
....................................................................................................................... 22

BAB V............................................................................................................. 23

Peta Proses & Tugas .................................................................................... 23
1. PETA PROSES...................................................................................... 23

A. Peta Alur ............................................................................................... 23
B. Tugas FO ............................................................................................... 24

2. TUGAS................................................................................................ 24
A. Tugas Rutin........................................................................................... 24
B. Tugas Pokok ......................................................................................... 25
C. Uraian Tugas Rutin............................................................................... 25
D. Uraian Tugas Pokok ............................................................................. 26
E. Tugas Harian ........................................................................................ 26
F. Tugas Rutinan FO ................................................................................. 27
G. Alur Proses ........................................................................................... 28
....................................................................................................................... 29

BAB VI............................................................................................................ 29

Jobdesk dan SOP.......................................................................................... 29
1. SOP .................................................................................................... 29

1.1. SOP FO............................................................................................... 29
6|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
1.2. SOP Penerimaan Tamu dan Donatur............................................... 29
1.3. SOP Menerima Undangan ................................................................ 31
1.4. Etika Di Ruangan FO......................................................................... 32
1.5. SOP Penggunaan HP......................................................................... 33
1.6. SOP Telpon........................................................................................ 33
1.7. Etika Bertelpon................................................................................. 34
1.8. Standar Menerima Telpon ............................................................... 34
1.9. Standar Menutup Telpon ................................................................. 35
1.10. SOP Penerimaan ........................................................................... 35
1.11. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Tunai Ziswaf ................. 36
1.12. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Edc Ziswaf .................... 37
1.13. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Barang Persediaan ....... 37
1.14. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Barang Berharga .......... 38
1.15. SOP Pembatalan ........................................................................... 39
1.16. SOP Gudang & Aset....................................................................... 39
1.17. SOP Pengeluaran Barang Persediaan Habis Pakai ..................... 40
1.18. SOP Ekspedisi ............................................................................... 40
1.19. SOP Pengarsipan Berkas .............................................................. 41
1.20. SOP pembuatan Member Card..................................................... 41
1.21. SOP penerimaan dengan Member Card ...................................... 41
1.22. SOP dan cara penerimaan by EDC ............................................... 42

PENUTUP ....................................................................................................... 43

7|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

BAB I
Peranan Staf Front Office

Staff Front Office memiliki berbagai macam peranan. Ada 10 peran penting
dari Staff Front Office antara lain :

1. Merupakan wakil dari Manajemen (Management Representative)

Dalam keadaan tertentu Front Office dapat berperan sebagai wakil dari
manajemen, seperti menyelesaikan masalah tertentu yang berhubungan
dengan donatur.

2. Pelayanan Donasi (Donasion Service)

Setiap Staff Front Office di Front Office diharuskan mampu dan memiliki
Salesmanship, karena pada front office ini lebih banyak berhubungan dengan
donatur dibandingkan bagian lain.

3. Pemberi Informasi (Information Giver)

Staff Front Office diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan
benar tentang anak asuh dan berbagai macam program yang ada di Rumah
Yatim dan harus mengetahui kejadian- kejadian serta peristiwa-peristiwa
penting yang dilaksanakan oleh Rumah Yatim.

4. Penyimpan Data (Record Keeper)

Front office merupakan sumber dan pusat penyimpanan data donatur.

5. Dapat Melakukan Tindakan Secara Diplomatis (Diplomatic Agent)

8|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
Staff Front office mampu melakukan tindakan secara diplomatis yaitu
menjaga dan menetralisir suasana hubungan baik dengan Donatur

6. Pemecah Masalah (Problem Solver)

Staff Front Office merupakan tempat untuk menyelesaikan masalah donatur,
terutama keluhan-keluhan donatur.

7. Sebagai wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent)

Staff Front Office harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang
berhubungan dengan masyarakat, terutama masyarakat pengunjung
yang datang ke Rumah Yatim. Diharapkan dapat berperan sebagai internal
public reletions yang memberikan citra baik terhadap donatur.

8. Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator)

Staff Front Office juga berperan sebagai tempat koodinator pelayanan
informasi dan kegiatan Rumah Yatim dikomunikasikan oleh Staff Front Office
kepada donatur.

9. CRM (Coorporate Responsibility)

Staf Front Office bertanggung jawab penuh dalam perawatan donator
dengan cara dan media apapun, sehingga menjadikan donator loyal.

10. Fundraiser

Staff Front Office harus dapat berperan sebagai seorang fundraiser atau
orang yang mencari dana, bukan hanya duduk di belakang meja tetapi di
tugas untuk melakukan promosi dan prosfekting.

9|RUMAH YATIM REGIONAL JABODETABEK

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

BAB II
Job Description

Nama Job Staff Fo Kode Job
Departemen / Unit Fundraising Eselon

Nama Jabatan Atasan - Tgl. Analisis
Fungsional Nama Anda

Nama Jabatan Atasan Kasie Fundraising Area/ NIK
Langsung Operasional kepala Cabang

Jumlah Bawahan Staff -
Jumlah Bawahan Line -

Koordinator FO
10 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA PERIO DE

(Susun berdasarkan fungsi: perencanaan – HR MG BL TH
pengorganisasian – pengarahan
(memimpin) – pengendalian, atau
berdasarkan urutan jam kerja dari mulai
masuk kerja hingga pulang kerja)

1. Memberikan pelayanan kepada donatur
yang datang sesuai dengan
kebutuhannya

2. Mensosialisasikan program Rumah
Yatim kepada donatur yang datang

3. Mengetahui klasifikasi & jenis-jenis
media donasi serta pengoperasiannya

4. Memantau dan mengetahui jumlah dan
perkembangan anak asuh

5. Menyiapkan berkas-berkas donasi

6. Menerima panggilan telepon

7. Menjaga Kebersihan & Kerapihan Area
Kerja

8. Menjaga kelengkapan area kerja

9. Mengisi log book

10.Mendata klasifikasi donatur

11.Memelihara hubungan baik dengan
donatur

11 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
12.Menangani semua surat masuk
13.Mengani semua fasilitas komunikasi

14.Melayani dan memberikan informasi
serta permintaan-permintaan pelayanan
lainnya.

15.Melayani, menampung, menyelesaikan
keluhan donatur

16.Melayani permintaan undangan untuk
anak asuh

17.Melakukan kerja sama yang baik dengan
asrama dan bagian lainnya untuk
kelancaran operasional Rumah Yatim.

18.Melakukan Follow up donatur
19.Melakukan kunjungan donatur
20.Melakukan konfirmasi donasi
21.Menyusun laporan kegiatan sebagai

bahan pertanggungjawaban kepada
atasan
Kepala Asrama

Staff Kenkot

Berwenang mengadukan Kepala Cabang/Manajer Area kepada
12 | DRirUekMtuAr FHunYdrAaisTinI gMdaRlamE GhaI lOpNenAyimL pJanAgBanOtDugEasT&A wB eEwKenang

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

0 complain
Berjalan sesuai SOP

Berjalan sesuai SOP

Berjalan Sesuai SOP

Area kerja bersih & rapi Tersedia lengkap
Prasarana kerja lengkap Berjalan sesuai SOP
Berjalan sesuai SOP
10 Tersedia klasifikasi data donatur Berjalan sesuai SOP
11 Mengetahui kejadian shif
sebelumnya

100 % terdata & update
100 % terpelihara

12 100 % tertangani
Semua alat komunikasi
13 100 % terlayani
Donatur terlayani dan mendapat
100 % ,2x24 jam
14 informasi serta permintaan-
permintaan pelayanan lainnya.

15

16 100 %, sesuai SOP
17 100% kompak

18 10 donatur

19 1 minggu sekali

20 Sms 10 menit setelah
diterima

2113 |TRerUseMdiaAlHapoYraAn T I M R E G I O N A L J SAesBuOai DSOEPT A B E K
22 100 % tercapai

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

 Memahami Visi & Misi RumahYatim
 Memahani fiqih zakat






 Mengoperasikan computer (office & internet)



Berpenampilan menarik



Muslim/Muslimah
TASSA (Terampil, Akhlak, Sehat, Sejahtera dan Amanah)
Usia maksimal 25 tahun

Ramah & supel
Berjiwa Sosial
Bersedia bekerja dibawah target

14 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

BAB III
Standar Operasional

1. Pelayanan Security Kepada Donatur

A. Definisi :
Pelaksanaan aktivitas yang berkenaan dengan Security yaitu memberikan
pelayanan (Customer Service Excellence) kepada donatur.

B. Tujuan :
Memelihara dan meningkatkan jumlah donatur, baik tetap ataupun donatur
baru.

C. Pihak Terkait :
Staff FO

D. Prosedur Kerja :
1. Ketika donatur datang Security menghampiri dan membuka pintu

mobilnya dengan senyum dan sopan
2. Security mempersilahkan donatur untuk menuju FO
3. Sesampainya di depan FO Security mempersilahkan donatur untuk

masuk

15 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

2. Menerima Tamu

A. Definisi :
Pelaksanaan aktivitas yang berkenaan dengan FO yaitu memberikan
pelayanan (Customer Service Excellence) dan penyampaian informasi yang
lengkap dan update tentang Rumah Yatim kepada donatur.

B. Tujuan :
Memelihara dan meningkatkan jumlah donatur, baik tetap ataupun donatur
baru dan menciptakan komunikasi interaktif yang baik dengan donatur, baik
langsung ataupun komunikasi lewat telepon.

C. Pihak Terkait :
Manajer Area, Keuangan, Kasie FO & CSR, Staff FO

D. Prosedur Kerja :
1. Tamu atau donatur datang, Staff FO segera berdiri dan menyambut

tamu, sambut dengan senyum dan salam.
2. Berjabat tangan dengan donatur, sopan, sebutkan nama, tanyakan

kabar donatur. Kemudian persilahkan donatur untuk duduk dan
tanyakan“apa yang bisa kami bantu?”
3. Jika ingin bertemu dengan salah satu karyawan Rumah Yatim, maka
tanyakan“apa sudah ada janji?”
4. Jika sudah ada janji, maka hubungkan dengan yang bersang- kutan,
jika belum maka Staff FO harus menanyakan kepada yang
bersangkutan bersedia menerima tamu atau tidak.
5. Kemudian persilahkan tamu untuk menunggu.
6. Jika ingin informasi tentang Rumah Yatim, maka Staff FO memberikan
informasi tentang Rumah Yatim.
7. Staff FO harus menjawab setiap pertanyaan secara professional,
sesuai dengan data yang dinformasikan kepada Staff FO lewat kasie
atau Manajer.
8. Jika ingin konsultasi tentang ZISWAHIB, maka Staff FO memberikan
informasi yang benar tentang ZISWAHIB tersebut.

16 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

3. Penerimaan Undangan Acara Donatur

A. Definisi :
Rumah Yatim menerima berbagai jenis undangan acara dari donatur
diantaranya : syukuran, ulang tahun, aqiqah, pengajian, tahlilan dll.

B. Tujuan :
Untuk memberikan pelayanan terbaik kepada setiap donatur Rumah Yatim
baik langsung ketika berkunjung ke FO, by phone, by sms atau ketika
berkunjung ke rumah donatur.

C. Pihak-pihak terkait :
FO, Kasie FO & CSR, Kepala Asrama, Anak Asuh Asrama

D. Dokumen :
Buku catatan undangan acara donatur

E. Prosedur Kerja :
1. Undangan donatur dapat diterima Staff FO melalui donatur yang

datang ke FO atau by phone
2. Donatur mengajukan permohonan maksimal 1 hari sebelum hari H.
3. Catat indentitas donatur (pengundang) dengan lengkap (nama,

alamat, telp, tempat kegiatan, jumlah anak, jenis acara, jenis acara).
Pastikan data yang diterima dari donatur benar dan akurat.
4. Staff FO tidak boleh langsung memutuskan untuk menerima
undangan donatur, tetapi konfirmasi terlebih dahulu ke atasan
terdekat.
5. Segera konfirmasikan kepala asrama untuk mengatur kegiatan anak-
anak dan ingatkan lagi maksimal satu hari sebelum acara.
6. Untuk acara yang melibatkan dua asrama atau lebih atau
memerlukan jasa supir, harus koordinasi dengan bagian umum/PGA
7. Setelah ada keputusan segera konfirmasikan kepada donatur
secepatnya maksimal 1 hari sebelum acara, untuk menyatakan acara
bisa dilaksanakan.
8. Untuk acara yang bersifat dadakan dari donatur, di sesuaikan dengan
kondisi dan jadwal asrama/jadwal anak-anak asuh.

17 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
9. Tulis jadwal acara di papan pengumuman atau schedule undangan di
computer dengan lengkap.

4. Pelaporan Staff FO

A. Definisi :
Aktifitas Staff FO dalam melaksanakan pembuatan laporan kepada atasan
terdekat.

B. Tujuan :
Untuk memberikan laporan kepada atasan.

C. Dokumen :
Data-data donatur dan pendapatan FO

D. Prosedur Kerja:
1. Staff FO wajib membuat laporan-laporan tertulis tentang

perkembangan jumlah donatur, perkembangan jumlah donasi dan
klasifikasinya sesuai dengan ketentuan :

 Laporan mingguan
 Laporan bulanan
2. Staff FO wajib membuat laporan tertulis didalam memo/buku
ekspedisi yang telah disediakan Kasie dan ditandatangani, berkenaan
dengan penerimaan donasi yang diperoleh setelah Staff FO shift 1
pulang.

5. Pemeliharaan Donatur dan Layanan Kotak Saran

A. Definisi :
Pelaksanaan aktivitas yang berkenaan dengan pemeliharaan donatur dan
layanan kotak saran.

B. Tujuan :
Untuk memelihara dan meningkatkan jumlah donatur yang datang ke Rumah
Yatim, serta perbaikan kinerja para staff dan karyawan Rumah Yatim.

18 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
C. Pihak Terkait :

Seluruh Karyawan Rumah Yatim
D. Dokumen :

Form Kritik dan Saran
E. Prosedur Kerja :
1. Staff FO harus senantiasa memberikan pelayanan terbaik kepada
setiap donatur Rumah Yatim baik yang datang langsung, by phone, by
sms centre
2. Melakukan follow up donatur yang datang langsung ke Rumah Yatim
maksimal 3 hari setelah kedatangan
3. Petugas FO menghapal nama setiap donatur, terutama donatur tetap
dan menjalin komunikasi aktif dengan mereka.
4. Berusaha untuk menjalin silaturahmi yang akrab dengan donatur,
dengan melakukan kunjungan ke rumah donatur bersama dengan
anak asuh diluar jam kerja FO
5. Donatur yang telah berkunjung ke Rumah Yatim maksimah H+3 akan
di follow up dengan mengirimkan SMS Broadcast/ucapan terima
kasih atas kunjungan dan donasinya ke Rumah Yatim.
6. Kasie FO membuat Form kritik dan saran untuk donatur dan disimpan
di meja Staff FO.
7. Staff FO menanyakan atau meminta kepada donatur untuk
memberikan saran dan kritik kepada Rumah Yatim.
8. Jika donaturv setuju maka staff FO memberikan form saran untuk
diisi donator
9. Form saran yang sudah diisi dimasukan ke kotak saran yang tersedia
di FO
10. Saran yang masuk serahkan ke kasie FO untuk ditindaklanjuti.

19 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

6. Penyampaian Informasi

A. Definisi :
Aktifitas pelayanan kepada donatur yang secara langsung datang ke Front
Office, by phone, sms dll.

B. Tujuan :
Untuk memberikan pelayanan terbaik kepada donator

C. Prosedur Kerja :
1. Setiap informasi terbaru tentang Rumah Yatim akan disampaikan

oleh Manajer ke Kasie FO. Kemudian diteruskan oleh Kasie FO ke
Staff FO H+1.
2. Komunikasikanlah dengan Kasie atau Manajer setiap permasalahan
atau pertanyaan donatur yang tidak bisa dijawab atau ditanggapi
(langsung atau melalui rapat mingguan)
3. Petugas FO, Staff Penerimaan atau piket memberikan pelayanan
terbaik dengan melakukan komunikasi aktif kepada setiap donatur
yang datang ke Rumah Yatim
4. Lakukan dialog ringan dengan santai (tidak tegang dan serius) dan
berusaha menjawab setiap pertanyaan donatur dengan benar dan
professional.
5. Sisipkan pembicaraan dengan menyampaikan informasi terbaru (up
to date) tentang Rumah Yatim kepada donatur.
6. Sampaikan media-media informasi tentang Rumah Yatim seperti
website, email, layanan sms, hotline bebas pulsa, bulletin dan lain-
lain.

20 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

BAB IV
KPI

1. Sasaran Kerja / Target

No Sasaran Kerja Target Waktu
Setiap bulan
1 100% target FO tercapai Setiap hari

Melayani donatur dengan sepenuh hati dan Setiap hari
2 sesuai dengan standar layanan Setiap minggu

3 Melakukan follow up 10 donatur Setiap hari
Setiap hari
Melakukan Kunjungan Donatur min 1
4 minggu 1x Setiap bulan
Setiap hari
5 Database donatur update 100% Setiap hari

6 Datang 10 menit sebelum jam kerja dan Setiap hari
melakukan cleaning terhadap ruangan FO Setiap 2 bulan

7 100% update informasi produk knowladge RY Setiap hari

8 SOP dan jobdesc terlaksana 100%

Memonitor dan menangani keluhan muzaki
9 sehingga tidak terjadi keluhan kembali.( zero

complain ).

10 Memberikan laporan ke Kasi Fundraising

Melakukan tindakan perbaikan dalam
11 masalah yang dilaporkan selambat-

lambatnya 15 hari setelah dilaporkan.

12 Confirmasi donasi 10 menit setelah penarikan
dan di do'akan

21 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
A. Process / Job Management
Faktor
Team work (kerjasama team)
Mengelola waktu kerja

B. Service/Support
Faktor

Menyediakan data atau informasi secara akurat

22 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

BAB V
Peta Proses & Tugas

1. PETA PROSES

A. Peta Alur

23 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

B. Tugas FO RUTIN HARIAN
POKOK MINGGUAN
TUGAS FO BULANAN
PELAYANAN
PENERIMAAN

CRM

2. TUGAS

RUTINA. Tugas Rutin KEDATANGAN
JEDA LAYANAN
HARIAN KEPULANGAN
MINGGUAN
BULANAN

24 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

B. Tugas PokokPOKOK DONATUR
LANGSUNG
PELAYANAN
PENERIMAAN JEMPUT DONASI

CRM LAYANAN
TELEPON
PENANGANAN
COMPLAIN

SETOR KE BANK

C. Uraian Tugas Rutin

HARIAN MINGGUAN BULANAN

KEDATANGAN UPGRADING EVALUASI BULANAN
MEMBUAT LAPORAN
JEDA SILATURAHMI KE DONATUR BULANAN
LAYANAN PENGAJUAN KEBUTUHAN FO
MEMBUAT AGENDA SHARE LAPORAN BULANAN
KEPULANGAN KUNJUNGAN MELAKUKAN KUESIONER
KEPUASAN SETIAP 6 BULAN
SHARE GAMBAR VIRAL

UPDATE PENYALURAN
PROGRAM

25 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
D. Uraian Tugas Pokok

PELAYANAN PENERIMAAN CRM

DONATUR MEREKAP PRINT KUITANSI MENGUPDATE DATA BASE
LANGSUNG DONATUR
MEREKAP OMSET
JEMPUT MEMFOLLOW UP DONATUR
DONASI MELAKUKAN BALANCE
OPNAME MELAPORKAN PENYALURAN KE
LAYANAN DONATUR
TELEPON MEMBUAT LAPORAN
PENERIMAAN MENGINGATKAN MOMEN-
PENANGANAN MOMEN DONATUR
COMPLAIN
MENGIRIMKAN DO'A DAN
SETOR KE UCAPAN TERIMAKASIH
BANK
MEMAHAMI DONATUR

E. Tugas Harian JEDA LAYANAN KEPULANGAN
MEREKAP OMSET HARIAN
KEDATANGAN MENANGANI SURAT MASUK MELAKUKAN BALANCE OPNAME
MENGISI BUKU EKSPEDISI
BERDO'A MELAKSANAKAN TUGAS MELAKUKAN SERAH TERIMA
MENGISI ABSENSI PENERIMAAN DAN CRM MENGISI FORM CHECKLIST
MENYIAPKAN RUANGAN DAN MEMBACA WEB RY
FASILITAS MEMBACA MATERI ZISWAHIB, FAQ,
DAN PROGRAM RY
MELAKUKAN BALANCE OPNAME MENGHAFAL AYAT/HADITS ZISWAHIB

SHALAT DHUHA TILAWAH
UPDATE STATUS WA HP RY
SETOR KE BANK
MENGISI FORM CHECKLIST

26 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
F. Tugas Rutinan FO

27 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
G. Alur Proses

28 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM

BAB VI
Jobdesk dan SOP

1. SOP

1.1. SOP FO
1. Fo datang 10 menit sebelum jam masuk kerja
2. Fo membersihkan serta membereskan ruangan Fo sebelum bekerja
3. Fo memastikan semua fasilitas layanan berfungsi sebagaimana

mestinya
4. Fo mengecek kelengkapan standart ruangan Fo, jika ada yang kurang

segera ajukan ke kasi/kepala cabangnya
5. Fo harus mengisi ceklis harian
6. Fo harus memberikan laporan bulanan setiap bulannya kepada

kasi/kepala cabang

1.2. SOP Penerimaan Tamu dan Donatur
1. Jika tamu datang, staf fo langsung berdiri, tersenyum dan

memberikan Salam “Assalamualaikum, selamat datang di rumah
yatim.........(sebut cabangnya)”
2. Staf fo mempersilahkan tamu atau donatur duduk
3. Perkenalkan diri “ Saya dengan fitri ada yang bisa kami bantu
bapak/ibu”
4. Jika ingin bertemu dengan salah satu Karyawan RY (Klasifikasikan
tamu ),maka Tanyakan sudah ada janji atau belum ?
5. Jika sudah, maka hubungkan dengan yang bersangkutan

29 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
6. Jika belum,maka Staff harus menanyakan kepada yang bersangkutan
bersedia menerima Tamu atau tidak
7. Tamu persilahkan menunggu
8. Jika yang datang donator tetap sambut seperti di awal dan jika Ingin
tau tentang informasi RY maka, Staff memberikan informasi tentang
RY
9. Jika ingin Konsultasi ZISWAHIB, maka Staff memberikan informasi
yang benar tentang ZISWAHIB
10. Jika ingin membuat janji undangan dengan anak2 asuh? Staff akan
melayaninya sesuai dengan SOP Undangan
11. Jika ingin menyumbangkan dananya untuk RY,maka Staff
menanyakan apakah ingin berzakat,Infak atau Shodaqoh,wakaf atau
hibah?
12. Jika donatur belum mengetahui klasifikasi ZISWAHIB,maka staff harus
menjelaskan sampai donatur paham sehingga dapat memberikan
pilihan
13. Persilahkan donatur untuk mengisi KW Ijab dengan sopan jika tidak
keberatan,jika keberatan maka ijab diisi oleh FO
14. Jika ijab telah diisi diserahkan kepada Staff penerimaan untuk diinput
kekomputer dan dibuatkan kwitansinya
15. Sambil menungu KW selesai dibuat,adakan perbincangan ringan dan
sisipkan informasi terbaru tentang RY
16. Tanyakan kepada donatur apakah ingin didoakan langsung oleh
anak2 asuh?jika iya,siapkan anak asuh dengan dibantu Staff Asrama
17. Jika tidak, tawarkan program lainnya dan akad lainnya supaya bisa di
tunaikan ke rumah yatim
18. Kemudian Setelah KW diterima dari kasir,doa langsung dilakukan
oleh Staff FO
19. Staff hatus menjawab setiap pertanyaan secara profesional ,sesuai
dengan data yang di informasikan kepada staff lewat Ka sie atau
Manager

30 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
20. Tawarkan donatur untuk melihat anak-anak dan asrama
21. Setelah donatur pamit dan bersalaman,Staff FO mengantarkan
donatur sampai gerbang (kecualiuntuk kondisi tartantu,misalkan ada
donatur lain)
22. Jika kondisi donatur memungkinkan,baru ditanyakan,”mengetahui
keberadaan Rumah Yatim dari mana?(Spanduk,Radio,Donatur
RY,Website RY)

1.3. SOP Menerima Undangan
1. Rumah Yatim menerima berbagai jenis undangan dari donatur,yaitu:

Syukuran,Ulang Tahun,Aqiqah, Pengajian ,Tahlilan
2. Undangan donatur Ke RY dapat diterima Staff FO Melalui donatur

yang langsung datang ke RY atau by phone
3. Setiap cabang memunyai hak untuk mengatur sendiri udangan yang

datang ke masing-masing FO (sebagai kordinator acara),dengan
berkordinasi dengan cabang yang diikutsertakan pada acara tersebut
4. Donatur mengajukan permohonan undangan min. I minggu sebelum
hari H atau max 3 hari sebelumnya.
5. Catat identitas donatur(pengundang)dengan lengkap
(nama,alamat,telp,tempat kegiatan ,jumlah anak,jenis acara ,berikut
acara mana?)
6. Pastikan data yang diterima dari donatur benar dan akurat.
7. Segera konfirmasi dengan FO di asrama lain yang akan dilibatkan
untuk menyesuaikan schedule masing2 FO Asrama.
8. Tulis Jadwal acara dipapan pengumuman atau buku acara dengan
lengkap.
9. Cek kepastian acara(jadi atau tidak)2hari sebelum hari H
10. Segera sampaikan jadwal acara kepada kepala asrama,maks 2 hari
sebelum hari H untuk mengatur kegiatan/schedule anak2 dan
ingatkan lagi I hari sebelumnya.(untuk acara yang melibatkan dua

31 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
asrama atau lebih atau memerlukan jasa supir RY harus kordinasi
dengan sekjen.

11. Buat FPAD laporan kepada Ka Sie FO maks 3 hari sebelum hari H
12. Upayakan maks (memberitahukan dengan cara yang baik kepada

donatur )biaya transportasi ditanggung donatur (terutama untuk
tempat yang jauh dari RY)
13. Untuk acara yang bersifat dadakan dari donaturnya,disesuaikan
dengan kondisi dan jadwal diasrama/anak2.
14. Catat jumlah anak : EX. Antapani:25, Buah batu :26, Arcamanik:15,
Cemara:33. Dll.
15. Catat donasi acara, jenis acara dan data anak yang ikut acara untuk
claim santunan acara anak, jika anak non mukim, dan akan masuk ke
tabungan jika anak mukim.
16. LPJkan hasil penyaluran santunan Acara.

1.4. Etika Di Ruangan FO
1. Bukalah jaket atau topi ketika berada diruangan FO,Dilarang

menggunakan sandal atau tanpa alas kaki.
2. Pakailah pakaian yang formal dan rapi (seragam RY)dan bersih,sesuai

dengan standar kantor.
3. Untuk staff pria dilarang dilarang memakai jeans dan kaos oblong dan

harus memakai ikat pinggang.
4. Staff wanita dilarang memakai celana panjang,kerudung sopan (harus

serasi antara pakaian dan kerudung)
5. Petugas FO,penerimaan ,atau piket yang berada diruangan FO harus

dalam posisi selalu siap menerima donatur, duduk dengan sopan
(jangan kelihatan mengantuk / Cari kegiatan positif untuk
menghlangkan kantuk tapi tetap dengan tertib, selalu Duduk dengan
rapi jangan tertawa dan bercanda berlebihan.

32 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
6. Jangan membawa dan memakan makanan berat dan ringan
(Nasi,Kue dan Sejenisnya)didalam ruangan FO.
7. Karyawan atau tamu yang tidak ada kepentingan dengan dan
diruangan FO,diharapkan tidak berada diruangan FO.

1.5. SOP Penggunaan HP
1. Handphone RY dipegang oleh FO yang di berikan tugas follow

up/CRM dan diperbolehkan di bawa pulang setelah jam kerja selesai.
2. Kondisi HP harus layak pakai/bagus.
3. Tidak digunakan untuk kepentingan pribadi.
4. Handphone harus di gunakan untuk kepentingan RY (tanya jawab,

follow up, broadcast, medsos, prosfek.dll).
5. Setiap sms yang masuk menanyakan informasi tentang RY harus

langsung ditanggapi (pastikan setiap SMS yang masuk dari donatur
tertanggapi 100%).
6. Selalu gunakan bahasa resmi,Sopan dan mudah di mengerti.
7. Sampaikan informasi terbaru tentang RY kepada donatur (Sesuai
kebutuhan).
8. Di data dan dilaporkan semua komunikasi dengan donator dan
hasilnya sesuai dengan form dari kasie FO/Manager Area/Kepala
Cabang

1.6. SOP Telpon
1. Telepon yang masuk ke FO harus diangkat dalam tempo tidak lebih

dari tiga kalideringan, jangan Buat donatur menungu karena itu akan
mengurangi kredibilitas RY dihadapan donatur.
2. Pastikan setiap telepon diangkat , diawali dengan salam dan nama
yayasan ,seperti berikut:”Assalamualaikum,Rumah Yatim ,dengan
(sebutin nama peneria telepon),bisa di bantu …? Tersenyumlah pada

33 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
saat menerima telepon, senyum anda akan terasa oleh donatur ,nada
suara harus ramah dan intonasinya pun harus jelas.

3. Tanyakan nama penelepon (kadang donatur menginginkan namanya
terasa penting bagi yayasan penerima telepon).

4. Saat berkomunikasi dengan donatur jangan menghakiminya dengan
kata-kata yang menyudutkan dan membuat donatur tersinggung
atau ( ngotot).

5. Berkomunikasilah secara gamblang dan dengan kata-kata yang
mudah dipahami.

6. Puaskanlah donatur dengan memberikan penjelasan jelas dan lugas
(Profesional)terhadap apa yang mereka tanyakan danbutuhkan dari
RY.

7. Jangan menggunakan telepon RY untuk kepentingan pribadi kecuali
darurat.

8. Ketika,penelepon adalah sesama karyawan RY, Hindari percakapan
yang tidak penting.

1.7. Etika Bertelpon
1. Angkat telepon masuk sebelum deringan ke-3.
2. Siapkan kertas dan pena.
3. Suara jelas, berirama bernada antusias, ramah dan bersahabat.
4. Minta ijin dan hold telepon terlebih dahulu bila ada intersepsi.
5. Jangan biarkan orang menunggu di telepon lebih dari 15 detik.
6. Bila telah selesai letakkan telepon secara perlahan agar tidak

terkesan dibanting.
7. Sedapat mungkin biarkan prospek/ donor yang menutuo telepon

lebih dahulu.
8. Jangan menunjukkan ketidaksabaran atau terbawa emosi.

1.8. Standar Menerima Telpon

34 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
1. Salam.
2. Sebutkan nama.
3. Tawarkan bantuan.
4. Ucapkan maaf, bila ada penundaan.
5. Lanjutkan menyimak dan jangan memotong pembicaraan lawan
bicara di telpon

1.9.Standar Menutup Telpon
1. Tawarkan bantuan lain.
2. Ucapkan terima kasih.
3. “Masih ada yang bisa saya bantu, Pak Hamid…?”
4. “Baik Pak Hamid, terima kasih telah menghubungi Rumah Yatim.

Assalamu’alaykum.”

1.10. SOP Penerimaan
1. Fo wajib menginput semua donasi dari donatur (Tunai, Barang & EDC)
2. Membuat bukti kwitansi Yar online yang sudah di tandatangani oleh

petugas FO & Donatur dan sudah di stampel Rumah Yatim
3. Menyimpan File laporan dengan membuat folder dan mudah

ditelusuri
4. Membuat Laporan Penerimaan Harian
5. Laporan Buku Penerimaan FO ZISWAF (Tunai, EDC, Barang

Persediaan, Barang Berharga)
6. Laporan Gudang FO
7. Menyetorkan donasi ke bank penampung setiap hari
8. Menyetorkan Bukti setoran dan kwitansi penerimaan ZISWAF ke staf

penarikan yang sudah di cek serta sudah sesuai kebenaranya
9. Membuat Ekspedisi setiap hari sesudah closing Tunai & Barang
10. Menyimpan uang di brankas ketika sudah closing

35 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
11. Mengarsip seluruh dokumen transaksi penerimaan donasi & KBK
(Kwitansi Barang Keluar)
12. Melaporkan ketersediaan Foam FST FO & KBK ke bagian keuangan
maksimal 1 buku yang belum terpakai
13. Membuat Kwitansi Barang Keluar ketika mengeluarkan Barang Habis
Pakai dan wajib di tandatangan oleh petugas FO dan penerima
manfaatnya
14. Mengarsip BTB (Bukti Transfer Barang) yang sudah di tandatangani
oleh petugas FO & Gudang
15. Melakukan Stok Opname Barang Persediaan yang belum di tarik oleh
petugas gudang setiap tanggal 10 dan hasil di laporkan ke bagian
gudang maksimal tanggal 13 di setiap bulannya (format stok opname
ada di bagian gudang) dan di tandatangani oleh petugas FO
16. Petugas FO wajib memeriksa kembali dokumen transaksi ke esokan
harinya dalam laporan review audit
17. Petugas FO wajib membuka donasi kotak amal setiap hari jika ada
donasi dan harus ada saksi
18. Memeilahara dan menjaga aset milik rumah yatim (tidak di
perkenankan memindahkan dan menjual barang-barang aset milik
rumah yatim tanpa sepengetahuan petugas aset & kasie Keuangan
19. Membuat memoritas ketika perpindahan tempat/mutasi dan di
laporkan ke ke kasie keuangan

1.11. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Tunai Ziswaf
1. Sebelum di input ke Yar online pastikan kembali donatur sudah

mengisi identitas, aqad ,nominal yang di donasikan, serta petugas FO
wajib menghitung uang yang akan di donasikan dan sudah di
tandatangani oleh FO & Donatur (Khusus yang belum mempunyai
member Card/Pakai FST FO)

36 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
2. Setelah di input ke yar online pastikan untuk di imlakan kembali
meminimalisir kesalahan, setelah semuanya benar kemudian di print
3. Setelah di print petugas FO & donatur wajib menandatangani
kwitansi sebagai bukti penerimaan donasi dan wajib di stampel
Rumah yatim
4. Input donasi ke pembukuan FO (Buku Penerimaan FO) Sheet
ZIS/Wakaf

1.12. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Edc Ziswaf
1. Sebelum di input ke Yar online pastikan kembali donatur sudah

mengisi identitas, aqad ,nominal yang di donasikan, serta petugas FO
wajib menghitung uang yang akan di donasikan dan sudah di
tandatangani oleh FO & Donatur (Khusus yang belum mempunyai
member Card/Pakai FST FO)
2. Pastikan pada saat input donasi EDC Pilih Nomor Rekening yang
sesuai dengan mesin edc pada saat donatur transaksi (yang jadi
patokan mesin EDCnya bukan ATM donaturnya)
3. Setelah di input ke yar online pastikan untuk di imlakan kembali
meminimalisir kesalahan, setelah semuanya benar kemudian di print
4. Setelah di print petugas FO & donatur wajib menandatangani
kwitansi sebagai bukti penerimaan donasi dan wajib di stampel
Rumah yatim serta melampirkan bukti struk EDCnya
5. Input donasi ke pembukuan FO (Buku Penerimaan FO) Sheet Laporan
Donasi EDC

1.13. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Barang
Persediaan

1. Sebelum di input ke Yar online pastikan kembali donatur sudah
mengisi identitas, aqad ,nama-nama item barang dan jumlah yang di
donasikan, serta petugas FO wajib menghitung kembali barang-

37 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
barang yang akan di donasikan dan sudah di tandatangani oleh FO &
Donatur (Khusus yang belum mempunyai member Card/Pakai FST
FO)

2. Input donasi tersebut sesuai dengan jenis barang dan jumlah barang
sesuai dengan kelompoknya

3. Setelah di input ke yar online pastikan untuk di imlakan kembali
meminimalisir kesalahan, setelah semuanya benar kemudian di print

4. Setelah di print petugas FO & donatur wajib menandatangani
kwitansi sebagai bukti penerimaan donasi dan wajib di stampel
Rumah yatim

5. Input donasi ke pembukuan FO (Buku Penerimaan FO) Sheet Laporan
Barang Persediaan

6. Jika barang tidak layak pakai maka FO wajib menolaknya

1.14. SOP Penginputan Donai Ke Yar Online Barang Berharga
1. Sebelum di input ke Yar online pastikan kembali donatur sudah

mengisi identitas, aqad ,Nama Barang berharga dan jumlah yang di
donasikan, serta petugas FO wajib cek kembali surat-surat barang
berharga tersebut yang akan di donasikan dan sudah di tandatangani
oleh FO & Donatur (Khusus yang belum mempunyai member
Card/Pakai FST FO)
2. Input donasi tersebut sesuai dengan jenis barang dan jumlah barang
sesuai dengan kelompoknya
3. Setelah di input ke yar online pastikan untuk di imlakan kembali
meminimalisir kesalahan, setelah semuanya benar kemudian di print
4. Setelah di print petugas FO & donatur wajib menandatangani
kwitansi sebagai bukti penerimaan donasi dan wajib di stampel
Rumah yatim
5. Input donasi ke pembukuan FO (Buku Penerimaan FO) Sheet Laporan
Barang Berharga

38 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
6. Jika barang tersebut hasil curian serta hasil tindakan kriminal FO
wajib menolaknya

1.15. SOP Pembatalan
1. Jika ada pembatalan petugas FO wajib langsung konfirmasi ke bagian

keuangan
2. Alur pembatalan >>> Petugas FO Mengajukan Pembatalan

>>>Verifikasi Oleh Kasie Keuangan>>>Approve Oleh Manager Area
3. Ketika pembatalan di ACC oleh Manager Regional maka petugas FO

Wajib menginput kembali yang sesuai
4. Print bukti permohonan pembatalan dan lampirkan serta di arsip

1.16. SOP Gudang & Aset
1. Memastikan barang-barang donasi dari donatur di simpan dengan

aman dan terhidar dari kuman dan tikus
2. Barang wajib di simpan sesuai kelompok supaya memudahkan bagian

gudang dalam penarikan barang
3. Wajib melakukan stok opname satu bulan sekali setiap tgl 6 laporan

di kirim ke bagian gudang (format akan di kirim)
4. Wajib membuat ekspedisi penerimaan donasi barang persediaan
5. Membuat laporan gudang FO
6. Gudang FO terpisah dengan gudang asrama
7. Tidak berkenan mengeluarkan barang apapun tanpa ada koordinasi

dengan pihak gudang terkecuali barang habis pakai
8. Mendampingi bagian staf gudang pada saat penarikan barang serta

menandatangani serah terima peraikan barang dan di arsip oleh FO
(BTB)
9. Jika menerima donasi dalam bentuk aset segera koordinasi dengan
pihak gudang untuk segera di tarik

39 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
10. Tidak di benarkan menggunakan aset persediaan dari donasi sebelum
ada persetujuan dari bagian gudang dan Manager Regional

1.17. SOP Pengeluaran Barang Persediaan Habis Pakai
1. Membuat bukti KBK sebelum di salurkan
2. Wajib ada tandatangan petugas FO & penerima manfaat (Asrama,

Koordinator Non Mukim/Penerima manfaat yg lainnya)
3. Ketentuan Penerima Manfaat

-Asrama
-Non Mukim
-Lingkungan Sekitar
-Amil (Jika dari ketiga sudah terpenuhi dan lebih)
4. Input ke pembukuan gudang FO
5. Arsip dokumen KBK
6. Di Luar Barang Habis Pakai FO tidak berkenan untuk menyalurkan
tanpa sepengetahuan bagian gudang

1.18. SOP Ekspedisi
1. Petugas FO wajib membuat ekspedisi setiap hari baik shift Pagi, Midel

& Shfit siang
2. Nama petugas FO, cabang, jam serta rincian uang, barang dan total

wajib di isi dengan lengkap tidak boleh kosong (sesuai penerimaan
donasi nya)
3. Wajib di tandatangan oleh kedua belah pihak (shift Pagi oleh shift
siang, dan shift siang oleh shift siang karena shift siang keesokan
harinya akan masuk di shift pagi)
4. Ketika ada staf penarikan wajib di cek dan di tandatangan oleh staf
penarikan
5. Ekspedisi di arsip setiap bulan dan tidak boleh hilang

40 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
1.19. SOP Pengarsipan Berkas
1. Setiap hari FO wajib mengarsip transasksi penerimaan donasi ke
dalam bindex (khusus FO) dan untuk keuangan bisa langusng di
straples (tandatangan staf penarikan pas datang ke cabang)
2. Pastikan Berkas Penerimaan Baik Yang Akan Di Serahkan Ke Bagian
Keuangan Ataupun Yang FO Arsip Harus Rapih Dan Tidak Berceceran,
Berkas Yang FO Arsip Langsung Di Arsip Di Bindex Dan Yang Akan Di
Serahkan Ke Keuangan Simpan Di Tempat Yang Aman Dan Tertata
Rapih
3. Setiap Petugas FO Wajib Bertanggung Jawab Dan Memelihara Semua
Berkas Penerimaan Baik Yang Tunai,EDC Ataupun Barang
4. Setpa bulan wajib di arsip dan di simpan dengan rapi (per bulan dan
di kasih cover) di ikat tali rapia denga keterangan ''BERKAS
PENERIMAAN ZISWAF & EDC CABANG KEMANG MARET 2019''

1.20. SOP pembuatan Member Card
1. Menanyakan Kpd donatur untuk kesiapan pembuatan MC
2. Bila donatur menyertakan KTP segera input data donatur di YAR Online
3. Pilih ke menu paling bawah Donatur > lalu pilih Donatur Tetap > lalu

pilih pojok kanan Tambah Data > Masukan NID cabang & No.KTP
donatur dengan lengkap lalu klik Simpan
4. Data donatur yg di input akan otomatis tersimpan di YAR Online
Rumah Yatim
5. Menyerahkan kembali KTP&Membercard yg kita buat dan memberi
tahu donatur fungsi membercard dan bisa di gunakan di seluruh
kantor Rumah Yatim

1.21. SOP penerimaan dengan Member Card

41 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
1. Menanyakan Kpd donatur apakah sudah berkunjung ke Rumah
Yatim dan menanyakan apakah sudah mempunyai membercard
atau belum
2. Bila donatur menyertakan membercard segera buka di YAR
Online ke menu Transaksi > Front Office >ZIS >
Tunai/EDC/Barang
3. Lalu klik di menu Scan ID Card dan scan kartu membercard ke
scanner dan otomatis nomer kartu donatur tersebut akan
muncul dan klik Enter
4. Lalu data donatur otomatis tersebut otomatis mengisi kolom-
kolom yg ada di tiap menu transaksi kita tinggal masukan akad
donasi & nominal donasi lalu klik Enter
5. Data donatur Siap untuk di print dan cek kembali dan Imlakan
apabila ada kesalahan penginputan saat penginputan data

1.22. SOP dan cara penerimaan by EDC
1. Menanyakan Kpd donatur untuk transaksi tunai atau debit edc
2. Bila donatur menyertakan kartu ATM/Debit segera gesek
kartu/bila kartu ada chip nya bisa dimasukan ke bawah mesin
edc sesuai permintaan donatur
3. Setelah itu akan muncul pilihan di mesin EDC Debit/Kredit lalu
pilih Debit > Klik Enter warna hijau yg ada dibawah pojok kanan
4. Lalu masukan nominal sesuai permintaan donatur lalu Klik Enter
warna hijau yg ada dibawah pojok kanan
5. Persilahkan donatur untuk memasukan password kartu debit Klik
Enter warna hijau yg ada dibawah pojok kanan
6. Transaksi akan berhasil setelah mesin EDC mengeluarkan struk
transaksi yg kita input tadi
7. Cabut kembali kartu debit dan serahkan kembali kartu debit ke
donatur dan sebagian struk transaksi tadi ke donatur

42 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K

LEMBAGA AMIL ZAKAT RUMAH YATIM
8. Lalu jangan lupa untuk menginput data donatur ke yar sesuai
SOP&Jobdesk yg ada

PENUTUP

Demikian Diktat Staff Front Office ini kami
sajikan, kami menyadari masih banyak kekurangan
dalam menyajiannya dari berbagai sisi. Untuk itu saran
dan masukan yang sifatnya membangun kami harapkan
agarterus dapatdilakukan langkah-langkah perbaikan.
Wassalamu'alaikum, Wr, Wb.

Sani Ramdani
Manajer Regional

43 | R U M A H Y A T I M R E G I O N A L J A B O D E T A B E K